{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":43,"n_cols":32,"rows_kept":43,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[33,30,33,32],[34,30,34,32],[22,24,22,27],[23,24,23,27],[33,24,33,27],[34,11,34,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[34,24,34,27],[6,10,6,13],[33,11,33,13],[14,29,15,29],[14,30,15,30],[14,31,15,31],[18,29,19,29],[18,30,19,30],[18,31,19,31],[16,29,17,29],[16,30,17,30],[16,31,17,31],[33,0,33,1],[33,2,33,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[22,0,22,1],[23,0,23,1],[22,2,22,3],[23,2,23,3],[22,11,22,13],[23,11,23,13],[22,30,22,32],[23,30,23,32],[22,5,22,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[9,29,11,29],[9,30,11,30],[9,31,11,31],[9,0,11,0],[7,29,8,29],[12,29,13,29],[12,30,13,30],[12,31,13,31],[12,0,13,0],[12,1,13,1],[12,3,13,3],[12,2,13,2],[12,4,13,4],[12,9,13,9],[18,0,19,0],[18,1,19,1],[18,3,19,3],[18,2,19,2],[18,4,19,4],[18,9,19,9],[9,1,11,1],[9,3,11,3],[9,2,11,2],[9,4,11,4],[14,0,15,0],[14,1,15,1],[14,3,15,3],[14,2,15,2],[14,4,15,4],[14,9,15,9],[16,0,17,0],[16,1,17,1],[16,3,17,3],[16,2,17,2],[16,4,17,4],[16,9,17,9]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión de contratación"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Externas ","Determinar tiempos de respuesta de gestión de la oficina de contratación tomando como base  la prevención en la afectación de los servicios en la entidad por demoras en contratación Numera 4.4.1  c) ","AM","Al no contar con todos los documentos de la lista de chequeo por parte del área  para realizar el proceso de contratación y al no responder a las solicitudes de requerimiento por parte del grupo de contratos se devolverá el tramite al área para su correspondientes ajustes, depende de la agenda del ordenador del gasto para su revisión y firma del contrato y/o convenio final. ","Revisar el procedimiento de contratación directa a fin de modificar las políticas de operación y el contenido  en cuanto a tiempos de entrega ","2018-10-15","2019-03-30",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","21/12/2018: Mediante correo electrónico del pasado 22 de octubre, El Coordinador del Grupo remitió los procedimientos a los profesionales del Grupo para su revisión y posterior ajuste.                                                                                                                                                                                                                                                                                                           \nLa constante contingencia  no ha permitido reunirnos a revisar los ajustes que se proponen.                   \n13/05/2019: Mediante correo electrónico del 26/03/2019 y del 29/04/2019, se remitió al Coordinador del Grupo de Contratos la propuesta del procedimiento y formatos del Proceso de Contratación Directa.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          30/09/2019: Se encuentra en revisión de las diferentes dependencias el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, y teniendo en cuenta que las modificaciones a estos manuales implican una revisión sistémica de la totalidad de procedimientos, en especial el procedimiento de Contratación Directa; nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                                                                                                   \n10/12/2019: La actualización del procedimiento GCT-P-01 \"Contratación Directa\" versión 7.0 se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remite el procedimiento, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n05/06/2020: Frente a la verificación de la efectividad de la actividad, el grupo de contratos en el 2020 a tenido resultados positivos en lo relacionado con el tiempo de respuesta a los requerimientos de las areas, siendo en los cuales en los ultimos 3 meses en promedio el tiempo de respuesta es de  6 dias, respondiente en marzo en 4 dias, abril 7 y mayo 6. Se adjunta como evidencia indicadores de gestión en los cuales se miden los tiempos de respuesta del grupo.","CUMPLIDA","10/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"10/01/2019: Se evidencia citación del 22 de octubre de 2018 con asunto: Revisión de formatos y procedimientos.\n31/07/2019: Se evidencia correo electrónico, con fecha 26/03/2019, donde remite el procedimiento de contratación directa para revisión del coordinador de grupo.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se evidencia cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y el documento en versión 7.0 publicado.","CUMPLIDA","14/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","EGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","14/03/2019: Mediante correo electrónico del pasado 22 de octubre de 2018, se evidencia que el Coordinador del Grupo de Contratos remitió los procedimientos y formatos a los profesionales del Grupo para su revisión y posterior ajuste.\n\n21/08/2019: Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 del \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES  PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 28 de febrero de 2019 (reporte en marzo solicitado por la OAP). Así mismo, se requiere fortalecer el cumplimiento de los lineamientos procedimentales del MVCT, teniendo en cuenta la aplicación del criterio de oportunidad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/03/2019.\nNOTA: las evidencias suministradas por el proceso a través del DOMUSFILE, no presentan un orden de acuerdo con la numeración de los ítems que registra el Plan de Mejoramiento que se encuentra publicado en la página web del MVCT, por lo tanto, no es clara la identificación y verificación de las mismas, considerando el monitoreo realizado por el proceso de Gestión de Contratación.