{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 2","Análisis causa 3"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":60,"n_cols":32,"rows_kept":60,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[10,29,11,29],[10,30,11,30],[10,31,11,31],[10,0,11,0],[10,1,11,1],[10,3,11,3],[10,2,11,2],[10,4,11,4],[54,11,54,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[54,24,54,27],[6,10,6,13],[53,11,53,13],[10,9,11,9],[10,11,11,11],[42,30,42,32],[43,30,43,32],[53,30,53,32],[54,30,54,32],[42,24,42,27],[43,24,43,27],[53,24,53,27],[42,0,42,1],[43,0,43,1],[42,2,42,3],[43,2,43,3],[42,11,42,13],[43,11,43,13],[53,0,53,1],[53,2,53,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[42,5,42,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Documentar controles (Hacer seguimiento a las actividades de los apoderados) establecidos para el riesgo y divulgarlo al interior de la dependencia","AP","Se debe ejercer la defensa técnica de manera adecuada ","Documentar en el procedimiento de representación judicial, el seguimiento a las actividades de los apoderados.","2018-09-30","2019-06-30",null,"Claudia Elisa Garzón Soler, Jefe Oficina Asesora Jurídica\n\n\nLeonidas Lara Anaya","25/07/2018 \n\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n27/02/2019     28/05/2019   30/08/2019 28/02/2020","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales\n\n","25/07/2018: Se ha realizado mesas de trabajo internas para revisar el procedimiento y actualizarlo de acuerdo al seguimiento de los apoderados y a la resolución 938 de 2017.\n26/09/2018: Se envia correo electronico ampliando el plazo debido a que el Jefe de la OAJ debe realizar una revisión del procedimiento de representación judicial\n30/11/2018: Se envía Formato SIG-F-01 solciitando la creacion del Procedimiento, firmado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.\n27/02/2019: Se ha realizado la Actualización del procedimiento en la actividades y se ha incluido el seguimiento a las actividades de los apoderados.                   Se crea el procedimiento PJC-P-05 VERSION 1,0 Pago de sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliacion del 18 de Noviembre de 2018. Mediante el radicado 2018IE0014797, la OAP, emite concepto tecnico de cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01.                       28/05/2019: Se elabora acta donde se revisa el procedimiento de Representacion Judicial, actualmente se tiene un borardor. Se aporta acta y lista asistencia,\n30/08/2019 se efectua la solictud de creación, modificación o eliminación del procedimiento de representacion judicial mediante radicado 2019IE0008069 a la OAP, quien emite concepto tecnico favorable mediante radicado 2019IE0008259 y anuncia la publicacion de la actualización en el SIG.                                             28/02/2020, el pasado 30/08/2019 se reporta el cumplimiento de la accion, dado que mediante radicado  2019IE0008069  del 16 de Julio de 2019 se reporta a la OAP la modificacion del procedimiento de representacion judicial y ésta dependencia reporta concepto favorable mediante radicado 2019IE0008259 del 23 de julio de 2019                                                                                                                                                                                                                                                                                           30/05/2020 Se le dio cumplimiento a la actividad con el radicado 2019IE0008069 y la OAP mediante radicado 2019IE0008259, teniendo la disponibilidad de agendar, la socializacion a las partes interesadas se realizo mediante los radicados 2019IE0009016 a la subdireccion de servicios administrativos respecto de la informcion necesaria para impulsar las denuncias penales, Radicado 2019IE0008722 donde se socializa con el grupo de titulacion y saneamiento predial respecto de la infromacion necesaria a la OAJ para impulsar denuncias penales y radicado 2019IE0008723 donde se socialia al director del Fondo Nacional de Vivienda respecto de la infoemacion que deben allegar a la OAJ para impulsar denuncias penales, igualemnte se socializa al interior del grupo de trabajo , para ello se adjunto  las evidencias en el item 1","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor\n\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"26/07/2018: Se verifica el listado de asistencia de 09/07/2018 donde se actualiza el procedimiento de representación judicial teniendo en cuenta la resolución 938 del 19 de diciembre de 2017 e incluir la actividad 15 y queda de la siguiente manera: \"Elaborar un informe detallado de cada uno de los procesos asignados por reparto, señalando el estado actual del proceso en el momento de la desvinculación con la entidad, de lo mencionado se deberá hacer entrega al Coordinador del Grupo de Procesos Judiciales de la OAJ, para generar el visto bueno del mismo