{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":19,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Plan de mejoramiento-Antiguo","Análisis causa 7","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Análisis causa 15","Análisis causa 16","Análisis causa 17","Análisis causa 18","Análisis causa 19","Análisis causa 20","Análisis causa 21","Listas"],"not_rendered":{"charts":0,"images":2,"macros":0,"external_links":3,"defined_names":6,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 8.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha :  15/05/2019","Fecha :  29/06/2018"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14","Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","CORRECCIÓN\n\n(Defina una corrección para las  no conformidades detectadas, que inmediata o temporalmente sea la solución mientras implementa la acción correctiva)","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM)"," \n\nMETODOLOGIA PARA ANALISIS DE CAUSAS\n\nPara el análisis de causa, seleccione  la técnica definidas en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora) utilizada\n"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas."," \nPROPOSITO DE LA MEJORA \n\n(Propósito a cumplir con el desarrollo del plan de mejoramiento, para subsanar o corregir la causa que genero la no conformidad u oportunidad de mejora)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)",null,"FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO (FORMA, FONDO Y APLICACIÓN)\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS (OPORTUNIDAD Y COHERENCIA DE LAS EVIDENCIAS)  \n(REALIZADA POR OAP)\n(Se realiza seguimiento el primer semestre  y segundo semestre de cada vigencia)",null,null,null,"EVALUACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y  exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","Estado de la Acción\n(Líder del Proceso)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","ACTIVIDAD SIN INICIAR, EN PROCESO O CUMPLIDA\n\n(Espacio para que la OAP clasifique si la actividad esta sin iniciar, en proceso o cumplida)","Estado de la Acción\n(Auditor)\n\n(Abierta o cerrada)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADOS DE LA EVALUACION\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo a la actividad realizada por la OAP)","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia y sostenibilidad del plan de mejoramiento\nActividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrado  (cumplido) el plan de mejoramiento por parte del proceso ","RESPONSABLE DE OCI\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si el plan  de mejoramiento fue eficaz)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n",null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Resultados de la Revisión por la Dirección.","Ajustar el  proceso de gestión documental en lo referente al trámite de la correspondencia y el archivo del Ministerio, una vez se haya implementado el sistema de gestión documental.","N/A","AC",null,"Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","Mantener actualizada la documentación  del proceso de Gestión Documental de acuerdo a las directrices del Sistema Integrado de Gestión.","1- Revisar y actualizar el procedimiento GD-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales del proceso de gestión documental",null,"2016-03-01","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","30/01/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","30/01/2018: El procedimiento Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales GDC-P-01 y caracterización del proceso Gestión Documental se encuentra  a la fecha aprobado y publicado con fecha del 28/12/2017\n\n28/02/2019: Se adjunta evidencia del radicado No. 2018IE0006308, donde se puede constatar la actualización del procedimiento  de Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales.","CERRADA","25/07/2018\n\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","25/07/2018 Son oportunas las evidencias ya que se actualizo el procedimiento  GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. \n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo\n\n22/10/2018: Se realizo la actualización del procedimiento GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia procedimiento actualizado en la página web en versión 6.0 y se observa que el procedimiento se ajusta de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación y la normatividad aplicable, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la ejecución del procedimiento conforme al trámite de correspondencia y a la herramienta del sistema de gestión documental.  \n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2-Realizar verificación con entidades estatales con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio",null,"2016-03-01","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-03-14","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/03/2018:  Se hicieron visitas el 16 de Febrero  verificando casos de  éxito en Contraloría General de la Republica y Coldeportes donde opera satisfactoriamente la herramienta GESDOC  con el fin de evaluar y analizar la mejor opción para la entidad. \n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de esta acción por cuanto   las personas designadas para las visitas ya no se encuentran en el proceso, por lo fue la SSA, se encuentra  revisando las opciones de herramientas para fortalecer el proceso de gestión documental. ","CERRADA","25/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP"," Se cuenta con los correos electrónicos de fecha 15/02/2018  donde se programa visita para evaluar casos de éxito en Coldeportes y Contraloría General de la Republica.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Correo electrónico del 15/02/2018, en el cual se Agenda para el viernes 16 de febrero reunión en la CGR y COLDEPORTES, en desarrollo del citado Plan de Trabajo.(duplicado)\n\n22/10/2018: Realizar verificación con entidades estatales (CGR y COLDEPORTES) con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio, el pasado 16/02/2018.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 15/02/2018 remitido por el coordinador del Grupo GSTAI al equipo de trabajo del proceso de Gestión Documental, donde se observa la trazabilidad del agendamiento de las visitas realizadas a la Contraloría General de la República y a Coldeportes realizadas el día 16/02/2018. Sin embargo, se hace necesario que el proceso aporte el informe de resultados de dicha revisión que permita determinar la eficacia de esta acción frente al hallazgo identificado. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019:  De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento Word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramienta de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo.",null,"2016-03-01","31/03/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","30/01/2018\n\n15/06/2018\n\n13/09/2018\n\n21/09/2018\n\n29/09/2018\n\n13/12/2018\n\n12/03/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","A la oficina TIC se le ha solicitado la inclusión de  campos como “solicitudes que fueron trasladadas externamente” ya que este campo permite una mejor caracterización de las peticiones y estos se encuentran por medio del proveedor realizando las verificaciones correspondientes.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n21/09/2018: se le solicito a la Oficina TIC generar un reporte trimestral con campos específicos de las solicitudes realizadas por los ciudadanos para poder tener una mejor visión de las solicitudes t poder generar un mejor servicio a la ciudadanía.\n29/09/2018: se reportó a la Oficina TIC la falla en la radicación de las PQRS para que esta procediera a su verificación y pronta solución para no afectar el servicio el cual fue restablecido satisfactoriamente.\n13/12/2018: El pasado 5 de Septiembre  fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n12/03/2019: El pasado 5 de febrero se recibió el informe de diagnóstico del estado actual del sistema de gestión documental del MVCT mediante memorando 2019IE0002874\n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  que en la actualidad  el área de radicación no ha evidenciado  inconsistencias en la herramienta posterior a los ajustes realizados por lo que en la actualidad se solicita el cierre de la acción, en el entendido que se ha cumplido con la actividad-\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo con la OAP y OCI con el fin realizar ajustes a los planes de mejoramiento. Se adjunta como evidencia correo.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó acabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con actualización de la herramienta Gesdoc y de la necesidad de realizar capacitaciones al personal de Atención al usuario y a todas las dependencias, en ellas se acordó un cronograma y adicional se generaron correos masivos con el fin de preparar a todos los funcionarios del PVC; como evidencia se carga a la carpeta concerniente los correos y el cronograma establecido por TIC con las fechas de dichas capacitaciones y lista de asistencia.","ABIERTA","25/07/2018\n\n11/01/2019\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \n\nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI).\n\n1/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE DE LA HERRAMIENTA.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico de fecha 02/12/2019 emitido por la OAP y dirigió al Coordinador del GAU, en el que se informan inconsistencias por parte del proceso al unificar el Plan de mejoramiento del SIG con el Plan de Mejoramiento Archivístico, ante esto el proceso Gestión documental solicita mesa para analizar estas inconsistencias mediante correo electrónico de fecha 9/12/2019, pero en ninguno de los 2 correos se evidencia lo contemplado en el monitoreo de fecha 10/12/2019.Teniendo en cuenta lo anterior, la evidencia aportada por el proceso no soporta el avance en la ejecución de la actividad.24/01/2020:así las cosas el proceso incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias:\n1. Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo y Formato Actividades_Plan_de_trabajoGAUA-GSTAI_12022018 Gesdoc.; en cuya columna \"RESPONSABLE (Área y persona) + Justificación\" no esa diligenciada, y la columna \"Indicador\" las actividades reportan 0% y en otras la celdas están vacías.\n\n22/10/2018: Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI). \n\n12/03/2019: Se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta. De igual manera, se evidencia informe de diagnóstico realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta; además, explica cómo se ejecuta el procedimiento GDC-P-01 - Radicación, distribución y envío de comunicaciones oficiales se utiliza en la actualidad. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con el ajuste del proceso de gestión documental acorde con la implementación del sistema de gestión documental. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada,\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. \nSe evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\".  Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección."]
[2,"Resultados de la Revisión por la Dirección.","Continuar con el proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión documental.","NA","AC",null,"Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","Contar con una herramienta que permita la eficacia en el trámite de las solicitudes de los Usuarios y/o Ciudadanos","1. Revisar el sistema de gestión documental.",null,"2016-03-01","30/03/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","\n30/01/2018\n\n14/03/2018\n\n15/06/2018:\n\n25/06/2018\n\n13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","Se solicitara a las dependencias del MVCT que allegue información sobre necesidades de la  Herramienta de Gestión Documental, posteriormente se programara una mesa de trabajo con la oficina TIC para revisar lo aportado por las mismas y así verificar con el proveedor las correcciones pertinentes y viabilidad de las necesidades o recomendaciones. Cuando sean aplicadas las correcciones y necesidades en la herramienta de Gestión Documental se creara un cronograma de capacitación para las dependencias del MVCT.\n30/01/2018: Considerando que la primera actividad debe retomarse ya que el 27 de octubre de 2017 se compartió correo a todas las dependencia solicitando hacer llegar las necesidades o recomendaciones de mejora para la herramienta de gestión documental, poniendo como plazo de respuesta el 03 de noviembre de 2017, a esta fecha no se recibió respuesta alguna. Acto seguido se realizó reunión entre el Proveedor, TIC , Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático y Grupo de Atención al Usuario, con el fin de evaluar la viabilidad del proyecto, En caso de no ser viable se replanteara el plan de mejoramiento: por lo anterior se ajustará la fecha de finalización por motivos de corte de vigencia (se ajusta fecha fin del 30/12/2017 a 30/03/2018.\n14/03/2018: Se solicito a las dependencias mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. Se recibieron mediante correo electrónico 6 solicitudes de diferentes dependencias. (2 de GAUA, 1 de la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda , 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial, 1 de la Oficina Asesora Jurídica y 1 de la Subdirección de Gestión Empresarial. La información obtenida se envió mediante correo electrónico a GSTAI  y TIC el día 12/03/2018.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n18/12/2018: El pasado 5 de Septiembre de 2018 fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n28/02/2019: Se recibe correo electrónico el  5 de Febrero de 2019 de la Oficina TIC, que contiene la presentación SGD que corresponde al flujograma de la  herramienta y a la funcionalidad actual que presta.\n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  la presentación sobre la herramienta  por parte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requisitos para el manejo de la gestión documental de la entidad , por lo cual se solicita el cierre de  esta acción.\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo con la OAP y OCI con el fin realizar ajustes a los planes de mejoramiento. Se adjunta como evidencia correo.\n\n13/03/2020: De acuerdo a la meza de trabajo realizada el día 25 de febrero con la Oficina TIC se revisaron los temas concernientes a Archivo y sobre el proceso de clasificación que se debe realizar de acuerdo a las TRD vigentes dado que con la nueva actualización del gestor Documental se debe realizar esta actividad, como evidencia se anexa correo sobre la meza de trabajo.","ABIERTA","25/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","Se verifica que  el día 13/06/2018 se solicita mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes , posterior a ella se recibieron las capacitaciones realizadas 2017 y 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n\n11/01/2019:Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE D ELA HERRAMIENTA\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico de fecha 02/12/2019 emitido por la OAP y dirigió al Coordinador del GAU, en el que se informan inconsistencias por parte del proceso al unificar el Plan de mejoramiento del SIG con el Plan de Mejoramiento Archivístico, ante esto el proceso Gestión documental solicita mesa para analizar estas inconsistencias mediante correo electrónico de fecha 9/12/2019, pero en ninguno de los 2 correos se evidencia lo contemplado en el monitoreo de fecha 10/12/2019.Teniendo en cuenta lo anterior, la evidencia aportada por el proceso no soporta el avance en la ejecución de la actividad.24/01/2020:así las cosas el proceso incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \r\nLINA MORALES\r\n\r\n\r\nALEXANDRA CORTES\r\nLINA MORALES\r\n\r\n\r\nALEXANDRA CORTES\r\nLINA MORALES\r\n\r\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias relacionadas con la actividad 1. Revisar el sistema de gestión documental, programada entre el 01/03/2016 al 30/03/2018,  así:\n1. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental\n2. Copia de 8 correos electrónicos de diferentes procesos informando las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n3.Anteproyecto de documento sin formalizar que relaciona las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n\n25/10/2018: Se verifica la documentación suministrada para el cumplimiento de la actividad, se evidencia lo siguiente:\n1. Correo de envió de avance de solicitud a OAP del 14 de Junio de 2018 de actividades desarrolladas en el año 2017 y de las capacitaciones realizadas el mismo año (Listados de asistencia de varias dependencias).\n2. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental.\n3. Correo del 15 Junio y 30 Julio del 2018 Respuesta a compromisos de Revisión por la dirección del año 2017.\n4. Levantamiento de requerimientos de gestión documental y sus mejoras MVCT.\n5. Correo del 30 de Julio 2018 avances de los compromisos del 2017 de la revisión por la dirección (Modificaciones a las siguientes actividades del proceso Ajustes realizados contrato del 2016 (Recibir radicación GESDOC, Decidir consolidación de respuesta, Recibir radicación GESDOC, Asignar giro, evento Deshabilitar suspensión, Deshabilitar Solicitud Suspensión,  para tener una mejora en el tiempo de respuesta).\n6. Se adjuntan correos electrónicos que tienen textos extensos en su asunto y por consiguiente no abren y poder corroborar la información suministrada.\n\n12/03/2019: Se evidencia presentacion sobre el Sistema de Gestión Documental en formato powerpoint, informe en formato word de los problemas presentados por GESDOC y documento en excel de cronograma sobre las capacitaciones programadas para la vigencia 2019. De la misma manera, se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta y se evidencia informe de diagnóstico entregado a través de radicado 2019IE0002874 realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con la implementación del sistema de gestión documental. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: .El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\".  Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 09/12/2019 en el cual se solicita mesa de trabajo para revisión del PM SIG del proceso, no obstante, esta evidencia no es suficiente para determinar su avance. Así pues, teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","N/A","N/A","N/A"]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Actualización de la Herramienta de Gestión Documental.",null,"2018-04-02","30/05/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","Mediante correo electrónico del día 30/07/2018 la ofician TICS remite información sobre las actualizaciones realizadas  a la herramienta de Gestión Documental. \nSe llevo a cabo reunión entre GAUA, TICS  y soporte técnico de la herramienta Bizagi con el objetivo de evaluar  y solicitar una serie de mejoras a la herramienta. \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre  para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019:  Se adjunta informe  elaborado  por parte de GAUA, donde se evidencia que a pesar de las mejoras realizadas a la herramienta por parte de la Oficina TIC, se requiere nuevamente hacer diagnostico para continuar con las mejoras que se requieran. Se adjunta informe.\n\n14/06/2019:  La SSA adelanta gestiones para la  adquisión de una herramienta que cumpla con los requerimientos  tecnológicos de la entidad.\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó acabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con actualización de la herramienta Gesdoc y se establecieron parámetros para su implementación, en ellas se acordó un cronograma y adicional se generaron correos masivos con el fin de preparar a todos los funcionarios del MVCt; como evidencia se anexan los correos, circular por parte del GAUA y el cronograma establecido por TIC con las fechas de capacitación por dependencia.","CERRADA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\n\nSe evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","CUMPLIDA","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia informe funcional de las herramientas GESDOC y BIZAGI remitido por la Coordinadora del Grupo de Atención al usuario y archivo a la SSA mediante memorando de fecha 14/12/2018 con radicado 2018IE0014641 en el cual  se solicita hacer los ajustes necesario a las herramientas actuales o la adquisición  de un Sistema Integrado de Gestión óptimo y se observa lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\".\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramiento de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad; sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3.Se realizan pruebas de la herramienta para su correcto funcionamiento.",null,"2018-07-03","30/05/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","La Oficina de Tic no suministro las pruebas realizadas \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre de para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019: Se realiza socialización con el grupo GESTAI el  21 de Febrero en  GAUA del Flujograma envidado por TIC, para identificar fortalezas y debilidades de la herramienta., se adjunta  registro de reunión realizada con la Oficina TIC. \n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  la presentación sobre la herramienta  por parte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requisitos para el manejo de la gestión documental de la entidad , por lo cual se solicita el cierre de  esta acción.\n\n02/10/2019:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad, por parte de la oficina de TIC se creó un entorno de prueba con el fin de practicar y tener un acercamiento directo con la herramienta sin perjudicar ningún proceso y además permite encontrar posibles falencias o aspectos que se deban mejorar en tanto en el proceso como en el aspecto funcional propio del sistema. como evidencia se agrega el link del entorno : http://172.27.0.148/SGD_WEB/main/login.jsp","ABIERTA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\n21/09/2018: No se cuenta con información para evidenciar esta actividad\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 19 de septiembre de 2018 asunto informe mejoras SGD\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\". No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n12/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar las acciones monitoreadas por el proceso sobre la actualización de la Herramienta de gestión documental, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"4. Cumplimiento al cronograma de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC\n",null,"2018-08-06","30/06/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","25/06/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.   \n18/12/2018: Se realizo cronograma  de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC, el cual será comunicado en el mes de enero de 2019 a la Oficina TIC para su cumplimiento. Se adjunta cronograma\n28/02/2019: El cronograma fue replanteado por la contingencia en temas de contratación de la entidad. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se adjuntan los soportes de capacitación que ha realizado la Oficina TIC a las dependencias sobre la herramienta de gestión documental.\n \n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que aun no se ha podido culminar esta actividad y se requiere una nueva jornada de capacitación por parte de la Oficinas de TIC.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se programó capacitación por parte de la Oficina TIC realizando la citación mediante correo electrónico, se trataron temas concernientes con la actualización de la herramienta Gesdoc y su implementación en los procesos y procedimiento de la entidad, en esta capacitación se utilizó el entorno de prueba para que fuera más práctica, se anexa correo de citación, planilla de asistencia y el link del entorno de prueba http://172.27.0.148/SGD_WEB/main/login.jsp","CERRADA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución se recomienda enviar correo electrónico a la Oficina de Tic para tener la evidencias de las pruebas de la herramienta de gestión documental.\n\nSe evidencia correo electrónico el 21 de junio de 2018 de las capacitaciones a la DEUT, Viceministro de Agua, Control Interno, Subdirección de proyectos, Talento Humano\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. \n","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: Se evidencia correo del 21 de Junio donde se relacionan las capacitaciones realizadas desde el año 2017 al 2018. Soportes del 19 de Febrero, sin embargo el proceso no aporta un cronograma de capacitación a todas las dependencias del MVCT.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma donde se relacionan las capacitaciones a realizar en la vigencia 2019 en herramientas de gestión documental. Sin embargo, se hace necesario que el proceso coordine con la Oficina TIC el cronograma de capacitación y su respectiva aprobación y gestión para todas las dependencias sobre el sistema de gestión documental.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencian cinco (5) listados de asistencia de fechas 26/02/2019, 27/02/2019, 10/04/2019, 26/04/2019 y 18/03/2019 donde se observa como tema a tratar las herramientas de gestión documental para los grupos de: Grupo de Titulación (2) y Saneamiento Predial, Servición Administrativos, DEUT y DIVIS Acompañamiento social, sin embargo, esta actividad tiene fecha de terminación 30/06/2019, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección."]
