{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":9,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Listas","Análisis causa 4","Análisis causa 5","Análisis causa 6","Análisis causa 7","Análisis causa 8","Análisis causa 9"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":2,"defined_names":10,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 8.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha :  15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"PROCESOS JUDICIALES Y ACCIONES CONSTITUCIONALES"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","CORRECCIÓN\n\n(Defina una corrección para las  no conformidades detectadas, que inmediata o temporalmente sea la solución mientras implementa la acción correctiva)","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM)"," \n\nMETODOLOGIA PARA ANALISIS DE CAUSAS\n\nPara el análisis de causa, seleccione  la técnica definidas en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora) utilizada\n"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas."," \nPROPOSITO DE LA MEJORA \n\n(Propósito a cumplir con el desarrollo del plan de mejoramiento, para subsanar o corregir la causa que genero la no conformidad u oportunidad de mejora)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)",null,"FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO (FORMA, FONDO Y APLICACIÓN)\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS (OPORTUNIDAD Y COHERENCIA DE LAS EVIDENCIAS)  \n(REALIZADA POR OAP)\n(Se realiza seguimiento el primer semestre  y segundo semestre de cada vigencia)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA  OCI  \nO AUDITOR INTERNO DE CALIDAD\n(Verificación semestral por OCI ó Auditor Interno, según programación de auditorias internas)",null,null,null,"EVALUACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y  exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","Estado de la Acción\n(Líder del Proceso)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","ACTIVIDAD SIN INICIAR, EN PROCESO Ó CUMPLIDA\n\n(Espacio para que la OAP clasifique si la actividad esta sin iniciar, en proceso ó cumplida)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo de l servidor que ejecuta la actividad)","Estado de la Acción\n(Auditor)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADOS DE LA EVALUACION\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo a la actividad realizada por la OAP)","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia y sostenibilidad del plan de mejoramiento\nActividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrado  (cumplido) el plan de mejoramiento por parte del proceso ","RESPONSABLE DE OCI\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si el plan  de mejoramiento fue eficaz)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n",null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Actualizar la documentación,  teniendo en cuenta las directrices del sistema integrado de gestión. ","N/A","AP",null,"Se ajusto el instructivo de la documentación del sistema integrado de gestión","Mantener la documentación del proceso actualizada ","Actualizar el procedimiento PJ-P-03 de conciliaciones, y los formatos PJ - F 03, PJ - 53, PJ - F 55, PJ-F-56, PJ-F 57, PJ - F 58, PJ - F 59, PJ -F 60, PJ-F-61, PJ -F 62.",null,"2018-02-20","2019-06-30","Claudia Elisa Garzón Soler, Jefe Oficina Asesora Jurídica","25/07/2018\n\n27/02/2019                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        28/05/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Se envió solicitud a la OAP de actualizar la documentación y se aprobó el ajusto en abril de 2018.\n\n\n27/02/2019: Se revisó y se confirma que mediante radicado 2018IE0004371 del 4 de abril de 2018, la OAJ ajusta el procedimiento de conciliacion y es aprobado por la OAP con el radicado 2018IE005142 del 30 de abril de 2018                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       28/05/2019: Mediante radicado 2019IE0003603 la OAJ hace solictud la modificacion del formato PJ-61, y mediante radicado 2019IE0004049 es aprobado por la OAP, se encuentra publicado en el SIG, se aportan evidencias","CERRADA","26/07/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio","26/07/2018: Se verificó mediante radicado 2018IE0004731del 17 de abril de 2018 ajustando el procedimiento de conciliaciones y con concepto de aprobación se actualizaron mediante radicado 2018IE0005142 del 30 de abril de 2018.\n\nSurge una nueva actualización del formato base de datos de información de procesos judiciales esta actividad se realizó por mejora con radicado 2018IE0007105 del 21 de junio de 2018, y con concepto de aprobación se actualiza con radicado 2018IE0007568 del 05 de julio de 2018.\n\n14/01/2019: Se evidencia que mediante radicado  N° 2018IE0004731 la solicitud de modificación de los documetnos en mención, asimismo a través  del concepto técnico con fecha del 30 de abril de 2018 y N° de radicado 2018IE0005142, la OAP aprueba la actualización de los documentos requeridos por el proceso. Sin embargo al revisar la solicitud, se observa que no se está relacionado el documento identificado: PJ-F-61 \"RELACIÓN DOCUMENTOS PARA ARCHIVO OAJ\", incluido en la descripción de la actividad, por tanto la actividad se encuentra en proceso.\n\n31/07/2019: Se evidencia que mediante radicado  N° 2019IE0003603 la solicitud de modificación del formato PJ-61, asi mismo a través  del concepto técnico con fecha del 2 de abril de 2019 y N° de radicado 2019IE0004049, la OAP aprueba la actualización del documento requerido por el proceso.","CUMPLIDA","BRIAM BRITO POLO\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019","31/05/2018: Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: Se evidencia correo electronico del 1/8/2018 con el asunto \"Plan de mejoramiento Procesos Judiciales y acciones constitucionales\". La evidencia aportada no permite corroborar el cumplimiento de la acción. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia solicitud de modificación de documentos mediante radicado 2018IE0004731 del 17/04/2018, asi mismo mediante Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación\" con radicado  2018IE0005142 de fecha del 30 de abril de 2018 la Oficina Asesora de Planeación aprobó los documentos que se relacionan a continuación, así:\n• (PJC-P-03) \"PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES\", • (PJC-F-03) \"BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN DE CONCILIACIÓN\", •(PJC-F-53) \"INFORME SEGUIMIENTO REPRESENTACIÓN JUDICIAL\" , • (PJC-F-55) \"INFORME SEGUIMIENTO CONCILIACIONES\", • (PJ-F-56) \"INFORME SEGUIMIENTO JURISDICCIÓN COACTIVA\", • (PJ-F-57) \"INFORME SEGUIMIENTO VIGILANCIA JUDICIAL\", • (PJ-F-58) \"INFORME SEGUIMIENTO ARCHIVO\"\n• (PJ-F-59) \"FICHA COMITÉ DE CONCILIACIÓN\" , • (PJ-F-60) \"FICHA TÉCNICA Y FINANCIERA\" , • (PJ-F-62) \"CONTROL DE CORREOS ELECTRÓNICOS\"\n\nNo obstante, en la actividad del Plan de Mejoramiento del proceso se incluyó la actualización del formato (PJ-F-61) \"RELACIÓN DOCUMENTOS PARA ARCHIVO OAJ\" (versión 2 de fecha 17 de abril de 2015) y a la fecha del seguimiento realizado por la OCI no se observó en el Sistema Integrado de Gestión la nueva versión del documento y en el formato de solicitud N° 2018IE0004731 no se encontró relacionado el formato en mención. Por lo anterior, se encuentra pendiente la aplicación de los ajustes al mismo.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento total de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: Se evidencia que el proceso realizó la solicitud a la OAP mediante el formato SIG-F-01 \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\", radicado No. 2019IE0003603 emitido el 21 de marzo de 2019 la modificación del formato PJ-F-61 \"RELACIÓN DOCUMENTOS PARA ARCHIVO\" versión 3.0, el cual fue aprobado mediante el formato SIG-F-02 \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\", radicado No. 2019IE0003603 emitido el 02 de abril de 2019. Adicionalmente, la OCI verificó que se encontrara publicado en la página web del MVCT, en el Sistema Integrado de Gestión, evidenciando que esta actualizado en el SIG del proceso.\n\nAdicionalmente, se evidencia correo electrónico del 10 de abril de 2019 que contiene la socialización al interior del proceso de la actualización de los diferentes formatos del Sistema Integrado de Gestión del proceso con el respectivo link que direcciona a la página web del MVCT.","SI","Se establece eficacia de la acción toda vez que los documentos del SIG fueron actualizados y socializados al interior del proceso para su aplicación.