{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":19,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Analisis causa 15","Analisis causa 16","Analisis de causa 17","Analisis de causa 18","Analisis de causa 19","Analisis de causa 20","Analisis de causa 21","Analisis de causa 22","Analisis de causa 28","Listas"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 8.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha :  15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","CORRECCIÓN\n\n(Defina una corrección para las  no conformidades detectadas, que inmediata o temporalmente sea la solución mientras implementa la acción correctiva)","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM)"," \n\nMETODOLOGIA PARA ANALISIS DE CAUSAS\n\nPara el análisis de causa, seleccione  la técnica definidas en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora) utilizada\n"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas."," \nPROPOSITO DE LA MEJORA \n\n(Propósito a cumplir con el desarrollo del plan de mejoramiento, para subsanar o corregir la causa que genero la no conformidad u oportunidad de mejora)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)",null,"FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO (FORMA, FONDO Y APLICACIÓN)\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS (OPORTUNIDAD Y COHERENCIA DE LAS EVIDENCIAS)  \n(REALIZADA POR OAP)\n(Se realiza seguimiento el primer semestre  y segundo semestre de cada vigencia)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA  OCI  \nO AUDITOR INTERNO DE CALIDAD\n(Verificación semestral por OCI o Auditor Interno, según programación de auditorias internas)",null,null,null,"EVALUACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y  exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","Estado de la Acción\n(Líder del Proceso)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","ACTIVIDAD SIN INICIAR, EN PROCESO O CUMPLIDA\n\n(Espacio para que la OAP clasifique si la actividad esta sin iniciar, en proceso o cumplida)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo de l servidor que ejecuta la actividad)","Estado de la Acción\n(Auditor)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADOS DE LA EVALUACION\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo a la actividad realizada por la OAP)","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia y sostenibilidad del plan de mejoramiento\nActividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrado  (cumplido) el plan de mejoramiento por parte del proceso ","RESPONSABLE DE OCI\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si el plan  de mejoramiento fue eficaz)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n",null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Resultados de la revisión por la Dirección.","Definir los indicadores de cada proceso de acuerdo al Plan de Acción Institucional para articularlos con el SIG.","N.A","AP",null,"Se requiere utilizar un solo mecanismo de medición para cada uno de los procesos de la entidad con el fin de lograr la articulación con los planes de la entidad","Lograr tener una herramienta única de medición del Plan Estratégico  Integrado de Planeación y Gestión Institucional del Ministerio","Divulgación de la Metodología de Indicadores a través de presentación",null,"2017-05-15","2017-09-30","Maria Angela Petit- Profesional Especializado OA","30/09/2017\n31/01/2018\n31/05/2018\n18/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El 17 de mayo de 2017 se presentó y socializó  a los facilitadores de procesos la Metodología de Indicadores y el nuevo módulo en el aplicativo SINAPSIS para el seguimiento de los mismos. \n\nSe realizaron las 21 mesas de trabajo correspondientes a todos los procesos del SIG y a la fecha se ha recibido información de 17 hojas de vida de indicadores y están pendientes por entregar 4 procesos.\n\nSe realizó el cargue de las hojas de vida y se inició el cargue de la información de los indicadores.                                                                                                                                                                                                                                                    Se realizaron 20 mesas de trabajo con las diferentes áreas del MVCT cuyo tema tratado \nfue \"Capacitación Módulo de Seguimiento de Indicadores en el SINAPSIS\".\n\nSe realizaron 4 reportes de los indicadores del MVCT con corte a septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2017.\n\nTambién se realizó un informe de retroalimentación de los indicadores del MVCT con corte a septiembre de 2017 en formato Word. \n\n31/07/18: se implementó el módulo de indicadores a partir del mes de octubre de 2017 en el aplicativo SINAPSIS. A la fecha se cuenta con las hojas de vida de los indicadores para cada uno de los procesos de SIG, lo que permitirá hacer su medición y presentarla en la Revisión por la Dirección. \n\n18/12/2018 Se realizaron informes mensuales de indicadores en el monitoreo se evidenció la  Matriz con informe de indicadores de enero a noviembre de 2018. \n28/02/2019 se realizaron los informes mensuales de enero a diciembre de 2018. Se informa a las dependencia que la medición para la vigencia 2019 se continuará realizando mensualmente pero en el momento se está revisando la herramienta en la que se van a generar los informes y se va a solicita la información.","ABIERTA","2018-07-31",null,"Se presentan listas de asistencia de las siguientes fechas: 22/05/2017 Gestión de Talento Humano, Procesos Disciplinarios, Gestión de Contratación, Grupo de Recursos Físicos. 23/05/17: Conceptos Jurídicos, Procesos Judiciales y acciones constitucionales; Saneamientos de Activos de los extintos ICT-INURBE. 24/05/17: Gestión Documenta, Seguimiento y control a la ejecución de recurso financiero. 25/05/17: Gestión de proyectos de tecnologías de la información. 26/05/17: gestión de comunicaciones internas y externas, Gestión d e proyectos de tecnologías de la información. Titulación y saneamiento predial, Gestión de soporte y apoyo informático. 30/05/2017: gestión de proyectos, promoción y acompañamiento (Vivienda), Gestión de proyectos gestión y acompañamiento (DEUT), gestión de proyectos promoción y acompañamiento (Agua). 31/05/17 gestión del subsidio. 01/06/17: Atención al usuario y atención legislativa, planeación estratégica y gestión de recursos financieros. 06/06/17: evaluación acompañamiento y asesoría del Sistema de Control Interno.  08/06/17: capacitación hoja de vida del indicador.","Cumplida","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO","CERRADA","11/10/2017\n\n10/10/2018","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentas así:\n1, El 17 de mayo de 2017 se presentó y socializó  a los facilitadores de los procesos la Metodología de Indicadores y el nuevo módulo en el aplicativo SINAPSIS para el reporte y seguimiento de los mismos. ","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que la metodología de indicadores fue socializada a los facilitadores de los procesos del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"\nMesas de trabajo con cada uno de los responsables de procesos para definir los indicadores\n",null,"2017-05-20","2017-06-21","Maria Angela Petit- Profesional Especializado OA",null,null,null,null,"2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","07/06/17: seguimiento y control a la ejecución de recurso financiero. 09/06/17: Procesos Judiciales y acciones constitucionales, gestión de recursos físicos. 13/06/17: grupo de gestión soporte y apoyo informático, grupo de gestión de proyectos de tecnologías de la información. 21/06/17: grupo de Atención al Usuario y Archivo","Cumplida","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO","CERRADA","11/10/2017\n\n10/10/2018","2, Se realizaron las 21 mesas de trabajo correspondientes a todos los procesos del SIG,  a la fecha se recibió la información de los 21 procesos.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que se realizaron mesas de trabajo con los 21 procesos del MVCT y se definieron los indicadores los cuales son reportados de acuerdo a su periodicidad a la OAP.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"\nCargue de las Hojas de Vida y datos de los indicadores",null,"2017-07-01","2017-08-30","Maria Angela Petit- Profesional Especializado OA",null,null,null,null,"2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","3, Se evidenció en el SINAPSIS la información correspondiente al cargue de las hojas de vida de indicadores  de cada una de las dependencias.","Cumplida","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO","CERRADA","11/10/2017\n\n10/10/2018","\n3, Se realizó el cargue de las hojas de vida de indicadores y se realizó el cargue de la información de los indicadores de cada una de las dependencias.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que en el aplicativo sinapsis se encuentra el cargue de las hojas de vida de los indicadores, en donde los procesos pueden realizar los reportes.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null," \nSeguimiento de los indicadores y su análisis a través del aplicativo diseñado por el MVCT",null,"2017-09-15","2017-12-30","Maria Angela Petit- Profesional Especializado OA",null,null,null,null,"31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","En correo del 7 de mayo de 2018 se adjunta las siguientes evidencias: \n1) informe de retroalimentación de indicadores con corte a Sept 2017\n2) Informe de Indicadores con corte a Sept 2017\n3) Informe de Indicadores con corte a Oct 2017\n4) Informe de indicadores con corte a Nov 2017\n5) Informe de Indicadores con corte a Dic 2017\n6) Informe de indicadores consolidado con corte a Dci 2017\n\nSe evidencia el informe mensual de indicadores desde enero a noviembre de 2018\n\n16/01/2019. Se presenta el Informe Mensual de Indicadores MVCT Vigencia 2018 con corte a noviembre 2018, con su respectivo análisis cualitativo.","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018\n\n18/03/2019","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentas así:\nActividad 4. Reporte de Indicadores:\nMes de Septiembre: 21 Indicadores\nMes de Octubre: 21 Indicadores\nMes de Noviembre: 21 Indicadores\nMes de Diciembre: 21 Indicadores\nSe observa Informe de Retroalimentación de Indicadores con corte a 30/09/2017 por profesional especializado de la Oficina Asesora de Planeación. En este se llevó a cabo el análisis de los 81 indicadores de los cuales 42 pertenecen a los procesos misionales, 25 a los procesos de apoyo, 13 a los procesos estratégicos y 1 al proceso de evaluación.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten la continuidad de la gestión durante la vigencia 2018.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia archivo Excel \"Indicadores MVCT Vigencia 2018 Enero a Diciembre de 2018\", mediante el cual se presenta el seguimiento cuantitativo y cualitativo de los indicadores del MVCT.","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que los seguimientos a los indicadores del MVCT se realizan de acuerdo a la metodología establecida por la OAP. ","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[2,"Resultados de la revisión por la Dirección.","Socializar estructura y enfoque del FURAG2  como estrategia preventiva para su diligenciamiento","NA","AP",null,"Se requiere socializar la estructura del FURAG 2 con  el fin de garantizar el correcto diligenciamiento de los avances de la gestión de la entidad teniendo en cuenta el enfoque de procesos del SIG del MVCT. Esto en virtud del cambio proyectado por el DAFP del Modelo Integrado de Planeación y Gestión versión 2. \n","Socializar el FURAG 2 dando cumplimiento al las directrices del Departamento de la Función Pública"," - Definir estrategia interna para la socialización del FURAG 2.",null,"2017-09-12","2017-09-15","Isidro Bastidas- Profesional Especializado y Grupo de Seguimiento a Planes de Acción","30/09/2017\n31/01/2018\n31/07/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se realizó reunión interna y se definió la propuesta para presentarla al grupo de Comunicaciones, quienes trabajaran en la campaña y se espera que durante la primera quincena de octubre sea lanzada en el Ministerio\n\n31/07/2018:  El 14 de septiembre de 2017 se realizó reunión con funcionarios y contratistas del Grupo de Comunicaciones Estratégicas – GCE y la Oficina Asesora de Planeación – OAP para definir el tipo de campaña a realizar y los contenidos mínimos.\n\n \n\nCon base en los acuerdos de esta reunión, el 18 de septiembre la OAP hizo una propuesta de contenidos de la campaña y se la envió al GCE para que se haga una propuesta de las piezas publicitarias que se usarían para la campaña, este proceso contó ajustes y retroalimentación entre las 2 dependencias entre el 19 de septiembre y el 6 de octubre.\n\n \n\nLa campaña se realizó entre el 9 y el  13 de octubre de 2017.\n\n \n\nFrente a la tarea “Seguimiento a los responsables durante el diligenciamiento del FURAG 2”, el 25 de octubre de 2017 la OAP solicitó a todas las dependencias diligenciar una matriz en Excel con las respuestas que se presentarían en el sistema FURAG 2. La información fue enviada por las dependencias y revisada por funcionarios de la OAP entre el 2 y el 16 de noviembre de 2017. Una vez depurada, la información fue cargada en el sistema FURAG 2 entre el 16 y el 17 de noviembre de 2017.","CERRADA","2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","El 14 de septiembre de 2017 se realizó reunión con funcionarios y contratistas del Grupo de Comunicaciones Estratégicas – GCE y la Oficina Asesora de Planeación – OAP para definir la estrategia interna para socialización del FURAG. En esta reunión se definió realizar una campaña de expectativa con base en una historieta en la que dos personas interactúan con preguntas y respuestas sobre diferentes aspectos de FURAG. En esta reunión se avanzó en la definición de la campaña de expectativa acordando los medios físicos y virtuales que se usarían, quedando pendiente la definición de contenidos por parte de la OAP.","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","1,  Se definió la estrategia interna para la socialización del FURAG 2, (protectores de pantalla y afiches).\n","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que se definió y cumplió la estrategia de socialización para FURAG en la vigencia 2017","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Reunión con el Grupo de Comunicaciones para definir campaña de expectativa para socializar el FURAG.",null,"2017-09-18","2017-10-06","Isidro Bastidas- Profesional Especializado y Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,null,"2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","No fue necesaria una reunión presencial para definir los contenidos y piezas publicitarias de la campaña de expectativa porque ya se habían concertado en la reunión del 14 de septiembre. La concertación de los diferentes aspectos de la campaña se hizo por medio de correo electrónico. El  18 de septiembre la OAP hizo una propuesta de contenidos de la campaña y se la envió al GCE para que se haga una propuesta de las piezas publicitarias que se usarían para la campaña, este proceso contó con ajustes y retroalimentación entre las 2 dependencias entre el 19 de septiembre y el 6 de octubre.","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","2, Se realizó la reunión con el Grupo de Comunicaciones donde se definió la campaña de expectativa para socializar el FURAG. (protectores de pantalla y afiches).