{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":62,"n_cols":32,"rows_kept":62,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[12,28,13,28],[12,29,13,29],[12,30,13,30],[12,31,13,31],[12,23,13,23],[12,24,13,24],[12,25,13,25],[12,26,13,26],[12,27,13,27],[10,30,11,30],[10,31,11,31],[12,7,13,7],[12,8,13,8],[12,9,13,9],[12,10,13,10],[12,12,13,12],[12,13,13,13],[12,14,13,14],[12,15,13,15],[12,16,13,16],[12,17,13,17],[12,18,13,18],[12,19,13,19],[12,20,13,20],[12,22,13,22],[10,25,11,25],[10,26,11,26],[10,27,11,27],[10,28,11,28],[10,29,11,29],[10,19,11,19],[10,20,11,20],[10,22,11,22],[10,23,11,23],[10,24,11,24],[7,29,8,29],[43,5,43,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[54,0,54,1],[54,2,54,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[43,0,43,1],[44,0,44,1],[43,2,43,3],[44,2,44,3],[43,11,43,13],[44,11,44,13],[43,30,43,32],[44,30,44,32],[54,30,54,32],[55,30,55,32],[43,24,43,27],[44,24,44,27],[54,24,54,27],[55,11,55,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[55,24,55,27],[6,10,6,13],[54,11,54,13],[10,9,11,9],[10,10,11,10],[10,12,11,12],[10,13,11,13],[10,14,11,14],[10,15,11,15],[10,16,11,16],[10,17,11,17],[10,18,11,18],[9,0,14,0],[9,1,14,1],[9,3,14,3],[9,11,14,11],[9,2,14,2],[9,4,14,4],[9,5,12,5],[10,6,11,6],[10,7,11,7],[10,8,11,8]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Evaluación independiente y asesoría"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Medición de indicadores","El Archivo de la OCI, no se lleva en su totalidad de conformidad con las normas de Gestión Documental aplicadas en el Ministerio. ","AM","POR QUÉ\nLos productos documentales no se encuentran organizados acorde con  la TRD asociada al proceso \nPOR QUÉ\nLas series y subseries no corresponden a la  dinámica actual del proceso\nPOR QUÉ\nLas TRD se ajustaron por ultima vez en el año 2016.\nPOR QUÉ\nNo se había designado un profesional para el seguimiento y actualización.","1. Clasificación de Archivo documental","2018-01-02","2019-03-30",null,"Técnico Administrativo \nContratista OCI","30/04/2018\n\n20/12/2018\n\n30/05/2019","Líder del proceso \nOlga Yaneth Aragon","Marzo: 1/03/2018 Se sigue clasificando las carpetas y se depuraron 2 carpetas una de informe auditoría software Plan de auditoría Derechos de autor 2017 y Informes de Derecho de autor 2013. 5/03/2018 Se sigue clasificando y se depuro otra carpeta Auditoría del SIG 2016. 8/03/2018 se depuro una carpeta de Informe auditoría  Titulación y Saneamiento Predial 2016.9/03/2018 se depuran 8 carpetas de austeridad del gasto de 2017. 10/03/2018 Se depuraron 3 carpetas de Austeridad en el gasto; 15/03/2018 se depuraron 7 de Evaluación al sistema de control interno contable. 20/03/2018 se foliaron 4 carpetas de Austeridad en el gasto  de 2017 quedando al día de documentación. 23/03/2018 Se foliaron 7 carpetas de austeridad del gasto de 2017 y 7 de Evaluación al Sistema de Control Interno Contable de 2017.\nEvidencia: Archivo físico OCI\n\n20/12/2018: a la fecha del seguimiento la OCI realizo la organización de las unidades documentales de las vigencias 2016, 2017 Y 2018, se encuentra pendiente la organización del FUID.\n\n30/05/2019: Se realizó la organización de las unidades documentales correspondientes a los años  2016-2017 y 2018, de acuerdo a las series de la tabla de retención documental del proceso OCI y al Plan Anual de Auditoria de cada vigencia,  estos archivos contienen actas, memorandos, informes de ley, informes de gestión, seguimientos, entre otros; y se diligenció el registro en el Formato Único de Inventario Documental (FUID), el cual fue revisado por Profesionales del proceso de Gestión Documental  Carolina Peña y Sirley Valencia, como consta en el Acta N° 21 del 17 de mayo de 2019 que relaciona:\n1. Se observó la implementación de los formatos de la entidad (FUID, TRD, Formato de prestamos y consultas) y se verificó el FUID.\n2. El archivo se encuentra organizado e inventariado las vigencias 2016 - 2019, entre otras observaciones y/o recomendaciones realizadas por parte del proceso de Gestión Documental.","CUMPLIDA","16/01/2019\n\n31/07/2019","Amelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"Se evidencia mediante formato \"Inventario Documental\" realizado por OCI con fecha 17 de septiembre de 2018. y se presenta correo electrónico que evidencia el envío del mismo.\n\n31/07/2019: Se evidencia el formato inventario documental GDC-F-09 de fecha de diligenciamiento de 30/03/2019 de los años 2016, 2017 y 2018 con los nombre de la serie actas, informes de gestión y de entes de control, y planes, por lo tanto da cumplimiento en oportunidad y pertinencia de la acción, se recomida que este debidamente firmada en los respectivos campos del formato.","CUMPLIDA","9/10/2018\n\n13/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020:","EGNA NUÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","\n09/10/2018: Se evidencia el diligenciamiento del formato GDC-F-09 INVENTARIO DOCUMENTAL para cada vigencia del archivo de gestión de la OCI.  