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[2,"Monitoreo de mapas de riesgos integrados.","Documentar controles (Hacer seguimiento a las actividades de los apoderados) establecidos para el riesgo y divulgarlo al interior de la dependencia","N/A","AP",null,"Se debe ejercer la defensa técnica de manera adecuada ","Utilizar un mecanismo de control sobre los procesos.","Documentar en el procedimiento de representación judicial, el seguimiento a las actividades de los apoderados.",null,"20/02/2018\n\n\n30/09/2018","30/09/2018\n\n\n30/06/2019","Claudia Elisa Garzón Soler, Jefe Oficina Asesora Jurídica\n\n\nLeonidas Lara Anaya","25/07/2018 \n\n\n26/09/2018\n\n             30/11/2018\n\n27/02/2019     28/05/2019   30/08/2019 28/02/2020","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales\n\n","25/07/2018: Se ha realizado mesas de trabajo internas para revisar el procedimiento y actualizarlo de acuerdo al seguimiento de los apoderados y a la resolución 938 de 2017.\n26/09/2018: Se envia correo electronico ampliando el plazo debido a que el Jefe de la OAJ debe realizar una revisión del procedimiento de representación judicial\n30/11/2018: Se envía Formato SIG-F-01 solciitando la creacion del Procedimiento, firmado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.\n27/02/2019: Se ha realizado la Actualización del procedimiento en la actividades y se ha incluido el seguimiento a las actividades de los apoderados.                   Se crea el procedimiento PJC-P-05 VERSION 1,0 Pago de sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliacion del 18 de Noviembre de 2018. Mediante el radicado 2018IE0014797, la OAP, emite concepto tecnico de cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01.                       28/05/2019: Se elabora acta donde se revisa el procedimiento de Representacion Judicial, actualmente se tiene un borardor. Se aporta acta y lista asistencia,\n30/08/2019 se efectua la solictud de creación, modificación o eliminación del procedimiento de representacion judicial mediante radicado 2019IE0008069 a la OAP, quien emite concepto tecnico favorable mediante radicado 2019IE0008259 y anuncia la publicacion de la actualización en el SIG.                                             28/02/2020, el pasado 30/08/2019 se reporta el cumplimiento de la accion, dado que mediante radicado  2019IE0008069  del 16 de Julio de 2019 se reporta a la OAP la modificacion del procedimiento de representacion judicial y ésta dependencia reporta concepto favorable mediante radicado 2019IE0008259 del 23 de julio de 2019","CERRADA","26/07/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio","26/07/2018: Se verifica el listado de asistencia de 09/07/2018 donde se actualiza el procedimiento de representación judicial teniendo en cuenta la resolución 938 del 19 de diciembre de 2017 e incluir la actividad 15 y queda de la siguiente manera: \"Elaborar un informe detallado de cada uno de los procesos asignados por reparto, señalando el estado actual del proceso en el momento de la desvinculación con la entidad, de lo mencionado se deberá hacer entrega al Coordinador del Grupo de Procesos Judiciales de la OAJ, para generar el visto bueno del mismo y generar el paz y salvo de la terminación de vinculación de la entidad\n\n14/01/2019: Se verifica mediante radicado 2018IE0014797 con fecha 18 de diciembre de 2018, solicitud de creación de documento en el SIG: Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\" en el proceso.Sin embargo, ésta no es evidencia que permita determinar el cumplimiento de la actividad que esta relacionada con la actualización en el SIG del procedimiento PJC-P-01 \"PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN JUDICIAL\". \n\n31/07/2019: Se verifica el acta de revisión del Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\" en el proceso.Sin embargo, ésta no es evidencia que permita determinar el cumplimiento de la actividad que esta relacionada con la actualización en el SIG del procedimiento PJC-P-01 \"PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN JUDICIAL\".\n\n20/01/2020:El proceso evidencia mediante el concepto técnico de actualización del procedimiento de representación judicial, el cumplimiento de la actividad, se recomienda continuar evidenciando la operatividad de la misma.","CUMPLIDA","BRIAM BRITO POLO\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n\n\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","31/05/2018: Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante radicado 2018IE0014797 con fecha 18 de diciembre de 2018, solicitud de creación de documento en el SIG: Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\", Sin embargo, el procedimiento no incluye actividades de seguimiento a los apoderados, en cumplimiento de la actividad programada para cumplimiento. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso aporta como evidencia un Acta de fecha 23 de mayo de 2019, en la cual se observa la realización de una reunión cuyo tema era el seguimiento al plan de mejoramiento del SIG, esta contiene respecto al avance del presente ítem, el borrador de los cambios y/o modificaciones para los numerales contemplados en el procedimiento PJC-P-01 \"REPRESENTACIÓN JUDICIAL\" 1, 11, 12, 13 y 15 que serán sujetos a la revisión y aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; precisando que la OCI evidencia en el último ítem (15) en su descripción \"Se revisa mensulamente los casos asignados en el mes, a los apoderados judiciales\", que la propuesta guarda correspondencia con lo requerido en la actividad descrita en el plan de mejoramiento, no obstante, a la fecha de corte de la evaluación (31 de mayo de 2019) no se ha formalizado dicha actualización al lineamiento procedimiental, de manera que la actividad continuará en estado abierta.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión las siguientes evidencias: una fotografía con el formato de solicitud de modificación del procedimiento, con fecha 16/07/2019, el concepto técnico de revisión a las solicitudes de documentación de fecha 23/07/2019 y Pantallazo de publicación del procedimiento con fecha 23/07/2019, en los cuales se observa la modificación al procedimiento denominado: “REPRESENTACIÓN JUDICIAL PJC-P-01”, para realizar monitoreo a las asignaciones de los apoderados, dando cumplimiento a la acción preventiva establecida frente al monitoreo de mapas de riesgos. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al reporte de los avances de las actividades y su ejecución, dado que tenía como fecha de finalización el 30/06/2019 y ésta se cumplió con 23 días después de la fecha de finalización.  \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la socialización del procedimiento actualizado al interior del grupo de trabajo, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[3,"Indicadores de gestión","Formular el indicador que mida el proceso de acciones constitucionales y procesos judiciales.","N/A","AP",null,"Es necesario contar con una herramienta de medición ","Hacerle seguimiento a los procesos judiciales  y acciones constitucionales. ","Diligenciar la hoja de vida del indicador y realizar el respectivo seguimiento ",null,"2018-02-20","2018-04-30","Claudia Elisa Garzón Soler, Jefe Oficina Asesora Jurídica","25/07/2018\n\n\n27/02/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Se envió correo electrónico para actualizar la hoja de vida del indicador y se recibió correo de aprobación de la actualización para su respectiva publicación en el proceso     \n\n27/02/2019: Se confirma la evidencia de 26/07/2018, Hoja de vida del Indicador y Registro de la hoja de vida del indicador","CERRADA","26/07/2018\n\n14/01/2019\n","Diana Corredor\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: El 24 de abril de 2018 se evidencia el envió de correo electrónico a la funcionaria Maria Angela Petit para su respectiva revisión y aprobación, se verifica respuesta del correo el mismo 24 de abril de 2018 manifestando que cumple con los criterios metodológicos del indicador. Se evidencia la publicación del indicador del proceso de Judiciales y acciones constitucionales el día 26/07/2018.\n\n14/01/2019: El proceso aportó las evidencias suficientes para determinar el cumplimiento de las actividades, dentro de estas se encontró el correo electrónico enviado el 24 de abril de 2018 a la Oficina Asesora de Planeación con la solicitud de revisión y aprobación de la Hoja de Vida del indicador \"Representación legal del Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda\" con formula \"(No. Tutelas atendidas + No. de Procesos atendidos / No. Tutelas recibidas + No. de Procesos recibidas )*100\", contestado con aprobación por la OAP el 24 de abril de 2018; adicionalmente se observó en las evidencias otro correo enviado el mismo día por la OAP informando a través de un pantallazo la creación del indicador en el sistema SINAPSIS y un archivo en formato Excel que contiene la Hoja de Vida del Indicador.","CUMPLIDA","BRIAM BRITO POLO\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n\n22/03/2019","31/05/2018: Se evidencia la formulación de la hoja de vida del indicador representación legal de MVCT y FONVIVIENDA, sin embargo no se evidencia documento de aprobación por parte de la OAP.