\n","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que se definió y cumplió la estrategia de socialización para FURAG en la vigencia 2017","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"\n-Realizar la campaña de socialización del FURAG para promover su apropiación",null,"2017-10-09","2017-10-13","Isidro Bastidas- Profesional Especializado y Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,null,"2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","A partir del 9 de octubre se realizó la campaña de expectativa por medio de redes sociales, fondo de pantalla en los computadores de los funcionarios del ministerio, boletín  de noticias, afiches en las sedes del Ministerio ","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","3, Se realizó la campaña de socialización del FURAG para promover su apropiación desde el 09/10/2017.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que se definió y cumplió la estrategia de socialización para FURAG en la vigencia 2017","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,".\n- Seguimiento a los responsables durante el diligenciamiento del FURAG 2.",null,"2017-10-25","2017-11-17","Isidro Bastidas- Profesional Especializado y Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,null,"2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","El 25 de octubre de 2017 la OAP solicitó a todas las dependencias diligenciar una matriz en Excel con las respuestas que se presentarían en el sistema FURAG 2. La información fue enviada por las dependencias y revisada por funcionarios de la OAP entre el 2 y el 16 de noviembre de 2017. Una vez depurada, la información fue cargada en el sistema FURAG 2 entre el 16 y el 17 de noviembre de 2017.","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentas así:\n\n4. El seguimiento a los responsables durante el diligenciamiento del FURAG 2 se desarrolló así:\n- Correo de solicitud de una matriz para que las dependencias responsables den respuesta a las diferentes preguntas del FURAG II.\n-El día 16/11/2017se hizo el diligenciamiento del reporte FURAG II. \n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que ser MVCT dio cumplimiento en las fechas establecidas por función publica para el cargue en línea de FURAG2","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[3,"Medición y seguimiento de proceso. ","Ajustar el aplicativo SINAPSIS para que genere reportes del PAI y el PEI por objetivos institucionales  y por procesos que sirvan de insumo  para la revisión por la Alta Dirección y toma de decisiones.","NA","AP",null,"La  herramienta informática  no genera un reporte de seguimiento de los planes estratégicos a nivel de objetivos y procesos. \n\nEl trabajo de consolidar la información es manual ","Contar con un herramienta informática para que el reporte de la información de los funcionarios y contratistas del Ministerio sea útil y práctica"," -  Diseñar el reporte del PAI y el PEI por objetivos institucionales y procesos que se generará por el Sinapsis. ",null,"2017-09-12","2017-09-15","Gonzalo Jiménez\nCoordinador Grupo de Seguimiento a Planes de Acción","30/09/2017\n31/07/2018\n18/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se trabaja en la parametrización de la herramienta\n\nDe acuerdo a reunión sostenida el 18 de Julio de 2018 con el contratista de la Oficina TIC Hernando Olaya, encargado de la administración del SINAPSIS, se informó a esta dependencia que se habilitó el reporte general de indicadores que se puede filtrar por proceso y objetivos. Este reporte solo puede ser generado por los profesionales de la OAP que están habilitados en la herramienta para tal fin. \n\n18/12/2018  El aplicativo Sinapsis se parametrizó para generar el reporte por Objetivos y por Procesos.\n25/02/2019 Se diseño y parametrizo  el reporte por Objetivos y Procesos. Se adjunta reporte como evidencia\nSe entrega medición de Objetivos y Procesos con corte a diciembre de 2018. Para la vigencia 2019 se tomó la decisión de no continuar con la herramienta SINAPSIS, dado que el contrato se finalizó, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación diseñó una nueva herramienta para el reporte de los indicadores, la cual se encuentra operando correctamente.\n","CERRADA","31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se presenta el reporte generado por el aplicativo sinapsis en el cual se puede medir a partir de los indicadores los objetivos y los procesos.  Se evidencia con el reporte generado a 31/05/18\n\n\n16/01/2019.  Se evidencia mediante el Reporte SINAPSIS objetivos y procesos con corte a noviembre 2018. \n\n25/01/2019: Se da cierre por cuanto el  aplicativo SINAPSIS dejo de ser la herramienta de seguimiento al plan de acción y al plan estratégico.","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","31/05/2018\n\n18/03/2019","Se pudo evidenciar correo electrónico desde la OAP el 27 de septiembre de 2017, en el cual se adjunta la plantilla con los campos requeridos para ajuste del aplicativo SINAPSIS.\n\n18/03/2019: Se evidencia PDF \"Listas de asistencia capacitaciones SINAPSIS e Indicadores 2018\" y Excel \"Reporte SINAPSIS objetivos y procesos\".","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que los reportes del PEI y PAI se generan oportunamente de acuerdo con la metodología actual del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"\n- Parametrizar la herramienta de acuerdo con el reporte diseñado. ",null,"2017-09-18","2017-10-06","Gonzalo Jiménez\nCoordinador Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,"CERRADA","31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","La parametrización de la herramienta se evidencia con el reporte que arroja la herramienta sinapsis. Se evidencia con el reporte generado a 31/05/18\n \n16/01/2019.  Se presenta el Reporte SINAPSIS objetivos y procesos con corte a noviembre de 2018.\n25/01/2019 Sea presenta reporte de SINAPSIS por objetivos y procesos con corte a noviembre de 2018. El aplicativo ya no está funcionando para sacar este reporte a diciembre. En la vigencia 2019  se realizara través de otra herramienta en Excel para realizar el  respectivo seguimiento .","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","2018-10-10","Se observa pantallazo de la herramienta en la cual se visualiza dentro del cuadro del diálogo listados y consultas en la opción 20 reporte PES Y PEI y en la opción 21 Informe Plan de Acción Avance a fecha de corte.\n\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"\n- Socializar la herramienta informática y capacitar a los generadores de la información",null,"2017-10-09","2017-10-13","Gonzalo Jiménez\nCoordinador Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,"CERRADA","31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se informa que se realizó las capacitaciones del módulo de indicadores SINAPSIS, se presentan listas de asistencia para las siguientes fechas: 22/02/18: GAUA 8/03/18: Grupo de Soporte Técnico. 3/04/18: Grupo Talento Humano. 4/4/18: Oficina Control Interno. 5/04/18: Saneamiento Activos ICT-INURBE.  6/04/18: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Contratos 23/04/18: Oficina TIC. 31/05/18: Dirección de Desarrollo Sectorial. \nSe adjunta lista de asistencia de capacitación a 2 usuarios que solicitaron la capacitación por demanda\n\n16/01/2019.  Se presenta lista de asistentes a Capacitación módulo indicadores SINAPASIS realizada a GAUA.\n25/02/2019  Se presentan las lista de asistencia a capacitación módulo de indicadores realizada a GAUA.\nEn la vigencia 2019  se realizara través de otra herramienta en Excel para realizar el  respectivo seguimiento .","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","2018-10-10","Se observan listados de asistencia cuyo tema es la Capacitación en el módulo de indicadores en el aplicativo SINAPSIS dentro de las siguientes fechas: 06/09/2018 a 10/10/2018 y 22/02/2018 a 23/04/2018.\n\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"  - Generar el reporte.",null,"2017-10-25","2017-11-17","Gonzalo Jiménez\nCoordinador Grupo de Seguimiento a Planes de Acción",null,null,null,"CERRADA","31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se evidencia con el reporte generado a 31/05/18\n\n16/01/2019. Se adjunta reporte avance de indicadores generado a noviembre 30 de 2018.\nEn la vigencia 2019  se realizara través de otra herramienta en Excel para realizar el  respectivo seguimiento .","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","2019-03-13","13/03/2019: Se evidencia archivo Excel \"Indicadores MVCT Vigencia 2018 Enero a Diciembre de 2018\", mediante el cual se presenta el seguimiento cuantitativo y cualitativo de los indicadores del MVCT."]
[4,"Medición y seguimiento de proceso. ","Posible desarticulación de los instrumentos de planeación y presupuesto de Banca Multilateral","NA","AP",null,"No existe una metodología para revisión previa por parte de la OAP de la información financiera antes de emitir el informe a DNP \n\nNo existe una metodología que permita hacer seguimiento a la ejecución Técnica y financiera de los programas financiados por la banca multilateral ","Lograr la articulación de los elementos de planeación y el presupuesto de la Banca Multilateral","1. Implementar controles para  verificar que los recursos solicitados en la programación presupuestal  estén asociados a productos de proyectos futuros ",null,"2017-02-01","2018-06-30","Julio Pinillos / Coordinador CGGRP\n","30/09/2017\n31/01/2018\n31/07/2018\n25/09/2018\n18/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","La revisión documental del proceso en la que se definirán controles para definir metodología de revisión previa por parte de la OAP de la información financiera antes de emitir el informe a DNP  y la definición de la  estrategia que permita realizar seguimiento  a la ejecución Técnica y financiera de los programas financiados por la banca multilateral , se llevarán a cabo durante el segundo semestre de la vigencia.\n\n\nNota 31/01/2018 Se amplia el plazo debido a que no se han realizado las actividades debido a las dinámicas institucionales de la entidad, se propone fecha 30/06/2018 \n\n31/07/18: Los formatos de programación presupuestal permiten identificar los proyectos a ser financiados con los recursos de presupuesto y específicamente los financiados por la banca multilateral. Igualmente, se está definiendo una guía que permita visualizar las actividades que se deben desarrollar desde la negociación ejecución y cierre de los programas de crédito, esta guía se encuentra en proceso de revisión para su publicación e inclusión en el SIG, lo cual se llevará a cabo antes del 31/08/18, \n\n25/09/2018  Se elaboró la Guía denominada \"Negociación , contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral., esta se encuentra en el link: \n\n18/12/2018 Los controles para verificar que los recursos solicitados en la programación presupuestal están asociados a productos de proyectos se continúan utilizado en los formatos de programación y ejecución presupuestal PG-F-09 y PG-F-10.\nSe adjunta la guía \"\"Negociación , contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\"\nSe adjuntan los informes remitidos al DNP.\n\n25/02/2019  Los proyectos financiados con recursos de la Banca Multilateral, se han formulado de tal manera que dentro de la ficha BPIN, se han definido actividades especificas que las identifican de las demás actividades de la ficha.  Como la ficha BPIN cuenta con la revisión de las direcciones técnicas del DNP, se garantiza que el gasto amparado dentro de los proyectos, cumple con la nacionalidad del proyecto, mitigando el riesgo de desarticulación prevista  de la oportunidad de mejora.  Se adjuntan las fichas BPIN registradas en el SUIFP.\n\nCon la comunicación 2018IE0007958  del 12 de julio de 2018. el Coordinador del Grupo de Gestión de Recursos y Presupuesto solicitó la eliminación del proceso PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la baca multilateral, los cuales fueron autorizados con  la comunicación 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  Se adjuntan las comunicaciones enunciadas.\n Se adjunta la guía \" \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\".","CERRADA","31/07/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se constató que  en los formatos de programación presupuestal  PG-F-09 y PG-F-10 se incluyen la información relacionada con los recursos correspondientes a banca multilateral\n\n16/01/2019.  Se presenta informes de seguimiento del DNP de los meses diciembre de 2017,  marzo de 2018, junio de 2018 y septiembre de 2018. Y se evidencia la PEG-G-02 \"Guía Negociación , contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\".","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018\n\n18/03/2019","No se han adelantado acciones desde el mes de octubre de 2017.\nEl proceso solicitó ampliación del plazo para finalización de las actividades propuestas a 30/06/2018, lo cual fue aprobado por la Administración del SIG.\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n10/10/2018: la evidencia aportada no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: La desarticulación de los proyectos financiados por la Banca Multilateral, queda superado por cuanto, dentro de las fichas BPIN, los programas financiados por estos recursos cuentan con actividades y productos específicos, los cuales son validados por la Oficina Asesora de Planeación y por las direcciones técnicas del DNP, quienes son los que viabilizan el proyectos y lo registran en el SUIF, que es el aval para garantizar su ejecución.","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que se evidencia la articulación de los elementos de planeación y el presupuesto de la Banca Multilateral.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Definir y documentar una estrategia que permita realizar seguimiento  a la ejecución Técnica y financiera de los programas financiados por la banca multilateral ",null,"2017-04-01","30/06/2018\n31/08/2018","Julio Pinillos / Coordinador CGGRP\n",null,null,null,"CERRADA","31/07/2018\n25/09/2018","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","Se hace revisión de la solicitud realizada pro el área y se acepta el cambio de la fecha de cierre de la actividad 2 del ítem 4. \n\n25/09/2018 en la Guía Negociación , contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral PEG-G-02 del 30/08/2018, En el numeral 4 \"SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA EJECUCION\"  Actividad 4.3   se definió \"Cada trimestre deben enviar  a la Oficina Asesora de Planeación los informes de ejecución que se renten al Departamento Nacional de Planeación y semestralmente, copia de los informes de gestión a la entidad prestamista.\n","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","No se han adelantado acciones desde el mes de octubre de 2017.\nEl proceso solicitó ampliación del plazo para finalización de las actividades propuestas a 30/06/2018, lo cual fue aprobado por la Administración del SIG.\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n10/10/2018: Se evidencia la  Guía Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral PEG-G-02 del 30/08/2018, En el numeral 4 \"SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA EJECUCION\"  Actividad 4.3   se definió \"Cada trimestre deben enviar  a la Oficina Asesora de Planeación los informes de ejecución que se remiten al Departamento Nacional de Planeación y semestralmente, copia de los informes de gestión a la entidad prestamista."]
