{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":16,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa 2","Análisis causa 3","Análisis causa 4","Análisis causa 5","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Análisis causa 15","Análisis causa"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":15,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":34,"n_cols":32,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,0,12,0],[11,1,12,1],[11,2,12,2],[11,3,12,3],[11,4,12,4],[27,0,28,0],[27,1,28,1],[27,3,28,3],[27,2,28,2],[27,4,28,4],[21,0,24,0],[21,1,24,1],[21,2,24,2],[21,3,24,3],[21,4,24,4],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[6,10,6,13],[11,27,12,27],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[11,28,12,28],[11,25,12,25],[11,26,12,26],[6,14,6,24],[30,0,30,1],[31,0,31,1],[30,2,30,3],[31,2,31,3],[30,11,30,13],[31,11,31,13],[30,30,30,32],[31,30,31,32],[30,24,30,27],[31,24,31,27],[11,29,12,29],[11,30,12,30],[11,31,12,31],[3,0,3,29],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,3,8,3],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[30,5,30,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión a la política de vivienda"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Teniendo en cuenta los Informes de evaluación de la eficacia de los controles - Mapa de riesgos, (II y III TRIMESTRE 2018) y el compromiso 12 de la Revisión por la Dirección del 25 de julio de 2018, se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos.","AP","Porque la información a reportar por cada una de las direcciones es amplia lo que dificulta la visualización y manejo de la información registrada ","Solicitar a la OAP capacitación frente a la metodología integrada de administración del riesgo y frente al uso y manejo del formato Mapa de riesgos\nSolicitar a la OAP mesa de trabajo y el apoyo de OCI para revisar y/o ajustar el reporte de los controles del mapa de riesgos. \nDe requerirse modificación o actualización del mapa de riesgos, enviar mapa de riesgos del proceso actualizado a la OAP para la respectiva aprobación en el SIG y respectiva publicación en la documentación del proceso","2018-10-01","2019-09-30",null,"Diego Cruz (DSH),  Blanca del Pilar Salgado (DIVIS) ","28/02/2019\n\n23/09/2019\n\n30/11/2019\n\n09/03/2020","Directores DSH,  DIVIS","19/12/2018 Teniendo en cuenta que el MVCT se encuentra en proceso de adopción de la política de administración y gestión del riesgo de la entidad, en virtud de los lineamientos traídos por la Guía de Gestión del Riesgo que expidió el DAFP el pasado mes de octubre de 2018, las mesas de trabajo que se habían trazado por la OAP para la revisión de mapas de riesgos fueron postergadas para el siguiente año (2019). De manera tal, que se hace necesario reubicar la fecha de cumplimiento de la presente acción para el mes de abril de 2019.\nLas acciones que se han tenido frente a esta acción, son la reunión del pasado 18/12/2018 con los facilitadores del proceso y la OCI, donde se determinaron algunos aspectos a mejorar del reporte de los controles de los riesgos del proceso determinados en el mapa de riesgos. De lo cual se adjunta en la carpeta compartida el listado de asistencia. (Se envía a la OCI correo que evidencia lo aquí descrito.)\nAsí mismo, el pasado 21 de febrero se sostuvo una mesa de trabajo conjunta entre los facilitadores del proceso y la OAP, de lo cual se envió la solicitud de modificación al mapa de riesgos mediante el radicado 2019IE0002223 (Se adjunta en la carpeta compartida) solicitud que fue atendida por la OAP emitiendo concepto con el radicado 2019IE0002283 (Se adjunta en la carpeta compartida). Es de señalar que el mapa de riesgos actualizado está en la web del MVCT en la documentación del proceso que está divulgada en el mapa de procesos link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeación-gestión-y-control/sistemas-de-gestión/mapa-de-procesos/formulación-de-políticas-e-instrumentación-normativa.\nAunado a lo anterior, se está a la espera de que en este primer semestre la OAP y OCI  concerten mesas de trabajo para la actualización de los mapas de riesgos a la metodología que adoptó Función Pública en octubre de 2018.\n\n30/08/2019\nComo resultado de las mesas de trabajo en el 1er semestre con la OAP y la OCI, luego de recibir por parte del DAFP la capacitación sobre la nueva metodología intregrada de riesgos, el proceso logró:\n(Adicionamos las actividades en el primer semestre por cuanto al corte del 30 de abril no se incluyeron en el seguimiento)\n*26/04/2019: se participó del Lanzamiento de la nueva metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT, por parte de la OAP.\n*30/04/2019: Los facilitadores participaron en  el Taller de socialización de la Metodología de Riesgos, por parte de OCI.\n*27/05/2019: Los facilitadores participaron en Capacitación Implementación de la Metodología Integrada de Riesgos, auditorio botica.\n•19 de Junio-2019: se recibió la capacitación de riesgos, sobre la metodología integrada de riesgos, de parte del DAFP, con el objeto de fortalecer el proceso en el marco de la Política de Administración de Riesgos.\n• 4 de Julio-2019: Se realizó taller, con participantes de las Direcciones Responsables, para  socializar la metodología actualizada y determinar los riesgos asociados al proceso de Formulación de Políticas e Instrumentación Normativa.\n• 11 de Julio-2019: Como resultado del taller, se socializó por parte de los facilitadores del proceso, a la OAP, OCI y los demás participantes del proceso, el mapa de riesgos concertado.\n*5 de Agosto: Como resultado de la alineación con MIPG, se ajustó el mapa de riesgos, incluyendo el riesgo de Seguridad Digital, con la participación de los abogados responsables de la elaboración de instrumentos normativos de las direcciones involucradas.\n*8 de Agosto: Facilitadores del proceso, actualizaron la matriz de riesgos con los controles y los riesgos identificados de: corrupción, gestión y seguridad digital.\n• 23 de Agosto de 2019: Se solicitó aprobación de mapa de Riesgos con número de radicado 2019IE0009750. \n* 3 de Septiembre: La OAP expide concepto técnico con número de radicado 2019IE0010200. A la fecha se encuentra aprobado y publicado el Mapa de Riesgos Integrado en el SIG.\n*09 de marzo de 2020:Para la fecha actual no tenemos identificados hallazgos , y entraremos en el análisis de los documentos, acorde a la actualización del mapa de procesos y a las indicaciones de la OAP.","CUMPLIDA","27/09/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"27/09/2018 No aplica seguimiento, la actividad inicia a partir del 1 de octubre de 2018\n\n15/01/2019 Actividad en proceso. Es necesario ampliar el plazo de cierre de actividad para el 30 de junio de 2019, puesto que la OAP tiene programado la actualización de mapas de riesgos de los procesos para el primer semestre de esta vigencia\n\n31/07/2019.  El proceso no reportar avance o evidencias que soporten la ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Asimismo, el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \nSin embargo, se recomienda al proceso solicitar ampliación de fecha de finalización de la acción, teniendo en cuenta la actualización de la política y metodología integrada de administración del riesgo.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se aportan registros que evidencian la participación del proceso en las reuniones de socialización de la metodología de administración del riesgo. De igual manera, las actas y listas de asistencia de mesas de trabajo internas y con la OAP y la OCI para la actualización del mapa de riesgos. Por último, se observa el concepto técnico de revisión  con No. de radicado 2019IE0010200 y correo electrónico que evidencia la aprobación y publicación del mapa en el SIG.","CUMPLIDA","26/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020","CLAUDIA GALINDO\n\nLINA MORALES \nEGNA NÚÑEZ\n\nFRANCISO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","26/03/2019: Se evidencia cumplimiento de las siguientes actividades así: \nSe evidencia lista de asistencia del pasado 18/12/2018, donde se realizó mesa de trabajo con los facilitadores del proceso y la OCI, donde se determinaron algunos aspectos a mejorar del reporte de los controles de los riesgos del proceso determinados en el mapa de riesgos. \nAsí mismo, el pasado 21 de febrero de 2019 se sostuvo una mesa de trabajo conjunta entre los facilitadores del proceso y la OAP, para la modificación del mapa de riesgos correspondiente a la vigencia 2019, de lo cual se envió la solicitud de modificación al mapa de riesgos mediante el radicado 2019IE0002223, solicitud que fue atendida por la OAP quien emitió el concepto técnico bajo el radicado 2019IE0002283.\n\nSin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, teniendo en cuenta la actualización de la política de administración del riesgo y su metodología en el MVCT.\n\n20/08/2019: Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\". \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - un (1) actas de reunión y cuatro (4) listas de asistencia de la participacion de las mesas de trabajo de los actores interesados con la OAP y la Oficina de Control Interno, para actualizacion de Mapas de riesgos, participacion en reuniones de socializacion sobre la metodologia y administracion del riesgos y la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso de fecha 22/08/2019 con Rad. 2019IE0009750, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP el día 03/09/2019 mediante emisión de  con RAD 2019IE0010200, junto con su correo electronico donde se demuestra la aprobacion y pulicacion en el SIG, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso en el ejericicio de medición y seguimiento.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los monitoreos realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Oportunidad de Mejora","En virtud de la reunión sostenida el pasado 27/11/2018 con los diferentes actores del proceso, se detectó la necesidad de efectuar una serie de ajustes a los documentos del proceso para ajustarlos a la operatividad y funcionalidad del mismo acorde con las directrices de la actual administración y las directrices de técnica normativa de la presidencia de la República.","AP","Desactualización de los documentos del proceso frente a la operatividad y funcionalidad del mismo.","Efectuar la revisión de los documentos del proceso por parte de los actores del mismo.\nDe requerirse modificación o actualización de los documentos del proceso, enviarlos actualizados a la OAP para la respectiva aprobación en el SIG y respectiva publicación en la documentación del proceso","2018-12-19","2019-12-31",null,"Diego Cruz (DSH), Blanca del Pilar Salgado Salguero (DIVIS), ","28/02/2019\n\n23/09/2019\n\n30/11/2020\n\n09/03/2020","Directores DSH y DIVIS  ","Se tiene una primera propuesta de procedimiento de elaboración de proyectos normativos ajustada en control de cambios que está siendo revisada por los facilitadores del proceso como consta en el correo electrónico que se adjunta a la carpeta compartida. Sin embargo, es de indicar que este tramite de revisión de los documentos del proceso se ha demorado en virtud a que para el mes de enero y febrero de 2019 la mayoría de intervinientes del proceso (responsables de tramitar los proyectos) no se encontraban vinculados a la entidad, por lo que no se ha tenido quien efectúe comentarios a la versión ajustada del procedimiento que se tiene. (Se envía correo anexo Ítem 4, que evidencia lo aquí descrito.)\nAdemás, que se está a la espera de un decreto que modifica algunos aspectos de técnica normativa, a efectos de incluir las nuevas disposiciones que este adopte respecto a la elaboración de proyectos normativos, que de acuerdo con lo conversado con la Presidencia de la República el decreto saldrá para el mes de marzo de 2019 o a más tardar en abril.\n\n30/08/2019:Los facilitadores realizaron reuniones con los Responsables y los participantes del proceso con el fin de revisar la documentación. Así mismo, con la OAP y la OCI se adelantaron mesas de trabajo para la actualización de los riesgos del proceso, el cual afecta al interior del procedimiento por cuanto se quiere resaltar los controles identificados en la matriz de riesgos. Estos controles se aprobaron el 3 de septiembre. Para dar continuidad a los ajustes de la documentación se espera en octubre la alineación de MIPG en su política de mejora normativa, liderada por DNP, y el ajuste por parte de la OAP del mapa del procesos; una vez definido esto, se realizará en noviembre un taller con los responsables y participantes para definir las modificaciones en la documentación. Cabe resaltar que a la fecha el proceso en su estructura actual garantiza la efectividad de su objeto.\nPor otra parte, se realizó la actualización de la documentación en la imagen institucional\n*14 de Agosto: Con radicado 2019IE0009236 se solicitó aprobación de documentación del proceso a la OAP.\n*Con radicado 2019IE0009522 la OAP emite concepto técnico, aprueba y publica la documentación en el SIG.\n* Los facilitadores del proceso realizaron reuniones para avanzar en la revisión y ajustes de la documentación del proceso. Se realizaron reuniones con la OCI, con la OAP, y con los responsables del proceso en las direcciones involucradas. Se actualiza la fecha de terminación de esta actividad para diciembre de 2019.  \n*Por todo lo anterior se requiere dejar la fecha de terminación de esta actividad para diciembre de 2019\n\n30 /09/2019: Se realizó reunión con los responsables de la elaboración de los IN y acorde a la participación en el taller con el DNP de la política de Mejora Normativa, la modificación que se esperaba al Decreto de técnica normativa de Presidencia, no se realizará en esta vigencia, por lo anterior se cierra la actividad. De igual manera ratificamos que la actualización de la documentación se realizó y fue aprobada con radicado 2019IE0009522,  la OAP emite concepto técnico, aprueba y publica la documentación en el SIG.\n\n09/03/2020: Para la fecha actual no tenemos identificados hallazgos , y entraremos en el análisis de los documentos, acorde a la actualización del mapa de procesos y a las indicaciones de la OAP.\n\n","CUMPLIDA","15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"No se evidencian actividades al respecto, puesto que su ejecución esta programada a partir del 19/12/2018\n\n31/07/2019.  El proceso no reportar avances o evidencias que soporten la ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Asimismo, el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \nSin embargo, se recomienda al proceso solicitar ampliación de fecha de finalización de la acción, con su respectiva justificación. \n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observan soportes del trabajo de revisión del nombre, objetivo, documentación del proceso realizado con los integrantes del procesos. De igual manera, el concepto técnico de revisión  con radicado No. 2019IE0009522 y correo electrónico que evidencia la aprobación y publicación de los documentos en el SIG.","CUMPLIDA","26/03/2019\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020","CLAUDIA GALINDO\n\nLINA MORALES \nEGNA NÚÑEZ\n\nFRANCISO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","26/03/2019: Se evidencia la propuesta del procedimiento de la elaboración de proyectos normativos, el cual se encuentra en revisión de los facilitadores de los componentes intervinientes en este proceso. Se hace necesario la redefinición de la actividad con el fin de establecer en la misma cuales son los documentos del SIG que serán objeto de modificación.\n\n20/08/2019: Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - Dos (2) registros de las mesas de trabajo en donde se revisaron el nombre, objetivo, documentacion del proceso y correo de fecha 28/08/2019 en el cual se observa pantallazo de la actualización remitido por la OAP, donde se cita la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso con Radicado 2019IE0009236, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP a través de emisión de  con Radicado 2019IE0009522, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso como oportunidad de mejora.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización de los documentos realizados y de las acciones realizadas para su socialización al interior del mismo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[3,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 9.1.3 Homologable con GP-1000:2009 Numeral 8.4. Se observó que el aplicativo de seguimiento- SINAPSIS no se cuenta con la Hoja de vida del Indicador de Viviendas Terminadas, y que en su análisis no se consideran los criterios establecidos de viviendas terminadas y con escrituras firmadas. Adicionalmente, se observa que las fichas de los indicadores 8 y 9 publicadas en la documentación del proceso son iguales en cuanto a fórmula, objetivo y metas, y que las fichas de indicadores del componente vivienda están desactualizadas. ","AP","Falta de claridad de diligenciamiento de la hoja de vida del indicador ","Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación la correcta asignación del indicador: Vivienda terminadas \n\nSolicitar a la Oficina Asesora de Planeación una capacitación relacionada con el correcto diligenciamiento de hoja de vida de indicadores","2018-08-01","2019-02-28",null,"Sandra  Vargas; Subdirectora de Promoción y Apoyo Técnico ","26/07/2018\n\n27/09/2018\n\n28/02/2019\n","Alejandro Quintero / Director Inversiones en Vivienda de Interés Social DIVIS\n","26/07/2018: La actividad inicia su ejecución el 1 de agosto de 2018\n\n27/09/2018: No se han realizado acciones al respecto\n\n28/02/2019: Mediante correo electrónico del 1/10/2018 se solicita a la OAP capacitación - mesa de trabajo sobre Pertinencia de Indicadores en Vivienda.\n\nEl proceso en acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación definió su planeación estratégica, para lo cual no se contemplo incluir el indicador Vivienda terminadas para este cuatrienio, esto se puede evidenciar en el Plan Estratégico Institucional de la Entidad el cual se encuentra ubicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeación-gestión-y-control/planeación-y-seguimiento/planes-estratégicos  ","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n28/09/2018\n\n16/01/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,null,null,"26/07/2018: No aplica seguimiento por parte del a OAP porque las actividades inician a ejecutarse a partir del 1 de agosto de 2018\n\n28/09/2018: No se evidencia ejecución de actividades al respecto\n\n16/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 01/10/2018 en el que el proceso solicita a la Jefe de OAP mesa sobre Pertinencia  de los Indicadores del Proceso” en especial el de “Viviendas Terminadas”\n\nSe evidencia Plan Estratégico Institucional, en el cual no se contempla indicadores de Vivienda terminadas definidos para el cuatrienio","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n10/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nLINA MORALES\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n10/03/2019: Se evidencia la solicitud de capacitación mediante correo electrónico del 1/10/2018, sobre Pertinencia de Indicadores en Vivienda.