[3,"Oportunidad de Mejora","Revisión y  actualización de la caracterización, normograma y los procedimientos Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","NA","AP",null,"Se requiere ajustar la caracterización y los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente y que reflejen la realidad del proceso de gestión documental en el Ministerio.","Actualizar la documentación de acuerdo a las directrices del SIG","1. Realizar mesa de trabajo para la revisión de la caracterización del proceso de Gestión Documental. ",null,"2018-04-16","2018-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","14/06/2018\n\n20/06/2018\n\n25/06/2018\n\n27/07/2018\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Caracterización: El 08 de mayo de 2018 participo en la capacitación de plantilla de caracterización realizada por la Oficina de Asesora de Planeación, El 22 de mayo se envía correo electrónico migrada al nuevo formato con el acompañamiento de la Subdirección de Servicios Administrativos .\n14/06/2018 Se realizo mesa de trabajo con OAP en la cual se reviso y ajusto la caracterización del proceso en lo referente al objetivo y ciclo PHVA.\n20/06/2018 se solicito mediante correo electrónico enviado a los funcionarios y servidores públicos del proceso de GAUA   la revisión de  la caracterización actualizada  para su participación activa en cuanto a observaciones o aportes a que hubiese lugar.\n25/06/2018 se remitió mediante correo electrónico a la OAP caracterización para su correspondiente tramite de publicación .\n27/07/2018 A la fecha la caracterización del proceso actualizada  se encuentra publicada en la web de la entidad. \n08/05/2019: Teniendo en cuenta que la acción a implementar  y las evidencias  presentadas,  la acción ya se encuentra cumplida,  por lo que se solicita el cierre de esta acción.\n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de la acción por cuanto la  acción a implementa ya se cumplió, de lo cual se adjuntaron las evidencias.","CERRADO","18/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 de la reunión realizada por la OAP de la nueva plantilla de caracterización, de acuerdo a la evidencias del 22 de mayo y el 14 de junio se realizaron las mesas de trabajo al interior del grupo y con la OAP para la respectiva actualización de la caracterización del proceso de gestión documental, Se verificaron las listas de asistencia . Se verifica correo electrónico del 25 de junio de 2018  enviado al OAP la caracterización del proceso de gestión documental.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia registro de asistencia del 8 de Mayo de la nueva plantilla de caracterización de OAP y registro del 14 de Junio mesa de trabajo- caracterización y plan de mejoramiento documental con la participación de OAP y el personal del proceso del 08 de mayo de 2018, además la solicitud de publicación de la caracterización de Gestión Documental V8 a la V9 del 28 de Junio de los ajustes del PHVA. Se encuentra publicada en la página del Ministerio y acta # 1 de revisión de la documentación para su modificación o actualización. Se encuentra publicada en la página del Ministerio en el siguiente Link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental; sin embargo en el control de cambios no se especifica las modificaciones realizadas a la caracterización.\n\n12/03/2019: No se puede dar cierre a la actividad toda vez que no se pueden identificar los cambios realizados sobre la caraterización. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace reitera al proceso la necesidad de que este aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian documentos de versiones 8 y 9 de la caracterización del proceso de gestión documental, así como el archivo donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltandolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso.  \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la caracterización del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.\n","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Realizar mesa de trabajo de revisión normograma  al proceso de Gestión Documental.",null,"2018-04-16","30/06/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se llevo a cabo la revisión y actualización del normograma  y mediante correo electrónico del 15/06/2018 el servidor publico designado para realizar la actualización remitió el documento actualizado.\n18/06/2018 se remitió mediante correo a la OAP Normograma actualizado  para su correspondiente tramite de publicación.\n\n18/12/2018:Se realiza actualización del normograma, en relación con normas aplicables a HL y entidades fusionadas, liquidadas o privatizadas. Se adjunta Cronograma\n\n28/02/2019: La OAP, esta en proceso de actualización de la metodología, por lo que se adjunta la actualización realizada, al normograma de gestión documental  y se esta a la espera de la nueva directriz por parte de la AOP para aplicarla  y actualizar nuevamente el normograma, se adjunta versión del normograma con la evidencia de la actualización.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en proceso para actualización con  base en la directriz enviada por la OAP\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019\n\n10/12/2019:  Para esta actividad se solicito al OAP la actualización de Normograma mediante radicado   No 2019IE0013867 el día 04/12/2019.Se adjunta formato de solicitud y correo\n\n13/03/2020: se reitera que esta actividad ya fue realizada y se carga tanto la solicitud como el concepto técnico emitido por OAP y correo electrónico Normograma.","ABIERTA","18/07/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","Se evidencia el 15/06/2018  envió de correo electrónico del abogado del grupo de atención al usuario y archivo con su respectiva ecualización de las normas aplicadas al proceso de gestión documental, se evidencia mediante solicitud  2018IE0006308 se envió a la OAP la solicitud de la actualización del normograma   y mediante comunicado 2018IE0006308  el 9 de Julio de 2018 se recibió concepto técnico favorable para la actualización de la documentación.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. no se puede evaluar cumplimiento porque la actividad se vence el 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia normograma actualizado en versión 4.0 de fecha 21/11/2017 publicado en la página web, sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar avance en las acciones planificadas, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación realizada el día 04/12/2019 con radicado 2019IE0013867 y el correo remitido el mismo día a la OAP para su aprobación, con lo cual se evidencia la gestión realizada para su actualización, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso. \n\nDe otra parte, a fin de realizar la evaluación de la efectividad de la actividad se solicita al proceso remitir el normograma actualizado, el concepto de aprobación dado por la OAP y los soportes de su socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Realización  mesas de trabajo para  la revisión de procedimientos correspondiente al proceso de Gestión Documental Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.",null,"2018-04-16","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se realizaron mesas de trabajo al interior del proceso para la revisan y actualización de los procedimientos los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018 paralelamente se realizaron mesas de trabajo con la OAP los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018\n\n28/02/2019:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificación  de los procedimientos actualizados y el link donde se publicaron, lo mismo que la socialización a través del correo que se realizo. Por lo anterior se solicita el cierre de la acción.","CERRADO","18/07/2018\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","Se evidencia la oportunidad en la  realización mesas de trabajo los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018  para actualizar los procedimientos del proceso al interior del grupo y con la OAP.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los procedimientos GDC-P-01. Recepción, Radicacion, distribucion y envió de las comunicaciones oficiales, GDC-P-02. Organización de archivos de gestión, GDC-P-03. Transferencia de archivos, GDC-P-04. Consulta y préstamo de documentos, GDC-P-05. Notificación actos administrativos, GDC-P-06. Actualización TRD y GDC-P-07. Eliminación Documentos, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: Se evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la revisión y actualización de los procedimientos del proceso de gestión documental. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la documentación del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación."]
[4,"Oportunidad de Mejora","Revisión,  actualización y /o eliminación de formatos: acta, constancia ejecutoria, notificación personal, tablas de retención documental, devolución de correo-empresa mensajería, notificación por aviso, nota interna, relación de resoluciones para notificar, inventario documental, consulta de documentos,  seguimiento aplicación tablas de retención documental y archivos de gestión, entrega de correspondencia urbana, planilla mensajería para oficinas, hoja de ruta, control de ingreso a correspondencia oficial, listados de asistencia-reuniones internas, listado de asistencia reunión externa, citación, notificación por aviso masivo, préstamo de documentos, rotulo de carpeta, acta de eliminación documental, rotulo de identificación de estanterías de archivo, rótulos caja, encuesta, solicitud de actualización TRD, citación de notificación acto administrativo. ","NA","AP",null,"Se requiere eliminar formatos que no tienen una función practica y operativa\nSe requiere ajustar formatos que correspondan a la actualidad normatividad","Dar cumplimiento al Instructivo de Documentación del SIG aplicable al MVCT","1. Realizar la revisión de los formatos proceso Gestión Documental y en caso de ser necesario actualizarlos y/o eliminar.",null,"2018-05-01","2019-02-28","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-07-10","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","La realización de mesas de trabajo17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018   donde simultáneamente con la revisión de los procedimientos se revisaron y actualizaron los respectivos formatos.\n\n\n28/02/2018:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificación  de los formatos actualizados.","CERRADO","2018-07-18","Diana Corredor Profesional Especializado","Se evidencia la revisión de los procedimientos y los formatos del proceso de gestión documental de acuerdo las listas de asistencias de los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018  ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los formatos: GD-F-01. Acta, GD-F-02. Constancia Ejecutoria, GD-F-03. Notificación Personal, Tablas De Retención Documental, GD-F-05. Devolución De Correo-Empresa Mensajería, GD-F-06. Notificación Por Aviso, GD-F-07. Nota Interna, GD-F-08. Relación De Resoluciones Para Notificar, GD-F-09. Inventario Documental, GD-F-10. Consulta De Documentos, GD-F-11. Seguimiento Aplicación Tablas De Retención Documental Y Archivos De Gestión, GD-F-12. Entrega De Correspondencia Urbana, GD-F-13. Planilla Mensajería Para Oficinas, GD-F-14. Hoja De Ruta, GD-F-15. Control De Ingreso A Correspondencia Oficial, GD-F-16. Listados De Asistencia-Reuniones Internas, GD-F-17. Listado De Asistencia Reunión Externa, GD-F-18. Citación, GD-F-19. Notificación Por Aviso Masivo, GD-F-20. Préstamo De Documentos, GD-F-21. Rotulo De Carpeta, GD-F-22. Acta De Eliminación Documental, GD-F-23. Rotulo De Identificación De Estanterías De Archivo, GD-F-23. Rótulos Caja, GD-F-25. Encuesta, GD-F-26. Solicitud De Actualización TRD, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que los formatos se encuentran actualizados y adoptados al SIG de acuerdo a los lineamientos emitidos por Administración del SIG.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Publicación y socialización de los formatos Actualizados .",null,"2018-09-01","2019-03-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","El día 09/07/2018 se publico la documentación correspondiente al proceso de Gestión Documental en el SIG de la entidad y se socializo por la intranet  a través de correo masivo el día 10/07/2018\n\n28/02/2018:  Se adjuntan el link donde se publicaron, lo mismo que la socialización a través del correo que se realizo. ","CERRADO","18/07/2018\n\n21/09/2018","Diana Corredor Profesional Especializado","Se verifica  la publicación de la documentación actualizada en la pagina del Ministerio  y el envió masivo de ala actualización de la documentación el 09 de julio de 2018, se sugiere continuar con la socialización en el Ministerio\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 23 de julio de 2018 al interior del proceso de gestión documental","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia los correo de fecha 30/07/2018 donde se realiza la solicitud de publicación de la actualización de proceso de Gestión Documental en la intranet remitido por el facilitador al Grupo de comunicaciones y se observa pantallazo de la campaña de socialización en el Ministerio, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Oportunidad de Mejora","Revisión de matriz de comunicaciones de acuerdo a las observaciones del Grupo de Comunicaciones estratégicas","NA","AP",null,"Ajustes de las directrices del grupo de comunicaciones internas y externas\n\nCambio de formato de matriz de comunicaciones\n\nTodas las actividades so no se reflejan en las comunicaciones internas del proceso","Comunicar de forma asertiva las actividades del proceso de gestión documental","Actualizar y solicitar publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones",null,"2018-05-23","2018-08-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/07/2018\n\n13/09/2018\n\n08/05/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","El 19/07/2018 se llevo a cabo mesa de trabajo en comunicaciones con el fin de revisar y actualizar la Matriz de Comunicaciones , el  27/06/2018 se recibió el visto bueno del proceso de comunicaciones para remitir a la OAP la Matriz actualizada para su respectivo tramite de publicación.\n\n13/09/2018: A la fecha la Matriz de Comunicaciones del proceso se encuentra actualizada y publicada en la página web de la entidad.\n\n08/05/2019: Teniendo en cuenta la acción a implementar de este hallazgo se encuentra cumplida, se solicita  el cierre;  ya que  la Matriz de Comunicaciones del proceso se encuentra actualizada y publicada en la página web de la entidad. ","CERRADA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se verifica  la mesa de trabajo realizada con el Grupo de Comunicaciones internas y externas el 19 de julio  y el 27 de junio se recibe el voy por parte de comunicaciones. Se verifica correo electrónico del 29 de junio de 2018   enviando  la solicitud de actualización de la matriz de comunicaciones a la OAP.\n\n21/09/2018: Se evidencia concepto de aprobación del 18 de julio de 2018 de la actualización de la matriz de comunicaciones \n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Se evidencia él envió para Vo.Bo del área de Comunicaciones Estratégicas y envió a OAP para su actualización de la Matriz de Comunicaciones. Se observa la publicación de la última versión 0.3 del 24 de Agosto del 2018 en el siguiente link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-de-comunicaciones-internas-y-externas.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 29/06/2018 donde se observa la trazabilidad de la gestión de actualización de la matriz, la cual cuenta con el visto bueno del Grupo de comunicaciones y se encuentra publicada, sin embargo el proceso no establece en su monitoreo los cambios realizados a la matriz en el mes de noviembre de 2018 de acuerdo a los lineamientos del Grupo de comunicaciones.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencian documentos en Excel de la matriz de comunicaciones en de versiones 3 y 4 de la matriz de comunicaciones del proceso de gestión documental, donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltándolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso. ","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que la matriz de comunicaciones fue actualizada conforme a los lineamientos del Grupo de comunicaciones internas y externas.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[6,"Oportunidad de Mejora","Revisión de mapa de riesgos   verificando si los riesgos y controles que aplican para el proceso de gestión documental","NA","AP",null,"La eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo\n\nNo hay claridad en los controles definidos \n\nLa periodicidad definida en ciertos casos es inoperante\n\nLa definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso","Concientizar la cultura de la prevención a través de los controles en el mapa de riesgos","Revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso",null," 16/10/2018","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/09/2018\n\n28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Al interior del proceso se identificó la necesidad de actualizar el mapa de riesgos , con los respectivos controles ya que en la actualidad  la eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo, No hay claridad en los controles definidos,  la periodicidad definida en ciertos casos es inoperante y la definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso, con el propósito de corregir las mencionadas falencias lo más pronto posible para lo cual se solicitó a través del correo institucional  a la OAP una capacitación en mapa de riesgos el  15/06/2018     y  Mesa de trabajo simultáneamente con la asesoría y acompañamiento de la OAP Y OCI el día 25/06/2018    las cuales se encuentran pendientes de programar debido a que las dependencias mencionadas no cuentan con disponibilidad de tiempo en el momento y se encuentran programando cronograma de mesas de trabajo sobre la metodología de administración de riesgo.\n13/09/2018 Mediante correo electrónico del 25/06/2018 la OCI manifiesta que una vez realicen mesa de trabajo con OAP se remitirá cronograma  de las mesas de trabajo para acompañar a los procesos en la asesoría frente a la metodología de Administración del riesgo.\n28/09/2018:  Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n18/12/2018:Se realiza mesa de trabajo con la funcionaria Diana Corredor de la Oficina Asesora de Planeación para revisar la metodología en relación con la identificación de los riesgos y la forma como diligenciar la matriz.\n28/02/2019: Se realizo la verificación y actualización el 19 de Febrero 2019.  Se realizo la actualización el 19 de Febrero 2019, el cual se encuentra publicado en http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental. \n\n08/05/2019: Se asiste a reunión y taller de socialización de la Administración de Riesgos convocado por la OAP, para la  implementaciones la nueva metodología para actualizar el mapa de riesgos. Se adjunta registro de \n\n14/06/2019:  Se adelantan las mesas de trabajo con la OPA y la OCI  para  actualizar el mapa de riesgos. Se adjuntan evidencias.\n\n02/10/2019: El 15 de agosto del 2019 se finaliza la actualización del Mapa de Riesgos del proceso. Se adjunta acta de reunión y lista de asistencia. Adicionalmente pantallazo del correo donde informan la publicación en la pagina WEB del ministerio.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se actualizo el mapa de riesgos y fue publicado en el mes de Septiembre 2019.Se adjunta como evidencia correo informativo de la publicación.\n\n12/03/2020: para esta actividad se espera el próximo seguimiento por OCI para determinar si la actividad queda culminada o se debe hacer alguna otra actividad.\n","CERRADA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se verifica correos remitidos a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia a taller de metodología integral de gestión del riesgo. No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 6/09/2019 en el que la OAP informa que el mapa de riesgos del proceso: Gestión documental se actualizó en el SIG bajo el concepto técnico N. 2019IE0010306 y ya se encuentra publicado dentro de la documentación, de igual manera se verifica publicación del mapa de riesgos en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental","CUMPLIDA","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Se revisa los correos de solicitud de capacitación remitido  a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso, adicional se adjunta correo de solicitud de ampliación de plazo del cumplimiento de las actividades de los planes de acción pero este no permite abrir.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/02/2019 remitido por OAP al grupo donde se confirma la actualización, aprobación mediante radicado 2019IE0002367 y publicación de la documentación. Al verificar en la página web de la entidad, se constata la publicación del documento en versión 5.0 de la fecha citada anteriormente y se descarga el documento en la carpeta de evidencias. Sin embargo, se requiere continuar con la actualizacion del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodologia de riesgos en el MVCT.\n\n22/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 03/05/2019 con tema \"Taller Metodología Integrada de Gestión del Riesgo (Gestión Documental), como avance en el proceso de revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe , a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 06/09/2019 remitido por la OAP en el cual se confirma la actualización del mapa de riesgos del proceso aprobado con concepto técnico 2019IE0010306, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso como oportunidad de mejora.\n\nDe otra parte, teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización del mapa de riesgos correspondiente, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Auditorías Internas SIG.","Los contratistas encuestados a cargo del proceso (sede fragua) son conscientes de la política de calidad, sin embargo manifiestan que ellos no han recibido inducción del SIG del MVCT","NA","AP","lluvia de ideas","\nLa inducción al SIG no ha sido suficiente para abordar todos los funcionarios del grupo, dado que se encuentran en sedes diferentes\n\nLa sede fragua debe tener atención permanente y se dificulta el traslado de los funcionarios que allí laboran \n\nLos funcionarios de fragua no han solicitado la inducción del SIG \n\n\n","Lograr la capacitación del personal del GAGUA","Realizar la inducción del SIG a los funcionarios sede fragua",null,"2018-07-01","2018-09-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","En correo electrónico de 03/07/2018 se solicito la capacitación a la asesora de la SSA con el acompañamiento de la OAP, con el objetivo de socializar a los funcionarios de la sede fragua sobre el SIG.\n\n13/09/2018: En correo electrónico del 13/08/2018 se agendo capacitación para el día 15/08/2018. El 15/08/2018 se realizo inducción del Sistema Integrado de Gestión en la sede Fragua\n\n","CERRADA","25/07/2018\n\n21/09/2018","Diana Corredor Profesional Especializado","Se evidencia correo electrónico emitido por la contratista Diana Rincón solicitando programar capacitación del SIG a los funcionarios que laboran en la sede fragua y hacen parte del Grupo de Atención al Usuario y Archivo\n\n\n21/09/2018: Se evidencia listado de asistencia del 15 de agosto de 2018 en el tema: Sistema Integrado de Gestión.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","Se evidencia mail del 13 de Agosto 2018 para la programación a la capacitación del SIG a los funcionarios que laboran en la sede fragua y hacen parte del Grupo de Atención al Usuario y Archivo. \n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 15/08/2018 y presentación (PowerPoint) donde se soporta la capacitación programada del SIG para 12 funcionarios y contratistas de las bodegas que realizan sus labores en la sede fragua, quienes representan la totalidad de las personas que se encuentran en dicha sede, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que el grupo de trabajo de la sede fragua se les realizo capacitación del Sistema Integrado de Gestión.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[8,"Auditorías Internas SIG.","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo","NA","AP","lluvia de ideas","Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT.","Lograr la capacitación del personal del GAGUA","Capacitar a los funcionarios y contratistas de las ventanillas de radicación en las  herramientas de gestión documental",null,"2018-08-01","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","En correo electrónico del 01/08/2018 se solicito a la oficina Tic capacitación en la herramienta de gestión documental para el GAUA.