{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa 2"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":57,"n_cols":32,"rows_kept":57,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,29,8,29],[42,5,42,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[53,0,53,1],[53,2,53,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[42,0,42,1],[43,0,43,1],[42,2,42,3],[43,2,43,3],[42,11,42,13],[43,11,43,13],[42,30,42,32],[43,30,43,32],[53,30,53,32],[54,30,54,32],[42,24,42,27],[43,24,43,27],[53,24,53,27],[54,11,54,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[54,24,54,27],[6,10,6,13],[53,11,53,13],[10,29,12,29],[10,30,12,30],[10,31,12,31],[10,0,12,0],[10,1,12,1],[10,3,12,3],[10,2,12,2]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Conceptos jurídicos"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Internas SIG","El auditado desconoce del informe de Eficacia de las acciones para mitigar el riesgo emitido por la OCI. El proceso no utiliza los resultados del análisis para evaluar la necesidad de mejoras en el proceso como lo establece en la norma ISO 9001:2015 el numeral 9,1,3 en los numerales e) y g)","AP","Falta de comunicación y falta de revisión de informes de riesgo para tomar decisiones sobre el tema","Revisar y actualizar la matriz de riesgos del proceso  de acuerdo con las recomendaciones para mitigar el riesgo emitido por la OCI.","2018-07-30","2019-06-30",null,"Carlos  Miranda Profesional Especializado OAJ y Mike Castro coordinador Grupo de Conceptos.","30/07/2018\n\n02/10/2018\n\n28/02/2019","Carlos  Miranda Profesional Especializado OAJ y Mike Castro coordinador Grupo de Conceptos.               ","Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018.\n\n02/10/2018: Se envía correo electrónico discriminando mes a  mes la cantidad de conceptos o proyectos revisados.\n\n28/02/2019: Se solicita ampliación de fecha de finalización de la acción de acuerdo con la actualización de la metodología que hará OAP en materia de riesgos.\n\n30.08.2019: Se llevo a cabo la actualización del Mapa de Riesgo y se subió la información a Domus File, la publicación del mapa se proyecta para el mes de septiembre.                                                 30/05/2020 Se llevo a cabo la actualización del mapa de riesgos y fue enviado y publicado por parte de la Oficina Asesora de Planeacion tal como se evidencia en el correo item 1,","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n02/10/2018\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor \n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018.\n\n02/10/2018: Se evidencia correo electrónico del 04de septiembre de 2018 asunto: Informe Agosto, discriminado mes a mes conceptos o proyectos revisados.\n\n14/01/2019: La evidencia aportada no permite establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\nSe sugiere ampliar fecha final a junio de 2019, debido a la actualización de la metodología integrada de administración de riesgos.\n\n\n31/07/2019: El proceso no aporta el monitoreo sobre las recomendaciones realizadas por la OCI.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\nSe sugiere ampliar fecha final a agosto de 2019, debido a la actualización de la metodología integrada de administración de riesgos.\n\n\n20/01/2020: El proceso realizó la actualización del mapa de riesgos y se evidencia a través del correo de publicación por parte de la OAP el 19/09/2019, se determina el cumplimiento de esta actividad.","CUMPLIDA","27/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n02/09/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES\n","La evidencia aportada no corresponde al cumplimiento de la actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso presentó avance de la actividad con la finalización de las mesas de trabajo para identificar los riesgos del proceso, Acta No. 16 del 25 de julio de 2019. No obstante, está pendiente la publicación de la actualización de dicho mapa. La OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores y se recomienda.\n\n02/09/2019: El proceso anexó las siguientes evidencias de avance:\n-Acta 16 de 26 de junio de 2019, con orden del día \"Actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso “Conceptos Jurídicos”, de acuerdo con la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo - SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019\" .\n-Acta 16 de 25 de julio de 2019, “Continuación de la identificación mapa de riesgos del proceso Conceptos Jurídicos” y lista de asistencia. No obstante, esta actividad finaliza con la publicación del mapa del proceso, la cual está en curso, razón por lo cual se determina que el estado de la actividad es abierto.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no aporta evidencias, no es posible dar cierre a la acción hasta tanto se remitan los soportes de la solicitud de modificación del mapa de riesgos y correspondiente concepto de aprobación en el Sistema Integrado de Gestión, así como se la socialización realizada al interior del proceso.\n\nPor lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias  mencionadas, que acrerditan el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la efectividad de la acción.