\n\nEl proceso en acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación definió su planeación estratégica, para lo cual no se contemplo incluir el indicador Vivienda terminadas para este cuatrienio, esto se puede evidenciar en el Plan Estratégico Institucional de la Entidad el cual se encuentra ubicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeación-gestión-y-control/planeación-y-seguimiento/planes-estratégicos \nPor lo anterior, se hace necesario que el proceso redefina la actividad con el fin de establecer la eficacia de la acción propuesta. \n\n26/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar la toma de acciones referentes a las recomendaciones realizadas por la OCI en su anterior evaluación, por lo tanto, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: Se evidencia correo electrónico del 10/04/2019 emitido por la jefe de OAP informando el PEI y PAI aprobados mediante Comité Institucional de Gestión y Desempeño que se llevó a cabo durante los días 08, 09 y 10 de abril; sin embargo, no se pueden determinar los indicadores correspondientes a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 28/02/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la siguiente evidencia:\n- Correo electrónico de fecha 26/09/2019 donde se solicita a la OAP informar los indicadores de la DIVIS.\n- Correo electrónico de la misma fecha en el cual la OAP informa los indicadores que para el presente cuatrienio están a cargo de la DIVIS, aclarando que estos indicadores se originan en el Plan Nacional de Desarrollo y hacen parte de nuestro Plan Estratégico Institucional,  con anexo Excel.\n- Archivo Excel denominado \"Indicadores DIVIS\" que contiene las hojas de vida de los indicadores: 1. Viviendas de interés social urbanas mejoradas; 2. Hogares beneficiados con subsidios para arrendamiento de viviendas de interés social urbana; 3. Hogares beneficiados con subsidio familiar para adquisición de vivienda; 4. Hogares beneficiados con cobertura para adquisición de vivienda y 5. Viviendas de interés social iniciadas.\n\nPor lo anterior y considerando las evaluaciones anteriores, donde se observa el cumplimiento de las actividades previas, se da cierre del ítem evaluado respecto a las actividades propuestas por el proceso frente a la no conformidad determinada en las auditorías internes del SIG. \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de las actividades ejecutadas, se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización de los indicadores del proceso conforme a las modificaciones realizadas al mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Incluir dentro de la matriz del PAI y el PEI los indicadores correspondientes a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, de cuerdo a las directrices de la Oficina Asesora de Planeación, dado que para el presente Plan Nacional de Desarrollo no se esta contemplado el  indicador de viviendas terminadas.","2019-03-10","2019-08-31",null,"Julio Cesar Báez Cardozo; Subdirector de Promoción y Apoyo Técnico","31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019","Alejandro Quintero / Director Inversiones en Vivienda de Interés Social DIVIS\n","31/05/2019. Se evidencia en la matriz PAI y el PEI del Ministerio, la integración y creación de los nuevos indicadores junto con sus hojas de vida.  Evidencia No. 1\n\n31/08/2019: Para la vigencia 2019, dada las directrices del PND 2018-2022, donde se establecen las metas e indicadores para el sector vivienda, ciudad y territorio,  éste indicador \"viviendas terminadas y con escrituras firmadas\"  no aplica para este cuatrienio, como se evidencia en el Plan Estratégico Institucional, aprobado en sesión del comité institucional de gestión y desempeño del pasado 09/04/2019, razón por la cual no se diligenció la hoja de vida del indicador mencionado.\n\n10/12/2019: Reposa correo electrónico de la OAP 26/09/2019, donde informan que  el indicador para el sector vivienda, \"viviendas terminadas y con escrituras firmadas\" no aplica para este cuatrienio. Por lo anterior, el componente de vivienda da por cerrada esta acción\n","CUMPLIDA","30/07/2019\n\n24/01/2020","Suly Cerón Salas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,null,null,"30/07/2019 Se evidencia correo electrónico del 10/04/2019 emitido por la jefe de OAP informando el PEI y PAI aprobados mediante Comité Institucional de Gestión y Desempeño que se llevó a cabo durante los días 08, 09 y 10 de abril, en el que se evidencia los indicadores que están a cargo de la Dirección de Inversiones de Inversiones en Vivienda de Interés Social - DIVIS. Sin embargo es necesario que el proceso informe cuales de estos indicadores corresponden a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, esto con el fin de dar respuesta a la descripción de la no conformidad u oportunidad de mejora.\n\n24/01/2020 Se evidencia correo electrónico de fecha 26/09/2019 emitido por el proceso a la OAP, en el cual se solicita informar los indicadores de la DIVIS que están actualmente para el 2019, ante esta solicitud la OAP mediante correo electrónico de fecha 26/09/2019 informa los indicadores que para el presente cuatrienio están a cargo de la DIVIS, aclarando que estos indicadores se originan en el Plan Nacional de Desarrollo y hacen parte de nuestro Plan Estratégico Institucional, así las cosas, adjunta hojas de vida para indicadores: 1) Viviendas de interés social urbanas mejoradas. 2) Hogares beneficiados con subsidios para arrendamiento de viviendas de interés social urbana. 3) Hogares beneficiados con subsidio familiar para adquisición de vivienda. 4) Hogares beneficiados con cobertura para adquisición de vivienda. 5) Viviendas de interés social iniciadas.\n\n30/07/2019 Se evidencia correo electrónico del 10/04/2019 emitido por la jefe de OAP informando el PEI y PAI aprobados mediante Comité Institucional de Gestión y Desempeño que se llevó a cabo durante los días 08, 09 y 10 de abril, en el que se evidencia los indicadores que están a cargo de la Dirección de Inversiones de Inversiones en Vivienda de Interés Social - DIVIS. Sin embargo es necesario que el proceso informe cuales de estos indicadores corresponden a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, esto con el fin de dar respuesta a la descripción de la no conformidad u oportunidad de mejora.\n\n04/06/2020  En relación al  nuevo mapa de  procesos los indicadores de vivienda, entran a formar parte del nuevo proceso GESTION A LA POLITICA DE VIVIENDA, para tal fin los indicadores definidos para esta nueva vigencia seran los que figuran en el nuevo PLAN DE ACCION 2020, teniendo en cuenta,los indicadores que para el presente cuatrienio están a cargo de la DIVIS, aclarando que estos indicadores se originan en el Plan Nacional de Desarrollo y hacen parte de nuestro Plan Estratégico Institucional, así las cosas, adjunta hojas de vida para indicadores: 1) Viviendas de interés social urbanas mejoradas. 2) Hogares beneficiados con subsidios para arrendamiento de viviendas de interés social urbana. 3) Hogares beneficiados con subsidio familiar para adquisición de vivienda. 4) Hogares beneficiados con cobertura para adquisición de vivienda. 5) Viviendas de interés social iniciadas.  se anexa hoja de vida de indicadores y Plan de Accion de la DIVIS 2020.","CUMPLIDA"]
[4,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Revisión de los informes de riesgos remitidos por OCI con el fin de tomar las acciones de mejora correspondientes de acuerdo a cada uno de los riesgos y sus controles. ","AP","Debilidad en identificación de controles y riesgos asociados a las actividades del proceso","Revisar y ajustar las acciones de control de cada uno de los riesgos, identificando su aplicabilidad y periodicidad, de acuerdo con las actividades desarrolladas por el proceso.","2018-08-01","2019-06-30",null,"Julio Cesar Báez Cardozo / Subdirector de Promoción y Apoyo Técnico\n\n","27/09/2018\n\n17/12/2018\n\n28/02/2019\n\n31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n10/12/2019","Alejandro Quintero / Director de Inversiones en Vivienda de Interés Social\n","27/09/2018 En mesa de trabajo del 18 de septiembre de 2018, se reviso el estado documental en el SIG de los controles definidos en el mapa de riesgos del proceso, concluyendo que los controles definidos en el mapa de riesgos del proceso se encuentran documentados.\n\n17/12/2018 La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico del 19/11/2018, comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. \nSe solicita se amplíe la fecha de cierre de la presente acción, por lo expuesto anteriormente. \nA la fecha el proceso se encuentra en espera de respuesta por parte de las dependencias. \n\n28/02/2019 Se esta a espera de que la Oficina Asesora de Planeación programa mesas para actualizar los riesgos y controles del proceso, según los lineamiento definidos por el DAFP en octubre 2018\n\n31/05/2019. El día 26/04/2019 se realiza el lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT. Evidencia No. 1 ( Lista de Asistencia y presentación). Las mesas de trabajo se realizaran para el mes de junio de 2019\n\n31/08/2019. Se realizaron las reuniones convocadas por la OAP y la OCI, para revisar y ajustar el Mapa de Riesgo del Proceso. Como resultado de estas actividades se evidencia: Acta y lista de asistencia del 7 de junio de 2019; lista de asistentes  y acta de culminación de 12 y 16 de agosto de 2019; posteriormente con radicado 2019IE0009629 del 21/08/2019, se solicita a la OAP la modificación del mapa de riesgos, con las observaciones y recomendaciones de los actores del procesos.\n\n10/12/2019. El mapa de riesgos del proceso: Gestión de proyectos  fue aprobado con el concepto técnico N. 2019IE0010299 del 05/09/2019. Se encuentra publicado en la pagina web","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n30/07/2019\n\n24/01/2020","Sully Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"28/09/2018 Se evidencia lista de asistencia del 18/09/2018, cuyo tema es: Revisión del estado documental de los controles del mapa de riesgos del proceso: Gestión de proyectos. Dicha lista presenta nota: Una vez revisados los controles del mapa de riesgos se evidencio que todos los controles se encuentran documentados \n\n16/01/2019 Se evidencia correo electrónico emitido por OCI con fecha 19/11/2018 en el que  comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. Se debe ampliar este plazo a 30 de junio de 2019, ya que la OAP tiene programado actualizar mapas de riesgos durante el primer semestre de la vigencia\n\n30/07/2019: Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que los facilitadores del proceso: Luis Ariel Lombana (Asesor DEUT), María Zoraida Rivera (Profesional especializado SPT-DIVIS) y Martha Lucia Cantor (Contratista DP-VASB); participaron en el evento de capacitación: \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos); la cual fue presidida por la OAP. Se aclara que según Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrado el día 9 de julio de 2019, se aprobó la ampliación de la actividad: Actualización Mapas de riesgos  (Gestión y Corrupción) para el 30/08/2019\n\n24/01/2020:Se evidencia: lista de asistencia de fecha 07/06/2019 cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta  No. 09 IDENTIFICACION DEL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO GESTION DE PROYECTOS, la cual refleja el establecimiento de 3 riesgos para el proceso. Lista de asistencia del 12/08/2019 cuyo tema es: cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta de continuidad de la mesa de trabajo realizada el 7 de junio de 2019, la cual refleja el complemento a 5 riesgos para el proceso. Lista de asistencia del 16/08/2019 cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - proceso: Gestión de proyectos, acta de continuidad de las mesas de trabajo realizadas el 7 de junio de 2019 y 12 de agosto de 2019 mediante acta No. 9, la cual refleja el complemento a 6 riesgos para el proceso. Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos N. 2019IE0009629 en la cual el proceso solicita a la OAP actualización del mapa de riesgos, esta solicitud fue tramitada por la OAP mediante SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0010299, el mapa de riesgos aprobado por el sig se evidencia en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-de-proyectos","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n26/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n26/03/2019:El proceso solicito ampliación de la fecha de cumplimiento al 30/06/2019 con el fin de realizar la modificación al mapa de riesgos del proceso de acuerdo a la nueva metodología de riesgos integrada del MVCT.\n\n26/08/2019: Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que se observa la participación de los facilitadores del proceso en la capacitación de tema \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos), brindada por la OAP, sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Tres (3) actas de reunión con tema \"Actualización Mapa de Riesgos\" con sus respectivas listas de asistencia.\n- Tres correos electrónicos donde se remiten las actas precitadas\n- Solicitud de actualización del mapa de riesgos con fecha 21/08/2019 y radicado 2019IE0009629\n- Concepto de aprobación de la actualización con fecha 05/09/2019 y radicado 2019IE0010299\n\nPor lo anterior, se observa el cumplimiento de las actividades previas y se da cierre del ítem evaluado respecto a las actividades propuestas por el proceso frente a la acción preventiva determinada en el monitoreo a los mapas de riesgos.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de las actividades ejecutadas, se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del mapa de riesgos del proceso conforme a las modificaciones realizadas al mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Medición de indicadores","Se evidencia según Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos que es necesario revisar los controles del mapa de riesgos","AC","Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos","Actualizar mapa de riesgos frente la informes de OCI y PHVA del proceso","2018-07-30","2019-06-30",null,"Julio Cesar Báez Cardozo / Subdirector de Promoción y Apoyo Técnico\n","\n17/12/2018\n\n28/02/2019\n\n31/05/2019\n\n31/08/2019\n\n31/11/2019","Alejandro Quintero / Director de Inversiones en Vivienda de Interés Social\n","17/12/2018.  La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico del 19/11/2018, comunica que la Guía para Gestión de Administración del Riesgo se encuentra en proceso de elaboración, concertación y aprobación para su respectiva implementación, previa capacitación a los procesos. \n\nSe solicita se amplié la fecha de cierre de la presente acción, por lo expuesto anteriormente. \n\nA la fecha el proceso se encuentra en espera de respuesta por parte de las dependencias. \n\n28/02/2019: Se evidencia capacitación realizada por parte de la  OAP,  el día 20/12/2018, sobre: \"Metodología integrada de administración del riesgo. • Uso y manejo del formato Mapa de Riesgos. • Control de Documentos bajo la norma NTC ISO 9001 Versión 2015. • Eficacia de los controles e incorporación en los procedimientos\", realizada a los procesos misionales de Gestión de Proyectos y Promoción y Acompañamiento., se anexa Lista de Asistencia y Presentación.\n\nEl 28/02/2019,  se realiza la actualización de los controles y acciones complementarias del mapa de riesgos el proceso. (Como evidencia se anexa correo electrónico de envió de mapa de procesos, Solicitud De Modificación Del Mapa De Riesgos 2019IE0002592, se anexa correo de la OAP mediante la cual se evidencia la publicación del mapa de riesgos actualizado).  Queda pendiente al ajuste del mapas de riesgos conforme a los lineamiento dados por el DAFP, razón por la cual se solicita se amplié la fecha de cierre para 30/06/2019.\n\n31/05/2019. El día 26/04/2019 se realiza el lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos del MVCT. Evidencia No. 1 ( Lista de Asistencia y presentación).\n\nSe realiza mesa de trabajo realizada el pasado 20 de mayo de 2019, para la actualización del mapa de riesgos del proceso Promoción y Acompañamiento de acuerdo a la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/219. Evidencia No. 2 Lista de asistencia y el acta, trabajada con las 3 líneas de defensa y elaborada por la OAP y la OCI, donde se establecen las recomendaciones por parte de estas oficinas.\n\n31/08/2019. Se realizaron las reuniones convocadas por la OAP y la OCI, para revisar y ajustar el Mapa de Riesgo del Proceso. Como resultado de estas actividades se evidencia: Acta y lista de asistencia del 12 de junio de 2019; lista de asistentes  y acta de culminación de 23/08/2019; posteriormente con radicado 2019IE0009607 del 21/08/2019, se solicita a la OAP la modificación del mapa de riesgos, con las observaciones y recomendaciones de los actores del procesos.\n\n31/11/2019. El mapa de riesgos del proceso: Promoción y acompañamiento fue aprobado con el concepto técnico N. 2019IE0010298 del 05/09/2019. Se encuentra publicado en la pagina web.\n\n29/02/2020. El mapa de riesgos del proceso es monitoreado todos los meses de acuerdo a la aprobación del pasado 05/09/2019; así mismo la segunda línea considero hacer una reunión el 05/02/2020, donde quedo como compromiso revisar la efectividad y operación de los controles, la cual se espera realizar esta actualización a mas tardar el 30/06/2020, dada la actualización del mapa de procesos.","CUMPLIDA","15/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n",null,null,null,null,null,0,0,"\n15/01/2019 En el mes de octubre la OCI realiza capacitación frente al cargue de evidencia del monitoreo realizado al mapa de riesgos del proceso, sin embargo el proceso no relaciona esta evidencia. Se evidencia correo del 19/11/2018 emitido por la Dra. Olga Aragón - Jefe de OCI, dirigido a todos los procesos, así las cosas esta actividad se encuentra en proceso. Es necesario ampliar el plazo de cierre de actividad para el 30 de junio de 2019, puesto que la OAP tiene programado la actualización de mapas de riesgos de los procesos para el primer semestre de esta vigencia.\n\n30/07/2019: Actividad en proceso. Se evidencia lista de asistencia del 26/04/2019, en la que los facilitadores del proceso: Guillermo León Ruiz (Asesor DEUT), María Zoraida Rivera (Profesional especializado SPT-DIVIS) y Martha Lucia Cantor (Contratista DP-VASB); participaron en el evento de capacitación: \"Lanzamiento de la Metodología, Política y Herramienta de Riesgos); la cual fue presidida por la OAP.