[5,"Medición y seguimiento de proceso. ","Revisar y de ser necesario ajustar los indicadores del proceso","NA","AM",null,"Se debe definir herramientas de medición que permitan controlar la gestión del proceso","Controlar la gestión del proceso","1. Revisar la hoja de vida  del indicador actual e incluir nuevos indicadores orientados al cumplimiento del objetivo del proceso ",null,"2018-03-01","2018-05-30","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nJulio Pinillos / Coordinador CGGRP\nAndrea Moya / Coordinadora GGSPI","07/05/2018\n30/06/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se definió un nuevo indicador: Gestionar e implementar las acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio \n\n30/06/18: Se actualizó el indicador de Seguimiento a compromisos presupuestales, dado que el planteamiento de la versión del indicador anterior hacia referencia a la ejecución presupuestal por obligaciones y por decisiones de Min Hacienda respecto a la asignación del PAC no es posible continuar con el indicador inicialmente planteado. \n\nIgualmente,  el indicador: Gestionar e implementar las acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio, hace parte del Plan Estratégico Institucional y fue aprobado por el Comité Sectorial e Institucional de Gestión y Desempeño. Su meta de cumplimiento es del 90% y esta orientado al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC. Por último, estos indicadores se encuentran incluidos en el SINAPSIS.\n\n18/03/2019: Los 6 indicadores establecidos para el proceso de Planeación dieron un resultado superior al 90%, por lo tanto cumplieron la meta establecida para la vigencia 20188","CERRADA","2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP","Se evidencia la publicación de la hoja de vida del indicador : Gestionar e implementar las acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio . Se evidencia en Acta No 1 de 23 de enero de 2018 de Comité Sectorial de Gestión y Desempeño la inclusión del indicador en el PES. \n\nSe evidencia que mediante acta No 3 de 16 de Junio de 2018, el comité sectorial de gestión y desempeño aprueba el cambio de la formula del indicador: Seguimiento de ejecución presupuestal.  ","Cumplida","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","Se observa en el Informe de Indicadores del Plan de Acción Institucional- PAI, con corte a Abril de 2018 en el numeral 4.3 Oficina Asesora de Planeación, el análisis del Indicador: Gestionar e Implementar acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio, con meta 90 para la vigencia 2018 y menciona ejecución de las actividades desde el mes de Mayo.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que en el aplicativo sinapsis se encuentra el cargue de las hojas de vida de los indicadores, en donde el proceso realiza los reportes mensualmente.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Incluir hojas de vida de indicadores del proceso en SINAPSIS",null,"2018-06-05","2018-06-12","Maria Angela Petit- Profesional Especializado OAP",null,null,null,"CERRADA","2018-07-31","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se evidencia en el sinapsis la inclusión del  indicador: Gestionar e implementar las acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio, y el cambio de la fórmula del indicador Seguimiento Ejecución Presupuestal. \n\n16/01/2019: Se evidencia el cumplimiento de las metas establecidas para los 6 indicadores para la vigencia 2018.","Cumplida","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018","Se validaron los indicadores que aparecen en el Informe de Indicadores del Plan de Acción Institucional- PAI, con corte a Abril de 2018 en el numeral 4.3 Oficina Asesora de Planeación frente a los indicadores publicados en la página web dentro de los archivos relacionados a documentación SIG - Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, y se encontraron las siguientes diferencias:\nPublicados en la web:\na) Hoja de vida del indicador: SG-F-06 Hoja de vida del Indicador-Planeación E y GRF-1. \nNombre de Indicador: Proyectos formulados.\nb) Hoja de vida del indicador: SG-F-06 Hoja de vida del Indicador-Planeación E y GRF-2\nNombre de Indicador: Sin Nombre- Relacionado con la presentación de anteproyectos de presupuestos.\nc) Hoja de vida del indicador: SG-F-06 Hoja de vida del Indicador-planeación E y GRF-3\nNombre de Indicador: Resultados FURAG \nd) Hoja de vida del indicador: SG-F-06 Hoja de vida del indicador-planeación E y GRF-4\nNombre de Indicador:  Índice de Transparencia Nacional (ITN)\nRelacionados en Informe:\nNombre de Indicador: Seguimiento a la ejecución presupuestal\nNombre de Indicador: Seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión\nNombre de Indicador: Gestionar e Implementar acciones y herramientas tendientes a mejorar la relación del ciudadano con el Ministerio.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.","SI","Se establece eficacia de la acción teniendo en cuenta que en el aplicativo sinapsis se encuentra el cargue de las hojas de vida de los indicadores, en donde el proceso realiza los reportes mensualmente.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[6,"Medición y seguimiento de proceso. ","Ajustar la documentación del proceso: - Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral, \n- Procedimiento Seguimiento al SGR","NA","AM",null,"1. Porque se debe enmarcar las actividades de Banca Multilateral de acuerdo a lo establecido en el decreto 3571 de 2011  2.  Es necesario actualizar el procedimiento Seguimiento al SGR de acuerdo a la normatividad vigente.","Dar cumplimiento a la normatividad vigente y responder a la dinámica del proceso"," Actualizar y socializar los siguientes procedimientos:\n\n- Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral, \n- Procedimiento Seguimiento al SGR.    ",null,"2018-03-01","30/05/2018\n30/06/2018\n31/08/2018","\nJulio Pinillos / Coordinador CGGRP\nAndrea Moya / Coordinadora GGSPI","25/02/2019\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","\n25/02/2019.  Con la comunicación 2018IE0007958  del 12 de julio de 2018. el Coordinador del Grupo de Gestión de Recursos y Presupuesto solicitó la eliminación del proceso PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la baca multilateral, los cuales fueron autorizados con  la comunicación 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  Se adjuntan las comunicaciones enunciadas.  De igual manera, con la comunicación 2018IE0004150 del 18 de marzo de 2019 se solicitó  una modificación del procedimiento PEF-P-10 \"Seguimiento al Sistema General de Regalías\".\n\n30/09/2019.  Con correo electrónico del 30 de septiembre de 2019, nos permitimos socializar con los funcionarios y contratistas de la Oficina Asesora de Planeación los siguientes procedimientos y guía del proceso Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros de la Oficina Asesora de Planeación.\n\n•\tPEF-P-08 Programación Presupuestal (Anualidad) 10.0.pdf Procedimientos PEF-P-08 Programación Presupuestal (Anualidad) 10.0 \n•\tPEF-P-09 Acompañamiento en la formulación reformulación actualización y seg de proyectos de inv. 2.0.pdf Procedimientos PEF-P-09 Acompañamiento en la formulación reformulación actualización y seg de proyectos de inv. 2.0 \n•\tPEF-P-10 Gestión y Seguimiento a Proyectos del SGR 2.0.pdf Procedimientos PEF-P-10 Gestión y Seguimiento a Proyectos del SGR 2.0 \n•\tPEF-P-11 Trámites presupuestales 8.0.pdf Procedimientos PEF-P-11 Trámites presupuestales 8.0\n•\tPEF-G-02 Guía Negociación Cont. y Ejecución de Operaciones de Crédito Público con la Banca Multilateral 2.0\n\n10/03/2020: Se adjunta correo electrónico del 30/09/2020 por el cual se realizó la socialización a los integrantes de la OAP de los procedimientos.","CERRADA","16/1/2019\n24/01/2020","Amelia Navarro\n\nDiana Corredor","\n16/01/2019. Se evidencia mediante  la guía. \"PEG-G-02 Guía Negociación Cont. y Ejecución de Operaciones de Crédito Público con la Banca Multilateral\" que se encuentra revisada, aprobada y  publicada en el SIG con versión 1.0 del 30 de agosto de 2018, la cual reemplazó al procedimiento \"Gestión, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral.  Asimismo, se presentan los siguiente documentos:\n- PEF-P-10 \"Gestión y Seguimiento a Proyectos del SGR \"  \n- PEF-P-09 \"Acompañamiento en la formulación reformulación actualización y ser de proyectos de inv.\"\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 30 de septiembre de 2019 con el asunto Socialización procedimiento y guias planeación estrategica y gestión de recursos financieros para socializar •\tPEF-P-08 Programación Presupuestal (Anualidad) 10.0.pdf Procedimientos PEF-P-08 Programación Presupuestal (Anualidad) 10.0 \n\n•\tPEF-P-09 Acompañamiento en la formulación reformulación actualización y seg de proyectos de inv 2.0.pdf Procedimientos PEF-P-09 Acompañamiento en la formulación reformulación actualización y seg de proyectos de inv 2.0 \n\n•\tPEF-P-10 Gestión y Seguimiento a Proyectos del SGR 2.0.pdf Procedimientos PEF-P-10 Gestión y Seguimiento a Proyectos del SGR 2.0 \n\n•\tPEF-P-11 Trámites presupuestales 8.0.pdf Procedimientos PEF-P-11 Trámites presupuestales 8.0\n\n•\tPEF-G-02 Guía Negociación Cont y Ejecución de Operaciones de Crédito Público con la Banca Multilateral 2.0\n\n","CUMPLIDA","YERILY CASTILLO CHITIVA\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","31/05/2018\n\n10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","No se han adelantado acciones por parte del proceso frente a las actividades propuestas.\nEl proceso solicitó ampliación del plazo para finalización de la actividad propuesta a 30/06/2018, lo cual fue aprobado por la Administración del SIG. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia solicitud de eliminación con radicado  2018IE0007958 del 12 de julio de 2018, donde se solicita la eliminación del procedimiento PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la banca multilateral, los cuales fueron autorizados con el concepto técnico bajo el radicado 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  \nDe igual manera, con solicitud de modificación con radicado 2018IE0004150 del 18 de marzo de 2019, se solicitó la modificación del procedimiento PEF-P-10 \"Seguimiento al Sistema General de Regalías\".\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar la eficacia de la actividad planificada, toda vez que no se puede evidenciar la socialización de los documentos actualizados; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/08/2018.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del correo electrónico de fecha 30/09/2019 con asunto \"Socialización procedimientos y guías Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\", en el cual se observa el envío de los procedimientos que fueron actualizados en el SIG: PEF-P11 Trámites presupuestales; PEF-G-02 Guía de negociacion para créditos de Banca Multilateral; PEF-P-09 Acompañamiento en formulación, reformulación y actualización a proyectos de Inversión. PEF-P-08 Programación Presupuestal; PEF-P-10 Gestión y Seguimineto a Proyectos, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso.frente a la medición y seguimiento del mismo. Así mismo, se recomienda continuar con el levantamiento de acciones preventivas y de mejora referentes a la actualización de la documentación del proceso, conforme a las actividades inherentes del mismo. ","SI","Se establece eficacia a la acción teniendo en cuenta que el proceso no solo actualizó la documentación, sino que realizó la debida socialización de los procedimientos actualizados en el SIG, tal como se observa en el correo electrónico remitido..","RITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES"]
[7,"Auditorías Internas SIG.","DE Se observó que el MVCT cuenta con un documento de análisis de entorno denominado: “Acompañamiento al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio (MVCT) en el proceso de revisión de su plan estratégico”, propuesta de ajuste al planteamiento estratégico del MVCT versión final, bajo la metodología diseñada para el efecto la cual se puede observar publicada en la página web en el link http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Documento%20Soporte%20Planteamiento%20Estratégico%20MVCT.pdf que evidencia la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas, dicho documento es de fecha Diciembre de 2016. Sin embargo, el numeral determina que debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones internas y externas, se observa que ha pasado más de un año, y para el momento de la auditoria no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión; el auditado muestra un proyecto de actualización del contexto interno (faltando el análisis del contexto externo) para la vigencia 2018, que no se ha formalizado, aprobado, socializado en el MVCT. ","NA","AC","LLUVIA DE IDEAS","No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno","Contar un análisis del entorno que permita identificar los aspectos internos y externos que puedan afectar la operación del sistema","Incluir en el procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan Estratégico Sectorial y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0, la periodicidad con la cual se debe realizar un análisis de actualización del entorno",null,"2018-06-12","2018-07-31","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n18/12/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se incluyó en el procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018, en su política de operación 2,   la periodicidad con la cual se debe actualizar el análisis del entorno. El procedimiento está publicado. \n(Ver procedimiento publicado)\nSe adjunta el procedimiento donde se encuentra establecida la periodicidad de la actualización del análisis del entorno.\n\n28/02/2019 El documento del análisis del entorno de la vigencia 2017 está publicado en la pagina Web del Ministerio. El documento del análisis del entorno de la vigencia 2018 ya se realizó pero esta en revisión en la Oficina Asesora de Planeación y no se ha aprobado, se llevará a aprobación en el próximo Comité.\n\n14/06/2019 El documento análisis del entorno de la vigencia 2019 está publicado en la Página Web del Ministerio en el siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202019%203.0.pdf \nEl documento fue aprobado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.\nEl documento fue socializado el 06/06/2018 mediante el correo electrónico masivo remitido a todos los funcionarios con el asunto: Novedades documentales SIG Mayo de 2019.\n\n30/09/2019  En el procedimiento PEF-P-03 \"Procedimiento para la formulación y seguimiento del plan estratégico sectorial - PES y del plan estratégico institucional PEI NUMERAL 5 \"POLITICAS DE OPERACION\" Ya se definido que el análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identifica si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector  y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina  que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizara el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial - PES y el Plan Estratégico Institucional PEI\n\nPor lo anterior, esta acción ya esta cumplida\n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","28/09/2018 Se incluyó en el procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018, en su política de operación 2,   la periodicidad con la cual se debe actualizar el análisis del entorno. El procedimiento está publicado. \n(Ver procedimiento publicado).\n\n16/01/2019. Se verifica en las políticas de operación del procedimiento PEG-P-03 \"PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN Y\nSEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO\n\nSECTORIAL –PES- Y DEL PLAN\nESTRATEGICO INSTITUCIONAL –PEI\", donde esta establecida  la periodicidad de la actualización del análisis del entorno. \n\n23/07/2019: No hay evidencia para la acción de esta actividad por tanto no se puede realizar el respectivo seguimiento para verificar la oportunidad y la pertinencia de la misma se recomienda remitir el soporte ya que la fecha de finalización era de 31/07/2018.\n\n24/01/2020: Se evidencia procedimiento PEF-F-03 VERSIÓN 9.0 en la politica de operación \" El análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identificar si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizará el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial –PES- y el Plan Estratégico Institucional –PEI-.\" dando cumplimiento ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia cumplimiento de la actividad programada, relacionada con la actualización de los procedimientos Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018; sin embargo se requiere redefinir las actividades toda vez que en el MVCT no se cuenta con una metodología documentada para la revisión, seguimiento y actualización del contexto interno y externo. \n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso redefina la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso no aporta evidencias de las actualizaciones realizadas a los procedimientos durante la vigencia 2019, las mismas no se observan en el monitoreo.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que no se puede evidenciar la socialización de los documentos actualizados; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2018. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del procedimiento PEF-F-03 VERSIÓN 9.0 de fecha 31/01/2019, en el cual se observa que dentro de la politica de operación se establece la frecuencia y la metodología a seguir para la revisión del análisis de capacidades y entorno, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso. \nTeniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización del procedimiento respecto a la imagen institucional vigente y de las acciones realizadas para socializar e implementar este lineamiento con las partes que ejecutaban el mismo, toda vez que, el correo institucional de fecha 06/06/2019 corresponde a un correo masivo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualizar el documento análisis del entorno, aprobarlo y socializarlo.",null,"2018-07-01","2018-08-31","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n18/12/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03, fue aprobado el 25 de julio de 2018 y presentado en Revisión por la Dirección  del 25 de julio de 2018, punto 9, 10 y 11\nEl documento análisis del entorno está publicado en el pagina Web del Ministerio. Se adjunta el documento, se realizo socialización con los facilitadores de proceso en  los meses de junio y julio de 2018\n28/02/2019 El documento del análisis del entorno de la vigencia 2017 está publicado en la pagina Web del Ministerio. El documento del análisis del entorno de la vigencia 2018 ya se realizó pero esta en revisión en la Oficina Asesora de Planeación y no se ha aprobado, se llevará a aprobación en el próximo Comité.\n\n14/06/2019:  El documento contexto estratégico de la vigencia 2019, contiene en el capitulo seis (6°) en análisis del entorno (factores internos y externos) está publicado en la Página Web del Ministerio en el siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202019%203.0.pdf \n\nEl documento fue aprobado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.\n\nEl documento fue socializado el 06/06/2018 mediante el correo electrónico masivo remitido a todos los funcionarios con el asunto: Novedades documentales SIG Mayo de 2019.\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m., el cual se adjuntará a las respectivas evidencias.","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","El procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03, fue aprobado el 25 de julio de 2018 y presentado en Revisión por la Dirección  del 25 de julio de 2018, punto 9, 10 y 11\n\n16/01/2019. Se presenta el Análisis de Entorno MVCT  2017 y el PEF-L-01 Contexto Estratégico MVCT 2018, y se evidencia listado de asistencia de tema socialización análisis de entorno a los facilitadores.\n\n23/07/2019: Se evidencia documento \" Lineamiento contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio de fecha 03/05/2019, se evidencia la solicitud de actualización de documentación con radicado 2019IE0005394 del 09 de mayo de 2019 y el concepto de aprobación con radicado 2019IE0005397 del mismo 09 de mayo de 2019.\n\n24/01/2020:  Se evidencia correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, pagina 3 proceso: planeación estrategica y gestión de recursos financiero \" Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\" ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia el procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan estratégico sectorial y Plan estratégico institucional, así como el documento \"Contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio 2018\" y el documento \"Análisis de entorno al Ministerio de vivienda, ciudad y territorio 2017\". Sin embargo, no se observa la aprobación y socialización de los documentos.\n\n29/08/2019: Se evidencia documento (PDF) denominado \"LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO\" versión 3.0 del 03/05/2019, en el cual se observa la descripción de las partes interesadas (internas y externas). Asimismo, se evidencia la solicitud de actualización realizada con radicado 2019IE0005394 de fecha 09/05/2019 y aprobado por la OAP mediante concepto de radicado 2019IE0005397 y fecha 09/05/2019, sin embargo no se remite soporte de socialización.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión del  correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso. Teniendo en cuenta que este correo corresponde a una comunicación masiva, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas para socializar e implementar este lineamiento con las partes que ejecutaban el mismo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento."]
