{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":6,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa 2","Análisis causa 10","Análisis causa 11"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":5,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":45,"n_cols":32,"rows_kept":45,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[9,30,10,30],[9,31,10,31],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,3,10,3],[9,2,10,2],[9,4,10,4],[9,29,10,29],[7,29,8,29],[42,5,42,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[53,0,53,1],[53,2,53,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[42,0,42,1],[43,0,43,1],[42,2,42,3],[43,2,43,3],[42,11,42,13],[43,11,43,13],[42,30,42,32],[43,30,43,32],[53,30,53,32],[54,30,54,32],[42,24,42,27],[43,24,43,27],[53,24,53,27],[54,11,54,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[54,24,54,27],[6,10,6,13],[53,11,53,13]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Seguimiento y mejora continua"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Internas SIG","El proceso no cuenta con evidencia que demuestre la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG.","AC","Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios","1. Capacitar la metodología de gestión del cambio","2018-09-01","2018-12-31",null,"Suly Samira Cerón  \nGonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","18/12/2018: Se adjuntan listas de asistencia a capacitación en gestión del cambio realizada el día 16 de noviembre de 2018.\n\n3/06/2020: De acuerdo a la última evaluación de la OCI frente a esta actividad que se encontraba cumplida desde diciembre del 2018, se procedera a realizar una revisión con el fin de atender las observaciones de la tercera linea de defensa al respecto. Por lo anterior aun no se tienen evidencias del avance de esta revisión. \n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"Actividad no iniciada\n\n16/01/2019. Se adjunta lista de asistentes a Capacitación SIG, donde se socializó el Procedimiento Planificación y Gestión del Cambio y la presentación en diapositivas de la misma.\n","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2018: Se evidencia listas de asistencia de la capacitación realizada para socialización del procedimiento de gestión del cambio, realizada el día 16 de noviembre de 2018.\n\n29/08/2019: No se evidencia la redefinición de acciones por parte del proceso, toda vez que en la evaluación realizada por la OCI en el mes de marzo de 2019, se determinó que las actividades planificadas no eran eficaces para dar cierre a la no conformidad establecida en la auditoría interna del SIG realizada por el proceso, por lo anterior, la OCI reitera la recomendación realizada a fin de que el proceso subsane las observaciones realizadas en la auditoría realizada.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que las actividades planteadas para este ítem fueron declaradas no efectivas para eliminar la causa raíz en la evaluación realizada en el mes de marzo de 2018, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar \"(...) la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG\". De igual manera, se recomienda a la segunda línea de defensa fortalecer el seguimiento realizado a este ítem toda vez que no se observa registro en el último periodo reportado. ","CUMPLIDA","NO","No se establece eficacia de la acción, toda vez que no se puede evidenciar el seguimiento a los cambios que puede llegar a afectar la gestión del proceso.","LINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2. Implementar la metodología de Gestión del Cambio cuando aplique. ","2018-10-01","2018-12-31",null,"Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","28/09/2018\n\n10/03/2020","Jefe Oficina Asesora de Planeación","28/02/2018. Se adjunta formato de planificación del cambio de MIPG, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).\n\n3/06/2020:Debido a que las acciones ya cumplieron un tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, se procedera a realizar una revisión  para determinar las causas que impiden su cierre y revisar la pertinencia de generar  una nueva acción o reformularla. \n\n10/03/2020: Se realizaron los seguimientos semestrales al formato de planificación del cambio de MIPG en la vigencias 2017, 2018, 2019 y 2020. (Evidencia formato SIG-F-13) ","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"Actividad no iniciada\n\n16/01/2019. Se evidencia el diligenciamiento del formato SIG -F -13 Planificación de Gestión del Cambio, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2018: Se evidencia el diligenciamiento del formato SIG -F -13 Planificación de Gestión del Cambio, cuyo propósito es implementar las actividades definidas en la documentación del SIG, exigidas por el modelo y ajustar la documentación según sea el caso (Decreto 1499 / 2017).\n\n29/08/2019: No se evidencia la redefinición de acciones por parte del proceso, toda vez que en la evaluación realizada por la OCI en el mes de marzo de 2019, se determinó que las actividades planificadas no eran eficaces para dar cierre a la no conformidad establecida en la auditoría interna del SIG realizada por el proceso, por lo anterior, la OCI reitera la recomendación realizada a fin de que el proceso subsane las observaciones realizadas en la auditoría realizada.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que las actividades planteadas para este ítem fueron declaradas no efectivas para eliminar la causa raíz en la evaluación realizada en el mes de marzo de 2018, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar \"(...) la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG\". De igual manera, se recomienda a la segunda línea de defensa fortalecer el seguimiento realizado a este ítem toda vez que no se observa registro en el último periodo reportado. ","CUMPLIDA"]
[2,"Auditorías Internas SIG","El proceso no  realiza retroalimentación del resultado del seguimiento y de la evaluación de la eficacia (Informe emitido por la OCI) se observa que tienen contemplado realizar una verificación del mapa de riesgos y sus controles en el Plan de Mejoramiento del Proceso. ","AP","Falta de revisión  a los informes que emite la OCI para retroalimentar el proceso de planeación estratégica y gestión de recursos financiero.","Revisión del informe emitido por OCI y ajuste al mapa de riesgos ( controles y acciones complementarias) ","2018-08-10","2019-01-31",null,"Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Actividad no iniciada\n18/12/2018 Actividad no iniciada\n\n28/02/2019. Se realizo mesa de trabajo con el informe de  la oci emitido en el iv trimestre de 2018, tomando las acciones pertinentes para ajustar el mapa de riesgos las actualizaciones fueron las siguientes: En el riesgo No 1 se actualizo la acción complementaria, la fecha y el registro. En el riesgo 1 control 1 se modifico la acción de control, la evidencia, responsable y periodicidad. En el control 3 se modifico la acción del control, la descripción y  la evidencia.\t\t\nEn el riesgo No 3 se cambio la periodicidad del control 1 y 2\t\nEn el riesgo No 2 el control 1 se modifico la evidencia del control\t\nEn el riesgo 6 se actualizo el control 2 en la descripción del control y en las acciones de control y en el control 3 se actualizo la evidencia del control y la periodicidad\t\t\nEn el riesgo 4 control 2 se modifico la prioridad del control y la evidencia ya que es trimestral\tEn el riesgo 5 control 1 se modifico la evidencia, se agrego la palabra y/o\t\t\nEn el riesgo 7 se elimino la acción complementaria su registro y fecha debido a que en la vigencia 2018 se dio cumplimiento.