{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":8,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 4","Análisis causa 5","Análisis causa 6","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":7,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":59,"n_cols":32,"rows_kept":59,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,0,31,0],[29,2,31,2],[29,1,31,1],[29,30,31,30],[29,31,31,31],[21,30,22,30],[21,31,22,31],[26,29,28,29],[26,30,28,30],[26,31,28,31],[21,9,22,9],[26,9,28,9],[29,9,31,9],[21,29,22,29],[29,29,31,29],[17,30,18,30],[17,31,18,31],[17,0,18,0],[17,1,18,1],[17,3,18,3],[17,2,18,2],[17,4,18,4],[17,9,18,9],[21,4,22,4],[21,2,22,2],[21,1,22,1],[21,3,22,3],[21,0,22,0],[7,29,8,29],[41,5,41,8],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[17,29,18,29],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[52,24,52,27],[6,10,6,13],[51,11,51,13],[41,30,41,32],[42,30,42,32],[51,30,51,32],[52,30,52,32],[41,24,41,27],[42,24,42,27],[51,24,51,27],[41,11,41,13],[42,11,42,13],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[11,29,16,29],[11,30,16,30],[4,4,4,6],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,3,10,3],[52,11,52,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[41,0,41,1],[42,0,42,1],[41,2,41,3],[42,2,42,3],[51,0,51,1],[51,2,51,3],[6,3,8,3],[11,0,16,0],[11,1,16,1],[6,4,8,4],[26,4,28,4],[29,4,31,4],[26,2,28,2],[26,0,28,0],[26,1,28,1],[26,3,28,3],[29,3,31,3],[9,29,10,29],[9,30,10,30],[9,31,10,31],[11,2,16,2],[11,4,16,4],[11,9,16,9],[9,2,10,2],[9,4,10,4],[11,31,16,31],[11,3,16,3]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Servicio al ciudadano"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Posible incumplimiento al Decreto 1166 del 19 de julio de 2016, \"Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente\".","AC","Debido a que es una norma reciente (19 de julio de 2016), se puede presentar que el Grupo de Atención al Usuario y Archivo no tenga las herramientas necesarias a disposición de los usuarios que permitan un efectivo cumplimiento de la norma citada.","1. Revisar los procedimientos  \"AU-P-01 Trámite y atención de quejas, reclamos y sugerencias\", \"AU-P-02 Trámite y atención de derechos de petición\" y \"AU-P-03 Atención a consultas telefónicas y personalizadas\" con sus respectivos formatos asociados y demás documentación que requiera ser modificada o actualizada con el fin de dar cumplimiento a la expedición de la mencionada norma","2016-10-31","2018-02-28",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","22/06/2017\n30/01/2018\n25/07/2018\n28/02/2019\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","22/06/2017: En el nomograma del 2017 ya se encuentra relacionado el decreto 1166 del 19 de julio de 2016 pero esta en proceso de implementación por parte del GAUA y TIC ya que hace referencia a la radicación verbal.\nSe envió un correo a TIC con las recomendaciones a tener en cuenta para la creación del formulario de radicación verbal el día 1/06/2017.\n\n30/01/2018: A la fecha no se han ajustado los procedimientos incluyendo políticas y actividades para dar cumplimiento a la normatividad.\n\n25/07/2018:  Se actualizaron los procedimientos \" AUL-P-01 Procedimiento Trámite y Atención de Quejas Reclamos Denuncias y Sugerencias Vs 8.0\" , \"Trámite Y Atención De Derechos De Petición Vs 7.0\"  y AUL-P-03 Atención a consultas telefónicas y personalizadas; los cuales se encuentran publicados en el SIG\n\n28/02/2019: En las definiciones del procedimiento se incluyó la radicación verbal y en el contenido punto 1 en observaciones se aclara que “Si la PQRDSF que se recibe de manera verbal, se debe dejar constancia en el formato AUL-F-11 Registro para peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias o felicitaciones, y radicarse para que sea contestado en los términos de ley\" en el control de cambios del 4 abril del 2018 V7 se realizó la actualización.\n\n04/06/2020: Esta actividad se encuentra cumplida y no requiere seguimiento alguno.","CUMPLIDA","25/07/2017\n","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n\n",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"Se evidencia solicitud de creación, modificación y/o Eliminación de documentos radicado en la oficina asesora de planeación con radicado N. 2017IE0012097 , la Oficina Asesora de Planeación emite concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación N. 2018IE0004317. Dichos procedimientos se encuentran publicados en el link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/atencion-al-usuario-y-atencion-legislativa.\n","CUMPLIDA","28/08/2018\n\n26/10/2018\n\n07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n26/10/2018: Se evidencia registro de solicitud de creación, modificación con radicado 2017IE0012097 del 10/11/2017 para modificación AU-P-01  y AU-P-02, se evidencia la publicación del procedimiento AUL-P-01 TRÁMITE Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, DENUNCIAS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES de 24/08/2018, el cual en el control de cambios establece la unificación con el procedimiento AUL-P-02, con relación al procedimiento AUL-P-03 se realizo la actualización a su versión 6,0 del 04/04/2018.\n\n07/03/2019: Se evidencia la inclusión de solicitudes verbales dentro de las definiciones y dentro de las observaciones del paso 1 del desarrollo del procedimiento,  dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo de la Auditoría interna del SIG.\n\n28/08/2019: La OCI revisa la eficacia de la actividad para lo cual se realiza prueba de la aplicación del procedimiento \" AUL-P-01 TRÁMITE Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, DENUNCIAS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES se llama a la linea de atencion del MVCT, asi: Se llamó a la línea  fija de atención del MVCT +57 (1)423 7711 y se solicito al asesor Liliana Galeano del call center la solicitud de radicar una queja verbal quien suministro una información completa para realizar el trámite razón por la cual se declara la efectividad. No obstante, se recomienda al proceso para los próximos monitoreos del plan de mejoramiento anexar las evidencias para establecer la efectividad de las actividades. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta la solicitud realizada en la evaluación anterior, se solicita al proceso remitir los soportes de la aplicación del trámite de atención a quejas verbales realizadas durante el primer trimestre de la vigencia 2020, con el fin de establecer la efectividad de la acción ejecutada, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Solicitar a la Oficina TIC las mejoras en la herramienta de gestión documental GESDOC, en lo referente a la radicación de solicitudes verbales","2016-10-31","2019-04-30",null,"Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo\n\nJefe Oficina Tecnologías de Información y las Comunicaciones.","22/06/2017\n30/01/2018\n25/07/2018\n01/10/2018\n30/11/2018\n28/02/2019\n14/05/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","22/06/2017:Se realizo una reunión el 02 de junio de 2017  con el proveedor se acordó con el proveedor la viabilidad de incluir un campo para ser el registro verbal.\n30/01/2018: El 04 de Julio de 2017 se envió correo de  a la  Oficina de TIC  solicitando la inclusión del campo requerido y a la fecha pendiente por su implementación. Pendiente establecer una reunión entre Grupo de atención al usuario y archivo oficina TIC, Se ajusta la fecha de la actividad del 30/12/2017 al 30/04/2018.\n25/07/2018: Se envió una nueva solicitud para una mesa de trabajo el día  13/06/2018 08:38 a.m. en donde el tercer punto es la implementación del decreto 1166 de 2016, esta está pendiente de programación a cargo de Faryd Leon de la Oficina de TIC.\n01/10/2018: Se realizo una nueva reunión el 10 y el 13 de septiembre con la doctora Amparo, jefe oficina TIC para poner en conocimiento sobre el tema que se esta adelantando con el proveedor de la herramienta. Cuando en el acta se establece: Buscar alternativa de mejora al proceso de gestión documental y radicación (entradas ER Salidas EE, Digitalización y organización GESDOC y herramienta BIZAGI,Este tema incluye radicación de solicitudes verbales tal como lo establece el decreto 1166 de 2016\n30/11/2018: Se solicita ampliar la fecha de cumplimiento a  30/06/2019 toda vez que esto requiere coordinar agenda con la Oficina de TIC. Se solicitará nuevamente a la oficina TIC concertar una reunión con el proveedor de la herramienta GESDOC para incluir lo relacionado a la radicación verbal.\n07/03/2019:Se redefine la actividad con el fin de limitar hasta lo que el proceso puede gestionar, Se incluyo como responsable a la Oficna TIC, Se solicita a la Oficina Asesora de Planeación modificación de la fecha de finalización de la actividad.\n14/05/2019:Se solicito via correo electronico a la Oficinsa TIC gestionar mesa de trabajo para definir la implementacion de las solicitudes presentadas verbalmente.\n14/06/2019:Se envio solicitud a la oficina TIC el dia 14/05/19 y desde la oficina TIC se elevo la solicitud con unos requerimientos para evaluar las alternativas de implementacion, por esta razon se requiere ampliar la finalizacion de la accion para 01/09/2019\n30/09/2019: Esta actividad no presenta avance toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n13/03/2020: De acuerdo a la no conformidad u oportunidad de mejora en donde se definía que no se contemplaba EL CUMPLIMINETO AL DECRETO 1166 el 2016 donde cuya corrección es “Actualización del Nomograma teniendo en cuenta el Decreto 1166 de 2016” se aclara que el normograma del GAUA ubicado en la siguiente URL: (http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/Normograma%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.pdf) contempla en su hoja # 4 todo lo referente al decreto 1166 de 2016, dando cumplimiento a la actividad.\nAdicionalmente siguiendo las recomendaciones de la OCI, el coordinador del GAUA envió a la Oficina TIC un correo solicitando la inclusión de los campos en la nueva herramienta de Gestión Documental, se adjunta correos enviados en diferentes ocasiones.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI.","CUMPLIDA","01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"Se evidencia correos electrónicos de fechas 4 y 5 de julio de 2017 entre Grupo de atención al usuario y archivo, oficina de Tic y proveedor de herramienta intercambio de comunicaciones coordinando actividades para definición del formulario con el campo correspondiente para radicación de solicitudes verbales. Se evidencia correo electrónico del 13 de junio de 2018 emitido por el Coordinador del Grupo de atención al usuario y archivo hacia Grupo de Soporte Técnico y apoyo informático y a la oficina TIC solicitando implementación del decreto 1166, a este correo la Oficina TIC responde  mediante correo electrónico del 15/06/2018 indicando que el profesional Farid Leon coordinará esta reunión, a la fecha no se ha recibido citación a la misma. \n01/10/2018 En las actas del 10 y 13 de septiembre no se evidencia el tratamiento del tema radicación de solicitudes verbales según lo establecido en el decreto 1166 de 2016, razón por la cual se solicita realizar el respectivo alcance a las actas. Adicionalmente   y teniendo en cuenta que la ejecución de la actividad ya se encuentra fuera de los plazos establecidos, se solicita que en conjunto con la Oficina de Tic se establezca una cronograma de actividad que permita realizar un seguimiento mas exhaustivo del cumplimiento de esta actividad\n22/01/2019 El proceso no aporta evidencias que sustenten ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Si bien el proceso en el seguimiento del 30/11/2018 solicita ampliar la fecha de cumplimiento para la vigencia, éste no define la fecha de plazo lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n31/07/2019: Se reitera que el proceso no aporta evidencias que sustenten ejecución de actividades relacionadas con esta acción de mejora. Si bien el proceso en el seguimiento del 14/06/2019 solicita ampliar la fecha de cumplimiento, se recomienda seguir lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. ","VENCIDA","26/10/2018\n\n07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","26/10/2018: Se evidencia correo electrónico del 13 de Junio del 2018 de Solicitud a TIC mesa de trabajo del siguiente tema \"con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI), \" Se adjuntan actas de mejoramiento de GESDOC, pero estas no permiten abrir. \n\n07/03/2019: Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, por lo que deberá generar informe de resultados sobre la mesa de trabajo a realizar con la Oficina TIC para la inclusión de una solución en la herramienta de gestión documental sobre el tratamiento de peticiones verbales. Se observa ampliación de la fecha de finalización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Se evidencia la solicitud a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para habilitar al sistema GESDOC con el trámite PQRDFS verbales mediante correo electrónico, 14/05/2019 08:27 p.m. No obstante, la Oficina solicito información complementaria al requerimiento, el 17 de mayo 2019 y su disposición de acompañamiento para dar respuesta al requerimiento. No obstante, no se evidenció envió de requisitos requeridos. Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad “2. Solicitar a la Oficina TIC las mejoras en la herramienta de gestión documental GESDOC, en lo referente a la radicación de solicitudes verbales”, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma. De igual manera, se reitera el incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 30/04/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","VENCIDA"]