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 y Procedimiento: CONTRATACIÓN DIRECTA Formato GCT-P-01 Versión 7.0, en el cual se observa la incorporación en la política de operación el contenido de los términos de entrega. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción de mejora, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría externa. \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción y la actividad,  se solicita remitir los soportes relacionadas con medición de los tiempos de respuesta de gestión de la oficina relacionados con la aplicación del procedimiento actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Actualizar el procedimiento de contratación directa ","2018-11-15","2019-04-15",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","22/01/2019: Luego de la revisión  del procedimiento de contratación directa, en Noviembre 26 de 2018, con radicado 2018IE0013886 se solicitó la creación del formato CGT-F-19 Estudios Previos, y con radicado No. 2018IE0014483 la modificación del documento GCT-F-13 Lista de chequeo.                                                        \n\n13/05/2019:  no se ha dado cumplimiento con actualizar el procedimiento de contratación directa, ya que no ha sido aprobado el Manual de Contratación, documento que es insumo de éste procedimiento. Se solicita la ampliación del plazo en treinta (30) días para el cumplimiento de las actividades                                                                                                     \n\n14/06/2019. Desde el mes de marzo se encuentra en revisión de la Subdirección de Servicios Administrativos el procedimiento de contratación directa y el  borrador del Manual de Contratación, teniendo en cuenta que las modificaciones al procedimiento implican una revisión integral del manual, procedimientos y formatos de contratación que van vinculados al mismo, nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                                                                                                                                                    30/09/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la revisión del procedimiento de contratación Directa (acción anterior).                                                                10/12/2019: La actualización del procedimiento GCT-P-01 \"Contratación Directa\" versión 7.0 se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remite el procedimiento, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n05/06/2020: Frente a la verificación de la efectividad de la actividad, el grupo de contratos en el 2020 a tenido resultados positivos en lo relacionado con el tiempo de respuesta a los requerimientos de las areas, siendo en los cuales en los ultimos 3 meses en promedio el tiempo de respuesta es de  6 dias, respondiente en marzo en 4 dias, abril 7 y mayo 6. Se adjunta como evidencia indicadores de gestión en los cuales se miden los tiempos de respuesta del grupo.","CUMPLIDA","10/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"10/01/2019: Se evidencia citación del 22 de octubre de 2018 con asunto: Revisión de formatos y procedimientos.\n\n31/07/2019: Se evidencia correo electrónico, con fecha 26/03/2019, donde remite el procedimiento de contratación directa para revisión del coordinador de grupo.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se evidencia cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y el documento GCT-P-01 \"Contratación Directa\" versión 7.0 publicado.","CUMPLIDA","14/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","EGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","14/03/2019: Mediante correo electrónico del pasado 22 de octubre de 2018, se evidencia que el Coordinador del Grupo de Contratos remitió los procedimientos y formatos a los profesionales del Grupo para su revisión y posterior ajuste.\n\n21/08/2019: se evidencia que el proceso solicitó mediante correo electrónico del 27 de febrero de 2019 a la OAP con copia a la OCI \"(...) la ampliación del plazo en treinta (30) días para dar cumplimiento de las acciones a implementar, debido a la contingencia por la Contratación de personal que ha sido persistente durante los dos primeros meses del presente año (...).\", es decir, la nueva fecha establecida es del 30 de marzo de 2019. No obstante, como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso, la OAP y la OCI el 13 de marzo de 2019, se redefinieron las fechas para el cumplimiento de las actividades relacionadas con la actualización de los procedimientos del proceso distribuyendo los mismos en diferentes periodos de tiempo con el fin de presentar cumplimiento de las mismas.\n\nDe otra parte, no se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión de Contratación, teniendo en cuenta lo reportado en el monitoreo realizado por el proceso en el mes de junio de 2019 contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\" y tampoco, se suministró el correo u otro soporte correspondiente a la solicitud de ampliación de la fecha de finalización relacionada en el monitoreo del 13 de mayo de 2019 \"Se solicita la ampliación del plazo en treinta (30) días para el cumplimiento de las actividades.\"; por lo anterior, se pudo evidenciar dicha solicitud frente a la fecha que registra el plan de mejoramiento evaluado y publicado en la página web del MVCT. (Subrayado fuera de texto)\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 15/04/2019.\nNOTA: las evidencias suministradas por el proceso a través del DOMUSFILE, no presentan un orden de acuerdo con la numeración de los ítems que registra el Plan de Mejoramiento que se encuentra publicado en la página web del MVCT, por lo tanto, no es clara la identificación y verificación de las mismas, considerando el monitoreo realizado por el proceso de Gestión de Contratación.