y generar el paz y salvo de la terminación de vinculación de la entidad\n\n14/01/2019: Se verifica mediante radicado 2018IE0014797 con fecha 18 de diciembre de 2018, solicitud de creación de documento en el SIG: Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\" en el proceso.Sin embargo, ésta no es evidencia que permita determinar el cumplimiento de la actividad que esta relacionada con la actualización en el SIG del procedimiento PJC-P-01 \"PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN JUDICIAL\". \n\n31/07/2019: Se verifica el acta de revisión del Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\" en el proceso.Sin embargo, ésta no es evidencia que permita determinar el cumplimiento de la actividad que esta relacionada con la actualización en el SIG del procedimiento PJC-P-01 \"PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN JUDICIAL\".\n\n20/01/2020:El proceso evidencia mediante el concepto técnico de actualización del procedimiento de representación judicial, el cumplimiento de la actividad, se recomienda continuar evidenciando la operatividad de la misma.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n\n\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","BRIAM BRITO POLO\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018: Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante radicado 2018IE0014797 con fecha 18 de diciembre de 2018, solicitud de creación de documento en el SIG: Procedimiento \"Pago sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones\", Sin embargo, el procedimiento no incluye actividades de seguimiento a los apoderados, en cumplimiento de la actividad programada para cumplimiento. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n21/08/2019: El proceso aporta como evidencia un Acta de fecha 23 de mayo de 2019, en la cual se observa la realización de una reunión cuyo tema era el seguimiento al plan de mejoramiento del SIG, esta contiene respecto al avance del presente ítem, el borrador de los cambios y/o modificaciones para los numerales contemplados en el procedimiento PJC-P-01 \"REPRESENTACIÓN JUDICIAL\" 1, 11, 12, 13 y 15 que serán sujetos a la revisión y aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; precisando que la OCI evidencia en el último ítem (15) en su descripción \"Se revisa mensulamente los casos asignados en el mes, a los apoderados judiciales\", que la propuesta guarda correspondencia con lo requerido en la actividad descrita en el plan de mejoramiento, no obstante, a la fecha de corte de la evaluación (31 de mayo de 2019) no se ha formalizado dicha actualización al lineamiento procedimiental, de manera que la actividad continuará en estado abierta.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión las siguientes evidencias: una fotografía con el formato de solicitud de modificación del procedimiento, con fecha 16/07/2019, el concepto técnico de revisión a las solicitudes de documentación de fecha 23/07/2019 y Pantallazo de publicación del procedimiento con fecha 23/07/2019, en los cuales se observa la modificación al procedimiento denominado: “REPRESENTACIÓN JUDICIAL PJC-P-01”, para realizar monitoreo a las asignaciones de los apoderados, dando cumplimiento a la acción preventiva establecida frente al monitoreo de mapas de riesgos. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al reporte de los avances de las actividades y su ejecución, dado que tenía como fecha de finalización el 30/06/2019 y ésta se cumplió con 23 días después de la fecha de finalización.  \n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la socialización del procedimiento actualizado al interior del grupo de trabajo, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[2,"Auditorías Internas SIG","En verificación de los documentos aportados frente a la gestión realizadas a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del sig, se observa incumplimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0, ítem 8 el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe -enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder proceso a la OAP para la publicación y a la OCI para el seguimiento. No se evidencia copia del correo electrónico a la OCI","AC","Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno.\n\n\n\n","Solicitar capacitación del procedimiento de acciones  preventivas, correctivas y de mejora  a la OAP","2018-06-21","2018-07-30",null,"Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","2018-07-25","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Se participo en la capacitación del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI","CUMPLIDA","2018-07-26","Diana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"26/07/2018: Se verifica listado de asistencia de la reunión realizada por la OAP y OCI de la socialización del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI el día 16 de junio de 2018 con la participación de Carlos Mirando el cual representa a procesos judiciales y acciones constitucionales y se verifica listado de asistencia de 21 de junio de 2018 en asunto: Revisión del procedimiento SIG-P-05 Acciones Preventivas, correctivas y de mejora.","CUMPLIDA","30/10/2018\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES","30/10/2018: Se evidencio listado de asistencia de la reunión realizada por la OAP y OCI de la socialización del procedimiento acciones preventivas y de mejora realizada por la OAP y OCI el día 16 de Julio de 2018.