[2,"Auditorías Internas SIG","Numeral 7.5 Información Documentada. Homologable GP-1000:2009 Numerales 4.2.3- 4.2.4. e ISO 9001:2015 Numeral 4.4.1 b) 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos. Homologable GP-1000:2009 Numeral 4-4.1. \n\nProcedimiento AU-P-01 Trámite y atención de quejas, reclamos y sugerencias 7.0\n\nSe observó que en el procedimiento no están documentados la totalidad de los canales de atención que están publicados en la página web de la entidad; así como tampoco están relacionados en los procedimientos.\n\nAl entrevistar a la operación del proceso sobre el uso del formato AU-F-06 Solicitudes, quejas y sugerencias, se evidencia que los campos que exige para éste la Ley 1755 de 2015 en su artículo 16, “Contenido de las Peticiones”, el formato en mención no cuenta con los campos de: Nombres y apellidos del Representante o Apoderado si es el caso, del solicitante. Campo para la dirección electrónica cuando el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. Relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite y espacio para la firma del peticionario.\n\nProcedimiento AU-P-02 Trámite y atención de derechos de petición 6.0\nISO 9001:2015 Numeral 8.1Planificación y control operacional homologable GP-1000:2009 Numeral \n\nNo se evidencia dentro del procedimiento la manera en la que se atienden los diferentes servicios que puede solicitar un ciudadano conforme a la Ley 1755 de 2015 Art. 25.\nReconocimiento de un derecho,\nSolicitud de resolver una situación jurídica,\nSolicitud de prestar un servicio,\nPedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos,\nFormular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.\nSe requiere especificar en el procedimiento en qué casos se determina desistimiento (tácito o expreso) y los tiempos en que puede el peticionario llevarlo a cabo.","AC","Falta de identificación y socialización de lineamientos del SIG al interior del proceso.","1. Revisar y actualizar la caracterización del proceso e incluir los canales de comunicación de la entidad y los lineamientos establecidos en la ley 1755 de 2015 artículo 25","2019-03-08","2019-05-31",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03//2019\n14/05/2019\n30/09/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: se agruparon los ítems 2, 5, 6, 12, 13 y 15 y se separaron en seis actividades en donde se revisara procedimientos, formatos, normograma y guías e instructivos del proceso Atención al Usuario.\n14/05/2019: Esta en proceso de revision la caracterizacion del proceso por parte del GAUA.\n30/09/2019: Se actualizo la caracterización del proceso de acuerdo a los canales que son administrados por el GAUA y se actualizo la imagen institucional de acuerdo a los lineamientos de presidencia, la solicitud de modificación se radico con el numero 2019IE0011115 ante la OAP.\n\n13/03/2020: En el monitoreo enviado el 30/09/2019 no se anexo documentación anexa pero cabe resaltar que se mencionó el radicado interno 2019IE0011115 el cual al buscarse en la herramienta de Gestión documental (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se evidencia la solicitud de modificación de los formatos, sin embargo se adjunta correo enviado con la solicitud de modificación y los formatos actualizados, adicionalmente se relaciona los link de los formatos publicados y actualizados ante el SIG en donde en el control de cambios con fecha del 16/10/2019 se justificó “Se actualiza los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia, adicionalmente se incluyeron los canales de atención con los que cuenta el MVCT en el hacer y el verificar.”segun su necesidad y con el concepto tecnico 2019IE0011719 el cual se adjunta.\n\nURL: (http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-C%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa%209.0.pdf)\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI, adicionalmente se aclara que se llevo un proceso nuevo de actualización de la caracterización del proceso con el acompañamiento de la OCI y la OAP, se esta a espera de la aprobación por parte de la Subdirectora de SSA para la formalización ante el Sistema Integrado de Gestión, se adjunta correo con el nombre “Aprobación Caracterización del proceso Servicio al Ciudadano” donde allí se encuentra la versión final del documento y la trazabilidad del mismo.\n\nSe solicita el cierre de la actividad.","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que sustenten ejecución de la actividad. Se recomienda seguir lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. ","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","07/03/2019: Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: El proceso no presento evidencias que permitan establecer el avance de la actividad. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto. \nLa OCI alerta el incumplimiento de la actividad “2. Solicitar a la Oficina TIC las mejoras en la herramienta de gestión documental GESDOC, en lo referente a la radicación de solicitudes verbales”, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019; no obstante, y teniendo en cuenta la actualización del mapa de procesos realizada en la vigencia de 2019 y de los cambios que se realizarán sobre el proceso, se hace necesario continuar con la implementación de la acción y remitir los soportes de dicha gestión a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Revisar y actualizar los Procedimientos del proceso e incluir los canales de comunicación de la entidad y los lineamientos establecidos en la ley 1755 de 2015 artículo 25, en los documentos que sean necesarios actualizar.","2019-06-01","2019-07-31",null,null,"30/09/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019:En el procedimiento Atención A Consultas Telefónicas y Personalizadas se actualizo los documentos de del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia, se actualiza la política de operación respecto al protocolo de atención al ciudadano; Se actualizaron los dos primeros ítems en la observación respecto al protocolo de atención al usuario.\nEn el procedimiento Trámite y Atención De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones se incluyó flujograma del procedimiento, se actualizo la política de operación respecto al informe de PQRSDF, en la sección de actividades se reorganizaron y modificaron de la siguiente forma:\nActividad 4: se modificó en su totalidad\nActividad 6 y 8: se ajustó la descripción y la observación.\nActividad 7 y 10: se eliminaron\nLa solicitud de modificación se radico con el numero 2019IE0011115 ante la OAP.\n\n13/03/2020: Como se evidencia en el monitoreo enviado el 30/09/2019 no se anexo documentación pero cabe resaltar que se mencionó el radicado interno 2019IE0011115 el cual al buscarse en la herramienta de Gestión documental (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se evidencia la solicitud de modificación de los formatos, sin embargo se adjunta correo enviado con la solicitud de modificación y los formatos actualizados, adicionalmente se relaciona los link de los formatos publicados y actualizados ante el SIG segun su necesidad y con el concepto tecnico 2019IE0011719 el cual se adjunta.\n\nURL: procedimiento Atención A Consultas Telefónicas y Personalizadas: (http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-P-03%20Atenci%C3%B3n%20a%20Consultas%20Telef%C3%B3nicas%20y%20Personalizadas%207.0.pdf)\nprocedimiento Trámite y Atención De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones:\n(http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-P-01%20Tr%C3%A1mite%20y%20atenci%C3%B3n%20de%20peticiones,%20quejas,%20reclamos,%20denuncias,%20sugerencias%20y%20felicitaciones%2010.0.pdf)\n\nSe solicita el cierre de la actividad.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI.","CUMPLIDA","07/03/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019, \n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019.\n \n28/08/2019: Esta actividad esta programada para iniciar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad es sin iniciar.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Revisar y actualizar los Formatos del proceso según los lineamientos establecidos en la ley 1755 de 2015 artículo 25, en los documentos que sean necesarios actualizar.","2019-08-01","2019-08-31",null,null,"30/09/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019:En el formato Registro para PQRDSF se incluyó la información de protección de datos; En el formato de Encuesta de Satisfacción al Usuario se incluyó una pregunta sobre expectativa del usuario y se actualizo la imagen institucional del formato Registro Consultas Telefónicas y Personalizadas.\nLa solicitud de modificación se radico con el numero 2019IE0011115 ante la OAP.\n\n13/03/2020: Como se evidencia en el monitoreo enviado el 30/09/2019 no se anexo documentación pero cabe resaltar que se mencionó el radicado interno 2019IE0011115 el cual al buscarse en la herramienta de Gestión documental (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se evidencia la solicitud de modificación de los formatos, sin embargo se adjunta correo enviado con la solicitud de modificación y los formatos actualizados, adicionalmente se relaciona los link de los formatos publicados y actualizados ante el SIG segun su necesidad y con el concepto tecnico 2019IE0011719 el cual se adjunta.\n\nformato Registro para PQRDSF :(http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-F-11%20Registro%20para%20PQRDSF%204.0.doc)\nformato de Encuesta de Satisfacción al Usuario : (http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-F-12%20Encuesta%20de%20Satisfacci%C3%B3n%20al%20Usuario%205.0.xls)\nformato Registro Consultas Telefónicas y Personalizadas: (http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-F-10%20Registro%20Consultas%20Telef%C3%B3nicas%20y%20Personalizadas%204.0.xls)\n\nSe solicita el cierre de la actividad.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI","CUMPLIDA","07/03/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en agosto de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en agosto de 2019.\n \n28/08/2019: Esta actividad esta programada para iniciar en el mes de agosto de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad es sin iniciar.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Revisar y actualizar el Nomograma del proceso segun los lineamientos establecidos en la ley 1755 de 2015 artículo 25.","2019-08-01","2019-08-31",null,null,"30/09/2019\n10/12/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019: El proceso de actualización del normograma requiere ampliación de fecha de terminación debido a las restricciones presupuestales presentadas por el gobierno nacional y el cual afecto la gestión del MVCT y de sus grupos de trabajo, se requiere ampliar la fecha hasta 31/10/2019, como se elevo el dia 14/06/2019\n\n10/12/2019: Se llevo a cabo la actualizacion del normograma del Proceso, este se evidencia con la solicitud numero 2019IE0013869, se adjunta copia del normograma y de lasolicitud en la carpeta de evidencias.\n\n13/03/2020: De acuerdo al concepto técnico 2019IE0014463 emitido por la OAP el 04/12/2019 a través de la herramienta de Gestión Documental del MVCT GESDOC (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se aprobó el normograma del grupo el cual se encuentra publicado en el siguiente link (http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Normograma%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.pdf)\n\nSe adjunta copia de concepto técnico emitido por la OAP.