\n\n","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Auditorías Externas ","No se evidencio el cumplimiento de la metodología establecida en las instrucciones de diligenciamiento del Formato Normograma Institucional Código SIG-F-05 correspondiente a la revisión y actualización normativa aplicables a los procesos. El normograma del proceso conceptos jurídicos, presentaba como ultima actualización el 27 de junio de 2017, lo cual incumple el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2015 que establece que la información documentada de origen externo que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad se debe identificar, según sea apropiada y controlada","AC","No ha existido expedición de leyes nuevas teniendo en cuenta que la producción de decretos se encuentran actualizado en el Decreto Único Sectorial 1077 de 2015  y la demás normativa aplicable al proceso.\nNo se tiene control que identifique oportunamente los cambios normativos de cada uno de los proceso del SIG y garantice su acceso  para consulta.","1. Actualizar el normograma de los procesos de manera trimestral e identificar los cambios en el control de cambios del formato de Normograma.","2018-10-15","2018-11-15",null,"Jefe Oficina Asesora Jurídica-Coordinador Grupo de Concepto-Facilitador","2019-02-28","Carlos  Miranda Profesional Especializado OAJ y Mike Castro coordinador Grupo de Conceptos.","Los procedimiento no ha sufrido ninguna modificación a este periodo de reporte\n\n30.08.2019: Se subieron las evidencias al Domus File de la actualización del normograma.                                       30/05/2020 Se actualizo el normograma mediante solicitud del 29 de abril de 2020 y radicado 2020IE0003618 y mediante radicado 2020IE0003644 de fecha 30/04/2020 la Oficina Asesora de Planeacion emite concepto tecnico de favorabilidad , se aporta evidencia item 2,","CUMPLIDA","14/01/2019\n\n31/07/2019","Amelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"No se evidencia monitoreo para este periodo por parte del líder del proceso.\nNo se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción y  no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.  Esta acción tiene  fecha de vencimiento 15/11/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta el monitoreo sobre las recomendaciones realizadas por la OAP y la OCI relacionadas con las actualizaciones del normograma de manera trimestral.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 15/11/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\nSe sugiere ampliar fecha final a agosto de 2019.\n\n20/01/2020: El proceso aporta el concepto técnico que corresponde a la actualización del normograma de a cuerdo a las necesidades de actualización determinadas por el proceso. se debe verificar que el ejercicio de actualización se de de manera trimestral.","CUMPLIDA","27/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n02/09/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nKATHERINE FORERO \nALEXANDRA CORTES\n","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso no aporta evidencia que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias de actualización del normograma de los procesos de manera trimestral e identificar las modificaciones en el control de cambios del formato SIG-F-05 Normograma institucional 5.0, por lo cual no es posible establecer el cierre de la actividad.\nLa Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" toda vez que no se realizó el monitoreo del plan de mejoramiento y de la actividad “Actualizar el normograma de los procesos de manera trimestral e identificar los cambios en el control de cambios del formato de Normograma”, debido a que el período de ejecución finalizó desde 15/11/2018 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n02/09/2019: El proceso anexó las siguientes evidencias de avance:\n-SIG-F-05 Normograma institucional 5.0\n-Solicitud de actualización de normograma 23-07-2019.\nUna vez, revisadas las evidencias aportadas y consultado el link del normograma de Conceptos Jurídicos en la página del MVCT: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-F-05%20Normograma%20institucional%205.0%20-%20Conceptos%20jur%C3%ADdicos.pdf, se puede determinar la actualización trimestral de acuerdo a la actividad planificada, sin embargo se recomienda al proceso continuar con la actualización permanente de las normas aplicables al proceso con el fin de determinar la eficacia de la acción por parte de la OCI.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no aporta evidencias que soporten la actualización permanente de las normas aplicables al proceso no es posible determinar la eficacia de la acción por parte de la OCI.  Por lo anterior, se solicita al proceso remitir los soportes de la última actualización realizada al normograma del proceso y de su respectiva socialización, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,"Al actualizar los procedimientos no se tiene en cuenta la revisión normativa de los procesos del SIG","2. Cada vez que se actualice los procedimientos de los procesos del SIG, se debe revisar el normograma aplicable a cada uno de ellos","2018-11-15","2018-12-15",null,"Jefe Oficina Asesora Jurídica-Coordinador Grupo de Concepto-Facilitador","2019-02-28","Carlos  Miranda Profesional Especializado OAJ y Mike Castro coordinador Grupo de Conceptos.","Los procedimiento no ha sufrido ninguna modificación a este periodo de reporte\n\n30.08.2019: Se subieron las evidencias al Domus File de la actualización del normograma.                                                                                                                                