\n\n13/09/2018: Se envía correo electrónico para solicitar capacitación a la oficina de tics\nSe adjunta cronograma de capacitaciones, el cual fue cumplido, acorde a los registros adjuntos.\n\n28/02/2019: El cronograma fue replanteado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, por lo cual se adjunta con la modificación. Se solicita ampliación de fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se gestiona con la oficina TIC, los registros de asistencia a las capacitaciones realizadas de la herramienta de gestión documental, los cuales se adjuntan y corresponden a las dependencias de: Titulación, Servicios Administrativos, Espacio Urbano, Divis y Titulación.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó a cabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con el manejo y actualización de la herramienta Gesdoc y de la necesidad de realizar capacitaciones al personal de Atención al usuario; como evidencia se carga los correos emitidos y lista de asistencia.","ABIERTA","25/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 01 de agosto de 2018 solicitando capacitación de la herramienta de gestión documental.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resultan de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. De otra parte se observa incumplimiento ante la acción; ya que tenia fecha de vencimiento 30/06/2019.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","\nSe evidencia correos enviado el 1 de Agosto 2018 para solicitar la capacitación de refuerzo en el uso de la herramienta de gestión Documental GESDOC/BIZAGI para el Grupo de Atención Al Usuario y Archivo. Pendiente de desarrollar.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma de capacitación en formato excel para la capacitación en herramientas de gestión documental al grupo GAUA que se ejecutará en el mes de abril. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia memorando de fecha 02/08/2019 con radicado 2019IE0008826 remitido por la Secretaría General a la Oficina TIC, donde se solicita capacitación al GAUA en materia de manejo del GESDOC, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[9,"Auditorías Internas SIG.","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014.","NA","AC","lluvia de ideas","Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior líder de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad","Mantener la conservación de los documentos","Evaluar la pertinencia de incluir en la programación presupuestal el mecanismo de medición necesario para controlar la temperatura y humedad en el archivo central.",null,"2018-08-01","30/06/2019\n\n31/12/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n12/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n28/02/2019. Se adelantaron gestiones para cotizar un sistema de medición para controlar las condiciones medioambientales del archivo a través de datalogers, para lo cual se adjuntan los soportes, los cuales están sujetos a la disponibilidad presupuestal de la entidad.\n\n08/05/2019: Se adelanto la solicitud de compra de los equipos de medición ante la Subdirección de Servicios Administrativos, quien se encuentra gestionando el respectivo proceso de compra.\n\n14/06/2019: La SSA adelanta las gestiones respectiva para la compra de  los equipos de medición de  temperatura y humedad para el archivo central.\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA para la adquisición de los equipos, como evidencia se anexa los requerimientos mínimos establecidos y cotizaciones generadas por empresas interesadas.","ABIERTA","25/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia solicitud (pdf) de recursos para implementar dentro del proyecto \"Fortalecimiento de las capacidades estratégicas y de apoyo del MVCT a nivel nacional\", el requerimiento de un rubro para implementación la actividad \"Elaboración de estrategias y medidas de seguridad para la conservación de los documentos\" por un valor aproximado de $116'640.000 que permitan monitorear las condiciones ambientales en el ejercición de la gestión documental de la Entidad. Sin embargo, no se evidencia los resultados de esta solicitud, por lo que el proceso deberá allegar el soporte que permita evidenciar la distribución de los recursos aprobados para dar cumplimiento a la acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia cuatro correos de solicitud de cotización de fechas 03/07/2019, 04/07/2019 y 05/07/2019, donde se observa la información correspondiente a las cotizaciones realizadas para la adquisición de los equipos de medición de temperatura y humedad (Datalogger), sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Internas SIG.","Al realizar el recorrido por la sede Fragua (archivo central) se encontraron cajas de archivo abiertas, archivo en el piso sin clasificar ni organizar, cajas pendientes de acomodar en los estantes, tomas eléctricas sin fijación al piso, estantes que por la inclinación de los mismos demuestran exceso de peso, A-Z sueltas y sin ubicación, material no pertenecientes al archivo tales como lámparas, cuñetes de pintura y muebles nuevos, tubería, aspiradora, pulidora, pala, canaleta eléctrica, guadañadora, escoba, goteras; lo cual no permite el desplazamiento y la adecuada manipulación de la documentación, ni garantiza la seguridad de los acervos documentales. Ver anexo fotográfico, incumplimiento el requisito legal ACUERDO 008 DE 2014- “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14 ° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.","NA","AC","lluvia de ideas","El lugar no es exclusivo para al archivo documental del MVCT","Mantener los espacios de la sede fragua despejadas para dar cumplimiento normativo y mejor movilidad.","1. Solicitar al grupo de recursos físicos retirar los implementos y materiales no pertenecientes al archivo.",null,"2018-08-01","2018-12-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n13/09/2018: Mediante Memorando con Radicado Numero 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizo solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central.\n\n28/02/2019: Se gestionó la adecuación de una bodega para almacenar los materiales  y/o elementos que no corresponden al archivo, donde fueron depositados. ","CERRADA","25/07/2018\n\n21/09/2018","Diana Corredor Profesional Especializado","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe evidencia correo electrónico del 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizo solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Se evidencia mediante memorando con Radicado Numero 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizó solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central y la correspondiente asignación presupuestal para la correcta ejecución documental y de archivo del MVCT por medio del Código BPIN: 2017011000134.\n\n12/03/2019: Se evidencia el registro fotográfico de la limpieza realizada en la Sede Fragua, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia el informe de actividades de mantenimiento realizado por la Subdirección de Servicios Administrativos donde se observan las actividades realizadas por la subdirección para mantener el orden y aseo de las diferentes sedes de la Entidad, con su respectivo registro fotográfico permitiendo verificar la continuidad de las acciones de limpieza de implementos y materiales no pertenecientes a las zonas de archivo.\n\n\n","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que la sede Fragua se encuentra organizada.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Una vez retirados los implementos y materiales no pertenecientes al archivo se verificara  que el desplazamiento y la manipulación de los documentos se realiza adecuadamente.",null,"2018-08-01","2019-06-30",null,"28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","\n28/02/2019: Se adjuntan registros fotográficos  de  las mejoras que se obtuvieron para la manipulación y traslado de los documentos en la sede Fragua. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de esta actividad.\n\n08/05/2019: Se elabora un esquema de señalización para el traslado de los documentos de manera segura en las instalaciones de la sede fragua. \n\n14/06/2019:  Teniendo en cuenta que las evidencias presentadas  cumplen con la acción de mejora requerida, se solicita el cierre de la acción.","ABIERTA","11/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y se recibe solicitud de ampliación de fecha de finalización.\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia registro fotográfico de las actividades de desplazamiento y la manipulación de los documentos; sin embargo, se requiere que el proceso determine un mecanismo (protocolo o instructivo) que establezca los criterios a tener en cuenta por el personal para realizar el desplazamiento y la manipulación de los documentos a fin de que sea eficaz esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia el registro fotográfico donde se puede observar la forma en que se realiza el desplazamiento y manipulación, así como el uso de elementos de protección personal, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que la sede Fragua se encuentra organizada.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[11,"Auditorías Internas SIG","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015.","NA","AC","lluvia de ideas","No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electrónico ","Contar con unas herramientas que sean útiles y practicas para facilitar el trabajo de los responsables de la radicación","Solicitar a la Oficina TIC programar mesa de trabajo con los proveedores de las herramientas de gestión documental para evaluar las diferentes alternativas para dar tramite a los documentos represados.",null,"2018-08-01","2019-08-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe realizo reunión entre GAUA, TICS Y Sergio Bermeo quien presta soporte a la herramienta  Bizagi el día 13 de Septiembre y entre los temas tratados se solicito a la oficina TIC capacitación para proceder a archivar los documentos en el expediente virtual y adicionalmente se solicito al proveedor evaluar la posibilidad de organizar masivamente los documentos represados . Acta pendiente por firma en TIC.\n\n28/02/2019: Esta actividad se  encuentre pendiente de ejecución debido a que la contracción con el tercero finalizo el 30 de septiembre de 2018.  Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción a 30/08/2019, así mismo se revisara la pertinencia con la Oficina TIC, para establecerlos criterios para realizar el archivo virtual con base en la TRD de los documentos  pendientes de archivar.\n\n08/05/2019: Se realiza reunión con el contratista responsable del usuario uvmogollon, para sensibilizar e impartir lineamentos para proceso de archivo virtual de los radicados que reposan en la bandeja de entrada de este usuario.\n\n14/06/2019: Se adjunta la evidencia del avance  realizado por la  responsable del usuario mogollón  en relación con el archivo de los radicados  virtuales  asignado en por la herramienta","ABIERTA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: Se evidencia acta del 13 de septiembre de 2018 con el ORDEN DEL DIA:\nProceso Organización GESDOC \nVerificación de tipificación GESDOC\nAcciones de Mejora GESDOC – BIZAGI\nIncidencias Herramienta GESDOC BIZAGI\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n\n24/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia acta de acciones de mejora de las herramientas de gestión documental, sin embargo se requiere que se remitan las evidencias que permiten determinar el cumplimiento de las mejoras propuestas en el acta. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la acción. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia lista de asistencia de fecha 21/05/2019 con tema \"Organización GESDOC\" precedida por el proceso TIC y un archivo en excel denominado \"Organizar Bizagi\" donde se observan las acciones de organización y las fechas de atención de los documentos represados  conforme a la herramienta para el usuario uvmogollon, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de implementación de la solución a los documentos represados, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de continuidad en la aplicación de la organización y atención de estos, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[12,"Auditoria Externa","Instancia Asesora en materia Archivística.\nComité Institucional de Gestión y Desempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015","Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental","AC","PORQUES","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado la política de gestión documental y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","Presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño - CIGYD, para adopción, aprobación, seguimiento de los documentos para la implementación de la política de gestión documental en el marco de MIPG2.","Solicitud de sesión CIGYD  presentar para aprobación el plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental durante la vigencia 2019",null,"2019-05-07","2019-05-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/05/2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental",null,"2019-09-02","2019-09-30",null,"2020-03-13",null,"13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/09/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental",null,"2019-12-02","2019-12-20",null,"2020-03-13",null,"13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[13,"Auditoria Externa","Instrumentos Archivísticos.\nPolítica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015","Elaborar la política de gestión documental para el MVCT","AC","PORQUES","Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.","Contar con una política de gestión documental que de cumplimiento a lo establecido en el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015","Elaborar la política de gestión documental para el MVCT",null,"2019-11-01","2019-11-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue realizado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; ",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD la política de gestión documental para aprobación",null,"2019-12-01","2019-12-15","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue presentado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; ",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019. "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar  la política de gestión documental a funcionarios y contratistas del MVCT",null,"2019-12-16","2020-01-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede realizar la actividad. Como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.",null,"2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[14,"Auditoria Externa","Instrumentos Archivísticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 del acuerdo 04 de 2013, toda vez  que no se encuentran actualizadas.","Actualizar tablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD","AC","lluvia de ideas",{"$f":"'Análisis causa 14'!B32","v":"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"},"Contar con la actualización de las TRD y el CCD del MVCT conforme al articulo 14 del Acuerdo 04 de 2013","Realizar mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT para actualizar las TRD",null,"2019-06-01","2019-10-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Profesional de apoyo en Gestión Documental ","18/12/2018:Se encuentra en proceso de elaboración el proyecto del cronograma para la actualización de las TRD de las 45 dependencias del MVCT, para ser presentado a la Subdirección de Servicios Administrativos para su aprobación. Se adjunta cronograma\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, se adjunta cronograma y prospecto de comunicación para socialización  de cronograma a las dependencias. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción al 30/06/2019\n\n08/05/2019: Se adjunta el cronograma, actualizado para la actualización de TRD  que será presentado al Comité, para aprobación y proceder con el respectivo desarrollo. \n\n14/06/2019:  Se  solicita ampliación del cierre de la acción toda vez que apenas hasta el mes de Junio se inicia la fase de actualización con base ene el cronograma replanteado.\n\n02/10/2019: Esta actividad se inicio en el mes de Junio a la fecha contamos con 23 TRD actualizadas. Se adjuntan Actas de reunión y listas de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad no se realizaron mesas de trabajo para la actualización de TRD pero se han venido realizando seguimientos en las dependencias con el fin de validar la aplicación de las tablas. Se adjuntan  actas de las visitas realizadas.\n\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, + teniendo en cuenta el seguimiento generado por OAP, se planteó el apoyo de un profesional especializado en el tema de Archivo específicamente en actualización de TRD (Tablas de Retención Documental) y se está en el proceso de contratación de dicha persona, por ello inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).","ABIERTA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.\n\n24/01/2020: Se evidencia actas y listas de asistencia de visitas realizadas a 14 dependencias así: GTH (8/11/2019-Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP-SIG(8/11/2019 - visita de seguimiento a TRD), GTSP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación a TRD), SPAT (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), SSFV (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GCT (21/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GAUA (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GSTAI (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GRF (8/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),SATOUI (4/10/2019 Socialización de TRD y Organización de archivos), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019 - Visita de seguimiento),Sundire4cción de apoyo técnico (03/10/2019 - Socialización Organización archivo de gestión), Tesorería (02/10/2019 - Revisión archivo de gestión para transferencia).\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que los documentos adjuntos como soportes de ejecución de la actividad, no dan respuesta a la actividad, razón por la cual, la evidencia aportada por el proceso no permite corroborar el avance de ejecución de la actividad ya que estos documentos reflejan seguimientos y socializaciones a TRD y no hacen referencia a la \"actualización de TRD\" razón por la cual la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar el periodo de ejecución de la actividad, sensibilizar al interior del proceso, el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se alerta incumplimiento de la actividad cuya fecha de vencimiento era 31/10/2019","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) de actualización de TRD en el que se incluyen todas las dependencias del MVCT, el cual contiene la programación de las mesas de trabajo a ejecutar en los meses de abril, mayo y junio y el borrador de memorando para su socialización. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) donde se observan las fechas de programación de actualización de las TRD para 50 dependencias, las cuales tienen inicio el 08/07/2019 y terminan el 20/12/2019, conforme con el monitoreo realizado por el proceso; lo cual no es acorde con la fecha de finalización de la actividad que es el 30/06/2019, por lo que la OCI recomienda evaluar los tiempos de ejecución de la actividad programados. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas y sus respectivas listas de asistencia referentes a las visitas realizadas por el proceso a las dependencias del MVCT, las cuales fueron: GTH (8/11/2019), OAP-SIG(8/11/2019), GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019), SPAT (28/11/2019), SSFV (28/11/2019),GCT (21/10/2019), GAUA (16/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019),SATOUI (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019), SATP (03/10/2019), Tesorería (02/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/10/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Identificar la necesidades de actualización de la TRD y los CCD",null,"2019-06-01","2019-10-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas para el 2020 y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de actualización de CCD",null,"2019-07-08","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de CCD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores y de la actualización de las TRD. ","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de actualización de TRD",null,"2019-07-08","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de TRD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores. ","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD con la trazabilidad  y control del instrumento",null,"2019-12-09","2019-12-20","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, para poder Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD se debe realizar las mezas de trabajo anteriormente planteadas y haber elaborado los diferentes borradores, esta actividad es directamente dependiente de dichas actividades por ende no se puede adelantar la ejecución.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar para convalidación las TRD y CCD al comité evaluador de documentos del AGN",null,"2019-12-22","2020-04-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización de la convalidación de dichos instrumentos archivísticos.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar la solicitud de actualización del Registro Único de Series Documentales ante el AGN",null,"2020-05-02","2020-08-31","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización del  Registro Único de Series Documentales.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Divulgar el CCD y TRD a funcionarios y contratistas del MVCT",null,"2020-09-01","2020-09-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[15,"Auditoria Externa","Instrumentos Archivísticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018.","Actualizar el Plan Institucional de Archivos - \nPINAR","AC","PORQUES","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado el documento PINAR y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","Contar con el PINAR aprobado socializado e implementado de acuerdo en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y Decreto 612 de 2018","Elaborar el PINAR para el MVCT ",null,"2019-03-01","2019-07-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo del contexto, la identificación de Aspectos críticos,  la matriz de ejes articuladores, la priorización  de Aspectos críticos y la política, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN;  en la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PINAR a la fecha se adjunta el documento que incluye lo siguiente Introducción, Contexto estratégico del Ministerio, Objetivo General del Plan Institucional de Archivos, objetivos Específicos, Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos y en la actualidad se encuentra en elaboración el mapa de ruta. Se adjunta evidencia\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de hoja de ruta de PINAR y PINAR, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del PINAR y se evidencia documento borrador de avance del PINAR. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencia documento (borrador) de PINAR, donde se observa: el contexto estratégico, identificación de aspectos críticos, matriz de ejes articuladores, objetivos y la visión estratégica, así como una propuesta del mapa de ruta.  Sin embargo, debido a que esta no es la versión final del documento, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el documento PINAR para aprobación",null,"2019-09-01","2019-09-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR, hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/09/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Divulgar el PINAR a funcionarios y contratistas del MVCT",null,"2019-10-01","2019-10-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/10/2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR",null,"2020-03-01","2020-03-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR",null,"2020-09-01","2020-09-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[16,"Auditoria Externa","Instrumentos Archivísticos. Programa de Gestión Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestión de Documentos - capitulo VI - Sistema de Gestión Documental y capitulo VII gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015","Actualizar Programa de Gestión Documental - \nPGD.","AC","PORQUES","El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos.","Contar con el PGD aprobado socializado e implementada de acuerdo en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y Decreto 612 de 2018","Elaborar el PGD para el MVCT ",null,"2019-03-01","2019-09-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo de la introducción, alcance, objetivos general y específicos y público al cual esta dirigido, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN. En  la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PGD a la fecha se adjunta el documento que se encuentra en proceso de elaboración.