[8,"Auditorías Internas SIG.","No se observa la consulta del cupo fiscal antes de iniciar una operación de crédito con la Banca; requisito sin el cual sería improcedente adelantarlo. \nEn el punto 1.2 del procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral 7.0. no relaciona el rol asignado en la operación del SUIFP para el cargue y las eventuales modificaciones de proyectos que corresponden a la Oficina Asesora de Planeación. \nEn la etapa 5. Terminación del crédito, teniendo en cuenta la actividad 5.4 “Apoya el taller de cierre de la operación”, no es claro en el cierre técnico, administrativo, contable, financiero y legal de los créditos de Banca Multilateral cómo se almacena y custodia la información según las normas legales de la Banca o del MVCT y quien es responsable de dichas actividades. \n","NA","AC","LLUVIA DE IDEAS","Durante los últimos 4 años se han presentado cambios en los roles y responsabilidades de las áreas que hacen parte en la ejecución de los programas financiados por la banca multilateral.","Mejorar la calidad de la información respecto a las actividades que se adelantan dentro de la negociación, firma, ejecución y cierre de los contratos de crédito con la banca multilateral","Eliminar el procedimiento PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral\" y detallar las actividades  y responsables en una Guía, que hará parte del proceso en el SIG. ",null,"2018-07-01","2018-08-31","Julio Cesar Pinillos Patiño.  Profesional Especializado \nGrupo de Gestión de Recursos y Presupuesto","25/09/2018\n18/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral\" se eliminó y en su reemplazo se elaboró la guía PEF-G-02 denominado \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" el cual se socializo con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto.  Esta guía se reviso, se oficializó y se publicó.\n\n25/02/2019.  Con la comunicación 2018IE0007958  del 12 de julio de 2018. el Coordinador del Grupo de Gestión de Recursos y Presupuesto solicitó la eliminación del proceso PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la baca multilateral, los cuales fueron autorizados con  la comunicación 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  Se adjuntan las comunicaciones enunciadas.\n18/12/2018: Se adjunta la guía \" \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\".","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","El procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral\" se eliminó y en su reemplazo se elaboró la guía PEF-G-02 denominado \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" el cual se socializo con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto.  Esta guía se reviso, se oficializó y se publicó.\n\n\n16/01/2019. Se adjunta la guía: \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" que se encuentra revisada, aprobada y  publicada en el SIG con versión 1.0 del 30 de agosto de 2018, la cual reemplazó al procedimiento PEG-P-07 \"Gestión, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral. el cual fue eliminado","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019","10/10/2018: El proceso aporta de evidencia de cumplimiento la creación de la PEF-G-02 GUÍA: NEGOCIACIÓN, CONTRATACIÓN Y\nEJECUCIÓN DE OPERACIONES DE CRÉDITO\nPÚBLICO CON LA BANCA MULTILATERAL del 30/08/2018, sin embargo para determinar su cumplimiento es necesario aportar la solicitud de eliminación del  procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral con su respectiva justificación y la evidencia de la socialización de la guía con la Subdirección de finanzas y presupuesto.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia solicitud de eliminación con radicado  2018IE0007958 del 12 de julio de 2018, donde se solicita la eliminación del procedimiento PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la banca multilateral, los cuales fueron autorizados con el concepto técnico bajo el radicado 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  \n","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que la metodología se encuentra actualizada de acuerdo con las actividades inherentes al Presupuesto General de la Nación (OAP - FINANCIERA)","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[9,"Auditorías Internas SIG.","Se observa que el proceso no ha documentado de forma clara las partes interesadas pertinentes, y los requisitos asociados a estas, no se pudo evidenciar el seguimiento y revisión en la vigencia 2017 de la información sobre estas partes interesadas. DE","NA","AC","LLUVIA DE IDEAS","Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos de la norma de calidad ISO-9001-2015","Contar con un documento en el que se incluya las partes interesadas y sus requisitos.","Realizar el documento de contexto estratégico que incluya las partes interesadas y sus requisitos",null,"2018-05-01","2018-08-31","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO del 23 de agosto de 2018 con código PEF-L-01 esta publicado en el mapa de proceso en el siguiente link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202018.pdf, el documento en el Numeral 5.3 denominado IDENTIFICACION DE USUARIOS, BENEFICIARIOS Y GRUPOS DE INTERES \n\n14/06/2019 El documento del contexto 2019 tiene en el capitulo cinco (5°) la identificación de las partes interesadas y las necesidades.\n\n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n\n16/01/2019. Se presenta el documento Contexto estratégico MVCT, que se encuentra publicado en la página web. \n\n\n23/07/2019: Se evidencia documento \" Lineamiento contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio de fecha 03/05/2019, se evidencia la solicitud de actualización de documentación con radicado 2019IE0005394 del 09 de mayo de 2019 y el concepto de aprobación con radicado 2019IE0005397 del mismo 09 de mayo de 2019.\n","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n29/08/2019","Se evidencia la publicación del documento contexto estratégico del MVCT 2018 versión 2.0 del 23/08/2018, sin embargo, en el mismo no se puede determinar la inclusión  las partes interesadas pertinentes y los requisitos asociados a estas toda vez que en el control de cambios no se determinan.\nAsí mismo, el proceso no presenta evidencia de la presentación de los cambios a la Alta Dirección, lo anterior teniendo en cuenta el impacto que estos cambios puedan generar en el direccionamiento estratégico del MVCT.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada previa aprobación de la Alta Dirección, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n29/08/2019: Se evidencia documento (PDF) denominado \"LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO\" versión 3.0 del 03/05/2019, en el cual se observa la descripción de las partes interesadas (internas y externas). Asimismo, se evidencia la solicitud de actualización realizada con radicado 2019IE0005394 de fecha 09/05/2019 y aprobado por la OAP mediante concepto de radicado 2019IE0005397 y fecha 09/05/2019, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que esta acción se declaró \"CERRADA\" por parte de esta oficina en la evaluación realizada el 29/08/2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas para implementar el documento de contexto estratégico aprobado en la Entidad, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Socializar el contexto estratégico a la entidad\n",null,"2018-06-01","2018-08-31","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n18/12/2018  Se adjunta el contexto estratégico de la entidad\nSe adjunta el acta de revisión por la dirección, donde se socializó el contexto estratégico.\n25/02/2019  Se tiene el documento del Plan Estratégico del MVCT de la vigencia 2019, el cual se encuentra en revisión y será socializado en el próximo Comité para aprobación.\n\n14/06/2019 El documento del contexto 2019 tiene en el capitulo 5 la identificación de las partes interesadas y las necesidades.\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m. el cual se adjuntará a las respectivas evidencias.\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales, al envio del documento estrategico enviado el pasado 6 junio/2019 (se extrae el docuemtno adjunto del correo electronico de esa fecha)","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n\n16/01/2019. Se presenta el documento Contexto estratégico MVCT, que se encuentra publicado en la página web. Sin embargo no se presentan evidencia de la socialización.\n\n23/07/2019: No se evidencia la socialización del contexto estratégico, es importante aportar la evidencia de la actividad con el fin de dar cumplimiento a la misma. Adicional a ello la fecha estaba programada para el 2018 por lo cual no da cumplimiento en términos de oportunidad y pertinencia.\n\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, pagina 3 proceso: planeación estrategica y gestión de recursos financiero \" Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\" ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n","10/10/2018: No se evidencia la presentación de la modificación realizada al contexto estratégico en la revisión por la dirección del pasado 25/07/2018.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia el documento \"Contexto estratégico Ministerio de Vivienda, ciudad y territorio 2018\" con fecha de publicación 23/08/2018. Sin embargo, no se observa la aprobación y socialización de del documento.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que no se puede evidenciar la socialización del documento actualizado, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/08/2018.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión del correo electrónico masivo de fecha 06 de junio de 2019, con asunto: \"Novedades documentales mayo 2019\", en el cual se observa dentro de la pagina 3 que efectivamente el proceso Planeación estrategica y gestión de recursos financiero actualizó el documento \"Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\". Sin embargo, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la socialización e implementación de dicho contexto, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. "]
[10,"Auditorías Internas SIG.","El proceso no cuenta con evidencia que demuestre la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG. SM","NA","AC","LLUVIA DE IDEAS","Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios","Identificar y hacer seguimiento a los cambios que puede llegar a afectar la gestión del proceso","1. Capacitar la metodología de gestión del cambio",null,"2018-09-01","2018-12-31","Suly Samira Cerón  \nGonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","18/12/2018: Se adjuntan listas de asistencia a capacitación en gestión del cambio realizada el día 16 de noviembre de 2018.\n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Actividad no iniciada\n\n16/01/2019. Se adjunta lista de asistentes a Capacitación SIG, donde se socializó el Procedimiento Planificación y Gestión del Cambio y la presentación en diapositivas de la misma.\n","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2018: Se evidencia listas de asistencia de la capacitación realizada para socialización del procedimiento de gestión del cambio, realizada el día 16 de noviembre de 2018.\n\n29/08/2019: No se evidencia la redefinición de acciones por parte del proceso, toda vez que en la evaluación realizada por la OCI en el mes de marzo de 2019, se determinó que las actividades planificadas no eran eficaces para dar cierre a la no conformidad establecida en la auditoría interna del SIG realizada por el proceso, por lo anterior, la OCI reitera la recomendación realizada a fin de que el proceso subsane las observaciones realizadas en la auditoría realizada.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que las actividades planteadas para este ítem fueron declaradas no efectivas para eliminar la causa raíz en la evaluación realizada en el mes de marzo de 2018, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar \"(...) la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG\". De igual manera, se recomienda a la segunda línea de defensa fortalecer el seguimiento realizado a este ítem toda vez que no se observa registro en el último periodo reportado. ","NO","No se establece eficacia de la acción, toda vez que no se puede evidenciar el seguimiento a los cambios que puede llegar a afectar la gestión del proceso.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Implementar la metodología de Gestión del Cambio cuando aplique. ",null,"2018-10-01","2018-12-31","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","28/09/2018\n\n10/03/2020","Jefe Oficina Asesora de Planeación","28/02/2018. Se adjunta formato de planificación del cambio de MIPG, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).\n\n10/03/2020: Se realizaron los seguimientos semestrales al formato de planificación del cambio de MIPG en la vigencias 2017, 2018, 2019 y 2020. (Evidencia formato SIG-F-13) ","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Actividad no iniciada\n\n16/01/2019. Se evidencia el diligenciamiento del formato SIG -F -13 Planificación de Gestión del Cambio, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2018: Se evidencia el diligenciamiento del formato SIG -F -13 Planificación de Gestión del Cambio, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).\n\n29/08/2019: No se evidencia la redefinición de acciones por parte del proceso, toda vez que en la evaluación realizada por la OCI en el mes de marzo de 2019, se determinó que las actividades planificadas no eran eficaces para dar cierre a la no conformidad establecida en la auditoría interna del SIG realizada por el proceso, por lo anterior, la OCI reitera la recomendación realizada a fin de que el proceso subsane las observaciones realizadas en la auditoría realizada.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que las actividades planteadas para este ítem fueron declaradas no efectivas para eliminar la causa raíz en la evaluación realizada en el mes de marzo de 2018, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar \"(...) la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG\". De igual manera, se recomienda a la segunda línea de defensa fortalecer el seguimiento realizado a este ítem toda vez que no se observa registro en el último periodo reportado. "]
[11,"Auditorías Internas SIG.","Se llevó a cabo la revisión del Plan de Mejoramiento del proceso y se evidenció que el proceso no da cumplimiento al procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, SIG-P-05 de la fecha 21/11/2017, actividad 5 “Envía el plan de mejoramiento adoptado, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento.”, ya que los auditados no pudieron aportar correo electrónico remisorio. ","NA","AC","LLUVIA DE IDEAS","Desconocimiento de la metodología del procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora","Dar cumplimiento con las actividades establecidas en el procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, SIG-P-05 ","Socializar al interior de la OAP  el procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, SIG-P-05 ",null,"2018-10-01","2018-12-31","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Actividad no iniciada\n18/12/2018: Actividad no iniciada\n28/02/2019: La socialización  en Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejoras se realizo el 16 de julio de 2018. \n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Actividad no iniciada\n\n16/01/2019.  Se evidencia la socialización por medio de la lista de asistencia realizada el 16 de julio de 2018. ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia lista de asistencia del pasado 16 de julio de 2018, de la capacitación AP, AC, AM y Análisis de causas y la presentación de dicha capacitación, dando cumplimiento de la acción correctiva a fin de evaluar la efectividad en la siguiente evaluación.\n\n15/03/2020: Se evidencia la aplicación del procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, referente al envío del plan de mejoramiento adoptado a la Oficina Asesora de Planeación, consistente con la no conformidad que originó la formulación de la presente acción correctiva, dando cuenta de la efectividad de la socialización realizada.","SI","Se establece la efectividad de la Acción toda vez que esta el proceso aporta evidencias que demuestran la aplicación del lineamiento dado por el procedimiento SIG-P-05, referentes a la remisión del Plan de Mejoramiento, de forma posterior al Cierre de las actividades.","RITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Remitir por correo electrónico a la OCI el plan de mejoramiento cuando este sea adoptado o modificado.",null,"2018-08-01","2018-12-31","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","28/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Actividad no iniciada\n18/12/2018 El Plan de Mejoramiento no ha sido modificado.\n28/02/2019:  Según lo establecido en el procedimiento de  Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejoras, el proceso informo a OCI frente a las actualizaciones del  plan de mejoramiento, tal como se evidencia en el correo adjunto de fecha de 02/08/2018. y del 01/03/2019.\n\n30/09/2019  Se envía la actualización del plan de mejoramiento al 30 de septiembre de 2019 y con copia a la Oficina Asesora de Control Interno.\n\n16/03/2020: Se realiza el monitoreo con corte a 28 de feb  y se enviará a la OCI","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","Actividad no iniciada\n\n16/01/2019.  Se evidencia correo electrónico del proceso de planeación estratégica y gestión de recursos financiero enviado a la OCI el 02/08/2018. y del 01/03/2019. \n\n23/07/2019 No se evidencia el envió del plan de mejoramiento del proceso con copia a la Oficina de Control interno, ya que no fue suministrada la evidencia registrada en el documento que de cuenta del soporte para verificar la oportunidad y pertinencia de la acción.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 30 de septiembre de 2019 con el asunto: Recordatorio Monitoreo plan de mejoramiento del SIG al 31 de agosto de 2019 con copia a la oficina de control interno","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","ABIERTA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019","10/10/2019: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencias los correos enviados a la OCI, así: \"Evaluación de la eficacia de planes de mejoramiento del SIG\" y \"Plan de mejoramiento Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"; sin embargo los mismos no son suficientes para demostrar el cumplimento del procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejoras. \n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que no aporta el correo electrónico donde remite el plan de mejoramiento adoptado por el proceso; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/12/2018.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión de correo electrónico de fecha 30 de septiembre de 2019, con asunto \"Recordatorio de monitoreo del SIG con corte a 31 de agosto de 2019\", en el cual se observa la remisión del plan de mejoramiento del proceso conforme al procedimiento SIG-P-05. ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta y su efectividad."]
