{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa  2"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":59,"n_cols":32,"rows_kept":59,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,29,8,29],[42,5,42,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[53,0,53,1],[53,2,53,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[42,0,42,1],[43,0,43,1],[42,2,42,3],[43,2,43,3],[42,11,42,13],[43,11,43,13],[42,30,42,32],[43,30,43,32],[53,30,53,32],[54,30,54,32],[42,24,42,27],[43,24,43,27],[53,24,53,27],[54,11,54,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[54,24,54,27],[6,10,6,13],[53,11,53,13]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión de comunicaciones internas y externas "]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Internas SIG","Verificadas las Tabla de Retención Documental- TRD del proceso, se observó que dentro de las series documentales no se contempla cómo realizar el almacenamiento, custodia y conservación de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales), y a su vez cuáles serán los tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central.","AP","La TRD  no cuenta con la información específica en cuanto a la forma de almacenar, custodiar y conservar documentos, ya que en el momento  de su diligenciamiento no se tenían claras las disposiciones para el control de las unidades documentales en lo concerniente a las piezas comunicacionales (digitales).","Garantizar la custodia de la información  de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales)","2018-05-15","2018-12-31",null,"Patricia Zamudio\nSecretaria Grupo de Comunicaciones","27/09/2018\n\n30/05/2019\n\n27/09/2019\n\n29/11/2019\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n05/06/2020","Maura Achury\nCoordinadora del Grupo de Comunicaciones Estratégicas\n\n\n\nDiana Carolina Montoya M.\nCoordinadora Grupo de Comunicaciones Estratégicas\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nCarlos Javier Bolaños coral\nCoordinador Grupo de Comunicaciones Estratégicas (A)","Se cuenta con acta del mes de abril de 2018 y correos de mayo junio y julio del mismo año, en los que se evidencia por una parte que el Editor diligenció el formato indicado por Gestión Documental en el que se reporta el archivo de imágenes, así como correos solicitando  orientación y gestión para actualizar la TRD en cuanto a unidades documentales para las piezas comunicacionales digitales. \nActualmente, el proceso dispone de una carpeta compartida en el domusfile nombrada //domusfile/admin_web para la custodia de fotografías. Además, en el proceso- Sala de Edición sede calle 18 reposan 16 discos duros externos (con capacidades entre una y tres Teras) donde se custodia todo el material fílmico. El proceso esta pendiente de que se le adjudique un espacio en el servidor para garantizar esta información audiovisual que da cuenta de la trazabilidad de acciones y gestión de directivos en videos .\n\nLas actividades adelantadas en 2019 son las siguientes: el 8 de marzo se solicita a la subdirección Administrativa mediante correo electrónico , espacio en servidor para archivo de material, el 14 de marzo la coordinadora se soporte técnico responde que no hay capacidad disponible en Teras y que se revisarán opciones. Luego el  8 de abril se envía correo electrónico a la coordinadora de gestión documental expresando la situación, ya que se recibirá visita de Archivo General de la Nación. El 9 de abril el AGN realiza e inspección al Proceso Gestión de Comunicaciones y se felicita al Grupo porque esta bien documentado el proceso. Queda evidencia: la lista de asistencia y las siguientes observaciones:  revisar el procedimiento interno de backup de la Entidad con el fin de identificar los tiempos de generación de copias de seguridad de la información generada por el grupo; revisar el plan de preservación y conservación digital a largo plazo con el fin de que en el proceso de actualización del PGD del MVCT se definan criterios, roles y planeación del proceso a futuro, toda vez que son series documentales de conservación total;  Organizar los archivos audiovisuales conforme a las tipologías documentales establecidas en la TRD del grupo. Por lo anterior en nuestro proceso no podemos  identificar como realizar el  almacenamiento, custodia y conservación de material digital. Quedamos atentos a las orientaciones del proceso encargado del tema.\n\nEl 17 de julio de 2019 GAUA lidera una capacitación y orientación respecto a codificación de la TRD. Se comenta el tema de falta de espacio en términos de Teras para almacenar los archivos digitales ( imágenes audiovisuales) de respaldo.   