La actividad se encuentra vencida desde el pasado 30/04/2018.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Se evidencia borrador del FUID de las unidades documentales de las vigencias 2016, 2017 y 2018.\n\n20/08/2019: Se evidencia la organización del archivo de gestión correspondiente a las vigencias 2016, 2017 y 2018, de acuerdo con el diligenciamiento del formato GDC-F-09 \"INVENTARIO DOCUMENTAL\"  v 5.0 por cada año objeto de evaluación, relacionando en este el Código de la serie/subserie, Nombre de la serie /  subserie y Título de la Carpeta conforme a lo establecido en la tabla de retención documental de la OCI, quedando así:\n\n• 2016: 41 cajas.\n• 2017: 54 cajas.\n• 2018: 117 cajas.\n\nAdicionalmente se evidencia mediante Acta N° 21 del 17 de mayo de 2019 firmada por profesionales del proceso de Gestión Documental:\n\n1.  La revisión y/o verificación del archivo de gestión del área de la cual se da constancia de la utilización de los formatos de la entidad (FUID, TRD, Formato de prestamos y consultas).\n2. verificación del documento FUID observando el adecuado diligenciamiento conforme a la TRD.\n3. Archivo organizado, foliado e inventariado de las vigencias 2016 - 2019, conforme al procedimiento archivístico.\n\nEs preciso aclarar que se da cierre a la actividad teniendo en cuenta que las evidencias cumplen con lo requerido en la misma, no obstante, el cumplimiento de esta se presenta de forma extemporánea a la fecha de finalización programada en el Plan de Mejoramiento.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que esta actividad se declaró cerrada en la anterior evaluación, no es posible determinar su efectividad hasta tanto no se den por cumplidas las demás actividades planificadas para este ítem.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,"2018-01-03","2020-12-31",null,"Técnico Administrativo \nContratista OCI","20/12/2018\n\n30/05/2019\n\n16/08/2019\n\n30/11/2019",null,"20/12/2018: A la fecha del seguimiento esta actividad no presenta avance\n30/05/2019: A la fecha del seguimiento el técnico administrativo de la OCI ha realizado la clasificación documental de 31 carpetas en 4 cajas correspondientes a la vigencia 2014, sin embargo no se logra realizar la organización documental de las mismas hasta no terminar de depurar todo el archivo de gestión de la OCI.  Por lo anterior se hace necesario ampliar la fecha de cumplimiento del mismo para el mes de septiembre acatando las recomendaciones de gestión documental en el acta No. 21 del pasado 17 de mayo de 2019.\n\n16/08/2019: Se realizó la clasificación de la documentación correspondiente a las vigencias 2015-2014, así:\n • Para la vigencia 2014, se han organizado 12 cajas con 110 carpetas que contienen la clasificación de la información por temas. Sin embargo, esta información se encuentra en proceso de aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\n• Para la vigencia 2015, se observaron 3 cajas con 41 carpetas que contienen la clasificación de la información por temas. Sin embargo, esta información se encuentra en proceso de aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\nDe otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n30/11/2019: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad el día 04/10/2019 al 31/12/2019, teniendo en cuenta lo anterior,  la documentación correspondiente  se entregará en dicho término. De otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n28/02/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n04/06/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 03/06/2020, teniendo en cuenta que, la OCI no ha podido desarrollarlas en los plazos programados para tal fin, considerando la complejidad y la antigüedad de los documentos que, lo cual requiere contar con el apoyo técnico, administrativo y logístico con conocimientos y experticia en materia archivística y de gestión documental, pero ante todo de la continuidad y permanencia en el desarrollo de estas labores, situación que fue expuesta al finalizar la vigencia 2018 través del memorando 20180012114, gestión que concluyó con la asignación de un cargo de Técnico Administrativo, el cual es notificado de la Resolución 0070 de 2020, “Por medio de la cual se ejecuta una sanción de destitución e inhabilidad general, en cumplimiento a un fallo disciplinario”. Así mismo, el funcionario que desempeñó el precitado cargo, fue sujeto del proceso de evaluación del desempeño, en el marco de las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento SIG del proceso, compromisos pactados que no lograron los objetivos esperados en términos de la oportunidad, calidad y de credibilidad, promediando un nivel No Satisfactorio, y que se causara el hecho de que esta dependencia no cuente con un archivo técnicamente organizado, situación que ha conllevado a elevar en varias ocasiones,  solicitudes de aplazamiento del cumplimiento de las actividades.