\n\n15/03/2020: El proceso aportó como evidencia, un proyecto de correo electrónico dirigido a Sergio Osorio de planeación de fecha 20/09/2019, a través del cual adjunta el formato del plan de mejoramiento con el monitorio con corte al 30/08/2019, no obstante, el proceso no aportó las evidencias para declarar la efectividad de la acción; al respecto, es importante señalar que se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y con la descripción de la acción correctiva, la actividad parece haberse efectuado dentro de la oportunidad planificada, teniendo en cuenta que se tenía como fecha de finalización el 27/07/2018 y la capacitación se efectúo el 16/06/2018, el monitoreo efectuado por la primera línea de defensa se encuentra acorde con la actividad planificada y consistente con las evidencias presentadas. Del mismo modo, el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa también se considera consistente con la acción preventiva, el monitoreo, la acción y las evidencias presentadas. \n\nAsí las cosas, a fin de verificar efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la remisión del monitoreo al plan de mejoramiento del SIG conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento sobre el cual se levantó la no conformidad establecida en la auditoría interna, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Solicitar la publicación a la OAP de la actualización del plan de mejoramiento, y enviar correo electrónico a la Oficina de Control Interno para el respectivo seguimiento","2018-06-21","2018-08-15",null,null,"25/07/2018\n\n26/09/2018     28/05/2019  30/08/2019 28/02/2020",null,"25/07/2018: Por medio del correo electrónico enviado el dia 1 de Agosto de 2018, se envía el Plan de mejoramiento a la OAP con copia a la OCI, para su revision, publicacion y seguimiento correspondiente\n\n26/09/2018: Remision plan de Mejoramiento interno por medio de correo eelctronico del dia 1 de agosto, este se envío a la Oficina Asesora de Planeacion y a la Oficina de Control Interno.                  \n\n28/05/2019: Se envia a la OAP el 22/03/2019, solictud de modificacion de fechas y comentarios del Plan de Mejoramiento de Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales                        \n\n30/08/2019, Se envia monitoreo del Plan de Mejoramiento y se reporta a la OAP y OCI, pantallazo de los envios.                                                                                                 28/02/2020 La OAJ en los monitoreos permanentes ha enviado a la OAP y OCI el plan de mejoramiento y correos electronicos del cumplimiento de la actvidad.  Se adjunta la evidencia                                                                       30/05/2020 La OAJ realiza permanente monitoreo al plan de mejoramiento, como consta en cada una de las evidencias, la publicacion de las actuaciones se han solictado a la Oficina Asesora de Planeacion mediante los siguentes documentos: Lista de asistencia de socializacion del 16/07/2018; Correo electronico enviado por la coordinadora de acciones constitucionales para la publicacion de fecha 01/08/2018; solicitud de modificacion y publicacion del plan de mejoramiento mediante radicado 2019IE0003603 del 26/3/2019; concepto tecnico de la OAP radicado numero 2019IE0004049 de 02/04/2019, para ellos se aportan las evidencias en el item 2, igualmente se adjunta correo electronico a la OAP Y OCI  del monitoreo a corte 28 de febrero de 2020 enviado el 9 de marzo de 2020, correspondiente al calendario previsto por la Oficina Asesora de Planeacón,","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"26/07/2018: Esta actividad se realiza posterior se realice la actualización del plan de mejoramiento del proceso judiciales y acciones constitucionales\n\n26/09/2018: Se evidencia correo electronico del 01 de agosto de 2018 enviando a la OAP y a la OCI la publicación del plan de mejoramiento\n\n31/07/2019: Teniendo en cuenta el monitoreo, la evidencia aportada no soporta el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por la OCI.