\n\nSe evidencia lista de asistencia del 20/05/2019, en la que los facilitadores del proceso acompañados por demás funcionarios y contratistas de las áreas involucradas en el proceso, asistentes a la mesa de trabajo cuyo tema es: Actualización mapa de riesgos - Proceso: Promoción y acompañamiento, como resultado de esta actividad se evidencia también acta del 20/05/2019, en la que se establece, que el proceso en dicha mesa define 2 riesgos de gestión para el proceso. Se aclara que según Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrado el día 9 de julio de 2019, se aprobó la ampliación de la actividad: Actualización Mapas de riesgos  (Gestión y Corrupción) para el 30/08/2019.\n\n23/01/2020: Se evidencia lista de asistencia y acta del 12/06/2019 cuyo tema tratado fue Culminación de la actualización del mapa de riesgos del proceso de promoción y acompañamiento, la mencionada acta define un complemento para 4 riesgos para el proceso, a dicha reunión según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia lista de asistencia y acta del 16/08/2019 cuyo tema tratado fue actualización mapa de riesgos del proceso Promoción y acompañamiento para el cual se complementa un avance de identificación  de 7 riesgos para el proceso a dicha reunión, según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia lista de asistencia y acta  del 23/08/2019 cuyo tema tratado fue actualización mapa de riesgos del proceso Promoción y acompañamiento, para el cual se complementa un avance de identificación de 8 riesgos definitivos para el proceso a dicha reunión, según acta y lista de asistencia asistieron los facilitadores del proceso, acompañados por personal del mismo, y acompañamiento por parte de la OAP y OCI.\nSe evidencia SIG-F-01 Solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso bajo el radicado N. 2019IE0009607, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP mediante emisión de SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0010298, dicho mapa de riesgos aprobado se encuentra publicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/promocion-y-acompanamiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/07/2019\n\n15/03/2020 ","CLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nFRANCISCO PUERTO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2019:Se evidencia la actualización de los controles y de las acciones complementarias del mapa de riesgos del proceso correspondiente a la vigencia 2019, de acuerdo a la solicitud de modificación  2019IE0002592 y el control de cambios de la matriz.  \n\nSe hace necesario continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología emitida por la función pública, la fecha de vencimiento de la actividad es 30/06/2019. \n\n26/08/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/04/2019 donde la OAP remite al proceso la lista de asistencia y presentación en la que se observa la participación de los facilitadores del proceso dentro de la capacitación de tema \"Lanzamiento de metodología, política y herramienta de riesgos\"; así mismo, se evidencia correo electrónico de fecha 27/05/2019 remitida por la jefe de la OCI donde se remite al proceso el acta y la lista de asistencia para la primera mesa de trabajo de actualización del mapa de riesgos del proceso; sin embargo, considerando que aún no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión de las siguientes evidencias: - tres (3) actas de reunión y sus correspondientes listas de asistencia de la participación de las mesas de trabajo de los actores interesados con la OAP y la Oficina de Control Interno, para actualización de Mapas de riesgos, participación en reuniones de socialización sobre la metodología y administración del riesgos y la solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos emitida por el proceso de fecha 22/08/2019 con Rad. 2019IE0009607, el cual fue tramitado y aprobado por la OAP el día 03/09/2019 mediante emisión de  con RAD 2019IE0010298, junto con su correo electrónico donde se demuestra la aprobación y publicación en el SIG, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso en el ejercicio de medición y seguimiento.\n\nSin embargo, debido a la actualización del mapa de procesos y a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los monitoreos realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Algunos de los controles definidos en el Mapa de Riesgos del proceso no se encuentran documentados","AM","Porque son controles efectuados bajo la responsabilidad de Terceros que realizan la postulación de los hogares.\n\nPorque se identificaron nuevos riesgos.","Revisar los procedimientos del Proceso y ajustar los que se requieran según los controles definidos en el Mapa de Riesgos.","2017-08-22","2017-12-31",null,"Guillermo Palacios, Pablo Cabrera y Nohora Elena Quintero Mahecha / Facilitadores del proceso","19/09/2017\n\n31/01/2018\n\n31/07/2018\n\n20/12/2018\n\n20/03/2019\n\n30/09/2019","Daniel Eduardo Contreras Castro-Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda","19/09/2017 Se revisaron y modificaron los Procedimientos GSV-P- 02 de Asignación del SFV y GSV-P-03 de Movilización de Recursos\n31/01/2018: El 31 de octubre de 2017 se envió a la OAP la modificación de los   procedimientos citados, está pendiente la publicación en el SIG \n31/07/2018 Se actualizo los procedimientos así:\nPara el riesgo 1: GSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda y fue aprobado por la OAP el 8 de marzo de 2018\nRiesgos 2: GSV-P-08 Pago de subsidios familiares de vivienda del programa de promoción de acceso a la vivienda de interés social MCY\nGSV-P-03 Movilizaciones de los subsidios familiares de vivienda\nRiesgo 3: GSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda \nRiesgo 4: GSV-P-03 Movilizaciones de los subsidios familiares de vivienda\nGSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda se modificó el procedimiento en el sentido de \nRiesgo 5: No requirió documentación de control\n20/12/2018 Consideramos que no es necesario redefinir la actividad por cuanto en la fecha se envió a la OCI Correo electrónico donde se adjuntan los procedimientos  GSV-P-02  GSV-P-03 GSV-P-08, en los que se evidencia mediante el control de cambios de Word, las modificaciones y ajustes que se realizaron en procura de dar cumplimiento a esta acción de mejora y atendiendo la observación de seguimiento de octubre 23 de 2018 de la mencionada oficina.\nConforme solicitud 2019IE0002495 de febrero 7 de 2019 y aprobación de la OAP 20190002495 de febrero 28 de 2019, se modificaron los siguientes controles \n20/03/2019 Riesgo 1 - Control 1: GSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda. Se modifica el procedimiento en el sentido de \"Enviar vía correo electrónico al Ingeniero responsable del proceso, el cuadro de validaciones actualizado conforme la norma vigente.\n20/03/2019 Riesgo 1 - Control 2 GSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda. Se modifica el procedimiento en el sentido que Previo el cruce y validaciones, se revisa la última fecha de actualización de la base de datos, si la base de datos tiene una fecha de actualización mayor al tiempo establecido por la norma (1 mes), el ingeniero de sistemas encargado debe solicitar la actualización mediante correo electrónico o memorando.\n20/03/2019 Riesgo 2 - Como acción complementaria se requiere socializar la documentación del proceso y sus mejoras.\n20/03/2019 Riesgo 3 - Control 2 - Se implementa como control la Lista de Asistencia a las Mesas de Vivienda con los entes territoriales a fin de garantizar que conozcan los requisitos de los hogares previa la postulación. \n20/03/2019 Riesgo 4  - Control 1 - Se actualizan evidencias definiéndose correos electrónicos, estadísticos del proceso o correo de cumple y no cumple, etc.\n20/03/2019 Riesgo 4  - Control 2 - Se actualiza el Procedimiento de Pagos de MI CASA YA retirando lo referente al Pago Manual.\n20/03/2019 Riesgo 4  - Control 3 - Se elimina el Control 3 puesto que la ejecución del control no la realiza el Ministerio.\n20/03/2019 Riesgo 5 - Se actualiza acción complementaria definiendo la socialización de los nuevos programas \"Semilleros de Propietarios \"y \"Casa digna vida digna\".\n30/09/2019 Riesgo 4 Control 2: Se anexa el memorando 2019IE0006340 de mayo 13 de 2019, mediante el cual el Subdirector del Subsidio informa a la OAP y a la OCI, sobre la decisión de dejar el procedimiento de Pago Manual del SFV MI CASA YA , como contingencia para cuando se presenten problemas de comunicaciones El procedimiento forma parte del proceso de Gestión del Subsidio y se da por cerrada la actividad.\n30/11/2019 Se reporta una completa actualización del Mapa de riesgo y se incluyen 2 formatos nuevos que cumplen con los requisitos del la OAP y OCI  para dar por culminada esta actividad. ","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado - Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q16:U16,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V16=5,100,IF(V16=4,95,IF(V16=3,90,IF(V16=2,70,IF(V16=1,50,IF(V16=0,0))))))","v":0},"Se evidencia SG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos  con Radicado N. 2017IE0011900 allegado a la Oficina Asesora de Planeación, quien tramito dicha solicitud bajo el concepto SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado 2018IE0003501 del 8 de marzo de 2018, en este concepto se aprueba la actualización de los procedimientos: GSV-P-02 Asignación del subsidio familiar de vivienda (versión 7) y GSV-P-08 Pago de subsidios familiares de vivienda del programa de promoción de acceso a la vivienda de interés social - \"Mi casa ya\" (Versión:2.0).\n\nSe evidencia SG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos  con Radicado N.2017IE0010447 allegado a la Oficina Asesora de Planeación, quien tramito dicha solicitud bajo el concepto SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado 20178IE0003499 del 8 de marzo de 2018, en este concepto se aprueba la actualización del PROCEDIMIENTO GSV-P-03 Movilización de los subsidios familiares de vivienda (versión4.)\n\nLos anteriores procedimientos se encuentran publicados en el link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-del-subsidio.\n\n31/07/2019:La evidencia suministrada son las siguientes: i)  acta del 13 de mayo de 2019 en el numeral 3 \"Tomó las determinaciones de sobre el Riesgo 4 (el pago manual de los subsidios familiares de vivienda del programa de promoción de acceso a la\nVivienda de interés social -“mi casa ya”) debido a la determinación en caso de contingencia de que no exista sistema\", esta información no es clara para determinar el cumplimiento de la acción y no tiene firmas, ir) así mismo el memorando 2019IE0006340 del 04 de junio con asunto: Respuesta de Radicado 2019IE0006076, no es un documento que cumple debido a que no contiene las firmas, y nos es claro el contenido del documento y iii) memorando 2019IE0004933 del 29 de abril de 2019 asunto: Reporte de facilitadores de calidad en el Proceso Gestión del Subsidio, no da cumplimiento a la acción ya que aporta conocimiento de los facilitadores del proceso y no es un documento valido debido a que  no contiene firmas.   Se recomienda  que se deben definir los procedimientos a actualizar, así mismo, que en el ejercicio de actualización del mapa de riesgos del proceso los controles definidos en se encuentran documentados. Esta acción tenia fecha de cumplimiento el 31/07/2019, por lo tanto no da cumplimiento en oportunidad y pertinencia.\n11/12/2019: Se evidencia los siguientes controles del mapa de riesgos en el Sistema Integrado de Gestión \" GSV-F-20 Formato Reporte de pagos y movilizaciones y GSV-F-21 Formato cuadro de validaciones \" creados el 16/09/2019, teniendo en cuenta que el hallazgo u oportunidad de mejora es \"Algunos de los controles definidos en el Mapa de Riesgos del proceso no se encuentran documentados\" y a la fecha los formatos están documentados dando cumplimiento a la acción establecida.","CUMPLIDA","31/05/2018 \n\n23/10/2018\n\n20/03/2019\n\n20/03/2019\n\n29/04/2019\n\n04/06/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","JUAN CARLOS CALDERON \n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO  \n\nDILSA BERMUDEZ\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","La actividad documentada no permite evidenciar cuales son los procedimientos objeto de actualizar, sin embargo el proceso durante la vigencia 2018 realizo la actualización de los siguientes procedimientos, así: 1. PAGO DE SUBSIDIOS FAMILIARES DE VIVIENDA DEL PROGRAMA DE PROMOCION DE ACCESO A LA VIVIENDA DE INTERES SOCIAL -“MI CASA YA” de fecha 08/03/2018. 2. MOVILIZACIÓN DE LOS SUBSIDIOS FAMILIARES DE VIVIENDA,  de fecha 08/03/2018. 3. ASIGNACIÓN DEL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA de fecha 08/03/2018 los cuales se encuentran publicados en el link http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-del-subsidio. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n23/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso realice la redefinición de la actividad para definir cuales son los procedimiento objeto de actualización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: Se reitera la necesidad de realizar la redefinición de la actividad para establecer cuales son los procedimiento objeto de actualización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n29/04/2019: Se Conformo el nuevo equipo de facilitadores, presentando al Contratista Guillermo Andrés Palacios López y continuando con los Facilitadores Nohora Elena Quintero Profesional Especializada y Pablo Cabrera Profesional de la Subdirección de subsidio Familiar de vivienda, con el fin de definir los criterios para el análisis y posible modificación de los procedimientos del proceso de Gestión de subsidios. \n\n04/06/2019: Se dio Respuesta a la solicitud de aclaración de la modificación del procedimiento que no se realizo y que en el memorando se evidencias las evidencias de la reunión en donde se determino con el Subdirector de subsidios el procedimiento no se va modificar en tanto que se tiene el cargue manual como contingencia en el caso que la plataforma presente fallas, y para continuar el procedimiento se deja como esta funcionando el procedimiento. \n\n21/08/2019: Se evidencia avance en la actividad con las mesas de trabajo para la identificación de riesgos del proceso. No obstante, las evidencias aportadas (GDC-F-01 Acta  Reunión. doc.; Memorando  Mapa de Riesgos. RESPUESTA, MEMORANDO OAP DESIGNACION FACILITADORES) por el proceso no son suficientes como se identifica en el seguimiento realizado por la OAP el 31 de julio 2019 y no permiten el cierre del Ítem 2, toda vez que no se anexan los procedimientos del proceso y ajustes de los que se requieran según los controles definidos en el mapa de riesgos, ni el concepto técnico de aprobación emitido de la Oficina Asesora de Planeación.  La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" toda vez que no se realizó el monitoreo con corte a mato 2019 y  de la actividad “Revisar los procedimientos del Proceso y ajustar los que se requieran según los controles definidos en el Mapa de Riesgos” debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/12/2017 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la documentación  de los siguientes controles del mapa de riesgos  en el Sistema Integrado de Gestión: \" GSV-F-20 Formato Reporte de pagos y movilizaciones y GSV-F-21 Formato cuadro de validaciones \", los cuales fueron creados el día 16/09/2019; no obstante,  teniendo en cuenta que la actividad es \"Revisar los procedimientos del proceso y ajustar los que se requieran según los controles definidos en el Mapa de Riesgos\", las evidencias no permiten verificar sobre cuáles procedimientos se realizaron los ajustes. De otra parte, se hace necesario continuar con la actividad, hasta tanto la documentación del proceso se actualice conforme al nuevo mapa de procesos.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Medición de indicadores","No están documentados los canales de comunicación que permitan el conocimiento oportuno de la actualización de la Política de Vivienda.","AM","Porque no se ha establecido el mecanismo de comunicación directa entre los funcionarios de la DSH que modifican la Política de Vivienda y los funcionarios de la SSFV que la aplican.\n\nDesconocimiento por parte del generador de la norma de la importancia que tiene para los funcionarios de la SSFV el conocimiento oportuno de la normatividad vigente.","Definir el canal de comunicación con los funcionarios de la DSH y la SSFV.\n\nActualizar la Matriz de Comunicaciones de cada uno de los Procesos que interactúan.\n\nImplementar el canal de comunicación.","2016-05-21","2017-12-31",null,"Guillermo Palacios, Pablo Cabrera y Nohora Elena Quintero Mahecha / Facilitadores del proceso","31/01/2018\n\n31/07/2018\n\n20/12/2018\n\n30/09/2019","Daniel Eduardo Contreras Castro-Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda","31/01/2018 El 19 de octubre de 2017, en conferencia telefónica entre el Subdirector del SFV, el Facilitador de Calidad del Proceso del SFV  y  el Facilitador de Calidad de Formulación de Política e Instrumentación Normativa, se acordó que los Facilitadores de Calidad del Proceso del SFV deben con una periodicidad mínimo de 2 veces al mes revisar la web del Ministerio para actualizar el Nomograma del Proceso de SFV.\n\n\n31/07/2018 El canal de comunicación frente a la actualización  de los canales de comunicación que permitan el conocimiento oportuno de la actualización de la Política de Vivienda, se definió en las caracterizaciones de los procesos: Formulación de políticas e instrumentación normativa y en la caracterización del proceso Gestión del subsidio.\n\n20/12/2018 Se envía correo electrónico de la caracterización del Proceso Gestión del Subsidio Versión 6 donde se incluyó dentro del planear la Gestión  de las comunicaciones internas y externas, la descripción de lo concerniente a la ejecución de la gestión.\n\n30/09/2019: La Dirección del Sistema Habitacional manifiesta que la comunicación de las modificaciones a las Normas establecidas en materia de vivienda se publican en al WEB del Ministerio; la Subdirección viene revisando las publicaciones y socializando  las nuevas y las modificaciones de las normas en materia de vivienda al interior del Ministerio y a los entes externos involucrados.\nSe anexa como evidencia la Circular 012 de septiembre 26 de 2019 expedida por Fonvivienda mediante la cual socializa el manejo de las denuncias a Alcaldías y Personerías Municipales.\nEn virtud que la DSH publica la norma en la Web se modificará la Caracterización del Proceso Gestión del Subsidio, hasta tanto queden definidos los grupos de valor.\nPor tanto solicitamos el cierre de la actividad..\n\n30/11/2019: Se entrega  la Matriz de Comunicaciones con el fin de dar cumplimiento y con Base en la Circular de  comunicaciones estratégicas, se realizar la actualización de la matriz en el 2020 con los siguientes componentes. Comunicación hacia los servidores públicos de cada dependencia, comunicación a los servidores públicos del ministerio y comunicación ante las partes interesadas del ministerio. con tal fin por este periodo damos por completada esta actividad.