{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":8,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa 2","Análisis causa 4","Análisis causa 5","Análisis causa 6","Análisis causa 7"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":7,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":20,"n_cols":32,"rows_kept":20,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,30,18,32],[17,24,17,27],[18,24,18,27],[17,0,17,1],[18,0,18,1],[17,2,17,3],[18,2,18,3],[17,11,17,13],[18,11,18,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[6,10,6,13],[17,30,17,32],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[6,14,6,24],[3,0,3,29],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,3,8,3],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[17,5,17,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Teniendo en cuenta los Informes de evaluación de la eficacia de los controles - Mapa de riesgos, (II y III TRIMESTRE 2018) y el compromiso 12 de la Revisión por la Dirección del 25 de julio de 2018, se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos.","AP","Porque la información a reportar por cada una de las direcciones es amplia lo que dificulta la visualización y manejo de la información registrada ","Solicitar a la OAP capacitación frente a la metodología integrada de administración del riesgo y frente al uso y manejo del formato Mapa de riesgos\nSolicitar a la OAP mesa de trabajo y el apoyo de OCI para revisar y/o ajustar el reporte de los controles del mapa de riesgos. \nDe requerirse modificación o actualización del mapa de riesgos, enviar mapa de riesgos del proceso actualizado a la OAP para la respectiva aprobación en el SIG y respectiva publicación en la documentación del proceso","2018-10-01","2019-09-30",null,"Angélica Bustillo DDS","28/02/2019\n\n23/09/2019\n\n30/11/2019\n\n09/03/2020\n\n05/06/2020"," DDS","19/12/2018 Teniendo en cuenta que el MVCT se encuentra en proceso de adopción de la política de administración y gestión del riesgo de la entidad, en virtud de los lineamientos traídos por la Guía de Gestión del Riesgo que expidió el DAFP el pasado mes de octubre de 2018, las mesas de trabajo que se habían trazado por la OAP para la revisión de mapas de riesgos fueron postergadas para el siguiente año (2019). De manera tal, que se hace necesario reubicar la fecha de cumplimiento de la presente acción para el mes de abril de 2019.\nLas acciones que se han tenido frente a esta acción, son la reunión del pasado 18/12/2018 con los facilitadores del proceso y la OCI, donde se determinaron algunos aspectos a mejorar del reporte de los controles de los riesgos del proceso determinados en el mapa de riesgos. De lo cual se adjunta en la carpeta compartida el listado de asistencia. (Se envía a la OCI correo que evidencia lo aquí descrito.)\nAsí mismo, el pasado 21 de febrero se sostuvo una mesa de trabajo conjunta entre los facilitadores del proceso y la OAP, de lo cual se envió la solicitud de modificación al mapa de riesgos mediante el radicado 2019IE0002223 (Se adjunta en la carpeta compartida) solicitud que fue atendida por la OAP emitiendo concepto con el radicado 2019IE0002283 (Se adjunta en la carpeta compartida). Es de señalar que el mapa de riesgos actualizado está en la web del MVCT en la documentación del proceso que está divulgada en el mapa de procesos link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeación-gestión-y-control/sistemas-de-gestión/mapa-de-procesos/formulación-de-políticas-e-instrumentación-normativa.\nAunado a lo anterior, se está a la espera de que en este primer semestre la OAP y OCI  concerten mesas de trabajo para la actualización de los mapas de riesgos a la metodología que adoptó Función Pública en octubre de 2018.\n\n30/08/2019\nComo resultado de las mesas de trabajo en el 1er semestre con la OAP y la OCI, luego de recibir por parte del DAFP la capacitación sobre la nueva metodología intregrada de riesgos, el proceso logró:\n(Adicionamos las actividades en el primer semestre por cuanto al corte del 30 de abril no se incluyeron en el seguimiento)\n*26/04/2019: se participó del Lanzamiento de la nueva metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT, por parte de la OAP.\n*30/04/2019: Los facilitadores participaron en  el Taller de socialización de la Metodología de Riesgos, por parte de OCI.\n*27/05/2019: Los facilitadores participaron en Capacitación Implementación de la Metodología Integrada de Riesgos, auditorio botica.\n•19 de Junio-2019: se recibió la capacitación de riesgos, sobre la metodología integrada de riesgos, de parte del DAFP, con el objeto de fortalecer el proceso en el marco de la Política de Administración de Riesgos.\n• 4 de Julio-2019: Se realizó taller, con participantes de las Direcciones Responsables, para  socializar la metodología actualizada y determinar los riesgos asociados al proceso de Formulación de Políticas e Instrumentación Normativa.\n• 11 de Julio-2019: Como resultado del taller, se socializó por parte de los facilitadores del proceso, a la OAP, OCI y los demás participantes del proceso, el mapa de riesgos concertado.\n*5 de Agosto: Como resultado de la alineación con MIPG, se ajustó el mapa de riesgos, incluyendo el riesgo de Seguridad Digital, con la participación de los abogados responsables de la elaboración de instrumentos normativos de las direcciones involucradas.\n*8 de Agosto: Facilitadores del proceso, actualizaron la matriz de riesgos con los controles y los riesgos identificados de: corrupción, gestión y seguridad digital.\n• 23 de Agosto de 2019: Se solicitó aprobación de mapa de Riesgos con número de radicado 2019IE0009750. \n* 3 de Septiembre: La OAP expide concepto técnico con número de radicado 2019IE0010200. A la fecha se encuentra aprobado y publicado el Mapa de Riesgos Integrado en el SIG.\n*09 de marzo de 2020:Para la fecha actual no tenemos identificados hallazgos , y entraremos en el análisis de los documentos, acorde a la actualización del mapa de procesos y a las indicaciones de la OAP.\n\n05/06/2020\nEl monitoreo realizado durante la vigencia 2019 y el primer trimestre del 2020 se encuentran publicados en el siguiente enlace:\nhttps://minviviendagovco.sharepoint.com/:f:/s/Grp_OFICINAASESORADEPLANEACION_EquipoAdministraciondelRiesgoMVCT/EqcRtX_M8IxIu8WxufXaRNEBtbJPxH4LhnR3CYVAB8y5-w?e=kny1hn\nActualmente estamos a la espera de las directrices emitidas por la OAP para realizar la actualización del mapa de riesgos en el marco de la actualización del mapa de procesos y de la creación del proceso: Gestión a la Política de Agua Potable y Saneamiento Básico. En esta actividad se tendrán en cuenta las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos.\n","CUMPLIDA","27/09/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"27/09/2018 No aplica seguimiento, la actividad inicia a partir del 1 de octubre de 2018\n\n15/01/2019 Actividad en proceso. Es necesario ampliar el plazo de cierre de actividad para el 30 de junio de 2019, puesto que la OAP tiene programado la actualización de mapas de riesgos de los procesos para el primer semestre de esta vigencia\n\n31/07/2019.  El proceso no reportar avance o evidencias que soporten la ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Asimismo, el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \nSin embargo, se recomienda al proceso solicitar ampliación de fecha de finalización de la acción, teniendo en cuenta la actualización de la política y metodología integrada de administración del riesgo.