\nDe esta manera, ante esta situación  y  por medio del memorando 2020IE0001564 del 13 de febrero de 2020, se procedió a solicitar ante el Grupo de Talento Humano, la provisión de esta y otras vacantes de la Oficina, sin que hasta la fecha se haya resuelto favorablemente lo solicitado, constituyéndose este hecho en la justificación de no presentar un avance sobre el cumplimiento de la presente actividad. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.","EN PROCESO","16/01/2019\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Amelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"La actividad no presenta avance \n\n31/07/2019: Se evidencia acta No 21 de fecha 17 de mayo de 2019 en el ítem No 4: El área cuenta con 64 cajas x200 correspondientes a los años 2009 y 2015 por reclasificar, debido a que se encuentras denominados como documentos de apoyo; teniendo en cuenta que la acción es \"Organización del archivo de Gestión 2015-2014 y elaboración del FUID.\" se recomienda que la evidencia soporte dicha acción. \n11/12/2019: Se evidencia Formato Único de inventario documental, evidenciando avance en el hallazgo ","EN PROCESO","13/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020: ","EGNA NUÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO","La actividad no ha dado inicio.\n\n20/08/2019: Se evidencia en el Acta N° 21 del 17 de mayo de 2019 emitida por el proceso de Gestión Documental, como resultado de una revisión y verificación del archivo de gestión de la OCI, que a la fecha del Acta se encuentra pendiente la reclasificación de documentos correspondientes a los años 2009 al 2015.\n\nPor lo tanto, no se da cierre a la actividad y se mantiene abierta hasta evidenciar la organización documental de acuerdo con el registro en el FUID.\n\nDe otra parte, es necesario contar con evidencias suficientes que permitan soportar los avances en la gestión de la actividad.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión del Formato Único de Inventario Documental - FUID de la dependencia evidenciando el estadp actual de la documentación; de igual manera, se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.\n\n31/05/2020: Se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 02/06/2020, teniendo en cuenta que la OCI  cuenta con la vacante del cargo y por tal razón no tenemos el personal idóneo para realizar esta actividad en el momento. La presente actividad ya se encontraba atrasada, pero al tener la vacante, la OCI cuenta con la necesidad de incluir un técnico administrativo que cuente con los conocimientos técnicos para poder poner al día el presente compromiso, la cual no se puede reformular, hasta tanto no se tengan los recursos humanos para darle avance. Dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.","EN PROCESO","N/A","N/A","N/A"]
[]
[null,null,null,null,null,null,"2018-01-03","2020-12-31",null,"Técnico Administrativo \nContratista OCI","20/12/2018\n\n30/05/2019\n\n16/08/2019",null,"20/12/2018: A la fecha del seguimiento esta actividad no presenta avance.\n\n30/05/2019: A la fecha del seguimiento el técnico administrativo de la OCI a realizado la clasificación documental de 27 carpetas en 3 cajas correspondientes a la vigencia 2013, 46 carpetas en 5 cajas correspondientes a la vigencia 2012, 51 carpetas en 6 cajas correspondientes a la vigencia 2011, 32 carpetas en 4 cajas correspondientes a la vigencia 2010, 15 carpetas en 2 cajas correspondientes a la vigencia 2009 y 7 carpetas en 1 caja de información de antes de 2009.  Por lo anterior se hace necesario ampliar la fecha de cumplimiento del mismo para el mes de septiembre acatando las recomendaciones de gestión documental en el acta No. 21 del pasado 17 de mayo de 2019.\n\n16/08/2019: Se realizó la clasificación de la documentación correspondiente a las vigencias 2006-2013, así:\n• Para las vigencias 2006 a 2009, se organizaron 2 cajas con 17 carpetas donde se realizó la clasificación, foliación y organización cronológica de la información para dichas vigencias, además cuenta con el procesamiento técnico referente a la rotulación de cajas y carpetas. \n • Para las vigencias 2010 a 2013, se presenta los siguientes avances:\n- Vigencia 2010: se organizaron 5 cajas con 31 carpetas donde se realizó la clasificación de la información por temas. Sin embargo, esta información se encuentra pendiente por la aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\n- Vigencia 2011: se organizaron 6 cajas con 53 carpetas donde se realizó la clasificación de la información por temas. Sin embargo, esta información se encuentra pendiente por la aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\n- Vigencia 2012: se organizaron 7 cajas con 65 carpetas donde se realizó la clasificación de la información por temas.  