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizo el proceso de Actualización del normograma en la vigencia 2020 donde se separaron los procesos de Servicio al Ciudadano y Agenda Legislativo, se adjunta correo remitido por la Coordinación del grupo “2020IE0004206 Solicitud documentación Normograma y Plan de Comunicaciones.” con la solicitud 2020IE0004206 de modificación y el formato, en el archivo se correo se encuentra la ultima version remitida a la OAP.","CUMPLIDA","07/03/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en agosto de 2019.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa solicitud de documentación con radicado No. 2019IE0013869 del 4 de diciembre de 2019, para modificación del normograma del proceso, y se aporta el borrador del normograma.","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en agosto de 2019.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para iniciar en el mes de agosto de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad es sin iniciar.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisicón del formato Solicitud de creación, modificación y/o elementos de documentos versión 4.0 con número de radicación 2019IE0013869 y fecha 04/12/2019, en donde se solicita la modificación del documento \"Normograma Atención al Usuario y Atención Legistlativa\"  firmado por el Coordinador Grupo Atención al Usuario Archivo y del documento excel \"Normograma\"; no obstante la evidencia no es suficiente para determinar la aprobación del normograma por parte de la OAP, por lo cual no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso aporte dichas evidencias.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"5. Revisar y actualizar las Guías e Instructivos del proceso e incluir los canales de comunicación de la entidad y los lineamientos establecidos en la ley 1755 de 2015 artículo 25, en los documentos que sean necesarios actualizar.","2019-09-01","2019-09-30",null,null,"13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020: El proceso de servicio al ciudadano No cuenta con guías e instructivos, solamente cuenta con un lineamiento “AUL-L-01 Lineamiento Seguimiento y Control para Semáforo de Peticiones y-o Solicitudes 2.” Este no requiere ser actualizado ya que cumple con los parámetros de tiempos de respuesta, en este no es necesario incluir los canales de comunicación ya que están alineados con la resolución 0046 de 2017 ya que el fin de este documento es Llevar el control frente al estado de las respuestas a las solicitudes radicadas ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio a través de la herramienta de Gestión Documental.\n\nEste documento se puede consultar en el siguiente link (http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/AUL-L-01%20Lineamiento%20Seguimiento%20y%20Control%20para%20Sem%C3%A1foro%20de%20Peticiones%20y-o%20Solicitudes%202.0.pdf)\n\n04/06/2020: Se afirma el seguimineto anterioir \"El proceso de servicio al ciudadano No cuenta con guías e instructivos, solamente cuenta con un lineamiento “AUL-L-01 Lineamiento Seguimiento y Control para Semáforo de Peticiones y-o Solicitudes 2.” Este no requiere ser actualizado ya que cumple con los parámetros de tiempos de respuesta, en este no es necesario incluir los canales de comunicación ya que están alineados con la resolución 0046 de 2017 ya que el fin de este documento es Llevar el control frente al estado de las respuestas a las solicitudes radicadas ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio a través de la herramienta de Gestión Documental.\n\nEste documento se puede consultar en el siguiente link (http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/AUL-L-01%20Lineamiento%20Seguimiento%20y%20Control%20para%20Sem%C3%A1foro%20de%20Peticiones%20y-o%20Solicitudes%202.0.pdf)\"","CUMPLIDA","07/03/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para iniciar en el mes de septiembre de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad es sin iniciar.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"6. Realizar la socialización de los documentos actualizados al grupo de trabajo de atención al usuario.","2019-07-01","2019-11-30",null,null,"10/12/2019\n26/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","10/12/2019:Se brindo socialización de los formatos, procedimientos  y toda documentación actualizada en el SIG que es competencia del GAUA, esta socialización se llevo a cabo entre los días 14, 15 y 16 de octubre de la presente vigencia, se adjunta lista de asistencia.\n\n26/03/2020: La socialización de estos se llevo a cabo en los días del 14-16 de octubre del 2019.\n\nPara la vigencia 2020 se envió correo el dia 26/03/2020 a todo el GAUA socializando lo referente a los documentos del SIG nuevos del proceso, se adjunta evidencia de la socialización.\n\nSe crearon dos carpetas una con nombre 2019 y 2020 donde se encuentran las evidencias de cada periodo con el fin de demostrar la mejora continua.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizaron mejoras en donde se creo un canal de Servicio al Ciudadano por la plataforma SharePoint “https://teams.microsoft.com/l/team/19%3ae9e564dc374c422cb492315d60a086a5%40thread.tacv2/conversations?groupId=cc63f5e0-3c1a-40bc-915c-82aa02345bde&tenantId=59f85572-2867-4480-b111-fc473309f9b3” donde se comparte y se tiene una comunicación permanente de los temas del Grupo, a las personas que ingresar en la vigencia 2020 se les hizo una capacitación a través de la herramienta Teams y por medio de correo electrónico, la carpeta con las evidencias se llama “Capacitaciones SIG 2020” y se adjunta un block de notas con el link del canal de Teams.","CUMPLIDA","07/03/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en julio de 2019\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n \nDILSA BERMUDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en julio de 2019.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para iniciar en el mes de julio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad es sin iniciar.\n\n15/03/2020:  El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[3,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Es necesario reforzar las implicaciones al incurrir en actos de soborno (Concepto, forma de presentarse, implicaciones que puede conllevar y estrategias de manejo para evitar incurrir en el mismo)","AP","\nEl grupo de Atención al Usuarios por ser la primera línea de contacto con el ciudadano tiene latente el incurrir en sobornos en tramites y servicios prestados por el ministerio.","1. Definir con la Oficina de Control Interno disciplinario los lineamientos y estrategias que regirán la campaña de sensibilización dirigida a todos los servidores públicos del MVCT sobre las implicaciones del soborno.","2017-04-01","2019-06-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo\n\nJefe Oficina de Control Interno Disciplinario.\n\nJefe Grupo de Talento Humano.","22/06/2017\n30/01/2018\n28/02/2018\n07/03/2019\n14/05/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","22/06/2018 Se envió un correo al grupo de control Interno disciplinario el día 18/05/2017 solicitando agenda para que se realice la capacitación correspondiente.\n\n30/01/2018 Se realizó capacitación sobre el tema \"implicaciones al incurrir en actos de soborno\"  el 12/10/2017 por parte del Grupo de Control Interno Disciplinario\n\n28/02/2019: Los días 6-7-8-9 de noviembre de 2018 se llevaron a cabo capacitaciones sobre el derecho de petición, la tutela y ética desde lo público dirigidos por la Oficina Asesora Juridica, Oficina de Control Interno y Oficina de Control Interno Disciplinario.\n\n07/03/2019: Se solicita a la Oficina Asesora de Planeación modificación de la fecha de finalización de la actividad, toda vez que se modificó la actividad con el fin de dar cumplimiento a la misma en la vigencia 2019. Se solicitará a la OCID mesa de trabajo con el fin de definir lineamientos y estrategias para la campaña de sensibilización.\n\n14/05/2019: Se envio correo electronico a la doctora Luz Amparo Hernandez Solanocon el fin de definir la estrategia para campaña de semsibilizacion sobre incurrir en actos de soborno.\n30/09/2019: Se reitero correo electrónico a la doctora Luz Amparo Hernandez Solano con el fin de definir la estrategia para campaña de sensibilización sobre incurrir en actos de soborno.\nSe solicita a la OAP ampliación de la fecha ya que aún no se ha podido definir la estrategia de sensibilización, para el 31/12/2019\n\n10/12/2019: En primera instancia se llevó a cabo una capacitación por parte de la OCID el día 30/10/2019, de allí surgió como será la socialización a todo el MVCT y ya se está desarrollando el proceso de generar una campaña con la ayuda del grupo de comunicaciones, como evidencia se adjunta correo con la presentación la cual es el insumo para la campaña.\n\n04/06/2020: Se realizara una reunión con la OCID – Oficina de Control Interno Disciplinario para dar cumplimiento a las recomendaciones de la OCI – Oficina de Control Interno, no se aportan evidencias.","CUMPLIDA","25/07/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\nAmelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"25/07/2018 Se evidencia correo electrónico del 18/05/2017 emitido por el Grupo de Atención al usuario y archivo dirigido a Coordinador del Grupo de Control interno Disciplinario, solicitando la capacitación. Se evidencia lista de asistencia del 12 de octubre de 2017 cuyo tema fue: Implicaciones al incurrir en actos de soborno presidida por: Juan Gabriel Duran - Coordinador del Grupo de Control Interno Disciplinario.\n22/01/2019: No se evidencia actividades por parte del proceso que den respuesta al resultado de evaluación realizado por OCI el 29/10/2018.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/07/2019: Actividad en proceso. Se evidencia solicitud al Grupo de Control Interno Disciplinario mediante correo electrónico. \n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico que contiene presentación sobre la capacitación suministrada al personal del Grupo de Atención al Usuario y Archivo por parte del Grupo de Control Interno Disciplinario. No obstante, lo anterior no permite determinar  el cierre de la actividad, puesto que no se evidencia la definición de los lineamientos y estrategias que regirán la campaña de sensibilización dirigida a todos los servidores públicos del MVCT sobre las implicaciones del soborno.","VENCIDA","31/05/2018\n\n29/10/2018\n\n07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/10/2018: Se evidencia listado de asistencia del 12 de Octubre del 2017 implicaciones de incurrir en actos de soborno y mail del 18/5/2017 de atención del usuario solicitando capacitación al GAUA en temas de ética, soborno y demás delitos asociados. Etc. No se evidencia los lineamientos y estrategias que regirán la campaña de sensibilización dirigida a todos los servidores públicos del MVCT sobre las implicaciones del soborno.\n\n07/03/2019: No se evidencian soportes de avance en esta actividad que permitan determinar el cumplimiento de la acción planificada, por lo que deberá generar informe de resultados sobre la mesa de trabajo a realizar que contenga los lineamientos y estrategias que regirán la campaña de sensibilización dirigida a todos los servidores públicos del MVCT sobre las implicaciones del soborno.  Se observa ampliación de la fecha de finalización. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Se evidenció la solicitud al Grupo de Control Interno Disciplinario, del 14/05/2019 a las 08:19 a.m. mediante correo electrónico. No obstante, no se anexó la respuesta, ni la reiteración por parte del proceso al requerimiento. Por lo anterior, el estado de la misma se determina abierto. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de correo electrónico con asunto \"Solicitud de capacitación en temas de implicaciones de soborno\" enviado por el Coordinador GAUA  al Grupo de Control Interno Disciplinario con fecha 30 de septiembre de 2019; y correo con presentación adjunta remitida por parte del GCID con fecha 06/12/2019, la cual fue utilizada para la capacitación solicitada. No obstante, la evidencia no es suficiente para determinar la definición de los lineamientos y estrategias a realizar, por lo tanto, se hace necesario que el proceso aporte el acta de reunión o soporte equivalente en el cual se evidencia dicha definición.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar campaña de sensibilización dirigida a todos los servidores públicos del MVCT sobre las implicaciones del soborno con ayuda del Grupo de Talento Humano y del Grupo de Comunicaciones Estratégicas - GCE","2017-04-01","2019-07-31",null,null,"30/09/2019\n10/12/2019\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019:Se solicita a la OAP ampliación de la fecha ya que aún no se ha podido definir la estrategia de sensibilización, para el 31/12/2019\n\n10/12/2019: Se encuentra en proceso de diagramación, esta actividad dependía de la primera socialización al GAUA.