a la fecha no hay solución al tema y este aspecto está fuera del alcance del proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas por lo tanto nuevamente se da por cerrada la acción en cuanto a la competencia del Grupo de Comunicaciones. No obstante se radica oficio a subdirección activa y oficina TIC con fecha 27 de septiembre de 2019 ,solicitando reunión para que se de solución desde las áreas competentes.\nSe realiza seguimiento, toda vez que el 25 de noviembre se lleva a cabo una mesa de trabajo con delegados de las Oficinas de Planeación y Control Interno (listado de asistencia). Allí se determina que la acción 1 se trasladará al proceso de Gestión Documental para que aborden el tema con el apoyo de la Oficina TIC. Esto se comunica mediante memorando : 2019IE0013517 DEL 26 DE NOVIEMBRE DE 2019. Se remite copia vía correo electrónico a los asistentes a la mesa de trabajo con fecha 28 de noviembre de 2019 \nComo soportes del inventario de la documentación digital para evidenciar la organización y disponibilidad de la información digital se presentan pantallazos de la forma como se almacenan tanto fotos como material audiovisual, tanto en domusfile como en equipo d edición los cuales permanecen en la sede de la calle 18 ( actualmente los profesionales encargados del tema están trabajando desde casa por la emergencia sanitaria generada por la Pandemia del Covid 19).  DDe igual forma se realizó reunión el 25 de febrero (se presenta acta de reunión)      en la que participaron la subdirección administrativa, el jefe de la Oficina TIC y el Coordinador de Gestión Documental. Se reitera la responsabilidad de estos procesos y se solicita solucionar el tema ya que esta acción fue trasladada a esas dependencias. \n","CUMPLIDA","30/09/2018\n14/01/2019\n08/03/2019\n31/07/2019\n04/12/2019","Lina María Osorio Baena\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"Se presenta correo del 1 de junio de 2018 en el que se evidencia el diligenciamiento del formato FUID, en el que se incluyen las piezas audiovisuales.\nSe evidencia la gestión de actualizar la TRD en cuanto a unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales a través de correo de las siguientes fecha: 31 de mayo, 1 y 5 de junio y 30 de julio de 2018\n\n14/01/2019Se evidencia correo electrónico del 04 de octubre de 2018 en asunto: aportes para actualizar Proceso Gestión Documental \n\n08/03/2019: Se evidencia la carpeta compartida //domusfile/admin_web$ para la custodia de fotografías, se verifica la pertinencia de la acción, se requiere solicitar ampliación de plazo para cumplir con la custodia del material fílmico.\n\n31/07/2019: Se evidencia correo electrónico del  08 de marzo de 2019 asunto: Solicitud espacio en el servidor para audiovisual y con respuesta del 14 de marzo de 2019 por el grupo de soporte y apoyo informático manifestando que no se puede atender, que realizaran consulta a la oficina de tic, así mismo se evidencia correo electrónico del 08 de abril de 2019 del grupo de comunicaciones a gestión documental con asunto: Acciones frente a los ítems abiertos de los planes de mejoramiento de gestión de comunicaciones, sin respuesta, así mismo se evidencia correo electrónico del 10 de abril de 2019  asunto: Retroalimentación visita de inspección AGN  con respectivas actas y listado de asistencia, teniendo en cuenta que la acción  es \"Garantizar la custodia de la información  de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales)\" y a pesar de la gestión realizada no se da cumplimiento es pertinente revisar si con la actualización de la TRD se podría lograr la custodia de la información generada por el proceso.\n\n04/12/2019: Se realiza la verificación del   memorando : 2019IE0013517 DEL 26 DE NOVIEMBRE DE 2019 y (listado de asistencia de los participantes). Por lo tanto se da cierre a la actividad ya que se da traslado al proceso de gestión documental por ser competencia de este proceso la acción \" Garantizar la custodia de la información  de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales)\"","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n08/03/2018\n\n20/08/2019\n\n15/03/2020","LINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia acta No. 011 del 02/04/2018 en la que se determinan los cambios a realizar a la TRD del proceso, sin embargo la misma no se encuentra firmada por parte del delegado del GAUA, así mismo se evidencia correos electrónicos internos en el grupo de comunicaciones. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n08/03/2019: A la fecha el proceso cuenta con una carpeta compartida en el domusfile denominada //domusfile/admin_web$ para la custodia de fotografías, así mismo el proceso cuenta con 16 discos duros externos (TERA) donde se custodia todo el material fílmico.  