\n\n\n\n\n","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n31/07/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado - Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"Al revisar las caracterizaciones publicadas en la pág. web del Ministerio de los proceso: Formulación de políticas e instrumentación normativa (versión 7.0 del 28/06/2018) se evidencia que en este documento se define dentro de las actividades del hacer: \nActividad: Aprobación de proyectos normativos\nResponsables: Ministro, Fonvivienda\nProducto: Proyecto normativos aprobados por el MVCT o FONVIVIENDA \nPartes interesadas-internas: Gestión documental, Formulación de\npolíticas e instrumentación normativa, Procesos misionales; según corresponda\n\nPor otra parte, en la caracterización del proceso: Gestión del subsidio (Versión 6.0 del 28/06/2018), se evidencia:\nPartes interesadas - internas: Gestión documental\nFormulación de políticas\ne instrumentación\nnormativa\n\nInsumo: Publicación del instrumento normativo \n\nActividad: Definición del Plan de Acción Operativo\n\nResponsable: FONVIVIENDA  (A), SSFV (A), Servidor publico designado (E )\n\nProducto: Plan Acción Operativo\n\nPartes interesadas - interna: Planeación Estratégica y Gestión\nde Recursos Financieros, Gestión del Subsidio.\n\n31/07/2019: De acuerdo a la evidencia suministrada correo electrónico del 06 de mayo de 2019 la cual contiene informe SEGUIMIENTO MATRICES DE COMUNICACIONES \nMINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO   \nVigencia: 2018 y con su listado de asistencia de 12 de abril de 2019 se evidencia los siguiente: \n3. Generar acciones de comunicación con la ciudadanía para fomentar espacios de rendición de cuentas y participación ciudadana en ejercicio de los principios de publicidad y transparencia: Evidencia: presentan cartas de asignación dirigidas a Cavis (operador para comunicar postulaciones). Presentan resoluciones de asignación publicadas. Se revisan las de Mocoa y Campo Alegre. Se presenta carpetas digitales por meses con listado de las renuncias al subsidio y las respectivas resoluciones emitidas mensualmente. Se toman como muestra las de  febrero mayo y agosto. \n4. Fortalecer los Sistemas de Información del Ministerio, con la finalidad de ofrecer información de manera ágil, oportuna y confiable: Evidencia  Se presentan el link de la web asociado al tema y los listados de asistencia a ferias de vivienda  se tomas 21 de estos como muestra.\n7. Generar relación con proveedores externos para garantizar el cumplimiento de los objetivos: Evidencia Presentan actas de Comités por programas de vivienda, Actas de Comité Fiduciario y vivienda gratuita II, como muestra actas de junio de 2018 en formatos de la respectiva fiduciaria. De igual forma acta de Comité con Fidubogotá de 31 de agosto de 2018 ; comité Mi Casa ya con fiduciaria Occidente  de julio de 2018  \n8. Divulgar y promover la participación de los servidores públicos en las actividades que hacen parte del funcionamiento de su proceso: Evidencia: Se realizaron  capacitaciones a Grupo de Atención al Usuario sobre programas y políticas de vivienda. Como evidencia los listados de asistencia y correos electrónicos de marzo 21  y de abril 16 y 18.  \n\nEstán documentados dan cumplimiento ya que permiten el conocimiento oportuno de la actualización de la Política de Vivienda  a través de la matriz de comunicación y su respectivo seguimiento.\n \n","CUMPLIDA","31/05/2018 \n\n23/10/2018\n\n20/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","JUAN CARLOS CALDERON\n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO \n\nDILSA BERMUDEZ\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa. \n\n23/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: A la fecha de la evaluación se evidencia que el proceso realiza modificación de la caracterización del proceso, sin embargo, en la descripción de la No Conformidad y de la acción establecida se determinaron 3 actividades a cumplir, así: *Definir el canal de comunicación con los funcionarios de la DSH y la SSFV.\n*Actualizar la Matriz de Comunicaciones de cada uno de los Procesos que interactúan. *Implementar el canal de comunicación.\n Por lo anterior, se hace necesario que el proceso realice el monitoreo acorde a las actividades planificadas y aporte las evidencias para evaluar el cumplimiento de las mismas, así mismo se requiere que la OAP realice el seguimiento enmarcado en el cumplimiento de la  acción.\n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias relacionadas con la implementación del canal de comunicación. La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" toda vez que no se realizó el monitoreo con corte a mato 2019 y  de la actividad “Definir el canal de comunicación con los funcionarios de la DSH y la SSFV; Actualizar la Matriz de Comunicaciones de cada uno de los Procesos que interactúan e implementar el canal de comunicación” debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/12/2017 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la circular con fecha 22/11/2019 y radicado 2019IE0013437, en la cual se comunica la reestructuración a las matrices de comunicación de procesos, y correo electrónico con diapositivas de socialización de la nueva versión del formato Plan de Comunicaciones CIE-F-04, el cual se encuentra cargado en la página web del Ministerio; no obstante, las evidencias no permiten verificar el cumplimiento de las actividades definidas \"1. Definir el canal de comunicación con los funcionarios de la DSH y la SSFV; 2. Actualizar la Matriz de Comunicaciones de cada uno de los Procesos que interactúan y 3. Implementar el canal de comunicación\"; por lo anterior, y teniendo en cuenta que según los resultados de las evaluaciones anteriores no se han entregado las evidencias que permitan demostrar la ejecución de estas actividades, no es posible establecer el cierre de la acción de mejora, hasta tanto se remitan los soportes de defnición del canal, las matrices actualizadas y los soportes de implementación de dicho canal.\n\nDe igual manera, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente a la entrega de las evidencias de forma consistente con las actividades programadas y se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Medición y seguimiento del proceso, se requiere demostrar que \"No están documentados los canales de comunicación que permitan el conocimiento oportuno de la actualización de la Política de Vivienda\".","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[8,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","No se evidencia la publicación de los monitoreos de los controles del mapa de riesgos del proceso correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2018, en el link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-del-subsidio.","AP","No se tienen claros los lineamientos establecidos en la metodología integrada de administración del riesgo al igual que los lineamientos establecidos en la política de riesgos","Se solicito a la Oficina Asesora de Planeación, socialización de Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda.","2018-08-01","2018-12-31",null,"Guillermo Palacios, Pablo Cabrera y Nohora Elena Quintero Mahecha / Facilitadores del proceso","31/07/2018\n\n20/12/2018\n\n16/07/2018\n\n20/03/2018","Luis Alfonso Ojeda Medina /Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda ( E )\n\nDaniel Eduardo Contreras Castro-Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda","No se realiza seguimiento porque la actividad esta programada a partir del 1 de agosto de 2018.\n\n30/10/2018: En Mesa de  Trabajo con la OAP y la OCI se revisaron las evidencias de los controles que se  presentaron en el tercer trimestre y se acordaron modificaciones  a los controles del Mapa de Riesgos según solicitud 2018IE12688 de Octubre 31 de 2018 y Concepto Técnico 2018IE0012869.\n\n20/12/2018 se envió correo a la OAP a través del cual se solicita socialización  de la Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda  \n\n30/11-2019: Se Cito a una Capacitación del Programa Cas Digna Vida Digna con el Apoyo del Director de Inversiones. con el Fin de socializar el Tema y se pretende también realizar la capacitación en la política de Riesgos con apoyo de la OAP.\n\n16/07/2018 Se realizó capacitación por parte de la OAP del la Política y Metodología del Riesgo  a la que asistió la Subdirectora del Subsidio Dra. Arelys Bravo Pereira y el Facilitador Pablo Cabrera.\n\n15/02/2019 Se realizó por parte de la OAP refuerzo de la capacitación de la Política y Metodología del Riesgo, según lista de asistentes y presentación. Habrá nueva capacitación cuando se implemente la  nueva Guía de administración del riesgo definida por el DAFP,  se actualizarán estos documentos, se revisaran y ajustaran el mapa de riesgos de todos los procesos del SIG. \n\n2/10/2019: Se solicita vía correo electrónico a la OAP programar la capacitación para los funcionarios y contratistas, de la Política y Metodología del Riesgo con la nueva Guía definida por el DAFP.\n\n30/11-2019: Se Cito a una Capacitación del Programa Casa Digna Vida Digna con el Apoyo del Director de Inversiones. con el Fin de socializar el Tema y se pretende también realizar la capacitación en la política de Riesgos con apoyo de la OAP.\n\n4/03/2020: Se Cito a una Capacitación del programa Semillero de Propietarios modalidad Ahorro con el apoyo del director de inversiones y Subdirector del subsidio familiar de vivienda. con el fin de socializar la modalidad del programa.\n\n02/06/2020: Debido a la Unificación del Mapa de procesos se determino que lo mas propicio es  dar una capacitación del sistema de calidad para inicios de junio teniendo en cuenta que la emergencia Sanitaria no permitió que se realizara antes y por la caída en el servidor ya que la capacitación va dirigida a que utilicen las herramientas de la pagina web y debido a este inconveniente no se logro realizar","VENCIDA","31/07/2018\n\n26/01/2019\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado - Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"No se realiza seguimiento porque la actividad esta programada a partir del 1 de agosto de 2018\n\nEsta capacitación esta sujeta a programación que definirá la OAP, quien liderará el proceso de actualización de política y metodología integrada de gestión del riesgo y posteriormente se revisaran y actualizaran los mapas de riesgos del SIG.\n\n31/07/2019: Se evidencia listado de asistencia del 26 de abril de 2019 de Lanzamiento política y metodología de riesgos, presentación Metodología de Riesgos, y listado de asistencia del taller de socialización de la metodología de riesgos, estas evidencias dan cumplimiento a la acción  socialización de Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, mientras que para la corrección Publicar el monitoreo del primer trimestre realizado al mapa de riegos del proceso no se cuenta con la evidencia que soporte dicha acción, se recomienda suministrar el soporte de publicación de los respectivos monitoreos de la vigencia para dar cumplimiento en oportunidad y pertinencia a dicha acción que tiene fecha de cumplimiento el 31/12/2018.\n\n11/12/2019: La evidencia y listado de asistencia de capacitación de casa digna vida digna, no da cumplimiento con socialización de Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda.","VENCIDA","23/10/2018\n\n20/03/2019\n\n12/04/2019\n\n30/04/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO \n\nDILSA BERMUDEZ \n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: Se evidencia las listas de asistencia del 30/10/2018 y del 15/02/2019, la solicitud de cambio de documentos con radicado 2018IE0012869, el concepto técnico con radicado 2018IE0012688, correo electrónico donde se notifica la publicación de plan de Mejoramiento del SIG, documento Excel de la actualización del Mapa de Riesgos 2019, lista de asistencia capacitación del 15/02/2019 y presentación de la capacitación. No se da cierre a la actividad, toda vez que se hace necesario que el proceso establezca nuevas actividades que conlleven al cierre de la oportunidad de mejora establecida.\n\n12/04/2019:  Se realiza seguimiento del plan de comunicaciones se adjunta el documento del seguimiento la lista de asistencia al seguimiento y el correo en donde se evidencia la actualización de la matriz de comunicaciones. \n\n26/04/2019: Se realizo Presentación al nuevo mapa de Riesgos y a la nueva mapa de riesgos de todo el ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. se adjunto el listado de asistencia y la presentación de la reunión. \n\n30/04/2019: Se realiza taller de capacitación del nuevo Mapa de riesgos, se adjunta Lista de asistencia y documentos que soportan la participación en la actividad. \n\n21/08/2019: El proceso presentó avance con la identificación del mapa de riesgos del proceso en las mesas de trabajo realizadas con la asesoría y acompañamiento de OAP y OCI. No obstante, no es posible evaluar el cierre de la actividad hasta que se realice la publicación del mapa. Se recomienda revisar la pertinencia de solicitar la ampliación del plazo de ejecución del ítem, debido a que la fecha de finalización es de 31 de diciembre de 2018 adjuntando las justificaciones del caso y aplicando el procedimiento de SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora y sobre el diligenciamiento del SIG-F-14 Plan de mejoramiento. La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento de la actividad “Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, socialización de Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda” debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/12/2018 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del listado de asistencia con tema: \"Capacitación Casa Digna Vida Digna\" y correo electrónico de invitación a la capacitación; sin embargo, estas evidencias no permiten verificar el cumplimiento de la acción preventiva toda vez que esta no demuestra  la socialización de Política de administración del riesgo y de la metodología integrada del gestión del riesgo para la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda.  \n\nAsí mismo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente a la entrega de las evidencias de forma consistente con las actividades programadas y se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la oportunidad de mejora establecida en el Monitoreo a mapas de riesgos del proceso, se requiere demostrar que \"(...) la publicación de los monitoreos de los controles del mapa de riesgos del proceso\".","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[9,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 numeral 10.1 (Mejora) Generalidades. Homologable GP1000:2009 numeral 8.5. En revisión de los documentos aportados por los auditados (correo jueves 25 de enero de 2018 8:41 a.m.) frente a la gestión realizada a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del SIG, se observa incumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0 Ítem 8, el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento. Actividades que no se cumplen toda vez que en la columna SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO, SUBCOLUMNA: FECHA DE SEGUIMIENTO DIA, MES AÑO Y EXPLICACIÓN DEL SEGUIMIENTO REALIZADO (EVIDENCIAS) no corresponden al último periodo de actualización. Igualmente no se evidencia correo a la OCI","AC","Desconocimiento del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora ","Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación una capacitación del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora y sobre el diligenciamiento del SIG-F-14 Plan de mejoramiento","2018-08-01","2018-12-31",null,"Pablo Cabrera y Nohora Elena Quintero Mahecha / Facilitadores del proceso","31/07/2018\n\n20/12/2018\n\n27/02/2019\n\n\n\n\n","Luis Alfonso Ojeda Medina /Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda ( E )\n\nDaniel Eduardo Contreras Castro-Subdirector del Subsidio Familiar de Vivienda","27/02/2019 Los funcionarios de la Subdirección del Subsidio asistimos a la capacitación realizada por la OAP sobre Acciones preventivas, correctivas y de mejora y sobre el diligenciamiento del SIG-F-14 Plan de mejoramiento.\n\n27/02/2019 Se envió correo electrónico a la OCI informando de la publicación de las evidencias del seguimiento del Plan de Mejora realizado al cierre de febrero el cual fue publicado por la OAP en marzo 5 de 2019.\n5/03/2019 Se publicó el seguimiento de Febrero de 2019 del Plan de Mejora de la SSFV.\n\n30/09/2019 Se evidencia en el correo electrónico de junio 17 de 2019, el envío del seguimiento del Plan de Mejora y del cargue de las evidencias a la Oficina Asesora de Planeación; de la cual no recibimos respuesta alguna al respecto, por tanto se da por entendido la actividad fue atendida por la Gestión del Subsidio.\n\n30/11-2019: Luego de Realizar el monitoreo enviaremos una comunicación a la OAP con copia a la OCI para que este control opere y con esta actividad, damos por termina esta actividad. \n\n2/06/2020: Se solicito a al Oficina Aseora de Palaneación una capacitación en el Sistema de Calidad la capcacitación en los temas para el mes de junio, adicionalmente se realiza analisis de la pertinencia de la capacitación como actividad permanentemente abierta, para lo cual se consulta si se puede establer un periodo de tiempo anual en la cual se determine si se incumplio y asi cerrar la actividad. ","VENCIDA","31/07/2018\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado - Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"Se realizo capacitación el 27/02/2019 a los funcionarios  de la Subdirección del Subsidio sobre Acciones preventivas, correctivas y de mejora y sobre el diligenciamiento del SIG-F-14 Plan de mejoramiento.\n\n31/07/2019: El proceso no suministra evidencia para verificar la oportunidad y pertinencia del \" incumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0 Ítem 8, el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento\" se recomienda remitir diligenciado el monitoreo por parte del líder del proceso de la actividad soportando con evidencia el cumplimiento ya que tiene fecha de vencimiento el 31 de agosto de 2018.\n\n11/12/2019: El proceso no suministra evidencia para verificar la oportunidad y pertinencia del \" incumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0 Ítem 8, el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento\" se recomienda remitir diligenciado el monitoreo por parte del líder del proceso de la actividad soportando con evidencia el cumplimiento ya que tiene fecha de vencimiento el 31 de agosto de 2018, se recomienda que cada vez que se realice un monitoreo por parte del líder del proceso se remita a la OAP con copia a la OCI.","VENCIDA","23/10/2018\n\n20/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO \n\nDILSA BERMUDEZ\n\nCAROLINA SILVA \nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: Se evidencia que la lista de asistencia capacitación del 15/02/2019, presentación de la capacitación y correo enviado a la OAP en el solicitamos programar capacitación del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora y sobre el diligenciamiento del SIG-F-14 Plan de mejoramiento. No se da cierre a la actividad, toda vez que se hace necesario que el proceso establezca nuevas actividades que conlleven al cierre de la oportunidad de mejora establecida.