\t\n\n14/06/2019.  Se han llevado a cabo tres reuniones con la líder del proceso y el equipo de trabajo de la OAP, para la definición de los riesgos del proceso, bajo la nueva metodología, debido a que no se ha finalizado, se ha programado una nueva reunión para el 28 de junio de 2019, con el objetivo de finalizar con esta actividad e iniciar el seguimiento al nuevo mapa de riesgos a partir de agosto de 2019. \n\n30/09/2019  En comité interno de la Oficina Asesora de Planeación, se revisó el informe de riesgos emitido por la Oficina Asesora de Control Interno y se impartió la instrucción de revisar las acciones de mejora teniendo en cuenta las recomendación de la OCI en el mismo.  Se adjunta copia del acta de la reunión y la lista de asistencia al comité de la OAP\n\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales, al envio del documento (se extrae la ayuda de memoria y lista de asistencia)\n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta las observaciones realizadas en la evaluación de la OCI, se presenta como evidencia los reportes de monitoreo del mapa de riesgos del proceso realizado durante el periodo de 2020, en los cuales se atienden las observaciones realizadas por la OCI frente a oportunidades de mejora en el reporte cualitativo. ","CUMPLIDA","18/03/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia listado de asistencia del 04 de marzo de 2019, la solicitud de modificación del mapa de riesgos y el concepto de aprobación de los ajustes.\n\n23/07/2019: No se entrega evidencia que soporta lo descrito en el monitoreo por lo tanto se requiere contar con las listas de asistencia del avance de la actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n24/01/2020: Se evidencia en el correo electrónico del 30 de septiembre de 2019 asunto: Ayuda de memoria comite de seguimiento OAP 4 de junio de 2019, en el formato Ayuda de memoria GRF-F-28 •\tRevisión del informe de riesgos de la OAP realizado por la OCI, dando cumplimiento a la actividad de la oportunidad de mejora.","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia lista de asistencia del 4 de marzo de 2019 y solicitud de mapa de riesgos para la vigencia 2019, sin embargo se hace necesario continuar con la actualización del mapa de riesgos del proceso de acuerdo a la nueva metodología.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar las acciones monitoreadas por parte del proceso ni el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la ejecución de la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/01/2019.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión del correo electrónico del 30 de septiembre de 2019, con asunto \"Ayuda de memoria comite de seguimiento OAP 4 de junio de 2019\", en el cual se anexa el documento \"Ayuda de memoria GRF-F-28, donde se trata la Revisión del informe de riesgos de la OAP realizado por la OCI\", dando cumplimiento a la actividad de la oportunidad de mejora.\n\nTeniendo en cuenta que la gestión del riesgo del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de los reportes realizados para este mapa de riesgos y de las acciones realizadas por el proceso frente a las recomendaciones brindadas por la OCI en las evaluaciones trimestrales de los mapas de riesgos realizadas por esta oficina, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[3,"Medición de indicadores","Revisar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros ","AM","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Revisar, definir y formalizar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, los cuales deben estar orientados al cumplimiento del objetivo del proceso","2018-08-22","2019-02-28",null,"Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2018-09-28","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se realizo mesa de trabajo para definir indicadores del proceso, se envía correo electrónico del 28 de febrero de 2019 con el diligenciamiento de la hoja del indicador correspondiente al mes de enero de 2019, se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\nMediante los correos del 18/03/2019 a las 4:34 remitido por María Ángela Petit, se solicito diligenciar la hoja de vida del indicador y mediante el correo remitido por Gonzalo Jiménez Ladino e 22/03/2019 se remitió la hoja de vida del indicador diligenciada. La formalización del indicador se materializa cuando se establece la hoja de vida.\n\nDentro de las evidencias se adjuntarán los correos electrónicos, mediante los cuales se da cumplimiento a esta actividad.\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales al correo enviado,  (se extrae el documento adjuntolos tres archivos de hoja de indicador)\n\n03/06/2020 En este momento se encuentra en  proceso de actualización las caracterizaciones de los procesos según la actualización del mapa de proceso, a la fecha se han realizado las mesas de trabajo para revisar las propuestas de las caracterizaciones trabajadas por los procesos. El día de hoy se socializo ante la jefatura de la OAP y sus colaboradores el avance de este ejercicio, dado que aun no se tienen caracterizaciones definitivas,  se adjunta como evidencia la presentación realizada a la OAP con el reporte de avance. ","CUMPLIDA","18/03/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia correo electrónico del 28 de febrero de 2019 asunto indicadores OAP 2019 por el profesional Oswaldo Rojas a la encargada a los indicadores del proceso Maria Angela Petit -Profesional Especializado,  y se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\n23/07/2019 No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Revisar, definir y formalizar los indicadores del proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, los cuales deben estar orientados al cumplimiento del objetivo del proceso\", se recomienda que se suministre la evidencia ya que tiene fecha de vencimiento el 28/02/2019, para verificar la pertinencia de dicha acción.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico con el asunto: Hoja de Vida del indicador  con el nombre del indicador \" Proyectos formulados\", y corro electrónico con el asunto: HV indicadores OAP -Nombre del indicador: Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 28 de febrero de 2019 asunto indicadores OAP 2019 por el profesional Oswaldo Rojas a la encargada a los indicadores del proceso Maria Angela Petit -Profesional Especializado,  y se realiza correo electrónico del 18 de marzo de 2019 solicitando la creación de la  hoja de vida del indicador de Porcentaje de proyectos de inversión y SGR con seguimiento de acuerdo a las actualizaciones del plan estratégico institucional , y correo electrónico del 18 de marzo de 2019 se envía al profesional Gonzalo Jimenez  documentar la hoja de vida del indicador “Calificación promedio de la pertinencia de la información suministrada por la OAP” \n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 28/02/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de tres (3) correos electrónicos en el cual adjuntan las hojas de vida de los indicadores establecidos por el Proceso, dando cumplimiento a la acción de mejora establecida en la medición y seguimiento del proceso. Sin embargo, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización de los indicadores conforme a la actualización del mapa de procesos, los cuales serán el insumo para la evaluación del presente ítem.