El proceso se encuentra a la espera de un espacio en el servidor que permita garantizar la conservación de la información de carácter institucional y disminuir el riesgo de perdida.\n\n20/08/2019: Se observó las siguientes evidencias (correos electrónicos) del monitoreo del plan de mejoramiento:\n1. De 08 de abril  2019  acciones frente a los ítems abiertos en plan de mejoramiento de Gestión de Comunicaciones I y E. En el cual se informa la solicitud \"se requiere espacio de 80 Teras para almacenar el respaldo de toda esta información audiovisual y no se dispone de ese espacio\" al Grupo talento Humano. \n2. De 10 de abril 2019 con asunto: \"Retroalimentación visita de inspección AGN - reunión de preparación - reunión de apertura y primera y segunda jornadas de visita a las dependencias del MVCT en el cual se recomienda Organizar los archivos audiovisuales conforme a las tipologías documentales establecidas en la TRD del grupo\".\n3.- 14 de marzo 2019, con asunto \"Respuesta Solicitud espacio para audiovisual\" con respuesta \"Después de verificar y analizar tu requerimiento, me permito informar que desafortunadamente en este momento no podemos atenderlo.  La capacidad de almacenamiento que tenemos disponible no es suficiente para poder respaldar los 80 teras requeridos\"  \nAunque se identificó avance en la solicitud del proceso Gestión de Comunicaciones al proceso “Gestión, Soporte, Apoyo Informático” del espacio para el almacenamiento  y la felicitación del AGN: “Se felicitó al equipo de trabajo porque el proceso se encuentra bien documentado y se invitó a continuar con la mejora continua para que este sea ágil y de consulta oportuna de la información custodiada”. No obstante, no es suficiente para el cierre de la actividad. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y con el fin de mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/12/2018.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del listado de asistencia reuniones internas programada el día 25/11/2019 precedida por el Grupo de Comunicaciones en compañía de la OAP y la OCI, en la que se revisó el Plan de Mejoramiento del Proceso de Comunicaciones Internas y Externas; de igual manera, remitieron Memorando de Cierre y Traslado de Acción de Mejora por parte de la Coordinadora de Comunicaciones enviado al Jefe Oficina TIC y al Coordinador GAUA el 26/11/2019, en el que se informa que serán los responsables de la actividad “Garantizar la custodia de la información  de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales)”, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso por traslado por competencia.,\n\nNo obstante, considerando que la custodia de los documentos en el archivo de gestión es responsabilidad de la dependencia productora de la información y a fin de declarar efectiva esta acción, se solicita al proceso remitir los soportes del inventario de la documentación digital al cual hace referencia la no conformidad detectada en la auditoría interna que permitan determinar los controles realizados por la primera línea de defensa para garantizar la organización y disponibilidad de la información, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Auditorías Internas SIG","Se observa que el Normograma del proceso cumple con la identificación y actualización de las normas de origen externo aplicables al proceso, sin embargo, se observa que incluyen normas de origen interno de las cuales justifican su inclusión en el normograma soportando la presentación en Power point “Control de Documentos Externos – Normograma” en la cual el proceso de Administración del SIG socializó en contravía de lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0.","AP","el proceso de Administración del SIG socializó en contravía de lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0","Verificar con el proceso de Administración del SIG, incluya un lineamiento en su documentación, relacionado con contemplar dentro del normograma las normas de carácter interno ","2018-05-15","2018-10-31",null,"Ligia Consuelo Acosta\nProfesional Especializado.\n","16/08/2018\n\n21/11/2018\n\n30/05/2019\n\n2/09/2019\n\n29/11/2019\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n05/06/2020","Maura Achury\nCoordinadora del Grupo de Comunicaciones Estratégicas\n\n\n\n\nDiana Carolina Montoya M.\nCoordinadora Grupo de Comunicaciones Estratégicas\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nCarlos Javier Bolaños Coral Coordinador del Grupo de Comunicaciones Estratégicas (A)","Se remitieron correos al SIG solicitando orientación respecto a inclusión de normas internas en el normograma del proceso. En la quinta política de operación del procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 del 29 de agosto de 2018, versión 5.0, se menciona:\n\"En el normograma se incluirán los requisitos normativos internos, externos y aquellos documentos que por su esencia son aplicables a cada proceso para su gestión.