{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis causa","Listas"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":3,"defined_names":3,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 8.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha :  15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"SANEAMIENTO DE ACTIVOS DE LOS EXTINTOS ICT-INURBE"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","CORRECCIÓN\n\n(Defina una corrección para las  no conformidades detectadas, que inmediata ó temporalmente sea la solución mientras implementa la acción correctiva)","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM)"," \n\nMETODOLOGIA PARA ANALISIS DE CAUSAS\n\nPara el análisis de causa, seleccione  la técnica definidas en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora) utilizada\n"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas."," \nPROPOSITO DE LA MEJORA \n\n(Propósito a cumplir con el desarrollo del plan de mejoramiento, para subsanar o corregir la causa que genero la no conformidad u oportunidad de mejora)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)",null,"FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO (FORMA, FONDO Y APLICACIÓN)\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS (OPORTUNIDAD Y COHERENCIA DE LAS EVIDENCIAS)  \n(REALIZADA POR OAP)\n(Se realiza seguimiento el primer semestre  y segundo semestre de cada vigencia)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA  OCI  \nO AUDITOR INTERNO DE CALIDAD\n(Verificación semestral por OCI ó Auditor Interno, según programación de auditorias internas)",null,null,null,"EVALUACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y  exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreoal cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","Estado de la Acción\n(Lider del Proceso)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","ACTIVIDAD SIN INICIAR, EN PROCESO Ó CUMPLIDA\n\n(Espacio para que la OAP clasifique si la actividad esta sin iniciar, en proceso ó cumplida)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo de l servidor que rejecuta la actividad)","Estado de la Acción\n(Auditor)\n\n(Abierta o cerrada)","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADOS DE LA EVALUACION\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo a la actividdad realizada por la OAP)","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverIficacion  y justificación de la eficacia y sostenibilidad del plan de mejoramiento\nActividad a realizarse minimo tres meses despues de cerrado  (cumplido) el plan de mejoramiento por parte del proceso ","RESPONSABLE DE OCI\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si el plan  de mejoramiento fue eficaz)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n",null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Formular unos indicadores que midan el avance de la gestión del proceso de saneamiento","N/A","AM",null,"Se hace necesario hacer un seguimiento de medición para el avance de la gestión del proceso","Controlar y medir el avance en la gestión del proceso de saneamiento.","1. Diligenciar la hoja de vida de los indicadores, para su inclusión en sinapsis. ",null,"2018-02-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-02-26","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","26/02/2018: Por medio de correo electrónico se envía la hoja de vida del indicador con los ajustes sugeridos en correo precedente de fecha 22/02/2018.","CERRADA","2018-07-30","Diana Corredor","Se evidencia mediante correo electrónico enviado el 22 de febrero de 2018 por la contratista Ana Lorena Barrueto a la Funcionaria Maria Angela Petit el envió del diligenciamiento de la hoja de vida del indicador para medir el proceso de saneamiento de activos, en correo enviado por Maria Angela Petit se recibe la retroalimentación el 26 de febrero de 2018, ese mismo día se envía por la contratista Lorena Barrueto el ajuste solicitado para el respectivo seguimiento.","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES ","CERRADA","31/05/2018\n\n\n\n\n30/10/2018\n\n\n\n\n12/03/2019","Se evidencia la hoja de vida de los indicadores al 38% para controlar y medir el avance en la gestión del proceso de saneamiento. La fecha de la terminación de esta actividad esta para el 31/12/2018.\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa. EL PROCESO NO GENERO REPORTE DE CUMPLIMIENTO DE LA ACTIVIDAD\n\n30/10/2018: Se evidencia correo electrónico del 22 de Febrero en el cual se adjunta la Hoja de vida de 2 Indicadores para medir la gestión del proceso de saneamiento de activos para PROFESIONAL ESPECIALIZADO, así mismo se evidencia el cargue del indicador en el aplicativo sinapsis.\n\n12/03/2019: Se evidencia remisión a la Oficina Asesora de Planeación de la hoja de vida del indicador a través de correo electrónico institucional de fecha 26/02/2018 junto con el documento excel adjunto y se observa en la página web del MVCT la publicación del indicador en versión 3.0 de fecha 27/02/2018, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoria interna del SIG.","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que para la vigencia 2018 el proceso formulo indicadores y sostuvo una calificación satisfactorios en su medición; para la vigencia 2019 ya el proceso formulo sus nuevos indicadores de acuerdo al plan de acción de la vigencia.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Entrega de reporte e informe de seguimiento de la gestión realizada.",null,"2018-02-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","09/08/2018\n\n\n\n07/11/2018","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos\n\n\nLucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","08/06/2018: Se reportó el avance al indicador del saneamiento de activos en el aplicativo sinapsis.\n06/07/2018:  Se reportó el avance al indicador del saneamiento de activos en el aplicativo sinapsis.\n12/07/2018: Se envió por medio de correo electrónico informe cualitativo del indicador.\n09/08/2018: Se hizo la carga de información en el aplicativo SINAPSIS correspondiente al avance de la gestión. \n04/09/2018: el avance del indicador del mes de agosto se cargo al SINAPSIS, validando esta información con la persona encargada de la OAP.\n04/10/2018: Se hizo reporte en aplicativo SINAPSIS dejando como evidencia correo electrónico con pantallazo.\n7/11/2018: Con pantallazo adjunto en correo electrónico se evidencia reporte en el aplicativo SINAPSIS.\n06/12/2018: Se envió informe y evidencia del reporte de SINAPSIS del avance del indicador","CERRADA","30/07/2018\n\n\n26/09/2018\n\n\n10/01/2019\n\n\n","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\n","Se evidencia correo electrónico enviado el 12 de julio de 2018 por Ana Lorena Barrueto a la OAP la información cuantitativa y cualitativa del reporte del comportamiento del indicador. Se evidencia el informe \" Avance del indicador\" en por y en Excel en el usuario Barrueto en D-Sistema de Gestión de Calidad -Indicadores\n\n26/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 04 de septiembre de 2018 el seguimiento a Agosto 30 de 2018\n\n10/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 05 de octubre de 2018, del 07 de noviembre de 2018, el 06 de diciembre de2018 reportando el avance del indicador\n","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n\n\n12/03/2019","Se hace necesario que el proceso remita los reportes del comportamiento del indicador con el fin de establecer la eficacia de la acción. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencian correos electrónicos institucionales de fechas 16/04/2018, 04/09/2018, 04/10/2018, 07/11/2018, 16/11/2018, 06/12/2018, 18/12/2018 y 25/01/2019 donde se remite a la Oficina Asesora de Planeación los pantallazos (que se encuentran anexos en los correos), se observa el reporte del indicador en el aplicativo SINAPSIS; se evidencian dos correos electrónicos institucionales de fechas 23/07/2018 y 25/10/2019 donde se remite al proceso el informe de retroalimentación de los indicadores del MVCT reflejando el seguimiento a este reporte, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoria interna del SIG."]