\n\n04/06/2020: Se realizara la respectiva ampliación de fechas según las recomendaciones de la OCI, no se adjuntan evidencias.","VENCIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar en abril de 2019\n31/07/2019: Actividad se cumple en julio de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en abril de 2019.\n\n28/08/2019: El desarrollo de la actividad depende de la acción anterior.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de diciembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[4,"Auditorías Internas SIG","De acuerdo al Informe de Auditoria Interna al proceso de Atención al Usuario realizada el 18/04/2018 y remitida por la Oficina de Control de Control Interno con numero de radicado interno 2018IE0006998, en donde se presentan tres no conformidades y una observación están enfocadas en la matriz de requisitos de calidad, enumeradas de la siguiente forma:\nNo conformidades:\n2. ISO 9001:2015 Numeral 8.5.1 Control de la producción y provisión del servicio homologable con GP-1000:2009 Numerales 7.5.1 y 7.5.2\n3. ISO 9001:2015 Numeral 8.6 Liberación de los productos y servicios homologable con GP-1000:2009 Numerales 7.4.3\n5. ISO 9001:2015 Numeral 8.7 Control de las salidas no conformes homologable con GP-1000:2009 Numerales 8.3\nObservación: \n3. Procedimiento AU-P-03 Atención a consultas telefónicas y personalizadas 5.0\nISO 9001:2015 Numeral 7.5 Información Documentada Homologable con GP-1000:2009 Numeral 4.2.4 y 4.2.3  ","AC","No había claridad sobre la función y responsabilidad del proceso frente al tramite de pqrsdf","Solicitar a la oficina Asesora de Planeación la inclusión de producto no conforme a las áreas misionales respecto a términos de respuesta y respuesta de fondo según el procedimiento SIG-P-02 Control de Salidas No Conformes 3.0.","2019-03-08","2019-05-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo\n\nJefe Oficina Asesora de Planeación","7/03/2019\n30/09/2019\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: Se agruparon los ítems 4, 16, 17, 19 y 22 ya que la matriz de requisitos de calidad no existe para el GAUA, se adjunta lista de asistencia y acta trabajada entre OCI, OAP, SSA y GAUA, se solicitará a la Oficina Asesora de Planeación incluir en el producto no conforme los términos de respuesta y respuesta de fondo según como se estipula en el procedimiento SIG-P-02 control de salidas no conforme.\n\n30/09/2019: Se participo en la primera capacitación de actualización del mapa de procesos en donde se diligencio el formato “Identificación de situación actual de los procesos” allí se justifico que el proceso atención al usuario y atención legislativa no es un área misional y por ende no debe contener una matriz de requisitos de calidad.\n\nSe solicita ampliación de esta fecha para 31/12/20119 debido a que en las mesas de trabajo de actualización de mapa de procesos se debe incluir el producto no conforme a las áreas misionales respecto a términos de respuesta y respuesta de fondo según el procedimiento SIG-P-02 Control de Salidas No Conformes\n\n04/06/2020: Se llevo a cabo una reunión el día 28 de mayo donde se trato el tema de producto no conforme con la OAP – Oficina Asesora de Planeación y OCI – Oficina de Control Interno donde se llego al compromiso de generar una modificación a este numeral para solicitar l cambio de la actividad hacia la metodología de MIPG","VENCIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia lista de asistencia de fecha 29 de junio y su respectiva acta de trabajo donde se trata la pertinencia del proceso en el producto No conforme de la Entidad. Sin embargo, se encuentra en proceso de trabajo con la OAP. Se amplia la fecha de finalización de esta actividad.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que sustenten ejecución de la actividad. Se recomienda seguir lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia lista de asistencia de fecha 29/06/2019 y acta de reunión de fecha 29/06/2019 donde se trata la pertinencia del proceso en el producto No conforme de la Entidad, junto con el estado actual de los compromisos adquiridos, donde se observa el desarrollo del compromiso \"Se revisará y ajustará la redacción de la matriz de requisitos de calidad del proceso, para ajustarla a su operación. El proceso participará dentro de la identificación de cumplimiento en términos de oportunidad, y alertará a los procesos el tiempo de vencimiento para dar respuesta al cliente, a aquellos que por su gestión deban aclarar inquietudes. Estado: GAUA - OAP\",  como una actividad en desarrollo conjunto con la OAP. Se observa ampliación de la fecha de finalización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Se evidencia avance de la actividad con el acta de la reunión con asunto \"Realizar análisis sobre el proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio\"., de 29 de junio de 2018, 3:00 pm a 5:00 pm y lista de asistencia. No obstante, no se anexó la solicitud a la OAP mencionada en la mesa de ”La SSA elevará a la OAP una solicitud en la que se justifique porque Atención al Usuario y Atención Legislativa no debe contemplarse en el procedimiento “Control de salidas no conformes”, se solicitará dejarlo dentro del mapa de procesos como proceso de apoyo y que se le dé un tratamiento como tal. Por lo anterior, la actividad se mantiene en estado abierta. La OCI recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora para el cierre la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020:  El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Medición de indicadores","Actualizar el protocolo para la atención del ciudadano y los procedimientos del SIG relacionados. ","AP","Para la vigencia 2018 se requiere actualizar el protocolo de atención al ciudadano.","Realizar mesa de trabajo entre el GAUA y el GCE con el fin de actualizar el protocolo de atención al ciudadano para la vigencia 2018.","2018-03-01","2019-05-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","25/07/2018\n1/10/2018\n28/02/2019\n14/05/2019\n14/06/2019\n10/12/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","25/07/2018: por parte de Atención al usuario se realizó la actualización del protocolo de atención al ciudadano, este se remitió al FNA y la CRA el 21/06/2018 para que sea actualizado por estas dos entidades, se obtuvo respuesta de la CRA indicando que se realizaran los ajustes pertinentes al protocolo de esa entidad pero a la fecha no se ha recibido producto alguno, al igual que por parte del FNA. Teniendo en cuenta que a la fecha no se ha recibido retroalimentación alguna por las entidades del sector se tramitara concepto con el DAFP para verificar si se pueda publicar el protocolo a nivel institucional o a nivel sectorial. Teniendo en cuenta lo anterior es necesario reprogramara fecha de terminación de la actividad al 31/12/2018\n01/10/2018: El 31/08/18 el FNA envió una solicitud de reunión de las 3 entidades, con el fin de analizar y definir las actualizaciones del protocolo, el 3 de septiembre el GAUA acepta reunión y el 11 de septiembre se realizo la reunión  dando como producto un cronograma de actividades el cual fue socializado a las entidades por medio de correo electrónico el día 14/09/18, dicho cronograma se adjunta en las evidencias. Teniendo en cuenta lo anterior se solicita ampliación de la fecha de terminación de la acción\n28/02/2019: Esta pendiente la creación del hipervínculo para las tres entidades para poder acceder al del protocolo que se realizara por parte del MinVivienda y su posterior publicación, se adjunta correo solicitando esta ayuda al GCE del 26 de febrero del 2019,\n\n28/02/2019: Se llevo a cabo la publicación del protocolo de atención al ciudadano en la pagina del MVCT, este se encuentra ubicado en la siguiente URL http://www.minvivienda.gov.co/atencion-al-ciudadano/protocolo-de-atenci%C3%B3n-al-usuario adicionalmente se llevo a cabo una socialización general del mismo el día 6 de mayo de 2019 en la sala de juntas de la sede Cll 18, se adjunta lista de asistencia y correo convocando.\n\n14/06/2019: El protocolo de atención al ciudadano se encuentra actualizado y publicado en la siguiente URL:\nhttp://portal.minvivienda.local/Documents/Atenci%c3%b3n%20al%20ciudadano/Protocolo%20de%20Atenci%c3%b3n%20al%20Ciudadano.pdf\nLos procedimientos están en proceso de revisión.\n\n10/12/2019: Se socializo el protocolo de atención al ciudadano el 4/10/2019 a través de correo masivo a todos los servidores públicos del MVCT, se adjunta correo de evidencia ia de la socialización.\n\n13/03/2020: Respecto a la anotación de la OCI, el protocolo de 60 hojas el que se encuentra en la URL (http://www.minvivienda.gov.co/Grupo%20TIC/Protocolo%20de%20atenci%C3%B3n%20al%20ciudadano%202016.PDF#search=protocolo%20de%20atencion) \nHace parte de un protocolo anterior y este no esta visible para el publico, el protocolo oficial del MVCT se encuentra en la siguiente dirección (http://www.minvivienda.gov.co/atencion-al-ciudadano/protocolo-de-atenci%C3%B3n-al-usuario) y el enlace al documento es el siguiente (http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Atenci%C3%B3n%20al%20ciudadano/Protocolo%20de%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano.pdf)\n\nPor lo anterior se solicita el cierre de la actividad por parte de la OCI.\n\n04/06/2020: Esta actividad se encuentra cumplida y no requiere seguimiento alguno.","CUMPLIDA","25/07/2018\n01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia correo electrónico del 21/06/2018 a las entidades del sector (FNA y CRA) en el cual se adjunta protocolo de atención al ciudadano. Se programara fecha de terminación de la actividad al 31/12/2018\n01/10/2018 Se evidencia correo electrónico del día 31 de agosto de 2018 emitido por el FNA solicitando reunión para concretar los cambios del protocolo. Se evidencia correo electrónico del 3 de septiembre emitido por GAUA aceptando reunión. Se evidencia correo electrónico del 14/09/2018 en el que se  socializa cronograma de actividades en donde  se programa para el 31/10/2018  la publicación del protocolo, lo cual se realizara tras diferentes actividades de: Reunión aprobación protocolo, Diseño protocolo, Aprobación diseño protocolo; entre otros.\n22/01/2019 Se evidencia correo electrónico del 30/11/2018 emitido por Coordinadora de GAUA y dirigido  GCE cuyo asunto es: Protocolo para atención y servicio al ciudadano del sector Vivienda \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n31/07/2019: Se evidencia la actualización y socialización del protocolo  por lo cual se recomienda a proceso revisar el estado de la actividad \"ABIERTA\" por considerar que con las evidencias aportadas se dio cumplimiento a la la finalidad de la actividad.\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico masivo del 4 de octubre de 2019, de socialización del Protocolo de Atención al Usuario. De igual manera, al revisar la página web del Ministerio se verifica la actualización del documento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n29/10/2018\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/10/2018: Se evidencia correos, pero estos no permiten abrir por contener asuntos muy largo o presenta error.\n\n07/03/2019: Se evidencia documento final del \"Protocolo para la atención y servicio al ciudadano del sector vivienda, agua y saneamiento básico\" de fecha Diciembre 2018; de igual manera, se evidencia correo electrónico de fecha  26/02/2019 remitido por la coordinadora del grupo GAUA al Grupo de comunicaciones del MVCT en el cual se solicita la inclusión del hipervínculo PQRSDF y dos actualizaciones más al interior del documento.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Se evidenció avance de la acción por parte del proceso con la publicación del protocolo de atención vigente en el siguiente link:\nhttp://portal.minvivienda.local/Documents/Atenci%c3%b3n%20al%20ciudadano/Protocolo%20de%20Atenci%c3%b3n%20al%20Ciudadano.pdf con 66 páginas. No obstante, no es posible cerrar la actividad toda vez que se identificó la publicación de otro protocolo atención http://www.minvivienda.gov.co/Grupo%20TIC/Protocolo%20de%20atenci%C3%B3n%20al%20ciudadano%202016.PDF#search=protocolo%20de%20atencion con 60 páginas, lo que puede ocasionar confusión en los grupos de valor e interés y en los ciudadanos que consulten la información virtual del MCVT. Por lo anterior, el estado de la acción permanece abierto. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad “Realizar mesa de trabajo entre el GAUA y el GCE con el fin de actualizar el protocolo de atención al ciudadano para la vigencia 2018, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo masivo con fecha 04/10/2019 y asunto \"Protocolo de Atención al Usuario\", así como el documento pdf \"Protocolo para la atención y servicio ciudadano del sector vivienda, agua y saneamiento básico\" publicado en http://portal.minvivienda.local/Documents/Atenci%C3%B3n%20al%20ciudadano/Protocolo%20de%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano.pdf, dando cumplimiento de la acción preventiva establecida por el proceso frente a la medición y seguimiento del proceso.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de la aplicación del protocolo actualizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 9.1.3 Análisis y evaluación homologable con GP-1000:2009 Numeral 8.4 Indicadores por proceso.\n\nEn el marco del documento SG-I-04 Metodología de Indicadores de Gestión 1.0: “De acuerdo con la hoja de vida del indicador los responsables designados del proceso deben realizar la medición del indicador, y el responsable del área el monitoreo correspondiente a los resultados” y la tabla de “Niveles de responsabilidad en la administración de los indicadores”. Así la cosas, se observó que el proceso no cuenta con indicadores publicados dentro de la estructura documental de la página web que permitan medir el proceso en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.\nSe llevó a cabo la revisión de los indicadores registrados en SINAPSIS que miden las actividades asociadas al proceso para el Plan de Acción, y se observó que estos miden la respuesta de PQRSD de toda la entidad lo cual sale del alcance del proceso y no refleja la gestión que ejecuta el proceso. ","AC","Falta de sensibilización al interior del proceso frente a la importancia de mantener actualizada la documentación del proceso en la pág. web (SIG) y Se requiere revisar y ajustar la eficacia de los indicadores de PQRS, Términos de respuesta y Satisfacción del Usuario.","1. Realizar actualización a los indicadores del proceso.","2019-03-08","2019-06-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","7/03/2019\n14/05/2019\n30/09/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: Se realiza mesa de trabajo con la OAP el día 18 de febrero del 2019 y se establece el nuevo indicador según el PAI 2019 y este será remitido a la SSA y OAP el 13 de marzo del 2019 para su revisión y aprobación.\n14/05/2019: Se aprobó y publico la nueva hoja de vida de los indicadores la cual ya se encuentra operando \n30/09/2019: Los nuevos indicadores del GAUA se reportan mensualmente en el PEI y se encuentran oficializados antes el SIG\n\n13/03/2020: En la vigencia 2019 en el Plan Estratégico Institucional se encuentran los nuevos indicadores del proceso atención al usuario en cual se evidencia en el siguiente link de la OAP (http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2019/Plan%20Estrat%C3%A9gico%20Institucional%202019-2022.pdf), se cuentan con el indicador ((Número de usuarios satisfechos / Número total de usuarios que diligenciaron la encuesta virtual o personalizada) *100) el cual fue evaluado por la OAP en el Informe Plan Estratégico Institucional Vigencia 2019 publicado en (http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2019/Informe%20Plan%20Estrat%C3%A9gico%20Institucional%20Vigencia%202019.pdf), allí se evidencia el seguimiento al indicador en las paginas 16 iterar 29, pagina 18 en el iterar 18.\n\nAdicionalmente para la vigencia 2020, por medio del CIGYD se aprobó el nuevo PAI y PEI institucional (http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2020/Plan%20Estrat%C3%A9gico%20Institucional%202019-2022%20V.2.pdf) en donde se evidencia un nuevo indicador para el proceso de Servicio al Ciudadano en la página 5 “(# de peticionarios satisfechos con respuesta emitida / # total de peticionarios contactados telefónicamente y que responden la encuesta)*100”\n\n04/06/2020: Se reitera la información suministrada para el corte de marzo donde se actualizo los indicadores del Proceso y nació un nuevo indicador según como se solicito por la OAP y las mesas de trabajo que se llevaron a cao en la vigencia 2019, se adjunta la última versión de la Planeación del PAI y PEI 2020 como soporte adicional, cabe resaltar que con la planeación del 2020 se actualizaron los indicadores y se solicita el cierre de la actividad toda vez que se evidencia el envió del coordinador la solicitud de planeación 2020.","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se realiza mesa de trabajo con la OAP el día 18 de febrero del 2019 y se establece el nuevo indicador según el PAI 2019 y fue remitido a la SSA y OAP el 13 de marzo del 2019 para su revisión y aprobación.\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance de cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","07/03/2019: Se evidencia correo institucional de fecha 13/03/2019 en el cual la coordinadora del grupo GAUA remite la hoja de vida del indicador del proceso a la OAP para su revisión, aprobación y publicación.\n\n28/08/2019: No se evidenció avance de la actividad por parte del proceso debido a que no se adjuntaron evidencias de soporte y se consultó los indicadores del proceso en la página web link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SG-F-06%20Hoja%20de%20Vida%20del%20Indicador-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa-4.pdf, se observó el indicador \"Satisfacción del usuario en la atención personalizada\", versión 2.0, 31/01/2018; con control de cambios: Actualización hoja de vida del indicador para lograr una mejor medición del mismo en la vigencia 2018, pero no se observaron nuevas versiones. Por lo anterior, el estado de la acción permanece abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un formato \"Lista de Asistentes Reuniones Internas\" con fecha 20 de junio de 2019 el cual relacionada tema de socialización \"Indicadores de Gestión\" liderado por equipo \"Grupo Atención al Usuario y Archivo\"; sin embargo, la evidencia no es suficiente para verificar la solicitud de actualización y aprobación por parte de la OAP, por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Publicación y socialización de los indicadores del proceso","2019-07-01","2019-08-31",null,null,"30/09/2019\n26/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019: El 20 de junio de la presente vigencia se socializaron los dos indicadores de gestión con los que cuenta el GAUA y los cuales se reporta mensualmente en el PEI\n\n26/03/2020: La socialización de estos se llevo a cabo en los días del 14-16 de octubre del 2019.\n\nPara la vigencia 2020 se envió correo el dia 26/03/2020 a todo el GAUA socializando los indicadores nuevos del proceso, se adjunta evidencia de la socialización.\n\nSe crearon dos carpetas una con nombre 2019 y 2020 donde se encuentran las evidencias de cada periodo con el fin de demostrar la mejora continua.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizaron mejoras en donde se creo un canal de Servicio al Ciudadano por la plataforma SharePoint donde se comparte y se tiene una comunicación permanente de los temas del Grupo, a las personas que ingresar en la vigencia 2020 se les hizo una capacitación a través de la herramienta Teams y por medio de correo electrónico, la carpeta con las evidencias se llama “Capacitaciones SIG 2020” y se adjunta un block de notas con el link del canal de Teams.","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Esta pendiente la socialización y publicación del indicador en el mes de abril.\n31/07/2019: Se espera tener evidencias posterior al 31 de agosto, porque depende de la actividad 1.\n31/01/2020: Se observa lista de asistencia a reunión de socialización de indicadores de gestión del Grupo de Atención al Usuario y Archivo. No obstante, teniendo en cuenta que esta actividad depende de la anterior, no es posible determinar el cierre de la misma, puesto que los indicadores de proceso a la fecha no se encuentran actualizados.\n ","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en abril de 2019.\n\n28/08/2019: El desarrollo de la actividad depende de los resultados de la acción anterior.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del formato \"Lista de Asistentes Reuniones Internas\" con fecha 20 de junio de 2019 el cual relacionada tema de socialización \"Indicadores de Gestión\" liderado por equipo \"Grupo Atención al Usuario y Archivo\", sin embargo, la evidencia no es suficiente para verificar la publicación de los indicadores del proceso, por lo cual no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte los soporte del avance o cumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[7,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 4.2 Compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas homologable con GP-1000:2009 Numerales 4\nEn la “Caracterización de usuarios del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio 2017” cuya fecha de elaboración es 14 de Diciembre de 2017 , ubicada en el link http://www.minvivienda.gov.co/atencion-alciudadano/caracterizacion-de-usuarios, el cual contempla los grupos de interés directos y deja fuera los indirectos que también se ven afectados por la gestión del MVCT. ","AP","La metodología de socialización de los lineamientos necesarios para definir la caracterización de usuario de la entidad no fue la apropiada ya que no se socializo a la totalidad de involucrados en el tema. ","Incluir los grupos de valor directos e indirectos y realizar la correspondiente publicación en la pagina web.","2018-08-01","2019-04-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","7/03/2019\n14/05/2019\n14/06/2016\n30/09/2019\n10/12/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: Se elaboró la caracterización de usuarios 2018 en enero del 2019, esta fue remitida a la OPA y está en proceso de ajuste según las recomendaciones de la OAP. Se solicitará a la OAP ampliación de la fecha debido a los ajustes que se están realizando.\n\n14/05/2019: Se actualizo la caracterización de Usuarios del MVCT, se adjunta documento final de la caracterización 2018,\n\n14/06/2019: La caracterización de usuarios del MVCT se encuentra actualizada con los grupos de valor y esta fue publicada en la siguiente URL:\n\nhttp://portal.minvivienda.local/atencion-al-ciudadano/caracterizacion-de-usuarios\n\n30/09/2019: Por parte del GAUA se cumplido con la meta y la actividad el 14/06/2019, la acción que se llevara a cabo por la OAP es diferente al hallazgo inicial, se solicita la revisión y cierre de la actividad.\n\n10/12/2019: Se esta realizando mesas de trabajo con las dependencias para identificar sus grupos de valor en conjunto entre la OAP y el GAUA, en la segunda semana del mes de diciembre se consolidara la información entre OAP y GAUA, se adjunta 3 correos en donde esta el taller de socialización, agenda con el GTSP del 25 OCT y la reunión programada para la segunda semana de diciembre.\n\n13/03/2020: La caracterización de la vigencia 2019 se publico en la siguiente sección de la pagina web del MVCT (http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Participaci%c3%b3n%20Ciudadana/Caracterizaci%c3%b3n%20de%20Usuarios%20y%20Grupos%20de%20Valor%202019.pdf) este documento de caracterización es un producto de las mesas realizadas con las áreas misionales con el fin de identificar los grupos de valor de la entidad en donde se trabajo en conjunto entre el GAUA y la OAP.\n\n04/06/2020: se Reitera la información suministrada en el mes de marzo donde se generó una nueva caracterización de usuarios identificando los grupos de valor, se adjunta mesas de trabajo realizados con la OAP y se adjunta el producto final de la caracterización de usuarios.","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia documento de caracterización de usuarios realizada en el 2018 y correo de fecha 08 de enero del 2019 donde se remite el documento a la coordinadora del grupo y a la OPA para su respectiva retroalimentación, ajustes y aprobación de la OAP. Se realiza ampliación de la fecha de finalización de la acción.\n31/07/2019: La evidencia aportada no permite evidenciar un cuadro con \" Grupos De Valor Externo\", sin embargo, estos corresponden a grupos de interés, por lo cual no se recomienda cerrar la actividad. Se recomienda articular acciones del GAUA con el ejercicio de caracterización de grupos de valor que está liderando la OAP con la participación de las áreas misionales.