30/05/2020 Se actualizo el normograma mediante solicitud del 29 de abril de 2020 y radicado 2020IE0003618 y mediante radicado 2020IE0003644 de fecha 30/04/2020 la Oficina Asesora de Planeacion emite concepto tecnico de favorabilidad , se aporta evidencia item 2, de igual forma se realiza la respectiva socializacion al interior de grupo como consta en dos correos electronicos, dichas modificaciones de normativa estan contenidos en la actualizacion del normograma, evidencia item 3","VENCIDA","14/01/2019\n\n31/07/2019","Amelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,0,0," No se evidencia monitoreo para este periodo por parte del líder del proceso.\nNo se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción y  no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.  Esta acción tiene  fecha de vencimiento 15/12/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta el monitoreo sobre las modificaciones de los procedimientos aplicables a las actualizaciones del normograma.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 15/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\nSe sugiere ampliar fecha final a agosto de 2019.\n\n20/01/2020: El poceso aporta la actualización de los procedimientos de acuerdo a las necesidades que aplican según la normatividad actual.","VENCIDA","27/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n02/09/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nKATHERINE FORERO \nALEXANDRA CORTES\n","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso no aporta evidencia que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias de actualización de los procedimientos de los procesos del SIG y revisión del normograma aplicable a cada uno de ellos, por lo cual no es posible establecer el cierre de la actividad. \nLa Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" toda vez que no se realizó el monitoreo del plan de mejoramiento y de la actividad “2. Cada vez que se actualice los procedimientos de los procesos del SIG, se debe revisar el normograma aplicable a cada uno de ellos”, debido a que el período de ejecución finalizó desde 15/12/2018 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n02/09/2019: El proceso no anexó evidencias de avance de la actividad, razón por la cual el estado de la acción permanece abierto. Se recomienda, para los próximos monitoreos anexar los soportes que permitan asegurar el cierre de la misma y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no aporta evidencias que ue soporten el cumplimiento y socialización de la actividad,  relacionados con la evidencia de la actualización, publicación y socialización de los procedimientos actualizados, no es posible dar cierre a la acción hasta tanto el proceso remita los soportes de la última actualización realizada a la documentación relacionada con la actualización del normograma del proceso y de su respectiva socialización, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias mencionadas, que acrerditan el cumplimiento y efectividad de la actividad planificada.\n","VENCIDA"]
[null,null,null,null,"No se utilizan las herramientas del sistema de gestión ( normograma)  de manera frecuente al interior del proceso","3. Socializar el normograma al interior del grupo de manera trimestral","2018-12-16","2019-03-15",null,"Jefe Oficina Asesora Jurídica-Coordinador Grupo de Concepto-Facilitador","2019-02-28","Carlos  Miranda Profesional Especializado OAJ y Mike Castro coordinador Grupo de Conceptos.","Los procedimiento no ha sufrido ninguna modificación a este periodo de reporte\n\n30.08.2019: Se subieron las evidencias al Domus File de la actualización del normograma. Y su socialización\n\n30/05/2020 Se actualizo el normograma mediante solicitud del 29 de abril de 2020 y radicado 2020IE0003618 y mediante radicado 2020IE0003644 de fecha 30/04/2020 la Oficina Asesora de Planeacion emite concepto tecnico de favorabilidad , se aporta evidencia item 4,de igual forma se realiza la respectiva socializacion al interior de grupo como consta en dos correos electronicos, dichas modificaciones de normativa estan contenidos en la actualizacion del normograma, evidencia item 4","CUMPLIDA","14/01/2019\n\n31/07/2019","Amelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,0,0,"No se evidencia monitoreo para este periodo por parte del líder del proceso.\nNo se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta el monitoreo sobre la socialización de las modificaciones  a los procedimientos aplicables a las actualizaciones del normograma.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 15/03/2019 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\nSe sugiere ampliar fecha final a agosto de 2019.