[2,"Oportunidad de Mejora","Actualizar la caracterización  del proceso de saneamiento de activos ICT INURBE.","N/A","AM",null,"Se realizó actualización al procedimiento de saneamiento de activos y estos ajustes están alineados a mejoras en la  caracterización del proceso.","Cumplir con la directrices del SIG del MVCT.","1. Socializar y hacer mesa de trabajo con el grupo de trabajo de saneamiento de activos para trabajar conjuntamente en la actualización de la caracterización. ",null,"2018-01-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","08/05/2018\n23/05/2018\n13/06/2018\n23/07/2018","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","08/05/2018: Se asistió a la capacitación convocada por la OAP que tenia como propósito dar a conocer la nueva plantilla de caracterización. Como evidencia se tiene lista de asistencia\n23/05/2018:  Se envió por correo electrónico la modificación y actualización de la caracterización para el proceso de Saneamiento de Activos.\n13/06/2018: Se realizo mesa de trabajo con la OAP, para revisar la caracterización del proceso, como evidencia se tiene lista de asistencia.  De acuerdo el informe de auditoria del SIG del proceso de saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE  de fecha de 08 de junio de 2018 se reviso la observación No 1 para lo cual este ítem da respuesta, teniendo en cuenta que la caracterización tuvo en cuenta la inclusión de partes interesadas, el ajuste en el ciclo PHVA  de las observaciones emitidas en dicho informe.\n23/07/2018: Por medio de correo electrónico, se informa y se invita a los compañeros a consultar la nueva caracterización del proceso versión 2.0","CERRADA","30/07/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se realizó mesa de trabajo para revisión de la caracterización del proceso el 06 de marzo de 2018 con el equipo de trabajo.\n\n31/07/2019: Se realizo actualizacion de la caracterizacion del Proceso del 28/06/2019 http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Saneamiento%20de%20activos%20de%20los%20%20extintos%20ICT%20INURBE%202.0.pdf\nSin embargo, se recomienda anexar las socializaciones y mesa de trabajo desarrolladas en cumplimiento de la actividad.\nAdicionalmente, no se entrego monitoreo por parte del lider del proceso con el fin de realizar la verificación\nde acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Politíca de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentadas, así:\n1. Se evidencia la realización de mesa de trabajo para actualizar la caracterización  del proceso de saneamiento de activos ICT INURBE con el grupo de trabajo de saneamiento de activos.\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: Se realizó mesa de trabajo para revisión de la caracterización del proceso el 06 de marzo de 2018 con el equipo de trabajo.\n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 06/03/2018 para mesa de trabajo de revisión de caracterización al interior de la Subdirección de Servicios Administrativos , lista de asistencia de fecha 08/05/2018 de capactiación sobre lineamientos del SIG dictada por la OAP a los grupos de la Subdirección de Servicios Administrativos y correo electrónico institucional de fecha 23/07/2018 remitido por la facilitadora de calidad a los integrantes del grupo para la socialización de la caracterización actualizada en la red, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI","\nSe establece eficacia de la acción, toda vez que la caracterización del proceso se encuentra actualizada conforme al objetivo del proceso y de acuerdo a los lineamientos de administración del SIG.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Realizar solicitud a la OAP para la actualización de la caracterización del proceso",null,"2018-01-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-08-10","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","Con memorando Nº 2018IE0008578 de fecha 26/07/2018, se remite caracterizacion ajustada para el proceso de saneamiento de activos, en esta caracterizacion  se ajustó la información del proceso al nuevo formato de caracterización aprobado el SIG , se revisó la secuencia e interacción y se hicieron los ajustes necesarios frente a las actividades del PHVA. ",null,"30/07/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se verifica en listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 la participación de Ana Lorena Barrueto en la Capacitación Caracterización de proceso 2018, ) realizada por la OAP.\nEn correo electrónico enviado el 23 de mayo de 2018 se valida el envió de la caracterización del proceso de saneamiento de activos ICT INURBE  a la nueva plantilla, Se evidencia mesa de trabajo del 13 de junio de 2018 de la OAP con el proceso para revisar el ciclo PHVA, secuencia e interacción entre el proceso. Se evidencia la recepción de Memorando del 06 de julio para la legalización de la caracterización el cual fue recibido por Ana Lorena Barrueto el 25/07/2018  y se envía respuesta por el proceso con fecha del 27 de julio de 2018 a la OAP.\n\nSe evidencia correo electrónico del 23/07/2018 por parte de la contratista para socializar la caracterización en versión 2.0\n\n31/07/2019: Se realizo actualizacion de la caracterizacion del Proceso del 28/06/2019 http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Saneamiento%20de%20activos%20de%20los%20%20extintos%20ICT%20INURBE%202.0.pdf\nSin embargo, se recomienda anexar las socializaciones y mesa de trabajo desarrolladas en cumplimiento de la actividad.\n\nAdicionalmente, no se entrego monitoreo por parte del lider del proceso con el fin de realizar la verificación\nde acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Politíca de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","ABIERTA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","No se evidencia la solicitud a la OAP para la actualización de la caracterización del proceso. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia memorando de radicado 2018IE0008578 y fecha 26/07/2018 enviado por la Subdirección de Servicios Administrativos a la Oficina Asesora de Planeación remitiendo la caracterización del proceso y solicitando la inclusión dentro del SIG y se observa la caracterización en versión 2.0 de fecha 28/06/2018, la cual en su campo de control de cambios incluye los cambios realizados y se verifica su publicación en la página web del MVCT, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG."]