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 y Procedimiento: CONTRATACIÓN DIRECTA Formato GCT-P-01 Versión 7.0, en el cual se observa la incorporación en la política de operación el contenido de los términos de entrega. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción de mejora, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría externa. \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción y la actividad,  se solicita remitir los soportes relacionadas con medición de los tiempos de respuesta de gestión de la oficina relacionados con la aplicación del procedimiento actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"Socializar el procedimiento de contratación directa","2019-04-15","2019-04-30",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","27/02/2019: El cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del procedimiento programado como fecha final 15/04/2019                            \n\n13/05/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del procedimiento de contratación Directa. Se solicita la ampliación del plazo en treinta (30) días para el cumplimiento de las actividades                                                                                          \n\n14/06/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del procedimiento de contratación Directa.                                                                                                                                               30/09/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del procedimiento de contratación Directa (actividad anterior)                                                                    10/12/2019: La Socialización de la actualización del procedimiento GCT-P-01 \"Contratación Directa\" versión 7.0 se realizó el 5-11-2019 en el comité del grupo de contratos. Se remite Acta del Comité de Contratos No. 34 y el listado de asistencia.\n05/06/2020: Frente a la verificación de la efectividad de la actividad, el grupo de contratos en el 2020 a tenido resultados positivos en lo relacionado con el tiempo de respuesta a los requerimientos de las areas, siendo en los cuales en los ultimos 3 meses en promedio el tiempo de respuesta es de  6 dias, respondiente en marzo en 4 dias, abril 7 y mayo 6. Se adjunta como evidencia indicadores de gestión en los cuales se miden los tiempos de respuesta del grupo.","CUMPLIDA","10/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"10/01/2019: El cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del procedimiento programado como fecha final 15/04/2019\n\n31/07/2019: Se evidencia correo electrónico, con fecha 26/03/2019, donde remite el procedimiento de contratación directa para revisión del coordinador de grupo.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n31/01/2020: Se evidencia acta No. 34 y lista de asistencia del Comité Grupo de Contratos del 5 de noviembre de 2019, donde se menciona que se realizó la socialización de la actualización del procedimiento. ","CUMPLIDA","14/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","EGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","14/03/2019: El cumplimiento de esta actividad depende del cumplimiento de la actualización del procedimiento.\n\n21/08/2019: se evidencia que el proceso solicitó mediante correo electrónico del 27 de febrero de 2019 a la OAP con copia a la OCI \"(...) la ampliación del plazo en treinta (30) días para dar cumplimiento de las acciones a implementar, debido a la contingencia por la Contratación de personal que ha sido persistente durante los dos primeros meses del presente año (...).\", es decir, la nueva fecha establecida es del 30 de abril de 2019. No obstante, como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso, la OAP y la OCI el 13 de marzo de 2019, se redefinieron las fechas para el cumplimiento de las actividades relacionadas con la actualización de los procedimientos del proceso distribuyendo los mismos en diferentes periodos de tiempo con el fin de presentar cumplimiento de las mismas. \nDe otra parte, no se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión de Contratación, teniendo en cuenta lo reportado en el monitoreo realizado por el proceso en el mes de junio de 2019 contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\" y tampoco, se suministró el correo u otro soporte correspondiente a la solicitud de ampliación de la fecha de finalización relacionada en el monitoreo del 13 de mayo de 2019 \"Se solicita la ampliación del plazo en treinta (30) días para el cumplimiento de las actividades.\"; por lo anterior, se pudo evidenciar dicha solicitud frente a la fecha que registra el plan de mejoramiento evaluado y publicado en la página web del MVCT. (Subrayado fuera de texto)\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\nNOTA: las evidencias suministradas por el proceso a través del DOMUSFILE, no presentan un orden de acuerdo con la numeración de los ítems que registra el Plan de Mejoramiento que se encuentra publicado en la página web del MVCT, por lo tanto, no es clara la identificación y verificación de las mismas, considerando el monitoreo realizado por el proceso de Gestión de Contratación.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N°34 del 05 de noviembre de 2019, en la cual se observa dentro de los puntos tratados la socialización de los procedimientos de contratación. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción de mejora, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría externa. \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción y la actividad,  se solicita remitir los soportes relacionadas con medición de los tiempos de respuesta de gestión de la oficina relacionados con la aplicación del procedimiento actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n","CUMPLIDA"]