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se aportan registros que evidencian la participación del proceso en las reuniones de socialización de la metodología de administración del riesgo. De igual manera, las actas y listas de asistencia de mesas de trabajo internas y con la OAP y la OCI para la actualización del mapa de riesgos. Por último, se observa el concepto técnico de revisión  con No. de radicado 2019IE0010200 y correo electrónico que evidencia la aprobación y publicación del mapa en el SIG.","CUMPLIDA","26/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020","CLAUDIA GALINDO\n\nLINA MORALES \nEGNA NÚÑEZ\n\nFRANCISO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","26/03/2019: Se evidencia cumplimiento de las siguientes actividades así: \nSe evidencia lista de asistencia del pasado 18/12/2018, donde se realizó mesa de trabajo con los facilitadores del proceso y la OCI, donde se determinaron algunos aspectos a mejorar del reporte de los controles de los riesgos del proceso determinados en el mapa de riesgos. \nAsí mismo, el pasado 21 de febrero de 2019 se sostuvo una mesa de trabajo conjunta entre los facilitadores del proceso y la OAP, para la modificación del mapa de riesgos correspondiente a la vigencia 2019, de lo cual se envió la solicitud de modificación al mapa de riesgos mediante el radicado 2019IE0002223, solicitud que fue atendida por la OAP quien emitió el concepto técnico bajo el radicado 2019IE0002283.\n\nSin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, teniendo en cuenta la actualización de la política de administración del riesgo y su metodología en el MVCT.\n\n20/08/2019: Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\". \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - un (1) actas de reunión y cuatro (4) listas de asistencia de la participacion de las mesas de trabajo de los actores interesados con la OAP y la Oficina de Control Interno, para actualizacion de Mapas de riesgos, participacion en reuniones de socializacion sobre la metodologia y administracion del riesgos y la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso de fecha 22/08/2019 con Rad. 2019IE0009750, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP el día 03/09/2019 mediante emisión de  con RAD 2019IE0010200, junto con su correo electronico donde se demuestra la aprobacion y pulicacion en el SIG, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso en el ejericicio de medición y seguimiento.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los monitoreos realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Oportunidad de Mejora","En virtud de la reunión sostenida el pasado 27/11/2018 con los diferentes actores del proceso, se detectó la necesidad de efectuar una serie de ajustes a los documentos del proceso para ajustarlos a la operatividad y funcionalidad del mismo acorde con las directrices de la actual administración y las directrices de técnica normativa de la presidencia de la República.","AP","Desactualización de los documentos del proceso frente a la operatividad y funcionalidad del mismo.","Efectuar la revisión de los documentos del proceso por parte de los actores del mismo.\nDe requerirse modificación o actualización de los documentos del proceso, enviarlos actualizados a la OAP para la respectiva aprobación en el SIG y respectiva publicación en la documentación del proceso","2018-12-19","2019-12-31",null,"Angélica Bustillo DDS","28/02/2019\n\n23/09/2019\n\n30/11/2020\n\n09/03/2020\n\n05/06/2020"," DDS","Se tiene una primera propuesta de procedimiento de elaboración de proyectos normativos ajustada en control de cambios que está siendo revisada por los facilitadores del proceso como consta en el correo electrónico que se adjunta a la carpeta compartida. Sin embargo, es de indicar que este tramite de revisión de los documentos del proceso se ha demorado en virtud a que para el mes de enero y febrero de 2019 la mayoría de intervinientes del proceso (responsables de tramitar los proyectos) no se encontraban vinculados a la entidad, por lo que no se ha tenido quien efectúe comentarios a la versión ajustada del procedimiento que se tiene. (Se envía correo anexo Ítem 4, que evidencia lo aquí descrito.)\nAdemás, que se está a la espera de un decreto que modifica algunos aspectos de técnica normativa, a efectos de incluir las nuevas disposiciones que este adopte respecto a la elaboración de proyectos normativos, que de acuerdo con lo conversado con la Presidencia de la República el decreto saldrá para el mes de marzo de 2019 o a más tardar en abril.\n\n30/08/2019:Los facilitadores realizaron reuniones con los Responsables y los participantes del proceso con el fin de revisar la documentación. Así mismo, con la OAP y la OCI se adelantaron mesas de trabajo para la actualización de los riesgos del proceso, el cual afecta al interior del procedimiento por cuanto se quiere resaltar los controles identificados en la matriz de riesgos. Estos controles se aprobaron el 3 de septiembre. Para dar continuidad a los ajustes de la documentación se espera en octubre la alineación de MIPG en su política de mejora normativa, liderada por DNP, y el ajuste por parte de la OAP del mapa del procesos; una vez definido esto, se realizará en noviembre un taller con los responsables y participantes para definir las modificaciones en la documentación. Cabe resaltar que a la fecha el proceso en su estructura actual garantiza la efectividad de su objeto.\nPor otra parte, se realizó la actualización de la documentación en la imagen institucional\n*14 de Agosto: Con radicado 2019IE0009236 se solicitó aprobación de documentación del proceso a la OAP.\n*Con radicado 2019IE0009522 la OAP emite concepto técnico, aprueba y publica la documentación en el SIG.\n* Los facilitadores del proceso realizaron reuniones para avanzar en la revisión y ajustes de la documentación del proceso. Se realizaron reuniones con la OCI, con la OAP, y con los responsables del proceso en las direcciones involucradas. Se actualiza la fecha de terminación de esta actividad para diciembre de 2019.  \n*Por todo lo anterior se requiere dejar la fecha de terminación de esta actividad para diciembre de 2019\n\n30 /09/2019: Se realizó reunión con los responsables de la elaboración de los IN y acorde a la participación en el taller con el DNP de la política de Mejora Normativa, la modificación que se esperaba al Decreto de técnica normativa de Presidencia, no se realizará en esta vigencia, por lo anterior se cierra la actividad. De igual manera ratificamos que la actualización de la documentación se realizó y fue aprobada con radicado 2019IE0009522,  la OAP emite concepto técnico, aprueba y publica la documentación en el SIG.\n\n09/03/2020: Para la fecha actual no tenemos identificados hallazgos , y entraremos en el análisis de los documentos, acorde a la actualización del mapa de procesos y a las indicaciones de la OAP.\n\n05/06/2020: A partir de la actualización del mapa de procesos aprobada por el Comité Institucional en diciembre de 2019, se hizo necesario iniciar la actualización de la documentación del proceso “Gestión de la política de agua potable y saneamiento básico”, razón por la cual en trabajo conjunto liderado por la Oficina Asesora de Planeación se estructuró la propuesta de caracterización del proceso “Gestión de la política de agua potable y saneamiento básico”, la cual fue aprobada en la sesión virtual adelantada el 15 de mayo de 2020 (Se anexa correo electónico soporte de la actualización). De esta manera, se continuará la actualización de la documentación asociada a este proceso. ","CUMPLIDA","15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Contratista OAP\n",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"No se evidencian actividades al respecto, puesto que su ejecución esta programada a partir del 19/12/2018\n\n31/07/2019.  El proceso no reportar avances o evidencias que soporten la ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Asimismo, el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \nSin embargo, se recomienda al proceso solicitar ampliación de fecha de finalización de la acción, con su respectiva justificación. \n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observan soportes del trabajo de revisión del nombre, objetivo, documentación del proceso realizado con los integrantes del procesos. De igual manera, el concepto técnico de revisión  con radicado No. 2019IE0009522 y correo electrónico que evidencia la aprobación y publicación de los documentos en el SIG.","CUMPLIDA","26/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020","CLAUDIA GALINDO\n\nLINA MORALES \nEGNA NÚÑEZ\n\nFRANCISO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","26/03/2019: Se evidencia la propuesta del procedimiento de la elaboración de proyectos normativos, el cual se encuentra en revisión de los facilitadores de los componentes intervinientes en este proceso. Se hace necesario la redefinición de la actividad con el fin de establecer en la misma cuales son los documentos del SIG que serán objeto de modificación.