\"\nCon base en orientaciones de la mesa de trabajo con Control Interno (19 Nov 2018)  se solicita nuevamente el concepto a Lina Osorio de la Oficina Asesora de Planeación, respecto a la conveniencia de incluir normas internas en el normograma. En correo electrónico del 4 de diciembre Lina Osorio responde que si se deben incluir normas internas.  De igual forma se evidencia que en el procedimiento: control, de documentos versión 5.0 Ítem políticas de operación se establece que el normograma incluye normas internas. \n\nSe evidencia que el SIG actualizo el procedimiento control de documentos el 15 de marzo de 2019 en el Sig. Comunica el cambio mediante aviso por correo masivo institucional , enviado el 21 de marzo de 2019\n\nEs importante precisar que la acción se abrió debido a que el SIG no había incluido las normas internas para todos los normogramas de los procesos de la entidad. Este proceso siempre ha tenido las normas internas en el normograma. Por lo anterior y de acuerdo con la mesa de trabajo con Control interno y Planeación  de mayo de 2019  se trataba de evidenciar que el SIG había incluido el tema de normas internas en el procedimiento: control de documentos. \nNo obstante, adicional a lo anterior,   adjuntamos lo solicitado: pantallazos de nuestro normograma actualizado en agosto y copia de la aprobación del mismo.\nAunque la acción abierta se refiere a la inclusión de normas internas por parte del proceso: Administración SIG y ya se adjuntaron evidencias del tema, a la fecha se reporta un correo sobre el tema enviado a Planeación informando que por en el momento no se realizaran más actualizaciones al normograma del proceso ( 28 noviembre de 2019)\n\n\nSe realiza actualización del normograma del proceso con formato: concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación No radicación 2020IE0003298 del 27 de marzo el cual es aprobado y se publica en los documentos del proceso.  Se realiza socialización del mismo a los integrantes del grupo mediante correo electrónico del 3 de abril de 2020: es Importante precisar que la accion se abrió porque el normograma de nuestro proceso incluía normas internas y asi se sigue realizando, de acuerdo con las orientaciones y lineamientos del roceso de administración del SIG.\n\n\n","CUMPLIDA","30/09/2018\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019\n\n04/12/2019","Lina María Osorio Baena\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0}," En la quinta política de operación del procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 del 29 de agosto de 2018, versión 5.0, se menciona:\n\"En el normograma se incluirán los requisitos normativos internos, externos y aquellos documentos que por su esencia son aplicables a cada proceso para su gestión.\n\nSe evidencia correo electrónico del 15 de junio de 2018 asunto: actualización documentación del SIG Proceso gestión de comunicaciones, se evidencia correo electrónico del 03 de diciembre de 2018  y  del 04 de diciembre de 2018 asunto: caracterización, normograma y manual de imagen para aclaraciones del manejo del normograma y se evidencia documento en Word normograma actualizado con fecha de actualización del 24 de agosto de 2018 y la ruta de acceso.\n\n31/07/2019:Se evidencia pantallazo de publicación del 21 de marzo de 2019 ¡Pilas con el normograma de su proceso!, se evidencia pantallazo del procedimiento de control de documentos ( actualizado 15 de marzo de 2019), y se evidencia mediante radicado 2019IE0003170  del 12 de marzo de 2019 solicitud de modificación de  normograma del proceso de gestión de comunicaciones internas y externas; y el respectivo normograma en Excel mediante correo electrónico, se recomienda enviar concepto de aprobación y pantallazo de la publicación del normograma para por cumplida la actividad.\n\n04/12/2019: Se evidencia correo electrónico del 28 de noviembre de 2019 con el asunto: Seguimiento actualización del normograma del SIG, así mismo,  se evidencia pantallazo de actualización del normograma del 01/08/2019, dando cumplimiento a la acción, y el concepto de aprobación de la actualización del normograma 2019IE0008386 del 01 de agosto de 2018.","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n08/03/2019\n\n20/08/2019\n\n19/03/2020","LINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia la publicación de la actualización del normograma de fecha 24/08/2018,  sin embargo no se evidencia el control de cambios y el proceso no aporta evidencia de la solicitud de modificación con su respectiva justificación.