[2,"Oportunidad de Mejora","Actualizar los procedimientos Licitación pública y Selección abreviada de menor cuantía de acuerdo las funciones del proceso ","AP","Normal desarrollo de las actividades del proceso","Revisar y actualizar los procedimientos  de:\n  2.  Licitación Pública.  \n3. Selección abreviada de menor cuantía.    ","2019-05-01","2019-05-30",null,"Sergio Pérez Rodríguez-Coordinador  Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","14/06/2019. Se está realizando la revisión integral del Manual de Contratación y los procedimientos del grupo de contratos, como el caso de  Licitación Pública y Selección abreviada de menor cuantía con sus respectivos formatos, por lo que nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                                                                                  30/09/2019: Se encuentra en revisión de las diferentes dependencias el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, y teniendo en cuenta que las modificaciones a estos manuales implican una revisión sistémica de la totalidad de procedimientos, en especial el procedimiento de Licitación Pública y el procedimiento de Selección abreviada de menor cuantía; nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                                                                                                                                                 10/12/2019: La actualización del procedimiento GCT-P-02 \"Licitación Pública\" y del procedimiento GCT-P-03 \"Selección abreviada de menor cuantía\" versión 7.0 se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remiten los procedimientos, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n05/06/2020: Con el fin de verificar la efectividad de la actividad, el grupo de contratos ha realizado en el 2020 un proceso de menor cuantia el cual se ha realizado en el marco del procedimiento que se actualizo. Se envia enlace del proceso publicado en el SECOP II con el objetivo de la verificación de las actividades.","CUMPLIDA","31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan soportar el avance de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n31/01/2020: Se evidencia cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y los procedimientos: GCT-P-02 \"Licitación Pública\" versión 8.0 y  GCT-P-03 \"Selección abreviada de menor cuantía\" versión 7.0  publicados.","CUMPLIDA","21/08/2019\n\n15/03/2020","EGNA NÚÑEZ\n\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","21/08/2019: se evidencia que el proceso solicitó mediante correo electrónico del 27 de febrero de 2019 a la OAP con copia a la OCI \"(...) la ampliación del plazo en treinta (30) días para dar cumplimiento de las acciones a implementar, debido a la contingencia por la Contratación de personal que ha sido persistente durante los dos primeros meses del presente año (...).\", es decir, la nueva fecha establecida es del 30 de marzo de 2019. No obstante, como resultado de la mesa de trabajo realizada entre el proceso, la OAP y la OCI el 13 de marzo de 2019, se redefinieron las fechas para el cumplimiento de las actividades relacionadas con la actualización de los procedimientos del proceso distribuyendo los mismos en diferentes periodos de tiempo con el fin de presentar cumplimiento de las mismas.\nDe otra parte, no se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión de Contratación, teniendo en cuenta lo reportado en el monitoreo realizado por el proceso en el mes de junio de 2019 contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\".  (Subrayado fuera de texto)\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\nNOTA: las evidencias suministradas por el proceso a través del DOMUSFILE, no presentan un orden de acuerdo con la numeración de los ítems que registra el Plan de Mejoramiento que se encuentra publicado en la página web del MVCT, por lo tanto, no es clara la identificación y verificación de las mismas, considerando el monitoreo realizado por el proceso de Gestión de Contratación.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos. Se remiten los procedimientos de Licitación Pública GCT-P-02 y el de Selección Abreviada GCT-P-03 con fecha 08/11/2019 y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora identificada. Al respecto, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 30/05/2019 y los procedimientos solo se publicaron hasta el 08/11/2019.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción y la actividad,  se solicita remitir los soportes relacionadas con la aplicación del procedimiento actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar los procedimientos que a continuación se relacionan, a funcionarios y contratistas del grupo de contratos: \n2.  Licitación Pública.  \n3. Selección abreviada de menor cuantía.  ","2019-05-30","2019-06-15",null,null,"2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización de los procedimientos de Licitación Pública y de Selección abreviada de menor cuantía (actividad anterior).                                                                                                                                               10/12/2019: La Socialización de la actualización del procedimiento GCT-P-02 \"Licitación Pública\" y del procedimiento GCT-P-03 \"Selección abreviada de menor cuantía\" versión 7.0 se realizó el 5-11-2019 en el comité del grupo de contratos. Se remite Acta del Comité de Contratos No. 34 y el listado de asistencia.\n05/06/2020: Con el fin de verificar la efectividad de la actividad, el grupo de contratos ha realizado en el 2020 un proceso de menor cuantia el cual se ha realizado en el marco del procedimiento que se actualizo. Se envia enlace del proceso publicado en el SECOP II con el objetivo de la verificación de las actividades.","CUMPLIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se evidencia acta No. 34 y lista de asistencia del Comité Grupo de Contratos del 5 de noviembre de 2019, donde se menciona que se realizó la socialización de la actualización de los procedimientos.","CUMPLIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N°34 del 05 de noviembre de 2019, en la cual se observa dentro de los puntos tratados la socialización de los procedimientos de contratación. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción de mejora, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso. \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción y la actividad,  se solicita remitir los soportes relacionadas con la aplicación del procedimiento actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA"]