\n\n\n21/08/2019: Una vez, revisada la carpeta no se anexan las evidencias del ítem, razón por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma, al corte del presente informe. La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\", toda vez que no se observo las evidencias del monitoreo con corte mayo 2019 y de la actividad “Revisar los procedimientos del Proceso y ajustar los que se requieran según los controles definidos en el Mapa de Riesgos” debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/12/2018 y a la fecha permanece abierta en el plan. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la toma de acciones referentes a las recomendaciones realizadas en las evaluaciones anteriores, no es posible dar cierre a la actividad programada. Así mismo, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la no conformidad establecida en la Auditoria interna del SIG, se requiere demostrar que \"(...) el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento\".","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Externas ","Mejorar la medición del proceso ya que se tienen únicamente indicadores de impacto y no de gestión proceso ","AP","En este momento no se cuenta con una herramienta de medición.","Formular indicadores para medir el objetivo del proceso y realizar seguimiento","2018-10-01","2019-05-31",null,"Guillermo Palacios, Pablo Cabrera y Nohora Elena Quintero Mahecha / Facilitadores del proceso","20/03/2019\n\n30/09/2019\n\n30/11/2019","Daniel Eduardo Contreras Castro-Subdirectora del Subsidio Familiar de Vivienda","Se revisaron con la OCI y la OAP  las actividades que caracterizan el proceso de Gestión del Subsidio, -Asignación y Movilización- de tal forma que permitan medir la eficiencia del proceso, para de esta formular los indicadores correspondientes.\n\n30/09/2019: En conversación con la Administradora de la Base de Datos del Subsidio e Ingenieros y responsables del proceso de cruces y validaciones, no es posible estandarizar el proceso de asignación en ninguno de los programas de vivienda reglados en el Ministerio, de tal forma que permita cuantificar el tiempo promedio de asignación por hogar; por tanto no es posible acoger la recomendación que sugirió la Auditoría Externa efectuada en el año 2018.\nPor lo anterior solicitamos el cierre de la actividad.\n\n30/11-2019: Se reporta como monitoreo a corte de esta fecha, el avance en materia de estandarización de los procedimientos  se actualizó el Mapa de riesgo teniendo en cuenta los criterios de este control formalizamos el Formato de reporte de pagos y movilizaciones en el cual se evidencian el Tiempo de Pago del Subsidio contra su cobro. \n\n02/06/2020: En conversación con la Administradora de la Base de Datos del Subsidio e Ingenieros y responsables del proceso de cruces y validaciones, no es posible estandarizar el proceso de asignación en ninguno de los programas de vivienda reglados en el Ministerio, de tal forma que permita cuantificar el tiempo promedio de asignación por hogar, ya que la asignación dependende diversos factores los cuales no permiten estandarizar el resultado. finalmente al proceder la observación es pertinente que no continue abierta, solicitamos el cierre de la actividad  teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado.\r\n","VENCIDA","20/03/2019\n\n31/07/2019\n\n11/12/2019","Suly Cerón Salas - Profesional especializado - Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"No se ha dado inicio a la actividad.\n\n31/07/2019:El proceso no suministra evidencia para verificar la oportunidad y pertinencia de la oportunidad de mejor establecida por el ente certificador \"Mejorar la medición del proceso ya que se tienen únicamente indicadores de impacto y no de gestión proceso\" se recomienda remitir  las evidencias de la actividad \"Formular indicadores para medir el objetivo del proceso y realizar seguimientos\" ya que tenia  fecha de vencimiento el 31 de mayo de 2019.\n\n11/12/2019: El proceso no suministra evidencia para verificar la oportunidad y pertinencia de la oportunidad de mejor establecida por el ente certificador \"Mejorar la medición del proceso ya que se tienen únicamente indicadores de impacto y no de gestión proceso\" se recomienda remitir  las evidencias de la actividad \"Formular indicadores para medir el objetivo del proceso y realizar seguimientos\" ya que tenia  fecha de vencimiento el 31 de mayo de 2019, se recomienda que en el ejercicio de la planeación 2020 y en la actualización del mapa de proceso, se realicen la formulación de indicadores que midan el objetivo del proceso.","VENCIDA","20/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","LINA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nCAROLINA SILVA\nALEXANDRA CORTES","20/03/2019: Se evidencia correo electrónico solicitando programar para el mes de Enero de 2019 capacitación frente a la definición de indicadores de gestión del proceso y una mesa para revisar la pertinencia de los indicadores cargados en el Proceso de Gestión del Subsidio y determinar el proceso al que pertenecen. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: Una vez, revisada la carpeta no se anexan las evidencias del ítem, razón por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma, al corte del presente informe.\n\nLa Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, Actividad No. 6: Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias)…\" y  en la actividad “Revisar los procedimientos del Proceso y ajustar los que se requieran según los controles definidos en el Mapa de Riesgos” debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/05/2019 y a la fecha permanece abierta en el plan de mejoramiento. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño. TIENE QUE VER CON LA REVISION Y AJUSTE DE LOS PROCEDIMIENTOS FRENTE AL NUEVO MAPA DE RIESGOS \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la toma de acciones referentes a las recomendaciones realizadas en las evaluaciones anteriores, no es posible dar cierre a la actividad programada. Así mismo, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la no conformidad establecida en la Auditoria interna del SIG, se requiere demostrar que \"(...) el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento\".","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[11,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Se observan debilidades en la identificación de los riesgos del proceso de Titulación y saneamiento predial y sus respectivos controles, de acuerdo al ciclo PHVA del proceso. ","AP","Desconocimiento de la Metodología Integrada de Administración del Riesgo","Actualizar el mapa de riesgos del proceso y sus respectivos controles de acuerdo con la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación","2019-04-01","2019-06-30",null,"Paola Álvarez / Contratista GTSP","2019-03-28","Ana María Alzate / Coordinadora GTSP","28/03/2019: El Proceso de titulación y saneamiento predial se encuentra a la espera de los lineamientos definidos por OAP para realizar la respectiva actualización del mapa de riesgos del proceso. \n14/06/2019: A la fecha se avanzo en la mesa de trabajo con la Oficina Asesora de Planeación y Control Interno para la actualización del mapa de riesgos del proceso celebrada el 10 de Junio de 2019 y de la cual se tiene como evidencia el acta disponible en la OAP, se adjunta como evidencia listado de asistencia. Se espera concluir la actividad en la fecha de finalización prevista 30/06/2019 \n31/06/2019: Se cuenta con el nuevo mapa de riesgos \n31/08/2019: Se culminó con el ejercicio de actualización del mapa de riesgos para la vigencia 2019. bajo radicado No 2019IE0009698 se solcito al administrador del SIG la actualización del mismo,  este fue aprobado por la OAP y por la OCI y fue socializado al interior del GTSP el día 20 de agosto con el acompañamiento de la OAP. \nEn este nuevo mapa quedaron aprobados 4 riesgos a los cuales se les realizará el monitoreo correspondiente a partir del mes de septiembre. \n30/11/2019: Se reiteran las actividades de cumplimiento reportadas con corte a 31 de Agosto de 2019 para las cuales ya se habían reportado evidencias. Se culminó con el ejercicio de actualización del mapa de riesgos para la vigencia 2019. bajo radicado No 2019IE0009698 se solcito al administrador del SIG la actualización del mismo,  este fue aprobado por la OAP y por la OCI y fue socializado al interior del GTSP el día 20 de agosto con el acompañamiento de la OAP.  Se da alcance a la ampliación de la fecha para actualización del mapa de riesgos aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para el 30/08/2019 fecha para la cual el GTSP cumplió con las actividades relacionadas con la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n31/05/2020: Considerando que esta acción ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. La información solicitada relacionada con  \"los soportes de las acciones tomadas por parte del proceso posterior a su actualización frente a las evaluaciones realizadas por la OCI,\"  se encuentran disponibles en el Share Point dispuesto para el cargue del monitoreo del mapa de riesgos. La OAP solicito la muestra de las Resoluciones emitidas por el GTSP y emitio su concepto en su seguimiento realizado en el mes de mayo en cumplimiento de la observacion realizada por OCI en su evaluacion al monitoreo del mapa de risgos del proceso. En todo caso para el mes de Julio se tiene prevista nueva actualizacion de los mapas de riesgos en atencion a la actualizacion del mapa de procesos aprobada en Diciembre de 2019, y se consideraran las recomendaciones realizadas por la OCI. Se adjunta como evidencia el oficio de radicado 2019IE0014915 del 20 de Dic de 2019, con el que se atendieron las observaciones y recomendaciones realizadas por la OCI en su evaluacion de nuestro mapa de riesgos.","CUMPLIDA","28/03/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"No se evidencian ejecución de actividades al  respecto puesto que están programadas a partir del 01/04/2019\n\n30/07/2019 La evidencia aportada por el proceso no corresponde al periodo de seguimiento, ya que según lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, las evidencias que debe aportar el proceso son con corte a 31/05/2019 y la lista de asistencia que se adjunta es del 10/06/2019. Se aclara que según Comité Institucional de Gestión y Desempeño celebrado el día 9 de julio de 2019, se aprobó la ampliación de la actividad: Actualización Mapas de riesgos  (Gestión y Corrupción) para el 30/08/2019.\n\n23/01/2020 Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos cuyo radicado es el N. 2019IE9698, el cual fue tramitado por la OAP mediante SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0010301, el mapa de riesgos aprobado se encuentra publicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/titulacion-y-saneamiento-predial \n\n","CUMPLIDA","19/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","WILLIAM JOSE TOVAR PABON\n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\nCLAUDIRA GALINDO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","19/03/2019: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de comienzo a la actividad programada, toda vez que su fecha de inicio es desde el 01 de abril de 2019.\n\n23/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de mesa de trabajo realizada el día 10/06/2019 con tema \"Actualización Mapa de Riesgos - Proceso de Titulación y saneamiento predial\", sin embargo, esta no corresponde con la fecha de corte de esta evaluación, que es 30/05/2019, por lo anterior, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación del mapa de riesgos del proceso, el día 22/08/2019 con radicado 2019IE0009698, el cual es aprobado por la OAP mediante concepto dado el día 05/09/2019 con radicado 2019IE0010301, con lo cual se verifica la actualización del mapa de riesgos, dando cumplimiento a la acción preventiva establecida de acuerdo al monitoreo del mapa  de riesgos.\n\nDe otra parte, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se solicita remitir los soportes de las acciones tomadas por parte del proceso posterior a su actualización frente a las evaluaciones realizadas por la OCI, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[12,"Auditorias independientes de la OCI","1. DEBILIDADES EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DE CESIÓN A TÍTULO GRATUITO Y TRANSFERENCIA DEL DERECHO DE DOMINIO. 2.1. VALORACIÓN PROBATORIA EN LA CESIÓN A TÍTULO GRATUITO\nb. El Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, no solo resolvió a favor un recurso incoado de manera extemporánea, sino\nque valoró como prueba para su decisión, un documento que daba cuenta de un cambio de uso obtenido con posterioridad, con lo cual no se desvirtúa el incumplimiento de los requisitos legales para acceder a la t titulación . Por lo que el Grupo de Titulación y Saneamiento predial, inobservó la aplicación de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1437 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA, el cual establece \"Oportunidad y presentación. Los\nrecursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez\". Así como los numerales 1, 2 y 3 del artículo 77 Ibidem. Vivienda","AC","El procedimiento de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE carece de una herramienta que genere alertas tempranas de vencimiento de los términos legales establecidos para el trámite administrativo","Generar una Herramienta de Alertas tempranas de vencimiento de términos legales en el trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE","2018-08-08","2018-12-31",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","2018-09-21","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","A la fecha del monitoreo, no se han adelantado actividades relacionadas con la acción planteada.\n\nSe actualiza el responsable de la actividad a Ana María Álzate Arismendy, Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial.\n\nEl 30/11/2018 se realizó la mesa de trabajo de líderes del GTSP, en la cual se revisó el plan de mejoramiento y se encargó el diseño de la herramienta de alertas tempranas a Diego Salamanca, con el apoyo jurídico de las abogadas Sandra Galindo y Vivian Porras , lo cual se recoge en el acta No. 2 de esa fecha.\n\nEse mismo día, mediante acta se establece el compromiso de hacer entrega de l a herramienta de alertas tempranas el 31/12/2018.\n\nSegún acta  del 28/12/2018, los Contratistas Diego Salamanca y Sandra Carolina Galindo hacen entrega de la herramienta  de Alertas tempranas de vencimiento de términos legales en el trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE.\n\n14/06/2019:Con la entrada en vigencia de los procedimientos aprobados para el proceso en los cuales se incorporaron las actividades de comunicación, notificación y publicación de los actos administrativos se controlaron los términos establecidos en CPACA regulando su cumplimiento como se evidencia en el informe trimestral de seguimiento que se adjunta para evidencia de los meses de enero, febrero  y marzo.\n\n31/05/2020: Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \"soportes de aplicación de la herramienta en la vigencia 2019 y primer trimestre de la vigencia 2020, así como las acciones tomadas frente a las alertas generadas en dicho periodo\" remitiendo los informes generados del seguimiento de la herramienta de alertas tempranas al vencimiento de términos legales CPACA.  En relación con información sobre alertas que pudieran generarse, se precisa que la base excel alimentada,  nos permite identificar a la fecha, en relación con la gestión de seguimiento adelantado en el año 2019, que terminado el proceso de notificación en términos CPACA y habiendo remitido los documentos para registro (resoluciones y constancias de ejecutoria) a los peticionarios,  resoluciones administrativas ya ejecutoriadas y en firme que no han sido registradas por lo peticionarios, pese a haberlas recibido, situación que se constituye en una alerta. Esta alerta ha sido atendida principalmente con dos actuaciones: \n 1. Seguimiento y verificación al trámite de remisión, envío y recibo de la documentación, procediendo a identificar, la causa que señala la oficina de correspondencia, (causal de devolución y no entre) para garantizar el correcto envío y recibo de la documentación por segunda vez. \n2. Cuando se logra verificar que el peticionario ya recibió los documentos (resolución y constancia de ejecutoria para registro ) se procede a enviar mínimo 1 y máximo 3 oficios informándole a cada peticionario la necesidad de acudir a las oficinas de notariado y registro competentes a radicar los documentos originales que recibieron, para garantizar la eficacia del trámite realizado. \nEs importante advertir que de las resoluciones antes mencionadas, conforme al conteo de términos y al tipo de resolución (transferencia), tambien se identifican las que esten próximas a vencer los 90 días hábiles que establece la norma (Artículo 28 de la ley 1579 de 2012), para registrar la constitución de patrimonio de familia del inmueble, situación que en consecuencia impedirá tramitar con efectividad el registro, pero que no podemos coaccionar en modo alguno, porque esta gestión esta asociada a la voluntad del peticionario y particular.  \n\nEn relación con la gestión de seguimiento adelantado en el proceso de notificaciones de las resoluciones expedidas en el año 2020, este no presenta ninguna alerta a la fecha.  Lo anterior, para soportar la eficacia de la accion de control implementada y  solicitar el cierre por eficacia de la misma.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"24/09/2018 A la fecha del seguimiento, no se han adelantado actividades relacionadas con la acción planteada.