Sin embargo, esta información se encuentra pendiente por la aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\n- Vigencia 2013: se organizaron 11 cajas con 90 carpetas donde se realizó la clasificación de la información por temas.  Sin embargo, esta información se encuentra pendiente por la aplicación del procesamiento técnico referente a la foliación y organización cronológica, así como el rotulado de cajas y carpetas.\nDe otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n30/11/2019: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad el día 04/10/2019 al 31/12/2019, teniendo en cuenta lo anterior,  la documentación correspondiente  a las vigencias anteriores al 2013 se encuentra en aplicación del procesamiento técnico (organización, foliación, rotulación en inventariado) a la fecha, como se observa en el FUID que se encuentra en construcción. De otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n28/02/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n04/06/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 03/06/2020, teniendo en cuenta que, la OCI no ha podido desarrollarlas en los plazos programados para tal fin, considerando la complejidad y la antigüedad de los documentos que, lo cual requiere contar con el apoyo técnico, administrativo y logístico con conocimientos y experticia en materia archivística y de gestión documental, pero ante todo de la continuidad y permanencia en el desarrollo de estas labores, situación que fue expuesta al finalizar la vigencia 2018 través del memorando 20180012114, gestión que concluyó con la asignación de un cargo de Técnico Administrativo, el cual es notificado de la Resolución 0070 de 2020, “Por medio de la cual se ejecuta una sanción de destitución e inhabilidad general, en cumplimiento a un fallo disciplinario”. Así mismo, el funcionario que desempeñó el precitado cargo, fue sujeto del proceso de evaluación del desempeño, en el marco de las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento SIG del proceso, compromisos pactados que no lograron los objetivos esperados en términos de la oportunidad, calidad y de credibilidad, promediando un nivel No Satisfactorio, y que se causara el hecho de que esta dependencia no cuente con un archivo técnicamente organizado, situación que ha conllevado a elevar en varias ocasiones,  solicitudes de aplazamiento del cumplimiento de las actividades.\nDe esta manera, ante esta situación  y  por medio del memorando 2020IE0001564 del 13 de febrero de 2020, se procedió a solicitar ante el Grupo de Talento Humano, la provisión de esta y otras vacantes de la Oficina, sin que hasta la fecha se haya resuelto favorablemente lo solicitado, constituyéndose este hecho en la justificación de no presentar un avance sobre el cumplimiento de la presente actividad. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.","EN PROCESO","16/01/2019\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Amelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"La actividad no presenta avance \n\n31/07/2019: Se evidencia acta No 21 de fecha 17 de mayo de 2019 en el ítem No 4: El área cuenta con 64 cajas x200 correspondientes a los años 2009 y 2015 por reclasificar, debido a que se encuentras denominados como documentos de apoyo, teniendo en cuenta que la acción es \"Organización del archivo de Gestión 2013 hacia atrás y elaboración del FUID\", se recomienda que la evidencia soporte de dicha acción.\n\n11/12/2019: Se evidencia Formato Único de inventario documental, evidenciando avance en el hallazgo ","EN PROCESO","13/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020:","EGNA NUÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO","La actividad no ha dado inicio.\n\n\n20/08/2019: Se evidencia en el Acta N° 21 del 17 de mayo de 2019 emitida por el proceso de Gestión Documental, como resultado de una revisión y verificación del archivo de gestión de la OCI, que a la fecha del Acta se encuentra pendiente la reclasificación de documentos correspondientes a los años 2009 al 2015.\n\nPor lo tanto, no se da cierre a la actividad y se mantiene abierta hasta evidenciar la organización documental de acuerdo con el registro en el FUID.\n\nDe otra parte, es necesario contar con evidencias suficientes que permitan soportar los avances en la gestión de la actividad.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión del Formato Único de Inventario Documental - FUID de la dependencia evidenciando el estadp actual de la documentación; de igual manera, se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.\n\n31/05/2020: Se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 02/06/2020, teniendo en cuenta que la OCI  cuenta con la vacante del cargo y por tal razón no tenemos el personal idóneo para realizar esta actividad en el momento. La presente actividad ya se encontraba atrasada, pero al tener la vacante, la OCI cuenta con la necesidad de incluir un técnico administrativo que cuente con los conocimientos técnicos para poder poner al día el presente compromiso, la cual no se puede reformular, hasta tanto no se tengan los recursos humanos para darle avance. Dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.","EN PROCESO","N/A","N/A","N/A"]