[3,"Oportunidad de Mejora","Actualizar los procedimientos Selección mínima cuantía y procedimiento en caso de cesión de acuerdo las funciones del proceso ","AP","Normal desarrollo de las actividades del proceso","Revisar y actualizar los procedimientos  de: \n 4. Selección mínima cuantía.  \n5. Procedimiento en caso de cesión. ","2019-06-01","2019-06-30",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: Se encuentra en revisión de las diferentes dependencias el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, y teniendo en cuenta que las modificaciones a estos manuales implican una revisión sistémica de la totalidad de procedimientos, en especial los procedimientos de Selección mínima cuantía y procedimiento en caso de cesión; nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos. \n                                                                                                                                                                              10/12/2019: Esta pendiente la actualización del procedimiento GCT-P-04 \"Selección mínima cuantía\". La actualización del procedimiento GCT-P-05 \"Cesión de contrato\" versión 6.0 se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remite el procedimiento, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n\n05/06/2020: Se revisa el procedimiento GCT-P-04 Selección mínima cuantía y luego de que fue aprobada por la Subdirección Administrativa se remite la solicitud de actualización/modificación a la Oficina de Planeación mediante radicado N° 2020IE0004287\n","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y el procedimiento GCT-P-05 \"Cesión de contrato\" versión 6.0.\nSin embargo; no se ha realizado la actualización del procedimiento  GCT-P-04 \"Selección mínima cuantía\", por lo tanto no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitió el procedimiento de Cesión de Contrato GCT-P-05 y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de selección de Mínima cuantía. Al respecto, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 30/06/2019 y los procedimientos solo se publicaron hasta el 08/11/2019. \n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación de la misma.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar los procedimientos que a continuación se relacionan, a funcionarios y contratistas del grupo de contratos: \n 4. Selección mínima cuantía.  \n5. Procedimiento en caso de cesión.","2019-06-30","2019-07-15",null,null,"2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización de los procedimientos de Selección mínima cuantía y procedimiento en caso de cesión (actividad anterior).                                                                                                                                                                  10/12/2019: La socialización del procedimiento GCT-P-04 \"Selección mínima cuantía\" esta pendiente, según la actividad anterior. La socialización  del procedimiento GCT-P-05 \"Cesión de contrato\" versión 6.0 se realizó el 5-11-2019 en el comité del grupo de contratos. Se remite Acta del Comité de Contratos No. 34 y el listado de asistencia.\n05/06/2020: Una vez el procedimiento se encuentre publicado en el Sistema de Gestión de Calidad el procedimiento sera socializado con los colaboradores del grupo de contratación para su aplicación en los procesos en la actualidad.","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se evidencia acta No. 34 y lista de asistencia del Comité Grupo de Contratos del 5 de noviembre de 2019, donde se menciona que se realizó la socialización de la actualización del procedimiento de Cesión de contrato. \nSin embargo; teniendo en cuenta que no se ha realizado la actualización del procedimiento  GCT-P-04 \"Selección mínima cuantía\", no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitió el procedimiento de Cesión de Contrato GCT-P-05 y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de selección de Mínima cuantía. Así mismo, en el acta No. 34 remitida por el proceso, se observa la socialización de los procedimientos, la cual no es suficiente para verificar la socialización del procedimiento de selección de mínima cuantía.\n\nNo obstante, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación la misma.","VENCIDA"]