[3,"Oportunidad de Mejora","Actualizar la matriz de comunicación del proceso de Saneamiento de Activos.  ","N/A","AM",null,"Como resultado del seguimiento y evaluación hecha por el Grupo de Comunicación es necesario  ajustar la matriz de comunicación del proceso de Saneamiento.","Cumplir con la estrategia de comunicación para el proceso de Saneamiento de Activos. ","1. Plantearle a los compañeros de trabajo la posibilidad de crear una nueva actividad en donde se pueda generar un producto de comunicación interna para dar a conocer el proceso.",null,"2018-03-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-07-27","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","En mesa de trabajo de fecha 06 de Marzo de 2018, se dio revision a los diferentes documentos del proceso entre esos la matriz de comunicación. ","CERRADA","30/07/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia listado de asistencia del 06 de marzo de 2018 la mesa de trabajo de revisión de la matriz de comunicaciones del proceso.\n\n31/07/2019 No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31/12/2018)\nNo se entrego monitoreo por parte del lider del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Politíca de operación El líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de mejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo establecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en los meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","Se evidencia la realización de mesa de trabajo para el seguimiento y evaluación MATRIZ DE COMUNICACIONES. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n30/10/2018: Se evidencia listado de asistencia del 06 de marzo de 2018 la mesa de trabajo de revisión de la matriz de comunicaciones del proceso.\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 06/03/2018 para mesa de trabajo de revisión de caracterización al interior de la Subdirección de Servicios Administrativos, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI","Se establece eficacia de la acción toda vez que la matriz de comunicaciones del proceso se encuentra documentada de acuerdo a las estrategias establecidas en la  política de comunicaciones del MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Diligenciar la matriz de comunicación con control de cambios para que se puedan evidenciar los ajustes. ",null,"2018-03-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-07-27","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","Para evidenciar los ajustes realizados a la matriz de comunicaciones del proceso, sobre el archivo Excel se manejo con color amarillo las modificaciones realizadas para cada una de las estrategias de la matriz.","CERRADA","30/07/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia en fecha de 11 de abril de 2018 los ajustes realizados en la matriz de comunicaciones del proceso,  este ajuste se valida en control de cambios a través del color amarillo.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31/12/2018)\nNo se entrego monitoreo por parte del lider del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Politíca de operación El líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de mejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo establecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en los meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","Se puede observar la justificación de solicitud de modificación con fecha 08/03/2018 y con el número de radicado 2018IE0003489. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018. Se evidencia la publicación de la matriz de comunicaciones de fecha de actualización 15/08/2018 en su versión 4,0, sin embargo en el control de cambios no se especifica con claridad los cambios realizados. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia matriz de comunicaciones versión 4.0 donde se establece con resaltado los campos que fueron modificados para cada una de las estrategias de la matriz, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Llevar el seguimiento de las evidencias relacionadas en la matriz.",null,"2018-03-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","12/12/2018\n\n07/09/2018","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","El monitoreo de las evidencias a la matriz de comunicaciones, se soporta en parte con ma matriz de gestión interna, denominada CORRESPONDENCIA ACTIVOS, archivo Excel de consulta y edición de todos los compañeros de trabajo. La actualización de esta matriz se usa para hacer reporte y medir parte de la gestión de activos. \n\n07/09/2018: Se actualizó la carpeta de evidencias matriz de comunicaciones con la digitalización de los listados de asistencias de las mesas de trabajo sobre temas relacionados con el proceso.\n12/12/2018:  Se hizo acta de mesa de trabajo sobre el mapa de riesgos del proceso de saneamiento.","CERRADA","30/07/2018\n\n26/09/2018\n\n10/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia en D:\\AVANCES GRUPO SANEAMIENTO\\PROCESO SANEAMIENTO DE ACTIVOS DE LOS EXTINTOS ICT INURBE\\ACTIVIDADES SANEAMIENTO\\CORRESPONDENCIA. En este archivo se tiene el control de toda la correspondencia de salida del proceso.\nEn cuantas a las evidencias de la matriz de comunicaciones se cuenta con los listados de asistencia en la carpeta denominada \" matriz de comunicaciones\"  2018.\n\n26/09/2018: Se evidencia pantallazo  del 26 de septiembre de 2018 de las evidencias de la matriz de comunicaciones.\n10/01/2019: Se evidencia pantallazo de fecha 19 diciembre de 2018 de ruta: Equipos: Datos: Ministerio: Sistema de Gestión de Calidad: Matriz de comunicaciones: 2018. \n\n31/07/2019: Se evidencia informe de seguimiento en la matriz de comunicaciones al proceso (18032019), el cual se concluye que se cuenta con las evidencias de las 10 actividades planteadas, hizo falta la actividad 3, se recomienda contar con todas las evidencias para el próximo seguimiento.\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","No se evidencia el seguimiento de las evidencias relacionadas en la matriz. La fecha de la terminación de esta actividad esta para el 31/12/2018. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018:  el proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento del seguimiento realizado a la matriz de comunicaciones. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019:  se evidencia lista de asistencia de fecha 22/02/2018, la cual tiene como tema el seguimiento y evaluación de la matriz de comunicaciones donde se observa la participación del Grupo de comunicaciones y se evidencia correo electrónico institucional de fecha 12/07/18 remitido por la profesional Ligia Acosta perteneciente al Grupo de comunicaciones a la facilitadora del proceso, Ana Lorena Barrueto, dando el visto bueno de la matriz de comunicaciones, así como el pantallazo de la organización de las evidencias de la matriz de acuerdo con las indicaciones dadas en el correo mencionado, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"4. Hacer solicitud de modificación a la OAP de modificación de la Matriz de Comunicación.",null,"2018-03-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-08-15","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","08/03/2018: Con radicado 2018IE0003489, se envía solicitud de modificación a la matriz de comunicación como resultado de seguimiento y evaluación del proceso.\n15/03/2018: Por medio de correo electrónico se hace envió de la documentación ajustada.\n18/06/2018: Con radicado 2018IE0006962 se hace solicitud de modificación de documentos (Matriz de comunicación 5 0) \n28/06/2018: Por medio de correo electrónico, se tiene el visto bueno de la matriz de comunicaciones por parte del Grupo de Comunicaciones Estratégicas\n15/08/2018: Con radicado 2018IE0009545 se tiene concepto técnico de aval a solicitud de radicado 2018IE0006962 de la modificación de la matriz de comunicación.","CERRADA","30/07/2018\n\n26/09/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","En reunión realizada el 12 de junio de 2018 por el grupo de comunicaciones internas y externas a los facilitadores de los procesos para dar a conocer la política y ajuste de la matriz de comunicaciones Ana Lorena Barrueto participa en dicha capación, en correo electrónico del 28 de junio de 2018 se recibe VOB por el grupo de comunicaciones para surtir el tramite de actualización ante la OAP, Mediante 2018IE0006962 del 18 de junio de 2018 se solicita la actualización de la matriz de comunicaciones a la OAP.\n\n26/09/2018: Se verifica memorando 2018IE0006962  del 18 de junio de 2018 y se recibe concepto de aprobación el 15 de agosto de 2018 por la OAP, se verifica publicación de la matriz de comunicación.\n\n31/07/2019:No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31/12/2018)\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","JUAN CARLOS CALDERÓN FERNANDEZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019","Se evidencia solicitud de modificación con fecha 08/03/2018 y con el número de radicado 2018IE0003489. La fecha de la terminación de esta actividad esta para el 31/12/2018. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018. Se verifica memorando 2018IE0006962  del 18 de junio de 2018 y se recibe concepto de aprobación el 15 de agosto de 2018 por la OAP, Se evidencia la publicación de la matriz de comunicaciones de fecha de actualización 15/08/2018 en su versión 4,0, sin embargo en el control de cambios no se especifica con claridad los cambios realizados. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia solicitud de modificación de fecha 18/06/2018 con radicado 2018IE0006962 y concepto de aprobación de fecha 15/08/2018 con radicado 2018IE0009545, que se complementa con el visto bueno del grupo de comunicaciones dado a través de correo electrónico en la Actividad 3 del presente ítem, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG."]