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n22/03/2019: El proceso aportó las evidencias suficientes para determinar el cumplimiento de las actividades, dentro de estas se encontró el correo electrónico enviado el 24 de abril de 2018 a la Oficina Asesora de Planeación con la solicitud de revisión y aprobación de la Hoja de Vida del indicador \"Representación legal del Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda\" con formula \"(No. Tutelas atendidas + No. de Procesos atendidos / No. Tutelas recibidas + No. de Procesos recibidas )*100\", contestado con aprobación por la OAP el 24 de abril de 2018; adicionalmente se observó en las evidencias otro correo enviado el mismo día por la OAP informando a través de un pantallazo la creación del indicador en el sistema SINAPSIS y un archivo en formato Excel que contiene la Hoja de Vida del Indicador.","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que se encuentra creada la hoja de vida del indicador de acuerdo a los lineamientos emitidos por la OAP.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[4,"Auditorías Internas SIG.","En verificación de los documentos aportados frente a la gestión realizadas a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del sig, se observa incumplimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0, ítem 8 el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe -enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder proceso a la OAP para la publicación y a la OCI para el seguimiento. No se evidencia copia del correo electrónico a la OCI","N/A","AC","POR QUÉS","Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno.\n\n\n\n","Dar cumplimiento a las directrices del Sistema Integrado de Gestión.","Solicitar capacitación del procedimiento de acciones  preventivas, correctivas y de mejora  a la OAP",null,"2018-06-21","2018-07-30","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","2018-07-25","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Se participo en la capacitación del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI","CERRADA","2018-07-26","Diana Corredor","26/07/2018: Se verifica listado de asistencia de la reunión realizada por la OAP y OCI de la socialización del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI el día 16 de junio de 2018 con la participación de Carlos Mirando el cual representa a procesos judiciales y acciones constitucionales y se verifica listado de asistencia de 21 de junio de 2018 en asunto: Revisión del procedimiento SIG-P-05 Acciones Preventivas, correctivas y de mejora.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","30/10/2018\n\n15/03/2020","30/10/2018: Se evidencio listado de asistencia de la reunión realizada por la OAP y OCI de la socialización del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI el día 16 de Julio de 2018.\n\n15/03/2020: El proceso aportó como evidencia, un proyecto de correo electrónico dirigido a Sergio Osorio de planeación de fecha 20/09/2019, a través del cual adjunta el formato del plan de mejoramiento con el monitorio con corte al 30/08/2019, no obstante, el proceso no aportó las evidencias para declarar la efectividad de la acción; al respecto, es importante señalar que se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y con la descripción de la acción correctiva, la actividad parece haberse efectuado dentro de la oportunidad planificada, teniendo en cuenta que se tenía como fecha de finalización el 27/07/2018 y la capacitación se efectúo el 16/06/2018, el monitoreo efectuado por la primera línea de defensa se encuentra acorde con la actividad planificada y consistente con las evidencias presentadas. Del mismo modo, el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa también se considera consistente con la acción preventiva, el monitoreo, la acción y las evidencias presentadas. \n\nAsí las cosas, a fin de verificar efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la remisión del monitoreo al plan de mejoramiento del SIG conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento sobre el cual se levantó la no conformidad establecida en la auditoría interna, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Solicitar la publicación a la OAP de la actualización del plan de mejoramiento, y enviar correo electrónico a la Oficina de Control Interno para el respectivo seguimiento",null,"2018-06-21","2018-08-15",null,"25/07/2018\n\n26/09/2018     28/05/2019  30/08/2019 28/02/2020",null,"25/07/2018: Por medio del correo electrónico enviado el dia 1 de Agosto de 2018, se envía el Plan de mejoramiento a la OAP con copia a la OCI, para su revision, publicacion y seguimiento correspondiente\n\n26/09/2018: Remision plan de Mejoramiento interno por medio de correo eelctronico del dia 1 de agosto, este se envío a la Oficina Asesora de Planeacion y a la Oficina de Control Interno.                  \n\n28/05/2019: Se envia a la OAP el 22/03/2019, solictud de modificacion de fechas y comentarios del Plan de Mejoramiento de Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales                        \n\n30/08/2019, Se envia monitoreo del Plan de Mejoramiento y se reporta a la OAP y OCI, pantallazo de los envios.                                                                                                 28/02/2020 La OAJ en los monitoreos permanentes ha enviado a la OAP y OCI el plan de mejoramiento y correos electronicos del cumplimiento de la actvidad.  Se adjunta la evidencia ","CERRADA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializado","26/07/2018: Esta actividad se realiza posterior se realice la actualización del plan de mejoramiento del proceso judiciales y acciones constitucionales\n\n26/09/2018: Se evidencia correo electronico del 01 de agosto de 2018 enviando a la OAP y a la OCI la publicación del plan de mejoramiento\n\n31/07/2019: Teniendo en cuenta el monitoreo, la evidencia aportada no soporta el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por la OCI.\n\n20/01/2020: El proceso aporta un pantallazo del correo electrónico para notificar a la OAP del respectivo monitoreo, aún asi se deben presentar evidencias que permitan verificar que el monitoreo se ha realizado de acuerdo a los lineamientos del procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" ","EN PROCESO","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES\n","ABIERTA","27/10/2018\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","27/10/2018: Se evidencia correo electronico del 1 de Agosto con el asunto de Plan de mejoramiento Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales, se remite a OAP y OCI para su \"revisión, publicación y correspondiente seguimiento y evaluación\"\n\n22/03/2019: La OCI no logra determinar la eficacia de la acción, toda vez que el proceso no aporta evidencias del cumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo a los monitoreos realizados por el proceso en el control de cambios del plan de mejoramiento.\n\n21/08/2019: El proceso aporta como evidencia un correo electrónico del 22 de marzo de 2019, en el cual se solicitó modificación de fechas a las actividades contenidas en el plan de mejoramiento y además realizó comentarios sobre el mismo, no obstante, se observa que este solo se remitió a la OAP, lo cual contraviene lo estabecido en el procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, en su numeral 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN \"(...) Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\" (Subrayado fuera de texto).\n\nDe otra parte, se recomienda al proceso revisar en el marco del cumplimiento de la actividad, el monitoreo realizado durante el mes de mayo de 2019, teniendo en cuenta que el mismo, no permite evidenciar como se subsano la no conformidad; de manera que se sugiere implementar acciones que a través de monitoreos alineados con las respectivas evidencias permitan verificar como se ejecuta la actividad del procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, actualmente numeral 6. \"Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias),septiembre (con corte a 31 de agosto) y diciembre (con corte a 30 de noviembre, adjuntando evidencias) de los avances de las actividades documentadas en el plan de mejoramiento del SIG y envía para su respectiva publicación a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) y a la Oficina de Control Interno para su conocimiento.\" asociada a la presente actividad. (Subrayado fuera de texto). \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de el pantallazo de un proyecto de correo electrónico dirigido a Sergio Osorio de la OAP, a través del cual adjunta el formato del plan de mejoramiento con el monitorio con corte al 30/08/2019, no obstante, este no permite verificar la solicitud realizada, ni la fecha de remisión del mismo, por lo cual no se puede dar cierre a la acción hasta tanto no se remitan los soportes de la solicitud planificada en la actividad."]