\n\n14/06/2019:  Se adjunta  el avance del PGD con corte a l 31 de Mayo.\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de documento PGD, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: Se evidencia un documento denominado \"PROGRAMA DE GESTION DOCUMNENTAL - PGD\", sin embargo no hay evidencia de que sea el documento definitivo o que se encuentre debidamente aprobado y publicado.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.","EN PROCESO","ABIERTA","ACESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del Programa de Gestión Documental - PGD y se evidencia documento borrador de avance del PGD. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia del cumplimiento de la actividad, documento preliminar referente al “Programa de Gestión Documental - PGD”, el cual se encuentra en construcción y deberá ajustarse a los lineamientos dados por el AGN, para ser presentado posteriormente ante el CIGYD para su aprobación, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el documento PGD para aprobación",null,"2019-10-01","2019-10-31","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del  PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el acto administrativo de adopción",null,"2019-11-01","2019-11-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","ABIERTA","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019",null,"ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar el PGD a funcionarios y contratistas del MVCT",null,"2019-11-01","2019-11-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PGD y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.","ABIERTA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD",null,"2020-06-01","2020-06-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","ABIERTA","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD",null,"2020-11-01","2020-11-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","ABIERTA","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[17,"Auditoria Externa","Instrumentos Archivísticos. Formato Único de Inventario Documental - \nFidel MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventario desde los archivos de gestión","Actualización e implementación del FUID en el MVCT","AC","lluvia de ideas","Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID","Contar con el FUID elaborado, actualizado e implementado de acuerdo a lo reglamentado en el articulo 26 de la Ley 594 de 2000, artículos 7 del acuerdo 042 de 2002, Acuerdo 038 de 2000 y el articulo 13 de la ley 1712 de 2014, en todas las áreas del MVCT","Socialización del FUID y su correcto diligenciamiento, a las dependencias del MVCT",null,"2019-07-02","2019-07-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n8/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Profesional de apoyo en Gestión Documental","18/12/2018: Para el cumplimiento de la actividad se dará inicio  una vez se realice la contratación del personal idóneo para la vigencia 2019.\n\n08/05/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Grupo de Contratos, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Subdirección de Estructuración de Programas, Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, Dirección de Espacio Urbano y Subdirección de Finanzas y Presupuesto - Grupo de Contabilidad.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n14/06/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Subdirección de Servicios Administrativos, Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Tesorería, Grupo de Presupuesto y Cuentas, Oficina Control Interno, Revocatorias.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n02/10/2019: Durante el periodo de junio a 30 de septiembre se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias:  Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Monitoreo del SGP de Agua Potable y Saneamiento Básico, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Comunicaciones Estratégicas, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo, Grupo de Seguimiento a Proyectos de Inversión, Subdirección de Políticas de Desarrollo Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Dirección del Sistema Habitacional, Dirección de Desarrollo Sectorial, Grupo de Política Sectorial, Grupo de Desarrollo Sostenible, Dirección de Programas, Subdirección de Gestión Empresarial, Subdirección de Proyectos, Grupo de Evaluación de Proyectos, Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social, Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)","ABIERTA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Se evidencian formatos diligenciados de seguimiento a las  dependencias: Titulación y saneamiento, control interno disciplinario, GAUA, OAP para  realizar transferencias documentales, en relación con  identificación de series a transferir y diligenciamiento de FUID.\n\n31/07/2019: Se evidencia 6 actas que soportan la visita a SSA, OAJ, Revocatorias, Tesorería, Presupuesto y Cuentas y OCI.\n\n24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n","12/03/2019: Se evidencian cuatro (4) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Titulación y saneamiento predial (06/12/2018), Control Interno Disciplinario (21/11/2018), Archivo Central - GAUA (23/10/2018), Oficina Asesora de Planeación (23/10/2018), con sus respectivos listados de asistencia. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian seis (6) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Subdirección de servicios administrativos (03/05/2019), Oficina Asesora Jurídica (07/05/2019), Revocatorias (14/05/2019), Tesorería (15/05/2019), Presupuesto y Cuentas (15/05/2019) y Oficina de Control Interno /17/05/2019) con sus respectivos listados de asistencia, sin embargo, solo se ha realizado el diligenciamiento para 14 dependencias de las 45 totales de la Entidad. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (04/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Realizar mesas de trabajo para asesorar a las dependencias del MVCT en el levantamiento del FUID.",null,"2019-08-01","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Profesional de apoyo en Gestión Documental","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Verificación y validación de elaboración del FUID.",null,"2019-08-01","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Profesional de apoyo en Gestión Documental","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD, el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia",null,"2020-03-01","2020-03-31","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[18,"Auditoria Externa","Organización Documental. Conformación de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Crédito Territorial.","Implementar la .Tablas de Valoración Documental-TVD en el MVCT","AC","lluvia de ideas",{"$f":"'Análisis causa 18'!B32","v":"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración."},"Continuar con la implementación de  las TVD para la organización del Fondo Documental del Extinto Inurbe e Instituto de Crédito Territorial según lo definido en el acuerdo 02 de 2014.","Identificar el listado de series, subseries y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.",null,"2019-06-01","2020-05-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Profesional de apoyo en Gestión Documental","13/03/2020: para esta actividad el profesional de archivo se encuentra realizando la identificación del listado de series, subseries y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de ficha de valoración de las series, subseries y/o asuntos identificadas",null,"2020-06-01","2020-09-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de ficha de valoración",null,"2020-12-01","2020-12-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar las fichas de valoración a los funcionarios y contratistas del Archivo Central",null,"2021-03-01","2021-03-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación de las fichas de valoración.",null,"2021-03-01","2021-03-31","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[19,"Auditoria Externa","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado, el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos","Organizar los archivos de gestión del MVCT desacuerdo a la normatividad vigente","AC","lluvia de ideas",{"$f":"'Análisis causa 19'!B32","v":"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n"},"Organizar  los archivos de gestión y aplicar las herramientas de control para el préstamo de los expedientes, de acuerdo  con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, Acuerdo 05 de 2013, Acuerdo 02 de 2014 y el Articulo 6 acuerdo 060 de 2001","Socializar los lineamientos definidos de la organización y control de prestamos con todas las dependencias del MVCT",null,"2019-07-08","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020",null,"10/12/2019: En esta actividad se ha venido revisando la aplicación de los formatos de prestamos en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntan como evidencias los formatos de prestamos de Archivo central, OAP y grupo de Titulación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar y verificar los lineamientos definidos para el control de préstamos con todas las dependencias del MVCT, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de 3 hasta el momento (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Recursos Físicos,  Soporte Técnico)","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020 La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar avance en la ejecución de la actividad, ya que la implementación del GDC-F-10 Consulta y/o préstamo de documentos no demuestra que los lineamientos definidos por el Ministerio para la consulta y préstamo de documentos hayan sido socializados tal como se define en la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior los procesos, los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 16 registros \"Formatos GDC-F-10 con el registro de los prestamos de archivo GTSP\" y un (1) registro del formato \"Solicitud de consultas y prestamos de documentos a noviembre OAP\". No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Identificar el metraje lineal por dependencia que presenta algún grado de desorganización o que no se encuentra debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.",null,"2019-07-08","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n",null,"10/12/2019:  Para esta actividad hemos venido identificando el metraje en cada dependencia a la cual realizamos visitas de seguimiento. Se adjuntas actas y listas de asistencia","ABIERTA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","24/01/2020: La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar la total identificación de metraje lineal por dependencia, ya que en las siguientes dependencia el acta cuya fecha se relaciona a continuación no refleja la respectiva identificación de metraje lineal: Secretaria General (16/07/2019),OAP (8/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo de evaluación de proyectos (23/08/2019), Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (5/08/2019),Monitoreo del SGP de APSB (02/08/2019). Teniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda reforzar el monitoreo realizado por el líder del proceso, ya que en este no se refleja si las evidencias aportadas corresponden a la totalidad de las visitas realizadas en el periodo o si esa es una muestra de las mismas, adicionalmente es necesario interiorizar en el ´proceso los lineamientos establecidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las actas de visita realizada a las dependencias, sin embargo, al revisar dichas actas se observa que no se mide el metraje lineal para las siguientes dependencias: SG (16/07/2019), OAP (8/11/2019), DP (23/08/2019), GEP (23/08/2019), SPAT (05/08/2019), DEUT (5/08/2019), MSGP de APSB (02/08/2019).   No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Realizar mesas de trabajo para hacer el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT.",null,"2019-07-08","2019-12-06","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020",null,"10/12/2019:  En esta actividad hemos venido realizando seguimiento en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntas actas y listas de asistencia\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, no obstante cabe aclarar que cuando se presentan hallazgos al establecer los compromisos en el acta se estipula acompañamiento para la organización de los documentos por el grupo de GAUA  como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)","ABIERTA","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020 La evidencia aportada por el proceso permite corroborar avance en la ejecución de la actividad ya que se observa reuniones y mesas de trabajo en el que se ha dado  acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT, cuya dependencia y fecha asistida se relaciona a continuación:  Secretaria General (16/07/2019),OAP (25/07/2019), GTH (8/11/2019), OAP (SIG) (8/11/2019),GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019),SPAT ( 28/11/2019), SSFV (28/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo evaluación de proyectos (23/08/2019),Subdirección de gestión empresarial (23/08/2019),Subdirección de proyectos (23/08/2019),Grupo de comunicaciones estratégicas (8/07/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (12/07/2019),SATOUI (12/07/2019), Subdirección de políticas de desarrollo urbano u sectorial (12/07/2019),Grupo de recursos y presupuesto(25/07/2019),Grupo de seguimiento al plan nacional de desarrollo (25/07/2019),Grupo de seguimiento a proyectos de inversión (258/07/2019),DIVIS (14/09/2019),Subdirección de finanzas y presupuesto (04/09/2019),Dirección de desarrollo sectorial (21/08/2019),Dirección sistema habitacional (21/08/2019),Grupo desarrollo sostenible (21/08/2019),Grupo de política sectorial (21/08/2019),Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (05/08/2019),Grupo de monitorio del SGP de APSB (02/08/2019),Grupo de recursos y gestión de presupuesto (02/08/2019),OAJ (27/09/2019),OTIC (08/08/2019),SATOUI (05/08/2019),Subdirección de desarrollo urbano y territorial (05/08/2019),SSFV (05/08/2019),Grupo de acciones constitucionales (27/09/2019),Grupo de conceptos (27/09/2019),Grupo de procesos judiciales (27/09/2019),Grupo de talento humano (26/09/2019),Grupo de control interno disciplinario (26/09/2019),Subdirección y estructuración de programas (26/09/2019),Subdirección de promoción y apoyo técnico (26/09/2019),Grupo de contratos (21/10/2019),GAUA(16/10/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (16/10/2019),Grupo de recursos físicos (8/10/2019),SATOUI (04/10/2019),Secretaria General (18/10/2019),Subdirección de apoyo técnico (03/10/2019),Tesorería (02/10/2019).\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se evidencia si la evidencia corresponde a la totalidad de visitas realizadas o si es una muestra de las mismas, de igual manera en el monitoreo es necesario definir las dependencias que ya han cumplido totalmente con este acompañamiento y las que están pendientes del mismo","EN PROCESO","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 49 actas de visita realizada a las dependencias y sus correspondientes listas de asistencia, no obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad toda vez que no se define la organización final y completa de las dependencias y sus archivos de gestión.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.",null,"2020-03-01","2020-03-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.",null,"2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.",null,"2020-06-01","2020-06-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.",null,"2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[20,"Auditoria Externa","Sistema Integrado de Conservación  - SIC. El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implantado el sistema integrado de conservación","Elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación  - SIC. ","AC","PORQUES","Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado.","Contar con el SIC aprobado socializado e implementado de acuerdo a lo estipulado  en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014","Elaborar diagnóstico Integral de archivo del MVCT.",null,"2019-05-01","2019-07-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para lo cual se solicitara ampliación del pazo para la elaboración del diagnóstico.\n\nPara el  periodo de la referencia se encuentra en proceso el  levantamiento de información que permita establecer el diagnostico para actualizar el documento con base en la normatividad vigente y  alineado a los planes y proyectos de la entidad. \n\n08/05/2019:  Se adjunta el documento preliminar  de diagnostico que se encuentra en construcción.\n\n14/06/2019:  Se adjunta el   diagnostico  y levantamiento de información.","CERRADA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n31/07/2019: el proceso aporta un documento denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" por lo cual se recomienda al proceso revisar el cumpliendo de la actividad, porque aparece \"ABIERTA\"\n\n\n27/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. Sin embargo, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se refleja los resultados de la evaluación realizada por OCI el 22/08/2019, se debe tener en cuenta que el monitoreo debe reflejar el detalle del estado actual de la actividad.\n\n","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: El proceso no reportó evidencias que permitan verificar el avance en la acción planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia archivo en Word denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" donde se observa la descripción de las condiciones físicas actuales de las zonas de archivo para cada una de las sedes, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría externa del SIG. \n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones tomadas a partir del diagnóstico realizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el plan de conservación documental y los programas correspondientes",null,"2019-08-01","2019-10-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que para elaborar el sistema de conservación documental se debe hacer un análisis profundo del diagnostico de los archivos insumo primordial para realizarlo, en este momento se lleva un borrador inicial en el cual se está estipulando los programas necesarios, pero se encuentra en construcción, como evidencia se anexa borrador y el diagnóstico del estado de los archivos del MVCT","ABIERTA","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El proceso no aporta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de vencimiento estaba definida para el 31/10/2019","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el plan de preservación digital a largo plazo y los programas correspondientes",null,"2019-11-01","2019-12-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder realizar el sistema de preservación digital es primordial realizar antes el sistema de conservación documental y posteriormente integrarlos de manera armónica y funcional.","ABIERTA","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el documento del Sistema Integrado de Conservación",null,"2020-03-01","2020-03-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2/10/2019\n\n13/03/2020","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","02/10/2019: Se adjunta avance de documento Diagnostico Integral de Archivos.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n\n27/01/2020: El proceso no aporta evidencia que permita corroborar avance en la ejecución de la acción. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 01/06/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar para aprobación ante el CIGYD, el Sistema Integrado de Conservación SIC y sus planes correspondientes (Conservación documental y preservación digital a largo plazo)",null,"2020-06-01","2020-06-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de septiembre de 2019.\n\n27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 30/09/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaboración de acto administrativo de aprobación.",null,"2020-07-01","2020-09-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar el SIC a los funcionarios y contratistas del MVCT",null,"2020-10-01","2020-10-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.",null,"2020-06-01","2020-06-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.",null,"2020-09-01","2020-09-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[21,"Auditoria Externa","Disposición Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificación de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental.","Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos en las TRD de las dependencias del MVCT","AC","lluvia de ideas","Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.\n","Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos  conforme a la Circular 01 de 2017 y al acuerdo 04 de 2015","Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos en las TRD de las dependencias del MVCT",null,"2019-06-01","2020-05-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que se estableció un cronograma para todo el 2020 con la finalidad de Verificación la utilización de algunos instrumentos archivísticos y la identificación de las series que de acuerdo a la documentación generada tengan relación con los derechos humanos y el derecho internacional humanitario. Como evidencia de la ejecución se anexa cronograma y la realización inicial de 3 visitas (GAUA, Grupo de Soporte Técnico y Recursos Físicos) con los respectivos formatos que sustentan su realización.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el inventario documental de los archivos de derechos humanos",null,"2020-05-31","2020-08-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el programa de  protección, valoración y acceso a los archivos de derechos humano.",null,"2020-09-01","2020-11-30","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13",null,"13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar para aprobación del CIGYD el programa específico para el tratamiento de archivos de derechos humanos.",null,"2020-12-01","2020-12-31","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo",null,null,null,"ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar a los funcionarios de las áreas responsables de custodiar archivos de derechos humanos, el protocolo AGN",null,"2021-01-01","2021-02-28","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ",null,null,null,"ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento a la implementación del programa para derechos humanos.",null,"2021-06-01","2021-06-30","Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo",null,null,null,"ABIERTA","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES","2020-03-15","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019."]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"JORGE ARCESIO CAÑAVERAL ROJAS - COORDINADOR GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO",null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-18","Diana Rincón","Se realizó la migración al nuevo formato, se inicia el análisis de causa de las no conformidades de la Auditoria Interna del SIG. Se realiza el seguimiento de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-25","Diana Rincón","Se continua con el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria del SIG, se realiza monitoreo por el líder del proceso y se termina el seguimiento de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","Diana Rincón","Se realizó el seguimiento de las actividades y se evaluó la necesidad de prorroga para algunas actividades ya que algunas no se dan cumplimiento a la fecha."]
[null,null,null,null,null,"2018-10-23","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018."]