\n\n20/08/2019: Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - Dos (2) registros de las mesas de trabajo en donde se revisaron el nombre, objetivo, documentacion del proceso y correo de fecha 28/08/2019 en el cual se observa pantallazo de la actualización remitido por la OAP, donde se cita la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso con Radicado 2019IE0009236, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP a través de emisión de  con Radicado 2019IE0009522, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso como oportunidad de mejora.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización de los documentos realizados y de las acciones realizadas para su socialización al interior del mismo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[3,"Medición de indicadores","En el procedimiento GPA-P-04 Seguimiento a Proyectos PCI se evidencio que los formatos: verificación de viviendas en intervención en el marco del Programa de Conexiones y  ficha de seguimiento de proyectos PCI ; no se encuentran documentados en el SIG.","AM","Porque debe estar acorde con la realización de las actividades del proceso. ","Actualizar el procedimiento GPA-P-04 Seguimiento a Proyectos PCI , crear el formato de verificación de viviendas en intervención y actualizar  la ficha de seguimiento de proyectos PCI","2018-03-31","2019-11-30",null,"Abel Antonio Rincón Mesa / Subdirector de estructuración de programas\n\nJuan Pablo Serrano Castilla  / Subdirector de estructuración de programas","26/07/2018\n\n28/02/2019\n\n31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019\n\n29/02/2020\n\n05/06/2020","Martha Lucia Duran / Directora de Programas\n\nJackeline Meneses Olarte / Directora de Programas ( E )\n\nGloria Patricia Tovar Álzate ( Directora de Programas)\n\nJuan Pablo Serrano Castilla  / Subdirector de estructuración de programas","Es necesario reprogramar la fecha de finalización de la actividad a 31/12/2018; puesto que se esta al espera de la aprobación de la  resolución mediante la cual se adopta la guía metodológica del PCI  y así se proseguirá con la actualización de la documentación del proceso en el SIG \n\nSe replantearon actividades y se solicita ampliación a la fecha de cumplimiento para el 30/06/2019. \n\n31/05/2019. En la evidencia no. 1 reposa correo electrónico y lista de asistentes del 17/05/2019 producto de reunión con los lideres del programa en el cual el tema traído fue migración del programa de intradomiciliarias al SIGEVAS, por esta esta razón, se espera que se migre el sistema para actualizar el procedimiento y demás documentos del SIG.\n\n31/08/2019. Se evidencia en el Procedimiento: Seguimiento A Proyectos del Programa De Conexiones Intradomiciliarias GPR-P-07, de fecha 16/07/2018, versión 4.0, como punto de control el formato GPR-F-11 Ficha de seguimiento de proyectos del programa de conexiones intradomiciliarias. Se solicita ampliación de fecha de cierre a 30/11/2019.\n\n10/12/2019. Con radicado 2019IE0013651 del 28/11/2019, se solicita a la Oficina Asesora de Planeación actualización de la documentación procedimiento GPA-P-04 Seguimiento a Proyectos PCI. \n\n29/02/2020.  Mediante Concepto Técnico 2019IE00147765, fue aprobada la solicitud mediante radicado 2019IE0013651 del 28/11/2019\n\n05/06/2020. Mediante correo 16/12/2019, se envía formato SIG-F-01 con radicado Nro. 2019IE0013651, donde se solicita la aprobación de la actualización del procedimiento GPR-P-07 Seguimiento a proyectos PCI,  Se actualiza el formato GPR-F-11 Ficha de seguimiento de proyectos del programa de conexiones intradomiciliarias, de acuerdo a las necesidades del programa; se actualiza el formato GPR-F-12 Lista de chequeo Programa de Conexiones Intradomiciliarias, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones dadas en la Guía Metodológica del programa de conexiones intradomiciliarias de acueducto y alcantarillado adoptada mediante la Resolución No. 0528 de 2018, así mismo, se incluyen los puntos de control: • Ficha de campo programa de conexiones intradomiciliarias de acueducto y alcantarillado,  Lista de chequeo para cierre de proyectos PCI y • Concepto final del proyecto. Mediante Concepto Técnico 2019IE00147765, fue aprobada la solicitud por parte de OAP, los documentos aprobados se pueden consultar en el siguiente LINK http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gesti%C3%B3n-a-la-pol%C3%ADtica-de-agua-potable-y-saneamiento-b%C3%A1sico\n\nComo evidencia se encuentra: 1. Correo 16122020 a la OAP Solicitud Aprobación Documentos PCI – SIG. 2. 2019IE0013651 - SOLICITUD MODIFICACION PCI. 3. 3. 2019IE0014765 - CONCEPTO TECNICO.\n\nPor las razones expuestas anteriormente, se solicita a las líneas de defensa 2 y 3 dar el cierre.","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n30/07/2019\n\n24/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"No se puede realizar seguimiento a la actividad debido a que esta no ha iniciado su ejecución puesto que se esta al espera de la aprobación de la  resolución mediante la cual se adopta la guía metodológica del PCI  y así se proseguirá con la actualización de la documentación del proceso en el SIIG \n\n28/09/2018 No se evidencia ejecución de actividades al respecto. \n\n16/01/2019 Según evaluación de la OCI en el mes de octubre de 2018, el proceso replantea actividades y redefine fecha de cumplimiento. Se evidencio replanteamiento de la descripción del hallazgo, ya que la anterior redacción era confusa\n\n30/07/2019 Se evidencia lista de asistencia del 17/05/2019 cuyo tema es: Migración intradomiciliarias al SIGEVAS, de igual manera se evidencia correo electrónico de fecha 17/05/2019 cuyo asunto es: Reunión mejora SIGEVAS: Incorporación y migración de información de intradomiciliarias, en el cual se reflejan los compromisos derivados de la mencionada reunión, en los que se detallan las actividades a realizar para: 1. Migración de la información de los proyectos de intradomiciliarias y 2.Implementación de los procesos de Evaluación y Seguimiento a los proyectos de Intradomiciliarias.\nSin embargo es necesario que el proceso evalúe el replanteamiento de la actividad puesto que al revisar en el SIG se evidencia que existe formato:GPR-F-11 Ficha de seguimiento de proyectos del programa de conexiones intradomiciliarias V:4.0 del 16/07/2018, de igual manera este formato se encuentra referenciado en el procedimiento GPR-P-07 Seguimiento a proyectos del Programa de Conexiones Intradomiciliarias V:4.0 del 16/07/2019. Adicionalmente se evidencia incumplimiento frente a la realización de esta actividad, puesto que la fecha de finalización estaba definida para el 30/06/2019.\n\n24/01/2020 Las evidencias aportadas por el proceso no permiten corroborar el avance en la ejecución de la actividad, ya que la información registrada en estas no da respuesta a la actividad: \"Actualizar el procedimiento GPA-P-04 Seguimiento a Proyectos PCI , crear el formato de verificación de viviendas en intervención y actualizar  la ficha de seguimiento de proyectos PCI\". Se evidencia: la propuesta de formato FICHA DE CAMPO PROGRAMA DE CONEXIONES INTRADOMICILIARIAS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO (el cual no se menciona en la actividad), formato GPR-F-10 FICHA DE REFORMULACIÓN DE PROYECTOS - PROGRAMA DE CONEXIONES INTRADOMICILIARIAS (que no se refleja en la actividad), GPR-F-11 FICHA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DEL PROGRAMA DE CONEXIONES INTRADOMICILIARIAS (si se relaciona la actualización en la actividad), se evidencia 2 archivos del procedimientos GPR-P-07 Seguimiento a proyectos PCI - con control de cambios y GPR-P-07 Seguimiento a proyectos PCI - Modificado ( sin tener claridad cual es el que realmente se debía actualizar ante el SIG), no se evidencia el documento radicado con 2019IE0013651 del 28/11/2019, adicionalmente se revisa el documento GPR-P-07 Seguimiento a proyectos PCI versión 6.0 del 28/12/2019 publicado en la pagina web de la entidad (link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/GPR-P-07%20Seguimiento%20a%20proyectos%20PCI%206.0.pdf) y no se observa que las actualizaciones realizadas al mismo den repuesta a la actividad planteada para la acción.