\n\n30/07/2019 Se evidencia Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA en el que se informa que en el primer trimestre el GTSP expidió 119 actos administrativos, de los cuales 113 actos administrativos presentaron citación para notificación, lo cual se realizó dentro de los términos establecidos por CPACA, 68 actos administrativos fueron notificados oportunamente. En relación a los actos en ejecutoria 55 actos están ejecutoriados y 13 en proceso (dentro de términos)\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","La evidencia aportada es: \nCORREOS:\n-20180813 Solicitud Colaboración Modelo de Acto Administrativo, con el apartado del siguiente comentario: solicito tu amable colaboración adelantando la actividad asociada al ítem No. 12 del Plan de Mejoramiento\n-20180820 Proyecto Instructivo Viabilidad Jurídica Art 2, con el apartado del siguiente comentario: adjunto el borrador del instructivo de articulo\n-20180829 Modelo de acto de asignación de expediente, con el apartado del siguiente comentario: En cumplimiento de la actividad asociada al ítem No. 12 del plan de mejoramiento\n-20180921 RE  Plan de Mejoramiento - Socialización instructivo Técnico Art 2° Anexo el documento con los cambios propuestos,\nDOCUMENTO\n20180829 Modelo de Acto de Asignación de Expediente, en proceso. No es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia acta de reunión de fecha 30/11/2018, con su respectiva lista de asistencia, en la cual se desarrolla como punto de la reunión la revisión de procedimientos e instructivos del proceso. Asimismo, se evidencia el acta de entrega de la presentación de la herramienta de alertas tempranas de vencimiento de términos legales en el trámite administrativo de cesión a título gratuito de bienes fiscales de los extintos ICT INURBE y se observa archivo (Excel) donde se desarrolla la herramienta, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: Se evidencia documento en formato Excel, denominado \"Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA\" donde se explica la expedición de actos administrativos el primer trimestre, frente a los términos establecidos por CPACA y el proceso de notificación respectivamente, permitiendo verificar la resolución de los recursos de manera oportuna.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la actividad se dió por cerrada en la anterior evaluación, a fin de evaluar la efectividad de la herramienta propuesta, se solicita al proceso remitir los soportes de aplicación de la herramienta en la vigencia 2019 y primer trimestre de la vigencia 2020, así como las acciones tomadas frente a las alertas generadas en dicho periodo, los cuales serán insumo para la evaluación a realizar en el mes de agosto de 2020.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Capacitar a los servidores públicos del GTSP en el uso de la Herramienta de Alertas tempranas de vencimiento de términos legales en el trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE","2019-01-22","2019-03-29",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","2018-09-21","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","Se actualiza el responsable de la actividad a Ana María Álzate Arismendy, Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial.\n\n29/03/2019 El 26 de febrero de 2019 se realizó la capacitación a los funcionarios públicos del GTSP frente al propósito y uso de la herramienta de letras tempranas de vencimiento de términos legales en el trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE\n\n14/06/2019:Con la entrada en vigencia de los procedimientos aprobados para el proceso en los cuales se incorporaron las actividades de comunicación, notificación y publicación de los actos administrativos se controlaron los términos establecidos en CPACA regulando su cumplimiento como se evidencia en el informe trimestral de seguimiento que se adjunta para evidencia de los meses de enero, febrero  y marzo.\n31/05/2020: Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \" soportes de inducción y reinducción en el uso de la herramienta a todos los integrantes de la dependencia, así como de evaluación de su entendimiento\" remitiendo acta de capacitación (induccion) realizada el 26 de febrero de 2019. Por otra parte y respecto a la solicitud de evidencia de reinducción del uso de la herramienta se aclara que la herramienta de control ha sido alimentada desde su puesta en operación solamente  por el contratista Ivan Suarez con seguimiento, control y retroalimentación mensual de las abogadas Sandra Galindo y Gisell Pava garantizando control efectivo en el cumplimiento de los términos del CPACA a traves del uso de la herramienta, como se evidencia en los informes trimestrales remitidos para documentar la actividad anterior, razon por la cual no se ha requerido de \"reinduccion\" o evaluación  en el manejo de la misma, pues la retroalimentación ha sido continua  La informacion reportada y claridad presentada se remite para soportar la eficacia de la accion de control implementada y solicitar el cierre por eficacia de la misma.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"A la fecha del seguimiento no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 22/01/2019.\n\n30/07/2019 Se evidencia Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA en el que se informa que en el primer trimestre el GTSP expidió 119 actos administrativos, de los cuales 113 actos administrativos presentaron citación para notificación, lo cual se realizó dentro de los términos establecidos por CPACA, 68 actos administrativos fueron notificados oportunamente. En relación a los actos en ejecutoria 55 actos están ejecutoriados y 13 en proceso (dentro de términos).\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia copia del correo enviado el 20/02/2019 en el cual se realiza la convocatoria de la socialización y capacitación de la herramienta de alertas tempranas, se evidencia la presentación (PowerPoint), el listado de asistencia y el acta de capacitación, todos de fecha 26/02/2019, con lo que se evidencia la ejecución de la actividad planificada, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: Se evidencia documento en formato Excel, denominado \"Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA\" donde se explica la expedición de actos administrativos el primer trimestre, frente a los términos establecidos por CPACA y el proceso de notificación respectivamente, permitiendo verificar la resolución de los recursos de manera oportuna al interior del proceso.\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción implementada y teniendo en cuenta la aplicación continua de la herramienta, se solicita al proceso remitir los soportes de inducción y reinducción en el uso de la herramienta a todos los integrantes de la dependencia, así como de evaluación de su entendimiento, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Requerir al Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, incorporar alertas tempranas del trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE","2019-01-22","2019-03-29",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","2018-09-21","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","A la fecha del monitoreo no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 22/01/2019.\n29/03/2019 Se envía correo electrónico al GSTAI y OTIC en donde se solicita desarrollo e incorporación en el Aplicativo ICT-Inurbe de un módulo que nos permita tener alertas tempranas de los trámites administrativos que  se generan desde este grupo. \n14/06/2019 Toda vez que se realizo requerimiento al GSTAI del apoyo informático sin recibir respuesta se reitero la solicitud  de la creación del sistema de alertas tempranas mediante memorando de radicado 2019IE0006741 que se adjunta como evidencia.\n31/08/2019: el día 01 de agosto de 2019 el GTSP se sostuvo reunión  con el nuevo jefe de OTIC con el fin de hacerle un recuento y reiterar de las necesidades y requerimientos del GTSP frente al aplicativo ICT-INURBE, reafirmando las necesidades identificadas el día 02 de agosto mediante radicado No 2019IE0008845 dirigido a las OTIC se relacionaron todos los requerimientos a fin de buscar salidas tecnológicas para el mejoramiento del ICT-INURBE.\nVale la pena resaltar que la actividad esta encaminada al requerimiento a la OTIC y este se viene realizando por parte del GTSP desde el 29 de marzo  a través de correo electrónico, posteriormente fue reiterado a través de memorando No 2019IE0006741 el 14 de junio y 2019IE0008845 del 02 de agosto. Es decir el alcance frente a la actividad planteada fue cumplida oportunamente por parte del GTSP.\n30/11/2019: Se reitera el cumplimiento de la actividad por parte del GTSP, para las cuales ya se había reportado evidencias, relacionado con requerir al grupo de Soporte Técnico y Apoyo  Informático , incorporar alertas tempranas del tramite administrativo de cesión a titulo gratuito de bienes fiscales de los extintos ICT-INURBE, con los radicados que ya han sido remitidos como evidencia por el GTSP.  El GSTAI respondió no contar con los recursos financieros para cumplir con los requerimientos del GTSP.\n31/05/2020:    Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \"solicita al proceso remitir la respuesta recibida frente al requerimiento realizado y los soportes de las acciones tomadas posterior a la recepción de la respuesta generada\" informando que el radicado de respuesta a nuestro requerimiento fue el 2019IE0010146, sin embargo, este no fue cargado al sistema por la oficina remitente por lo que no se tiene acceso al mismo a la fecha de este reporte. Respecto de las acciones tomadas posterior a la respuesta generada se remite acta de mesa de trabajo realizada con OTIC el 1 de Agosto y el oficio radicado 2019IE0008845 del 02 de agosto con el que se cumplió compromiso del GTSP establecido en la reunión del 1 de Agosto. Adicionalmente en aras de atender los requerimientos de apoyo informatico realizados por el GTSP relacionado la depuración masiva y calidad de datos de los registros de la base de ICT- INURBE durante la vigencia 2020 se aperturó oficialmente el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa – MVCT-SASIE-001- 2020 – Plataforma SECOP II.\n","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"A la fecha del seguimiento no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 22/01/2019.\n\n30/07/2019 Se evidencia memorando con radicado  2019IE0006741 de fecha: 12/06/2019, emitido por la Coordinadora del GTSP a la Jefe de la OTIC, en el cual se solicita creación de sistema de alertas tempranas GTSP\n\n23/01/2020 Se evidencia memorando con radicado  2019IE0006741 de fecha: 12/06/2019, emitido por la Coordinadora del GTSP a la Jefe de la OTIC, en el cual se solicita creación de sistema de alertas tempranas GTSP\n\n","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 29/03/2019 con asunto \"solicitud creación de sistema de alertas tempranas - GTSP\", el cual es remitido por la coordinadora del Grupo de titulación y saneamiento predial a la Jefe de la Oficina TIC y la coordinadora de GSTAI, donde se solicita a estos grupos el espacio para trabajar herramienta dentro del trámite.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n23/08/2019: Se evidencia Memorando con radicado 2019IE0006741 con asunto \"Solicitud creación de sistema de alertas tempranas - GTSP\" con fecha 12/06/2019, sin embargo, esta no corresponde con la fecha de corte de esta evaluación, que es 30/05/2019, por lo anterior, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 29/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del memorando con radicado 2019IE0006741 remitido a la Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el mes de junio de 2019,  sin embargo en la actividad se define \"Requerir al Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático(...)\", lo cual no es consistente con el destinatario de la comunicación remitida ni con el monitoreo realizado donde se menciona la comunicación con el grupo GSTAI. Sin embargo, teniendo en cuenta que en la vigencia 2019 se unificaron estas dos dependencias, se da cierre de la acción correctiva propuesta en respuesta a la auditoría independiente de la OCI. \n\nDe otra parte, a fin de determinar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir la respuesta recibida frente al requerimiento realizado y los soportes de las acciones tomadas posterior a la recepción de la respuesta generada, los cuales serán insumos para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Revisar el procedimiento de acuerdo a los términos legales establecidos para el trámite administrativo de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE ","2018-08-08","2018-12-31",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","2018-09-21","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","Se está adelantando el trámite de los instructivos para adelantar el estudio de viabilidad técnica y jurídica de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE. Una vez concluida la actividad, se procederá al ajuste de los procedimientos.\n\n29/03/2019 La OAP tramita las solicitudes documentales y da aprobación para la actualización de las mismas  SIG-F-02 concepto técnico N. 2019IE0003667 del 22/03/2019. Los documentos actualizados se encuentran publicados en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/titulacion-y-saneamiento-predial\n\n14/06/2019:Con la entrada en vigencia de los procedimientos aprobados para el proceso en los cuales se incorporaron las actividades de comunicación, notificación y publicación de los actos administrativos se controlaron los términos establecidos en CPACA regulando su cumplimiento como se evidencia en el informe trimestral de seguimiento que se adjunta para evidencia de los meses de enero, febrero  y marzo.\n\n31/05/2020:    Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \"remitir los soportes de socialización de la actualización del procedimiento a los integrantes de la dependencia y de aplicación al trámite administrativo de Gestión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT INURBE\" se remite planillas de asistencia de la actividad de socialización realizada.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia propuestas para los instructivos para adelantar el estudio de viabilidad técnica y jurídica de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE. Lo anterior según correos electrónicos del 21/09/2018 y 20/08/2018; respectivamente\n\n30/07/2019 Se evidencia Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA en el que se informa que en el primer trimestre el GTSP expidió 119 actos administrativos, de los cuales 113 actos administrativos presentaron citación para notificación, lo cual se realizó dentro de los términos establecidos por CPACA, 68 actos administrativos fueron notificados oportunamente. En relación a los actos en ejecutoria 55 actos están ejecutoriados y 13 en proceso (dentro de términos)\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2020\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia memorando de radicado 2018IE0014001 remitido por el grupo de titulación y saneamiento predial a la OAJ en el mes de noviembre,  donde se realiza la solicitud de los documentos asociados a los procedimientos TSP-P-02 y TSP-P-06 y se evidencia memorando de radicado 2018IE0014337 remitido por el grupo de titulación y saneamiento predial a la OAJ en el mes de diciembre, donde se realiza la solicitud de los documentos asociados a los procedimientos TSP-P-02 y TSP-P-06. Asimismo, se evidencia el memorando de respuesta con radicado 2018IE0014660 donde la OAJ da el visto bueno a los documentos presentados y la solicitud de fecha 21/12/2018 con radicado 2018IE0015031 donde se modifica el procedimiento TSP-P-02. , el cual se aprueba mediante concepto de fecha 22/03/2019 con radicado 2019IE0003667,  dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: Se evidencia documento en formato PDF, denominado \"Informe Primer trimestre 2019 -Herramienta Control CPACA\" donde se explica la expedición de actos administrativos el primer trimestre, frente a los términos establecidos por CPACA y el proceso de notificación respectivamente, permitiendo verificar la aplicación de los términos legales para la Cesión a Titulo gratuito de bienes fiscales.\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción implementada y teniendo en cuenta la aplicación continua del procedimiento, se solicita al proceso remitir los soportes de socialización de la actualización del procedimiento a los integrantes de la dependencia y de aplicación al trámite administrativo de Gestión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT INURBE, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[13,"Auditorias independientes de la OCI","RECOMENDACIONES.\nEs preciso señalar, que de acuerdo a la especialidad de la actuación frente al reconocimiento de derechos a terceros, es necesario que previa sustentación técnica realizada por el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, se convoque a un cuerpo colegiado (Comité) que recomiende el reconocimiento del derecho frente al tercero, con el fin de fortalecer los mecanismos de transparencia en la toma de la decisión, respecto a la aplicación del artículo 2 de la Ley 1001 de 2005 y el artículo 10 del Decreto 554 de 2003. ","AC","Ausencia de una segunda instancia para valorar casos especiales","Incorporar en el \"Instructivo para el diligenciamiento de la Matriz de Alertas y Control\" a que hace referencia la Resolución 0438 de 2018, los casos especiales a ser valorados en las instancias establecidas para cada nivel de alerta","2018-08-08","2018-11-30",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","21/09/2018\n\n30/12/2018","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial\n\nAna María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","30/12/2018: Se actualiza el responsable de la actividad a Ana María Álzate Arismendy, Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial.\nMediante radicado No. 2018IE0012073 del 17/10/2018, el GTSP presentó a la OAP la solicitud de creación y modificación de documentos del proceso de Titulación y Saneamiento Predial, para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 6 de la Resolución 0438 del 22/06/2018, \"por la cual se adoptan mecanismos para el fortalecimiento de las funciones administrativas del sector administrativo de Vivienda, Ciudad y Territorio\". Los documentos remitidos fueron:\n-TSP-C Caracterización Proceso de Titulación y Saneamiento Predial\n-CIE-F-04 Matriz de Comunicaciones\n-TSP-P-02 Cesión a título gratuito de bienes fiscales de los extintos ICT-INURBE\n-TSP-P-03 Enajenación de bienes de los extintos ICT- INURBE ocupados por instituciones religiosas e iglesias\n-TSP-P-04 Cesión a título gratuito de bienes de los extintos ICT–INURBE con vocación de uso público y/o zonas de cesión obligatoria y gratuita\n-TSP-P-06 Transferencia de dominio de bienes inmuebles en cumplimiento de los compromisos derivados del extinto ICT\n-Instructivo para el Diligenciamiento de la Matriz de Alertas y Control\n-Matriz de Alertas y Control\n-Anexo Matriz de Alertas y Control\nMediante radicado No. 2018IE0013498 del 21 /11/2018, la OAP emitió concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación, en el cual indica que \"Una vez revisada la documentación relacionada en la solicitud con N. de radicado 2018IE0012073, se evidenció que ésta documentación cumple con los requisitos establecidos en el SIG-1-01 Instructivo para la elaboración de la documentación de SIG, por tal razón cuenta con el visto bueno para continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del Sistema Integrado de Gestión.\"\nLos documentos se encuentran publicados en la documentación del proceso de Titulación y Saneamiento Predial.