\n","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[4,"Auditorías Externas ","Clasificar los indicadores por tipología en cada uno de los procesos en donde se identifique de forma clara los indicadores de calidad los cuales corresponden a aquellos indicadores que buscan medir aspectos relacionados con la capacidad de la entidad para atender a las necesidades y demandas de sus usuarios bajo preceptos de conformidad, rapidez e inmediatez, a la hora de prestar los bienes o servicios que ofrece. Numeral. 4.4.1 c) ","AM","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores","2018-10-01","2019-06-30",null,"Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","14/06/2019\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","La tipología de los indicadores se estableció en la hoja de vida de cada indicador. Las hojas de vida de los indicadores están publicadas en la página Web en el sitio indicadores de proceso del Sistema Integrado de Gestión.\n\n30/09/2019  Esta actividad se iniciara, cuando se lleve a cabo la actualización de los procesos de la entidad.\n\n03/06/2020: De acuerdo a evaluación de la OCI y buscando  dar  cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, se realizara la revisión de la actividad para determinar las causas que impiden su cierre. Lo anterior teniendo en cuenta que en este momento se estan realizando los ejercicios de actualización de las caracterizaciones de los procesos, lo que permitira la revisión de los indicadores y las hojas de vida.\n\nComo evidencia del avance de los ejercicios de caracterización se presenta el reporte a la jefatura de la OAP presentada en el comité del día de hoy a todos los colaboradores de la dependencia, en donde se indica las mesas preparatorias y las mesas realizadas. ","CUMPLIDA","23/7/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"23/07/2019: La evidencia suministrada es el siguiente link Hojas de vida indicadores dentro de cada proceso:  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos, esta información evidencia el pantallazo del mapa de proceso y no conlleva a la acción: \"Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores\", se recomienda remitir las hojas de vida de los indicadores de la vigencia 2019 para dar cumplimiento a la fecha de finalización de la acción 30/06/2019.\n\n24/01/2020:  No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \" Determinar en la hoja de vida de indicador con campo de tipología de indicadores\" , es importante suministrar la evidencia para dar cumplimiento a la actividad","VENCIDA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\n29/08/2019: Se evidencia en el link http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos las hojas de vida de los indicadores dentro de cada proceso, sin embargo, esto no permite verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento de lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"Esta actividad se iniciara, cuando se lleve a cabo la actualización de los procesos de la entidad\", el proceso no remite evidencias para el presente ítem. Así mismo, teniendo en cuenta que en la evaluación anterior, se dió la alerta de su incumplimiento, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\".","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Auditorías Externas ","Garantizar, al momento de planificar el sistema de gestión de la calidad, la determinación de los riesgos positivos u oportunidades. Numeral 6.1.1 ","AM","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Realizar la actualización de metodología administración de riesgos con la inclusión de riesgos positivas y negativos","2018-10-01","2019-06-30",null,"Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","2019-06-14","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la metodología de riesgos, la cual está publicada en la página Web de la entidad.\n\n03/06/2020: A la fecha la OAP se encuentra realizando ajustes a la metodologia y la herramienta de riesgos, y hasta al momento tiene un borrador de la metodología la cual no ha sido aprobada por la jefatura de la OAP por lo tanto se adjunta de manera informativa y teniendo en cuenta que ese documento aun se encuentra en proceso de construcción. \n\n\n","CUMPLIDA","2019-07-23","Diana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"23/07/2019: Se evidencia el siguiente link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-G-01%20Metodología%20Integrada%20de%20Administración%20del%20Riesgo%202.0.pdf  en el 10.1 10.1.2. Identificación de factores de riesgo Una vez finalizado el análisis del Establecimiento del Contexto, se inicia el proceso de identificación del riesgo. La identificación del riesgo estará asociada a aquellos eventos o\nsituaciones que pueden influir negativa o positivamente el normal desarrollo de los objetivos del proceso. Para lo anterior, es necesario tener en cuenta los riesgos que se pueden derivar\nde los procedimientos realizados en el proceso.\nNota: Para identificar el evento positivo u oportunidad, se deberán seguir los lineamientos\ndados en el procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo tanto se da cumplimiento a la actividad  \"Actualizar la metodología de riesgos, la cual está publicada en la página Web de la entidad\", es importante que se determine con claridades la oportunidad de mejora de la auditoria externa","CUMPLIDA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\nAl realizar el análisis de la oportunidad de mejora, la misma se encuentra asociada al cumplimiento del objetivo del proceso Administración del SIG.\n\n29/08/2019: Se evidencia en el siguiente link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/ SIG-G-01%20Metodología%20Integrada%20de%20Administración%20del%20Riesgo%202.0.pdf  en el numeral 10.1 10.1.2. la identificación de factores de riesgo donde se observa la inclusión de los riesgos positivos y negativos, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG, se espera a la implementación de la misma con el fin de establecer la eficacia de la acción y que el proceso justifique lo determinado por el ente certificador frente a los riesgos  positivos u oportunidades.