[null,null,null,null,null,"2018-12-18","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA","Se elimina la actividad 3 \"Desconocimiento de los Funcionarios del MVCT en la Herramienta de Gestión Documental, por la rotación de personal\", teniendo en cuenta que la misma se encuentra repetida en el ítem 4.\n\nEn el ítem 4 se redefine la actividad de acuerdo a las observaciones de la OCI y se ocultan las actividades cumplidas\n\nSe realiza la redefinición del ítem 5 de acuerdo a la naturaleza del proceso y en cumplimiento del procedimiento."]
[null,null,null,null,null,"2019-01-11","Diana Corredor","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA","Se realiza monitoreo con corte a 28 de febrero de 2019 por parte del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 12/03/2019."]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","Isidro Bastidas - Profesional Especializado","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019."]
[null,null,null,null,null,"2019-08-22","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]
[null,null,null,null,null,"2019-12-20","Jorge Arcesio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nJefferson Daniel Romero\nCarolina Peña Escobar","Se suprimió el ítem 3 necesidad de actualización de las TRD ya que se cuenta con hallazgo PMA: Instrumentos archivisticos:Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. La entidad presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 de acuerdo 04 de 2013, toda vez que no se encuentran actualizadas.\nSe suprimió el ítem 5 actualización de instrumentos archivísticos ya que debe estar ajustada a las realidades del ministerio y para dar cumplimiento al modelo integrado de planeación y gestión versión 2.ya que se cuenta con los hallazgos PMA:instrumentos archivisticos,Plan Institucional Archivo PINAR. El ministerio presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8..2.5.8 del decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 del 2018.Instrumentos archivísticos. Programa de Gestión documental. Se invita que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el capitulo 5 gestión documentos-capitulo 6 sistema de gestión documental y capitulo 7 gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 del 2015.\nSe suprimió el ítem 4. Realizar visitas de seguimiento a las 45 dependencias del MVCT, para validar el cumplimiento de la aplicación de las TRD.Ya que se cuenta con el hallazgo PMA: Instrumentos Archivisticos.Formato Único de Inventario Documental FUID el MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000, articulo 7 del acuerdo 042 del 2002, acuerdo 038 del 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventarios de los archivos de gestión.\nSe suprimió el ítem 15: No se evidencio que en las TRD se garantice la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de la organización, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Lo anterior incumple el numeral 7.5.3 de la norma 9001:2015 que establece que la información documentada requeridas por el sistema de gestión de calidad se debe controlar. Lo anterior debido a que se cuenta con el hallazgo PMA: Sistema Integrado de conservación SIG. El ministerio, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014, toda vez que observo que no ha implementado el SIC.\nSe crearon los siguientes ítems :\nÍtem 12: Instancia asesora en materia archivística CIGYD. El ministerio presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del decreto 1080 de 2015\nÍtem 13: Instrumentos archivisticos.política de gestión documental: El ministerio no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del decreto 1080 de 2015.\nÍtem 18: Organización documental. Conformación de los archivos públicos.Tablas de Valoración-TVD. La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e instituto de crédito territorial.\nÍtem 19: Organización de los archivos de gestión. De conformidad con lo observado, el ministerio, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: ordenación, hoja de control y control de prestamos.\nÍtem 21: Disposición final de documentos. La entidad  debe garantizar la identificación de series documentales  relacionadas con los derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental."]
[null,null,null,null,null,"24/01/2020\n27/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación","Se realiza seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento con base en el monitoreo y sus evidencias reportadas por el líder del proceso con corte a 30 de noviembre de 2019. Es necesario ocultar las filas correspondientes a las actividades 4, 5, 7 y 10 ya que estas fueron declaradas eficaces en el proceso de evaluación realizado por OCI según fechas que se relacionan a continuación. actividad 4 (12/03/2019), actividad 5 (22/08/2019), actividad 7 (12/03/2019) y actividad 10 (22/08/2019)."]
[null,null,null,null,null,"2020-03-13","Jorge Arcesio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nEdar Eladio Isaza Tovar","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 28 de febrero de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. "]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","Alexandra Cortes\nContratista OCI","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]

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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 8.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha :  15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","CORRECCIÓN\n\n(Defina una corrección para las  no conformidades detectadas, que inmediata o temporalmente sea la solución mientras implementa la acción correctiva)","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM)"," \n\nMETODOLOGIA PARA ANALISIS DE CAUSAS\n\nPara el análisis de causa, seleccione  la técnica definidas en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora) utilizada\n"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas."," \nPROPOSITO DE LA MEJORA \n\n(Propósito a cumplir con el desarrollo del plan de mejoramiento, para subsanar o corregir la causa que genero la no conformidad u oportunidad de mejora)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)",null,"FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO (FORMA, FONDO Y APLICACIÓN)\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS (OPORTUNIDAD Y COHERENCIA DE LAS EVIDENCIAS)  \n(REALIZADA POR OAP)\n(Se realiza seguimiento el primer semestre  y segundo semestre de cada vigencia)",null,null,null,"EVALUACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y  exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","Estado de la Acción\n(Líder del Proceso)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","ACTIVIDAD SIN INICIAR, EN PROCESO O CUMPLIDA\n\n(Espacio para que la OAP clasifique si la actividad esta sin iniciar, en proceso o cumplida)","Estado de la Acción\n(Auditor)\n\n(Abierta o cerrada)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADOS DE LA EVALUACION\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo a la actividad realizada por la OAP)","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia y sostenibilidad del plan de mejoramiento\nActividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrado  (cumplido) el plan de mejoramiento por parte del proceso ","RESPONSABLE DE OCI\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si el plan  de mejoramiento fue eficaz)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n",null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Resultados de la Revisión por la Dirección.","Ajustar el  proceso de gestión documental en lo referente al trámite de la correspondencia y el archivo del Ministerio, una vez se haya implementado el sistema de gestión documental.","N/A","AC",null,"Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","Mantener actualizada la documentación  del proceso de Gestión Documental de acuerdo a las directrices del Sistema Integrado de Gestión.","1- Revisar y actualizar el procedimiento GD-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales del proceso de gestión documental",null,"2016-03-01","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","30/01/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","30/01/2018: El procedimiento Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales GDC-P-01 y caracterización del proceso Gestión Documental se encuentra  a la fecha aprobado y publicado con fecha del 28/12/2017\n\n28/02/2019: Se adjunta evidencia del radicado No. 2018IE0006308, donde se puede constatar la actualizacion del procedimiento  de Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales.","CERRADA","2018-07-25","Diana Corredor-Profesional Especializado","Son oportunas las evidencias ya que se actualizo el procedimiento  GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de T+Y10rabajo\n\n22/10/2018: Se realizo la actualización del procedimiento GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia procedimiento actualizado en la página web en versión 6.0 y se observa que el procedimiento se ajusta de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación y la normatividad aplicable, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la ejecución del procedimiento conforme al trámite de correspondencia y a la herramienta del sistema de gestión documental.  \n\n","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2-Realizar verificación con entidades estatales con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio",null,"2016-03-01","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-03-14","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/03/2018:  Se hicieron visitas el 16 de Febrero  verificando casos de  éxito en Contraloría General de la Republica y Coldeportes donde opera satisfactoriamente la herramienta GESDOC  con el fin de evaluar y analizar la mejor opción para la entidad.\n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de esta accion por cuanto   las personas desigandas para las visitas ya no se encuentran en el proceso, por loq eue la SSA, se encuentra  revisando las opciones de herramientas para fotalecer el proceso de gestion documental. ","CERRADA","25/07/2018\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación"," Se cuenta con los correos electrónicos de fecha 15/02/2018  donde se programa visita para evaluar casos de éxito en Coldeporte y Contraloría General de la Republica.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Correo electrónico del 15/02/2018, en el cual se Agenda para el viernes 16 de febrero reunión en la CGR y COLDEPORTES, en desarrollo del citado Plan de Trabajo.(duplicado)\n\n22/10/2018: Realizar verificación con entidades estatales (CGR y COLDEPORTES) con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio, el pasado 16/02/2018.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 15/02/2018 remitido por el coordinador del Grupo GSTAI al equipo de trabajo del proceso de Gestión Documental, donde se observa la trazabilidad del agendamiento de las visitas realizadas a la Contraloría General de la República y a Coldeportes realizadas el día 16/02/2018. Sin embargo, se hace necesario que el proceso aporte el informe de resultados de dicha revisión que permita determinar la eficacia de esta acción frente al hallazgo identificado. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019:  De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramiento de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo.",null,"2016-03-01","2019-03-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","30/01/2018\n\n15/06/2018\n\n13/09/2018\n\n21/09/2018\n\n29/09/2018\n\n13/12/2018\n\n12/03/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","A la oficina TIC se le ha solicitado la inclusión de  campos como “solicitudes que fueron trasladadas externamente” ya que este campo permite una mejor caracterización de las peticiones y estos se encuentran por medio del proveedor realizando las verificaciones correspondientes.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n21/09/2018: se le solicito a la Oficina TIC generar un reporte trimestral con campos específicos de las solicitudes realizadas por los ciudadanos para poder tener una mejor visión de las solicitudes t poder generar un mejor servicio a la ciudadanía.\n29/09/2018: se reportó a la Oficina TIC la falla en la radicación de las PQRS para que esta procediera a su verificación y pronta solución para no afectar el servicio el cual fue restablecido satisfactoriamente.\n13/12/2018: El pasado 5 de Septiembre  fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n12/03/2019: El pasado 5 de febrero se recibió el informe de diagnóstico del estado actual del sistema de gestión documental del MVCT mediante memorando 2019IE0002874\n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  que en la actualidad  el area de radicacion no ha evidenciado  inconsistencias en la herramienta posterior a los ajustes realizados por lo que en la actualdiad se solicita el cierre de la accion, en el entendido que se ha cumplido con la actividd-","CERRADA","25/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \n\nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI).\n\n1/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE DE LA HERRAMIENTA.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias:\n1. Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo y Formato Actividades_Plan_de_trabajoGAUA-GSTAI_12022018 Gesdoc.; en cuya columna \"RESPONSABLE (Área y persona) + Justificación\" no esa diligenciada, y la columna \"Indicador\" las actividades reportan 0% y en otras la celdas están vacías.\n\n22/10/2018: Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI). \n\n12/03/2019: Se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta. De igual manera, se evidencia informe de diagnóstico realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta; además, explica cómo se ejecuta el procedimiento GDC-P-01 - Radicación, distribución y envio de comunicaciones oficiales se utiliza en la actualidad. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con el ajuste del proceso de gestión documental acorde con la implementación del sistema de gestión documental. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. \nSe evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\". \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019."]
[2,"Resultados de la Revisión por la Dirección.","Continuar con el proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión documental.","NA","AC",null,"Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","Contar con una herramienta que permita la eficacia en el trámite de las solicitudes de los Usuarios y/o Ciudadanos","1. Revisar el sistema de gestión documental.",null,"2016-03-01","2019-03-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","\n30/01/2018\n\n14/03/2018\n\n15/06/2018:\n\n25/06/2018\n\n13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","Se solicitara a las dependencias del MVCT que allegue información sobre necesidades de la  Herramienta de Gestión Documental, posteriormente se programara una mesa de trabajo con la oficina TIC para revisar lo aportado por las mismas y así verificar con el proveedor las correcciones pertinentes y viabilidad de las necesidades o recomendaciones. Cuando sean aplicadas las correcciones y necesidades en la herramienta de Gestión Documental se creara un cronograma de capacitación para las dependencias del MVCT.\n30/01/2018: Considerando que la primera actividad debe retomarse ya que el 27 de octubre de 2017 se compartió correo a todas las dependencia solicitando hacer llegar las necesidades o recomendaciones de mejora para la herramienta de gestión documental, poniendo como plazo de respuesta el 03 de noviembre de 2017, a esta fecha no se recibió respuesta alguna. Acto seguido se realizó reunión entre el Proveedor, TIC , Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático y Grupo de Atención al Usuario, con el fin de evaluar la viabilidad del proyecto, En caso de no ser viable se replanteara el plan de mejoramiento: por lo anterior se ajustará la fecha de finalización por motivos de corte de vigencia (se ajusta fecha fin del 30/12/2017 a 30/03/2018.\n14/03/2018: Se solicito a las dependencias mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. Se recibieron mediante correo electrónico 6 solicitudes de diferentes dependencias. (2 de GAUA, 1 de la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda , 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial, 1 de la Oficina Asesora Jurídica y 1 de la Subdirección de Gestión Empresarial. La información obtenida se envió mediante correo electrónico a GSTAI  y TIC el día 12/03/2018.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n18/12/2018: El pasado 5 de Septiembre de 2018 fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n28/02/2019: Se recibe correo electronico el  5 de Febrero de 2019 de la Oficina TIC, que contiene la presentacion SGD que corresponde al flujograma de la  herramirenta y a la fincionalidad actual que presta. \n\n14/06/2019: Teniendo eun cuenta  la presentacion sobre la herramienta  por padte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requietos para el manejo de la gestion documental de la entodad , por lo cual se solicita el cierre de  esta accion.\n\n\n\n","ABIERTA","25/07/2018\n21/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se verifica que  el día 13/06/2018 se solicita mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes , posterior a ella se recibieron las capacitaciones realizadas 2017 y 2018\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n11/01/2019:Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE D ELA HERRAMIENTA\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias relacionadas con la actividad 1. Revisar el sistema de gestión documental, programada entre el 01/03/2016 al 30/03/2018,  así:\n1. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental\n2. Copia de 8 correos electrónicos de diferentes procesos informando las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n3.Anteproyecto de documento sin formalizar que relaciona las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n\n25/10/2018: Se verifica la documentación suministrada para el cumplimiento de la actividad, se evidencia lo siguiente:\n1. Correo de envió de avance de solicitud a OAP del 14 de Junio de 2018 de actividades desarrolladas en el año 2017 y de las capacitaciones realizadas el mismo año (Listados de asistencia de varias dependencias).\n2. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental.\n3. Correo del 15 Junio y 30 Julio del 2018 Respuesta a compromisos de Revisión por la dirección del año 2017.\n4. Levantamiento de requerimientos de gestión documental y sus mejoras MVCT.\n5. Correo del 30 de Julio 2018 avances de los compromisos del 2017 de la revisión por la dirección (Modificaciones a las siguientes actividades del proceso Ajustes realizados contrato del 2016 (Recibir radicación GESDOC, Decidir consolidación de respuesta, Recibir radicación GESDOC, Asignar giro, evento Deshabilitar suspensión, Deshabilitar Solicitud Suspensión,  para tener una mejora en el tiempo de respuesta).\n6. Se adjuntan correos electrónicos que tienen textos extensos en su asunto y por consiguiente no abren y poder corroborar la información suministrada.\n\n12/03/2019: Se evidencia presentacion sobre el Sistema de Gestión Documental en formato powerpoint, informe en formato word de los problemas presentados por GESDOC y documento en excel de cronograma sobre las capacitaciones programadas para la vigencia 2019.\nDe la misma manera, se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta y se evidencia informe de diagnóstico entregado a través de radicado 2019IE0002874 realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con la implementación del sistema de gestión documental. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: .El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. \n\nSe evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\". \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Actualización de la Herramienta de Gestión Documental.",null,"2018-04-02","2019-05-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","Mediante correo electrónico del día 30/07/2018 la ofician TICS remite información sobre las actualizaciones realizadas  a la herramienta de Gestión Documental. \nSe llevo a cabo reunión entre GAUA, TICS  y soporte técnico de la herramienta Bizagi con el objetivo de evaluar  y solicitar una serie de mejoras a la herramienta. \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre  para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019:  Se adjunta informe  elaborado  por parte de GAUA, donde se evidencia que a pesar de las mejoras realizadas a la herramienta por parte de la Oficina TIC, se requiere nuevamente hacer diganostico para continuar con las mejoras que se requieran. Se adjunta informe.\n\n14/06/2019:  La SSA adelanta gestiones para la  adquision de una herramienta que cumpla con los requerimientos  tecnologicos de la entidad.","ABIERTA","18/07/2018\n21/09/2018\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\nSe evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia informe funcional de las herramientas GESDOC y BIZAGI remitido por la Coordinadora del Grupo de Atención al usuario y archivo a la SSA mediante memorando de fecha 14/12/2018 con radicado 2018IE0014641 en el cual  se solicita hacer los ajustes necesario a las herramientas actuales o la adquisición  de un Sistema Integrado de Gestión óptimo y se observa lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\".\n No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramiento de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad; sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3.Se realizan pruebas de la herramienta para su correcto funcionamiento.",null,"2018-07-03","2019-05-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","La Oficina de Tic no suministro las pruebas realizadas \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre de para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019: Se realiza socialización con el grupo GESTAI el  21 de Febrero en  GAUA del Flujograma envidado por TIC, para identificar fortalezas y debilidades de la herramienta., se adjunta  registro de reunion realizada con la Oficjna TIC. \n\n14/06/2019: Teniendo eun cuenta  la presentacion sobre la herramienta  por padte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requietos para el manejo de la gestion documental de la entodad , por lo cual se solicita el cierre de  esta accion.","ABIERTA","18/07/2018\n21/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\n21/09/2018: No se cuenta con información para evidenciar esta actividad\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 19 de septiembre de 2018 asunto informe mejoras SGD\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\". No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n12/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar las acciones monitoreadas por el proceso sobre la actualización de la Herramienta de gestión documental, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"4. Cumplimiento al cronograma de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC\n",null,"2018-08-06","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","18/12/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.   \n18/12/2018: Se realizo cronograma  de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC, el cual será comunicado en el mes de enero de 2019 a la Oficina TIC para su cumplimiento. Se adjunta cronograma\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se adjuntan los soportes de capacitacion que ha realizado la Oficina TIC a las dependencias sobre la herramienta de gestion documental.\n ","ABIERTA","18/07/2018\n21/09/2018\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución se recomienda enviar correo electrónico a la Oficina de Tic para tener la evidencias de las pruebas de la herramienta de gestión documental.\n\nSe evidencia correo electrónico el 21 de junio de 2018 de las capacitaciones a la DEUT, Viceministro de Agua, Control Interno, Subdirección de proyectos, Talento Humano\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: Se evidencia correo del 21 de Junio donde se relacionan las capacitaciones realizadas desde el año 2017 al 2018. Soportes del 19 de Febrero, sin embargo el proceso no aporta un cronograma de capacitación a todas las dependencias del MVCT.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma donde se relacionan las capacitaciones a realizar en la vigencia 2019 en herramientas de gestión documental. Sin embargo, se hace necesario que el proceso coordine con la Oficina TIC el cronograma de capacitación y su respectiva aprobación y gestión para todas las dependencias sobre el sistema de gestión documental.\n\n22/08/2019: Se evidencian cinco (5) listados de asistencia de fechas 26/02/2019, 27/02/2019, 10/04/2019, 26/04/2019 y 18/03/2019 donde se observa como tema a tratar las herramientas de gestión documental para los grupos de: Grupo de Titulación (2) y Saneamiento Predial, Servición Administrativos, DEUT y DIVIS Acompañamiento social, sin embargo, esta actividad tiene fecha de terminación 30/06/2019, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019."]