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad así: se observa correo electrónico que contiene presentación, lista de asistencia y formato de priorización de variables del taller No. 2 Caracterización Grupos de Valor. No es posible determinar el cierre de la actividad, puesto que no se evidencia el documento final de caracterización de usuarios y correspondiente publicación en la pagina web. ","VENCIDA","07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia documento (pdf) de \"Caracterización de usuarios del MVCT\" realizada en el 2018 por el GAUA y se observa correo electrónico institucional de fecha 08/01/2019 donde se remite el documento a la coordinadora del grupo y a la OPA para su respectiva retroalimentación, ajustes y aprobación de la OAP. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la acción. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: El proceso presentó evidencia de avance de la actividad como se observó en el siguiente link: http://portal.minvivienda.local/atencion-al-ciudadano/caracterizacion-de-usuarios. No obstante, no es suficiente para el cierre de la actividad, toda vez que el documento no contiene el ejercicio de actualización que se esta desarrollando entre los procesos misionales sobre grupos de valor e interés y usuarios y la OAP y que es uno de los productos de los autodiagnósticos. Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto. La OCI recomienda al proceso revisar la pertinencia de actualizar la caracterización con el acompañando de la OAP y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". \nLa OCI alerta el incumplimiento de la actividad “Incluir los grupos de valor directos e indirectos y realizar la correspondiente publicación en la pagina web”, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de los documentos: Presentación taller de caracterización, consolidado matrices para caracterizar OAP, Formatos priorización variables taller CGV, Lista de asistencia taller N° 2, ejercicios taller N° 2 del desarrollo del taller N° 2, Formulario Oferta Institucional MVCT relacionados con la caracterización de grupos de valor realizado el 17/07/2019 liderado por la Oficina Asesora de Planeación en correo electronico enviado el día 17/09/2019. No obstante, la evidencia no es suficiente para verificar la publicación de esta caracterización en la página web, por lo anterior no es posible dar cierre a la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte los soportes del cumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[8,"Auditorías Internas SIG"," ISO 9001:2015 Numeral 7.5.3.2 Información Documentada. Homologable GP-1000:2009 Numerales 4.2.3- 4.2.4.\n\nSe observa que el Normograma del proceso no cumple con la identificación, actualización y publicación de las normas de origen externo aplicables al proceso, tales como: Decreto 1166 de 2016, Decreto 2641 de 2012, entre otros; así mismo, se observa que incluyen normas de origen interno incumpliendo lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos 4.0. Por otra parte en la estructuración de los procedimientos no se contempla la Resolución 0046 de 2017 “Por la cual se reglamenta el trámite de las peticiones, sugerencias quejas y reclamos ante el MVCT y FONVIVIENDA…“ ","AP","Falta de conocimiento de la importancia de tener el normograma actualizado","Revisar y ajustar el normograma del proceso con la totalidad de la normativa que afecta el desempeño del mismo","2018-08-01","2019-05-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","25/07/2018\n1/10/2018\n07/03/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n13/03/2020\n04/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","Se reviso la documentación del proceso al interior del mismo y se determino los documentos que deben ser actualizados según las necesidades del proceso, así las cosas se envía a OAP la SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos con radicado N. 2018IE0006327 a la fecha se encuentra en proceso de revisión y aprobación del SIG por parte de OAP, se encuentra  pendiente solicitar capacitación a OAP frente al procedimiento de Control de documentos y frente a la importancia de tener actualizado el normograma del proceso y de ser necesario se realizará una nueva solicitud de actualización de los documentos que se requieran \n1/10/2018: La OAP aprueba la solicitud  N. 2018IE0006327, mediante concepto técnico N. 2018IE0009970 en ella se incluyo la actualización del normograma. Pendiente solicitar capacitación a OAP y revisar cumplimiento de normograma vigente según los lineamiento del procedimiento Control de documentos y de ser el caso realizar la respectiva actualización en el SIG\n07/03/2019: Se Adjunta el normograma Versión 3 (Formato PDF) esta es actualizada, respecto al decreto 2641 del 2012, se adjunta formato de solicitud de modificación, en este no se contempló el decreto 2641 en la justificación de la solicitud pero se adjunta el correo electrónico del abogado encargado de la actualización y allí se evidencia la actualización realizada.\n\n14/06/2019: El proceso de actualización del normograma requiere ampliación de fecha de terminación debido a las restricciones presupuestales presentadas por el gobierno nacional y el cual afecto la gestión del MVCT y de sus grupos de trabajo, se requiere ampliar la fecha hasta 31/10/2019\n\n30/09/2019: El proceso de actualización del normograma requiere ampliación de fecha de terminación debido a las restricciones presupuestales presentadas por el gobierno nacional y el cual afecto la gestión del MVCT y de sus grupos de trabajo, se requiere ampliar la fecha hasta 31/10/2019, como se elevo el día 14/06/2019\n\n10/12/2019: Se actualizo el normograma del proceso atención al usuario y agenda legislativa, este se envió con numero de radicado 2019IE001369, se adjunta solicitud y normograma actualizado.\n\n13/03/2020: De acuerdo al concepto técnico 2019IE0014463 emitido por la OAP el 04/12/2019 a través de la herramienta de Gestión Documental del MVCT GESDOC (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se aprobó el normograma del grupo el cual se encuentra publicado en el siguiente link (http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Normograma%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.pdf)\n\nSe adjunta copia de concepto técnico emitido por la OAP.\n\n04/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizo el proceso de Actualización del normograma en la vigencia 2020 donde se separaron los procesos de Servicio al Ciudadano y Agenda Legislativo, se adjunta correo remitido por la Coordinación del grupo “2020IE0004206 Solicitud documentación Normograma y Plan de Comunicaciones.” con la solicitud 2020IE0004206 de modificación y el formato en su ultima version.","CUMPLIDA","25/07/2018\n01/10/2018\n22/01/2019\n07/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n\n\nAmelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos con radicado N. 2018IE0006327, la cual  a la fecha se encuentra en proceso de revisión y aprobación del SIG por parte de OAP.\n01/10/2018 Se evidencia que la OAP tramito  la solicitud  N. 2018IE0006327, mediante concepto técnico N. 2018IE0009970en ella se incluyo la actualización del normograma \n22/01/2019  Si bien el proceso en el seguimiento del 20/12/2018 solicita ampliar la fecha de cumplimiento para la vigencia, éste no define la fecha de plazo, lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\n07/03/2019: Se solicita al proceso realizar la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que sustenten ejecución de la actividad. Se recomienda seguir lo definido en el procedimiento SIG-P-05 : Acciones preventivas, correctivas y de mejora Versión 6.0 del 29/06/2018, el cual define:   el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante, para este incumplimiento se deben tomar las acciones respectivas del caso y realizar el respectivo registro en el plan de mejoramiento\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa solicitud de documentación con radicado No. 2019IE0013869 del 4 de diciembre de 2019 y el documento borrador del normograma del proceso.","VENCIDA","26/10/2018\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia normograma actualizado en versión 3.0 de fecha 19/05/2017 y se observa correo electrónico de fecha 07/05/2018 en el cual se evidencian los cambios realizados sobre el normograma anterior; sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: El proceso no aportó evidencias de avance para el cierre de la actividad. Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad “Revisar y ajustar el normograma del proceso con la totalidad de la normativa que afecta el desempeño del mismo”, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del formato \"Solicitud de Creación, Modificación y/o Eliminación de Documentos\"  con fecha de solicitud 04/12/2019 y número de radicación 2019IE0013869 con justificación de la solicitud \"Se requiere ajustaro aplicable del tipo de documento Constitución Política, reorganización de los ítems de Atención al usuario según la fecha de expedición y se incluyeron los CONPES 3650, 3785, la NTC 6047 y la ley 2016 del 2019. No obstante, la evidencia no es suficiente para verificar la aprobación del normograma por parte de la OAP, por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso aporte los soportes del cumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[9,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 7.4 Comunicación homologable con GP-1000:2009 Numerales 5.5.3.\n\nSe validó la comunicación de los documentos que aparecen en el documento SIG-F-07 Matriz de Comunicaciones -  Atención al Usuario y atención legislativa y su cumplimiento en oportunidad:\na) Informe sobre trámite y atención de solicitudes, reclamos quejas y sugerencias: Se evidenció el informe trimestral: Quejas, reclamos y sugerencias pero no el informe Bimensual: Gestión del GAUA en general, que no ha sido publicado.\nb) Informe de percepción de los usuarios (Cuatrimestralmente). Se encuentra publicado en link  http://portal.minvivienda.local/Grupo%20TIC/Informe%20Resultado%20Consolidado%20de%20Encuestas%20Virtuales%20de%20Percepci%C3%B3n%20del%20Ciudadano%20a%20corte%2031%20de%20Diciembre%202017.pdf \nc) Campaña de concientización y desarrollo de habilidades sobre escucha receptiva (Anual): ésta actividad no pudo evidenciarse, el proceso menciona otras capacitaciones con el apoyo del proceso Gestión del Talento Humano pero no con la temática contenida a la cual se hace referencia en la matriz de comunicaciones. ","AP","Se requiere actualizar la forma de comunicación del proceso de Atención al Usuario por los cambios que se han presentado en periodicidad.","Actualizar y solicitar publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones","2018-04-02","2019-05-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","25/07/2018\n1/10/2018\n28/02/2019\n14/05/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","Se gestiono la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso con el Grupo de comunicaciones estratégicas mediante correos emitidos desde el 21 al 29 de junio de 2018 entre laos diferentes participantes en este proceso de revisión y actualización, esta matriz actualizada se envió a la OAP para la respectiva aprobación y publicación en la página web. \n1/10/2018: La OAP aprueba matriz de comunicaciones, la cual se encuentra publicada dentro de la documentación del proceso\n28/02/2019: Se socializo el 26/12/2018 por correo electrónico una capacitación sobre comunicación asertiva con el fin de fortalecer las competencias de los servidores que atienden a los ciudadanos, esta se enfocó en el lenguaje no verbal con el fin de mejorar la actitud hacia los ciudadanos y los servidores públicos de la entidad, esta actividad estaba enfocada al ítem c). \nRespecto a la aprobación por parte del Grupo de Comunicaciones estratégicas, se adjunta correo electrónico del 29/06/2018 donde se envía la solicitud de modificación de la matriz de comunicaciones y este a su vez antecede un correo del 29/06/2018 donde se aprueba la modificación por el GCE, la socialización de la matriz de comunicaciones se llevo a cabo el 28 de agosto del 20187 se adjunta acta en formato PDF. Debido a que se encuentra a la espera de la actualización del lineamiento de la OAP, se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada.\n14/05/2019: Se llevo a cabo el seguimiento de la matriz de comunicaciones por parte del GCE el día 10/05/2019 y de allí nacieron recomendaciones, las cuales serán aplicadas a la actualización de la matriz.\n14/06/2019: se llevo a cabo el seguimiento a la matiz de comunicaciones del GAUA, se esta a espera de las mesas de trabajo con el GCE para realizar las actualizaciones correspondientes, se adjunta el seguimiento a la matriz de comunicaciones y las recomendaciones elevadas por este grupo se tendrán en cuneta en el siguiente seguimiento.\nSe requiere ampliar fecha de finalización para 31/10/2019.