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[null,null,null,null,null,"2, Realizar transferencia documental de acuerdo a los lineamiento de Gestión Documental","2018-01-02","2021-02-28",null,"Técnico Administrativo ","20/12/2018\n\n30/05/2019\n\n16/08/2019",null,"20/12/2018: A la fecha del seguimiento esta actividad no presenta avance.\n\n30/05/2019: Esta actividad a la fecha no presenta avance, toda vez que se requieren lineamientos por parte del proceso Gestión Documental para la transferencia al archivo central, por lo anterior se solicita la ampliación de la fecha de culminación para noviembre de 2019.\n\n16/08/2019: Teniendo en cuenta que esta actividad deriva del cumplimiento de las anteriores,  a la fecha  las unidades documentales no cuentan con el procesamiento técnico necesario para realizar la transferencia al archivo central. De otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n30/11/2019: Teniendo en cuenta que esta actividad deriva del cumplimiento de las anteriores,  a la fecha  las unidades documentales no cuentan con el procesamiento técnico necesario para realizar la transferencia al archivo central, por esta razón se solicitó la ampliación de la fecha de finalización el día 04/10/2019 al 31/12/2019. De otra parte, la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n28/02/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\n\n04/06/2020: Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 03/06/2020, teniendo en cuenta que, la OCI no ha podido desarrollarlas en los plazos programados para tal fin, considerando la complejidad y la antigüedad de los documentos que, lo cual requiere contar con el apoyo técnico, administrativo y logístico con conocimientos y experticia en materia archivística y de gestión documental, pero ante todo de la continuidad y permanencia en el desarrollo de estas labores, situación que fue expuesta al finalizar la vigencia 2018 través del memorando 20180012114, gestión que concluyó con la asignación de un cargo de Técnico Administrativo, el cual es notificado de la Resolución 0070 de 2020, “Por medio de la cual se ejecuta una sanción de destitución e inhabilidad general, en cumplimiento a un fallo disciplinario”. Así mismo, el funcionario que desempeñó el precitado cargo, fue sujeto del proceso de evaluación del desempeño, en el marco de las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento SIG del proceso, compromisos pactados que no lograron los objetivos esperados en términos de la oportunidad, calidad y de credibilidad, promediando un nivel No Satisfactorio, y que se causara el hecho de que esta dependencia no cuente con un archivo técnicamente organizado, situación que ha conllevado a elevar en varias ocasiones,  solicitudes de aplazamiento del cumplimiento de las actividades.\nDe esta manera, ante esta situación  y  por medio del memorando 2020IE0001564 del 13 de febrero de 2020, se procedió a solicitar ante el Grupo de Talento Humano, la provisión de esta y otras vacantes de la Oficina, sin que hasta la fecha se haya resuelto favorablemente lo solicitado, constituyéndose este hecho en la justificación de no presentar un avance sobre el cumplimiento de la presente actividad. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.","EN PROCESO","16/01/2019\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Amelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"La actividad no presenta avance \n\n31/07/2019 No se cuenta con las evidencias para soporte el cumplimiento de la acción, se recomienda que para el próximo seguimiento se suministre el soporte del avance y ejecución de la actividad.\n\n11/12/2019:  No se cuenta con las evidencias para soporte el cumplimiento de la acción, se recomienda que para el próximo seguimiento se suministre el soporte del avance y ejecución de la actividad.\n","SIN INICIAR","13/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020: ","EGNA NUÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO","La actividad no ha dado inicio.\n\n20/08/2019: No se reporta de acuerdo con el monitoreo y las evidencias suministradas avance en la gestión y/o ejecución de la actividad, por lo tanto no se da cierre a la misma.