\n\n14/06/2019. Desde la aprobación del instructivo para el diligenciamiento de la matriz de alertas y control, esta no se ha diligenciado toda vez que los predios transferidos al corte de este reporte no cumplen con  ninguno de los criterios para aplicar esta matriz. \"Hallazgo CGR con incidencia Fiscal\" y/o \"Predio ubicado en zona de alto riesgo no mitigable\" y/o \"No se cuenta con la información por negligencia de la entidad competente\".\n31/05/2020: Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \" soportes de dicha aplicación en la vigencia 2019 y primer trimestre de la vigencia 2020\" ratificando que en este proceso desde la aprobación del instructivo para el diligenciamiento de la matriz de alertas y control, esta no se ha diligenciado toda vez que los predios transferidos al corte de este reporte (mayo 31 de 2020) no cumplen con  ninguno de los criterios para aplicar esta matriz. \"Hallazgo CGR con incidencia Fiscal\" y/o \"Predio ubicado en zona de alto riesgo no mitigable\" y/o \"No se cuenta con la información por negligencia de la entidad competente\" Se remite como evidencia oficio de seguimiento remitido a la Secretaria General con radicado 2019IE0009242.\n\n","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n17/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia acta N.4 del 21/09/2018, esta soporta la reunión sostenida el 21/09/2018 entre el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial y la OAP, en dicho documento se define la documentación a modificar según lineamientos establecidos en las resoluciones:  0438 y 556 de 2018. \n\n17/01/2019: Se evidencia SIG-F-01  solicitud  de creación, actualización y/o eliminación de documentos con radicado 2018IE0012073 del 17/10/2018 el cual fue tramitado por la OAP mediante SIG-F-02 Concepto Técnico de recisión de solicitudes de documentación radicado N: 2018IE0013498 del 21/11/2018, la documentación aprobada en el SIG se encuentra publicada en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/titulacion-y-saneamiento-predial\n\n30/07/2019 El proceso no aporta evidencias que permitan evidenciar ejecución de la actividad. Lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el líder del proceso en el que se manifiesta: \"Desde la aprobación del instructivo para el diligenciamiento de la matriz de alertas y control, esta no se ha diligenciado toda vez que los predios transferidos al corte de este reporte no cumplen con  ninguno de los criterios para aplicar esta matriz. \"Hallazgo CGR con incidencia Fiscal\" y/o \"Predio ubicado en zona de alto riesgo no mitigable\" y/o \"No se cuenta con la información por negligencia de la entidad competente\"\n\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES \nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","La evidencia aportada:\n-20180921 Acta Análisis Res 0438 y 556 de 2018 TSP\n-Listas de asistencia 20180921 Análisis Res 0438 y 556 de 2018 TSP\n-Correo, con fecha 16/08/2018 (el correo  no aporta información).Mesa revisión documentación TSP resolución 0438 del 22 06 2018\n-Correo, con fecha 21/09/2018. Revisión Documentación del proceso TSP - Res 438 y 556 de 2018, no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia la solicitud de modificación de fecha 17/10/2018 con radicado 2018IE0012073 en el cual se observa la creación del \"Instructivo para el diligenciamiento de la Matriz de alertas y control\", el cual es aprobado mediante concepto técnico de fecha 21/11/2018 con radicado 2018IE 0013498; asimismo, se observa la publicación del instructivo en la página web de la Entidad y se evidencia que dentro de su contenido se hace referencia a la resolución 438 de 2018 definiendo para cada alerta las medidas e instancias de conocimiento, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: El proceso no aporta evidencias teniendo en cuenta la información monitoreada por el proceso \"Desde la aprobación del instructivo para el diligenciamiento de la matriz de alertas y control, esta no se ha diligenciado toda vez que los predios transferidos al corte de este reporte no cumplen con  ninguno de los criterios para aplicar esta matriz. \"Hallazgo CGR con incidencia Fiscal\" y/o \"Predio ubicado en zona de alto riesgo no mitigable\" y/o \"No se cuenta con la información por negligencia de la entidad competente\".\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción implementada y teniendo en cuenta la aplicación continua del instructivo, se solicita al proceso remitir los soportes de dicha aplicación en la vigencia 2019 y primer trimestre de la vigencia 2020, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[14,"Auditorias independientes de la OCI","ESPECÍFICAS A CADA EXPEDIENTE ","AC"," Es necesario revisar uno a uno los expedientes para determinar qué causó la no conformidad","Revisar los expedientes que fueron sujetos de auditoria interna por parte de la OCI y generar un informe frente a este proceso de tal forma se detalle las subsanaciones realizadas y las medidas a implementar por parte del GTSP","2018-12-11","2019-04-30",null,"Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","30/01/2019\n\n\n29/02/2020","Ana María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","A la fecha se espera contar con los contratistas necesarios para realizar esta actividad. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30/04/2019 por falta de recurso humano durante los 2 primeros meses de gestión de la vigencia.\n\n14/06/2019 Se realizo informe con los resultados de la revisión de los expedientes objeto de auditoria,  mostrando las acciones implementadas a nivel general y particular de los expedientes revisados. Se adjunta informe del estado actual de los expedientes.\n\n31/08/2019:  De acuerdo con el informe generado de la revisión de los expedientes objeto de auditoria para los casos aplicables re generaron las acciones correctivas y/o preventivas en cada uno de los expedientes, podemos encontrar expedientes cerrados y otros que continúan en tramite (Cesión a titulo gratuito) a la espera de el Decreto reglamentario del articulo 276 de la Ley 1955 de 2019.\n30/11/2019: Atendiendo las recomendaciones de la OAP, se realizo informe con conclusión general sobre el estado de los expedientes observados por la OCI en la auditoria realizada en la vigencia 2018. Estableciendo que de los 38 expedientes evaluados 8 no tuvieron observaciones, 25 se encuentran con actuación administrativa finalizada y 5 continúan en tramite cumpliendo los procedimientos aplicables. Lo anterior, pese a que ya se habían realizado para los 30 expedientes auditados las aclaraciones y correcciones aplicables según cada observación realizada por la Oficina de Control Interno. Por lo anterior reiteramos solicitud de cierre de esta acción. Se remite evidencia\n\n29/02/2020:La OAP en su seguimiento del 23 de Enero de 2020, consideró pertinente mantener esta  acción abierta hasta que sea finalizada la actuación administrativa de 5 expedientes observados en el informe de auditoria de Control interno de la vigencia 2018, pese a que fueron subsanadas las no conformidades de estos expedientes, como fue establecido en la acción correctiva. Por lo anterior, se mantiene abierta  la acción y se solicitó a los profesionales del GTSP, priorizar el trámite de las actuaciones inherentes a estos 5 expedientes, realizando seguimiento mensual a sus avances. Se adjunta como evidencia los correos electrónicos de la gestión adelantada por el GTSP en lo relacionados con este ítem.\n31/05/2020: Se realizó monitoreo al estado de los 5 expedientes que aun continuan en trámite segun nuestro informe presentado a 30 de Nov de 2019 y que fueron objeto de observación por parte de la OCI en su informe de auditoria de 2018, se remite como evidencia el informe de las últimas actuaciones realizadas en cada uno de ellos.","VENCIDA","17/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020\n\n","Suly Cerón / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"17/01/2019 No se han realizado actividades al respecto\n\n30/07/2019 Se evidencia informe: 2019-Informe estado actual - Expedientes revisados en 2018 en el marco de la auditoría interna realizada por la OCI - abril de 2019: En este informe se revisan cada uno de los expedientes que fueron objeto de hallazgo en la auditoria interna realizada por la OCI, demuestra los avances, las acciones y/o las medidas correctivas o preventivas tomadas a partir de los hallazgos identificados en la mencionada auditoría, así para los expedientes: 210638, 21562,16838, 9084: 1994, 3645,8657, 80899, 24261, IV Centenario,343, 21626,La selva etapa II,Comuneros, 109842,240113,12494,240568,12243,18376, 950098,1000218,22910, 1000209,78324,1000125,77625,78323, 78072, 78215,78362,78244,18864, Malhabar, 12219, 24112, 84546,24175,\nTeniendo en cuenta lo anterior, se recomienda realizar una conclusión general sobre el estado del expediente, es decir definir si ya se realizo totalmente las correcciones o si por el contrario el expediente sigue en estado abierto, esto con el fin de identificar un estado puntual frente a cada uno de los expedientes\n\n23/01/2020 Se evidencia informe de seguimiento  - Noviembre 2019, en este se identifica el estado actual de los 38 expedientes que fueron objeto de auditoría por parte de la OCI y se hace seguimiento con corte a 30/11/2019 de los 5 expedientes(EXPEDIENTE 1000209,EXPEDIENTE 8657, EXPEDIENTE 24261,EXPEDIENTE 950098, EXPEDIENTE 80899), La OAP en su rol de segunda línea de defensa considera que esta acción puede cerrarse una vez se hayan cerrado los 5 expedientes que a la fecha se encuentran en trámite","VENCIDA","27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","27/03/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el avance de la actividad planificada.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n23/08/2019: Se evidencia informe (PDF) denominado \"Informe estado actual - Expedientes revisados en 2018 en el marco de la auditoría interna realizada por la OCI\", el cual cuenta con fecha de emisión el mes de abril de 2019; en este se observa la revisión realizada por el proceso para cada uno de los expedientes que fueron objeto de hallazgo de la auditoria interna realizada por la OCI, los cuales son: 210638, 21562, 16838, 9084: 1994, 3645,8657, 80899, 24261, IV Centenario, 343, 21626, La selva etapa II, Comuneros, 109842, 240113, 12494, 240568, 12243, 18376, 950098, 1000218, 22910, 1000209, 78324, 1000125, 77625, 78323,  78072, 78215, 78362, 78244, 18864, Malhabar, 12219, 24112, 84546 y 24175. En este informe se observa la descripción de las acciones y/o las medidas correctivas o preventivas tomadas a partir de los hallazgos identificados, sin embargo, se recomienda incluir dentro del informe un capítulo final donde se establezca el avance puntual y las acciones que hacen falta establecer para subsanar las observaciones identificadas.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del informe denominado \"Noviembre de 2019 - Informe Seguimiento\", en el cual se observa el resumen de la gestión realizada sobre los expedientes evaluados por la OCI y el estado actual de los expedientes que se encuentran en trámite, por lo cual no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el procesos continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[15,"Auditorías Externas ","Documentar formalmente las mejoras implementadas, como la implementación del sistema de información BIZAGI hecha en el año 2017. Numeral 4.4.2 ","AP","Las personas que adelantaron la mejora no conocían el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.","1. Solicitar a la OAP una capacitación sobre el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora al Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","2018-10-01","2018-12-31",null,"Alexandra Senior Mesa - Contratista GTSP","24/09/2018\n\n30/12/2018","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial\n\nAna María Alzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","A la fecha del monitoreo no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 01/10/2018.\n30/12/2018: Mediante memorando de radicado No. 2018IE0011389 del 27/09/2018, se solicitó a la Oficina Asesora de Planeación:\n-Adelantar la capacitación sobre el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora al Grupo de Titulación y Saneamiento Predial\nA la fecha de corte del monitoreo (30/11/2018), el GTSP se encontraba a la espera de la respuesta al memorando.\nEl 7/12/2018 La OAP brinda capacitación frente al procedimiento de Acciones preventivas, correctivas y de mejora \n\n14/06/2018. La documentación y capacitación sobre el manejo del aplicativo BIZAGI a permitido implementar los controles para optimizar los tiempos de respuesta de las PQRS como se evidencia en los informes mensuales de atención de PQRS generados desde el mes de Enero a mayo de 2019. \n\n31/05/2020: Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \" remitir los soportes de inducción y reinducción realizado a los integrantes de la dependencia referente al procedimiento en mención\", remitiendo los soportes de la capacitación (inducción) realizada conforme a lo propuesto en la actividad de control. Cabe señalar que no se propuso realizar reinducción de este tema, por lo tanto no se cuenta con dicho soporte. Sin embargo se tendrá en cuenta incluir nuevamente este tema en la capacitación a realizar en el mes de Junio en donde se daran a conocer al GTSP los cambios que se han generado en el SIG con la modificación del mapa de procesos.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n17/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"A la fecha del seguimiento no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 01/10/2018.\n17/01/2019: Se evidencia memorando con radicado N. 2018IE0011389 del 27/029/2018 el cual es emitido por el GTSP a la OAP cuyo asunto es: Solicitud  -Capacitación Procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, Capacitación Metodología Integrada de Administración del Riesgo, Mesa de Trabajo Revisión Mapa de Riesgos proceso Titulación y Saneamiento Predial , se evidencia lista de asistencia de la capacitación realizada el 07/12/2018 al igual quien la respectiva presentación\n\n30/07/2019 Se evidencia reporte de trámite de peticiones para el mes de enero 2019: Solicitudes recibidas 293, solicitudes gestionadas: 293 (137 atendidas, 25 no requieren respuesta, 12 trasladadas, 119 pendiente por emitir respuesta \nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de febrero 2019:Solicitude recibidas 609, solicitudes gestionadas: 609 (283 atendidas, 45 no requieren respuesta, 27 trasladadas, 365 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de marzo 2019:Solicitude recibidas 671, solicitudes gestionadas: 671 (594 atendidas, 41 no requieren respuesta, 28 trasladadas, 363 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de abril  2019:Solicitude recibidas 682, solicitudes gestionadas: 682 (674 atendidas, 105 no requieren respuesta, 28 trasladadas, 180 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de mayo  2019:Solicitude recibidas 692, solicitudes gestionadas: 692 (505 atendidas, 67 no requieren respuesta, 33 trasladadas, 279 pendiente por emitir respuesta)\n\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de mesa de trabajo del 07 de diciembre de 2018, así como la presentación (PowerPoint) donde se observa como tema \"Acciones preventivas, correctivas y de mejora\", dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: Se evidencia reporte de trámite de peticiones para los meses de enero, febrero, marzo, abril y mayo de 2019,  en los cuales se presenta el resumen de las solicitudes recibidas, gestionadas: atendidas, que no requieren respuesta, trasladadas y pendientes por emitir respuesta, permitiendo verificar la gestión y seguimiento realizada por el proceso a las comunicaciones tramitadas a través de la plataforma Bizagi por parte del proceso.\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción implementada , se solicita al proceso remitir los soportes de inducción y reinducción realizado a los integrantes de la dependencia referente al procedimiento en mención, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Documentar el funcionamiento del aplicativo Sistema de información BIZAGI hecha en el año 2017","2018-10-01","2018-12-31",null,"Diana Cujabán - Contratista GTSP","24/09/2018\n\n31/12/2018","Andrés Felipe Chaves Gutiérrez / Coordinador del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial\n\nAna María Álzate Arismendy / Coordinadora del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial","A la fecha del monitoreo no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 01/10/2018.\n31/12/2018: El 24/10/2018 se remitió al equipo de trabajo del Programa Nacional de Titulación, un correo recordando las fechas de cumplimiento.\nEl 31/12/2018 se envía correo con el documento final de documentación de funcionamiento del aplicativo del sistema de información BIZAGY realizada por la contratistas de Plan Nacional de Titulación\n\n14/06/2018. La documentación y capacitación sobre el manejo del aplicativo BIZAGI a permitido implementar los controles para optimizar los tiempos de respuesta de las PQRS como se evidencia en los informes mensuales de atención de PQRS generados desde el mes de Enero a mayo de 2019. \n\n\n31/05/2020:Considerando que esta accion ya se encuentra cerrada se realiza monitoreo para atender la evaluación realizada por la OCI con fecha 15/03/2020. Se atiende la solicitud de información relacionada con \" teniendo en cuenta la migración al sistema GESDOC se solicita al proceso remitir los soportes donde se observe la actualización de documentación interna que haga referencia a la aplicación del nuevo sistema\" remitiendo los informes de seguimiento a la operatividad del aplicativo el cual si bien presentó una mejora respecto de Bizagi, ha permitido sostener el cumplimiento de los términos en la atención de las solicitudes y PQR recibidas y tramitadas en el GTSP. ","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n17/01/2019\n\n30/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón / profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"A la fecha del seguimiento no se han adelantado actividades relacionadas, dado que están programadas a partir del 01/10/2018.