[12,"Auditorías Internas SIG.","DE El numeral 4.3 se encuentra dentro de los requisitos de la Norma técnica ISO 9001:2015 de la caracterización del proceso Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, sin embargo, el proceso informa que no son ellos quienes definen el Alcance del SIG; a la fecha de la auditoria la responsabilidad está asignada al proceso de Administración del SIG. \n\nCaracterización: \na) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica. \nb) No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. \nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral. \nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución. \ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA. \nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso. \ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento. \n\nSe presenta como evidencia el documento “Acompañamiento Al Ministerio De Vivienda Ciudad y Territorio en proceso de Revisión de su Plan Estratégico - Análisis del Entorno.”, el cual se encuentra en el link: http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Proceso%20de%20Revisión%20Plan%20Estratégico%20-%20Analisis%20del%20Entorno.pdf, sin embargo, este no se incorpora para mejorar el proceso toda vez que la información no se refleja en la caracterización del proceso, como es el caso de las partes interesadas identificadas así como las necesidades y expectativas de las mismos. ","Actualizar la caracterización del proceso","AP","LLUVIA DE IDEAS","No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso","Contar con una caracterización que cumpla con los requisitos exigidos por la normatividad.","Realizar el análisis de la información que incluya los requisitos exigidos por normatividad para la caracterización.",null,"2018-06-01","2018-06-30","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la caracterización en la que se incluyeron los requisitos exigidos por normatividad\n 18/12/2018 Se actualizó La caracterización, la cual se adjunta.\n\n 28/02/2019.  Se verificó que la caracterización del proceso de \"Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\" se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso. Link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/Planeación%20Estratégica%20y%20Gestión%20de%20Recursos%20Financieros%209.0.pdf.\n\nEsa actividad se unifica con el ítem No 5 con denominación  Caracterización\n\n14/06/2019  Como se detalló en el monitoreo del 28 de febrero de 2018, la caracterización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros se actualizó con los siguientes ajustes: Se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso.  Por lo anterior y tal como se acordó entre las Oficinas de Planeación y la Oficina Asesora de Control Interno esta observación seria cerrada en razón a que en el monitoreo al seguimiento del plan de mejoramiento se detallaron los ajustes hechos a la caracterización del proceso.\n\n30/09/2019.  Como se ha informado en los monitoreos anteriores, la oficina Asesora de Planeación realizo los ajustes de la caracterización, sin embargo y teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\n\n10/03/2020: No se reporta evidencia adicional, dado que esta actividad que se dio por cumplida el pasado 30 sept /2019 (se extraen los 5 documentos del correo electronico)","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","Se actualizó la caracterización proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\n\n16/01/2019. Se adjunta caracterización del proceso publicada con versión 9.0 con fecha 28 de junio de 2018 como evidencia.\n\n23/07/2019:  Se evidencia en el documento Enlaces de las evidencias del proceso de planeación estratégica ítem 12  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/planeacion-estrategica-y-gestion-de-recursos-financieros, del 28/06/2018.\nEn cuanto a la acción a) a) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica se evidencia de la siguiente manera en el planear: Entidades adscritas y vinculadas al Sector Vivienda Ciudad y Territorio.\nb)  No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. se evidencia en el hacer como insumo metodología de indicadores, instructivo hoja de vida de indicadores\n\nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral, ese procedimiento fue eliminado.\n\nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución, esta actividad corresponde al proceso administración del sig.\n\ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA, se determina en la caracterización  actualizada.\n\nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso., existe un campo en la caracterización denominado recursos en los cuales se evidencia los financieros.\n\ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento, el formato  de caracterización dejo la claridad de las siglas ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia la publicación de la caracterización del proceso el pasado 28/06/2018 de su versión 8.0 a la 9.0, sin embargo, en el control de cambios de la misma no se especifica los ajustes que se le realizaron a la caracterización específicamente en lo relacionado con el retiro de los requisitos de la ISO 9001-2015.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el control de cambios realizado a la caracterización del proceso.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2018.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\", razón por la cual no se da cierre a la presente actividad, toda vez que se hace necesario continuar con la ejecución de la actividad. Por lo anterior, se recomienda evaluar la posibilidad de cambiar el estado de cumplimiento de la presente actividad tanto para la primera como para la segunda línea de defensa; así mismo, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones realizadas para el análisis de la información a contener en la nueva caracterización a fin de evaluar la efectividad de la acción planificada.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualizar y publicar la caracterización del proceso incluyendo el análisis del entorno",null,"2018-06-15","2018-07-31","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la caracterización y tiene incluido el análisis del entorno. Está publicada en el SIG\n18/12/2018 Se actualizó La caracterización, la cual se adjunta.\n\n28/02/2019.  Se verificó que la caracterización del proceso de \"Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\" se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso. Link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/Planeación%20Estratégica%20y%20Gestión%20de%20Recursos%20Financieros%209.0.pdf\nEsa actividad se unifica con el ítem No 5 con denominación  Caracterización\n\n14/06/2019.  Como se informó en el monitoreo del 28 de febrero de 2019, la caracterización fue actualizada y dentro de las modificaciones se encuentran los productos.  Para el caso especifico del análisis del entorno, este producto quedo detallado dentro de la actividad \"Realizar la identificación de las condiciones  de entorno (Interno externo)que afecten la entidad y el sector\"  dentro de la etapa de PLANEAR, razón por la cual solicitamos se de cierre a esta actividad del plan de mejoramiento\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m. (En este documento que está publicado se encuentra el análisis del entorno).  Se adjuntara en las evidencias el correo por medio del cual se socializó","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","Se actualizó la caracterización proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros.\n\n16/01/2019. Se adjunta caracterización del proceso publicada con versión 9.0 con fecha 28 de junio de 2018 como evidencia.\n\n23/07/2019:  Se evidencia en el documento Enlaces de las evidencias del proceso de planeación estratégica ítem 12  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/planeacion-estrategica-y-gestion-de-recursos-financieros, del 28/06/2018.\nEn cuanto a la acción a) a) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica se evidencia de la siguiente manera en el planear: Entidades adscritas y vinculadas al Sector Vivienda Ciudad y Territorio.\nb)  No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. se evidencia en el hacer como insumo metodología de indicadores, instructivo hoja de vida de indicadores\n\nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral, ese procedimiento fue eliminado.\n\nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución, esta actividad corresponde al proceso administración del sig.\n\ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA, se determina en la caracterización  actualizada.\n\nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso., existe un campo en la caracterización denominado recursos en los cuales se evidencia los financieros.\n\ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento, el formato  de caracterización dejo la claridad de las siglas ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nRITA PEREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia la publicación de la caracterización del proceso el pasado 28/06/2018 de su versión 8.0 a la 9.0, sin embargo, en el control de cambios de la misma no se especifica los ajustes que se le realizaron a la caracterización específicamente en lo relacionado con el retiro de los requisitos de la ISO 9001-2015.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia la caracterización actualizada a 28/06/2018 y el archivo Excel \"1PEF-C Planeación estratégica y gestión rec foros 8.0\", sin embargo en el control de cambios de la misma no se logra establecer el análisis del entorno.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/07/2018.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\", razón por la cual no se da cierre a la presente actividad, toda vez que se hace necesario continuar con la ejecución de la actividad. Por lo anterior, se recomienda evaluar la posibilidad de cambiar el estado de cumplimiento de la presente actividad tanto para la primera como para la segunda línea de defensa; así mismo, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones realizadas para el análisis de la información a contener en la nueva caracterización a fin de evaluar la efectividad de la acción planificada."]