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP desde su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo por parte del líder del proceso ya que en este no se observa si el líder acta la observación de la OAP realizada en seguimiento del 30/07/2019, este monitoreo debe contemplar los cambios puntuales realizados al documento y la relación que estos cambios tienen con la actividad definida, de igual manera es necesario que el líder del proceso adjunte para cada periodo de monitoreo las evidencias que corresponden al periodo correspondiente ya que se observan evidencias de mayo y junio de 2019, se deben adjuntar como evidencias documentos definitivos y no 2 versiones del mismo documento ya que esto se presenta para confusiones.\n\nLa OAP como segunda línea de defensa alerta incumplimiento de esta actividad teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento fue 30/11/2019","VENCIDA","31/05/2018  \n\n\n24/10/2018\n\n26/03/2019\n\n26/08/2019","WILLIAM JOSE TOVAR PABON\n\nJEIMY GONZÁLEZ\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","Estas actividades se encuentran en ejecución de acuerdo a la revisión y ajuste del procedimiento Seguimiento a Proyectos del Programa de Conexiones Intradomiciliarias, con código GPA-P-04, versión 3.0, el cual corresponde al proceso Promoción e Instrumentación Técnica.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n24/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso replantee la actividad con el fin de determinar detalladamente los documentos del SIG a actualizar.\n\n26/03/2019: A la fecha de la evaluación se evidencia que el proceso realiza modificación de la actividad y solicita cambio de fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n26/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 17/05/2019 con tema \"Migración Intradomiciliarias al SIGEVAS\", y correo electrónico remitido por el señor Diego Tirado perteneciente a la empresa MCC-Corporativo del mismo día donde se observan los ajustes del aplicativo y los compromisos resultado de la mesa de trabajo; sin embargo,  no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la ejecución de la actividad planificada.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n\n- Documento PDF denominado \"Evidencia 1.1. Asistencia Intradomiciliarias\"\n- Cuatro (4) documentos excel - Formatos relacionados con el seguimiento a proyectos\n- Correo electrónico de fecha 14/06/2019 donde se observa la gestión interna sobre actividades del pm sig.\n- Correo electrónico de fecha 29/11/2019 en el cual internamente se solicita al facilitador de calidad, realizar el trámite de actualización de formatos y procedimientos adjuntos.\n- Dos (2) documentos borrador en word referentes al procedimiento GPR-P-07. Seguimiento a proyectos PCI\n\nNo obstante, la evidencia no es suficiente para verificar el cumplimiento de la actividad \"Actualizar el procedimiento GPA-P-04 Seguimiento a Proyectos PCI , crear el formato de verificación de viviendas en intervención y actualizar  la ficha de seguimiento de proyectos PCI\", por lo tanto, no es posible dar cierre de la actividad hasta tanto el proceso aporte las evidencias del cumplimiento de la misma.\n\n De igual manera,  teniendo en cuenta que la actividad cuenta con fecha de finalización 30/11/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[4,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 7.1.3 Infraestructura Homologable con GP-1000:2009 6.3, Durante el desarrollo de la auditoria se indaga a los responsables del componente acerca del software del Sistema de Inversiones en Agua Potable y Saneamiento Básico (SINAS), y mencionan que este está a cargo de la Subdirección de Desarrollo Sectorial y permite conocer los Indicadores de prestación del servicio APSB (Agua Potable y Saneamiento Básico). Dicho recurso tecnológico no está relacionado en ninguno de los documentos del proceso.","AP","El proceso de Gestión de proyectos no ha identificado la necesidad de incluir SINAS en la documentación del proceso","Revisar con los administradores de SINAS como afecta este software el proceso\n\nRevisar y de ser necesario realizar los ajustes pertinentes en la documentación del proceso\n\nSolicitar (si aplica) a la Oficina Asesora de Planeación la inclusión en el SIG de las actualizaciones documentales necesarias","2018-08-01","2019-12-31",null,"Jackeline Meneses Olarte / Directora de Programas ( E )\n\nGloria Patricia Tovar Álzate - Directora de Programas\n","26/07/2018\n\n27/09/2018\n\n28/02/2019\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019\n\n29/02/2020","\n\nMartha Lucia Duran / Directora de Programas\n\nJackeline Meneses Olarte / Directora de Programas ( E )\n\nGloria Patricia Tovar Álzate - Directora de Programas\n\n\n","Las actividades definidas para la acción de mejora inician a ejecutar el 1 de agosto de 2018\n\nSe programará mesa para revisar impacto de SINAS en la documentación del SIG\n\nEL 24/10/2018 se realizan mesas de trabajo para la revisión de documentación, para la integración en los procedimientos del SINAS-SIGEVAS\n\nEl 9/11/2018 se presenta propuesta de ajustes del procedimiento GPR-P-01, el formato de chequeo GPR-F13 y la carta de presentación., segun linemaintop de SINA Y SIGEVAS PRODUCTO DE LA REUNION DEL 24/10/2018. Se solicita ampliación de echa de cierre a 30/08/2019.\n\n\n31/05/2019. Las acciones de éste item se encuentran en proceso, dado que la plataforma del SIGEVAS se encuentra en actualización y mejora en sus procesos intenos.\n\n10/12/2019.  Se adjunta lista de asistencia del  8 de noviembre de 2019, cuyo tema es: Sistematización asistencias técnicas, dicha lista muestra anotaciones como: 1) Programar capacitaciones a las tres subdirecciones sobre la sistematización de asistencias técnicas. 2) Enviar un comunicado socializándose la sistematización de las asistencias técnicas.3) Em la Subdirección de estructuración de programas se realizará un piloto. 4) Incluir como propuesta en el procedimiento de evaluación de proyectos como política de operación : Política de operación, incluir el SINAS.\n\n29/02/2020. Esta acción se encuentra en proceso ya que los procesos se encuentran en actualización, de acuerdo a la actualización del mapa de procesos. y a la entrada en vigencia de la Resolución 0661/2019. \n\n05/06/2020. Se implementó al interior de la Dirección de Programas la herramienta tecnológica dentro eel aplicativo SINAS , que permite el registro y reporte oportuno de las asistencias técnicas que son realizadas dentro de la ejecución de los programas. En el siguiente link se evidencia su implementación: http://sinas.minvivienda.gov.co/SINAS/AsistenciaTecnica/AsistenciaTecnica.aspx . La documentacion del proceso  se encuentra en proceso de actualización de acuerdo a la entrada en vigencia de la actualizacion del mapa de procesos.\n\nDe acuerdo a lo anterior se solicita a las lineas de defensa 2 y 3 ampliar el cierre para realizar las actividades.","VENCIDA","26/07/2018\n\n28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n30/07/2019\n\n24/01/2020\n","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"No aplica seguimiento por parte del a OAP porque las actividades inician a ejecutarse a partir del 1 de agosto de 2018\n\nSe evidencia correo del 28/09/2018 emitido por Diego Luis Tirado Roncancio convocando a reunión para revisar sinas el día 2 de octubre a las 10:00 a.m. \n\nSe evidencia correo electrónico por parte de Juan Carlos Topa Bahamon dirigido a Martha Lucia Cantor (Facilitadora de Proceso) en el que se presenta la propuesta del procedimiento GRP-P-01 Evaluación de proyectos (Se adiciona en Políticas de Operación el reporte de iniciativas de proyectos de inversión en APSB y se indica que en la carta de presentación incluya el nombre y código generado por el SINAS. Se adiciona el requisito del reporte de iniciativas de proyectos de inversión al SINAS, al contenido del formato GPA-F-13 Formato de lista de Verificación Documentación Mínima para Radicación de Proyectos. Se actualiza el procedimiento “PROYECTOS DE PREINVERSIÓN Y/O INVERSIÓN, DE EMERGENCIAS” en la columna de Observaciones de las actividades N° 1 y 9, relacionando actividades de SINAS.  , Carta de presentación ( incluya el nombre y código generado por el SINAS) y GPR-F-13 Verificación de documentos (actualiza contenido previo). Se evidencia lista de asistencia del 24/10/2018 cuyo tema es: Acción # 15 Plan de mejoramiento - Gestión de Proyectos. El proceso solicita ampliación de fecha de cumplimiento a 30/08/2019\n\n30/07/2019 El proceso no suministra evidencias que permitan evidenciar el avance en la ejecución de la actividad \n\n24/01/2020 Se evidencia lista de asistencia del 8 de noviembre de 2019, cuyo tema es: Sistematización asistencias técnicas, dicha lista muestra anotaciones como: 1) Programar capacitaciones a las tres subdirecciones sobre la sistematización de asistencias técnicas. 2) Enviar un comunicado socializándose la sistematización de las asistencias técnicas.3) Em la Subdirección de estructuración de programas se realizará un piloto. 4) Incluir como propuesta en el procedimiento de evaluación de proyectos como política de operación : Política de operación, incluir el SINAS.","VENCIDA","24/10/2018\n\n10/03/2019\n\n26/03/2019\n\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n10/03/2019: El monitoreo no da cuenta de las conclusiones de las actividades allí consignadas, por lo que no permite conocer el estado actual de la acción. Adicionalmente, no da razón de algunas de las evidencias presentadas por el proceso, por ello, no es claro la funcionalidad de estos documentos. \n\n26/03/2019: Se evidencia propuesta de ajustes del procedimiento GPR-P-01, el formato de chequeo GPR-F13 y la carta de presentación., según lineamientos de SINAS Y SIGEVAS, producto de la reunión del pasado 24/10/2018, sin embargo el proceso solicita ampliación de la fecha de cumplimiento. \n\n26/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada .\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de lista de asistencia de fecha 08/11/2019 con tema \"Sistematización asistencias técnicas\", en la cual se observan anotaciones como: 1) Programar capacitaciones a las tres subdirecciones sobre la sistematización de asistencias técnicas. 2) Enviar un comunicado socializándose la sistematización de las asistencias técnicas.3) Estructuración de programas - se realizará un piloto. 4) Incluir como propuesta en el procedimiento de evaluación de proyectos como política de operación : Política de operación, incluir el SINAS. No obstante, la evidencia no es suficiente para verificar el cumplimiento de las actividades planteadas, por lo tanto, no es posible dar cierre de la actividad hasta tanto el proceso aporte las evidencias del cumplimiento de la misma.\n\nDe igual manera,  teniendo en cuenta que la actividad cuenta con fecha de finalización 31/12/2019, se recomienda al proceso evaluar la posibilidad de definir actividades con un alcance delimitado y solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 7.5 Información Documentada Homologable con GP-1000:2009 Numeral 4.2.4 y 4.2.3. , Se observa que el Normograma del proceso auditado incluye normas de origen interno que son usadas como criterio para la evaluación de proyectos en el componente de agua, lo cual no es consistente con el procedimiento “SIG-P-01 Control de documentos 4.0”, puesto que éste establece que el normograma es para la identificación y actualización de las normas de origen externo aplicables al proceso","AP","Falta de sensibilización del procedimiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación","Solicitar capacitación a la Oficina Asesora de Planeación sobre el procedimiento \"Control de Documentos\" \n\nRevisar y de ser necesario ajustar el normograma del proceso. \n\nEnviar el normograma actualizado (de ser el caso) a la Oficina Asesora de planeación para la respectiva revisión y actualización en el SIG ","2018-08-01","2019-06-30",null,"\n\n \n\n\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","26/07/2018\n\n20/12/2018\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019\n\n29/02/2020\n\n05/06/2020","\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","La actividad inicia su ejecución el 1 de agosto de 2018\n\nSe realiza capacitación por parte de la Oficina Asesora de Planeación cuyo tema fue: • Control de Documentos bajo la norma NTC ISO 9001 Versión 2015. • Eficacia de los controles e incorporación en los procedimientos\", realizada a los procesos misionales de Gestión de Proyectos y Promoción y Acompañamiento. 20/12/2018. se SOLICITA AMPLIACION DE FECHA DE CIERRE A 30/06/2019.\n\n31/05/2019.  Mediante correos electrónicos de fecha 12/04/2019, la Dirección de Programas solicita a los responsables la actualización del normograma; mediante correo electrónico del 03 de mayo la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico envía para la consolidación el respectivo normograma.\n\n31/08/2019. Mediante solicitud No. 2019IE0009329 del 14/08/2019, se solicita a la OAP, la actualización del normograma del proceso.\n\n10/12/2019. Con radicado No. 2019IE 0013649 del 28/11/2019, se solicita  a la OAP  la aprobación de la actualización del normograma del proceso.  \n29/02/2020. Esta acción se encuentra en proceso ya que los procesos se encuentran en actualización, de acuerdo a la actualización del mapa de procesos.\n05/06/2020. Se solicita \n\n05/06/2020. De acuerdo a la entrada en vigencia del mapa de proceso con radicado Nro. 2020IE0004289 se solicita la actualizacion del normograma del proceso: Gestión a la Política de Agua Potable y Saneamiento Básico.  La documentacion del proceso  se encuentra en proceso de actualización de acuerdo a la entrada en vigencia de la actualizacion del mapa de procesos.\n\nDe acuerdo a lo anterior se solicita a las lineas de defensa 2 y 3 ampliar el cierre para realizar las actividades.","VENCIDA","26/07/2018\n\n28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n30/07/2019\n\n24/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"No aplica seguimiento por parte del a OAP porque las actividades inician a ejecutarse a partir del 1 de agosto de 2018\n\nSe evidencia correo electrónico del 28/09/2018 emitido por los facilitadores del proceso solicitando capacitación del procedimiento control de documentos con el fin de revisar la adecuación del normograma publicado el pasado 15/08/2018\n\nSe evidencia correo electrónico del 28/09/2018emitido por Martha Cantor a la Jefe de OAP cuyo tema es: Solicitud capacitación procedimiento control de documentos, se evidencia lista de asistencia  del 20/12/2018 cuyo tema es: Metodología integrada de administración del riesgo , uso y manejo del formato mapa de riesgos , control de documentos bajo la norma NTC ISO 9001 versión 2015 eficacia de los controles e incorporación de los procedimiento s. Es necesario continuar con la ejecución de las actividades definidas para esta acción. El proceso solicita ampliación de fecha a 30/06/2019\n\n30/07/2019 Se evidencia correo electrónico del 12/04/2019  emitido por Martha Cantor - Contratista de la Dirección de Programas enviado al Dr. Carlos Francisco Torres - Abogado Contratista de la Dirección de Programa en el que se solicita actualización la reglamentación actual en el componente de agua y saneamiento básico. Adicionalmente se evidencia correo electrónico del 03/05/2019 emitido por María Zoraida Rivera - Profesional especializado - Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, en el que remite normatividad actualizada para el componente de Vivienda. Cabe resaltar que a la fecha no ha llegado a OAP la Solicitud de actualización documental del normograma del proceso para la respectiva actualización y publicación en el SIG.  Adicionalmente se evidencia incumplimiento frente a la realización de esta actividad, puesto que la fecha de finalización estaba definida para el 30/06/2019.