\n\n20/01/2020: El proceso aporta un pantallazo del correo electrónico para notificar a la OAP del respectivo monitoreo, aún asi se deben presentar evidencias que permitan verificar que el monitoreo se ha realizado de acuerdo a los lineamientos del procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" ","VENCIDA","27/10/2018\n\n22/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES\n","27/10/2018: Se evidencia correo electronico del 1 de Agosto con el asunto de Plan de mejoramiento Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales, se remite a OAP y OCI para su \"revisión, publicación y correspondiente seguimiento y evaluación\"\n\n22/03/2019: La OCI no logra determinar la eficacia de la acción, toda vez que el proceso no aporta evidencias del cumplimiento del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo a los monitoreos realizados por el proceso en el control de cambios del plan de mejoramiento.\n\n21/08/2019: El proceso aporta como evidencia un correo electrónico del 22 de marzo de 2019, en el cual se solicitó modificación de fechas a las actividades contenidas en el plan de mejoramiento y además realizó comentarios sobre el mismo, no obstante, se observa que este solo se remitió a la OAP, lo cual contraviene lo estabecido en el procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, en su numeral 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN \"(...) Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\" (Subrayado fuera de texto).\n\nDe otra parte, se recomienda al proceso revisar en el marco del cumplimiento de la actividad, el monitoreo realizado durante el mes de mayo de 2019, teniendo en cuenta que el mismo, no permite evidenciar como se subsano la no conformidad; de manera que se sugiere implementar acciones que a través de monitoreos alineados con las respectivas evidencias permitan verificar como se ejecuta la actividad del procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, actualmente numeral 6. \"Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias),septiembre (con corte a 31 de agosto) y diciembre (con corte a 30 de noviembre, adjuntando evidencias) de los avances de las actividades documentadas en el plan de mejoramiento del SIG y envía para su respectiva publicación a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) y a la Oficina de Control Interno para su conocimiento.\" asociada a la presente actividad. (Subrayado fuera de texto). \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de el pantallazo de un proyecto de correo electrónico dirigido a Sergio Osorio de la OAP, a través del cual adjunta el formato del plan de mejoramiento con el monitorio con corte al 30/08/2019, no obstante, este no permite verificar la solicitud realizada, ni la fecha de remisión del mismo, por lo cual no se puede dar cierre a la acción hasta tanto no se remitan los soportes de la solicitud planificada en la actividad.","VENCIDA"]
[3,"Auditorías Internas SIG","El normograma es extenso, en razón a la diversidad de las normas jurídicas que están relacionadas con los objetivos del proceso, pero es necesario actualizarlo en atención a las directrices emitidas por la OAP en el procedimiento SIG-P-01 Control de documento 4.0 ","AP","Por que  las normas que le aplican al proceso son muy extensas ","Actualizar el normograma de procesos judiciales y acciones constitucionales de acuerdo al procedimiento de control de documentos","2018-08-01","2018-12-31",null,"Diana Villamil-Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018\n\n26/09/2018\n\n30/11/2018\n\n27/02/2019     28/05/2019   30/08/2019","Diana Villamil Coordinadora de Acciones Constitucionales","25/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n26/09/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n30/11/2018: El Normograma Se encuentra en Revision por parte de la Oficina Asesora Jurídica\n\n27/02/2019: Con memorando 2018IE0015146 se hace solicitud de modificacion del normograma institucional,  y la OAP por medio del memorando 2019IE0001096 acepta la modificacion del mismo y la integra  al SIG                          28/05/2019: Con radicado 2019IE0005164, se solicita modificacion del Normograma por parte de la oaj y mediante concepto tecnico 2019IE0005654 es aprobado por la OAP, quejando ajustado cronlogicamente, Se aporta evidencia y socializacion                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      30/08/2019 Se actualiza logo,  mediante radicado 2019IE0009116 se hace la solictud  y mediante radicado  2019IE0010183 emiten concepto tecnico. Se hace revisoion del Normograma periodicamente                                    30/05/2020 Con el monitoreo del 27/02/2019 se dio cierre por la lineas de defensas a esta actividad, luego en 30/08/2019, se realiza de nuevo monitoreo y se hace actualizacion de logo al normograma, para este corte de 30 de mayo de 2020, se realiza actualizacion del mismo dado que se incluyo nueva normatividad contemplada en el Plan Nacional de Desarrollo para ello se aporta el radicado de solictud numero 2020IE0003152 de 31/03/2020 y concepto tecnico favorable radicado numero 2020IE0003227 del 34/04/2020 y se hace la respectiva socilaizacion via correo electronico,","CUMPLIDA","26/07/2018\n\n26/09/2018\n\n14/01/2019\n\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n\n\nAmelia Navarro\n\nSergio Osorio",null,null,null,null,null,0,0,"26/07/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n26/09/2018: Esta actividad no ha sido realizada  esta programada para el mes de noviembre  de 2018\n\n14/01/2019: Se evidencia mediante el radicado N° 2018IE0015146 de fecha 27/12/2018, la solicitud de modificación al normograma del proceso con su debida justificación y Concepto técnico N° 2019IE0001096 de aprobación por parte de la OAP.