[3,"Oportunidad de Mejora","Necesidad de actualización de las tablas de retención documental.","NA","AP",null,"No se ajustan a la organización de los\narchivos del Ministerio  ya que se debe garantizar su consulta, conservación,\npreservación y utilización desde el\nmomento de la producción hasta\nsu destino final\n\nExistan cambios en la estructura orgánica de la entidad, cambio de funciones,  se produzcan cambios en el marco normativo, se generen nuevas series y tipos documentales.","Facilitar el manejo de la información a través del control y acceso de los documentos de acuerdo a los tiempos de retención estipulados","Cronograma de mesas de trabajo con las 42 dependencias",null,"2018-02-28","2018-03-07","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-06-15","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental "," En febrero y marzo se realizaron  mesas de trabajo para crear un cronograma de actividades respecto a las TRD, esta programada para realizar mesas de trabajo con cada una de las dependencias del 02 al 24 de abril de 2018","CERRADO","2018-07-18","Diana Corredor","Se evidencio el cumplimiento el día 02/03/2018  de la mesa de trabajo del cronograma de TRD","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018","El proceso presenta evidencia de la actividad mediante copia de correo masivo que anuncia una campaña de expectativa \"Iniciamos actualización de la Tabla de Retención Documental\" enviada el 13/03/2018,  la cual contiene el cronograma de mesas de trabajo por dependencias para dicha actualización, sin embargo la fecha de cumplimiento de la actividad fue programada para el 07/03/2018. \n\n24/10/2018: Se evidencia la publicación de manera masiva del Cronograma de mesas de trabajo con las 42 dependencias con mail del 13 Enero del presente año, además la ruta de su ubicación es: http://nuestranet.minvivienda.local/Documentos/Campa%C3%B1as%20Comunicaciones/CRONOGRAMA%20ACTUALIZACION%20TRD.pdf\n","N/A","N/A","N/A "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Capacitación al grupo de Gestión Documental en materia de TRD",null,"2018-03-13","2018-03-15","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-06-15","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se  efectuó capacitación el 14 y 15 de Marzo al Grupo de Archivo quienes apoyarían la actualización de TRD, dando los lineamientos  correspondientes por parte de la Profesional en Gestión Documental para dar lineamiento del mecanismo de actualización de TRD con las dependencias","CERRADA","2018-07-18","Diana Corredor","Se evidencio el cumplimiento los días 14 y 15 de Marzo de la capacitación al Grupo de Archivo que lideran el proceso de actualización de TRD","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia el registro de capacitaciones para los días  los días 14 y 15 de Marzo y 7 de Mayo de la capacitación al Grupo de Archivo que lideran el proceso de actualización de TRD."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Campaña de  expectativa a los servidores públicos materia de actualización TRD",null,"2018-03-12","2018-03-23","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-06-15","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se realizo con el Grupo de Comunicaciones estratégicas el diseño de  la campaña de exceptiva para actualización de tablas de retención documental. ( correos masivo-intranet). La campaña se divulgo mediante correo masivo al interior de la entidad los días 13 y 21 de Marzo con cronograma adjunto. \n","CERRADO ","2018-07-18","Diana Corredor","Se evidencia el correo electrónico de  la campaña de expectativa publicada el 13 y el 21 de marzo de 2018","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","2018-05-31","El proceso presenta evidencia de la actividad mediante copia de correo masivo que anuncia una campaña de expectativa \"Iniciamos actualización de la Tabla de Retención Documental\" enviada el 13/03/2018."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Mesas de Trabajo con cada una de las dependencias",null,"2018-04-02","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-09-13","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","23/05/2018 las mesas de trabajo con las dependencias dieron inicio el 2 de Abril a la fecha se han culminado  40 visitas y 3 se encuentran pendientes por reprogramar debido a que por el proceso de auditoria interna que se estaba llevando a cabo en la entidad los tiempos se tuvieron que ajustar de acuerdo a la disponibilidad de las dependencias.\nDurante el mes de Junio se han llevado a cabo mesas de trabajo adicionales  con algunas dependencias  por solicitud de las mismas para dar cumplimiento a compromisos acordados en la mesa de trabajo inicial.\n27/07/2018  A la fecha se  esta realizando el análisis de información recopilada en las mesas de trabajo para posteriormente hacer la validación con las dependencias y someter a aprobación  del jefe de la dependencia, el Coordinado del Grupo de Atención al Usuario, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y finalmente  será enviada a la convalidación por el Archivo General de la Nación.\n13/09/2018 Se solicitara a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad, debido que a la fecha  se han realizado mesas de trabajo con 43 dependencias y  2 se encuentran pendientes por programar (Secretaria General y Grupo de Monitoreo de Agua) ya que no se han podido agendar de acuerdo a disponibilidad de las dependencias.\n\n","ABIERTO","2018-07-18","Diana Corredor","Se evidencia la lista de asistencia de las mesas realizadas con todas las 42 dependencias sobre la actualización de la TRD, pudiente dos mesas de trabajo para culminar la actividad.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia las listas de asistencias de 42 dependencias en las que se soporta la realización de las mesas de trabajo para analizar las TRD del proceso.\n\n\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Iniciar el proceso de actualización de las TRD con las 45 dependencias del MVCT (cronograma)",null,"2018-12-18","2019-06-30","Profesional de apoyo en GD ","18/12/2018\n\n28/02/2019","Profesional de apoyo en Gestión Documental ","18/12/2018:Se encuentra en proceso de elaboración el proyecto del cronograma para la actualización de las TRD de las 45 dependencias del MVCT, para ser presentado a la Subdirección de Servicios Administrativos para su aprobación. Se adjunta cronograma\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, se adjunta cronograma y prospecto de comunicaicon para socialziacion  de cronograma a las dependencias. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción al 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se adjunta el cronograma, actualizado para la actualziacion de TRD  que sera presentado al Comité, para aprobacion y proceder con el respectivo desarrollo. \n\n14/06/2019:  Se  solicita ampliacion del cierre de la accion toda vez que apuenas hasta el mes de Junio se inicia la fase de actualizacion con base ene el cronograma repalnetado.\n\n\n\n","ABIERTO","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019","12/03/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) de actualización de TRD en el que se incluyen todas las dependencias del MVCT, el cual contiene la programación de las mesas de trabajo a ejecutar en los meses de abril, mayo y junio y el borrador de memorando para su socialización. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) donde se observan las fechas de programación de actualización de las TRD para 50 dependencias, las cuales tienen inicio el 08/07/2019 y terminan el 20/12/2019, conforme con el monitoreo realizado por el proceso; lo cual no es acorde con la fecha de finalización de la actividad que es el 30/06/2019, por lo que la OCI recomienda evaluar los tiempos de ejecución de la actividad programados. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019."]
[4,"Oportunidad de Mejora","Realizar visitas de seguimiento a las 45 dependencias del MVCT, para validar el cumplimiento de la aplicación de las TRD","NA","AP",null,"No se han hecho transferencias del archivo de gestión al archivo central desde la creación del Ministerio\nNo se ha dado cumplimiento a la Circular 04/2003\nLas tablas de retención documental fueron aprobadas en el 2016, los requisitos para hacer la transferencia no se había cumplido\nRotación de personal\n","Garantizar la correcta implementación de las TRD en todas las dependencias del MCVT","Diligenciamiento del FORMATO: SEGUIMIENTO APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE GESTIÓN, para cada dependencia.",null,"2018-12-18","2019-05-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018\n\n28/02/2019:\n\n08/05/2019","Profesional de apoyo en Gestión Documental","18/12/2018: Para el cumplimiento de la actividad se dará inicio  una vez se realice la contratación del personal idóneo para la vigencia 2019.\n\n28/02/2019:  Durante el segundo semestre de 2018, se realizo acompañamiento a las sigueinetes dependencias: Titulación y saneamiento, control interno disciplinario, GAUA, OAP para  realizar transferencias documentales, en relacion con  identificacion de series a transferir y diligenciamiento de FUID. Se adjuntan registros de reunion. y los formatos de seguimiento de aplicacion de TRD.\n\n08/05/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Grupo de Contratos, Oficina de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones, Subdireccion de Estructuracion de Programas, Subdireccion de Subsidio Familiar de Vivienda, Subdireccion de Promocion y Apoyo Tecnico, Direccion de Espacio Urbano y Subdireccion de Finanzas y Presupuesto - Grupo de Contabilidad.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicacion de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n14/06/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Subdirección de Servicios Administrativos, Oficina Asesora Juridica, Grupo de Tesoreria, Grupo de Presupuesto y Cuentas, Oficina Control Interno, Revocatorias.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicacion de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.","ABIERTO","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencian formatos diligenciados de seguimiento a las  dependencias: Titulación y saneamiento, control interno disciplinario, GAUA, OAP para  realizar transferencias documentales, en relacion con  identificacion de series a transferir y diligenciamiento de FUID.\n31/07/2019: Se evidencia 6 actas que soportan la visita a SSA, OAJ, Revocatorias, Tesorería, Presupuesto y Cuentas y OCI.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019","12/03/2019: Se evidencian cuatro (4) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Titulación y saneamiento predial (06/12/2018), Control Interno Disciplinario (21/11/2018), Archivo Central - GAUA (23/10/2018), Oficina Asesora de Planeación (23/10/2018), con sus respectivos listados de asistencia. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian seis (6) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Subdirección de servicios administrativos (03/05/2019), Oficina Asesora Jurídica (07/05/2019), Revocatorias (14/05/2019), Tesorería (15/05/2019), Presupuesto y Cuentas (15/05/2019) y Oficina de Control Interno /17/05/2019) con sus respectivos listados de asistencia, sin embargo, solo se ha realizado el diligenciamiento para 14 dependencias de las 45 totales de la Entidad. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Oportunidad de Mejora","Actualización de tres instrumentos archivísticos ya que debe estar ajustada a la realidades del Ministerio y para dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión V2.","NA","AP",null,"No existe Plan Institucional de Archivos  (PINAR) en el Ministerio\nEl Reglamento y el programa de gestión documental no están actualizados de acuerdo a las dinámicas institucionales\nDebe dar cumplimiento al Decreto 1499 de 2017 \nIncumplimiento a directrices del Archivo General de la Nación","Apoyar el adecuado desarrollo, implementación de la gestión documental y la función archivística ","1. Formulación  del PINAR",null,"2018-11-01","2019-03-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","28/09/2018\n\n18/12/20018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo del contexto, la identificación de Aspectos críticos,  la matriz de ejes articuladores, la priorización  de Aspectos críticos y la política, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN;  en la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboracion de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboracion del PINAR a la fecha se adjunta el documento que incluye lo siguiente Introduccion, Contexto estrategico del Ministerio, Objetivo General del Plan Institucional de Archivos, objetivos Especificos, Vision Estrategica del Plan Institucional de Archivos y en la actualidad se encuentra en elaboracion el mapa de ruta. Se adjunta evidenca\n\n","ABIERTO","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del PINAR y se evidencia documento borrador de avance del PINAR. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencia documento (borrador) de PINAR, donde se observa: el contexto estratégico, identificación de aspectos críticos, matriz de ejes articuladores, objetivos y la visión estratégica, así como una propuesta del mapa de ruta.  Sin embargo, debido a que esta no es la versión final del documento, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Actualizar el Programa de Gestión Documental (PGD) ",null,"2018-11-01","2019-03-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo de la introducción, alcance, objetivos general y específicos y público al cual esta dirigido, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN. En  la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboracion de documento.\n\n05/08/2019: Se continua con la elaboracion del PGD a la fecha se adjunta el documento que se encuentra en proceso de elaboracion.\n\n14/06/2019:  Se adjunta  el avance del PGD con corte a l 31 de Mayo.","ABIERTO","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: Se evidencia un documento denominado \"PROGRAMA DE GESTION DOCUMNENTAL - PGD\", sin embargo no hay evidencia de que sea el documento definitivo o que se encuentre debidamente aprobado y publicado.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del Programa de Gestión Documental - PGD y se evidencia documento borrador de avance del PGD. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia del cumplimiento de la actividad, documento preliminar referente al “Programa de Gestión Documental - PGD”, el cual se encuentra en construcción y deberá ajustarse a los lineamientos dados por el AGN, para ser presentado posteriormente ante el CIGYD para su aprobación, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Actualización del Reglamento Interno de Archivo",null,"2018-11-01","2019-02-28","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Se realizó verificación del documento y se identifica las necesidad de actualización, para lo cual esta actividad se encuentra en trámite de elaboración para posterior presentación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento elaborado, queda pendiente presentarlo al comite para su respectiva aprobacion., lo cual se hara tan pronto se tenga la agenda p  de la reunion.\n\n08/05/2019:  Se ecncuentra pendiente la aprobacion por parte del comite, el cual esta proximo a reunirse y será presentado para la respectiva aprobación.\n","ABIERTO","18/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No ha iniciado esta actividad por motivos de contratación del personal para realización de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción. \n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n28/02/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia correo del 25 de Septiembre de la solicitud de revisión del Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del MVCT. Pendiente de soporte de aprobación divulgación y revisión por OAP.\n\n12/03/2019: Se evidencia documento borrador (Word) del reglamento interno de archivo que debe pasar a su aprobación. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencia documento preliminar (WORD) del Reglamento Interno de Archivo, el cual deberá ser presentado posteriormente ante el CIGYD para su aprobación, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 28/02/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"4. Presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño la aprobación de los instrumentos archivísticos (PINAR, PGD Y REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO)",null,"2018-12-18","2019-04-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018\n\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta crononograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comite .","ABIERTO","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/04/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"5. Publicación del PINAR, PGD y Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo en la página Web del Ministerio, como lo establece el Decreto Único Reglamentario 1080 del 2015 ",null,"2019-01-02","2019-05-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018:Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta crononograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comite ","ABIERTO","18/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 4.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"6. Sensibilización a los servidores públicos del MVCT de los instrumentos archivísticos a implementar.",null,"2019-01-02","2019-05-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, para  dar contibuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta crononograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  esten debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicaión.","ABIERTO","18/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Oportunidad de Mejora","Revisión y  actualización de la caracterización, normograma y los procedimientos Recepción, Radicacion,distribucion y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","NA","AP",null,"Se requiere ajustar la caracterización y los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente y que reflejen la realidad del proceso de gestión documental en el Ministerio.","Actualizar la documentación de acuerdo a las directrices del SIG","1. Realizar mesa de trabajo para la revisión de la caracterización del proceso de Gestión Documental. ",null,"2018-04-16","2018-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","14/06/2018\n\n20/06/2018\n\n25/06/2018\n\n27/07/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Caracterización: El 08 de mayo de 2018 participo en la capacitación de plantilla de caracterización realizada por la Oficina de Asesora de Planeación, El 22 de mayo se envía correo electrónico migrada al nuevo formato con el acompañamiento de la Subdirección de Servicios Administrativos .\n14/06/2018 Se realizo mesa de trabajo con OAP en la cual se reviso y ajusto la caracterización del proceso en lo referente al objetivo y ciclo PHVA.\n20/06/2018 se solicito mediante correo electrónico enviado a los funcionarios y servidores públicos del proceso de GAUA   la revisión de  la caracterización actualizada  para su participación activa en cuanto a observaciones o aportes a que hubiese lugar.\n25/06/2018 se remitió mediante correo electrónico a la OAP caracterización para su correspondiente tramite de publicación .\n27/07/2018 A la fecha la caracterización del proceso actualizada  se encuentra publicada en la web de la entidad. \n\n08/05/2019: Teniendo en cuenta que la accion a implementar  y las evidencias  presentadas,  la acción ya se encuentra cumplida,  por lo que se solicita el cierer de esta accion.\n\n14/06/2019: Se solicita el ceirre de la accion por cuaanto la  accion a implementa ya se cumplio, de lo cual se adjuntaron las evidencias.","CERRADO","18/07/2018\n31/07/2019","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 de la reunión realizada por la OAP de la nueva plantilla de caracterización, de acuerdo a la evidencias del 22 de mayo y el 14 de junio se realizaron las mesas de trabajo al interior del grupo y con la OAP para la respectiva actualización de la caracterización del proceso de gestión documental, Se verificaron las listas de asistencia . Se verifica correo electrónico del 25 de junio de 2018  enviado al OAP la caracterización del proceso de gestión documental.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia registro de asistencia del 8 de Mayo de la nueva plantilla de caracterización de OAP y registro del 14 de Junio mesa de trabajo- caracterización y plan de mejoramiento documental con la participación de OAP y el personal del proceso del 08 de mayo de 2018, además la solicitud de publicación de la caracterización de Gestión Documental V8 a la V9 del 28 de Junio de los ajustes del PHVA. Se encuentra publicada en la página del Ministerio y acta # 1 de revisión de la documentación para su modificación o actualización. Se encuentra publicada en la página del Ministerio en el siguiente Link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental; sin embargo en el control de cambios no se especifica las modificaciones realizadas a la caracterización.\n\n12/03/2019: No se puede dar cierre a la actividad toda vez que no se pueden identificar los cambios realizados sobre la caraterización. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace reitera al proceso la necesidad de que este aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian documentos de versiones 8 y 9 de la caracterización del proceso de gestión documental, así como el archivo donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltandolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso.  \n","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Realizar mesa de trabajo de revisión normograma  al proceso de Gestión Documental.",null,"2018-04-16","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se llevo a cabo la revisión y actualización del normograma  y mediante correo electrónico del 15/06/2018 el servidor publico designado para realizar la actualización remitió el documento actualizado.\n18/06/2018 se remitió mediante correo a la OAP Normograma actualizado  para su correspondiente tramite de publicación.\n\n18/12/2018:Se realiza actualización del normograma, en relación con normas aplicables a HL y entidades fusionadas, liquidadas o privatizadas. Se adjunta Cronograma\n\n28/02/2019: La OAP, esta en proceso de actualizacion de la metodologia, por lo que se adjunta la actualziacion realizada, al normograma de gestion documental  y se esta a la espera de la nueva directriz por parte de la AOP para aplicarla  y actualziar nuevamente el normograma, se adjunta version del normograma con la evvidencia de la actualización.\n\n08/05/2019: Esta actividd se encuentra en proceso para actualizacion con  base en la directriz enviada por la OAP","ABIERTA","18/07/2018\n31/07/2019","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia el 15/06/2018  envió de correo electrónico del abogado del grupo de atención al usuario y archivo con su respectiva ecualización de las normas aplicadas al proceso de gestión documental, se evidencia mediante solicitud  2018IE0006308 se envió a la OAP la solicitud de la actualización del normograma   y mediante comunicado 2018IE0006308  el 9 de Julio de 2018 se recibió concepto técnico favorable para la actualización de la documentación.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. no se puede evaluar cumplimiento porque la actividad se vence el 30 de junio de 2019.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia normograma actualizado en versión 4.0 de fecha 21/11/2017 publicado en la página web, sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar avance en las acciones planificadas, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Realización  mesas de trabajo para  la revisión de procedimientos correspondiente al proceso de Gestión Documental Recepción, Radicacion, distribucion y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.",null,"2018-04-16","2018-12-31","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se realizaron mesas de trabajo al interior del proceso para la revisan y actualización de los procedimientos los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018 paralelamente se realizaron mesas de trabajo con la OAP los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018\n\n28/02/2018:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificacion  de los procedimientos actualizados y el link donse se publicaron, lo mismo que la socializacion a través del correo que se realizo. Por lo anterior se solicita el cierre de la accion.","CERRADO","18/07/2018\n","Diana Corredor\n","Se evidencia la oportunidad en la  realización mesas de trabajo los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018  para actualizar los procedimientos del proceso al interior del grupo y con la OAP.\n","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los procedimientos GDC-P-01. Recepción, Radicacion, distribucion y envió de las comunicaciones oficiales, GDC-P-02. Organización de archivos de gestión, GDC-P-03. Transferencia de archivos, GDC-P-04. Consulta y préstamo de documentos, GDC-P-05. Notificación actos administrativos, GDC-P-06. Actualización TRD y GDC-P-07. Eliminación Documentos, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: Se evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la revisión y actualización de los procedimientos del proceso de gestión documental. \n\n"]