[5,"Auditorías Internas SIG.","En la estructura de la caracterización del proceso, Código PJC-C se encontró que en la fase planear, del ciclo PHVA , no han sido incorporados el Cronograma de reuniones del Comité de Conciliación, ni la matriz de comunicaciones del proceso. Se evidencia en la fase HACER que en la entrada requerida y la salida esperada de la actividad de \" Análisis de los antecedentes correspondientes \" solamente aparece como parte interesada pertinente el proceso de procesos judiciales y acciones constitucionales, sin tener en cuenta que el insumo proviene de todos los proceso.\nEn la fase HACER de la caracterización del proceso, solamente se consigno la actividad del proceso administrativo de cobro coactivo, la cual no incluyó el proceso administrativo de cobro persuasivo\n\nLa actividad de \" Identificación del tipo de requerimiento para reparto interno\" no pertenece a la fase \" PLANEAR\" y debe trasladarse a la fase \"HACER\", para efecto de la correcta secuencia e interacción con las actividades del proceso. Así mismo, el producto \"Hoja de vida indicadores actualizada\", registrado en la fase \"Verificar\" como mecanismo de seguimiento y medición del proceso, debe ser incluido en lo pertinente en la fase \" Planear\"","N/A","AP","POR QUÉS","Por qué no se tuvo la suficiente claridad en el momento de formular las caracterizaciones.\n\n\n\n","Dar a conocer la caracterización de los procesos judiciales y acciones constitucionales a la Oficina Asesora Jurídica","Realizar mesa de trabajo interna con el fin de verificar la secuencia el ciclo PHVA, teniendo en cuentas las directrices de la OAP",null,"2018-06-21","2018-09-30","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","2018-07-25","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Se participo en la capacitación del 08 de mayo de 2018 del asunto: Caracterización, se envió correo electrónico migrando la información al nuevo formato y se realizo la publicación en la pagina web","CERRADA","2018-07-26","Diana Corredor","26/07/2018: Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo participando Felipe Vanegas en representación del proceso en la capacitación de la nueva plantilla de caracterización, se verifica correo electrono del 23 de mayo de 2018 enviando la caracterización del proceso a la OAP.Se evidencia listado de asistencia 21 de junio de 2018 de revisión de la caracterización.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","2018-10-30","30/10/2018: Se evidencia listado de asistencia del 8 de Mayo Capacitación SIG (Caracterización de procesos, riesgos y planes de mejoramiento), lista de asistencia del 21 de Junio Revisión caracterización de procesos, plan de mejoramiento y contexto estratégico. ","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que se realizo la actualización de la caracterización y la misma fue socializada a los integrantes del proceso.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualizar en el SIG y socializar al interior del proceso el ciclo PHVA",null,"1/10/2018\n\n1/10/2018","31/10/2018\n\n30/06/2019","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n22/03/2019    30/08/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Esta actividad esta programada para octubre de 2018\n\n26/09/2018: El dia 23 de Mayo se envía correo electrónico con la actualzacion del formato de Caracterizacion a la OAP, En la cual se migra la informacion al nuevo formato y se modifica la seccion de actuar en el insumo \"reporte de avance del plan de accion\" el cual se encontraba duplicado \n\n30/11/2018: 15 de Agosto de 2018 se envía correo electrónico  socializando la Caracterizacion de Proceso Judiciales y Acciones Constitucionales a todos los funcionarios y Contratistas de la Oficina Asesora Jurídica.\n\n22/03/2019: Se realiza la revisión de la fase hacer, en donde solicitan la modificacion de \"Analisis de los antecedentes correspondientes\" y se concluye que no se puede cambiar a todos los procesos ya que en la mayoria de los casos no se solicita la informacion  a otras dependencias.                                        30/08/2019 Se actualiza logo, se incluye en fase hacer en la sección productos la “hoja de vida del indicador” sección insumos “Metodología de indicadores, instructivo hoja del indicador”., mediante radicado 2019IE0009116 se hace la solictud y mediante radicado  2019IE0010183 emiten concepto tecnico.","CERRADA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n14/01/2019","Diana Corredor\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: Esta actividad esta programada para octubre de 2018.\n\n26/09/2018: Se verifica correo electronico del 15 de agosto de 2018 en tema socialización caracterización  procesos judiciales y acciones constitucionales 5.0  y se verifica publicación en la pagina web del proceso.\n\n14/01/2019: Se verifica actualización de la versión, el  28 de junio de 2018, de la caracterización del proceso y publicación en la pagina web del proceso. Se evidencia socializaciónal personal de la OAJ mediante correo electronico del 15 de agosto de 2018. Asusnto: Socialización Caracterización Procesos judiciales y acciones constitucionales.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","CERRADA","27/10/2018\n\n\n\n\n\n\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019","27/10/2018: Se evidencia correo electronico del 23 de Mayo Caracterización 2018OAJ se envía la caracterización para la revisión, sin embargo el proceso no presenta solicitud de modificación y la justificación de los cambios realizados.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia en el Sistema Integrado de Gestión la caracterización del proceso \"Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales\" actualizada en su versión 5 el 28 de junio de 2018, en esta se identificaron cambios realizados de acuerdo a la descripción de la no conformidad u oportunidad de mejora. No obstante, se observó mediante la verificación del contenido de la caracterización que existen dos modificaciones que no han sido acogidas en el lineamiento a continuación, se relacionan:\n\n• Fase HACER: en la entrada requerida y la salida esperada de la actividad de \" Análisis de los antecedentes correspondientes \" solamente aparece como parte interesada pertinente el proceso de procesos judiciales y acciones constitucionales, sin tener en cuenta que el insumo proviene de todos los procesos. Cabe anotar que frente a este punto el proceso en el monitoreo argumenta su posición para no aplicar este ajuste a la caracterización.\n\n• Fase VERIFICAR: el producto \"Hoja de vida indicadores actualizada\", registrado en esta fase como mecanismo de seguimiento y medición del proceso, debe ser incluido en lo pertinente en la fase \" Planear\"; de lo anterior, se encontró que se incluyó en la Fase Planear, sin embargo, aunque se registró en el insumo \"Metodología de indicadores, instructivo hoja del indicador\", se considera necesario evaluar la posibilidad de incluir en el producto Hoja de Vida del Indicador.\n\nEl proceso no presenta los formatos \"Formato: Solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos\" y \"Formato: Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación\"\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias suficientes que determinen el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: Se evidencia actualización de la versión del  28 de junio de 2018, de la caracterización del proceso y publicación en la pagina web del proceso. Se evidencia socializaciónal personal de la OAJ mediante correo electronico del 15 de agosto de 2018. Asusnto: Socialización Caracterización Procesos judiciales y acciones constitucionales."]