[4,"Oportunidad de Mejora","Actualizar los procedimientos Incumplimiento contractual y procedimiento de liquidación de acuerdo las funciones del proceso ","AP","Normal desarrollo de las actividades del proceso","Revisar y actualizar los procedimientos  de: \n6.  Incumplimiento contractual.\n  7.  liquidación. ","2019-07-01","2019-07-30",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: Se encuentra en revisión de las diferentes dependencias el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, y teniendo en cuenta que las modificaciones a estos manuales implican una revisión sistémica de la totalidad de procedimientos, en especial los procedimientos de Incumplimiento contractual y liquidación; nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                                                                              10/12/2019: Esta pendiente la actualización del procedimiento GCT-P-06 \"Incumplimiento contractual\". La actualización del procedimiento GCT-P-07 \"Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos\" versión 7.0, se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remite el procedimiento, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n05/06/2020: el dia 04/05/2020 mediante numero de radicado 2020IE0004239 se envio la solicitud de actualización/modificación del procedimiento GCT-P-06 Imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimiento ","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y el procedimiento GCT-P-07 \"Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos\" versión 7.0.\nSin embargo; no se ha realizado la actualización del procedimiento  GCT-P-06 \"Incumplimiento contractual\", por tanto no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitió el procedimiento de GCT-P-07 \"Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos\" y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de Incumplimiento Contractual. Al respecto, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 15/07/2019 y los procedimientos solo se publicaron hasta el 08/11/2019.\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación de la misma.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar los procedimientos que a continuación se relacionan, a funcionarios y contratistas del grupo de contratos: \n 6.  Incumplimiento contractual. \n 7.  liquidación. ","2019-07-30","2019-08-15",null,null,"2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: el cumplimiento de esta actividad depende de la actualización de los procedimientos de Incumplimiento contractual y liquidació.                                                                                                                                             10/12/2019: La socialización del procedimiento GCT-P-06 \"Incumplimiento contractual\" esta pendiente, según la actividad anterior. \nEl procedimiento GCT-P-07 \"Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos\" versión 7.0 se realizó el 5-11-2019 en el comité del grupo de contratos. Se remite Acta del Comité de Contratos No. 34 y el listado de asistencia.\n05/06/2020: Una vez el procedimiento se encuentre publicado en el Sistema de Gestión de Calidad el procedimiento sera socializado con los colaboradores del grupo de contratación para su aplicación en los procesos en la actualidad.","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se evidencia acta No. 34 y lista de asistencia del Comité Grupo de Contratos del 5 de noviembre de 2019, donde se menciona que se realizó la socialización de la actualización del procedimiento de Liquidación. \nSin embargo; teniendo en cuenta que no se ha realizado la actualización del procedimiento GCT-P-06 \"Incumplimiento contractual\", no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitió el procedimiento de GCT-P-07 \"Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos\" y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de selección de Incumplimiento contractual. Así mismo, en el acta No. 34 remitida por el proceso, se observa la socialización de los procedimientos, la cual no es suficiente para verificar la socialización del procedimiento de selección de Incumplimiento contractual.\n\nNo obstante, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación la misma.","VENCIDA"]
[5,"Oportunidad de Mejora","Actualizar los procedimientos Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa, Manejo y archivo de doc. y ex contractuales y  Concurso de méritos abierto y con precalificación  de acuerdo las funciones del proceso ","AP","Normal desarrollo de las actividades del proceso","Revisar y actualizar los procedimientos  de:\n8. Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa.  \n9. Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales.  10.  Concurso de méritos abierto y con precalificación. ","2019-08-01","2019-08-30",null,"Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","2020-06-05","Catalina Franco Gomez\nCoordinador Grupo de Contratos","30/09/2019: Se encuentra en revisión de las diferentes dependencias el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, y teniendo en cuenta que las modificaciones a estos manuales implican una revisión sistémica de la totalidad de procedimientos, en especial los procedimientos de Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa, procedimiento Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales, y procedimiento Concurso de méritos abierto y con precalificación; nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.                                                \n10/12/2019:  La actualización del procedimiento GCT-P-08 \"Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa\" versión 7.0, y del procedimiento GCT-P-10 \"Concurso de méritos abierto y con precalificación. \" versión 6.0, se realizó el 8-11-2019 en el SIG de la entidad. Se remiten los procedimientos, la solicitud de modificación y el concepto de aprobación de la OAP.\n31/01/2020.  Se realizó la actualización del procedimiento GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales\".\n05/06/2020: Se realizó la actualización del procedimiento GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales\" que se encuentra publicado desdel el 31 de enero de 2020. el cual fue socializado por correo electronico al grupo de contratos.