[13,"Auditorías Internas SIG.","Para efectos de la liquidación de una operación de crédito se observa que no hay interrelación entre el proceso auditado y el proceso “Seguimiento y control a la ejecución del recurso financiero” y la obligación que se desprende del procedimiento para la Oficina Asesora de Planeación, conforme a lo dispuesto en el numeral 5 del procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral que determina lo siguiente ”Elabora solicitudes de desembolso, teniendo en cuenta la reglamentación expedida por los prestatarios y tramita ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa validación y aprobación por parte de la OAP y del Ordenador del Gasto autorizado ante los prestatarios”.(negrilla fuera de texto). ","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS","No se había identificado la necesidad de que los dos procedimientos estuvieran interrelacionados.","Dar claridad entre la tolerabilidad que se da entre la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, en relación con las actividades inherentes al Presupuesto General de la Nación","Eliminar el procedimiento PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral\" y detallar las actividades  y responsables en una Guía, que hará parte del proceso en el SIG previo acuerdo con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. ",null,"2018-07-01","2018-08-31","Julio Cesar Pinillos Patiño.  Profesional Especializado \nGrupo de Gestión de Recursos y Presupuesto","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral\" se eliminó y en su reemplazo se elaboró la guía PEF-G-02 denominado \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" el cual se socializo con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto.  Esta guía se reviso, se oficializó y se publicó.\n28/12/2018 Se adjunta la guía: \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\"\n\n\n18/12/2018: Se adjunta la guía \" \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\".\n\n25/02/2019.  Con la comunicación 2018IE0007958  del 12 de julio de 2018. el Coordinador del Grupo de Gestión de Recursos y Presupuesto solicitó la eliminación del proceso PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la baca multilateral, los cuales fueron autorizados con  la comunicación 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  Se adjuntan las comunicaciones enunciadas.","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","El procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral\" se eliminó y en su reemplazo se elaboró la guía PEF-G-02 denominado \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" el cual se socializo con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto.  Esta guía se reviso, se oficializó y se publicó.\n\n16/01/2019. Se presenta como evidencia  la guía: \"Negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito publico con la banca multilateral\" que se encuentra revisada, aprobada y  publicada en el SIG con versión 1.0 del 30 de agosto de 2018, la cual reemplazó al procedimiento PEG-P-07 \"Gestión, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral, el cual fue eliminado.","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019","10/10/2018: El proceso aporta de evidencia de cumplimiento la creación de la PEF-G-02 GUÍA: NEGOCIACIÓN, CONTRATACIÓN Y\nEJECUCIÓN DE OPERACIONES DE CRÉDITO\nPÚBLICO CON LA BANCA MULTILATERAL del 30/08/2018, sin embargo para determinar su cumplimiento es necesario aportar la solicitud de eliminación del  procedimiento \"Gestión, ejecución, seguimiento y cierre de programas financiados por recursos de la banca multilateral con su respectiva justificación y la evidencia de la socialización de la guía con la Subdirección de finanzas y presupuesto.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia solicitud de eliminación con radicado  2018IE0007958 del 12 de julio de 2018, donde se solicita la eliminación del procedimiento PEF-P-07 \"Gestión, ejecución, seguimiento, cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral y la creación de la guía \"Guía para la negociación, contratación y ejecución de operaciones de crédito con la banca multilateral, los cuales fueron autorizados con el concepto técnico bajo el radicado 2018IE0010263 del 30 de agosto de 2018.  \n","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que la metodología se encuentra actualizada de acuerdo con las actividades inherentes al Presupuesto General de la Nación (OAP - FINANCIERA)","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[14,"Auditorías Internas SIG.","En el ejercicio de auditoria el aplicativo en el cual se cargan, administran, gestionan, análisis y se obtienen los reportes no estaba disponible para consulta. Según lo anterior, se obtuvieron las evidencias de cumplimiento de los indicadores mediante correo electrónico con fecha 21/03/2018, es decir, 15 días posterior a la auditoria. \n\n","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS","A la fecha de la auditoría no se había detectado que cuando el aplicativo  esta cerrado por cierre de vigencia no se puede consultar la información.","Permitir  que el aplicativo se pueda consultar en cualquier momento.","1. Parametrizar el aplicativo SINAPSIS para que se pueda consultar en cualquier momento.",null,"2018-06-01","2018-06-30","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP",null,"Jefe Oficina Asesora de Planeación","18/12/2018: se cuenta con una clave para el ingreso inicial denominada \"CLIENTES\", la cual es una clave para consultas. La evidencia puede ser constatada en el informe final del contratista Hernando Olaya que hasta el mes junio estuvo contratado y en el aplicativo. \n25/02/2019: A la fecha el aplicativo no se está utilizando. La oficina trabaja en una herramienta temporal para consolidar la información de los planes y hacerle seguimiento.\n\n25/02/2019 Se diseño y parametrizo  el reporte por Objetivos y Procesos. Se adjunta reporte como evidencia\nSe entrega medición de Objetivos y Procesos con corte a diciembre de 2018. Para la vigencia 2019 se tomó la decisión de no continuar con la herramienta SINAPSIS, dado que el contrato se finalizó, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación diseñó una nueva herramienta para el reporte de los indicadores, la cual se encuentra operando correctamente.","CERRADA","2019-01-16","Amelia Navarro","16/01/2019.  Se verificó que a la fecha se encuentra activo el ingreso al aplicativo, se evidencia mediante pantallazo que evidencia la entrada al aplicativo.\n","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO",null,"10/10/2018\n\n18/03/2019","10/10/2018: No se evidencia monitoreo por parte del proceso como primera línea de defensa, así como el seguimiento  por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa. La actividad se encuentra vencida con fecha 30/06/2018.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se diseño y parametrizo  el reporte por Objetivos y Procesos. Se adjunta reporte como evidencia\nSe entrega medición de Objetivos y Procesos con corte a diciembre de 2018. Para la vigencia 2019 se tomó la decisión de no continuar con la herramienta SINAPSIS, dado que el contrato se finalizó, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación diseñó una nueva herramienta para el reporte de los indicadores, la cual se encuentra operando correctamente.","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que la OAP realizo actualización del procedimiento el cual no contempla la utilización del aplicativo SINAPSIS para el seguimiento al PAI.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Realizar prueba de funcionalidad del aplicativo que evidencie que la información se puede consultar cuando el aplicativo está cerrado.",null,"2018-08-01","2018-12-31","Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","18/12/201/8: Se realizó la prueba de funcionalidad y el aplicativo ya se puede consultar así este cerrado.\n\n25/02/2019 Se diseño y parametrizo  el reporte por Objetivos y Procesos. Se adjunta reporte como evidencia\nSe entrega medición de Objetivos y Procesos con corte a diciembre de 2018. Para la vigencia 2019 se tomó la decisión de no continuar con la herramienta SINAPSIS, dado que el contrato se finalizó, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación diseñó una nueva herramienta para el reporte de los indicadores, la cual se encuentra operando correctamente.","CERRADA","16/01/2019\n\n","Amelia Navarro\n\n","16/01/2019.  Se verificó que a la fecha se encuentra activo el Excel para realizar el registro de avance de seguimiento al plan de acción.","CUMPLIDA"]
[15,"Auditorías Internas SIG.","ISO 9001: 2015 Numeral 7.3 Toma de conciencia . Homologable GP-1000:2009 numeral 6.2.2 El proceso no cuenta con información documentada que permita corroborar la adecuada implementación de este numeral tal como lo sugiere la caracterización del proceso en la casilla de Requisitos aplicables ISO 9001:2015. ","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS","No estaba documentado en el proceso la socialización para los nuevos funcionarios y contratistas de la  misión, visión, objetivos estratégicos de la entidad, política de calidad y los documentosdelSIG","Hacer la presentación de la inducción a los nuevos funcionarios o contratistas de la OAP","Ajustar la matriz de comunicaciones para realizar el proceso de inducción a los nuevos funcionarios y contratista a la OAP ",null,"2018-08-01","2018-12-31","Analorena Habib\njefe Oficina Asesora de Planeación.","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","\n28/02/2019 Se actualizo la matriz de comunicaciones en la estrategia 1 omentarelusodelacomunicacióncomoherramientaestratégicaparalaconstrucciónde identidad institucional. y en el quien comunica \" Lamisión,visión,objetivosestratégicosdelaentidad,políticadecalidadylosdocumentosdelSIG:caracterizacióndelproceso,procedimientos,mapasderiesgos,plan de mejoramiento, entre otros.\" y se comunica a través de \"Reunión presencial\"","CERRADA","\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","\n\n\n16/01/2019.  Se presenta la matriz de comunicaciones en versión 5.0  y se evidencia listado de asistencia a 3 contratistas y un funcionario","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019","10/10/2018: La evidencia aportada no es suficiente para determinar el cumplimiento del numeral 7,3 de la norma ISO 9001:2015; por lo anterior se requiere redefinir las actividades para cumplimiento con el fin de mitigar la causa de la no conformidad identificada.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso redefina la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia la presentación para la inducción presentando la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad, entre otros temas y las listas de asistencia de las inducciones para los profesionales Sergio Osorio, Manuel Medina, Diana Vargas y Catalina Giraldo. Por esta razón se de por cerrada la acción.","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que mediante capacitación a los integrantes de la OAP del direccionamiento estratégico del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[16,"Auditorías Internas SIG.","Se verifico la matriz de comunicaciones del proceso y se puedo establecer que esta no contiene la totalidad de la información que el proceso debe comunicar de manera transversal a la entidad entre otros: Informe mensual consolidado de Plan de Acción e Informe de seguimiento mensual de ejecución presupuestal. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. ","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS","Debilidad en la estructuración de la matriz de comunicaciones al no identificar de manera detallada Cada uno de los informes a comunicar.","Contar con una matriz de comunicaciones que cumpla con los estándares exigidos por la normatividad","Actualizar y publicar la matriz de comunicaciones",null,"2018-06-12","2018-08-30","Analorena Habib Cañizales - Jefe de la Oficina Asesora de Planeación","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","La matriz de comunicaciones fue actualizada y publicada\n18/12/2018 Se adjunta la matriz de comunicaciones\n28/02/2019. Se ajusta la matriz de comunicaciones del proceso, en donde se detalla los cambios que ha surtido el documento en cada una de sus versiones, esta matriz actualizada se encuentra publicada dentro de la documentación del proceso y se ubica en e link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/CIE-F-04%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20Administración%20del%20SIG.pdf\nSe ajusta la matriz de comunicaciones quedando 8 estrategias, se ajusto a quien comunica se  incluyó las partes interesadas, el cuando lo comunica se incluyo periodicidad especifica, evidencia y/o producto se ampliaron las evidencias que soportan cada una de las estrategias\n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","Se actualizó y publicó matriz de comunicaciones\n\n\n16/01/2019.  Se evidencia mediante CIE-F-04 Matriz de Comunicaciones Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros modificada y publicada a versión 5.0 el 16 de noviembre de 2018, con su respectivo control de cambios.","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019","10/10/2018: Se evidencia la publicación de la matriz de comunicaciones de fecha 24/08/2018, sin embargo se observa una inconsistencia en el control de cambios que establece que la versión que se modifica es 3.0 y en los cambios establece que la versión 4.0 fue del 01/06/2018, así mismo el proceso no establece que cambios fueron los realizados en la versión correspondiente al mes de agosto.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada realizando las correcciones necesarias, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia Matriz de comunicaciones con un control de cambios a 16 de noviembre de 2018, versión 4.","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez la matriz de comunicaciones se encuentra actualizada conforme a las estrategias definidas en la política de comunicaciones del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[17,"Auditorías Internas SIG.","Se evidencia que el nomograma del proceso no se lleva el orden jerárquico de normas, incluye normas internas y no se contempla normatividad aplicable como lo es el Decreto 1499 de 2017, lo cual incumple lo establecido en el procedimiento SGI-P-01 Control de Documentos. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. \n\nNo se facilitó de manera oportuna la recuperación de la documentación solicitada durante el proceso de auditoría, la información que se denomina de gestión (presentaciones de comités, actas, seguimientos, listas de asistencia, otros) se encuentran en los equipos de los funcionarios y contratistas dispersa y sin un orden definido, lo cual dificulta la consulta y pone la información en riesgo de deterioro o pérdida. DE\n","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS"," En el momento de la relación de normas no se considero su orden jerárquico.","Contar con un normograma registrando la normatividad por orden jerárquico","Organizar el normograma por orden jerárquico y actualizar todas las normas aplicables al proceso",null,"2018-06-12","2019-04-30","Analorena Habib Cañizales - Jefe de la Oficina Asesora de Planeación","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","\n28/02/2019:Mediante solicitud 2018IE0007992 del 13 de julio de 2018 se actualiza el formato normograma, y mediante radicado con concepto de aprobación 2018IE0008370 se da el aval de la actualización del normograma fue actualizado el 23/08/2018 , Se actualizó el Normograma por orden jerárquico y se incluye la normatividad decreto 1499 de 2017.\n\n14/06/2019.  Con numero de radicación 2019IE0006642 del 11 de junio de 2019, se solicito  al SGC la actualización de los formatos del proceso y del normograma, bajo la nueva imagen institucional y adicionalmente se actualizaron las normas que se detallan a continuación:\nSe eliminó la Ley 1753 de 2015.\nSe incluyó la Ley 1955 de 2019\nSe incluyo el Decreto 612 de 2018\nSe actualizó el Manual Único de Rendición de Cuentas 2019\nSe actualizó la fecha de expedición y de entrada en vigencia del manual modulo BPIN\n\n\n\n","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","\n\n\n\n16/01/2019.  Se presenta el SIG-F-05 Normograma Institucional - Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, modificado y publicado  el 23 de agosto de 2018, se  verifica concepto de solicitud de actualización y concepto de aprobación del normograma.\n\n23/07/2019 Se evidencia mediante solicitud 2019IE0006642 del 11 de junio de 2019   se evidencia formato Excel normograma del proceso de planeación estratégica y gestión de recursos financieros  la organización del orden cronológico y la inclusión del Decreto 1499 de 2017, la actualización de otras normas asociadas al proceso.","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","10/10/2019: Se evidencia la publicación de la actualización del normograma de fecha 23/08/2018, si embargo el proceso no aporta evidencia del control de los cambios realizados al mismo. Realizada la verificación del normograma  no se evidencia la inclusión del Decreto 612 del 04/04/2018. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia la publicación de la actualización del normograma de fecha 23/08/2018, si embargo el mismo no se encuentra actualizado de acuerdo a la metodología establecida por Administración del SIG.\n\n29/08/2019: Se evidencia actualización del normograma del proceso realizada mediante solicitud de actualización con radicado 2019IE0006642 de fecha 11/06/2019 y se evidencia documento en formato Excel del normograma donde se observa la estructuración de las normas en orden cronológico y la inclusión del Decreto 1499 de 2017entre otras, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG, se recomienda al proceso continuar con la actualización permanente del mismo y reportar con el fin de establecer la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la actualización del normograma y su socialización al interior del mismo, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,"La Oficina Asesora de Planeación no contaba con espacio en el domes file que garantice la recuperación de la información para facilitar su consulta y preservación.","Contar con un espacio en el domus file que garantice la recuperación de la información para facilitar su consulta y preservación.","Solicitar  al Grupo de Soporte Técnico espacio en el domus fila ",null,"2018-06-12","2018-12-30",null,"2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Ya se solicitaron las carpetas y se están actualizando.\nLas carpetas en el Domusfile ya están funcionando internamente en la Oficina. Se adjunta pantallazo.\n\n20/02/2019: Se adjunta pantallazo donde se evidencia las carpetas de información que maneja el proceso por grupo por trabajo gspnd( domusfile); grsep ( domusfile) ; ","CERRADA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro","16/01/2019. Se presenta pantallazo que evidencia carpetas en domusfile con las carpetas de la OAP.","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n15/03/2020","10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia por medio de pantallazos la creación de las carpetas compartidas en el domusfile para los equipos de trabajo de la OAP. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la continuidad en la aplicación de la organización de los documentos del proceso, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","N/A","N/A","N/A"]