\n\n24/01/2020 Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos, con radicado N.  2019IE0013649 en la cual el proceso solicita ante OAP la actualización del normograma del proceso.\n\nLa OAP desde su rol como segunda línea de defensa, evidencia incumplimiento frente a la realización de esta actividad, puesto que la fecha de finalización estaba definida para el 30/06/2019.\n\n","VENCIDA","26/10/2018\n\n10/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n10/03/2019: Se evidencia la lista de asistencia de capacitación realizada por la OAP en temas de administración incluido el normograma, sin embargo no se da cierre a la acción toda vez que se hace necesario que el proceso realice la actualización del normograma de acuerdo a los lineamientos emitidos por el SIG.\n\n26/08/2019: Se evidencian correos electrónicos de fechas 12/04/2019 y 03/05/2019 remitidos por los facilitadores del proceso: el primero corresponde al componente de Agua y Saneamiento Básico dirigido al Dr. Carlos Francisco Torres - Abogado Contratista de la Dirección de Programa en el que se solicita actualización la reglamentación actual y el segundo, corresponde al componente de vivienda en el que remite normatividad actualizada para el componente; sin embargo, no se remite la solicitud de actualización de la documentación.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación con fecha 28/11/2019 y radicado 2019IE0013649 en el cual se observa la justificación de la petición realizada y dos correos electrónicos en los que se observa la gestión interna del proceso. No obstante la evidencia no es suficiente para verificar la aprobación de la modificación, por lo tanto, no es posible dar cierre de la actividad hasta tanto el proceso aporte las evidencias del cumplimiento de la misma.\n\nDe igual manera,  teniendo en cuenta que la actividad cuenta con fecha de finalización 30/06/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Revisión de los informes de riesgos remitidos por OCI con el fin de tomar las acciones de mejora correspondientes de acuerdo a cada uno de los riesgos y sus controles. ","AP","Debilidad en identificación de controles y riesgos asociados a las actividades del proceso","Revisar y ajustar las acciones de control de cada uno de los riesgos, identificando su aplicabilidad y periodicidad, de acuerdo con las actividades desarrolladas por el proceso.","2018-08-01","2019-06-30",null," \n\n\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","27/09/2018\n\n17/12/2018\n\n28/02/2019\n\n31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019","\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","27/09/2018 En mesa de trabajo del 18 de septiembre de 2018, se reviso el estado documental en el SIG de los controles definidos en el mapa de riesgos del proceso, concluyendo que los controles definidos en el mapa de riesgos del proceso se encuentran documentados.\n\n17/12/2018 La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico del 19/11/2018, comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. \nSe solicita se amplíe la fecha de cierre de la presente acción, por lo expuesto anteriormente. \nA la fecha el proceso se encuentra en espera de respuesta por parte de las dependencias. \n\n28/02/2019 Se esta a espera de que la Oficina Asesora de Planeación programa mesas para actualizar los riesgos y controles del proceso, según los lineamiento definidos por el DAFP en octubre 2018\n\n31/05/2019. El día 26/04/2019 se realiza el lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT. Evidencia No. 1 ( Lista de Asistencia y presentación). Las mesas de trabajo se realizaran para el mes de junio de 2019\n\n31/08/2019. Se realizaron las reuniones convocadas por la OAP y la OCI, para revisar y ajustar el Mapa de Riesgo del Proceso. Como resultado de estas actividades se evidencia: Acta y lista de asistencia del 7 de junio de 2019; lista de asistentes  y acta de culminación de 12 y 16 de agosto de 2019; posteriormente con radicado 2019IE0009629 del 21/08/2019, se solicita a la OAP la modificación del mapa de riesgos, con las observaciones y recomendaciones de los actores del procesos.\n\n10/12/2019. El mapa de riesgos del proceso: Gestión de proyectos  fue aprobado con el concepto técnico N. 2019IE0010299 del 05/09/2019. Se encuentra publicado en la pagina web","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n30/07/2019\n\n24/01/2020","Sully Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"28/09/2018 Se evidencia lista de asistencia del 18/09/2018, cuyo tema es: Revisión del estado documental de los controles del mapa de riesgos del proceso: Gestión de proyectos. Dicha lista presenta nota: Una vez revisados los controles del mapa de riesgos se evidencio que todos los controles se encuentran documentados \n\n16/01/2019 Se evidencia correo electrónico emitido por OCI con fecha 19/11/2018 en el que  comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. Se debe ampliar este plazo a 30 de junio de 2019, ya que la OAP tiene programado actualizar mapas de riesgos durante el primer semestre de la vigencia\n\n30/07/2019: Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que los facilitadores del proceso: Luis Ariel Lombana (Asesor DEUT), María Zoraida Rivera (Profesional especializado SPT-DIVIS) y Martha Lucia Cantor (Contratista DP-VASB); participaron en el evento de capacitación: \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos); la cual fue presidida por la OAP. Se aclara que según Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrado el día 9 de julio de 2019, se aprobó la ampliación de la actividad: Actualización Mapas de riesgos  (Gestión y Corrupción) para el 30/08/2019\n\n24/01/2020:Se evidencia: lista de asistencia de fecha 07/06/2019 cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta  No. 09 IDENTIFICACION DEL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO GESTION DE PROYECTOS, la cual refleja el establecimiento de 3 riesgos para el proceso. Lista de asistencia del 12/08/2019 cuyo tema es: cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta de continuidad de la mesa de trabajo realizada el 7 de junio de 2019, la cual refleja el complemento a 5 riesgos para el proceso. Lista de asistencia del 16/08/2019 cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta de continuidad de las mesas de trabajo realizadas el 7 de junio de 2019 y 12 de agosto de 2019 mediante acta No. 9, la cual refleja el complemento a 6 riesgos para el proceso. Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos N. 2019IE0009629 en la cual el proceso solicita a la OAP actualización del mapa de riesgos, esta solicitud fue tramitada por la OAP mediante SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0010299, el mapa de riesgos aprobado por el sig se evidencia en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-de-proyectos","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n26/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n26/03/2019:El proceso solicito ampliación de la fecha de cumplimiento al 30/06/2019 con el fin de realizar la modificación al mapa de riesgos del proceso de acuerdo a la nueva metodología de riesgos integrada del MVCT.\n\n26/08/2019: Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que se observa la participación de los facilitadores del proceso en la capacitación de tema \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos), brindada por la OAP, sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Tres (3) actas de reunión con tema \"Actualización Mapa de Riesgos\" con sus respectivas listas de asistencia.\n- Tres correos electrónicos donde se remiten las actas precitadas\n- Solicitud de actualización del mapa de riesgos con fecha 21/08/2019 y radicado 2019IE0009629\n- Concepto de aprobación de la actualización con fecha 05/09/2019 y radicado 2019IE0010299\n\nPor lo anterior, se observa el cumplimiento de las actividades previas y se da cierre del ítem evaluado respecto a las actividades propuestas por el proceso frente a la acción preventiva determinada en el monitoreo a los mapas de riesgos.