[6,"Auditorías Internas SIG.",",","N/A","AP","POR QUÉS","Desconocimiento en identificar que solo los procesos misionales de la entidad, les aplica la sección de requisitos del cliente, por consiguiente, y por ser un proceso de apoyo, no le aplica el cumplimiento regular de los requisitos del cliente\n\n","Conocer los documentos del SIG para verificar la aplicabilidad de los mismos.","Solicitar capacitación del procedimiento de salidas no conformes y su respectivo formato a la OAP",null,"2018-08-01","2018-10-31","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","2018-09-26","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","26/09/2018: Se solcita reunion con la OAP por medio de memorando con radicado 2018IE0009561 del 16-8-2019","CERRADA","26/07/2018\n\n14/01/2019","Diana Corredor\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: Esta actividad esta programada para el mes de Octubre de 2018\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante memorando con radicado 2018IE0009651 y correo electrónico dirigido a OAP, solicitud de mesa de trabajo el 6 de novimebre para revisión al plan de mejoramiento del proceso y el Acta con fecha 6 de noviembre de 2018","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","27/10/2018\n\n\n22/03/2019","27/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante memorando 2018IE0009651 del 16 de agosto de 2018, la solicitud de realizar una mesa de trabajo con personal de la OAP para estudiar la aplicabilidad de las causas descritas en los items 6 y 8.","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que de acuerdo a la actualización del manual de SIG el numeral de requisitos del cliente no le aplica a los procesos de apoyo. ","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Evaluar la aplicabilidad del procedimiento de salidas no conformes a procesos judiciales y acciones constitucionales",null,"2018-11-01","2018-12-31",null,"25/07/2018\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n27/02/2019",null,"25/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre de 2018\n\n26/09/2018: Estas actividades se realizaron a través de Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto,  dirigida a la Oficina Asesora de Planeacion, Solicitando una mesa de trabajo para estudiar la posible aplicabilidad  del mismo.\n\n27/02/2019: En Reunion sostenida el dia 6 de Noviembre de 2018 y consiganda en el Acta de fecha del mismo dia, se indica que en el procedimiento de salidas no conformes no aplica para los proceso de Apoyo, por consiguinete no aplica su implementacion.","CERRADA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n\n14/01/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre de 2018\n\n26/09/2018: Se evidencia  Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto enviando a la OAP \n\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante el Acta con fecha 6 de noviembre de 2018, donde se indica que en el procedimiento de salidas no conformes no es aplicable su implementacion en el proceso y se evidencia los compromisos adquiridos por el proceso y se verifica la lista de asistentes a la reunión. \nSe evidencia mediante correo electrónico del 6 de noviembre socialización al personal de OAJ lo concretado en la reunión.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n\n22/03/2019","30/10/2018: Se evidencia  Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto enviando a la OAP se indica que  para la Oficina Asesora Jurídica, la causa no es de su soporte y solicita una mesa de trabajo con la OAP para poder estudiar la aplicabilidad de las casusas descritas.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia Acta N° 1 del 06 de noviembre de 2018 con asunto \"Revisar Plan de Mejoramiento Grupo de Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales\", como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso y la OAP, en esta se determinó para la causa del ítem N° 6: \"Dentro del Sistema Integrado de Gestión, en el proceso Administración –SIG-, en el procedimiento control de salida no conformes (SIG-P-02), en la sección “Alcance” se detalla que la implementación a este procedimiento solo aplica para los procesos misionales, ya que el proceso “Procesos judiciales y Acciones Constitucionales” es un proceso de tipo Apoyo, no aplica su implementación.\" (Subrayado fuera de texto)"]
[7,"Auditorías Internas SIG.","En la matriz de comunicaciones, código SIG-F-07, se evidencio la ausencia total de las comunicaciones propias del proceso de procesos judiciales y acciones constitucionales debido a que únicamente contiene las comunicaciones transversales a todos los proceso de sistema integrado de gestión. Por lo tanto, se deben determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al SIG, que incluya que comunicar, cuando comunicar, a quien comunicar, como comunicar y quien comunica","N/A","AP","POR QUÉS","Por que hubo desconocimiento de incluir fuentes de comunicación  adicionales a las transversales\n\n","Dar cumplimiento a las directrices del Sistema Integrado de Gestión.","Participar en las capacitación del proceso de comunicaciones internas y externas en la actualización del forma matriz de comunicaciones",null,"2018-06-21","2018-08-31","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018\n\n27/02/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Por medio de Correos Electronicos enviados por la OAJ desde el dia 22 de Junio de 2018, hasta el 17 de Julio de 2018 donde el Grupo de Comunicacion da su visto bueno, y aprobacion  de la Matriz. \n\n27/02/2019: Mediante radicado 2018IE0007140 del 21/06/2018, la OAJ realiza la solictud y esta es aprobada por la OAP, mediante radicado 2018IE0008308 del 19/07/2018","CERRADA","26/07/2018\n\n14/01/2019","Diana Corredor\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: Se evidencian que el 22 de junio de 2018 asunto: CIE-F- Matriz de comunicaciones 5.0 Procesos y acciones constitucionales al Grupo de comunicaciones internas y externas,  Se evidencia correo de respuesta del 26 de junio de 2018 retroalimentando al proceso, se evidencia correo electrónico del 09 de julio de 2018 asunto pendiente Matriz procesos y acciones constitucionales para revisión y ajuste, se verifica el 16 de julio la matriz enviada para visto bueno, y el 17 de julio queda por el grupo de comunicaciones internas y externas su respectiva validación para enviar a la OAP\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante correos electrónicos del 22 de junio al 1 de agosto de 2018, la revisión y aprobación de los ajuste a la matriz de comunicaciones del proceso, en conjunto con el grupo de Comunicaciones estratégicas. No se presenta lista de asistentes a reuniones o mesas de trabajo con el proceso de comunicaciones internas y externas para la actualización.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n\n\n\n\n\n22/03/2019","30/10/2018: Se evidencia correos para notificación de solicitud de revisión y VoBo de las modificaciones a la Matriz de Acciones Constitucionales desde el 1 de Agosto hasta el 15 de Agosto de se envía como adjunto la Matriz de Cominicaciones y notificación que se encuentra publicada en la pagina del MVCT, no se registra listados de asistencia de capacitación del proceso de comunicaciones internas y externas en la actualización del forma matriz de comunicaciones, documento de solicitud y aprobación de modificaciones y soporte de comunicaciones del mismo.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante correos electrónicos del 22 de junio al 1 de agosto de 2018, en los cuales se observa intercambio de información en lo relativo a la actualización, revisión, y aprobación de los ajuste a la matriz de comunicaciones del proceso, en conjunto con el grupo de Comunicaciones estratégicas. No se presenta lista de asistentes a reuniones o mesas de trabajo con el proceso de comunicaciones internas y externas para la actualización. En correo electrónico del 17 de julio de 2018, se observa el VoBo por parte del grupo de comunicaciones. \n\nSe recomienda fortalecer el monitoreo y la consistencia de las evidencias aportadas por parte del proceso, teniendo en cuenta los términos establecidos para la realización del mismo de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento (SIG-P-05) \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\", numeral 6. Contenido, actividad 6. \"Realiza  monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias), septiembre (con corte a 31 de agosto) y diciembre (con corte a 30 de noviembre, adjuntando evidencias) de los avances de las actividades (...)\" y respecto del seguimiento realizado por la OAP, se recomienda tener más detalle en la descripción del nivel de cumplimiento o incumplimiento de las actividades definidas y verificar la pertinencia de las evidencias aportadas por el proceso.\n\nEs preciso revisar la adecuada aplicación del procedimiento precitado en su numeral 5. Políticas de Operación que establece \"(...) las acciones deben implementarse y cerrarse en un término no mayor de seis (6) meses (...)