\n\n31/07/2019: Se evidencia mediante el radicado N° 2019IE0005164, la solicitud de modificación al normograma del proceso con su debida justificación y Concepto técnico N° 2019IE0005654 de aprobación por parte de la OAP.","CUMPLIDA","27/10/2018\n\n\n\n22/03/2019\n\n01/09/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nKATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES ","27/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/03/2019: Se evidencia mediante el \"Formato: Solicitud de Creación, modificación y/o eliminación de documentos\" con radicado N° 2018IE0015146 de fecha 27 de diciembre de 2018 la solicitud de actualización al normograma del proceso con su debida justificación y el  \"Formato: Concepto Técnico de Revisión de Solicitudes de Documentación\" por parte de la Oficina de Planeación el 28 de enero de 2019 con radicado N° 2019IE0001096, emitiendo concepto de viabilidad para continuar el trámite de aprobación y actualización dentro del SIG del normograma. La OCI evidenció que el mismo se encuentra publicado en la página web del MVCT contenido en el formato SIG-F-05 \"Normograma Institucional\"; sin embargo se hace necesario que el proceso continue con el proceso de actualización toda vez que la normas no se encuentran publicadas en orden cronologico y el control de cambios no establece las modificaciones realizadas de acuerdo a las versiones. \n\n01/09/2019: Se evidencia que el proceso realizó la solicitud a la OAP mediante el formato SIG-F-01 \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\", radicado No. 2019IE0005164 emitido el 06 de mayo de 2019 la modificación del Normograma SIG-F-05 en su versión 4.0, el cual fue aprobado mediante el formato SIG-F-02 \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\", radicado No. 2019IE0005654 emitido el 15 de mayo de 2019. Adicionalmente, la OCI verificó que se encontrara publicado en la página web del MVCT, en el Sistema Integrado de Gestión, evidenciando que esta actualizado en el SIG del proceso y presenta el control de cambios de acuerdo a lo reportado en el monitoreo del proceso. Se recomienda al proceso tener presente que para establecer la evaluación de la eficacia de la acitividad en el proximo ejercicio de seguimiento y evaluación por parte de la OAP y de la OCI, es necesario como actividad de autocontrol del proceso PROCESOS JUDICIALES Y ACCIONES CONSTITUCIONALES, continuar con el reporte del comportamiento de la actividad a través del ejercicio de monitoreo de la misma y el suministro de evidencias que permitan verificar la completa implementación de la acción y/o actividad programada en el plan de mejoramiento, de acuerdo con los criterios establecidos en el Procedimiento SIG-P-05 \"ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA\" versión 7.0, para la realización del monitoreo, seguimiento y evaluación de las actividades. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: formato de solicitud de modificación de los procedimientos, la matriz de comunicaciones, caracterización y normograma con fecha 12/08/2019, el concepto técnico de revisión a las solicitudes de documentación de fecha 04/09/2019, por último, Pantallazo de publicación del Normograma con fecha 15/05/2019, al respecto, se observa la consistencia de las evidencias aportadas con la actividad y esta con la descripción de la acción preventiva, no obstante, se precisa la falta de oportunidad en el cumplimiento de la actividad, dado que tenía como fecha de finalización el 31/12/2018 y el ésta se cumplió el 15/05/2019, lo cual no es coherente con lo descrito en el monitoreo y remitido como evidencias, puesto que las evidencias aportadas son de fechas posteriores a la publicación del normograma. \n\nAsí las cosas, a fin de verificar la efectividad de la acción programada, se solicita al proceso remitir las evidencias relacionadas con la socialización del normograma actualizado en su última versión con los integrantes de la OAJ, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"LEONIDAS LARA ANAYA- JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
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[null,null,null,null,null,"2018-07-26",null,"Se realizarla migración al nuevo formato, se realizó el  monitoreo por parte del proceso y seguimiento de la OAP, se realizó el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria interna del SIG.","Diana Villamil "]