\n","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan solicitud de documentación del 24 de octubre con radicado No. 2019IE0012323, concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8 de noviembre y el procedimiento GCT-P-08 \"Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa\" versión 7.0 y GCT-P-10 \"Concurso de méritos abierto y con precalificación. \" versión 6.0.\nSin embargo; no se ha realizado la actualización del procedimiento  GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales\", por lo tanto no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitieron los procedimientos de Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa y Concurso de méritos abierto y con precalificación y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales. Al respecto, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 15/07/2019 y los procedimientos solo se publicaron hasta el 08/11/2019.\n\nPor lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación de la misma.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar los procedimientos que a continuación se relacionan, a funcionarios y contratistas del grupo de contratos:\n 8. Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa.  \n9. Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales.  10.  Concurso de méritos abierto y con precalificación. ","2019-08-30","2019-09-15",null,null,"2020-06-05","Sergio Nicolás Pérez Rodríguez\nCoordinador Grupo de Contratos","10/12/2019: La socialización del procedimiento GCT-P-08 \"Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa\" versión 7.0, y del procedimiento GCT-P-10 \"Concurso de méritos abierto y con precalificación \" versión 6.0, se realizó el 5-11-2019 en el comité del grupo de contratos. Se remite Acta del Comité de Contratos No. 34 y el listado de asistencia.\n6/03/2020. Se realizó la socialización del procedimiento GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales\", mediante acta de comité interno, la cual se publica en el DOMUS\n05/06/2020: Se socializo el procedimiento GCT-P-09  mediante envio de correo electronico el procedimiento GCT-P-09 a todo el grupo de contratación","VENCIDA","2020-01-31","Amelia Navarro Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se evidencia acta No. 34 y lista de asistencia del Comité Grupo de Contratos del 5 de noviembre de 2019, donde se menciona que se realizó la socialización de la actualización de los procedimientos de Selección abreviada menor cuantía y de Concurso de méritos . \nSin embargo; teniendo en cuenta que no se ha realizado la actualización del procedimiento  GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales\", no se da cierre a la actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.","VENCIDA","2020-03-15","EGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: concepto técnico de revisión con radicado No. 2019IE13004 del 8/11/19 para la actualización de 7 procedimientos, Se remitieron los procedimientos de Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa y Concurso de méritos abierto y con precalificación y Acta No. 34 de fecha 05/11/2019 del comité del Grupo de Contratos. Al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, sin embargo, no se remitió el procedimiento de Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales. Así mismo, en el acta No. 34 remitida por el proceso, se observa la socialización de los procedimientos, la cual no es suficiente para verificar la socialización del procedimiento de Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales.\n\nNo obstante, no es posible dar cierre de la actividad toda vez que se hace necesario continuar con la implementación la misma.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"Sergio Pérez Rodríguez\nCoordinador Grupo de Contratos",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-27","1.0","Se incluye la información en el nuevo formato, se realiza el análisis de causa de la no conformidad y las observaciones de la Auditoria interna del SIG, se realiza monitoreo por parte del líder del proceso y el seguimiento por parte de la OAP.","Ivette Páez"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-21","2.0","Se realiza el respectivo monitoreo por el líder del proceso y el seguimiento de la OAP de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento","Ivette Páez"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-29","3.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-31","4.0","Mediante correo electrónico de fecha 19 de octubre de 2018, se solicitó a la Oficina Asesora de Planeación la ampliación de plazos para el cumplimiento de actividades por contingencia en el Grupo.\nAdicionalmente se incluyó la oportunidad de mejora de la auditoría externa","Ivette Páez"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-21","5.0","Se realizó el monitoreo para el seguimiento del mes de diciembre de 2018","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-10","6.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-22","7.0","Se realiza el monitoreo y se solicita la ampliación del plazo en 30 días para el cumplimiento de las actividades próximas a vencer, debido a la actual contingencia que se presenta en el Grupo de Contratos por la contratación de inicio de año.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-27","8.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento se solicita la ampliación del plazo en 30 días para el cumplimiento de las actividades de los numerales 3 y 10, relacionados con la revisión y socialización de los Procedimientos del Grupo de Contratos, debido a que continua la contingencia por la contratación de personal.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-13","9.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de la mesa de trabajo del 13/03/2019.","Egna Núñez\nLina Morales\nProfesionales de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-05-13","10.