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del riesgo del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la implementación de la metodología de administración de riesgos, especialmente de la inclusión de riesgos positivos u oportunidades, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Oportunidad de Mejora","Presentar auditoría de recertificación frente a ente certificador ","AM","Es necesario para actualizar la certificación de calidad de la entidad frente a lo estipulado en NTC ISO 9001:2015","Adecuar estructura documental del SIG frente a lo establecido en NTC ISO 9001:2015","2017-05-10","2018-12-31",null,"Diana Corredor y Suly Cerón/Profesional Especializado OAP","17/10/2017\n\n15/02/2018\n\n07/05/2018\n\n31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n\n27/05/2019\n\n30/09/2019\n","Analorena Habib Cañizales/Jefe Oficina Asesora de Planeación\n\n\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","17/10/2017: A la fecha la OAP se encuentra en proceso de revisión documental del SIG frente a los requisitos establecidos en la NTC ISO 9001:2015. \nPendientes de revisión documental procesos como: Atención al usuario y atención legislativa, gestión de recursos físicos y planeación estratégica y gestión de recursos físicos\n\n15/02/2018: En el mes de octubre de 2017, mediante el desarrollo de mesas de trabajo, se realizo el diagnostico documental de los procesos que estaban pendientes así:\n1) Planeación estratégica y gestión de recursos financieros: 26/10/2017\n2) Atención al usuario y atención legislativa : 27/10/2017\n3)) Gestión de recursos físicos:26/10/2017\n\n07/05/2018: Adicionalmente la OAP realizo mesas de trabajo para verificar el avance obtenido durante 2017 frente a los requisitos establecidos en la citada norma y se estableció un plan de trabajo para poder cerrar las brechas identificadas al respecto, de estas actividades se obtiene como resultado el documento: Identificación de brechas  ISO 9001:2015  y Plan de trabajo\n\n31/07/2018: Esta actividad se encuentra en proceso, la documentación de los procesos se ha ido actualizando en medida que los procesos han realizado dichas actualizaciones, se reflejan en los boletines de novedades documentales de los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio y julio del presente año, en el mes de junio se realizo PROCESO DE CONTRATACIÓN Y SEGUN ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL 25 DE JULIO, SE MODIFICA FECHA DE FINALIZACIÓN\n\n03/10/2018: En el mes de septiembre de 2018, específicamente desde el 03 de septiembre hasta el 11 de septiembre de 2018; se llevó a cabo la auditoría al sistema de gestión de calidad, arrojando como resultado la certificación para el Ministerio.\nPara el mes de agosto, algunos procesos continúan con ajustes en su documentación\n\n19/12/2018: El ente certificador envió los informes de auditoria etapa I y ciclo certificación, y el informe de no conformidades en el mes de septiembre de 2018, las no conformidades fueron trabajadas por los procesos para remitirlas al ente certificador y así obtener el aval de la certificación\n\n\n27/05/2019: Se evidencia que resultado de las auditorías desarrolladas en el 2018, el MVCT obtiene certificación sobre lo implementado en la NTC ISO 9001:2015.\n\n30/09/2019: Esta actividad se desarrolló desde el mes de septiembre del 2018, en donde se realizó la auditoría al sistema de gestión de calidad, posterior a esto durante el mes de agosto se realizaron ajustes a la documentación y finalmente el ministerio obtuvo la certificación sobre lo implementado en la NTC ISO 9001:2015. esto se refleja en el plan de trabajo de cierre de brechas.\n\n02/12/2019: Para el proceso de certificación, se realizaron 4 etapas, sobre las cuales se desarrollaron actividades con el fin de obtener la certificación sobre la norma NTC ISO 9001:2015. Estas actividades se muestran en la matriz de avance de la auditoría y sobre la cual se adjuntan las evidencias respectivas para cada una de las etapas.\n\n03/03/2020: el proceso se encuentra a la espera de la evaluación sobre lo reportado en diciembre para definir el cierre y cumplimiento de la actuividad.\n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta la evaluación de la OCI y el trabajo desarrollado desde la OAP para la implementación de las politicas del MIPG, presentamos como evidencia  los informes de seguimiento de la respectivas actividades los cuales permiten generar acciones de mejora frente a los incumplimientos de las actividades programadas y el correo enviado desde la jefatura de la OAP enviado a los procesos que ejecutan las politicas con los principales avances. \n\n","CUMPLIDA","10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: Las actividades se están llevando acabo dentro del plazo establecido para ejecución de esta actividad y son pertinentes con la misma\n\n31/07/2018: Se evidencian actualizaciones documentales mediante  boletines documentales de los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio y julio de 2018. \n\n03/10/2018: A través de los informes de la firma TÜVRheiland, se evidencia la recomendación para otorgar al Ministerio su certificación del Sistema de Gestión de la Calidad .\nEn boletín documental de agosto de 2018, se evidencia la gestión de algunos procesos para actualizar su documentación\n\n15/01/2019: Se evidencia Informes de auditoría I fase, Informe de auditoría II fase e Informe de No conformidades emitidos por  el Ente certificador TUV Rehiland de fecha correo electrónico 19 de septiembre de 2018, y correo electrónico del 15 de octubre por el ente certificador con asunto: tratamiento a no conformidades Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, el cual es socializado mediante correo electrónico el 16 de octubre de 2018, se evidencia correo electrónico del 08 de noviembre de 2018 asunto: Borrador Certificado Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio-FONVIVIENDA\n\n31/07/2019: Mediante la certificación de cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015,  se evidencia que la documentación del SIG cumple con los lineamientos.\n\n23/01/2020: Mediante la matriz de avance de la auditoria y las evidencias del cumplimiento de las etapas de la auditoria por parte del Ministerio y Fonvivienda se obtiene la certificación sobre la norma NTC ISO 9001:2015, dado lo anterior, esta actividad se encuentra Cumplida.","CUMPLIDA","\n17/10/2017\n\n31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019\n21/08/2019\n\n15/03/2020","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","17/10/2017: Se observa Plan de Trabajo para cierre de brechas identificadas frente a la norma NTC ISO 9001 2015 previa certificación. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n31/05/2018: De acuerdo al cronograma establecido para revisión de los documentos del SIG de cada uno de los procesos, a la  fecha quedan pendientes revisar documentación de los procesos: Planeación estratégica y gestión de recursos financieros, Atención al usuario y atención legislativa y Gestión de Recursos físicos.\n\n30/10/2018: Se evidencia soporte de la auditoria para recertificación MVCT realiza por  la firma TÜVRheiland, se evidencia la recomendación para otorgar la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad Etapa 1 y 2 e informe de no conformidades. Se requiere que los procesos continúen con los ajustes en la documentación. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 08 de noviembre de 2018 que relaciona como asunto: \"Borrador Certificado Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio-FONVIVIENDA K\", no obstante, no se suministraron evidencias que permitan verificar el estado real de cumplimiento de la actividad en el marco de la adecuación de la estructura documental del SIG frente a lo establecido en NTC ISO 9001:2015; y además en el monitoreo del proceso no se establece de manera clara el cuando y como se realizaron acciones encaminadas a la subsanación de las No Conformidades formuladas por el grupo auditor y tampoco se menciona el resultado final obtenido como producto de la auditoria de recertificación MVCT realizada por  la firma TÜVRheiland. Se requiere verificar la fecha de finalización para el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el estado de la evaluación realizada por la OCI\n\n21/08/2019: El proceso de Administración del SIG aporta dos certificados N° 01 100 5714 1831490 emitidos por el centro de certificación TUV Rheinland Colombia S.A.S, en los cuales se da constancia de la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015 por parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda (FONVIVIENDA), estos tienen fecha de otorgamiento del 07 de noviembre de 2018 y fecha de vencimiento del 06 de noviembre de 2021; no la obstante evidencia aportada por el proceso no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad, así mismo se reitera lo establecido en la evaluación del mes de marzo \"no se suministraron evidencias que permitan verificar el estado real de cumplimiento de la actividad en el marco de la adecuación de la estructura documental del SIG frente a lo establecido en NTC ISO 9001:2015; y además en el monitoreo del proceso no se establece de manera clara el cuando y como se realizaron acciones encaminadas a la subsanación de las No Conformidades formuladas por el grupo auditor y tampoco se menciona el resultado final obtenido como producto de la auditoria de recertificación MVCT realizada por  la firma TÜVRheiland\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/12/2018.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Carpeta denominada \"Etapa 1\" la cual contiene el Informe de auditoría de la misma etapa, donde se diagnostica el sistema evaluado inicialmente.\n- Carpeta denominada \"Etapa 2\" que contiene el Informe de auditoría de la misma etapa, donde se evidencia el seguimiento a la renovación.\n- Carpeta denominada \"Etapa 3\" la cual contiene cuatro listas de asistencia soporte de las mesas de trabajo realizadas con los procesos de Gestión de comunicaciones, Gestión de soporte técnico y apoyo informático, Procesos Judiciales y Planeación Estratégica.\n- Carperta denominada \"Etapa 4\" la cual contiene  los certificados de cumplimiento de los requisitos dados por la ISO para el MVCT y FONVIVIENDA.\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa al certificación de la entidad hasta el año 2021, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la actividad propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en los resultados de la Revisión por la Dirección.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de implementación de los requisitos de calidad establecidos en MIPG para la Entidad realizados en la vigencia 2019 y lo que se lleva de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Oportunidad de Mejora","Estructurar matriz de requisitos de calidad de los productos o servicios para el proceso de atención al usuario y atención legislativa, considerando los atributos de oportunidad, claridad y pertinencia y el enfoque de salidas no conformes de la versión NTC ISO 9001:2015 ","AM","Es necesario definir requisitos de calidad para el proceso en mención puesto que las salidas no conformes deben tener enfoque a partes interesadas el cual es una interrelación de dicho proceso","Definir matriz de requisitos de calidad para el proceso de atención al usuario y atención legislativa","2017-07-01","2017-10-30",null,"Diana Corredor y Suly Cerón/Profesional Especializado OAP","17/10/2017\n\n15/02/2018\n","Analorena Habib Cañizales/Jefe Oficina Asesora de Planeación","17/10/2017: El 5 de septiembre se realizó reunión con el proceso de atención al usuario y atención legislativa para dar lineamientos con el fin de establecer los requisitos de calidad de los productos emitidos por este proceso.\n\nLa reunión de establecimiento de los mismos esta programada para el mes de octubre del presente año. \n\n15/02/2018: En noviembre, diciembre de 2017 y enero de 2018 se realizaron mesas de trabajo con los procesos misionales,  atención al usuario y atención legislativa dando como resultado la publicación de las matrices de requisitos de calidad en los procesos mencionados en febrero de 2018.\n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta la evaluación de la OCI y el proceso de actualización de las caracterizaciones de los procesos surgio la necesidad de discutir y revisar el procedimiento de productos no conforme que esta relacionado directamente con la matriz  de requisitos de calidad, mediante una mesa de trabajo con el proceso de servicio al ciudadano la OCI y la OAP; de esta reunión surgio como compromiso que el proceso de Servicio al ciudadano debe reformular las actividads relacionadas al procedimiento mencionado y alinearla con la implementación del MIPG y de esta manera quitar el producto no conforme y alinearlo con requisitos de calidad del MIPG. Esta reunión se realizo el 28 de mayo de manera virtual y se presenta como evidencia los compromisos pactados en la reunión de Teams y el link de la grabación de la reunión. https://web.microsoftstream.com/video/f20ca89a-a325-41fc-bccf-38b7cdd90b77\n","CUMPLIDA","2018-05-10","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: A la fecha se cuenta con la totalidad de matrices de requisitos de calidad publicadas en la documentación del SIG de la entidad","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n17/10/2017\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES ","31/05/2018: *Se observa publicación de la matriz de requisitos de calidad para el proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa con el siguiente control de cambios:\nVersión:  1.0 Fecha: 22/02/2018 \nFecha: 2.0 Fecha: 20/04/2018\nSin embargo, no se formalizó la matriz de requisitos de calidad en el SIG dentro del tiempo determinado para cumplimiento de la actividad (01/07/17 a 30/10/17)\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n*El 5 de septiembre se realizó reunión con el proceso de atención al usuario y atención legislativa para dar lineamientos con el fin de establecer los requisitos de calidad de los productos emitidos por este proceso.\nLa reunión de establecimiento de los mismos esta programada para el mes de octubre del presente año.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias que permitan establecer la evaluación de la eficacia, sin embargo, es preciso mencionar que desde los meses de febrero (Proceso) y mayo (OAP) de 2018, no se realiza actualización en los monitoreos (Proceso) y seguimientos (OAP), los cuales permitieran evidenciar el análisis de la recomendación realizada por la OCI durante la evaluación del mes de octubre del 2018. La acción en el mes de octubre 2018 había quedado cerrada por la OCI y pendiente por evaluar la eficacia en este periodo (vigencia 2019), no obstante, teniendo en cuenta que la inobservancia de evidencias y monitoreo y seguimiento reciente, se le da cambio a estado ABIERTA por parte de la OCI\n\nSe requiere verificar la fecha de finalización para el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el estado de la evaluación realizada por la OCI","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[8,"Oportunidad de Mejora","Seguimiento al formato planificación y seguimiento a los cambios que afecten el Sistema Integrado de Gestión","AM","Es necesario revisar los cambios de impacto que ha sufrido el sistema y su influencia dentro del SIG","Monitorear trimestralmente los formatos de planificación del cambio conforme a la norma ISO 9001-2015 y SG_SST","2017-05-10","2017-12-31",null,"Diana Corredor y Suly Cerón/Profesional Especializado OAP","27/06/2017\n\n31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018",null,"27/06/2017: Se ha definido y analizado la gestión del cambio para: SGSST, proceso de transición de NTC ISO 9001:2015, \n\n15/02/2018: El 21 de noviembre de 2017 se publicó el procedimiento de planificación y gestión del cambio el cual está asociado al formato planificación y seguimiento a los cambios que afecten al Sistema Integrado de Gestión, el seguimiento al respectivo formato es trimestralmente dando cumplimiento al procedimiento\n\n31/07/2018: Se actualizará el procedimiento con revisión  semestral ante los cambios que puedan afectar el SIG, a la fecha se cuenta con los seguimientos semestrales de : ISO9001:2015, SGSST y MPG V:2.0\n\n03/10/2018: Se actualizó el procedimiento Planificación y Gestión del Cambio SIG-P-04 V2.0 del 30/08/2018. A la fecha se cuenta con los seguimientos semestrales de : ISO9001:2015, SGSST y MPG V:2.0\n\n19/12/2018: Los seguimientos a gestión del cambio que se han identificado a la fecha, se realizaron los meses de julio \n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta la Evaluación de la OCI se procedera a revisar la fecha de cierre y la actividad con el fin de tomar las acciones pertinentes y programar las mesas de trabajo de ser necesario.","CUMPLIDA","10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019","Diana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: Las actividades se desarrollaron con la oportunidad y pertinencia requerida\n\n31/07/2018: La actividad se encuentra en  proceso, se evidencias correos electrónicos de socialización al interior del proceso SIG con los ajustes y observaciones frente al procedimiento de Planifican y gestión del Cambio.\n\nSe evidencia socialización y seguimiento de planificación y gestión del cambio en la Revisión por la Dirección realizada el 25 de julio. Se adjunta acta de revisión por la Dirección y presentación\n\n03/10/2018: Se actualizó el procedimiento Planificación y Gestión del Cambio SIG-P-04 V2.0 del 30/08/2018. Se evidencia la publicación en el link\nhttp://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-P-04%20Planificación%20y%20gestión%20del%20cambio%202.0.pdf\n\n15/01/2019: Se evidencia FORMATO: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS CAMBIOS QUE AFECTEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión2 de fecha 21/11/2017 diligenciados:                        1)El 02 de julio de 2018 con seguimiento a las actividades el 30 de junio de 2018, responsable del diligenciamiento OAP, \n2) El 05 de julio de 2018 con seguimiento a las actividades el 30 de junio de 2018, responsable del diligenciamiento OAP, \n3) El 05 de julio de 2018  con seguimiento a las actividades el 30 de junio de 2018, responsable del diligenciamiento Grupo de Talento Humano","CUMPLIDA","\n17/10/2017\n\n31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","17/10/2017: Se observa seguimiento los siguientes cambios planificados:\n\n-Transición del SIG frente a NTC ISO 9001: 2015 \nFecha de los seguimientos: 30/06/17- 06/10/17- 15/01/18\n- Actualización del Modelo Integrado de planeación y Gestión Versión 02 \nFecha de los seguimientos: 05/03/2018\n-Implementación del Decreto 1072 de 2015 y Resolución 1111 de 2017 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.\nFecha de los seguimientos:  30/06/17- 30/09/17- 31/12/17.\n\nLa actividad no se cierra hasta que los cambios planificados vigentes hayan sido implementados en un 100% y no requieran seguimiento por parte de la Administración del SIG.\n\n31/05/2018: Con el fin de validar por parte la OCI y poner en conocimiento los cambios que se van dando al interior del MVCT para todos los funcionarios y contratistas, se recomienda publicar o dejar disponible para consulta, los cambios planificados en la medida que se presenten.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n*A la fecha del el proceso cuenta con el diligenciamiento del FORMATO DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS CAMBIOS QUE AFECTEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, para las normas ISO 9001-2015 y SG_SST el cual monitorea trimestralmente frente a los avances obtenidos.\n\n30/10/2018:  Se evidencia 4 registros de actas SIG-F-13 Planificación Gestión del cambio 2 del  5 y 2 de Julio de 2018 de la Oficina Asesora de Planeación  y  Grupo de Talento Humano de 5 de Enero y 5 de Julio, No se cierra tendiendo en cuenta que se debe realizar de manera trimestral  como lo establece la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia FORMATO: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS CAMBIOS QUE AFECTEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión2, con las siguientes fechas de diligenciamiento:\n1) El 15 de enero de 2019 - anterior 5 de julio de 2018, Descripción del cambio: \"Actualización del Modelo Integrado de planeación y Gestión Versión 02\" - Responsable: Planeación\n2) No se evidencia seguimiento durante la vigencia 2019 - anterior 5 de julio de 2018 - Descripción del cambio: \"Implementación Resolución 1111 de 2017 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, según las fases de cumplimiento establecidas en la misma.\". - Responsable: Talento Humano.\n3) El 15 de enero de 2019 - anterior 2 de julio de 2018, Descripción del cambio: \"Transición del SIG frente a NTC ISO 9001: 2015\" - Responsable: Planeación\n\nDe lo anterior, se determina que no se esta desarrollando la actividad dentro de las condiciones de periodicidad establecida que indica: \"Monitorear trimestralmente los formatos de planificación del cambio conforme a la norma ISO 9001-2015 y SG_SST\", por tanto no se puede determinar el cabal cumplimiento de la misma. \n\nSe requiere verificar la fecha de finalización para el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el estado de la evaluación realizada por la OCI","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[9,"Medición de indicadores","Revisión y actualización de Producto No Conforme",null,"Es necesario revisar que el SIG contemple todos los requisitos de calidad a satisfacer por parte de las partes interesadas según lo establecido en NTC ISO 9001:2015","Revisar la matriz de requisitos de calidad de los procesos misionales y de atención al usuario y atención legislativo","2017-07-01","2017-12-31",null,"Diana Corredor y Suly Cerón/Profesional Especializado OAP","17/10/2017\n\n15/02/2018","Analorena Habib Cañizales/Jefe Oficina Asesora de Planeación","17/10/2017: El 13 de septiembre OAP brindo capacitación frente a PNC según requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015, en esta reunión se estableció cronograma de mesas de trabajo para definir matriz de requisitos de calidad de los procesos misionales y atención al usuario y archivo. Al a fecha esta pendiente realizar mesa de trabajo con los procesos: Gestión de proyectos (DEUT) y atención al usuario y atención legislativa. \n\nSe realizaron las respectivas mesas de trabajo en noviembre, diciembre de 2017 y enero de 2018 de los procesos: Gestión de proyectos (DEUT) y atención al usuario y atención legislativa. \n\n15/02/2018: A la fecha se encuentran definidas la matriz de requisitos de calidad para los procesos misionales y de atención al usuario y atención legislativa. Estas se encuentran actualizadas en el SIG y publicadas dentro de la documentación de cada proceso.