\", dicho esto a razón de la fecha en la que se inicio la actividad y el estado en el cual queda la acción tras la primera evaluación semestral realizada por la Oficina de Control Interno en la vigencia 2019 de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.\n","SI","Se establece eficacia de la acción toda vez que la matriz de comunicaciones se encuentra actualizada de acuerdo a las estrategias establecidas en la politica de comunicaciones del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualizar y socialización  la matriz de comunicaciones de acuerdo a las directrices del proceso de gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"21/06/2018\n\n1/09/2018","30/10/2018\n\n30/10/2018",null,"25/07/2018\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n27/02/2019",null,"25/07/2018: Se actualizó la matriz de comunicaciones y se envió por solicitud y correo electrónico a la OAP para actualizar la matriz en el proceso.\n\n26/09/2018: El dia 15 de Agosto del presente año, se socializa al interior de la Oficina Asesora Jurídica la Amtriz de Comunicaciones, por medio de Correo Electrónico\n\n27/02/2019: Se participó en capacitación directa y personal con el Grupo de Comunicaciones para la elaboración de la matriz de comunicaciones, como constancia de ello se cruzaron correos electronicos entre las dos dependencias, de fechas 22/06/2018 al 17/07/2018.\n\nAdicional a lo anterior se envío correo electronico a todos los funcionarios y contartistas de la OAJ por medio del cual se socializó la matriz de comunicaciones, este correo fue enviado el día 15 de agosto de 2018.","CERRADA","26/07/2018\n\n\n26/09/2018\n\n\n14/01/2019","Diana Corredor\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nAmelia Navarro","26/07/2018: Se evidencia correo electrónico del 22 de junio de 2018 asunto: CIE-F- Matriz de comunicaciones 5.0 Procesos y acciones constitucionales al Grupo de comunicaciones internas y externas,  Se evidencia correo de respuesta del 26 de junio de 2018 retroalimentando al proceso, se evidencia correo electrónico del 09 de julio de 2018 asunto pendiente Matriz procesos y acciones constitucionales para revisión y ajuste, se verifica el 16 de julio la matriz enviada para visto bueno, y el 17 de julio queda por el grupo de comunicaciones internas y externas su respectiva validación para enviar a la OAP, Se  envía solicitud mediante radicado 2018IE0007177 para actualizar la matriz de comunicaciones a la OAP\n\n26/09/2018: Se evidencia correo electronico del 15 de Agosto de 2018 tema: Socialización matriz de comunicaciones internas y externas OAJ  al Grupo de OAJ\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante correos electrónicos la revisión y ajuste de la matriz de comunicaciones del proceso, en conjunto con el grupo de Comunicaciones estratégicas y la  solicitud mediante radicado 2018IE0007177 para actualizar la matriz de comunicaciones a la OAP. Asimismo se verifica la socialiazación de la matriz de comunicaciones, a través de correos electrónicos del día 15 de Agosto al personal de la OAJ.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\n\n\n\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES ","CERRADA","30/10/2018\n\n\n\n\n\n\n\n22/03/2019","30/10/2018: Se evidencia correos para notificación de solicitud de revisión y Vo Bo de las modificaciones a la Matriz de Acciones Constitucionales desde el 1 de Agosto hasta el 15 de Agosto de se envía como adjunto la Matriz de Cubicaciones y notificación que se encuentra publicada en la pagina del MVCT, no se registra  la actualización del forma matriz de comunicaciones, documento de solicitud y aprobación de modificaciones y soporte de comunicaciones del mismo interna y externa. \n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n\n22/03/2019: Se evidencia a través del \" Formato: Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación\"  (SIG-F-02) con fecha de emisión  19 de julio de 2018 radicado N° 2018IE0008308 el concepto por parte de la OAP que determina la continuidad al trámite de aprobación y formalización  dentro del SIG. \n\nSe observó la socialización de la matriz de comunicaciones (CIE-F-04) mediante correo electrónico masivo del 15 de agosto de 2018 enviado al personal de la Oficina Asesora Jurídica, tanto en archivo adjunto como en la relación a través del link ubicado en el SIG en la página del MVCT. \n\nAsi mismo, se evidencia la publicación de la matriz de comunicaciones de fecha 16/11/2018 mediante la cual se estable el control de cambios de acuerdo a los lineamientos de comunicaciones. \n\n"]
[8,"Auditorías Internas SIG.","Se observa que en la caracterización del proceso se menciona numerales de la NTCISO 9001:2015, que no son aplicados por el proceso, tales como: 8.2, determinación de los requisitos para los productos y servicios, 8.5.1 control de la producción y de la provisión del servicio, 8.5.2 identificación y trazabilidad, 9.1.2 satisfacción del cliente, 9.1.3 análisis y evaluación","N/A","AP","POR QUÉS","Desconocimiento de la Norma de Técnica de Calidad por parte de los servidores públicos.","Conocer los numerales de la norma para evaluar la aplicabilidad en procesos judiciales y acciones constitucionales","Solicitar capacitación de la Norma Técnica de Calidad a la OAP",null,"2018-08-01","2018-11-30","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","2018-09-26","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","26/09/2018: Estas actividades se realizaron a través de Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto,  dirigida a la Oficina Asesora de Planeacion, Solicitando una mesa de trabajo para estudiar la posible aplicabilidad  del mismo.","CERRADA","26/07/2018\n\n14/01/2019","Diana Corredor\n\nAmelia Navarro","Esta actividad esta programada para el mes de octubre de 2018\n\nSe evidencia mediante memorando con radicado 2018IE0009651 y correo electrónico dirigido a OAP, solicitud de mesa de trabajo el 6 de novimebre para revisión de la aplicabilidad de las causas descritas al proceso.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n\n22/03/2019","30/10/2018:Se evidencia  Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto enviando a la OAP se indica que  para la Oficina Asesora Jurídica, la causa no es de su soporte y solicita una mesa de trabajo con la OAP para poder estudiar la aplicabilidad de las causas descritas.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia Acta N° 1 del 06 de noviembre de 2018 con asunto \"Revisar Plan de Mejoramiento Grupo de Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales\", como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso y la OAP, en esta se determinó para las causa de los ítems N° 6 y 8 que este proceso de apoyo y no tiene aplicabilidad al mismo. Mediante la misma acta se soporta el enfoque de la mesa de trabajo como capacitación y/o orientación al proceso en el tema tratado.\n","SI","Se estable eficacia de la acción, toda vez que de acuerdo a la actualización del manual de SIG el numeral de requisitos del cliente no le aplica a los procesos de apoyo. ","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Evaluar la pertinencia de l os numerales que aplican a procesos judiciales y acciones constitucionales ",null,"2018-12-01","2018-12-31",null,"\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018       27/02/2019",null,"30/11/2018: En Reunion sostenida el dia 6 de Noviembre de 2018, con la Oficina Asesora de Planeacion y consignada en el Acta de fecha del mismo dia, se hace revision de la norma técnica de calidad ISO 9001:2015, se revisa cada numeral indicando que solo el item 9.1.3  solo aplica el item e que se encuentra dentro del mapa de riesgos y el item d se cuenta con la Hoja de Vida del Indicador.                         \n\n27/02/2019:  Se   confirma lo tratado en la reunion del 6 de noviembre de 2018, ver evidencia         ","CERRADA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n\n14/01/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nAmelia Navarro","26/07/2018:Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de Diciembre  de 2018\n\n26/09/2018: Se evidencia  Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto enviando a la OAP\n\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante memorando con radicado 2018IE0009651 y correo electrónico dirigido a OAP, la solicitud de mesa de trabajo el 6 de novimebre para revisión al plan de mejoramiento del proceso y el Acta con fecha 6 de noviembre de 2018, donde se indica que en el procedimiento de salidas no conformes no es aplicable su implementacion en el proceso y se evidencia los compromisos adquiridos por el proceso y se verifica la lista de asistentes a la reunión. ","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n\n22/03/2019","30/10/2018: Se evidencia  Memorando con radicado No. 2018IE0009651 del 16 de Agosto enviando a la OAP se indica que  para la Oficina Asesora Jurídica, la causa no es de su soporte y solicita una mesa de trabajo con la OAP para poder estudiar la aplicabilidad de las causas descritas.