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n08/03/2019: se evidencia la publicación del normograma del proceso con fecha de actualización 04/12/2018 en control de cambios realizados por el proceso, sin embargo esta actividad no se le da cierre teniendo en cuenta que la metodología de administración del SIG no ha sido aprobada para normas internas.\n\n20/08/2019: Se observó, las siguientes evidencias del monitoreo al plan de mejoramiento ítem 5:\n1. Una imagen de captura con asunto ¡Pilas con el normograma del proceso! De 21 de marzo 2019. \n2. Una imagen de captura de la publicación del procedimiento de Control de Documentos, 6.0 en el link: \nhttp://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-P-01%20Control%20de%20documentos%206.0.pdf\n3. Solicitud a la OAP para “Actualizar nueva versión normograma”, de 12 de marzo 2019. No obstante, en la página  MVCT está actualizada otra versión 6.0., en la cual “Se actualiza el formato de normograma versión 5.0 y se incluyen: Directivas presidenciales 02 y 03 de 2019. Se complementa texto de uso de la Circular 09 de 2018”.\nAunque se evidenció avance en la actividad. No obstante, no es suficiente para el cierre de la actividad. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/10/2018.\n\n15/03/2020: Se evidencia los soportes: Se evidencia los documentos: 1. Una imagen de captura con asunto ¡Pilas con el normograma del proceso! De 21 de marzo 2019. 2. Formato Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación con fecha de emisión del concepto 01/08/2019. 3. Correo publicación Normograma Proceso de Gestión de Comunicaciones Internas y Externas enviado el 01/08/2019 enviado por la OAP informando la actualización del documento en la web. 4. Imagen captura del normograma. 5. Correo seguimiento actualización del normograma SIG 28/11/2019; dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría interna del SIG.\n\nDe otra parte, teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos  y a fin de declarar efectiva esta acción, se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la documentación del proceso que hace referencia la no conformidad detectada en la auditoría interna y su respectiva socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"CARLOS JAVIER BOLAÑOS CORAL\ncOORDINADOR (A)\nGrupo de Comunicaciones Estratégicas",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-24","1.0","Actualización al nuevo formato de plan de mejoramiento  7.0\nSe realizó el análisis de causas para las no conformidades y/o oportunidades de mejora detectadas a partir de las  auditorías internas al SIG 2018\nSe realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP","Ligia Consuelo Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2018-09-27","2.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP","Ligia Consuelo Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2018-10-22","3.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","LINA MORALES - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-18","4.0","Atendiendo las orientaciones de Oficina de Control interno respecto a las  actividades que aún no se cierran, s se realizan huevas acciones y se generan nuevas evidencias. Así, para la acción de taller de taller de voceros en 2017 se explica por que no se realiza esta actividad en 2018;  para las acciones relacionadas con cuadro control de cambios de la caracterización del proceso se ajusta este formato y se publica nuevamente, se incluye la evidencia de Informe de seguimiento a las matrices de comunicaciones de los procesos; se realizan acciones para que se ajusten los cuadros de control de cambios en todas las matrices de los procesos y evidenciar la publicación actualizada de las mismas en el SIG, se verifica y pide concepto sobre inclusión de normas internas en normograma del proceso.","Ligia Consuelo Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2019-01-14","5.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-08","6.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 08/03/2019..","Alexandra Cortes \nLINA MORALES \nProfesionales de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-05-06","7.0","Se realizó seguimiento por parte de la líder del proceso se registraron evidencias en las dos acciones abiertas. La líder del proceso revisa evidencias y cierra las acciones .","Ligia Consuelo  Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","8.0","Se realizo seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el documento domusfile del proceso, se ajuste el formato SIG-F-14 Versión 8.0 fecha 15/05/2019","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-20","9.0","Se realiza evaluación del plan de mejoramiento de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","DILSA BERMUDEZ"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-27","10.0","Se