[1,"Oportunidad de Mejora","Ajustar el procedimiento de saneamiento dadas las ultimas actividades de seguimiento a las actividad del proceso.","N/A","AM",null,"Se hace necesario incluir  nuevos ajustes a la gestión las actividades de saneamiento.","Contar con una adecuada gestión y reporte del avance de los activos que sean transversales a otras dependencias","1. Hacer la solicitud de modificación del procedimiento y de la creación de la matriz de seguimiento del procedimiento para controlar la gestión en las actividades de Saneamiento",null,"2018-01-01","2019-05-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","05/04/2018\n13/06/2018\n19/02/2019\n29/08/2018\n26/10/2018\n02/11/2018\n19/02/2019\n31/05/2019","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos\n\n\nLucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","05/04/2018:  Se hizo mesa de trabajo entre el grupo de recursos físicos, la subdirección financiera y la ssa para trabajar los temas relacionados con saldos iniciales, de esto, se tiene acta con compromisos, los cuales están relacionados con la modificación de los procedimientos de cada área. \n13/06/2018: Se realizo revisión del procedimiento el 06 de marzo de 2018. \n29/08/2018: Se tiene avance en la modificación del procedimiento.\nPara la matriz de seguimiento, se  tiene requerimiento con Soporte Técnico, en donde se solicita el ajuste que vincule la información de los activos en el aplicativo ICT INURBE, se han dado mesas de trabajo y pruebas del modulo creado, como trazabilidad de esta actividad se tienen las siguientes evidencias: \n26/10/2018:  Se envió al grupo de soporte técnico, archivo Excel que muestra los atributos manejados de los activos. \n02/11/2018:  Por correo electrónico se enviaron 3 archivos Word con las pruebas desarrolladas en el link de pruebas del aplicativo ICT INURBE\n19/02/2019: Por medio de correo electrónico se envía a Líder del proceso propuesta de modificación del procedimiento al proceso de saneamiento de activos.\n31/05/2019: CON RADICADO 2019IE0006267, SE HIZO LA SOLICITUD DE MODIFICACION DEL PROCEDIMIENTO.","CERRADA","30/07/2018\n26/09/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Se evidencia listado de asistencia del 06 de marzo de 2018 la mesa de trabajo de revisión del procedimiento de saneamiento de activos.\n\n26/09/2018: Se evidencia D:\\AVANCES GRUPO SANEAMIENTO\\PROCESO SANEAMIENTO DE ACTIVOS DE LOS EXTINTOS ICT INURBE\\SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD\\MODIFICACIONES SIG\\2018-1 de fecha del 29 de agosto de 2018 ajustes realizados al procedimiento de saneamiento inmobiliario.\n\n10/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 27 de diciembre de 2018 asunto<. SAE-P-01 Saneamiento Inmobiliario 2.0 Modificado y correo electrónico del 02 de noviembre de 2018 con el asunto: pruebas. Esta actividad tenia fecha de finalización el 31/12/2018 por lo tanto no se dio cumplimiento en oportunidad a la acción definida.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31/05/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar. ","EN PROCESO","JUAN CARLOS CALDERÓN\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia Acta No.1 del 05 de abril de 2018, en la casa imprenta, donde se adquiere compromiso de ajustar los procedimientos del SIG  -PLAN DE MEJORAMIENTO.  La fecha de la terminación de esta actividad esta para el 31/12/2018.NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 12/02/2019 remitido por el facilitador al interior del equipo de trabajo, en el cual se socializa el borrador del documento de propuesta para el procedimiento \"Saneamiento inmobiliario\" para que se hagan las observaciones o recomendaciones frente al mismo. Se observa ampliación de la fecha de finalización de esta actividad.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/05/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 19 de febrero de 2019 y que el proceso no atiende las alertas realizadas por la segunda y la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Socializar con el equipo de trabajo sobre la importancia del seguimiento y  control de las evidencias de las actividades se realizan en el proceso de Saneamiento y su reporte de manera oportuna.",null,"2018-01-01","2019-06-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","25/02/2019\n17/06/2019","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","13/06/2018.  Se envía correo electrónico en los meses de mayo y junio al equipo de trabajo de la actividad No 4 del procedimiento de saneamiento de activos de los extintos ICT Inurbe. \n29/09/2018: Por medio de correo electrónico se envía link para consulta del plan de mejoramiento con el ultimo monitoreo\n08/10/2018: Mesa de trabajo con el equipo para trabajar temas relacionados con la gestión de avance de saneamiento de activos.\n25/02/2019: Enviar vía correo electrónico al equipo  información relevante para la gestión de saneamiento de activos.\n17/06/2019: MESA DE TRABAJO DE REVISION MAPA DE RIESGOS Y PROCEDIMIENTO.","CERRADA","30/07/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Se evidencia envió de correo electrónico del 29 de mayo de 2018 y 25 de junio de 2018 solicitando las evidencias del cumplimiento de la actividad de visitas oculares que se encuentra dentro del procedimiento en la actividad No 4.\n10/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 28 de septiembre de 2018 socializando el plan de mejoramiento del proceso, se evidencia correo electrónico de citación y el tema: saneamiento, reparto temas, estados y correo electrónico del 02 de noviembre de 2018 en asunto: Desarrollo ICT INURBE ACTIVOS SSA. Esta actividad tenia fecha de finalización el 31/12/2018 por lo tanto no se dio cumplimiento en oportunidad a la acción definida.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30/06/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","EN PROCESO","JUAN CARLOS CALDERÓN\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia Acta No.1 del 05 de abril de 2018, en la casa imprenta, donde se adquiere compromiso de ajustar los procedimientos del SIG  -PLAN DE MEJORAMIENTO.  La fecha de la terminación de esta actividad esta para el 31/12/2018. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/20018: Se evidencia envió de correo electrónico del 29 de mayo de 2018 y 25 de junio de 2018 solicitando las evidencias del cumplimiento de la actividad de visitas oculares que se encuentra dentro del procedimiento en la actividad No 4. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: El cumplimiento de la actividad de socialización depende de la actualización del procedimiento Saneamiento Inmobiliario.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 25 de febrero de 2019 y que el proceso no atiende las alertas realizadas por la segunda y la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida.","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Oportunidad de Mejora","Ajustar las evidencias de los controles de los riesgos, así como el control 1 del riesgo de corrupción y los controles del riesgo de Gestión","N/A","AM",null,"Se hace necesario realizar ajustes dada la modificación del procedimiento del proceso de Saneamiento de Activos.","Adecuar los controles y las evidencias de las necesidades para  la gestión de Saneamiento de Activos.  ","1. Solicitar mesa de trabajo para  entre la OAP, OCI y  la SSA para replantear la formulación de los riesgos.",null,"2018-03-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","21/11/2018\n07/12/2018\n14/02/2019\n21/02/2019","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos\n\nLucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","21/11/2018: Por medio de correo electrónico y por instrucción de la Subdirectora líder del proceso de Saneamiento, se solicito mesa de trabajo sobre mapa de riesgos del proceso.\n07/12/2018: se dio mesa de trabajo con la OCI, OAP sobre el mapa de riesgos del proceso. \n14/02/2019: Por medio de correo electrónico se envía link de consulta para el mapa de riesgos junto con la contextualización de las modificaciones aprobadas por concepto técnico Nº 2019IE0000477.\n21/02/2019: se tuvo acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, para la actualización del mapa de riesgos en los aspectos de periodicidad de los controles así como de la acción complementaria. ","CERRADA","28/02/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia correo electrónico del 21 de noviembre de 2018 en asunto: mesa de trabajo proceso de saneamiento, y se de verifica en correo electrónico del 07 de diciembre de 2018 reunión proceso de saneamiento de activos, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, y correo electrónico de 16 de enero de 2017 asunto: Asesoría Mapa de Riesgos Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31/12/2018)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Las evidencias aportadas no permiten corroborar los cambios establecidos en el mapa de riesgos del proceso, así mismo no se evidencia un control de cambios. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: se evidencia correo electrónico de fecha 21/11/18 remitido por la facilitadora a la OCI y agenda de la reunión de fecha 07/12/18, donde se observa mesa de trabajo con tema asesoría mapa de riesgos para el proceso y se evidencia lista de asistencia de fecha 21/02/2019 realizada con la Oficina Asesora de Planeación, de tema \"Mapa de riesgos - Actualización 2019 - Saneamiento de activos ICT-INURBE\" en la cual se observa nota aclaratoria de modificación de los controles del mapa y la acción complementaria,  a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n29/08/2019: Esta actividad pasa de estado \"CERRADA\" a \"ABIERTA\", teniendo en cuenta el desarrollo de mesas de trabajo para la actualización de mapa de riesgos al interior del MVCT, acorde con la nueva metodología  integrada de gestiónde riesgos,  la cual tiene lugar en la Entidad durante la vigencia 2019; por lo anterior, la OCI recomienda solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad y establecer dentro del monitoreo del proceso, las acciones desarrolladas durante la vigencia para dar la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 21 de febrero de 2019 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida y remitir los soportes de la actualización realizada al mapa de riesgos conforme a los lineamientos actuales de la Entidad.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Hacer solicitud de modificación a la OAP con los resultados obtenidos en la mesa de trabajo.",null,"2018-08-01","2019-02-28","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2019-02-25",null,"25/02/2019: por medio de correo electrónico se envía formato de solicitud de modificación Nº 2019IE0002311 junto con archivo Excel, para modificación del mapa de riesgos en cuanto a su periodicidad y acción complementaria. \n","CERRADA","28/02/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","Mediante radicado 2018IE0003489 del 08 de marzo de 2018 se solicita la modificación del mapa de riesgos y con el 2018IE0004027 se aprueba el concepto de ajuste del  mapa de riesgos, se valida correo electrónico del mapa de riesgos actualizado el 15 de marzo de 2018 a la OAP para su respectivo tramite.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (28/02/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: se evidencia correo electrónico de fecha 25/02/2918 remitido por la facilitadora a la Oficina Asesora de Planeación, en el cual se adjunta solicitud de modificación de fecha 21/02/2019 con radicado 2019IE0002311 y matriz en formato Excel a aprobar, donde se establece la justificación del cambio de la periodicidad de los controles y la acción complementaria, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG. \n\n29/08/2019: Esta actividad pasa de estado \"CERRADA\" a \"ABIERTA\", teniendo en cuenta el desarrollo de mesas de trabajo para la actualización de mapa de riesgos al interior del MVCT, acorde con la nueva metodología  integrada de gestiónde riesgos,  la cual tiene lugar en la Entidad durante la vigencia 2019; por lo anterior, la OCI recomienda solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad y establecer dentro del monitoreo del proceso, las acciones desarrolladas durante la vigencia para dar la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 25 de febrero de 2019 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida y remitir los soportes de la actualización realizada al mapa de riesgos conforme a los lineamientos actuales de la Entidad."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Socializar el mapa de riesgos actualizado al equipo de trabajo.",null,"2018-08-01","2019-02-28","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2019-02-26",null,"26/02/2019: Por medio de correo electrónico se envía al equipo  de trabajo invitación-solicitud de verificación para consultar el mapa de riesgo, se les envía link de consulta y se les comenta que esta es la más reciente publicación del mapa de riesgos 2019 para el proceso de saneamiento de activos, en el cual se ajustó la periodicidad de los controles, así como la acción complementaria para el riesgo 1 (Corrupción). ","CERRADA","28/02/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 26/02/2019  donde se socializa el link de publicación del mapa de riesgos y se describen los cambios realizados.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (28/02/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2020\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: se evidencia primer correo electrónico institucional de fecha 14/02/2019, remitido por la facilitadora al equipo de trabajo, en el cual se socializa el link de publicación del mapa de riesgos y se solicita al equipo retroalimentación sobre el mapa de riesgos actualizado; y segundo correo electrónico institucional de fecha 26/02/2019 remitido por la facilitadora al equipo de trabajo en el cual se realiza la socialización final de la actualización del mapa de riesgos al interior del equipo de trabajo, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n29/08/2019: Esta actividad pasa de estado \"CERRADA\" a \"ABIERTA\", teniendo en cuenta el desarrollo de mesas de trabajo para la actualización de mapa de riesgos al interior del MVCT, acorde con la nueva metodología  integrada de gestiónde riesgos,  la cual tiene lugar en la Entidad durante la vigencia 2019; por lo anterior, la OCI recomienda solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad y establecer dentro del monitoreo del proceso, las acciones desarrolladas durante la vigencia para dar la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 26 de febrero de 2019 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida y remitir los soportes de la actualización realizada al mapa de riesgos conforme a los lineamientos actuales de la Entidad."]
[6,"Auditorías Internas SIG.","La hoja de vida del indicador no se encuentra publicada dentro de la documentación del SIG asociada al proceso, aunque se lleva a cabo en el sinapsis ","N/A","AP","POR QUÉS","Se informo una vez terminadas el ciclo de auditorias internas seria publicada la hoja de vida del indicador","Tener la documentación del proceso en la página web actualizada","Garantizar la publicación de la hoja de vida del indicador en la pagina web del MVCT.",null,"2018-06-13","2018-07-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-07-05","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos","25/06/2018: Por medio de comunicación telefónica , con el enlace en la OAP Maria Angela Petit, se informa que la hoja de vida del indicador no se había cargado pues se estaba a la espera de la finalización del ciclo de las auditorias. De acuerdo a la información suministrada por la OAP, se espera que al culminar la semana la hoja de vida del indicador se encuentre publicada en el Proceso de saneamiento de activos, Se envía correo electrónico al equipo de trabajo para que conozcan la ruta de consulta para el indicador del proceso.\n05/07/2018: Por medio de correo electrónico se invita a compañeros de grupo a consultar el Mapa de procesos, y verificar en nuestro proceso el documento SGF-06 Hoja del Indicador- Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE","CERRADA","30/07/2018\n10/01/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado","En correo electrónico del 05 de julio de 2018 se evidencia el envió por Ana Lorena Barrueto para el equipo de trabajo con el fin consultar el indicador del proceso.\n\n26/09/2018: se verifica correo electrónico de socialización del indicador al interior del equipo de trabajo.","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","CERRADA","30/10/2018\n\n12/03/2019","30/10/2018: se evidencia cumplimiento de la actividad , toda vez que se encuentra publicada la hoja de vida del indicador en el link http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SG-F-06%20Hoja%20del%20Indicador-%20Saneamiento%20de%20activos%20de%20los%20extintos%20ICT%20INURBE.pdf.\n\n12/03/2019: Se evidencia el reporte de monitoreo continuo por parte del proceso del indicador, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que para la vigencia 2018 el proceso formulo indicadores y sostuvo una calificación satisfactorios en su medición; para la vigencia 2019 ya el proceso formulo sus nuevos indicadores de acuerdo al plan de acción de la vigencia.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[3,"Auditorías Internas SIG.","Existe TRD  de la Subdirección de Servicios Administrativos, pero no se han establecido tiempo de retención para expediente de gestión de archivo del ICT INURBE, los expedientes de gestión en su gran mayoría se alimentan del archivo histórico que reposa en Fragua.","N/A","AP","POR QUÉS","No se incluyo en proceso de saneamiento de activos la actualización de las TRD realizada por Gestión documental.","Cumplir con la normatividad vigente asociado al proceso","1. Hacer solicitud a Gestión documental sobre elaboración de TRD acuerdo a la necesidad documental del proceso.",null,"2018-09-01","2019-06-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","06/08/2018\n14/11/2018","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","06/08/2018: Se adelantó mesa de trabajo con persona designada de Gestión Documental, en la cual se realizó  un análisis de la propuesta para la TRD , se presentaron  sugerencias de modificación a esta propuesta inicial y se esta a la espera del envió de la TRD final para continuar con el tramite respectivo. \n\n14/11/2018: Por medio de correo electrónico se solicita información del estado de la TRD asociada al proceso a la coordinado del Grupo de Atención al Usuario y Gestión Documental.","CERRADA","30/07/2018\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","Se evidencia correo electrónico del 14 de noviembre de 2018 asunto: SOLICITUDES A REMITIR A ATS GESTION DOCUMENTAL.