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión del Formato Único de Inventario Documental - FUID de la dependencia evidenciando el estadp actual de la documentación; de igual manera, se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 20/12/2019, teniendo en cuenta que las actividades asignadas al técnico administrativo de la OCI, quien figura como responsable de la acción, no ha dado cumplimiento con la organización de la documentación de las vigencias mencionadas en el propósito de la mejora, lo cual ha generado reprocesos en la gestión del archivo de la dependencia. Adicionalmente, a partir del mes de febrero de 2020, la Oficina no cuenta con el técnico en mención, por lo cual, dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.\n\n31/05/2020: Se evidencia monitoreo realizado por el proceso en el cual indica que \"Se realizó la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de esta actividad a través del correo electrónico remitido a la OAP el día 02/06/2020, teniendo en cuenta que la OCI  cuenta con la vacante del cargo y por tal razón no tenemos el personal idóneo para realizar esta actividad en el momento. La presente actividad ya se encontraba atrasada, pero al tener la vacante, la OCI cuenta con la necesidad de incluir un técnico administrativo que cuente con los conocimientos técnicos para poder poner al día el presente compromiso, la cual no se puede reformular, hasta tanto no se tengan los recursos humanos para darle avance. Dichas labores se encuentran suspendidas hasta tanto se cubra la vacante. De otra parte, conforme a la solicitud la actividad aún tiene vigencia para dar cumplimiento.\"\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.","SIN INICIAR","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Auditorías Internas SIG","No se evidencia el diligenciamiento del formato CI-F-05 Lista de chequeo para la auditoria especial del contrato interadministrativo 416 de 2016, la actualización de este procedimiento se contempla en la actividad 23 del plan de mejoramiento del proceso. ","N/A","No se realiza análisis de causa ya que la lista de chequeo si se empleo como papel de trabajo del auditor a cargo; la lista estaba  almacenada en otra carpeta.","1, Archivar la CI-F-05 Lista de chequeo para la auditoria especial del contrato interadministrativo 416 de 2016 en la carpeta del proceso.","2018-06-04","2018-07-31",null,"Katherine Forero\nContratista OCI","2018-09-21","Líder del proceso \nOlga Yaneth Aragon","Se archivó el documento CI-F-05 Lista de chequeo, en la carpeta física de la auditoria especial del contrato interadministrativo 416 de 2016, la cual se encuentra en el archivo físico de la OCI, con TRD 7120-45.02\nEvidencia 2:\n\\\\domusfile\\CGRfonDoc$\\OCI2018\\4.EVALUACION Y SEGUIMIENTO\\INFORMES DE AUDITORIA\\AUDITORIA ESPECIAL TIC CONTRATO 416\\2. PAPELES DE AUDITORIA","CUMPLIDA","2018-09-26","Lina Osorio",null,null,null,null,null,0,0,"26/09/2018: Se evidencia que el documento CI-F-05 Lista de chequeo, en la carpeta física de la auditoria especial del contrato interadministrativo 416 de 2016, la cual se encuentra en el archivo físico de la OCI, con TRD 7120-45.02","CUMPLIDA","2018-10-09","LINA ALEJANDRA MORALES ","Se evidencia que el documento CI-F-05 Lista de chequeo, se encuentra archivado en la carpeta física de la auditoria especial del contrato interadministrativo 416 de 2016, la cual se encuentra custodiada en el archivo de gestión del proceso con la  TRD 7120-45.02","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[3,"Auditorías Internas SIG","En el Normograma del proceso se contempla el Decreto 205/2003, “Por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio de la Protección Social y se dictan otras disposiciones.”, el cual se hace la observación dado que esta norma no tiene relación con el proceso. También se observó una acción en el Plan de mejoramiento la revisión y actualización del Normograma.","N/A","No se realiza análisis de causa puesto que cuando se llevó a cabo la última actualización se tomó como referencia la normatividad aplicable a las oficinas de control interno de otras entidades del orden nacional y se tomó por error este decreto.","1, Hacer actualización del Normograma eliminando el Decreto 205 de 2003, “Por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio de la Protección Social y se dictan otras disposiciones.”.\nAsí como, revisar la normatividad vigente y de ser necesario ajustar el normograma del proceso para incluir/eliminar  aquellas que se consideren pertinentes.","2018-04-27","2018-05-30",null,"Briam Brito Polo\nProfesional OCI","2018-09-21","Líder del proceso \nOlga Yaneth Aragon","Se realizó actualización del Normograma Institucional de la OCI con fecha 02/05/2018, en el cual se excluye el Decreto 205 de 2003, “Por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio de la Protección Social y se dictan otras disposiciones.” \n\nEvidencia: Publicación en Página web\nhttp://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-F-05%20Normograma%20Institucional%20-%20Control%20Interno%2002-05-2018.pdf\n\nAsí mismo, el pasado 20/09/2018 se realizo la actualización del normograma, así: \nEliminación del Decreto 2052 de 2014, por encontrase derogado, por el Decreto 1069 de 2015.