\n17/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 24/10/2018 emitido por Alexandra Senior - Contratista GTSP dirigido a Diana Maritza Cujaban García en el que se recuerda los compromisos adquirido en la acción de mejora 21 del plan de mejoramiento del proceso y se evidencia correo del 31/12/2018 donde Diana Cujaban entrega documento final del Sistema de Información\n\n30/07/2019 Se evidencia reporte de trámite de peticiones para el mes de enero 2019: Solicitudes recibidas 293, solicitudes gestionadas: 293 (137 atendidas, 25 no requieren respuesta, 12 trasladadas, 119 pendiente por emitir respuesta \nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de febrero 2019:Solicitude recibidas 609, solicitudes gestionadas: 609 (283 atendidas, 45 no requieren respuesta, 27 trasladadas, 365 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de marzo 2019:Solicitude recibidas 671, solicitudes gestionadas: 671 (594 atendidas, 41 no requieren respuesta, 28 trasladadas, 363 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de abril  2019:Solicitude recibidas 682, solicitudes gestionadas: 682 (674 atendidas, 105 no requieren respuesta, 28 trasladadas, 180 pendiente por emitir respuesta)\nSe evidencia reporte de tramite de peticiones para el mes de mayo  2019:Solicitude recibidas 692, solicitudes gestionadas: 692 (505 atendidas, 67 no requieren respuesta, 33 trasladadas, 279 pendiente por emitir respuesta)\n\n23/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 23/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n23/08/2019\n\n15/03/2021","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia el correo electrónico de fecha 31/12/2018 remitido por el Grupo de titulación y saneamiento predial a la facilitadora, donde se remite documento (Word) que contiene el funcionamiento del aplicativo - implementación del sistema de información BIZAGI para el programa nacional de titulación, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo establecido dentro de la auditoría independiente de la OCI.\n\n23/08/2019: Se evidencia reporte de trámite de peticiones para los meses de enero, febrero, marzo, abril y mayo de 2019,  en los cuales se presenta el resumen de las solicitudes recibidas, gestionadas: atendidas, que no requieren respuesta, trasladadas y pendientes por emitir respuesta, permitiendo verificar la gestión y seguimiento realizada por el proceso a las comunicaciones tramitadas a través de la plataforma Bizagi por parte del proceso.\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción implementada y teniendo en cuenta la migración al sistema GESDOC, se solicita al proceso remitir los soportes donde se observe la actualización de documentación interna que haga referencia a la aplicación del nuevo sistema, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"Erles Edgardo Espinosa - Director de Inversiones en Vivienda de Interes Social -DIVIS\nCarlos Felipe Reyes Forero - Director del Sistema Habitacional -DSH",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","1.0","Se migró las acciones de mejora abiertas de los procesos Formulación de políticas e instrumentación normativa, Promoción y acompañamiento, Gestión del subsidio, Gestión de proyectos y Titulación y saneamiento predial relacionado con temas de vivienda.","Catalina Giraldo"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-05",null,"Se realiza monitoreo al plan de mejoramiento, aportando evidencias a los items 11, 12, 13 y 15 segun solicitud de la OCI realizada en la evaluación para establecer eficacia de fecha 15/03/2020. Respecto del item 14 se remite evidencia de la gestión adelantada con corte a 31 de mayo, por continuar en trámite esta acción. Lo anterior en cumplimiento de lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Yolanda Ruiz - GTSP"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
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[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Monitoreo de mapas de riesgos."]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-09-27"]
[null,"PARTICIPANTES","DIRECCIÓN DEL SISTEMA HABITACIONAL\nDIRECCIÓN DESARROLLO SECTORIAL\nDIRECCIÓN DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL\nDIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. PORQUE: Porque se requiere fortalecer el reporte del monitoreo de los controles, para cada uno de los componentes se recomienda presentar un informe dada la amplitud de la información de los proyectos."]
[null,"Porque el formato de reporte no se ajusta a la informacion a reportar"]
[null,"2. Porque el formato de reporte no se ajusta a la informacion a reportar"]
[null,"Porque la información a reportar por cada una de las direcciones es amplia lo que dificulta la visualización y manejo de la información registrada "]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Oportunidad de mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En virtud de la reunión sostenida el pasado 27/11/2018 con los diferentes actores del proceso, se detectó la necesidad de efectuar una serie de ajustes a los documentos del proceso para ajustarlos a la operatividad y funcionalidad del mismo acorde con las directrices de la actual administración y las directrices de técnica normativa de la presidencia de la República. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","ACCIÓN PREVENTIVA"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-12-19"]
[null,"PARTICIPANTES","DIRECCIÓN DEL SISTEMA HABITACIONAL\nDIRECCIÓN DESARROLLO SECTORIAL\nDIRECCIÓN DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL\nDIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. POR QUÉ: Porque se requiere realizar ajustes a los documentos del proceso."]
[null,"Porque se requiere ajustar los documentos del proceso a la operatividad y funcionalidad del mismo"]
[null,"2. POR QUÉ: Por qué  se requiere ajustar los documentos del proceso a la operatividad y funcionalidad del mismo."]
[null,"Porque existen directrices de la actual administración (Intervención de la Secretaría General desde el inicio de la elaboración del proyecto normativo) y de Presidencia de la República (Inclusión del Informe General de Observaciones). Así mismo, se requiere evaluar la pertinencia de incluir a la DIVIS y Fonvivienda como líderes del proceso en virtud a su competencia funcional."]
[]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desactualización de los documentos del proceso frente a la operatividad y funcionalidad del mismo."]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":4,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 9.1.3 Homologable con GP-1000:2009 Numeral 8.4. Se observó que el aplicativo de seguimiento- SINAPSIS no se cuenta con la Hoja de vida del Indicador de Viviendas Terminadas, y que en su análisis no se consideran los criterios establecidos de viviendas terminadas y con escrituras firmadas. Adicionalmente, se observa que las fichas de los indicadores 8 y 9 publicadas en la documentación del proceso son iguales en cuanto a fórmula, objetivo y metas, y que las fichas de indicadores del componente vivienda están desactualizadas."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","DIRECCIÓN DEL SISTEMA HABITACIONAL\nDIRECCIÓN DESARROLLO SECTORIAL\nDIRECCIÓN DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL\nDIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Asignación equivocada de la hoja de vida del indicador viviendas terminadas en el aplicativo SINAPSIS"]
[null,"Por error involuntario de digitación la hoja de vida del indicador de vivienda terminadas quedo asignada al proceso de Gestión del subsidio"]
[null,"Falta de claridad de diligenciamiento de la hoja de vida del indicador "]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de claridad de diligenciamiento de la hoja de vida del indicador "]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":5,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Medición y seguimiento del proceso"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Revisión de los informes de riesgos remitidos por OCI con el fin de tomar las acciones de mejora correspondientes de acuerdo a cada uno de los riesgos y sus controles. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de programas\nDirección de espacio urbano y territorial\nDirección de inversiones en vivienda de interés social"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Debilidad en identificacion de controles y riesgos asosciados a las actividades del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Debilidad en identificacion de controles y riesgos asosciados a las actividades del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":6,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Medición de indicadores"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia según Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos que es necesario revisar los controles del mapa de riesgos "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Dirección de programas\nDirección de espacio urbano y territorial\nDirección de inversiones en vivienda de interés social"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de conocimiento frente a las nuevas directrices de presentación de evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos de los procesos. "]
[null,"Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de riesgos"]
[]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de socialización sobre la metodología para presentar y cargar las evidencias de aplicación de controles definidos en los mapas de rique"]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":7,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[30,1,30,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[15,1,15,12],[13,1,13,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se evidencia la publicación de los monitoreos de los controles del mapa de riesgos del proceso correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2018, en el link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-del-subsidio."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirección del subsidio Familiar de Vivienda\nOficina Asesora de Planeación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"No se realizaron los ajustes solicitados por OAP en su rol de seguimiento a la aplicación de controles definidos en el mapa de riesgos"]
[null,"No se tienen claros los lineamientos establecidos en la metodología integrada de administración del riesgo al igual que los lineamientos establecidos en la política de riesgos"]
[]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No se tienen claros los lineamientos establecidos en la metodología integrada de administración del riesgo al igual que los lineamientos establecidos en la política de riesgos"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":8,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 numeral 10.1 (Mejora) Generalidades. Homologable GP1000:2009 numeral 8.5. En revisión de los documentos aportados por los auditados (correo jueves 25 de enero de 2018 8:41 a.m.) frente a la gestión realizada a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del SIG, se observa incumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0 Ítem 8, el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación para la publicación y a la oficina de Control Interno para seguimiento. Actividades que no se cumplen toda vez que en la columna SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO, SUBCOLUMNA: FECHA DE SEGUIMIENTO DIA, MES AÑO Y EXPLICACIÓN DEL SEGUIMIENTO REALIZADO (EVIDENCIAS) no corresponden al último periodo de actualización. Igualmente no se evidencia correo a la OCI"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirección del subsidio Familiar de Vivienda\nOficina Asesora de Planeación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Desconocimiento del diligenciamiento del formato SIG-F-14 Plan de mejoramiento"]
[null,"Desconocimiento del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Desconocimiento del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora "]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":9,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Mejorar la medición del proceso ya que se tienen únicamente indicadores de impacto y no de gestión proceso "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-09-26"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirección del subsidio Familiar de Vivienda\nOficina Asesora de Planeación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Porque 1: Porque se tiene únicamente indicadores de impacto y no de gestión proceso?"]
[null,"Porque la metodologia utilizada para definir indicadores del proceso se baso unicamente en cumplimiento de objetivo del proceso"]
[null,"Porque 2: Porque la metodologia utilizada para definir indicadores del proceso se baso unicamente en cumplimiento de objetivo del proceso?"]
[null,"Porque se pensaba que la gestión del proceso correspondia al cumplimiento del objetivo"]
[null,"Porque 3: Porque se pensaba que la gestión del proceso correspondia al cumplimiento del objetivo?"]
[null,"Porque no se tiene claro la diferencia entre el cumplimiento de metas y el desempeño del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Porque no se tiene claro la diferencia entre el cumplimiento de metas y el desempeño del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":10,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observan debilidades en la identificación de los riesgos del proceso de Titulación y saneamiento predial y sus respectivos controles, de acuerdo al ciclo PHVA del proceso. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","ACCIÓN PREVENTIVA"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-09-24"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón (Profesional Oficina Asesora de Planeación) - Alexandra Senior Mesa (Grupo de Titulación y Saneamiento Predial)"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué existen debilidades en los controles y evidencias de los riesgos del proceso de Titulación y Saneamiento Predial?\n\nR/ Porque los controles no se encuentran bien definidos.\n\n2. ¿Por qué los controles no se encuentran bien definidos?\n\nR/ Por desconocimiento de la Metología Integrada de Administración del Riesgo"]
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[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":11,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[30,1,37,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","1. DEBILIDADES EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DE CESIÓN A TÍTULO GRATUITO Y TRANSFERENCIA DEL DERECHO DE DOMINIO. 2.1. VALORACIÓN PROBATORIA EN LA CESIÓN A TÍTULO GRATUITO\nb. El Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, no solo resolvió a favor un recurso incoado de manera extemporánea, sino\nque valoró como prueba para su decisión, un documento que daba cuenta de un cambio de uso obtenido con posterioridad, con lo cual no se desvirtúa el incumplimiento de los requisitos legales para acceder a la t titulación . Por lo que el Grupo de Titulación y Saneamiento predial, inobservó la aplicación de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1437 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA, el cual establece \"Oportunidad y presentación. Los\nrecursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez\". Así como los numerales 1, 2 y 3 del artículo 77 Ibidem. Vivienda"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-08-03"]
[null,"PARTICIPANTES","Sandra Marcela Murcia Mora (Directora del Sistema Habitacional), Andrés Felipe Chaves Gutierrez (Coordinador GTSP), Camila Andrea López Esteban (GTSP), Erika Andrea Medina Díaz (GTSP), Alexandra Senior Mesa (GTSP) - Ver Listado de Asistentes"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null," - El vencimiento de términos se da por omisión de pasos del procedimiento\n - Falta de un responsable por caso para dar continuidad a la actuación administrativa de cada caso\n - Alto volumen de solicitudes y trámites dentro del GTSP\n - Falta de una herramienta que genere alertas tempranas de vencimiento de términos"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"El procedimiento de Cesión a Título Gratuito de Bienes Fiscales de los extintos ICT-INURBE carece de una herramienta que genere alertas tempranas de vencimiento de los términos legales establecidos para el trámite administrativo"]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":12,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[30,1,37,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","RECOMENDACIONES.\nEs preciso señalar, que de acuerdo a la especialidad de la actuación frente al reconocimiento de derechos a terceros, es necesario que previa sustentación técnica realizada por el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, se convoque a un cuerpo colegiado (Comité) que recomiende el reconocimiento del derecho frente al tercero, con el fin de fortalecer los mecanismos de transparencia en la toma de la decisión, respecto a la aplicación del artículo 2 de la Ley 1001 de 2005 y el artículo 10 del Decreto 554 de 2003. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-08-03"]
[null,"PARTICIPANTES","Sandra Marcela Murcia Mora (Directora del Sistema Habitacional), Andrés Felipe Chaves Gutierrez (Coordinador GTSP), Camila Andrea López Esteban (GTSP), Erika Andrea Medina Díaz (GTSP), Alexandra Senior Mesa (GTSP) - Ver Listado de Asistentes"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null," - Falta de lineamientos internos que den uniformidad de criterio a los profesionales que adelantan los estudios de viabilidad jurídica \n - Ausencia de una segunda instancia para valorar casos especiales"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null," Ausencia de una segunda instancia para valorar casos especiales"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":13,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[30,1,37,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ESPECÍFICAS A CADA EXPEDIENTE "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-08-03"]
[null,"PARTICIPANTES","Sandra Marcela Murcia Mora (Directora del Sistema Habitacional), Andrés Felipe Chaves Gutierrez (Coordinador GTSP), Camila Andrea López Esteban (GTSP), Erika Andrea Medina Díaz (GTSP), Alexandra Senior Mesa (GTSP) - Ver Listado de Asistentes"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null," Es necesario revisar uno a uno los expedientes para determinar qué causó la no conformidad"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null," Es necesario revisar uno a uno los expedientes para determinar qué causó la no conformidad"]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":14,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[30,1,37,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Documentar formalmente las mejoras implementadas, como la implementación del sistema de información BIZAGI hecha en el año 2017. Numeral 4.4.2 "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","ACCIÓN PREVENTIVA"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2018-09-24"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón (Profesional Oficina Asesora de Planeación) - Alexandra Senior Mesa (Grupo de Titulación y Saneamiento Predial)"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué no se documentaron las mejoras implementadas al Sistema de Información BizAgi?\n\nR/ Porque las personas que adelantaron la mejora no conocían el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Las personas que adelantaron la mejora no conocían el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora."]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[null,"FECHA",{"$f":"TODAY()","v":"2020-06-09"}]
[null,"PARTICIPANTES"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]