[null,null,null,null,null,"2018-09-26",null,"Se realiza la monitoreo por parte del lider del proceso y el seguimiento de la OAP","Diana Villamil "]
[null,null,null,null,null,"2018-10-30",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-11-30",null,"Se realiza  Monitoreo con corte al 30 de Noviembre de 2018 por parte de la Oficina Asesora Jurídica","Diana Villamil "]
[null,null,null,null,null,"2019-01-14",null,"Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso.","Amelia Navarro"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-27",null,"Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de Febrero de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica","LUIS ALBERTO POLO"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-22",null,"\nPosterior a la revisión del plan de mejoramiento, se realizaron los siguientes cambios:\nPunto 1: Modificación Fecha de Finalización del 30-5-2019 al 30-6-2019\nPunto 2 Modificación Fecha de Finalización del 31-12-12018 al 30-6-2019\nPunto 5: Modificación Fecha de Finalización del 31-10-2018 al 30-6-2019, Modificación Explicación y anotación del 22-3-2019 fase hacer.\nPunto 6:  Modificación Explicación anotación del 25-7-2018 y cambio de abierta a cerrada de las 3 actividades.\nPunto 7: Cambio de abierto a cerrada de las dos actividades\nPunto 8:  Modificación Monitoreo de fecha del 30-11-2018 y se ajustó el estado de abierta a cerrada a las 3 actividades.\nPunto 9: Modificación de abierta a cerrada de las 3 actividades.","DIANA VILLAMIL-GISELLA CHADID-FELIPE VANEGAS"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-22",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de la mesa de trabajo del 22/03/2019. ","EGNA NUÑEZ\nLINA MORALES"]
[null,null,null,null,null,"2019-05-28",null,"Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de Mayo de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica","LUIS ALBERTO POLO GAMERO"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Sergio Osorio"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-01",null,"Se realiza evaluación al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\nSe ocultan los ítem 3, 6, 7 y 8, toda vez que, las actividades presentaban estado cerrado por la OCI desde la evaluación realizada en el mes de marzo de 2019 y fueron evaluadas con eficacia.","\nEGNA NUÑEZ\n"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-30",null,"Se realiza  Monitoreo con corte al 30 de Agosto de 2019 por parte de la Oficina Asesora Jurídica, a los items 2,4,  5 y 9","LUIS ALBERTO POLO GAMERO"]
[null,null,null,null,null,"2020-02-28",null,"Se realiza  Monitoreo con corte al 28 de febrero de 2020 por parte de la Oficina Asesora Jurídica, a los items 2, y 4b","LUIS ALBERTO POLO GAMERO"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","KATHERINE FORERO\nALEXANDRA CORTES\nCONTRATISTAS OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","9.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-30",9,"Se realiza monitoreo a las activiades de Procedimiento de representacion judicial punto item1 con su evidencias; Plan de mejoramiento Punto intem 2 con su evidencia y Normograma  punto item 3 y sus evidencias","LUIS ALBERTO POLO GAMERO"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

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[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En verificación de los documentos aportados frente a la gestión realizadas a las acciones propuestas en el plan de mejoramiento del sig, se observa incumplimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 5.0, ítem 8 el cual determina que el profesional designado del proceso para el monitoreo debe -enviar el plan de mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder proceso a la OAP para la publicación y a la OCI para el seguimiento. No se evidencia copia del correo electrónico a la OCI"]
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[null,"PARTICIPANTES","Felipe Vanegas, Gisella Chadid y Diana Villamil."]
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[null,"Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno."]
[null,"Por qué pensamos que con el envío a la Oficina Asesora de Pleación era suficiente."]
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[null,"Por qué se desconocía la actividad del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, en donde se estipula que se debe enviar a la Oficina de Control Interno."]

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[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El normograma es extenso, en razón a la diversidad de las normas jurídicas que están relacionadas con los objetivos del proceso, pero es necesario actualizarlo en atención a las directrices emitidas por la OAP en el procedimiento SIG-P-01 Control de documento 4.0 "]
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