\n\nEliminación de la circular No.2 de 29 de Enero de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado por encontrarse sin efectos jurídicos, y se adiciona la Circular No. 4 de 9 de Julio de 2018 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. y se actualizó el formato en su versión 4,0","CUMPLIDA","2018-09-26","Lina Osorio",null,null,null,null,null,0,0,"Se realizó actualización del Normograma Institucional de la OCI con fecha 02/05/2018, en el cual se excluye el Decreto 205 de 2003, “Por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio de la Protección Social y se dictan otras disposiciones.” \n\nEvidencia: Publicación en Página web\nhttp://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-F-05%20Normograma%20Institucional%20-%20Control%20Interno%2002-05-2018.pdf\n\nAsí mismo, el pasado 20/09/2018 se realizo la actualización del normograma, así: \nEliminación del Decreto 2052 de 2014, por encontrase derogado, por el Decreto 1069 de 2015.\n\nEliminación de la circular No.2 de 29 de Enero de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado por encontrarse sin efectos jurídicos, y se adiciona la Circular No. 4 de 9 de Julio de 2018 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. y se actualizó el formato en su versión 4,0","CUMPLIDA","2018-10-09","LINA ALEJANDRA MORALES ","Se evidencia la actualización del normograma del pasado 30/04/2018 en la cual se solicito la eliminación del Decreto 205 de 2003 y se adiciona la Ley 1753 de 2015 y la Guía metodológica para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos de enero de 2017 y del pasado 20/09/2018 donde se solicito la eliminación del Decreto 2052 de 2014, por encontrase derogado, por el Decreto 1069 de 2015 y la eliminación de la circular No.2 de 29 de Enero de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado por encontrarse sin efectos jurídicos, y se adiciona la Circular No. 4 de 9 de Julio de 2018 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"OLGA YANETH ARAGÓN SANCHEZ\nJEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-08-13","1.0","Actualización al nuevo formato de plan de mejoramiento  7.0\nSe realizó el análisis de causas para las no conformidades y/o oportunidades de mejora detectadas a partir de las  auditorías internas al SIG 2018\nSe realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP. Se realiza monitoreo con corte al 30/07/2018\nSe observó que para el hallazgo \"Sistematizar los procedimientos de auditorias internas y auditorias de gestión independiente\", cuya fuente es resultado de revisión por la Dirección; éste se eliminó ya que este se encuentra como Responsable la Oficina de Tecnología de la Información y las comunicaciones, y por tratarse de una actividad propia de sus funciones, esta se encuentra en el plan de mejoramiento del SIG del proceso de Gestión de Proyectos de Tecnologías de la Información.","Yerily Castillo Chitiva"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-26","2.0","21/09/2018: Se realiza el monitoreo de cada una de las actividades establecidas en el plan de mejoramiento de la OCI y se organizan cada una de las carpetas con sus respectivas evidencias.\n\n26/09/2018: Así mismo se incluye la observación del informe de evaluación de eficacia de los controles de los mapas de riesgos, actividad No. 18.\n\nNo se incluyen los 3 compromisos para la OCI establecidos en el acta de revisión por la Dirección del pasado 25/07/2018 teniendo en cuenta que los mismos no se encuentran acordes con lo manifestado por la jefe de la OCI y que los mismos no han sido sometidos a aprobación por parte de la alta dirección.\n\nFinalmente no se incluye la NC 4 del informe del ente certificador hasta que se defina la responsabilidad del mismo en la mesa de trabajo del próximo 27/09/2018.\n\n26/09/2018: Se realiza seguimiento por parte de la OAP a cada una de las actividades establecidas en el plan de mejoramiento, verificando las evidencias aportadas por el proceso para el cumplimiento de las mismas.","Yerily Castillo Chitiva - Profesional OCI\nLina Alejandra Morales - Profesional OCI\nLina Maria Osorio - Profesional OAP\n"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-09","3.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","Lina Alejandra Morales - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2018-11-07","4.0","Se incluyó  la No Conformidad No. 4 identificada por TÜV RHEINLAND en auditoria externa, así como el respectivo análisis de causas y acciones a implementar (actividades) aprobadas por el ente certificador y que se desarrollaran de mamera conjunta entre la OCI y OAP.