[18,"Auditorías Internas SIG.","El proceso no se realiza retroalimentación del resultado del seguimiento y de la evaluación de la eficacia (Informe emitido por la OCI) se observa que tienen contemplado realizar una verificación del mapa de riesgos y sus controles en el Plan de Mejoramiento del Proceso. SM","NA","AP","LLUVIA DE IDEAS","Falta de revisión  a los informes que emite la OCI para retroalimentar el proceso de planeación estratégica y gestión de recursos financiero.","Realizar la revisión remitidos por OCI para mejorar la gestión del riesgo en el proceso","Revisión del informe emitido por OCI y ajuste al mapa de riesgos ( controles y acciones complementarias) ",null,"2018-08-10","2019-01-31","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Actividad no iniciada\n18/12/2018 Actividad no iniciada\n\n28/02/2019. Se realizo mesa de trabajo con el informe de  la oci emitido en el iv trimestre de 2018, tomando las acciones pertinentes para ajustar el mapa de riesgos las actualizaciones fueron las siguientes: En el riesgo No 1 se actualizo la acción complementaria, la fecha y el registro. En el riesgo 1 control 1 se modifico la acción de control, la evidencia, responsable y periodicidad. En el control 3 se modifico la acción del control, la descripción y  la evidencia.\t\t\nEn el riesgo No 3 se cambio la periodicidad del control 1 y 2\t\nEn el riesgo No 2 el control 1 se modifico la evidencia del control\t\nEn el riesgo 6 se actualizo el control 2 en la descripción del control y en las acciones de control y en el control 3 se actualizo la evidencia del control y la periodicidad\t\t\nEn el riesgo 4 control 2 se modifico la prioridad del control y la evidencia ya que es trimestral\tEn el riesgo 5 control 1 se modifico la evidencia, se agrego la palabra y/o\t\t\nEn el riesgo 7 se elimino la acción complementaria su registro y fecha debido a que en la vigencia 2018 se dio cumplimiento.\t\n\n14/06/2019.  Se han llevado a cabo tres reuniones con la líder del proceso y el equipo de trabajo de la OAP, para la definición de los riesgos del proceso, bajo la nueva metodología, debido a que no se ha finalizado, se ha programado una nueva reunión para el 28 de junio de 2019, con el objetivo de finalizar con esta actividad e iniciar el seguimiento al nuevo mapa de riesgos a partir de agosto de 2019. \n\n30/09/2019  En comité interno de la Oficina Asesora de Planeación, se revisó el informe de riesgos emitido por la Oficina Asesora de Control Interno y se impartió la instrucción de revisar las acciones de mejora teniendo en cuenta las recomendación de la OCI en el mismo.  Se adjunta copia del acta de la reunión y la lista de asistencia al comité de la OAP\n\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales, al envio del documento (se extrae la ayuda de memoria y lista de asistencia)","CERRADA","18/03/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","Se evidencia listado de asistencia del 04 de marzo de 2019, la solicitud de modificación del mapa de riesgos y el concepto de aprobación de los ajustes.\n\n23/07/2019: No se entrega evidencia que soporta lo descrito en el monitoreo por lo tanto se requiere contar con las listas de asistencia del avance de la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n24/01/2020: Se evidencia en el correo electrónico del 30 de septiembre de 2019 asunto: Ayuda de memoria comite de seguimiento OAP 4 de junio de 2019, en el formato Ayuda de memoria GRF-F-28 •\tRevisión del informe de riesgos de la OAP realizado por la OCI, dando cumplimiento a la actividad de la oportunidad de mejora.","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia lista de asistencia del 4 de marzo de 2019 y solicitud de mapa de riesgos para la vigencia 2019, sin embargo se hace necesario continuar con la actualización del mapa de riesgos del proceso de acuerdo a la nueva metodología.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar las acciones monitoreadas por parte del proceso ni el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la ejecución de la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/01/2019.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión del correo electrónico del 30 de septiembre de 2019, con asunto \"Ayuda de memoria comite de seguimiento OAP 4 de junio de 2019\", en el cual se anexa el documento \"Ayuda de memoria GRF-F-28, donde se trata la Revisión del informe de riesgos de la OAP realizado por la OCI\", dando cumplimiento a la actividad de la oportunidad de mejora.\n\nTeniendo en cuenta que la gestión del riesgo del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los reportes realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","N/A","N/A","N/A"]
[19,"Medición y seguimiento de proceso. ","Revisar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros SM","NA","AM","NA","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Contar con indicadores orientados a la medición del objetivo del proceso","Revisar, definir y formalizar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, los cuales deben estar orientados al cumplimiento del objetivo del proceso",null,"2018-08-22","2019-02-28","Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se realizo mesa de trabajo para definir indicadores del proceso, se envía correo electrónico del 28 de febrero de 2019 con el diligenciamiento de la hoja del indicador correspondiente al mes de enero de 2019, se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\nMediante los correos del 18/03/2019 a las 4:34 remitido por María Ángela Petit, se solicito diligenciar la hoja de vida del indicador y mediante el correo remitido por Gonzalo Jiménez Ladino e 22/03/2019 se remitió la hoja de vida del indicador diligenciada. La formalización del indicador se materializa cuando se establece la hoja de vida.\n\nDentro de las evidencias se adjuntarán los correos electrónicos, mediante los cuales se da cumplimiento a esta actividad.\n\n\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales al correo enviado,  (se extrae el documento adjuntolos tres archivos de hoja de indicador)","CERRADA","18/03/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor","Se evidencia correo electrónico del 28 de febrero de 2019 asunto indicadores OAP 2019 por el profesional Oswaldo Rojas a la encargada a los indicadores del proceso Maria Angela Petit -Profesional Especializado,  y se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\n23/07/2019 No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Revisar, definir y formalizar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, los cuales deben estar orientados al cumplimiento del objetivo del proceso\", se recomienda que se suministre la evidencia ya que tiene fecha de vencimiento el 28/02/2019, para verificar la pertinencia de dicha acción.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico con el asunto: Hoja de Vida del indicador  con el nombre del indicador \" Proyectos formulados\", y corro electrónico con el asunto: HV indicadores OAP -Nombre del indicador: Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP ","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 28 de febrero de 2019 asunto indicadores OAP 2019 por el profesional Oswaldo Rojas a la encargada a los indicadores del proceso Maria Angela Petit -Profesional Especializado,  y se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 28/02/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de tres (3) correos electrónicos en el cual adjuntan las hojas de vida de los indicadores establecidos por el Proceso, dando cumplimiento a la acción de mejora establecida en la medición y seguimiento del proceso. Sin embargo, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización de los indicadores conforme a la actualización del mapa de procesos, los cuales serán el insumo para la evaluación del presente ítem.\n","N/A","N/A","N/A"]
[20,"Auditorías Externas ","Jerarquizar los objetivos organizacionales identificando claramente los objetivos estratégicos, objetivos de áreas, objetivos de sistemas de gestión, objetivos de proceso, hasta objetivos de cargos, de tal manera que sean trazables. Numeral. 6.2.1  DE","NA","AM","NA","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Contar con una definición y alineación de objetivos desde los estratégicos hasta los operacionales","Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros",null,"2018-10-01","2019-06-30","Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","14/06/2019\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se trabaja en una versión preliminar de documento que contiene jerarquización de objetivos pero a la fecha no se ha finalizado porque la actividad vence el 30 de junio.\n\n30/09/2019 Se esta elaborando un documento que permita jerarquizar los objetivos organizacionales, identificando los objetivos estratégicos, de procesos, de áreas y de sistemas de gestión. Este documento  se deberá ajustar una vez finalice la actualización de los procesos que va a iniciar en los próximos días\n\n16/03/2019   Se contiua elaborando el documento que permita jerarquizar los objetivos organizacionales.","ABIERTA","23/7/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor","23/07/2019 No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros\", se recomienda que se suministre la evidencia para verificar la oportunidad y  pertinencia de dicha acción, la fecha limite es del 30 de junio de 2019.  \n\n24/01/2020:   No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros\", se recomienda que se suministre la evidencia para verificar la oportunidad y  pertinencia de dicha acción, la fecha limite es del 30 de junio de 2019, es importante suministrar la evidencia para dar cumplimiento a la actividad","SIN INICIAR","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento de lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, el proceso no remite evidencias que soporte el avance o cumplimiento de la actividad planificada. Así mismo, teniendo en cuenta que en la evaluación anterior, se dió la alerta de su incumplimiento, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar la \"jerarquización de los objetivos organizacionales identificando claramente los objetivos estratégicos, objetivos de áreas, objetivos de sistemas de gestión, objetivos de proceso, hasta objetivos de cargos, de tal manera que sean trazables\". ","N/A","N/A","N/A"]
[21,"Auditorías Externas ","Clasificar los indicadores por tipología en cada uno de los procesos en donde se identifique de forma clara los indicadores de calidad los cuales corresponden a aquellos indicadores que buscan medir aspectos relacionados con la capacidad de la entidad para atender a las necesidades y demandas de sus usuarios bajo preceptos de conformidad, rapidez e inmediatez, a la hora de prestar los bienes o servicios que ofrece. Numeral. 4.4.1 c) SM","NA","AM","NA","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Contar con indicadores de calidad con los que se puedan evaluar el desempeño de los procesos en términos de oportunidad, veracidad, calidad, etc.","Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores",null,"2018-10-01","2019-06-30","Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","14/06/2019\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","La tipología de los indicadores se estableció en la hoja de vida de cada indicador. Las hojas de vida de los indicadores están publicadas en la página Web en el sitio indicadores de proceso del Sistema Integrado de Gestión.\n\n30/09/2019  Esta actividad se iniciara, cuando se lleve a cabo la actualización de los procesos de la entidad.","CERRADA","23/7/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor","23/07/2019: La evidencia suministrada es el siguiente link Hojas de vida indicadores dentro de cada proceso:  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos, esta información evidencia el pantallazo del mapa de proceso y no conlleva a la acción: \"Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores\", se recomienda remitir las hojas de vida de los indicadores de la vigencia 2019 para dar cumplimiento a la fecha de finalización de la acción 30/06/2019.\n\n24/01/2020:  No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \" Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores\" , es importante suministrar la evidencia para dar cumplimiento a la actividad","EN PROCESO","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\n29/08/2019: Se evidencia en el link http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos las hojas de vida de los indicadores dentro de cada proceso, sin embargo, esto no permite verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento de lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"Esta actividad se iniciara, cuando se lleve a cabo la actualización de los procesos de la entidad\", el proceso no remite evidencias para el presente ítem. Así mismo, teniendo en cuenta que en la evaluación anterior, se dió la alerta de su incumplimiento, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\".","N/A","N/A","N/A"]
[22,"Auditorías Externas ","Garantizar, al momento de planificar el sistema de gestión de la calidad, la determinación de los riesgos positivos u oportunidades. Numeral 6.1.1 SM","NA","AM","NA","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Determinar riesgos positivos oportunidades  con el fin de prevenir o reducir los efectos no deseados  y lograr  la mejora","Realizar la actualización de metodología administración de riesgos con la inclusión de riesgos positivas y negativos",null,"2018-10-01","2019-06-30","Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2019-06-14","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la metodología de riesgos, la cual está publicada en la página Web de la entidad.","CERRADA","2019-07-23","Diana Corredor","23/07/2019: Se evidencia el siguiente link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-G-01%20Metodología%20Integrada%20de%20Administración%20del%20Riesgo%202.0.pdf  en el 10.1 10.1.2. Identificación de factores de riesgo Una vez finalizado el análisis del Establecimiento del Contexto, se inicia el proceso de identificación del riesgo. La identificación del riesgo estará asociada a aquellos eventos o\nsituaciones que pueden influir negativa o positivamente el normal desarrollo de los objetivos del proceso. Para lo anterior, es necesario tener en cuenta los riesgos que se pueden derivar\nde los procedimientos realizados en el proceso.\nNota: Para identificar el evento positivo u oportunidad, se deberán seguir los lineamientos\ndados en el procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo tanto se da cumplimiento a la actividad  \"Actualizar la metodología de riesgos, la cual está publicada en la página Web de la entidad\", es importante que se determine con claridades la oportunidad de mejora de la auditoria externa","CUMPLIDA","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\nAl realizar el análisis de la oportunidad de mejora, la misma se encuentra asociada al cumplimiento del objetivo del proceso Administración del SIG.\n\n29/08/2019: Se evidencia en el siguiente link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/ SIG-G-01%20Metodología%20Integrada%20de%20Administración%20del%20Riesgo%202.0.pdf  en el numeral 10.1 10.1.2. la identificación de factores de riesgo donde se observa la inclusión de los riesgos positivos y negativos, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG, se espera a la implementación de la misma con el fin de establecer la eficacia de la acción y que el proceso justifique lo determinado por el ente certificador frente a los riesgos  positivos u oportunidades.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del riesgo del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la implementación de la metodología de administración de riesgos, especialmente de la inclusión de riesgos positivos u oportunidades, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","N/A","N/A","N/A"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"SARA PIÑEROS CASTAÑO\nJEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ",null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN"]
[null,null,null,null,null,"2018-08-02","Analorena Habib Cañizales","Actualización al nuevo formato de plan de mejoramiento  7.0\nSe realizó el análisis de causas para las no conformidades y/o oportunidades de mejora detectadas a partir de las  auditorías internas al SIG 2018\nSe realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-01","Analorena Habib Cañizales","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-10","Lina Alejandra Morales - Profesional de la OCI","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018."]
[null,null,null,null,null,"2018-12-19","Gonzalo Jimenez Ladino","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-16","Amelia Navarro","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","Ana Lorena Habib Cañizalez, Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","Se realiza seguimiento por parte del líder del proceso  a las actividades establecidas en el Plan de mejoramiento, dicho seguimiento es realizado con corte a 20/02/2019 según lo definido en el procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-18","Lina Alejandra Morales \nClaudia Galindo\n Profesionales de la OCI","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de la mesa de trabajo del 18/03/2019."]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","Diana Corredor-Profesional Especializado OAP","Se realizo seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el documento domusfile del proceso, se ajuste el formato SIG-F-14 Versión 8.0 fecha 15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-29","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30","Julio Pinillos, Andrea Moya, Gonzalo Jimenez ","Se realizo monitoreo a las acciones desarrolladas en el plan de mejoramiento"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-24","Diana Corredor-Profesional Especializado OAP","Se realizo seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el  domusfile del proceso."]