\n\n20/01/2020: De acuerdo a la evaluación de la OCI y las evidencias aportadas, se observa que el proceso realiza la socialización de las actualizaciones del normograma. se recomienda continuar evidenciando esta actividad para que se pueda determinar la eficacia de la acción.","CUMPLIDA","27/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n02/09/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso no aporta evidencia que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias del monitoreo correspondientes a la socialización del normograma con periodicidad trimestral, por lo cual no es posible establecer el cierre de la actividad. La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" toda vez que no se realizó el monitoreo del plan de mejoramiento y de la actividad “3. Socializar el normograma al interior del grupo de manera trimestral”, debido a que el período de ejecución finalizó desde 15/03/2019 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n02/09/2019: El proceso anexó la siguiente evidencia:\n- Lista de socialización del normograma, a 5 servidores públicos del Grupo Conceptos Jurídicos del 30-08-2019. Una vez, verificado el soporte aportado se determina que el estado de la actividad es cerrado; sin embargo, se hace necesario que el proceso cumpla con la actividad No. 2 para poder determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020: En la evaluación de fecha 02/09/2019, la OCI, indicó que el proceso anexó: Lista de socialización del normograma, a 5 servidores públicos del Grupo Conceptos Jurídicos del 30-08-2019. Una vez, verificado el soporte aportado se determina que el estado de la actividad es cerrado; sin embargo, se hace necesario que el proceso cumpla con la actividad No. 2 y remita los soportes de socialización de la última actualización del mapa de procesos para poder determinar la eficacia de la acción.  \n\n\n","CUMPLIDA"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"Leonidas Lara Anaya-Jefe Oficina Asesora jurídica",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-26",null,"Se migra la información al nuevo formato de plan de mejoramiento, se incluye las no conformidades y observaciones del Informe de Auditoria del SIG, se realiza el análisis de causa por las nuevas acciones del Informe de Auditoria del SIG.","Carlos Mirando"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-02",null,"Se realiza monitoreo por parte del líder del proceso, y seguimiento por la Oficina Asesora de Planeación","Carlos Miranda"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-11",null,"Se actualiza el plan de mejoramiento con lo enviado por la auditoria externa","Carlos Miranda"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-30",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2019-01-14",null,"Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Amelia Navarro"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-13",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 13/03/2019.","Alexandra Cortes\nLINA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Sergio Osorio"]
[null,null,null,null,null,"21/08/2019",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","DILSA BERMUDEZ"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-02",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas e información aportada después de realizar la mesa de trabajo para resolver dudas e inquietudes del plan al proceso Conceptos Jurídicos, el 30-08-2019.","DILSA BERMUDEZ"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-20",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Sergio Osorio"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Katherine Forero Méndez \nAlexandra Cortes\n\nContratistas OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","9.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-30",9,"Se realizo monitoreo y se cargaron evidencias a las actividades del presente plan de mejoramiento","Mike Castro"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El auditado desconoce del informe de Eficacia de las acciones para mitigar el riesgo emitido por la OCI. El proceso no utiliza los resultados del análisis para evaluar la necesidad de mejoras en el proceso como lo establece en la norma ISO 9001:2015 el numeral 9,1,3 en los numerales e) y g)"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Carlos Miranda "]
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[null,"La persona que realiza el moonitoreo de riesgos en diferente al facilitador del proceso de conceptos"]
[null,"Falta de comunicación interna dentro de los responsables del tema de calidad"]
[null,"Falta de revision de los informes"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Falta de comunicación y falta de revision de informes de riesgo para tomar decisiones sobre el tema"]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se evidencio el cumplimiento de la metodología establecida en las instrucciones de diligenciamiento del Formato Normograma Institucional Código SIG-F-05 correspondiente a la revisión y actualización normativa aplicables a los procesos. El normograma del proceso conceptos jurídicos, presentaba como ultima actualización el 27 de junio de 2017, lo cual incumple el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2015 que establece que la información documentada de origen externo que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad se debe identificar, según sea apropiada y controlada"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-10-02"]
[null,"PARTICIPANTES","Carlos Miranda, Mike Castro"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"No ha existido expedición de leyes nuevas teniendo en cuenta que la producción de decretos se encuentran actualizado en el Decreto Unico Sectorial 1077 de 2015 "]
[null,"Al actualizar los procedimientos no se tuvo en cuenta la revisión normativa "]
[null,"No se utilizan las herramientas del sistema de gestion ( normograma)  de manera frecuente al interior del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Falta de comunicación y falta de revision de informes de riesgo para tomar decisiones sobre el tema"]