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de las actividades ejecutadas, se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del mapa de riesgos del proceso conforme a las modificaciones realizadas al mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Medición de indicadores","Se evidencia según Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos que es necesario revisar los controles del mapa de riesgos","AC","Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos","Actualizar mapa de riesgos frente la informes de OCI y PHVA del proceso","2018-07-30","2019-06-30",null," \n\n\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","\n17/12/2018\n\n28/02/2019\n\n31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n31/11/2019","\nGloria Patricia Tovar Álzate/ Directora de Programas","17/12/2018.  La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico del 19/11/2018, comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. \n\nSe solicita se amplié la fecha de cierre de la presente acción, por lo expuesto anteriormente. \n\nA la fecha el proceso se encuentra en espera de respuesta por parte de las dependencias. \n\n28/02/2019: Se evidencia capacitación realizada por parte de la  OAP,  el día 20/12/2018, sobre: \"Metodología integrada de administración del riesgo. • Uso y manejo del formato Mapa de Riesgos. • Control de Documentos bajo la norma NTC ISO 9001 Versión 2015. • Eficacia de los controles e incorporación en los procedimientos\", realizada a los procesos misionales de Gestión de Proyectos y Promoción y Acompañamiento., se anexa Lista de Asistencia y Presentación.\n\nEl 28/02/2019,  se realiza la actualización de los controles y acciones complementarias del mapa de riesgos el proceso. (Como evidencia se anexa correo electrónico de envió de mapa de procesos, Solicitud De Modificación Del Mapa De Riesgos 2019IE0002592, se anexa correo de la OAP mediante la cual se evidencia la publicación del mapa de riesgos actualizado).  Queda pendiente al ajuste del mapas de riesgos conforme a los lineamiento dados por el DAFP, razón por la cual se solicita se amplié la fecha de cierre para 30/06/2019.\n\n31/05/2019. El día 26/04/2019 se realiza el lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT. Evidencia No. 1 ( Lista de Asistencia y presentación).\n\nSe realiza mesa de trabajo realizada el pasado 20 de mayo de 2019, para la actualización del mapa de riesgos del proceso Promoción y Acompañamiento de acuerdo a la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/219. Evidencia No. 2 Lista de asistencia y el acta, trabajada con las 3 líneas de defensa y elaborada por la OAP y la OCI, donde se establecen las recomendaciones por parte de estas oficinas.\n\n31/08/2019. Se realizaron las reuniones convocadas por la OAP y la OCI, para revisar y ajustar el Mapa de Riesgo del Proceso. Como resultado de estas actividades se evidencia: Acta y lista de asistencia del 12 de junio de 2019; lista de asistentes  y acta de culminación de 23/08/2019; posteriormente con radicado 2019IE0009607 del 21/08/2019, se solicita a la OAP la modificación del mapa de riesgos, con las observaciones y recomendaciones de los actores del procesos.\n\n31/11/2019. El mapa de riesgos del proceso: Promoción y acompañamiento fue aprobado con el concepto técnico N. 2019IE0010298 del 05/09/2019. Se encuentra publicado en la pagina web.\n\n29/02/2020. El mapa de riesgos del proceso es monitoreado todos los meses de acuerdo a la aprobación del pasado 05/09/2019; así mismo la segunda línea considero hacer una reunión el 05/02/2020, donde quedo como compromiso revisar la efectividad y operación de los controles, la cual se espera realizar esta actualización a mas tardar el 30/06/2020, dada la actualización del mapa de procesos.","CUMPLIDA","15/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n",null,null,null,null,null,0,0,"\n15/01/2019 En el mes de octubre la OCI realiza capacitación frente al cargue de evidencia del monitoreo realizado al mapa de riesgos del proceso, sin embargo el proceso no relaciona esta evidencia. Se evidencia correo del 19/11/2018 emitido por la Dra. Olga Aragón - Jefe de OCI, dirigido a todos los procesos, así las cosas esta actividad se encuentra en proceso. Es necesario ampliar el plazo de cierre de actividad para el 30 de junio de 2019, puesto que la OAP tiene programado la actualización de mapas de riesgos de los procesos para el primer semestre de esta vigencia.\n\n30/07/2019: Actividad en proceso. Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que los facilitadores del proceso: Guillermo León Ruiz (Asesor DEUT), María Zoraida Rivera (Profesional especializado SPT-DIVIS) y Martha Lucia Cantor (Contratista DP-VASB); participaron en el evento de capacitación: \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos); la cual fue presidida por la OAP.\n\nSe evidencia lista de asistencia del 20/05/2019, en la que los facilitadores del proceso acompañados por demás funcionarios y contratistas de las áreas involucradas en el proceso, asistentes a la mesa de trabajo cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - Proceso: Promoción y acompañamiento, como resultado de esta actividad se evidencia también acta del 20/05/2019, en la que se establece, que el proceso en dicha mesa define 2 riesgos de gestión para el proceso. Se aclara que según Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrado el día 9 de julio de 2019, se aprobó la ampliación de la actividad: Actualización Mapas de riesgos  (Gestión y Corrupción) para el 30/08/2019.\n\n23/01/2020: Se evidencia lista de asistencia y acta del 12/06/2019 cuyo tema tratado fue Culminación de la actualización del mapa de riesgos del proceso de promoción y acompañamiento, la mencionada acta define un complemento para 4 riesgos para el proceso, a dicha reunión según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia lista de asistencia y acta del 16/08/2019 cuyo tema tratado fue actualización mapa de riesgos del proceso Promoción y acompañamiento para el cual se complementa un avance de identificación  de 7 riesgos para el proceso a dicha reunión, según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia lista de asistencia y acta  del 23/08/2019 cuyo tema tratado fue actualización mapa de riesgos del proceso Promoción y acompañamiento, para el cual se complementa un avance de identificación de 8 riesgos definitivos para el proceso a dicha reunión, según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia SIG-F-01 Solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso bajo el radicado N. 2019IE0009607, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP mediante emisión de SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0010298, dicho mapa de riesgos aprobado se encuentra publicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/promocion-y-acompanamiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/07/2019\n\n15/03/2020 ","CLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nFRANCISCO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2019:Se evidencia la actualización de los controles y de las acciones complementarias del mapa de riesgos del proceso correspondiente a la vigencia 2019, de acuerdo a la solicitud de modificación  2019IE0002592 y el control de cambios de la matriz.  \n\nSe hace necesario continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología emitida por la función pública, la fecha de vencimiento de la actividad es 30/06/2019. \n\n26/08/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/04/2019 donde la OAP remite al proceso la lista de asistencia y presentación en la que se observa la participación de los facilitadores del proceso dentro de la capacitación de tema \"Lanzamiento de metodología, política y herramienta de riesgos\"; así mismo, se evidencia correo electrónico de fecha 27/05/2019 remitida por la jefe de la OCI donde se remite al proceso el acta y la lista de asistencia para la primera mesa de trabajo de actualización del mapa de riesgos del proceso; sin embargo, considerando que aún no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - tres (3) actas de reunión y sus correspondientes listas de asistencia de la participación de las mesas de trabajo de los actores interesados con la OAP y la Oficina de Control Interno, para actualización de Mapas de riesgos, participación en reuniones de socialización sobre la metodología y administración del riesgos y la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso de fecha 22/08/2019 con Rad. 2019IE0009607, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP el día 03/09/2019 mediante emisión de  con RAD 2019IE0010298, junto con su correo electrónico donde se demuestra la aprobación y publicación en el SIG, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso en el ejercicio de medición y seguimiento.