\nSe ocultan las acciones que fueron cerradas con eficacia.\nSe redefinen las fechas de cumplimiento de las actividades establecidas en el ítem 13, toda vez que la OCI ya cuenta con un funcionario para la organización de la gestión documental desde le pasado 06/11/2018.","Yerily Castillo Chitiva"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-20","5.0","Se realiza monitoreo de las actividades pendientes con fecha del 20/12/2018","Jeimmy Yazmin Gonzalez - Profesional de la OCI\nLina Alejandra Morales - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-16","6.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso.","Amelia Navarro"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","7.0","Se realiza monitoreo de las actividades No. 13 y 19  con corte al 28/02/2019","Lina Alejandra Morales - Profesional de la OCI\nEgna Núñez Hernandez - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-13","8.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de la mesa de trabajo del 13/03/2019.","Egna Núñez Hernandez - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-06","9.0","• Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019.\n• Se ocultan las actividades que ya presentan estado cerrado con eficacia. A continuación se relaciona por número de ítem:\n1. \"Desactualización de la documentación del proceso conforme con la normatividad , dinámica y acciones de control definidas para garantizar el objetivo del proceso.\".\n17. \"La eliminación del formato CI-F-12 está sujeto al ítem 23 del plan de mejoramiento, pero en esta actividad no se contempla esta eliminación\".\n18. \"Se requiere realizar el cambio de la periodicidad del control, teniendo en cuenta que se encuentra mensual y el mismo es cuando se requiera\".","Egna Núñez Hernández - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","10.0","Se realizo seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el documento domusfile del proceso, se ajuste el formato SIG-F-14 Versión 8.0 fecha 15/05/2019","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-16","11.0","Se realiza el monitoreo de las actividades del ítem No. 13 ","Egna Núñez Hernandez - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-20","12.0","Se realiza evaluación al plan de mejoramiento  de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Egna Núñez Hernandez - Profesional de la OCI\nLina Morales - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-10-08","13.0","Se realiza ampliación de la fecha de finalización para las actividades 1 y 2 del ítem 1, conforme a la solicitud realizada a la OAP mediante correo electrónico del día 04/10/2019.","Olga Yaneth Aragón - Líder Proceso \nAlexandra Cortes - Contratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-11","14.0","Se realiza el respectivo seguimiento de las acciones  establecidas verificando las evidencias para establecer el cumplimiento en calidad y pertinencia de las actividades ","Diana Corredor-Profesional de la OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-20","15.0","Se realiza ampliación de la fecha de finalización para las actividades 1 y 2 del ítem 1, conforme a la solicitud realizada a la OAP mediante correo electrónico del día 20/12/2019","Olga Yaneth Aragón - Líder Proceso \nAlexandra Cortes - Contratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-06","16.0","Se realiza el monitoreo de las actividades del plan de mejoramiento del proceso de evaluación","Olga Yaneth Aragón - Líder Proceso \nAlexandra Cortes - Contratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","17.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,1,30,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Medición de indicadores"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El Archivo de la OCI, no se lleva en su totalidad de conformidad con las normas de Gestión Documental aplicadas en el Ministerio. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AM"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Por qués"]
[null,"FECHA","2018-07-16"]
[null,"PARTICIPANTES","Profesionales de calidad- OCI"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"POR QUÉ"]
[null,"Los productos documentales no se encuentran organizados acorde con  la TRD asociada al proceso "]
[null,"POR QUÉ"]
[null,"Las series y subseries no correcponden a la  dinámica actual del proceso"]
[null,"POR QUÉ"]
[null,"Las TRD se ajustaron por ultima vez en el año 2016."]
[null,"POR QUÉ"]
[null,"No se habia designado un profesional para el seguimiento y actualización."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"No se contaba con un funcionario con conocimientos en archivo documental que llevara a cabo la organización de las unidades documentales OCI."]