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30/06/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación \nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de mejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo establecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en los meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 14/11/2018 remitido por el profesional especializado el profesional especializado Nathalie Galviz a la coordinadora del Grupo de Atención al usuario y archivo, Elizabeth Cruz, en el cual se hace la solicitud de acompañamiento y asesoría en la actualización de la TRD para el proceso, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo cuenta el cumplimiento de la acción programada, a fin de evaluar la efectividad de la misma se solicita remitir la TRD elaborada en conjunto con gestión documental, la cual será insumo para la siguiente evaluación.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Mesa de trabajo con personas designadas de gestión documental para la elaboración de la tabla de retención documental.",null,"2018-09-01","2019-06-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","06/08/2018\n14/11/2019\n03/05/2019\n20/06/2019\n03/07/2019","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","14/11/2018: El grupo de GAUA se encuentra gestionando el  proceso de actualización de la TRD para las dependencias del  MVCT, donde se tendrá en cuenta la inclusión de las actividades  asignadas a la SSA para el caso de los expedientes del extinto INURBE, por lo cual se adjunta el cronograma establecido y el prospecto de memorando donde se socializara dicho cronograma para la realización de la actualización de la TRD, donde se establecen los tiempos de retención y la disposición final de los documentos.\n\n03/05/2019:CAPACITACION FUID FOMATO DÍA. SE TIENE LISTA DE ASISTENCIA JUNTO CON ACTA\n20/06/2019: ACTUALIZACION TRD\n03/07/2019: EMAILS SOBRE LA TRS SSA ACTIVOS. JUNTO CON COMENTARIOS","CERRADA","26/09/2018\n\n31/07/2019\n\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Se verifica listado de asistencia del 06 de agosto de 2018 en tema: presentación y análisis de TRD\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30/06/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de mejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo establecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en los meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","EN PROCESO","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES","ABIERTA","31/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia listado de asistencia del  06 de agosto de 2018 en tema: presentación y análisis de TRD.\n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 17/07/2018, en la cual se hace nota sobre la creación de TRD asociada al proceso y explicaciones y sugerencias realizadas por parte del Grupo de atención al usuario y archivo. Se observa ampliación de la fecha de finalización de la acción al 30/06/2019.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo que la OCI recomienda incluir dentro del monitoreo del proceso, las acciones desarrolladas durante la vigencia para dar la actualización de las tablas de retención documenta - TRD; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 14 de noviembre de 2019 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida la Auditoría Interna del SIG."]
[4,"Auditorías Internas SIG.","Realizan autocontrol durante el trabajo diario de la gestión de movilización de activo mediante el uso de la documentación contenida en cada uno de los expedientes. Sin embargo, en la auditoria realizada en el procedimiento se observa que la lista de chequeo no se encuentra diligenciada en su totalidad con los documentos que hacen parte integral del expediente motivo por el cual deben revisar todos los expedientes con el fin de que no se presente la misma inconsistencia en otros expedientes","N/A","AP","POR QUÉS","Falta de diligenciamiento del formato lista de chequeo para expedientes a medida que se recolecta la información necesaria (requerida) para el saneamiento integral del activo.","Usar los formatos  establecidos dentro del proceso de saneamiento de activos","1.  Con base en  el contenido de los expedientes, establecer una hoja de control que permita tener la trazabilidad de los documentos que conforman esta serie documental,  tal como lo establece la ley 594 de 2000.",null,"2018-06-13","2019-06-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-12-20","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","30/08/2018: Por medio de correo electrónico la funcionaria Nathalie Galviz, envía al grupo de trabajo, recomendaciones para tener en cuenta en el apoyo de Gestión Documental, lista de chequeo.\n17/12/2018:Se concertó mesa de trabajo con Gestión documental\n20/12/2018:Con memorando 2018EE01000929, se hace entrega final de expedientes para organización archivística a ATS, gestión documental\nCon base en  el contenido de los expedientes , se estableciera una hoja de control que permita tener la trazabilidad de los documentos que conforman esta serie documental, con el fin de tener la completitud de los expedientes que se administran , esta hoja de control será implementada tan pronto se  identifique la tipología documental que debe contener el expediente, tal como lo establece la ley 594 de 2000. Por lo anterior se solicita ampliación del plazo para el cumplimiento de la actividad, por lo que se solicita ampliación del plazo para la realización de esta actividad.\n","ABIERTA","30/07/2018\n26/09/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\n\nSergio Osorio","En correo electrónico del 13 de junio de 2018 el líder del proceso envía asunto: Directrices para  el proceso de certificación Saneamiento de Activos. Se evidencia el envía correo electrónico del 25 de junio de 2018 por la facilitadora de proceso al líder del proceso con el fin de señalar el avance en el cumplimiento de las directrices emitidas.\n26/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 30 de agosto de 2018 en asunto: en tener en cuenta lista de chequeo diligenciado.\n10/01/2019: Las evidencias suministrada no revelan la revisión de compromisos de las listas de chequeos diligenciadas. Se observa ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada. \n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30/06/2019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","EN PROCESO","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","Se evidencia correo electrónico del 13 de junio de 2018 el líder del proceso envía asunto: Directrices para  el proceso de certificación Saneamiento de Activos. Se evidencia el envía correo electrónico del 25 de junio de 2018 por la facilitadora del proceso al líder del proceso con el fin de señalar el avance en el cumplimiento de las directrices emitidas. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 30/08/2018 remitido por el profesional especializado Nathalie Galviz al interior del equipo de trabajo, en el cual se imparten instrucciones para la organización de la documentación del proceso y el diligenciamiento de la lista de chequeo. Se observa ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 20/12/2018 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida la Auditoría Interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Auditorías Internas SIG.","Los riesgos identificados son insuficientes para la gestión que adelanta el proceso al cumplimiento del ciclo PHVA establecido en la caracterización del proceso en el mapa de riesgos se registran solamente dos riesgos de gestión (Inadecuada depuración de bienes activos) y de corrupción (Omitir la actuación judicial necesaria) El riesgo de corrupción dentro de la matriz  no esta formulado adecuadamente (detrimento patrimonial manifestado por omisión para favorecer a un tercero).","N/A","AP","POR QUÉS","A medida que desarrolla el proceso se van evidenciado los riesgos.","Ajustar el riesgo de   acuerdo a la metodología del SIG ","1. Formular el mapa de riesgos del proceso de saneamiento de acuerdo a lo establecido en la mesa de trabajo con OAP.",null,"2018-06-13","2019-06-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","28/02/2018\n22/08/2019","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","22/08/2019: CON RADICADO 2019IE0009657 SE HACE SOLICITUD DE MODIFICACION DE MAPA DE RIESGOS","CERRADA","28/02/2018\n\n31/07/2019\n\n20/01/2020\n\n","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Se recibe solicitud de redefinición de la actividad y ampliación de la fecha de finalización de la acción, de acuerdo con el plan de acción de la Oficina Asesora de Planeación y la metodología de gestión de riesgos.