\n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta la Evaluación de la OCI se procedera a revisar la fecha de cierre y la actividad con el fin de tomar las acciones pertinentes y programar las mesas de trabajo de ser necesario.","CUMPLIDA","2018-05-10","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: Las actividades se desarrollaron con la oportunidad y pertinencia requerida","CUMPLIDA","\n17/10/2017\n\n31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","17/10/2017: Se observan las matrices de requisitos de calidad de los procesos en la página web del MVCT en los archivos relacionados a documentación SIG, para el proceso de Gestión de Proyectos y Atención al Usuario y Atención Legislativa. Igualmente, se observan las de los demás procesos misionales.\n\nSin embargo, las matrices no se formalizaron dentro de las fechas establecidas:\n\n*Se observa publicación de la matriz de requisitos de calidad para el proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa con el siguiente control de cambios:\nVersión:  1.0 Fecha: 22/02/2018 \nFecha: 2.0 Fecha: 20/04/2018\n* Se observa publicación de la matriz de requisitos de calidad para el proceso Gestión de Proyectos: Versión: 1.0 Fecha 16/01/2018(web) 19/02/2018 (Evidencia)\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n31/05/2018: El 13 de septiembre OAP brindo capacitación frente a PNC según requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015, en esta reunión se estableció cronograma de mesas de trabajo para definir matriz de requisitos de calidad de los procesos misionales y atención al usuario y archivo. A la fecha esta pendiente realizar mesa de trabajo con los procesos: Gestión de proyectos (DEUT) y atención al usuario y atención legislativa. \n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias que permitan establecer la evaluación de la eficacia, sin embargo, es preciso mencionar que desde los meses de febrero (Proceso) y mayo (OAP) de 2018,  no se realiza actualización en los monitoreos (Proceso) y seguimientos (OAP), los cuales permitieran evidenciar el análisis de la recomendación realizada por la OCI durante la evaluación del mes de octubre del 2018. La acción en el mes de octubre 2018 había quedado cerrada por la OCI y pendiente por evaluar la eficacia en este periodo (vigencia 2019), no obstante, teniendo en cuenta que la inobservancia de evidencias y monitoreo y seguimiento reciente, se le da cambio a estado ABIERTA por parte de la OCI\n\nSe requiere verificar la fecha de finalización para el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el estado de la evaluación realizada por la OCI","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Internas SIG","Igualmente, al preguntar por los reportes de productos no conformes en los procesos misionales y transversales, se pudo concluir que no están reportando bajo las premisas del  Procedimiento SIG-P-02 Control de salidas no conformes 3.0 PNC en lo relacionado con la actividad \" Envía el Registro de Control de producto o servicio no conforme a la OAP","AP","Falta de capacitación sobre la aplicabilidad del requisito en la organización","Capacitar a los Facilitadores de proceso sobre la aplicabilidad del requisito Control de Salidas No Conformes","2018-08-15","15/02/2019\nse redefine fecha para el 30/06/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019\n\n27/05/2019\n\n30/09/2019\n\n02/12/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad sin iniciar\n\n19/12/2018: A pesar de no haber realizado la capacitación a los facilitadores de proceso del procedimiento de salidas no conformes actualizado en agosto de 2018, se ha recibido los reportes del PNC de los procesos misionales los meses julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre de 2018\n\n25/02/2019: Esta actividad se amplia el plazo a 30 de junio de 2019 debido a que las contrataciones de los facilitadores de proceso se realizaron en el mes de febrero de 2019, y para realizar las capacitaciones en información documentada se requiere contar con todo el personal de proceso para garantizar la aplicabilidad del numeral en todos los procesos, esta actividad esta programada para marzo de 2019.\n\n27/05/2019: Actividad sin iniciar.\n\n30/09/2019: Actividad sin iniciar, se proyecta realizar estas capacitaciones en la cuarta semana de octubre.\n\n02/12/2019: Se realizó la capacitación a los facilitadores de los procesos en lo relacionado a laaplicabilidad del requisito control de salidas no conformes. Esto se evidencia mediante la presentación en formato PPT en las diapositivas  16, 17 y 18 y la lista de asistencia.\n\n03/03/2020: el proceso se encuentra a la espera de la evaluación sobre lo reportado en diciembre para definir el cierre y cumplimiento de la actuividad.\n\n03/06/2020: Teniendo en cuenta la evaluación de la OCI, se obtiene cierre satisfactorio de la actividad según las evidencias aportadas en el monitore del 03/03/2020. ","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n15/01/2019: Se evidencia consolidado de producto no conforme cualitativo y consolidado de producto no conforme cuantitativo del mes de julio de 2018, Y correo electrónicos de los meses de agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2018 del reporte de los productos no conformes\n\n31/07/2019: No se observa evidencia que permita analizar el desarrollo o los avances de esta actividad. se recomienda revisar la actividad en pro de alinear estas actividades con el ejercicio de implementación de las políticas del MIPG.\n\nCapacitar a los Facilitadores de proceso sobre la aplicabilidad del requisito Control de Salidas No Conformes \n23/01/2020: Esta actividad, se cumple mediante la capacitación a los facilitadores de los procesos en lo relacionado a la aplicabilidad del requisito control de salidas no conformes. la evidencia incluye la presentación en formato PPT en las diapositivas  16, 17 y 18 y la lista de asistencia.","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias suficientes que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 30 de junio de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisicón de las siguientes evidencias:\n- Lista de asistencia de fecha 22/10/2019 con tema \"Actualización mapa de procesos - Información documentación NTC ISO 9001-2015.\n- Correo electrónico de fecha 23/10/2019 que remite a los facilitadores la presentación y lista de asistencia de la mesa de trabajo sobre la actualización de mapa de procesos realizada.\n- Presentación PPT donde se desarrolla el tema \"Actualización mapa de procesos \" en el cual se abordan los lineamientos del control de salidas no conformes.\n\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa la capacitación y socialización a los facilitadores de la Entidad, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en los resultados de la Auditoría Interna del SIG.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de seguimiento a los procesos referentes a garantizar el control de las salidas no conformes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[11,"Auditorías Internas SIG","El procedimiento SIG-P-05 Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora  de fecha 21/11/2017 determina dentro de sus políticas metodologías para análisis de causa para AP, AC, AM  y se encuentran entre otras técnicas los 5 Porqués, lluvia de ideas, y Diagrama causa-efecto, actividad de la cual no se evidencia cumplimiento, igualmente dentro de la descripción en la actividad 5 \" Envía el plan de mejoramiento adoptado, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento\" los auditados no aportaron los correos electrónicos que soportan dicha gestión. Este requisito organizacional requiere de la misma atención que los legales y de las partes interesadas puesto que son puntos de control que contribuye a la eficacia de la entidad.  ","AP","Falta de claridad por parte de los Facilitadores de proceso sobre metodologías para análisis de causa","Capacitación sobre técnicas de análisis de causas","2018-07-02","2018-07-15",null,"Diana Corredor\nProfesional Especializado Oficina Asesora de Planeación","31/07/2018\n\n19/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","31/07/2018: El 09 de julio de 2018 se llevó a cabo reunión con Facilitadores de Calidad en la que se capacitó sobre Metodologías para análisis de causa y sobre el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora y el diligenciamiento del  formato Plan de Mejoramiento\n\n19/12/2018: El 16 de julio de 2018 se llevó a cabo reunión con Facilitadores de Calidad en la que se capacitó sobre Metodologías para análisis de causa y sobre el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora y el diligenciamiento del  formato Plan de Mejoramiento y se cuenta con los correos electrónicos de los planes de mejoramiento enviados a la OAP con copia a la OCI\n\n03/06/2020: De acuerdo a la evaluación de la OCI se revisaran las actividades pertinentes a realizar para darle continuidad a la actividad cumplida y que se le ha dado cierre en el plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","2018-07-31","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: El 09 de julio de 2018 se llevó a cabo reunión con Facilitadores de Calidad en la que se capacitó sobre Metodologías para análisis de causa y sobre el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora y el diligenciamiento del  formato Plan de Mejoramiento\n\n15/01/2019: Se evidencia correo electrónico de 17 de julio con el asunto presentación y lista de asistencia \" socialización procedimiento AC, AP. AM\" socialización realizada entre la OAP y la OCI Y  los correo electrónicos enviando a la OCI el 04 de octubre de 2018,  donde se evidencia envió del líder del proceso a la OAP con copia a la OCI tal cual lo establece el procedimiento en su actividad No 4 ","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","22/10/2018: Se evidencia lista de asistencia del pasado 16/07/2018, en la cual la OCI realizo seminario taller análisis de causa y socialización actualización procedimiento  Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.\n\n18/03/2019:  Se evidencia correo electrónico enviando a la OCI el 04 de octubre de 2018,  donde se evidencia envió del líder del proceso a la OAP con copia a la OCI tal cual lo establece el procedimiento en su actividad No 4 (Planes de mejoramiento Procesos de Apoyo) \n\nNo obstante, se recomienda reforzar la aplicabilidad de la acción de mejora en miras de evaluar la eficacia para la siguiente evaluación a realizar por la OCI","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"SARA PIÑEROS CASTAÑO\nJEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","9.0","Se migró las acciones de mejora abiertas de los procesos Planeación Estratégica y Gestión del Recurso Financiero y Administración del SIG relacionados con el proceso de Direccionamiento Estratégico.","Catalina Giraldo"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El proceso no cuenta con evidencia que demuestre la aplicación del procedimiento de SIG-P-04 Planificación y Gestión del Cambio 1.0 así como, del formato SIG-F-13 de planificación y seguimiento, partiendo del hecho que los cambios en el entorno, las cuestiones internas y externas, así como aquellas que afectan la capacidad del MVCT para lograr los resultados previstos, influyen de manera directa la integridad del sistema integrado de gestión-SIG."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios"]
[null,"2. Falta de claridad de los aspectos que pueden llegar a generar cambios en la operación del proceso."]
[null,"3. Falta de cultura en la identificación y registro de los cambios que pueden afectar el proceso"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"1. Desconocimiento de la metodología para la identificación de cambios"]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[14,1,14,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El proceso no se realiza retroalimentación del resultado del seguimiento y de la evaluación de la eficacia (Informe emitido por la OCI) se observa que tienen contemplado realizar una verificación del mapa de riesgos y sus controles en el Plan de Mejoramiento del Proceso. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito y su dinámica al interior de la organización."]
[null,"2. Seguimientos informarles que conllevan a no registrar la información y al análisis de datos que conlleven a la evaluación de la eficacia de las acciones y los controles."]
[null,"3. Falta de cultura organizacional que derive en seguimientos oportunos"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito y su dinámica al interior de la organización."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":4,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Igualmente, al preguntar por los reportes de productos no conformes en los procesos misionales y transversales, se pudo concluir que no están reportando bajo las premisas del  Procedimiento SIG-P-02 Control de salidas no conformes 3.0 PNC en lo relacionado con la actividad \" Envía el Registro de Control de producto o servicio no conforme a la OAP"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El procedimiento fue socializado en el ultimo trimestre de 2017"]
[null,"No se realiza reotroalimentación a los procesos misionales y transversales ya que solo la OAP tabula esta información"]
[null,"El procedimiento no fue socializado en la vigencia 2018"]
[null,"Falta de capacitación sobre la aplicabilidad del requisito en la organización"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Falta de capacitación sobre la aplicabilidad del requisito en la organización"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":5,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El procedimiento SIG-P-05 Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora  de fecha 21/11/2017 determina dentro de sus políticas metodologías para análisis de causa para AP, AC, AM  y se encuentran entre otras técnicas los 5 Porqués, lluvia de ideas, y Diagrama causa-efecto, actividad de la cual no se evidencia cumplimiento, igualmente dentro de la descripción en la actividad 5 \" Envía el plan de mejoramiento adoptado, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento\" los auditados no aportaron los correos electrónicos que soportan dicha gestión. Este requisito organizacional requiere de la misma atención que los legales y de las partes interesadas puesto que son puntos de control que contribuye a la eficacia de la entidad.  "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"En la elaboración del procedimiento no se establecio como quedaria documentado las tecnicas del analisis de causa"]
[null,"A pesar de que el procedimiento fue socializado en enero de 2018, falto mayor apropiación de los facilitadores de proceso"]
[null,"Falta de calridad por parte de los Facilitadores de proceso sobre metodologías para análisis de causa"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Falta de calridad por parte de los Facilitadores de proceso sobre metodologías para análisis de causa"]