[null,null,null,null,null,"2020-03-10","Alonso Medina - Profesional Especializado OAP","Se realizó el monitoreo a las acciones correspondiente en el plan de mejoramiento, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora con corte a 28 de febrero/2020"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","Rita Pérez\nAlexandra Cortes","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":2,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,2,11,12],[1,2,1,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[3,2,3,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estratégica y gestión de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ",{"$f":"+'Plan de mejoramiento'!C27","v":"DE Se observó que el MVCT cuenta con un documento de análisis de entorno denominado: “Acompañamiento al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio (MVCT) en el proceso de revisión de su plan estratégico”, propuesta de ajuste al planteamiento estratégico del MVCT versión final, bajo la metodología diseñada para el efecto la cual se puede observar publicada en la página web en el link http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Documento%20Soporte%20Planteamiento%20Estratégico%20MVCT.pdf que evidencia la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas, dicho documento es de fecha Diciembre de 2016. Sin embargo, el numeral determina que debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones internas y externas, se observa que ha pasado más de un año, y para el momento de la auditoria no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión; el auditado muestra un proyecto de actualización del contexto interno (faltando el análisis del contexto externo) para la vigencia 2018, que no se ha formalizado, aprobado, socializado en el MVCT. "}]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[]
[]
[null,"1. No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno"]
[null,"2. Desconocimiento de los requisitos que establecen la revisión peridodica del análisis de entorno. "]
[null,"3. Se daba por entendido que el análisis del entorno se actualizaba cada cuatro años, momneto en el cual se establece un nuevo PND. "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"1. No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":3,"n_rows":27,"n_cols":3,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[19,1,19,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se observa la consulta del cupo fiscal antes de iniciar una operación de crédito con la Banca; requisito sin el cual sería improcedente adelantarlo. \n\nEn el punto 1.2 del procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral 7.0. no relaciona el rol asignado en la operación del SUIFP para el cargue y las eventuales modificaciones de proyectos que corresponden a la Oficina Asesora de Planeación. \n\nEn la etapa 5. Terminación del crédito, teniendo en cuenta la actividad 5.4 “Apoya el taller de cierre de la operación”, no es claro en el cierre técnico, administrativo, contable, financiero y legal de los créditos de Banca Multilateral cómo se almacena y custodia la información según las normas legales de la Banca o del MVCT y quien es responsable de dichas actividades. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[]
[null,"1.  Cuando se va a iniciar la negociacion de una operación de credito con la banca multilateral si se revisa el cupo fiscal del Marco de Gasto de Mediano Plazo, pero no se informa por escrito."]
[null,"2.  Cambios constantes en la administracion y por ende en los viceministerios de la entidad, que son los ejecutores de los programas de credito."]
[null,"3.  El SUIFP no exige la creacion de un perfil para el manejo de los proyectos de inversion en el sistema."]
[null,"4.  Los perfiles creados en el sistema SUIFP tienen la misma funcionalidad en la actualizacion de los proyectos financiados con recursos ordinarios y/o banca multilateral."]
[null,"5.  No se tuvo en cuenta en el procedimiento, el manejo de la documentacion de los programas financiados por la banca multilateral, pues se encuentran incorporados en las tablas de gestion documental"]
[null,"6.  Durante los ultimos 4 años se han presentado cambios en los roles y responsabilidades de las areas que hacen parte en la ejecucion de los programas financiados por la banca multilateral."]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Durante los ultimos 4 años se han presentado cambios en los roles y responsabilidades de las areas que hacen parte en la ejecucion de los programas financiados por la banca multilateral."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":4,"n_rows":25,"n_cols":3,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observa que el proceso no ha documentado de forma clara las partes interesadas pertinentes, y los requisitos asociados a estas, no se pudo evidenciar el seguimiento y revisión en la vigencia 2017 de la información sobre estas partes interesadas. "]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito"]
[null,"2. Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos estabelcidos en la norma de calidad ISO-9001-2015"]
[null,"3. La identificación de las partes interesadas estaban implícitas en los procesos misionales."]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"2. Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos de la norma de calidad ISO-9001-2015"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":5,"n_rows":24,"n_cols":3,"rows_kept":24,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El proceso no cuenta con evidencia que demuestre la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios"]
[null,"2. Falta de claridad de los aspectos que pueden llegar a generar cambios en la operación del proceso."]
[null,"3. Falta de cultura en la identificación y registro de los cambios que pueden afectar el proceso"]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios"]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":6,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se llevó a cabo la revisión del Plan de Mejoramiento del proceso y se evidenció que el proceso no da cumplimiento al procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, SIG-P-05 de la fecha 21/11/2017, actividad 5 “Envía el plan de mejoramiento adoptado, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento.”, ya que los auditados no pudieron aportar correo electrónico remisorio. "]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología del procedimeinto de acciones correctivas, preventivas y de mejora"]
[null,"2. No se cuenta con la trazabilidad de los correos enviados por la OAP que permitan demostrar el envío del plan de mejoramiento. "]
[null,"3. No hay una alertque permita recordar la necesidad de enviar el plan de mejoramiento"]
[]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología del procedimeinto de acciones correctivas, preventivas y de mejora"]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":7,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se presenta como evidencia el documento “Acompañamiento Al Ministerio De Vivienda Ciudad y Territorio en proceso de Revisión de su Plan Estratégico - Análisis del Entorno.”, el cual se encuentra en el link: http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Proceso%20de%20Revisión%20Plan%20Estratégico%20-%20Analisis%20del%20Entorno.pdf, sin embargo, este no se incorpora para mejorar el proceso toda vez que la información no se refleja en la caracterización del proceso, como es el caso de las partes interesadas identificadas así como las necesidades y expectativas de las mismos. "]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar la caracterización del proceso"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"1. No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]
[null,"2. Las indicaciones impartidas en su momento para la formulación de la caracterización no contemplaba la inclusión de este aspecto"]
[null,"3. Falta de claridad en la definición de requisitos aplicables al proceso."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":8,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El numeral 4.3 se encuentra dentro de los requisitos de la Norma técnica ISO 9001:2015 de la caracterización del proceso Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, sin embargo, el proceso informa que no son ellos quienes definen el Alcance del SIG; a la fecha de la auditoria la responsabilidad está asignada al proceso de Administración del SIG. "]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar la caracterización del proceso"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]
[null,"2. Las indicaciones impartidas en su momento para la formulación de la caracterización no contemplaba la inclusión de este aspecto"]
[null,"3. Falta de claridad en la definición de requisitos aplicables al proceso."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]

{"sheet":"Analisis causa 15","index":9,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Caracterización: \na) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica. \nb) No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. \nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral. \nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución. \ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA. \nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso. \ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar la caracterización del proceso"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]
[null,"2. Las indicaciones impartidas en su momento para la formulación de la caracterización no contemplaba la inclusión de este aspecto"]
[null,"3. Falta de claridad en la definición de requisitos aplicables al proceso."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]

{"sheet":"Analisis causa 16","index":10,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Para efectos de la liquidación de una operación de crédito se observa que no hay interrelación entre el proceso auditado y el proceso “Seguimiento y control a la ejecución del recurso financiero” y la obligación que se desprende del procedimiento para la Oficina Asesora de Planeación, conforme a lo dispuesto en el numeral 5 del procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la Banca Multilateral que determina lo siguiente ”Elabora solicitudes de desembolso, teniendo en cuenta la reglamentación expedida por los prestatarios y tramita ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa validación y aprobación por parte de la OAP y del Ordenador del Gasto autorizado ante los prestatarios”.(negrilla fuera de texto). "]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. La Oficina de Planeación y la Subdirección de Finanzas y presupuesto contaban con procedimientos independientes relacionados con los temas de banca Multilateral."]
[null,"2. No se había identificado la necesidad de que los dos procedimientos estuvieran interrelacionados."]
[null,"3. Desconocimiento de la oficina de Planeación que la Subdirección de Finanzas y Presupuesto contaba con un procedimiento relacionado con el tema."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No se había identificado la necesidad de que los dos procedimientos estuvieran interrelacionados."]

{"sheet":"Analisis de causa 17","index":11,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",17]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En el ejercicio de auditoria el aplicativo en el cual se cargan, administran, gestionan, análisis y se obtienen los reportes no estaba disponible para consulta. Según lo anterior, se obtuvieron las evidencias de cumplimiento de los indicadores mediante correo electrónico con fecha 21/03/2018, es decir, 15 días posterior a la auditoria. "]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. A la fecha de la auditoría no se había detectado que cuando el aplicativo esta cerrado por cierre de vigencia no se puede consultar la información."]
[null,"2. La consulta no se pudo realizar porque estaba restringido el acceso al aplicativo."]
[null,"2. No se había contemplado la necesidad de que los usuarios pudieran consultar información cuando el aplicativo estaba cerrado"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"A la fecha de la auditoría no se había detectado que cuando el aplicativo esta cerrado por cierre de vigencia no se puede consultar la información."]

{"sheet":"Analisis de causa 18","index":12,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",18]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001: 2015 Numeral 7.3 Toma de conciencia . Homologable GP-1000:2009 numeral 6.2.2 El proceso no cuenta con información documentada que permita corroborar la adecuada implementación de este numeral tal como lo sugiere la caracterización del proceso en la casilla de Requisitos aplicables ISO 9001:2015. "]
[null,"CORRECCIÓN","NA"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la aplicabilidad del requsito"]
[null,"2. Se consideraba que este requisito sólo aplicaba para Gestión del Talento Humano"]
[null,"3. Se consideraba que estaba ímplicito en el día a día del responsable del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Desconocimiento de la aplicabilidad del requsito"]

{"sheet":"Analisis de causa 19","index":13,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",19]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se verificó la matriz de comunicaciones del proceso y se puedo establecer que esta no contiene la totalidad de la información que el proceso debe comunicar de manera transversal a la entidad entre otros: Informe mensual consolidado de Plan de Acción e Informe de seguimiento mensual de ejecución presupuestal. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. "]
[null,"CORRECCIÓN","N.A"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  Debilidad en la estructuracion de la matriz de comunicaciones al no identificar de manera detallada Cada uno de los informes a comunicar."]
[null,"2.  No se habia llevado a cabo una revisión interna en la Oficina Asesora de Planeacion de la matriz de comunicaciones, para mejorarla"]
[null,"3.  No se hicieron reuniones de retroalimentacion para verificar lo establecido en la matriz de comunicaciones y los soportes de evidencias."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"1.  Debilidad en la estructuracion de la matriz de comunicaciones al no identificar de manera detallada Cada uno de los informes a comunicar."]

{"sheet":"Analisis de causa 20","index":14,"n_rows":36,"n_cols":3,"rows_kept":36,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[35,1,35,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[16,1,16,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",20]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia que el nomograma del proceso no se lleva el orden jerárquico de normas, incluye normas internas y no se contempla normatividad aplicable como lo es el Decreto 1499 de 2017, lo cual incumple lo establecido en el procedimiento SGI-P-01 Control de Documentos. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. \n\nNo se facilitó de manera oportuna la recuperación de la documentación solicitada durante el proceso de auditoría, la información que se denomina de gestión (presentaciones de comités, actas, seguimientos, listas de asistencia, otros) se encuentran en los equipos de los funcionarios y contratistas dispersa y sin un orden definido, lo cual dificulta la consulta y pone la información en riesgo de deterioro o pérdida. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","N.A."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  No se considero relevante que el normograma se encuentre ordenado por orden jerarquico."]
[null,"2.  En el momento de la relacion de normas no se considero su orden jerarquico."]
[null,"3.  La Oficina Asesora de Planeacion no contaba con espacio en el domus file que garantice la recuperacion de la informacion para facilitar su consulta y preservacion."]
[null,"4.  En el momento de la auditoria no se habia definido la documentacion y archivos que se debian presevar y compartir en el domus file"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Este hallazgo tiene dos partes, por consiguiente cuenta con dos causas:"]
[null,"En el momento de la relacion de normas no se considero su orden jerarquico."]
[]
[null,"La Oficina Asesora de Planeacion no contaba con espacio en el domus file que garantice la recuperacion de la informacion para facilitar su consulta y preservacion."]

{"sheet":"Analisis de causa 21","index":15,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[16,1,16,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",21]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observó que el proceso no aporta evidencias que permita validar el seguimiento o revisión de la percepción de sus clientes internos y externos"]
[null,"CORRECCIÓN","N.A."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  Desconocimiento de la aplicabilidad de este requisito."]
[null,"2.  No hay claridad sobre los criterios de evaluacion por parte del cliente interno."]
[null,"3.  Se entendia que los unicos procesos a evaluar eran aquellos que tienen relacion con usuario externo."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Se entendia que los unicos procesos a evaluar eran aquellos que tienen relacion con usuario externo."]

{"sheet":"Analisis de causa 22","index":16,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[16,1,16,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",22]
[null,"FUENTE","Auditorias Internas del SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El proceso no se realiza retroalimentación del resultado del seguimiento y de la evaluación de la eficacia (Informe emitido por la OCI) se observa que tienen contemplado realizar una verificación del mapa de riesgos y sus controles en el Plan de Mejoramiento del Proceso. "]
[null,"CORRECCIÓN","N.A."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Preventiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito y su dinámica al interior de la organización."]
[null,"2. Seguimientos informarles que conllevan a no registrar la información y al análisis de datos que conlleven a la evaluación de la eficacia de las acciones y los controles."]
[null,"3. Falta de cultura organizacional que derive en seguimientos oportunos"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito y su dinámica al interior de la organización."]

{"sheet":"Analisis de causa 28","index":17,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[16,1,16,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Planeación estrategica y gestion de recursos financieros"]
[null,"ITEM ",28]
[null,"FUENTE","Monitoreo Mapa de Riesgos"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Fortalecer los controles con el fin de bajar el nivel de exposición del riesgo y atender las disposiciones en cuanto a dar cumplimiento a las actividades documentadas en los planes de mejoramiento GCR y SIG. "]
[null,"CORRECCIÓN","N.A."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Accion Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","Octubre1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"1. Monitoreos insuficientes, que conllevan a no registrar la información y al análisis de datos que promuevan a la evaluación de la eficacia de las acciones y los controles y al segumiento de las acciones"]
[null,"2. Falta de cultura organizacional que derive en seguimientos con calidad, pertinencia y oportunidad"]
[null,"3. Olvido por parte de la persona que registra la información, de los temas a diligenciar "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito y su dinámica al interior de la organización."]

{"sheet":"Listas","index":18,"n_rows":18,"n_cols":12,"rows_kept":18,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
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[null,null,"Auditorías Externas "]
[null,null,"Auditorias independientes de la OCI.",null,null,null,"AP",null,"ABIERTA","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
[null,null,"Auditorías Internas SIG.",null,null,null,"AC",null,"CERRADA","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,null,"Evaluaciones de satisfacción del Cliente.",null,null,null,"AM",null,null,"CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
[null,null,"Incumplimiento de la legislación",null,null,null,null,null,null,null,null,"OTROS"]
[null,null,"Medición y seguimiento de proceso. ",null,null,null,3]
[null,null,"Monitoreo de mapas de riesgos."]
[null,null,"Peticiones, quejas y reclamos"]
[null,null,"Salidas no conformes "]
[null,null,"Resultados de la revisión por la Dirección."]
[null,null,"Oportunidad de Mejora"]