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento a 30 de abril de 2019, se informa que no se dio cumplimiento de las actividades por vencer del ítem 7, debido a que no ha sido aprobado el Manual de Contratación. Se solicita la ampliación del plazo en treinta (30) días para el cumplimiento de las actividades de este ítem.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-14","11.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento a 31 de mayo de 2019, se informa que no se dio cumplimiento de las actividades por vencer del ítem 7 y del ítem 8, debido a que desde el mes de marzo se encuentra en revisión de la Subdirección de Servicios Administrativos el borrador del Manual de Contratación que involucra el procedimiento de contratación directa, Licitación Pública y Selección abreviada de menor cuantía con sus respectivos formatos, lo que implican una revisión integral del manual, procedimientos y formatos de contratación que son vinculantes, por lo anterior, nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","12.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Amelia Navarro Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-21","13.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Egna Núñez\nProfesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30","14.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento con corte a 31 de agosto de 2019, se informa que no se dio cumplimiento de las actividades por vencer de los ítems 1 a 5, debido a que se encuentran en revisión el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión, que involucran los procedimientos de: Contratación directa, Licitación Pública, Selección abreviada de menor cuantía, Selección mínima cuantía, procedimiento en caso de cesión, Incumplimiento contractual, Liquidaciones, Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa, procedimiento manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales, y procedimiento Concurso de méritos abierto y con precalificación;  lo que implican una revisión integral del manual, procedimientos y formatos de contratación, que son vinculantes, por lo anterior, nos hemos visto en la necesidad de tener verificaciones adicionales, que requieren tiempo para lograr tener el documento en debida forma, y que su expedición no implique vacíos normativos.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-10","15.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento con corte a 30 de noviembre de 2019, se presentaron los siguientes avances: Cierre de las actividades del Ítem 1, ya que se realizó la actualización y socialización del procedimiento de Contratación directa. Cierre de las actividades del Ítem 2, ya que se realizó la actualización y socialización de los procedimientos de Licitación Pública y Selección abreviada de menor cuantía. Avance en la ejecución de las actividades del ítem 3, se actualizó y socializó el procedimiento de cesión de contrato, y se encuentra pendiente de actualización el procedimiento de Selección mínima cuantía. Avance en la ejecución de las actividades del ítem 4, se actualizó y socializó el procedimiento de Liquidación contrato, convenio y demás negocios jurídicos,  y se encuentra pendiente de actualización el procedimiento de Incumplimiento contractual. Avance en la ejecución de las actividades del ítem 5, se actualizaron y socializaron los procedimientos de Selección abreviada menor cuantía por subasta inversa, y Concurso de méritos abierto y con precalificación;  esta pendiente de actualización el procedimiento de manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales.","Angela Tatiana Coy  Cruz                                 Contratista - Grupo de Contratos"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31","16.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso.","Amelia Navarro Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-06","17.0","En el monitoreo al Plan de Mejoramiento con corte a 6 de marzo de 2020 , se presentaron los siguientes avances:\n31/01/2020.  Se realizó la actualización del procedimiento GCT-P-09 \"Manejo y archivo de documentos y expedientes contractuales.\nSe actualizó el procedimiento.\n6/03/2020.  Se realizó la socialización del procedimiento GCT-P-09","Ivette Páez"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","18.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Katherine Forero\nAlexandra Cortes\nContratistas OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","19.0","Se migraron las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[13,1,13,12],[14,1,14,12],[30,1,30,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Determinar tiempos de respuesta de gestión de la oficina de contratación tomando como base  la prevención en la afectación de los servicios en la entidad por demoras en contratación Numera 4.4.1  c) "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AM"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","OCTUBRE  03 DE 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Diana Corredor / Ivette Páez"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"No se entregan los documentos completos al momento de hacer la solicitud"]
[null,"El area interesada no responden a los correos electronicos de solicitud de contratación"]
[null,"No tienen en cuenta las listas de chequeo para solicitudes contractuales"]
[null,"No depende del grupo de contratos el tramite final de fima de contratos y/o convenios ( ordenador del gasto)"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Al no contar con todos los documentos de la lista de chequeo por parte del area  para realizar el proceso de contratación y al no responder a las solicitudes de requirimiento por parte del grupo de contratos se devolvera el tramite al area para su correspondientes ajustes, depende de la agenda del ordenador del gasto para su revisión y firma. "]