realiza seguimiento por parte de la líder del proceso a las dos acciones abiertas y  se insiste en el cierre de las mismas, así: la  relacionada con  almacenamiento de copia de respaldo de material digital  porque desde comunicaciones se realizaron las acciones pertinentes(solicitudes a las áreas encargadas) Se insiste con el tema solicitando reunión ya que a la fecha no se tiene solución al tema. En la segunda acción relacionada con normograma, a pesar de que se anexaron las evidencias acordadas en la mesa de trabajo de mayo: actualización de procedimiento por parte del SIG, se anexan nuevas evidencias requeridas  como es la aprobación y publicación del normograma actualizado con nuevas normas del Proceso Gestión de Comunicaciones.  ","Ligia Consuelo Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2019-11-29","11.0","Con base en mesa de trabajo con oficinas de Planeación y Control Interno (25 noviembre de 2019) se define trasladar la  acción No. 1 a gestión Documental para que las acciones se borden con el apoyo de TIC. Se aprovecha para reportar que en el momento no se realizaran nuevas actualizaciones de Normograma.","Ligia Consuelo Acosta N."]
[null,null,null,null,null,"2019-12-04","12.0","Se realiza seguimiento a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso dando cumplimiento al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","13.0","Se realiza evaluación del plan de mejoramiento de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","JOSE JUAN  MORENO\nALEXANDRA CORTES\nCONTRATISTAS OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","14.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-05","15.0","se presentan y suben evidencias según el instructivo, así: acción1: imágenes del esquema de almacenimiento de archivo digital y acta de reunion con áreas responsables del tema y acción 2: socialización de la actualización del normograma del proceso.","Ligia Consuelo Acosta Niño"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Verificadas las Tabla de Retención Documental- TRD del proceso, se observó que dentro de las series documentales no se contempla cómo realizar el almacenamiento, custodia y conservación de las unidades documentales para las piezas comunicacionales (digitales), y a su vez cuáles serán los tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2017-07-24"]
[null,"PARTICIPANTES","Ligia Consuelo Acosta, Angela Isable Piñeros"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La TRD  no cuenta con la informaciòn especìfica en cuanto a la forma de almacenar, custodiar y conservar documentos, ya que en el momento  de su diligenciamiento no se tenìan claras las disposiciones para el control de las unidades documentales en lo concerniente a las piezas comunicacionales (digitales).\nNo estaban claris los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nación para la organización del material digital\nNo hay un espacio físico adecuado para el almacenamiento de la información digital"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"La TRD  no cuenta con la informaciòn especìfica en cuanto a la forma de almacenar, custodiar y conservar documentos, ya que en el momento  de su diligenciamiento no se tenìan claras las disposiciones para el control de las unidades documentales en lo concerniente a las piezas comunicacionales (digitales)."]

{"sheet":"Análisis causa  2","index":3,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[30,1,39,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observa que el Normograma del proceso cumple con la identificación y actualización de las normas de origen externo aplicables al proceso, sin embargo, se observa que incluyen normas de origen interno de las cuales justifican su inclusión en el normograma soportando la presentación en Power point “Control de Documentos Externos – Normograma” en la cual el proceso de Administración del SIG socializó en contravía de lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
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[null,"PARTICIPANTES","Ligia Consuelo Acosta, Angela Isable Piñeros"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"el proceso de Administración del SIG socializó en contravía de lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0\nDurante la ejecución de auditorías internas y externas al SIG, no se presentaron hallazgos relacionados con que se contemplaran las normas internas en el normograma\nLa tarzabilidad de las versiones anteriores, todos ellos cuentan con normas internas y externas\n"]
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[null,"el proceso de Administración del SIG socializó en contravía de lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0"]