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los monitoreos realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null," Carlos Alberto Mendoza Velez - Director de Desarrollo Sectorial ( E )  Gloria Patricia Tovar Alzate - Director de Programas DP.",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","1.0","Se migró las acciones de mejora abiertas de los procesos Formulación de políticas e instrumentación normativa, Promoción y acompañamiento y Gestión de proyectos relacionados con agua potable y saneamiento básico","Catalina Giraldo"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[12,1,12,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Monitoreo de mapas de riesgos."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Teniendo en cuenta los Informes de evaluación de la eficacia de los controles - Mapa de riesgos, (II y III TRIMESTRE 2018) y el compromiso 12 de la Revisión por la Dirección del 25 de julio de 2018, se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-09-27"]
[null,"PARTICIPANTES","DIRECCIÓN DEL SISTEMA HABITACIONAL\nDIRECCIÓN DESARROLLO SECTORIAL\nDIRECCIÓN DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL\nDIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. PORQUE: Porque se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos."]
[null,"Porque el formato de reporte no se ajusta a la informacion a reportar"]
[null,"2. Porque el formato de reporte no se ajusta a la informacion a reportar"]
[null,"Porque la información a reportar por cada una de las direcciones es amplia lo que dificulta la visualización y manejo de la información registrada "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Porque la información a reportar por cada una de las direcciones es amplia lo que dificulta la visualización y manejo de la información registrada "]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Oportunidad de mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En virtud de la reunión sostenida el pasado 27/11/2018 con los diferentes actores del proceso, se detectó la necesidad de efectuar una serie de ajustes a los documentos del proceso para ajustarlos a la operatividad y funcionalidad del mismo acorde con las directrices de la actual administración y las directrices de técnica normativa de la presidencia de la República. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","ACCIÓN PREVENTIVA"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-12-19"]
[null,"PARTICIPANTES","DIRECCIÓN DEL SISTEMA HABITACIONAL\nDIRECCIÓN DESARROLLO SECTORIAL\nDIRECCIÓN DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL\nDIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. POR QUÉ: Porque se requiere realizar ajustes a los documentos del proceso."]
[null,"Porque se requiere ajustar los documentos del proceso a la operatividad y funcionalidad del mismo"]
[null,"2. POR QUÉ: Por qué  se requiere ajustar los documentos del proceso a la operatividad y funcionalidad del mismo."]
[null,"Porque existen directrices de la actual administración (Intervención de la Secretaría General desde el inicio de la elaboración del proyecto normativo) y de Presidencia de la República (Inclusión del Informe General de Observaciones). Así mismo, se requiere evaluar la pertinencia de incluir a la DIVIS y Fonvivienda como líderes del proceso en virtud a su competencia funcional."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desactualización de los documentos del proceso frente a la operatividad y funcionalidad del mismo."]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":4,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 7.1.3 Infraestructura Homologable con GP-1000:2009 6.3, Durante el desarrollo de la auditoria se indaga a los responsables del componente acerca del software del Sistema de Inversiones en Agua Potable y Saneamiento Básico (SINAS), y mencionan que este está a cargo de la Subdirección de Desarrollo Sectorial y permite conocer los Indicadores de prestación del servicio APSB (Agua Potable y Saneamiento Básico). Dicho recurso tecnológico no está relacionado en ninguno de los documentos del proceso"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social DIVIS\nDirección de Espacio Urbano y Territorial\nDirección de Programas"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"SINAS es un software piloto que esta en proceso de desarrollo para el sector de agua potable y saneamiento básico"]
[null,"El proceso de Gestión de proyectos no ha identificado la necesidad de incluir SINAS en la documentación del proceso"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"El proceso de Gestión de proyectos no ha identificado la necesidad de incluir SINAS en la documentación del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":5,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorías internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 7.5 Información Documentada Homologable con GP-1000:2009 Numeral 4.2.4 y 4.2.3. , Se observa que el Normograma del proceso auditado incluye normas de origen interno que son usadas como criterio para la evaluación de proyectos en el componente de agua, lo cual no es consistente con el procedimiento “SIG-P-01 Control de documentos 4.0”, puesto que éste establece que el normograma es para la identificación y actualización de las normas de origen externo aplicables al proceso"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social DIVIS\nDirección de Espacio Urbano y Territorial\nDirección de Programas"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de conocimiento del procedimiento \"Control de documentos\""]
[null,"Falta de atención al detalle definidos en los procedimientos del SIG"]
[null,"Falta de sensibilización del procedimiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de sensibilización del procedimiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación"]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":6,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Medición y seguimiento del proceso"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Revisión de los informes de riesgos remitidos por OCI con el fin de tomar las acciones de mejora correspondientes de acuerdo a cada uno de los riesgos y sus controles. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de programas\nDirección de espacio urbano y territorial\nDirección de inversiones en vivienda de interés social"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Debilidad en identificacion de controles y riesgos asosciados a las actividades del proceso"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Debilidad en identificacion de controles y riesgos asosciados a las actividades del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":7,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Medición de indicadores"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia según Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos que es necesario revisar los controles del mapa de riesgos "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de programas\nDirección de espacio urbano y territorial\nDirección de inversiones en vivienda de interés social"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de conocimiento frente a las nuevas directrices de presentación de evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos de los procesos. "]
[null,"Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de rique"]