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n22/03/2019: Se evidencia Acta N° 1 del 06 de noviembre de 2018 con asunto \"Revisar Plan de Mejoramiento Grupo de Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales\", como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso y la OAP, en esta se determinó para la causa del ítem N° 8: \"Revisando la norma técnica de calidad ISO 9001:2015, se revisa los numerales 8.2, determinación de los requisitos para los productos y servicios, 8.5.1 control de la producción y de la provisión del servicio, 8.5.2 identificación, los cuales están asociados para los requisitos de productos y servicios, al igual se verifica dentro del manual del Sistema Integrado de Gestión (SIG-M_01) versión 12.0, en el anexo de la página 51, se identifica que los numerales 8 solo se encuentran asociados a los procesos misionales del Ministerio, por lo anterior, este proceso de apoyo no tiene aplicabilidad al mismo. Con respecto al numeral 9.1.2 satisfacción del cliente, se identifica dentro de la tabla de anexo del manual del Sistema Integrado de Gestión, este solo aplica al Proceso de Atención al Usuario y Atención Legislativa, por lo tanto no tiene aplicabilidad del mismo sobre el proceso “Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales” , ahora bien, frente al 9.1.3 análisis y evaluación, solo aplica dentro del ítem e “la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades”, para este el proceso cuenta con su mapa de riesgos, y el ítem d “Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz ”,para ello se cuenta con el indicador de eficacia descrito en la Hoja de Vida del Indicador. (Se anexa pantallas)”. (Subrayado fuera de texto)"]
[9,"Auditorías Internas SIG.","El normograma es extenso, en razón a la diversidad de las normas jurídicas que están relacionadas con los objetivos del proceso, pero es necesario actualizarlo en atención a las directrices emitidas por la OAP en el procedimiento SIG-P-01 Control de documento 4.0 ","N/A","AP","POR QUÉS","Por que  las normas que le aplican al proceso son muy extensas ","Dar cumplimiento a las directrices del Sistema Integrado de Gestión.","Actualizar el normograma de procesos judiciales y acciones constitucionales de acuerdo al procedimiento de control de documentos",null,"2018-08-01","2018-12-31","Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n27/02/2019     28/05/2019   30/08/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n26/09/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n30/11/2018: El Normograma Se encuentra en Revision por parte de la Oficina Asesora Jurídica\n\n27/02/2019: Con memorando 2018IE0015146 se hace solicitud de modificacion del normograma institucional,  y la OAP por medio del memorando 2019IE0001096 acepta la modificacion del mismo y la integra  al SIG                          28/05/2019: Con radicado 2019IE0005164, se solicita modificacion del Normograma por parte de la oaj y mediante concepto tecnico 2019IE0005654 es aprobado por la OAP, quejando ajustado cronlogicamente, Se aporta evidencia y socializacion                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      30/08/2019 Se actualiza logo,  mediante radicado 2019IE0009116 se hace la solictud  y mediante radicado  2019IE0010183 emiten concepto tecnico. Se hace revisoion del Normograma periodicamente","CERRADA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n14/01/2019\n\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio","26/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n26/09/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante el radicado N° 2018IE0015146 de fecha 27/12/2018, la solicitud de modificación al normograma del proceso con su debida justificación y Concepto técnico N° 2019IE0001096 de aprobación por parte de la OAP.\n\n31/07/2019: Se evidencia mediante el radicado N° 2019IE0005164, la solicitud de modificación al normograma del proceso con su debida justificación y Concepto técnico N° 2019IE0005654 de aprobación por parte de la OAP.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES ","CERRADA","27/10/2018\n\n\n\n22/03/2019\n\n01/09/2019\n\n15/03/2020","27/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante el \"Formato: Solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos\" con radicado N° 2018IE0015146 de fecha 27 de diciembre de 2018 la solicitud de actualización al normograma del proceso con su debida justificación y el  \"Formato: Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación\" por parte de la Oficina de Planeación el 28 de enero de 2019 con radicado N° 2019IE0001096, emitiendo concepto de viabilidad para continuar el trámite de aprobación y actualización dentro del SIG del normograma. La OCI evidenció que el mismo se encuentra publicado en la página web del MVCT contenido en el formato SIG-F-05 \"Normograma Institucional\"; sin embargo se hace necesario que el proceso continue con el proceso de actualización toda vez que la normas no se encuentran publicadas en orden cronologico y el control de cambios no establece las modificaciones realizadas de acuerdo a las versiones. \n\n01/09/2019: Se evidencia que el proceso realizó la solicitud a la OAP mediante el formato SIG-F-01 \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\", radicado No. 2019IE0005164 emitido el 06 de mayo de 2019 la modificación del Normograma SIG-F-05 en su versión 4.0, el cual fue aprobado mediante el formato SIG-F-02 \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\", radicado No. 2019IE0005654 emitido el 15 de mayo de 2019. Adicionalmente, la OCI verificó que se encontrara publicado en la página web del MVCT, en el Sistema Integrado de Gestión, evidenciando que esta actualizado en el SIG del proceso y presenta el control de cambios de acuerdo a lo reportado en el monitoreo del proceso. Se recomienda al proceso tener presente que para establecer la evaluación de la eficacia de la acitividad en el proximo ejercicio de seguimiento y evaluación por parte de la OAP y de la OCI, es necesario como actividad de autocontrol del proceso PROCESOS JUDICIALES Y ACCIONES CONSTITUCIONALES, continuar con el reporte del comportamiento de la actividad a través del ejercicio de monitoreo de la misma y el suministro de evidencias que permitan verificar la completa implementación de la acción y/o actividad programada en el plan de mejoramiento, de acuerdo con los criterios establecidos en el Procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, para la realización del monitoreo, seguimiento y evaluación de las actividades. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: formato de solicitud de modificación de los procedimientos, la matriz de comunicaciones, caracterización y normograma con fecha 12/08/2019, el concepto técnico de revisión a las solicitudes de documentación de fecha 04/09/2019, por último, Pantallazo de publicación del Normograma con fecha 15/05/2019, al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, no obstante, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 31/12/2018 y el ésta se cumplió el 15/05/2019, lo cual no es coherente con lo descrito en el monitoreo y remitido como evidencias, puesto que las evidencias aportadas son de fechas posteriores a la publicación del normograma. \n\nAsí las cosas, a fin de verificar la efectividad de la acción programada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la socialización del normograma actualizado en su última versión con los integrantes de la OAJ, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"LEONIDAS LARA ANAYA- JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA",null,null,null,null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2018-07-26","Diana Villamil ","Se realizarla migración al nuevo formato, se realizó el  monitoreo por parte del proceso y seguimiento de la OAP, se realizó el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria interna del SIG."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2018-09-26","Diana Villamil ","Se realiza la monitoreo por parte del lider del proceso y el seguimiento de la OAP"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2018-10-30","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2018-11-30","Diana Villamil ","Se realiza  Monitoreo con corte al 30 de Noviembre de 2018 por parte de la Oficina Asesora Jurídica"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-01-14","Amelia Navarro","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-02-27","LUIS ALBERTO POLO","Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de Febrero de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-03-22","DIANA VILLAMIL-GISELLA CHADID-FELIPE VANEGAS","\nPosterior a la revisión del plan de mejoramiento, se realizaron los siguientes cambios:\nPunto 1: Modificación Fecha de Finalización del 30-5-2019 al 30-6-2019\nPunto 2 Modificación Fecha de Finalización del 31-12-12018 al 30-6-2019\nPunto 5: Modificación Fecha de Finalización del 31-10-2018 al 30-6-2019, Modificación Explicación y anotación del 22-3-2019 fase hacer.\nPunto 6:  Modificación Explicación anotación del 25-7-2018 y cambio de abierta a cerrada de las 3 actividades.\nPunto 7: Cambio de abierto a cerrada de las dos actividades\nPunto 8:  Modificación Monitoreo de fecha del 30-11-2018 y se ajustó el estado de abierta a cerrada a las 3 actividades.\nPunto 9: Modificación de abierta a cerrada de las 3 actividades."