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30062019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","SIN INICIAR","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","12/03/2019: De acuerdo al plan de acción de la OAP correspondiente a la vigencia 2019, esta actividad se realizara una vez sea aprobada la metodología de riesgos del MVCT.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 28/02/2018 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Auditorías Internas SIG.","No se percibe seguridad en la información debido a que las personas que hacen parte del proceso tienen acceso a la consulta y modificación a las matrices de seguimiento denominadas \"Avance Saneamiento\" \"Correspondencia Activos\", lo cual conllevaría a un riesgo de perdida y/o alteración de dicha información.\nHan identificado la necesidad de adquirir nuevos equipos para proteger la información de las bases de datos que todos manipulan. \nLa solicitud debe hacerse de manera escrita al Grupo de Soporte Técnico, y no verbal como informa los auditados que lo hicieron. ","N/A","AP","POR QUÉS","El aplicativo ICT INURBE no cuenta con una pestaña y/o modulo de información sobre los Activos. ","Contar con evidencias de gestión y seguridad en la información.","1. Solicitar la modificación y/o creación de módulos o pestañas en el aplicativo ICT INURBE, además de espacio en el domusfile a fin de custodiar las evidencias que soportará el aplicativo.",null,"2018-06-13","2019-04-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","6/07/2018\n20/09/2018\n22/10/2018\n27/11/2018\n05/12/2018\n14/12/2018\n26/12/2018\n19/02/2019\n25/02/2019\n12/03/2019","Nelson David Gutierrez Subdirector de Servicios Administrativos\n\n\nLucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","06/07/2018: Se solicito por correo electrónico al Grupo de Soporte y Apoyo Informático, se dio mesa de trabajo el día 06 de Julio, de esta reunión se envió la memoria justificativa por correo electrónico, de estos avances se tiene prevista una segunda mesa de trabajo para esta solicitud a mediados del mes de Septiembre.\n20/09/2018: Se envió muestra del archivo Excel usado por el proceso a los ingenieros designados para la creación y/o modificación de pestañas, módulos del aplicativo ICT INURBE. 27/11/2018: Se hizo backup de las carpetas compartidas en el link -espacio habilitado para el proceso.\n22/10/2018: En respuesta a la solicitud de una carpeta para almacenar los archivos de Excel u otros archivos manejados por la subdirección, el grupo de soporte técnico envió y habilito link para que puedan salvaguardar la información que requieran. \\\\Domusfile2\\ssa$\n27/11/2018: Se subió a link de domusfile copia de la carpeta compartida con los avances trabajados.\n05/12/2018: La Subdirectora y líder del proceso solita información del avance en la gestión del set de pruebas\n14/12/2018: Se concertó mesa de trabajo con Ingeniero de soporte técnico y grupo de trabajo de la SSA sobre la respuesta a inquietudes del set de pruebas del aplicativo ICT INURBE.\n26/12/2018: Se actualizo información en link de domusfile para la carpeta compartida con los avances trabajados.\n19/02/2019: Se adelantó mesa de trabajo con el equipo  de trabajo e ingeniero de soporte técnico, en donde se dio la  explicación del aplicativo ICT INURBE y se realizaron  pruebas del modulo-pestaña solicitada denominada ACTIVOS SSA.\n25/02/2019: Por medio de correo electrónico se envía información relacionada con modulo-pestaña solicitada denominada ACTIVOS SSA, a fin de validar cargue masivo de información a ingeniero de soporte técnico.\n12/03/2019: Por medio de correo electrónico se solicita información sobre el estado de la puesta el producción de nuestra solicitud de la pestaña-modulo en el aplicativo ICT INURBE para lso activos SSA","CERRADA","30/07/2018\n26/09/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba-","En correo del 12 de junio de 2018 se evidencia que en el asunto: Solicitud requerimientos de información el cual tuvo respuesta el 05 de julio de 2018 y se retroalimenta sobre el requerimiento, Se evidencia en correo electrónico del 10 de julio de 2018 los acuerdos de la reunión del 06 de julio de 2018 entre el Grupo de Soporte y Apoyo Informático y el proceso.\n26/09/2018: Se verifica correo electrónico del 20 de septiembre de 2018 en asunto: AVANCE SANEAMIENTO PRUEBA enviado al Grupo de Soporte y Apoyo Informático, queda pendiente espacio backup en el domusfile.\n10/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 01 de noviembre de 2018 con la creación del domusfile asunto: Desarrollo ICT INURBE ACTIVOS SSA, y correo electrónico del 02 de noviembre de 2018, el 06 de noviembre de 2018 asunto: Solicitud información set de pruebas ICT-INURBE - ACTIVOS SSA\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30042019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).","CUMPLIDA","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","CERRADA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","El proceso no aporta evidencia que soporte la creación de una carpeta en el domusfile. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 10/07/2018 donde se observa la trazabilidad de la solicitud del proceso hacia el Grupo GSTAI y el levantamiento de los requerimientos técnicos en los sistemas de información y de  22/10/2018 remitido por el Grupo GSTAI a la SSA. Así misma, se da apertura a un espacio en el domusfile para el almacenamiento de los archivos de la SSA y se presentan los permisos de lectura y escritura para los integrantes del grupo, junto con el pantallazo de la carpeta compartida donde se observa la carpeta específica del proceso de saneamiento de activos ICT INURBE, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Realizar la difusión (aplicación de pruebas de mejora) a los compañeros de trabajo sobre la importancia y responsabilidad en el manejo de información.",null,"2018-08-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-11-06","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","02/11/2018: Por medio de correo electrónico se envía link, usuario, clave y se hace solicitud de pruebas de acuerdo a las instrucciones dadas por la Subdirectora y líder del proceso.\n\n06/11/2018: Se comparte con las compañeras de trabajo, la trazabilidad y envió de las pruebas realizadas. ","ABIERTA","30/07/2018\n26/09/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Esta actividad esta programada para iniciar Agosto de 2018.\n26/09/2018: Esta actividad iniciara posterior a la pruebas de la creación y/o modificación de pestañas, módulos del aplicativo ICT INURBE .\n10/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 01 de noviembre de 2018 con la creación del domusfile asunto: Desarrollo ICT INURBE ACTIVOS SSA, y correo electrónico del 02 de noviembre de 2018, el 06 de noviembre de 2018 asunto: Solicitud información set de pruebas ICT-INURBE - ACTIVOS SSA.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31122018)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","EN PROCESO","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 14/12/2018 donde se evidencia la trazabilidad de las pruebas realizadas al aplicativo entre el Grupo GSTAI y la SSA encabezada por la facilitadora Ana Lorena Barrueto y donde se remiten solicitudes de mejora sobre el aplicativo, desde el día 02/11/2018 hasta el día 14/12/2018. De igual manera, se evidencia acta de pruebas llevada a cabo el día 19/02/2019 entre el grupo GSTAI y el equipo de trabajo de la SSA donde se desarrolla sensibilización del aplicativo y se realiza explicación del funcionamiento del aplicativo. No se da cierre por cuanto se requiere evidencia para determinar la aprobación final del aplicativo para ser puesto en operación.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/12/2018.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 06/11/2018 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Socialización del aplicativo ICT INURBE con sus nuevas mejoras. ",null,"2018-08-01","2019-04-30","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","2018-03-14","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 2.","ABIERTA","30/07/2018\n26/09/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Esta actividad esta programada para iniciar Agosto de 2018\n26/09/2018: Esta actividad iniciara posterior a la pruebas de la creación y/o modificación de pestañas, módulos del aplicativo ICT INURBE  para evaluar pertinencia de matriz de avance como aplicativo.\n10/01/2019: Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción.\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (30042019)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.","SIN INICIAR","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n15/03/2020","El proceso no aporta evidencia que soporte la creación de una carpeta en el domusfile. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente pues su ejecución depende de la actividad 2.\n\n29/08/2019: Si bien, esta actividad depende de su antecesora, el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 03/11/2018 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG."]