[7,"Oportunidad de Mejora","Revisión,  actualización y /o eliminación de formatos: acta, constancia ejecutoria, notificación personal, tablas de retención documental, devolución de correo-empresa mensajería, notificación por aviso, nota interna, relación de resoluciones para notificar, inventario documental, consulta de documentos,  seguimiento aplicación tablas de retención documental y archivos de gestión, entrega de correspondencia urbana, planilla mensajería para oficinas, hoja de ruta, control de ingreso a correspondencia oficial, listados de asistencia-reuniones internas, listado de asistencia reunión externa, citación, notificación por aviso masivo, préstamo de documentos, rotulo de carpeta, acta de eliminación documental, rotulo de identificación de estanterías de archivo, rótulos caja, encuesta, solicitud de actualización TRD, citación de notificación acto administrativo. ","NA","AP",null,"Se requiere eliminar formatos que no tienen una función practica y operativa\nSe requiere ajustar formatos que correspondan a la actualidad normatividad","Dar cumplimiento al Instructivo de Documentación del SIG aplicable al MVCT","1. Realizar la revisión de los formatos proceso Gestión Documental y en caso de ser necesario actualizarlos y/o eliminar.",null,"2018-05-01","2019-02-28","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-07-10","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","La realización de mesas de trabajo17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018   donde simultáneamente con la revisión de los procedimientos se revisaron y actualizaron los respectivos formatos.\n\n\n28/02/2018:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificacion  de los formatos actualizados.","CERRADO","18/07/2018\n","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019:","Se evidencia la revisión de los procedimientos y los formatos del proceso de gestión documental de acuerdo las listas de asistencias de los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018  ","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los formatos: GD-F-01. Acta, GD-F-02. Constancia Ejecutoria, GD-F-03. Notificación Personal, Tablas De Retención Documental, GD-F-05. Devolución De Correo-Empresa Mensajería, GD-F-06. Notificación Por Aviso, GD-F-07. Nota Interna, GD-F-08. Relación De Resoluciones Para Notificar, GD-F-09. Inventario Documental, GD-F-10. Consulta De Documentos, GD-F-11. Seguimiento Aplicación Tablas De Retención Documental Y Archivos De Gestión, GD-F-12. Entrega De Correspondencia Urbana, GD-F-13. Planilla Mensajería Para Oficinas, GD-F-14. Hoja De Ruta, GD-F-15. Control De Ingreso A Correspondencia Oficial, GD-F-16. Listados De Asistencia-Reuniones Internas, GD-F-17. Listado De Asistencia Reunión Externa, GD-F-18. Citación, GD-F-19. Notificación Por Aviso Masivo, GD-F-20. Préstamo De Documentos, GD-F-21. Rotulo De Carpeta, GD-F-22. Acta De Eliminación Documental, GD-F-23. Rotulo De Identificación De Estanterías De Archivo, GD-F-23. Rótulos Caja, GD-F-25. Encuesta, GD-F-26. Solicitud De Actualización TRD, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que los formatos se encuentran actualizados y adoptados al SIG de acuerdo a los lineamientos emitidos por Administración del SIG.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Publicación y socialización de los formatos Actualizados .",null,"2018-09-01","2019-03-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","El día 09/07/2018 se publico la documentación correspondiente al proceso de Gestión Documental en el SIG de la entidad y se socializo por la intranet  a través de correo masivo el día 10/07/2018\n\n28/02/2018:  Se adjuntan el link donde se publicaron, lo mismo que la socializacion a través del correo que se realizo. ","CERRADO","18/07/2018\n21/09/2018\n","Diana Corredor Profesional Especializado\n","Se verifica  la publicación de la documentación actualizada en la pagina del Ministerio  y el envió masivo de ala actualización de la documentación el 09 de julio de 2018, se sugiere continuar con la socialización en el Ministerio\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 23 de julio de 2018 al interior del proceso de gestión documental","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia los correo de fecha 30/07/2018 donde se realiza la solicitud de publicación de la actualización de proceso de Gestión Documental en la intranet remitido por el facilitador al Grupo de comunicaciones y se observa pantallazo de la campaña de socialización en el Ministerio, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[8,"Oportunidad de Mejora","Revisión de matriz de comunicaciones de acuerdo a las observaciones del Grupo de Comunicaciones estratégicas","NA","AP",null,"Ajustes de las directrices del grupo de comunicaciones internas y externas\n\nCambio de formato de matriz de comunicaciones\n\nTodas las actividades so no se reflejan en las comunicaciones internas del proceso","Comunicar de forma asertiva las actividades del proceso de gestión documental","Actualizar y solicitar publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones",null,"2018-05-23","2018-08-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/09/2018\n\n13/09/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","El 19/07/2018 se llevo a cabo mesa de trabajo en comunicaciones con el fin de revisar y actualizar la Matriz de Comunicaciones , el  27/06/2018 se recibió el visto bueno del proceso de comunicaciones para remitir a la OAP la Matriz actualizada para su respectivo tramite de publicación.\n\n13/09/2018: A la fecha la Matriz de Comunicaciones del proceso se encuentra actualizada y publicada en la página web de la entidad.\n\n08/05/2019: Teniendo en cuenta la accion a implementar de este halalzgo se encuentra cumplida, se solicita  el cierre;  ya que  la Matriz de Comunicaciones del proceso se encuentra actualizada y publicada en la página web de la entidad. ","CERRADA","18/07/2018\n21/09/2018\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se verifica  la mesa de trabajo realizada con el Grupo de Comunicaciones internas y externas el 19 de julio  y el 27 de junio se recibe el vob por parte de comunicaciones. Se verifica correo electrónico del 29 de junio de 2018   enviando  la solicitud de actualización de la matriz de comunicaciones a la OAP.\n\n21/09/2018: Se evidencia concepto de aprobación del 18 de julio de 2018 de la actualización de la matriz de comunicaciones \n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revizar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Se evidencia él envió para Vo.Bo del área de Comunicaciones Estratégicas y envió a OAP para su actualización de la Matriz de Comunicaciones. Se observa la publicación de la última versión 0.3 del 24 de Agosto del 2018 en el siguiente link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-de-comunicaciones-internas-y-externas.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 29/06/2018 donde se observa la trazabilidad de la gestión de actualización de la matriz, la cual cuenta con el visto bueno del Grupo de comunicaciones y se encuentra publicada, sin embargo el proceso no establece en su monitoreo los cambios realizados a la matriz en el mes de noviembre de 2018 de acuerdo a los lineamientos del Grupo de comunicaciones.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencian documentos en Excel de la matriz de comunicaciones en de versiones 3 y 4 de la matriz de comunicaciones del proceso de gestión documental, donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltandolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso. ","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que la matriz de comunicaciones fue actualizada conforme a los lineamientos del Grupo de comunicaciones internas y externas.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[9,"Oportunidad de Mejora","Revisión de mapa de riesgos   verificando si los riesgos y controles que aplican para el proceso de gestión documental","NA","AP",null,"La eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo\n\nNo hay claridad en los controles definidos \n\nLa periodicidad definida en ciertos casos es inoperante\n\nLa definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso","Concientizar la cultura de la prevención a través de los controles en el mapa de riesgos","Revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso",null," 16/10/2018","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/09/2018\n\n28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Al interior del proceso se identificó la necesidad de actualizar el mapa de riesgos , con los respectivos controles ya que en la actualidad  la eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo, No hay claridad en los controles definidos,  la periodicidad definida en ciertos casos es inoperante y la definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso, con el propósito de corregir las mencionadas falencias lo más pronto posible para lo cual se solicitó a través del correo institucional  a la OAP una capacitación en mapa de riesgos el  15/06/2018     y  Mesa de trabajo simultáneamente con la asesoría y acompañamiento de la OAP Y OCI el día 25/06/2018    las cuales se encuentran pendientes de programar debido a que las dependencias mencionadas no cuentan con disponibilidad de tiempo en el momento y se encuentran programando cronograma de mesas de trabajo sobre la metodología de administración de riesgo.\n13/09/2018 Mediante correo electrónico del 25/06/2018 la OCI manifiesta que una vez realicen mesa de trabajo con OAP se remitirá cronograma  de las mesas de trabajo para acompañar a los procesos en la asesoría frente a la metodología de Administración del riesgo.\n28/09/2018:  Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n18/12/2018:Se realiza mesa de trabajo con la funcionaria Diana Corredor de la Oficina Asesora de Planeación para revisar la metodología en relación con la identificación de los riesgos y la forma como diligenciar la matriz.\n\n28/02/2019: Se realizo la verificacion y actualizacion el 19 de Febrero 2019.  Se realizo la actualizacion el 19 de Febrero 2019, el cual se encuentra publicado en http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental. \n\n08/05/2019: Se asiste a reunion y taller de socialización de la Administración de Riesgos convocado por la OAP, para la  implementacionde la nueva metodologia para actualizar el mapa de riesgos. Se adjunta registro de \n\n14/06/2019:  Se adelantan las mesas de trabajo con la OPA y la OCI  para  actualizar el mapa de riesgos. Se adjuntan evidencias.","ABIERTA","18/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se verifica correos remitidos a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia a taller de metodología integral de gestión del riesgo. No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Se revisa los correos de solicitud de capacitación remitido  a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso, adicional se adjunta correo de solicitud de ampliación de plazo del cumplimiento de las actividades de los planes de acción pero este no permite abrir.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/02/2019 remitido por OAP al grupo donde se confirma la actualización, aprobación mediante radicado 2019IE0002367 y publicación de la documentación. Al verificar en la página web de la entidad, se constata la publicación del documento en versión 5.0 de la fecha citada anteriormente y se descarga el documento en la carpeta de evidencias. Sin embargo, se requiere continuar con la actualizacion del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodologia de riesgos en el MVCT.\n\n22/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 03/05/2019 con tema \"Taller Metodología Integrada de Gestión del Riesgo (Gestión Documental), como avance en el proceso de revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe , a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Internas SIG.","Los contratistas encuestados a cargo del proceso (sede fragua) son conscientes de la política de calidad, sin embargo manifiestan que ellos no han recibido inducción del SIG del MVCT","NA","AP","lluvia de ideas","\nLa inducción al SIG no ha sido suficiente para abordar todos los funcionarios del grupo, dado que se encuentran en sedes diferentes\n\nLa sede fragua debe tener atención permanente y se dificulta el traslado de los funcionarios que allí laboran \n\nLos funcionarios de fragua no han solicitado la inducción del SIG \n\n\n","Lograr la capacitación del personal del GAGUA","Realizar la inducción del SIG a los funcionarios sede fragua",null,"2018-07-01","2018-09-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","En correo electrónico de 03/07/2018 se solicito la capacitación a la asesora de la SSA con el acompañamiento de la OAP, con el objetivo de socializar a los funcionarios de la sede fragua sobre el SIG.\n13/09/2018: En correo electrónico del 13/08/2018 se agendo capacitación para el día 15/08/2018. El 15/08/2018 se realizo inducción del Sistema Integrado de Gestión en la sede Fragua\n\n","CERRADA","25/07/2018\n21/09/2018\n","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: ","Se evidencia correo electrónico emitido por la contratista Diana Rincon solicitando programar capacitación del SIG a los funcionarios que laboran en la sede fragua y hacen parte del Grupo de Atención al Usuario y Archivo\n\n\n21/09/2018: Se evidencia listado de asistencia del 15 de agosto de 2018 en el tema: Sistema Integrado de Gestión.","CUMPLIDA","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019","Se evidencia mail del 13 de Agosto 2018 para la programación a la capacitación del SIG a los funcionarios que laboran en la sede fragua y hacen parte del Grupo de Atención al Usuario y Archivo. \n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 15/08/2018 y presentación (powerpoint) donde se soporta la capacitación programada del SIG para 12 funcionarios y contratistas de las bodegas que realizan sus labores en la sede fragua, quienes representan la totalidad de las personas que se encuentran en dicha sede, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que el grupo de trabajo de la sede fragua se les realizo capacitación del Sistema Integrado de Gestión.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[11,"Auditorías Internas SIG.","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo","NA","AP","lluvia de ideas","Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT.","Lograr la capacitación del personal del GAGUA","Capacitar a los funcionarios y contratistas de las ventanillas de radicación en las  herramientas de gestión documental",null,"2018-08-01","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n18/12/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","En correo electrónico del 01/08/2018 se solicito a la oficina Tic capacitación en la herramienta de gestión documental para el GAUA.\n\n13/09/2018: Se envía correo electrónico para solicitar capacitación a la oficina de tics\nSe adjunta cronograma de capacitaciones, el cual fue cumplido, acorde a los registros adjuntos.\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, por lo cual se adjunta con la modificación. Se solicita ampliación de fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se gestiona con la oficina TIC, los registros de asistencia a las capacitaciones realizadas de la herramienta de gestion documental, los cuales se adjuntan y corresponden a las dependencias de: Titulacion, Servicios Adminstrativos, Espacio Urbano, Divis y Titulacion.","ABIERTA","25/07/2018\n21/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 01 de agosto de 2018 solicitando capacitación de la herramienta de gestión documental.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.","EN PROCESO","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","\nSe evidencia correos enviado el 1 de Agosto 2018 para solicitar la capacitación de refuerzo en el uso de la herramienta de gestión Documental GESDOC/BIZAGI para el Grupo de Atención Al Usuario y Archivo. Pendiente de desarrollar.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma de capacitación en formato excel para la capacitación en herramientas de gestión documental al grupo GAUA que se ejecutará en el mes de abril. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia memorando de fecha 02/08/2019 con radicado 2019IE0008826 remitido por la Secretaría General a la Oficina TIC, donde se solicita capacitación al GAUA en materia de manejo del GESDOC, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[12,"Auditorías Internas SIG.","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014.","NA","AC","lluvia de ideas","Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior líder de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad","Mantener la conservación de los documentos","Evaluar la pertinencia de incluir en la programación presupuestal el mecanismo de medición necesario para controlar la temperatura y humedad en el archivo central.",null,"2018-08-01","2019-06-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-07-25","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n28/02/2019. Se adelantaron gestiones para cotizar un sistema de medicion para controlar las condiciones mediambientales del archivo a traves de datalogers, para lo cual se adjuntan los soportes, los cuales estan sujetos a la disponiblidad presupuestal de la entidad.\n\n\n08/05/2019: Se adelanto la solicitud de compra de los equipos de medicion ante la Subdireccion de Servicios Administrativos, quien se encuentra gestionando el respectivo proceso de compra.\n\n14/06/2019: La SSA adelanta las gestiones respectiva para la compra de  los equipos de medicion de  temperatura y humendad para el archivo central.\n\n\n","ABIERTA","25/07/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia solicitud (pdf) de recursos para implementar dentro del proyecto \"Fortalecimiento de las capacidades estratégicas y de apoyo del MVCT a nivel nacional\", el requerimiento de un rubro para implementación la actividad \"Elaboración de estrategias y medidas de seguridad para la conservación de los documentos\" por un valor aproximado de $116'640.000 que permitan monitorear las condiciones ambientales en el ejercición de la gestión documental de la Entidad. Sin embargo, no se evidencia los resultados de esta solicitud, por lo que el proceso deberá allegar el soporte que permita evidenciar la distribución de los recursos aprobados para dar cumplimiento a la acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia cuatro correos de solicitud de cotización de fechas 03/07/2019, 04/07/2019 y 05/07/2019, donde se observa la información correspondiente a las cotizaciones realizadas para la adquisición de los equipos de medición de temperatura y humedad (Datalogger), sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.","N/A","N/A","N/A"]
[13,"Auditorías Internas SIG.","Al realizar el recorrido por la sede Fragua (archivo central) se encontraron cajas de archivo abiertas, archivo en el piso sin clasificar ni organizar, cajas pendientes de acomodar en los estantes, tomas eléctricas sin fijación al piso, estantes que por la inclinación de los mismos demuestran exceso de peso, A-Z sueltas y sin ubicación, material no pertenecientes al archivo tales como lámparas, cuñetes de pintura y muebles nuevos, tubería, aspiradora, pulidora, pala, canaleta eléctrica, guadañadora, escoba, goteras; lo cual no permite el desplazamiento y la adecuada manipulación de la documentación, ni garantiza la seguridad de los acervos documentales. Ver anexo fotográfico, incumplimiento el requisito legal ACUERDO 008 DE 2014- “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14 ° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.","NA","AC","lluvia de ideas","El lugar no es exclusivo para al archivo documental del MVCT","Mantener los espacios de la sede fragua despejadas para dar cumplimiento normativo y mejor movilidad.","1. Solicitar al grupo de recursos físicos retirar los implementos y materiales no pertenecientes al archivo.",null,"2018-08-01","2018-12-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n13/09/2018: Mediante Memorando con Radicado Numero 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizo solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central.\n\n28/02/2019: Se gestionó la adecuacion de una bodega para almacenar los materiales  y/o elementos que no corresponden al archivo, donde fueron depositdados. ","CERRADA","25/07/2018\n21/09/2018\n","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019:","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe evidencia correo electrónico del 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizo solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","Se evidencia mediante memorando con Radicado Numero 2018IE0008728 del 30 de Julio de 2018 se realizó solicitud de retiro de material  y/o elementos no pertenecientes al archivo central y la correspondiente asignación presupuestal para la correcta ejecución documental y de archivo del MVCT por medio del Código BPIN: 2017011000134.\n\n12/03/2019: Se evidencia el registro fotográfico de la limpieza realizada en la Sede Fragua, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia el informe de actividades de mantenimiento realizado por la Subdirección de Servicios Administrativos donde se observan las actividades realizadas por la subdirección para mantener el orden y aseo de las diferentes sedes de la Entidad, con su respectivo registro fotográfico permitiendo verificar la continuidad de las acciones de limpieza de implementos y materiales no pertenecientes a las zonas de archivo.\n","SI ","Se establece eficacia de la acción, toda vez que la sede Fragua se encuentra organizada.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Una vez retirados los implementos y materiales no pertenecientes al archivo se verificara  que el desplazamiento y la manipulación de los documentos se realiza adecuadamente.",null,"2018-08-01","2019-06-30",null,"25/07/2018\n\n13/09/2018","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","\n28/02/2019: Se adjuntan registros fotograficos  de  las mejoras que se obtuvieron para la manipulacion y traslado de los documentos en la sede Fragua. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de esta actividad.\n\n08/05/2019: Se elabora un esquema de señalizacion para el traslado de los documentos de manera segura en las instalaciones de la sede fragua. \n\n14/06/2019:  Teniendo en cuenta que las evidencias presentadas  cumplen con la accion de mejora requerida, se solicita el cierre de la accion.","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y se recibe solicitud de ampliación de fecha de finalización.\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia registro fotográfico de las actividades de desplazamiento y la manipulación de los documentos; sin embargo, se requiere que el proceso determine un mecanismo (protocolo o instructivo) que establezca los criterios a tener en cuenta por el personal para realizar el desplazamiento y la manipulación de los documentos a fin de que sea eficaz esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia el registro fotográfico donde se puede observar la forma en que se realiza el desplazamiento y manipulación, así como el uso de elementos de protección personal, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG."]