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-03-22","EGNA NUÑEZ\nLINA MORALES","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de la mesa de trabajo del 22/03/2019. "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-05-28","LUIS ALBERTO POLO GAMERO","Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de Mayo de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-07-31","Sergio Osorio","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-09-01","\nEGNA NUÑEZ\n","Se realiza evaluación al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\nSe ocultan los ítem 3, 6, 7 y 8, toda vez que, las actividades presentaban estado cerrado por la OCI desde la evaluación realizada en el mes de marzo de 2019 y fueron evaluadas con eficacia."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2019-08-30","LUIS ALBERTO POLO GAMERO","Se realiza  Monitoreo con corte al 30 de Agosto de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica, a los items 2,4,  5 y 9"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2020-02-28","LUIS ALBERTO POLO GAMERO","Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de febrero de 2020 por parte de la Oficina Asesora Jurídica, a los items 2, y 4b"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2020-03-15","KATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES\nCONTRATISTAS OCI","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]

{"sheet":"Listas","index":2,"n_rows":18,"n_cols":12,"rows_kept":18,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
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[null,null,"Auditorías Externas "]
[null,null,"Auditorias independientes de la OCI.",null,null,null,"AP",null,"ABIERTA","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
[null,null,"Auditorías Internas SIG.",null,null,null,"AC",null,"CERRADA","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,null,"Evaluaciones de satisfacción del Cliente.",null,null,null,"AM",null,null,"CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
[null,null,"Incumplimiento de la legislación",null,null,null,null,null,null,null,null,"OTROS"]
[null,null,"Medición y seguimiento de proceso. ",null,null,null,3]
[null,null,"Monitoreo de mapas de riesgos."]
[null,null,"Peticiones, quejas y reclamos"]
[null,null,"Salidas no conformes "]
[null,null,"Resultados de la revisión por la Dirección."]
[null,null,"Oportunidad de Mejora"]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":3,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En verificación de los documentos aportados frente a la gestión realizadas a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del sig, se observa incumplimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0, item 8 el cual determina que el profwesional designado del proceso para el monitoreo debe -enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del lider proceso a la OAP para la publicación y a la OCI para el seguimiento. No se evidencia copia del correo electronico a la OCI"]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno."]
[null,"Por qué pensamos que con el envío a la Oficina Asesora de Pleación era suficiente."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno."]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":4,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En la estructura de la caracterización del proceso, Codigo PJC-C se encontro que en la fase planear, del ciclo PHVA , no han sido incorporados el Cronograma de reuniones del Comité de Conciliación, ni la matriz de comunicaciones del proceso. Se evidencia en la fase HACER que en la entrada requerida y la salida esperada de la actividad de \" Analisis de los antescedentes correspondientes \" solamente aparece como parte interesada pertinente el proceso de procesos judiciales y acciones constitucionales, sin tener en cuenta que el insumo proviene de todos los proceso.\nEn la fase HACER de la caracterización del proceso, solamente se consigno la actividad del proceso administrativo de cobro coactivo, la cual no incluyó el proceso administrativo de cobro persuasivo\n\nLa actividad de \" Identificación del tipo de requerimiento para reparto interno\" no pertenece a la fase \" PLANEAR\" y debe trasladarse a la fase \"HACER\", para efecto de la correcta secuencia e interacción con las actividades del proceso. Asi mismo, el producto \"Hoja de vida indicadores actualizada\", registrado en la fase \"Verificar\" como mecanismo de seguimiento y medición del proceso, debe ser incluido en lo pertinente en la fase \" Planear\""]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por qué no se tuvo la suficiente claridad en el momento de formular las caracterizaciones."]
[null,"por qué falto acompañamiento por parte de las Oficinas conocedoras de la formulación y estructuración de las caracterizaciones para su correcta formulación."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por qué no se tuvo la suficiente claridad en el momento de formular las caracterizaciones."]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":5,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,32,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,14,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se tiene establecida la metodologia que determina, asegura y valida el cumplimiento regular de los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicable"]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null," Por que hubo desconocimiento de la informacion sobre el requisito de los clientes."]
[null,"Por que el proceso catalogado como Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales es un proceso de Apoyo y no tiene que aplicar el cumplimiento de requisito que son propios de los misionales"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desconocimiento en identificar que solo los procesos misionales de la entidad, les aplica la seccion de requisitos del cliente, por consiguiente, y por ser un proceso de apoyo, no le aplica el cumplimiento regular de los requisitos del cliente"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En la matriz de comunicaciones, codigo SIG-F-07, se evidencio la ausencia total de las comunicaciones propias del proceso de procesos judiciales y acciones constitucionales debido a que unicamente contiene las comunicaciones transversales a todos los procesos de sistema integrado de gestión. Por lo tanto, se deben determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al SIG, que incluya que comunicar, cuando comunicar, a quien comunicar, como comunicar y quien comunica."]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por que hubo desconocimiento de incluir fuentes de comunicación  adicionales a las transversales"]
[null,"Por que se penso que con las fuentes de comunicación tranversales, estan cubiertos todos los mecanismos de comunicación."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por que hubo desconocimiento de incluir fuentes de comunicación  adicionales a las transversales"]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":7,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[31,1,32,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observa que en la caracterización del proceso se mencios numerales de la NTCISO 9001:2015, que no son aplicados por el proceso, tales como: 8.2, determinación de los requisitos para los productos y servicios, 8.5.1 control de la producción y de la provisión del servicio, 8.5.2 identificación y trazabilidad, 9.1.2 satisfacción del cliente, 9.1.3 analisis y evaluación"]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por que para la Oficina Asesora Jurídica no es factible medir la satisfacción del cliente"]
[null,"Por que la Oficina Asesora Jurídica no es la dependencia encarga de proveer servicios "]
[null,"Por que Oficina Asesora Jurídica no es la Oficina encargada de identificar, ni de hacerle trazabilidad a los productos o servicios."]
[null,"Por que Oficina Asesora Jurídica no es la Oficina encargada de realizar el analisis, ni la evaluación de los productos y servicios."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desconocimiento de la Norma de Tecnica de Calidad por parte de los servidores públicos."]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":8,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[31,1,33,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"," Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales."]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El normograma es extenso, en razón a la diversidad de las normas juridicas que estan relacionadas con los objetivos del proceso, pero es necesario actualizarlo en atención a las directrices emitidas por la OAP en el procedimiento SIG-P-01 Control de documento 4.0 "]
[null,"CORRECCIÓN","N/A\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por Qués"]
[null,"FECHA","26 de Julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por que hubo el Desconocimiento en la actualizacion periodica del normograma "]
[null,"Por que  las normas que le aplican al proceso son muy extensas "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por que  las normas que le aplican al proceso son muy extensas "]