[7,"Auditorías Internas SIG.","Se evidencia que el normograma del proceso tiene incluida la norma de origen interno Resolución 1012 de diciembre de 2016 del MVCT, incumplimiento con el requisito determinado en el SIG-P-01 procedimiento de control de documentos 4.0 Proceso de Administración del SIG","N/A","AP","POR QUÉS","Falta de socialización por la OAP del procedimiento de control de documentos del SIG","Tener lineamientos claros y unificados del procedimiento de control de documentos","1. Actualizar el normograma del proceso de acuerdo al procedimiento control de documentos.",null,"2018-08-01","2018-12-31","Ana Lorena Barrueto Muñoz, Contratista","05/10/2018\n16/08/2019\n03/12/2019","Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos","16/08/2019: CON RADICADO 2019IE0009433 SE HACE PRIMERA SOLICITUD DE MODIFICACIOON DE NORMOGRAMA\n\n03/12/2019: CON RADICADO 2019IE0013883 SE HACE SEGUNDA MODIFICACIOM DE NORMOGRAMA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO DE ACTIVOS","CERRADA","30/07/2018\n10/01/2019\n\n31/07/2019\n\n\n20/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz Cordoba\n\nSergio Osorio","Esta actividad esta programada para iniciar Octubre de 2018.\n10/01/2019: Se evidencia acta de reunión del 05 de octubre con el orden del día: Verificar el normograma\n\n31/07/2019: No se suministro evidencia para realizar seguimiento a la actividad tiene fecha de vencimiento (31122018)\n\nNo se entrego monitoreo por parte del líder del proceso con el fin de realizar la verificación de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Política de operación\nEl líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe\nrealizar el monitoreo permanentemente a las actividades establecidas dentro del plan de\nmejoramiento y que estas se hayan desarrollado satisfactoriamente y dentro del plazo\nestablecido, obedeciendo el principio de oportunidad. El mismo deberá ser reportado en\nlos meses de  junio (con corte a 31 de mayo).\n\n\n20/01/2020: No se aportaron evidencias ni se realizó el monitoreo de la actividad a desarrollar.  Es importante que se realice la revisión y si es pertinente la actualización del normograma de manera regular al menos cada 3 meses.","EN PROCESO","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES","ABIERTA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n15/03/2020","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n12/03/2019: Se evidencia acta de reunión de fecha 05/10/2018 realizada al interior del equipo de trabajo donde se observa que se concluye que no existe necesidad de modificar el normograma; sin embargo, no se observa actualización del mismo que subsane la NC identificada, por lo que no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido en el procedimiento control de documentos.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/12/2018. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad, que no se observa presentación de monitoreo desde el 05/10/2018 y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","N/A","N/A","N/A"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"Lucy Estella Palacios Valoyes Subdirectora de Servicios Administrativos",null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-30","Ana Lorena Barrueto","Se migro la información al nuevo formato, se realizó el análisis de causa del Informe de Auditoria del SIG teniendo en cuenta las observaciones, y se realizó el seguimiento de la OAP a las acciones realizadas."]
[null,null,null,null,null,"2018-09-26","Ana Lorena Barrueto","Se realiza monitoreo por parte del líder del proceso y seguimiento por parte de la OAP  a las acciones establecidas"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-30","Cesar Rivas \nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018."]
[null,null,null,null,null,"2019-10-10","Diana Corredor","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-05","Ana Lorena Barrueto","Por medio de correo electrónico de fecha 17 de enero 2019, la Subdirectora y líder del proceso de saneamiento de activos,  solicita ampliación del plazo de las actividades de los ítem 4, 7, 9 y 11 con el fin de dar cumplimiento."]
[null,null,null,null,null,"2019-02-27","Ana Lorena Barrueto","Se actualizo el monitoreo de las actividades de los ítem 4, 9 y 11."]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","Ana Lorena Barrueto","De acuerdo a mes de trabajo entre la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, se dieron los siguientes ajustes: \n* Se elimino el ítem Nº 10  referente con entrevista anterior Subdirector. \n* Se ajustó la numeración de los ítems 11 y 12, pasando a ser respectivamente 10 y 11. \n* Se redefinió la actividad 1 del ítem 11.\n* Se modifica la explicación de las actividades para el ítem 1, las explicaciones a las actividades existentes se movieron al ítem 5. \n* Se replantearon las actividades de los ítems 7 y 8.\n* Se ajustan las fechas de finalización de actividad para elitem 4. \n* Cambio de fechas de los ítems 4, 7 y 8"]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 12/03/2019.."]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","Fredy Diaz Cordoba","Se realizo seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el documento domusfile del proceso, se ajuste el formato SIG-F-14 Versión 8.0 fecha 15/05/2019"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-29","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales ","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]
[null,null,null,null,null,"2020-01-20","Sergio Osorio","Se realizo seguimiento por la OAP del monitoreo a las actividades establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el documento domusfile del proceso."]
[null,null,null,null,null,"2019-03-09","Ana Lorena Barrueto","SE HACE LA ACTUALIZACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DE ACUERDO A LAS EVIDENCIAS ENCONTRADAS PARA LOS ITEMS: 1 (ACTIVIDAD 1 Y 2), ITEM 3(ACTIVIDAD 2), ITEM 5 (ACTIVIDAD 1), ITEM 7 (ACTIVIDAD 1)"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","Alexandra Cortes\nContratista OCI","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora."]

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