[14,"Auditorías Internas SIG","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015.","NA","AC","lluvia de ideas","No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electrónico ","Contar con unas herramientas que sean útiles y practicas para facilitar el trabajo de los responsables de la radicación","Solicitar a la Oficina TIC programar mesa de trabajo con los proveedores de las herramientas de gestión documental para evaluar las diferentes alternativas para dar tramite a los documentos represados.",null,"2018-08-01","2019-08-30","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe realizo reunión entre GAUA, TICS Y Sergio Bermeo quien presta soporte a la herramienta  Bizagi el día 13 de Septiembre y entre los temas tratados se solicito a la oficina TIC capacitación para proceder a archivar los documentos en el expediente virtual y adicionalmente se solicito al proveedor evaluar la posibilidad de organizar masivamente los documentos represados . Acta pendiente por firma en TIC.\n\n28/02/2019: Esta actividad se  encuentre pendiente de ejecución debido a que la contracion con el tercero finalizo el 30 de septiembre de 2018.  Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción a 30/08/2019, asi mismo se revisara la pertinencia con la Oficina TIC, para establecerlos criterios para realizar el archivo virtual con base en la TRD de los documentos  pendientes de archivar.\n\n08/05/2019: Se realiza reunion con el contratista responsable del usuario uvmogollon, para sensibilizar e impartir lineamintos para proceso de archivo virtual de los radicados que reposan en la bandeja de entrada de este usuario.\n\n14/06/2019: Se adjunta la evidencia del avance  realizado por la  responsable del usuario vmogollon  en relacion con el archivo de los radicados  virtuales  asignado en por la herramienta","ABIERTA","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: Se evidencia acta del 13 de septiembre de 2018 con el ORDEN DEL DIA:\nProceso Organización GESDOC \nVerificación de tipificación GESDOC\nAcciones de Mejora GESDOC – BIZAGI\nIncidencias Herramienta GESDOC BIZAGI\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia acta de acciones de mejora de las herramientas de gestión documental, sin embargo se requiere que se remitan las evidencias que permiten determinar el cumplimiento de las mejoras propuestas en el acta. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la acción. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia lista de asistencia de fecha 21/05/2019 con tema \"Organización GESDOC\" precedida por el proceso TIC y un archivo en excel denominado \"Organizar Bizagi\" donde se observan las acciones de organización y las fechas de atención de los documentos represados  conforme a la herramienta para el usuario uvmogollon, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[15,"Auditoria Externa","No se evidenció que en las Tablas de Retención Documental se garantice la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de la organización, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Lo anterior incumple el numeral 7.5.3 de la norma ISO 9001:2015 que establece que la información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad se debe controlar.","Establecer controles que garanticen la  conservación a largo plazo  de los documentos electrónicos  generados por el Ministerio, facilitando su disponibilidad, legibilidad e interpretación de conformidad con los requisitos del numeral 7.5.3 de la norma ISO 9001:2015 (teniendo en cuenta que dichos controles no se encuentran contemplados en la TRD)","AC","lluvia de ideas","Falta de generar lineamientos de conservación de los documentos electrónicos del Ministerio.","Elaborar el Sistema Integrado de Conservación -SIC","Diagnóstico y levantamiento de Información.",null,"2018-12-01","2019-05-31","Profesional en Archivo y Coordinadora GAUA","2019-02-28","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","28/02/2019: El cronograma fue replantedo por la contingencia en temas de contratacion de la entidad, para lo cual se solicitara ampliacion del pazo para la elaboracion del diagnóstico.\n\nPara el  periodo de la referencia se encuentra en proceso el  levantamiento de informacion que permita establecer el diagnostico para actualizar el documento con base en la normatividad vigente y  alineado a los planes y proyectos de la entidad. \n\n08/05/2019:  Se adjunta el documento preliminar  de diganostico que se encuentra en construccion.\n\n14/06/2019:  Se adjunta el   diagnostico  y levantamiento de informacion.","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n31/07/2019: el proceso aporta un documento denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" por lo cual se recomienda al proceso revizar el cumpliento de la actividad, porque aparece \"ABIERTA\"","EN PROCESO","CERRADA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019","12/03/2019: El proceso no reportó evidencias que permitan verificar el avance en la acción planificada.No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia archivo en word denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" donde se observa la descripción de las condiciones físicas actuales de las zonas de archivo para cada una de las sedes, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría externa del SIG. ","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Elaboración del Documento SIC (Sistema Integrado de Conservación) armonizado con PINAR (Plan Institucional del Archivo) y PGD (Programa de Gestión Documental)  y SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo)",null,"2019-06-01","2019-08-01","Profesional en Archivo y Coordinadora GAUA","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 01/06/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentación a Comité  de Archivo para aprobación y adopción mediante acto Administrativo",null,"2019-09-01","2019-09-30","Profesional en Archivo y Coordinadora GAUA (integrantes Planeación, Ofic TIC;SSA,SGRAL)","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de septiembre de 2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 30/09/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Publicación del SIC",null,"2019-10-01","2019-10-31","Profesional en Archivo y Coordinadora GAUA (intervienen: Ofic TIC)","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en octubre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de octubre de 2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019","Esta actividad esta programada para iniciar en octubre de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 31/10/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Implementación del SIC conforme las TRD (Tabla de Retención Documental)",null,"2019-11-01","2019-12-28","Profesional en Archivo y Coordinadora GAUA (Líder SSA)","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en noviembre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 28 de diciembre de 2019.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019"," Esta actividad se encuentra pendiente por estar programada para iniciar más adelante.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 28/12/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento a la implementación del SIC",null,"2020-01-02","2020-02-01","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA) y Oficina TIC ","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en enero de 2020\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 1 de febrero de 2020.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019"," Esta actividad se encuentra pendiente por estar programada para iniciar más adelante.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 01/02/2020."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Identificar acciones para fortalecer la implementación del SIC",null,"2020-03-01","2020-05-31","Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  y Oficina TIC","N/A","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","N/A","ABIERTA","11/01/2019\n31/07/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación","Esta actividad esta programada para iniciar en marzo de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 31 de mayo de 2020.","SIN INICIAR","ABIERTA","ALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","12/03/2019\n\n22/08/2019"," Esta actividad se encuentra pendiente por estar programada para iniciar más adelante.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 31/05/2020."]
[]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"ELIZABETH CRUZ GONZALEZ- COORDINADORA GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO",null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-18","Diana Rincon","Se realizó la migración al nuevo formato, se inicia el análisis de causa de las no conformidades de la Auditoria Interna del SIG. Se realiza el seguimiento de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-25","Diana Rincon","Se continua con el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria del SIG, se realiza monitoreo por el líder del proceso y se termina el seguimiento de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","Diana Rincon","Se realizó el seguimiento de las actividades y se evaluó la necesidad de prorroga para algunas actividades ya que algunas no se dan cumplimiento a la fecha."]
[null,null,null,null,null,"2018-10-23","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018."]
[null,null,null,null,null,"2018-12-18","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA","Se elimina la actividad 3 \"Desconocimiento de los Funcionarios del MVCT en la Herramienta de Gestión Documental, por la rotación de personal\", teniendo en cuenta que la misma se encuentra repetida en el ítem 4.\n\nEn el ítem 4 se redefine la actividad de acuerdo a las observaciones de la OCI y se ocultan las actividades cumplidas\n\nSe realiza la redefinición del ítem 5 de acuerdo a la naturaleza del proceso y en cumplimiento del procedimiento."]
[null,null,null,null,null,"2019-01-11","Diana Corredor","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA","Se realiza monitoreo con corte a 28 de febrero de 2019 por parte del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 12/03/2019."]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","Isidro Bastidas - Profesional Especializado","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019."]
[null,null,null,null,null,"2019-08-22","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":3,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTION DOCUMENTAL "]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","AUDITORIA INTERNA"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Los contratistas encuestados a cargo del proceso \n(sede fragua) son conscientes de la politica de calidad, sin embargo manifiestan que ellos no han recibido inudcción del SIG del MVCT"]
[null,"CORRECCIÓN","N/A"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Preventiva "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","         Diana Carolina Rojas,John Ricardo Cantillo,Diego Ever Varon,Javier Alberto Beltran ,Diana Rincon"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La unica auditoria que se ha realizado al grupo de fragua y a sus instalaciones fue la que se hizo este año, donde se identifico internamente por primera vez estas necesidades "]
[null,"Nunca se ha programado una capacitación donde se haga participe el grupo de fragua en tema SIG"]
[null,"Las capacitaciones siempre se han realizado en las sedes calle 18 y botica"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"La inducción al SIG no ha sido suficiente para abordar todos los funcionarios del grupo, dado que se encuentran en sedes diferentes\n\nLa sede fragua debe tener atención permanente y se dificulta el traslado de los funcionarios que alli laboran \n\nLos funcionarios de fragua no han solicitado la inducción del SIG \n\n"]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":4,"n_rows":35,"n_cols":3,"rows_kept":35,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[14,1,28,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditoria Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo"]
[null,"CORRECCIÓN","N/A"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Preventiva "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Consuelo Muñoz, Otilia Mateus, Adriana Leon, Amparo Garzon, Karen Dayanna Parra, Diana Rincon "]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de programacion en la capacitacion\nDebido a la insufieciencia de personal y la necesidad del servicio no habia un tiempo determinado para realilzar capacitacion \nNo se solicito capacitacion de parte del personal nuevo\nEquipo de computo obsoleto y scaner con capacidad insuficiente para el volumen de documentacion recibida  lo que ocasiona demoras en la radicacion \nSe presenta falta de celeridad en la en el uso de la herramienta debido a que cuando se presentan fallas el soporte tecnico de parte del proceso de sistemas especificamente en la respuesta a arandas y sistema operacional no es oportuno "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT\n"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":5,"n_rows":35,"n_cols":3,"rows_kept":35,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[14,1,28,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[3,2,3,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditoria Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014."]
[null,"CORRECCIÓN","N/A"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","         Diana Carolina Rojas,John Ricardo Cantillo,Diego Ever Varon,Javier Alberto Beltran ,Diana Rincon"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La unica auditoria que se ha realizado al grupo de fragua y a sus instalaciones fue la que se hizo este año, donde se identifico internamente por primera vez estas necesidades \nDesconocimiento en el manejo del sistema, donde se halla identificado esta necesidad\nSe desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":6,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[14,1,28,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditoria Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al realizar el recorrido por la sede Fragua (archivo central) se encontraron cajas de archivo abiertas, archivo en el piso sin clasificar ni organizar, cajas pendientes de acomodar en los estantes, tomas eléctricas sin fijación al piso, estantes que por la inclinación de los mismos demuestran exceso de peso, A-Z sueltas y sin ubicación, material no pertenecientes al archivo tales como lámparas, cuñetes de pintura y muebles nuevos, tubería, aspiradora, pulidora, pala, canaleta eléctrica, guadañadora, escoba, goteras; lo cual no permite el desplazamiento y la adecuada manipulación de la documentación, ni garantiza la seguridad de los acervos documentales. Ver anexo fotográfico, incumplimiento el requisito legal ACUERDO 008 DE 2014- “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14 ° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”."]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas "]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","Diana Rincon, Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El lugar no es exclusivo para al archivo documental del MVCT\nNo se realizan campañas para organizar y realizar uso adecuado de la sede.\nExisten varios responsables de la sede, lo que permite utilizarlo de forma no especifica"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"El lugar no es exclusivo para al archivo documental del MVCT"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":7,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[14,1,28,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditoria Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de peticion desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administracion de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015."]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","Jeferson Romero, Diana Rincon, Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"no existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico \nNo se habia generado la alerta del tramite a realizar con respuestas represadas de vigencias anteriores\nNo se tiene claridad de la normatividad aplicable al proceso de gestión documenta"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico "]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":8,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instancia Asesora en materia Archivistica.\nComité Insitucional de Gestion y Dsempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"CORRECCIÓN","Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la politica de gestión documental"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha presentado al CIGYD, el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra elaborando la política de gestión documental.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora la política de gestión documental?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el articulo 2.8.5.4.4. en el numeral uno establece “Contar con una política de gestión documental aprobada por el sujeto obligado.”"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado la política de gestión documental y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":9,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivisticos.\nPolitica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la politica de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"CORRECCIÓN","Elaborar la politica de gestión documental para el MVCT"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no cuenta con la política de gestión documental?\nPor desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.\n\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT."]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":10,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivisticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo estblecido en el artticulo 14 del acuerdo 04 de 2013, tada vez  que no se encuentran actualizadas."]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar tablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":11,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivisticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018."]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar el Plan Institucional de Archivos - \nPINAR"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento PINAR al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el PINAR?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental y hasta la vigencia 2019 se incluyo como actividad en el PAI y PEI."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado el documento PINAR y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 16","index":12,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivisticos. Programa de Gestion Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualizacion se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestion de Doumentos - capitulo VI - Sistema de Gestion Doumental y capitulo VII gestion de documentos electronicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015"]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar Programa de Gestion Documental - \nPGD."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por la alta rotación de profesionales de Gestión Documental no ha finalizado la actualización del PGD.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento.\nEl GAUA llevo a cabo el proceso de contratación de un profesional de archivo con el fin de actualizar el PGD."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos."]

{"sheet":"Análisis causa 17","index":13,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",17]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivisticos. Formato Unico de Inventario Documental - \nFUID.El MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las areas cuentan con inventario desde los archivos de gestión"]
[null,"CORRECCIÓN","Actualización e implementación del FUID en el MVCT"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se evidencio que el FUID no contaba con el Campo de seguridad de documentos.\nLos servidores públicos del MVCT no tenían claridad sobre el correcto diligenciamiento del FUID\nEl FUID no contaba con instructivo para su correcto diligenciamiento.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID"]

{"sheet":"Análisis causa 18","index":14,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",18]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organizacion Documental. Conformacion de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminadoo con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Credito Territorial."]
[null,"CORRECCIÓN","Implementar la .Tablas de Valoración Documental-TVD en el MVCT"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración.\n\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración."]

{"sheet":"Análisis causa 19","index":15,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",19]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado,el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organizacion de los archivos de gestión,conformacion de expedientes,segun la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos"]
[null,"CORRECCIÓN","Organizar los archivos de gestión del MVCT deacuerdo a la normatividad vigente"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 20","index":16,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",20]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Sistema Integrado de Conservacion  - SIC.El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implentado el sistema integrado de conservación"]
[null,"CORRECCIÓN","Elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservacion  - SIC. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento SIC al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el SIC?\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se evidencio que el documento aprodado no se encuentra actualizado de acuerdo al artículo 46 de la ley 594 del 2000."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado."]

{"sheet":"Análisis causa 21","index":17,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,28,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestion Documental"]
[null,"ITEM ",21]
[null,"FUENTE","Auditoria Externa"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Disposicion Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificacion de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas,previo a efectuar procesos de eliminacion documental."]
[null,"CORRECCIÓN","Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos  conforme a la Circular 01 de 2017 y al acuerdo 04 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]

{"sheet":"Listas","index":18,"n_rows":18,"n_cols":12,"rows_kept":18,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
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[null,null,"Auditorías Externas "]
[null,null,"Auditorias independientes de la OCI.",null,null,null,"AP",null,"ABIERTA","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
[null,null,"Auditorías Internas SIG.",null,null,null,"AC",null,"CERRADA","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,null,"Evaluaciones de satisfacción del Cliente.",null,null,null,"AM",null,null,"CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
[null,null,"Incumplimiento de la legislación",null,null,null,null,null,null,null,null,"OTROS"]
[null,null,"Medición y seguimiento de proceso. ",null,null,null,3]
[null,null,"Monitoreo de mapas de riesgos."]
[null,null,"Peticiones, quejas y reclamos"]
[null,null,"Salidas no conformes "]
[null,null,"Resultados de la revisión por la Dirección."]
[null,null,"Oportunidad de Mejora"]