\n30/09/19: Mediante Memorando con número de radicado 2019IE0011075,  se solicitó a la OAP  la modificación de la Matriz de Comunicaciones en cuanto al formato vigente.\nSe solicita ampliación de la fecha para el 31/12/2019 ya que aun el GCE no ha definido fechas para la actualización de la matriz de comunicaciones.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizó el proceso de Actualización al nuevo formato de Plan de Comunicaciones el cual se realizo con el acompañamiento del GCE - Grupo de Comunicaciones Estratégicas el día 13 de Mayo del 2020, se adjunta la citación a la mesa por la herramienta Teams y se adjunta correo enviado por el coordinador del grupo con el formato actualizado, solicitud radicada y aprobación por parte del GCE.\nCabe resaltar que se mantuvieron las evidencias de la vigencia 2019 con los radicados 2019IE0011075 y 2019IE0011907","VENCIDA","25/07/2018\n01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\nAmelia Navarro- Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidenciaron correos electrónicos del 21 de junio de 20018 (agenda legislativa), 21 de junio por parte de comunicaciones solicitando ajustes,26 de junio (realizando ajustes), 27 de junio Comunicaciones solicita nuevos ajustes, 29 de junio se envía matriz ajustada, 29 de junio comunicaciones da visto bueno para remisión a OAP. Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos radicada en la OAP con radicado N.2018IE0007103, la cual se encuentra en proceso de revisión y aprobación en el SIG por parte de OAP.\n01/10/2018 Se evidencia concepto técnico N.2018IE0009772 del 21 de agosto de 2018, por medio del cual se aprueba la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso la cual se encuentra publicada en el link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/CIE-F-04%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20-%20Atención%20al%20usuario%20y%20atención%20legislativa.pdf \n22/01/2019 Se evidencia que el proceso en la carpeta de evidencias adjunta: \n SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos radicada en la OAP con radicado N.2018IE0007103, acta N.q del 28/08/2018 con orden del día: Retroalimentación general y seguimiento a los conocimientos del sistema integrado de gestión de calidad, al equipo de atención al usuario, con el objetivo de llevar a cabo el proceso de auditoría - certificación ISO 9001:2015, correo electrónico del 3/07/2018 donde el GCE da VB de la matriz de comunicaciones del proceso, correos de retroalimentación entre el GCE y el proceso frente a la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso de fechas: 29/06/2018, 16/08/2018. No se evidencia en la carpeta de evidencias el concepto:  N.2018IE0009772 del 21 de agosto de 2018, por medio del cual se aprueba la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso, sin embargo la matriz de comunicaciones se encuentra publicada en el link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/CIE-F-04%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20-%20Atención%20al%20usuario%20y%20atención%20legislativa.pdf.\n07/03/2019: Se recibe solicitud de ampliación de la fecha de finalización, toda vez que se realizará el cambio del lineamiento de la OAP frente a los normogramas.\n31/07/2019: No se aporta evidencia que demuestre la actualización y solicitud de publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones, no obstante, la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019, por lo cual no se puede determinar el cumplimiento de la actividad\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad en la vigencia 2019. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","26/10/2018\n\n07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENOA\nLEXANDRA CORTES","Se registran registros,  pero estos no permiten determinar las actualizaciones desarrolladas y el cumplimiento de la misma. Correos que no abren etc.\n\n07/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 29/06/2018 donde se observa la trazabilidad de la gestión de actualización de la matriz, la cual cuenta con el visto bueno del Grupo de comunicaciones y se encuentra publicada, sin embargo el proceso no establece en su monitoreo los cambios realizados a la matriz en el mes de noviembre de 2018 de acuerdo a los lineamientos del Grupo de comunicaciones.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: El proceso aportó un correo de aceptación de una agenda con el Grupo de Comunicaciones Estratégicas (10 de mayo de 2019 09:00 a.m.-11:00 a.m.), asunto \"Seguimiento matriz de Comunicaciones\", del 10/05/2019 de las 08:16 a.m. y el seguimiento realizado por el proceso Atencion al Usuario y Atencion legislativa  del 6 y 10 de mayo de 2018 de la vigencia 2018.  No obstante, la evidencia de avance no es suficiente debido a que no se anexó la solicitud a la OAP, ni la aprobación respectiva, ni la socialización a la dependencia. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto. La OCI recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora para el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". La OCI alerta el incumplimiento de la actividad “Actualizar y solicitar publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones”, toda vez que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 6.1.2 Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Homologable con GP-1000:2009 Numerales 5.4.2 y 8.5.3. \n\nNo se ha socializado para la fecha de auditoría el mapa de riesgos de la vigencia 2018 a los integrantes del equipo de trabajo del proceso ni el informe de evaluación de la eficacia de las acciones emitido el 28/02/2018 publicado por la OCI. No se ha realizado el monitoreo de los controles para los meses de enero, febrero y marzo, aunque puede verse el diligenciamiento de las matrices de apoyo en las cuales se hace seguimiento.\n\n ISO 9001:2015 Numeral 10,0 Mejora. homologable con GP-1000:2009 Numerales 8.5\n\nEl proceso no ha realizado el seguimiento al cumplimiento de acciones por parte del responsable del proceso; así mismo, no se ha realizado el respectivo reporte a la Oficina Asesora de Planeación, incumpliendo lo establecido en el procedimiento Acciones Preventivas,  Correctivas y de Mejora 5.0, Política 4 “El líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar seguimiento a que las actividades establecidas para prevenir, corregir o mejorar el hallazgo se hayan desarrollado dentro del plazo establecido, esto obedece al significado de oportunidad” y actividad 8 de la descripción “mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento.”. ","AP","Falta de conocimiento frente al mapa de riesgos y seguimiento del monitoreo.","1. Revisar mapa de riesgos y realizar las actualizaciones a que hayan lugar","2019-03-08","2019-06-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","7/03/2019\n14/05/2019\n30/09/2019\n13/03/2020\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: se realizo mesa de trabajo con el fin de revisar el mapa de riesgos del Grupo Atención al Usuario y Archivo con el acompañamiento de la OAP el 19 de febrero del 2019, está pendiente de revisión y aprobación por parte de la SSA para realizar la solicitud de modificación y su respectiva socialización, se adjunta la lista de asistencia y la matriz final. Sin embargo, se mantiene abierta de acuerdo con el nuevo lineamiento OAP.\n14/05/2019: Se participo en los talleres de socialización de la Administración de Riesgos y se adjunta la presentación de la reunión y el listado de asistencia del 30 de abril 2019, 02 de mayo de 2019.\n30/09/2019: Se actualizo el mapa de riesgos de Atención al Usuario y Agenda Legislativa, la solicitud se creo con el numero de radicado 2019IE0010834 y el concepto técnico se emitió con el número de radicado 2019IE0010834.\nEl nuevo mapa de riesgos se puede visualizar en la siguiente URL del mapa de procesos:\nhttp://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-F-11-12-17%20Mapa%20de%20Riesgos%20Integrado%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.xlsm\n\n13/03/2020: La mesa de trabajo con la OAP y la OCI para la actualización del Mapa de riesgos se llevó  a cabo los días 16 de julio y 22 de agosto del 2019, allí resulto el producto de Mapa de Riesgos de Corrupción en donde se crearon nuevos riesgos de corrupción.\n\nSe adjunta pantallazo de las citaciones realizadas a las mesas de trabajo y el correo donde se informa al coordinador del producto final del mapa de riesgos.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se adjunta “Mesa de trabajo Riesgos Atención Al Usuario” donde está el listado de asistencia de la mesa llevada a cabo entre OCI, OAP y GAUA para la actualización del Mapa de Riesgos.\nSe adjunta “RV: Actualización nuevo mapa de riesgos Atención al Usuario” con la solicitud por parte de GAUA de modificación del Mapa de Riesgos con el número de radicado 2019IE0009770\nSe adjunta “RE: Actualización nuevo mapa de riesgos Atención al Usuario” donde se encuentra el concepto técnico con el número de radicado 2019IE0010162","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia lista de asistencia de fecha 19/02/2019 de tema \"Actualización de mapa de riesgos atención al usuario - Vigencia 2019\"  y  matriz de riesgos en borrador. Se recibe solicitud de ampliación de la fecha de finalización, toda vez que se realizará el cambio del lineamiento de la OAP frente a la gestión de riesgos en la Entidad.\n31/07/2019: Se evidencia la participación en los talleres de socialización de riesgos a cargo de la OAP, lo cual no permiten soportar el cumplimiento de la actividad \"Revisar mapa de riesgos y realizar las actualizaciones a que hayan lugar\"\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","7/03/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nJOSE MORENOA\nLEXANDRA CORTES","Se evidencia lista de asistencia de fecha 19/02/2019 de tema \"Actualización de mapa de riesgos atención al usuario - Vigencia 2019\"  y  se evidencia matriz de riesgos en borrador. Sin embargo, se requiere continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología de riesgos en el MVCT.\n\n28/08/2019: La actividad depende de las mesas de trabajo para identificar los riesgos del proceso que están programadas en el mes de julio y agosto de 2019 debido a la actualización de la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019 de la entidad. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Solicitar actualización  a la OAP del mapa de riesgos en el SIG","2019-03-08","2019-06-30",null,null,"30/09/2019\n13/03/2020\n05/06/2020\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019: Se actualizo el mapa de riesgos de Atención al Usuario y Agenda Legislativa, la solicitud se creo con el numero de radicado 2019IE0010834 y el concepto técnico se emitió con el número de radicado 2019IE0010834.\nEl nuevo mapa de riesgos se puede visualizar en la siguiente URL del mapa de procesos:\nhttp://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-F-11-12-17%20Mapa%20de%20Riesgos%20Integrado%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.xlsm\n\n13/03/2020: En el monitoreo enviado el 30/09/2019 no se anexo documentación anexa pero cabe resaltar que se mencionó el radicado interno 2019IE0010834 el cual al buscarse en la herramienta de Gestión documental (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se evidencia la solicitud de modificación de los formatos, sin embargo se adjunta solicitud realizada a la OAP para la modificación del mapa de riesgos de corrupción del proceso y pantallazo del correo enviado a la OAP con el formato.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se adjunta “Mesa de trabajo Riesgos Atención Al Usuario” donde está el listado de asistencia de la mesa llevada a cabo entre OCI, OAP y GAUA para la actualización del Mapa de Riesgos.\nSe adjunta “RV: Actualización nuevo mapa de riesgos Atención al Usuario” con la solicitud por parte de GAUA de modificación del Mapa de Riesgos con el número de radicado 2019IE0009770\nSe adjunta “RE: Actualización nuevo mapa de riesgos Atención al Usuario” donde se encuentra el concepto técnico con el número de radicado 2019IE0010162","CUMPLIDA","7/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar posterior a la actividad 1.\n31/07/2019: No se puede evidencias el cumplimiento de esta actividad porque es posterior a la Actividad 1.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","7/03/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar posterior a la actividad 1.\n\n28/08/2019: El desarrollo de la actividad depende de los resultados del ítem 14, Actividad No. 1. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Socializar al interior del grupo el mapa de riesgos actualizado ","2019-03-08","2019-06-30",null,null,"30/09/2019\n26/03/2020\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","30/09/2019: Se socializo el nuevo mapa de riesgos de corrupción el día 16 de septiembre de la presente vigencia, se adjunta lista de asistencia.\n\n26/03/2020: La socialización de estos se llevo a cabo en los días del 14-16 de octubre del 2019.\n\nPara la vigencia 2020 se envió correo el dia 26/03/2020 a todo el GAUA socializando lo referente a los documentos del SIG nuevos del proceso, se adjunta evidencia de la socialización.\n\nSe crearon dos carpetas una con nombre 2019 y 2020 donde se encuentran las evidencias de cada periodo con el fin de demostrar la mejora continua.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se socializo nuevamente a todo el Grupo de Atención al Usuario y Archivo los mapas de Riesgos con las definiciones de los documentos “SIG-G-01 Metodología Integrada de Administración del Riesgo 2.0” y “DET-PO-01 Política de Administración del Riesgo 4.0” y se adjunta un block de notas con el link del canal de Teams.","CUMPLIDA","27/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para iniciar posterior a la actividad 2.\n31/07/2019: No se puede evidencias el cumplimiento de esta actividad porque es posterior a la Actividad 2.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","7/03/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar posterior a la actividad 2.\n\n28/08/2019: El desarrollo de la actividad depende de los resultados del ítem 14, Actividad No. 1. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[11,"Auditorías Externas ","Documentar las definiciones relacionadas con PQRSDF con el\npropósito de facilitar su clasificación, seguimiento, tabulación y\nanálisis. Numeral 4.4.2 ","AP","Porque las publicadas manejan tecnicismo que no toda la ciudadanía maneja","1. Revisar las definiciones de PQRSDF publicadas en los canales de atención y modificarlas con un lenguaje claro con el usuario.","2018-10-03","2019-06-30",null,"Jeferson Daniel Romero -Facilitadores de Calidad","1/10/2018\n07/03/2019\n30/09/2019\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","No aplica seguimiento porque la actividad inicia a partir del 3 de octubre de 2018\n\n07/03/2019: En los informes de PQRSDF del a vigencia 2018 se estipula términos y definiciones de los diferentes tipos de solicitudes.\n\n30/09/2019: Se revisaron las definiciones según la Resolución 0046 de 2017 del MVCT, ley 1755 del 30 de junio de 2015, y el resumen de la normatividad “NORMATIVA PARA PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS (PQRSD)” la cual esta relaciona a los tramites de PQRSDF - Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones, y el termino que conlleva, se llegó a la conclusión que la información contemplada en los procedimientos cumple con Las definiciones sin embargo se va a revisar con el GCE la forma de presentar esto en un lenguaje claro para el usuario y se solicita la ampliación de la fecha de finalización para el 31/12/2019.\n\n05/06/2020: Se solicitara modificación de la fecha de ejecución toda vez que se esta buscando modificaciones en los canales de atención como lo son la pagina web y la sección de radicación virtual.","CUMPLIDA","01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"01/10/2018 No aplica seguimiento porque la actividad inicia a partir del 3 de octubre de 2018\n22/01/2019 El proceso no reporta evidencias que demuestre el seguimiento reportado por el líder del proceso el 20/12/2018\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","26/10/2018\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n07/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance de esta actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para finalizar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Revisar las definiciones establecidas en el procedimiento AUL-P-01  Tramite y atención de PQRSDF,y en el formato AUL-F-11 Registro de PQRSDF;  y de ser necesario realizar la el tramite de actualización correspondiente en el SIG","2018-10-03","2019-06-30",null,null,"7/03/2019\n30/09/2019\n13/03/2020\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019: se modificó el formato AUL-F-11 Registro para PQRDSF y se incluyeron las definiciones de los tipos de solicitudes a interponer con la solicitud 2018IE0006327, en la solicitud de modificación no se describió las modificaciones realizadas en el formato, por tal razón se adjunta copia del formato en su versión dos “AU-F-06 Registro para solicitudes, quejas y sugerencias 2.0” y la última publicada, versión 3 “AUL-F-11 Registro para PQRDSF 3.0” en donde se evidencia las modificaciones respecto a las definiciones; En el procedimiento “\tAUL-P-01 Trámite y Atención de Peticiones Quejas Reclamos Denuncias Sugerencias y Felicitaciones 9.0” también se colocaron las definiciones de los tipos de solicitudes.\n\n30/09/2019: En el formato Registro para PQRDSF se incluyó la información de protección de datos\nEn el procedimiento Trámite y Atención De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones se incluyó flujograma del procedimiento, se actualizo la política de operación respecto al informe de PQRSDF, \nSe revisaron las definiciones según la Resolución 0046 de 2017 del MVCT, ley 1755 del 30 de junio de 2015, y el resumen de la normatividad “NORMATIVA PARA PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS (PQRSD)” la cual esta relaciona a los tramites de PQRSDF y el termino que conlleva, se llego a la conclusión que la información contemplada en los procedimientos cumple con Las definiciones.\n\n13/03/2020: Con el radicado interno 2019IE0011115 el cual al buscarse en la herramienta de Gestión documental (http://172.27.0.64/SGD_WEB/main/index.jsp) se evidencia la solicitud de modificación de los formatos, sin embargo se adjunta correo enviado con la solicitud de modificación y los formatos actualizados, adicionalmente se relaciona los link de los formatos publicados y actualizados ante el SIG segun su necesidad y con el concepto tecnico 2019IE0011719 el cual se adjunta.\n\nURL: procedimiento Trámite y Atención De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones:\n(http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-P-01%20Tr%C3%A1mite%20y%20atenci%C3%B3n%20de%20peticiones,%20quejas,%20reclamos,%20denuncias,%20sugerencias%20y%20felicitaciones%2010.0.pdf)\n\nformato Registro para PQRDSF :(http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/AUL-F-11%20Registro%20para%20PQRDSF%204.0.doc)\nSe solicita el cierre de la actividad.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. ","CUMPLIDA","01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"01/10/2018 No aplica seguimiento porque la actividad inicia a partir del 3 de octubre de 2018\n22/01/2019 El proceso no reporta evidencias que demuestre el seguimiento reportado por el líder del proceso el 20/12/2018\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","26/10/2018\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n07/03/2019: Se evidencia solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006327 en el cual se observa la modificación del procedimiento AUL-P-01 y creación del formato AUL-F-01, que se puede comparar con el formato AUL-F-11 y se evidencian los cambios respecto a la aclaración de las definiciones dentro de los documentos, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo de la Auditoría interna del SIG.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para finalizar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de septiembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Socializar al interior del grupo las actualizaciones tanto en pagina web como documentales que se hayan requerido","2018-10-03","2019-06-30",null,null,"7/03/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n26/03/2020\n05/06/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo","07/03/2019:  se crearon dos videos en donde se explica como interponer una PQRSDF, esta pendiente publicar en lenguaje claro las definiciones de las solicitudes, se adjunta correo masivo de evidencia.\n30/09/2019: Se requiere ampliar la fecha de finalización de la actividad para el 31/12/2019, ya que depende de la primera actividad de la no conformidad.\n\n10/12/2019:Se brindo socialización de los formatos, procedimientos  y toda documentación actualizada en el SIG que es competencia del GAUA, esta socialización se llevo a cabo entre los días 14, 15 y 16 de octubre de la presente vigencia, se adjunta lista de asistencia.\n\n26/03/2020: La socialización de estos se llevo a cabo en los días del 14-16 de octubre del 2019.\n\nPara la vigencia 2020 se envió correo el dia 26/03/2020 a todo el GAUA socializando los formatos y procedimientos nuevos del proceso, se adjunta evidencia de la socialización.\n\nSe crearon dos carpetas una con nombre 2019 y 2020 donde se encuentran las evidencias de cada periodo con el fin de demostrar la mejora continua.\n\n05/06/2020: Se vuelve a remitir las evidencias según las observaciones o recomendaciones realizadas por la OCI. Adicionalmente se realizaron mejoras en donde se creo un canal de Servicio al Ciudadano por la plataforma SharePoint “https://teams.microsoft.com/l/team/19%3ae9e564dc374c422cb492315d60a086a5%40thread.tacv2/conversations?groupId=cc63f5e0-3c1a-40bc-915c-82aa02345bde&tenantId=59f85572-2867-4480-b111-fc473309f9b3” donde se comparte y se tiene una comunicación permanente de los temas del Grupo, a las personas que ingresar en la vigencia 2020 se les hizo una capacitación a través de la herramienta Teams y por medio de correo electrónico, la carpeta con las evidencias se llama “Capacitaciones SIG 2020” y se adjunta un block de notas con el link del canal de Teams.","CUMPLIDA","01/10/2018\n22/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"01/10/2018 No aplica seguimiento porque la actividad inicia a partir del 3 de octubre de 2018\n22/01/2019 El proceso no reporta evidencias que demuestre el seguimiento reportado por el líder del proceso el 20/12/2018\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante","VENCIDA","26/10/2018\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n07/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 22/08/2018 remitido como campaña de socialización al interior del MVCT el cual dirige a la página web de la Entidad, sin embargo se requieren los soportes que evidencien la socialización al interior del equipo de trabajo.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para finalizar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad  a pesar del monitoreo realizado por el proceso en el mes de diciembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"","VENCIDA"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al usuario y archivo",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-01",null,"Se realizo seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha, se incluyo actividad 38 según lo definido en el informe de auditoria externa emitido por TUV Rehiland, se actualiza actividad 37 conforme observación según el  Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos II Trimestre de 2018 .","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad\n\nSuly Cerón Salas - Profesional especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-26",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-12-20",null,"Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-22",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28",null,"Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 28 de febrero de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-07",null,"Se redefinió el Ítem 1 en la acción 2 en donde quedo como acción solicitar a la oficina TIC la actualización de la herramienta.\nSe agruparon los Ítem 2, 5, 6, 12, 13 y 15 se tomó como base la no conformidad numero 1 realizada el 18/04/2018 con numero de radicado de traslado interno 2018IE0006998, el cual correspondía al ítem 15 en el anterior plan de mejoramiento.\nSe redefinió la actividad 3, separándose en 2 actividades con el fin de dar cumplimiento a la descripción de no conformidad o acción de mejora del proceso.\nSe redefinieron las actividades de los ítems 4, 16, 17, 19 y 22 las cuales hacen referencia a la Matriz Requisitos de calidad la cual ya no existe para el Grupo de Atención al Usuario y Archivo - GAUA.\nSe elimino el ítem 14 y este quedo agrupado en el 18, el nuevo ítem en el plan de mejoramiento es el 10 con la no conformidad numero 4 realizada el 18/04/2018 con numero de radicado de traslado interno 2018IE0006998.\nSe modifico la acción del ítem 20 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 11\nSe modifico la acción del ítem 23 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 12\nSe modifico la acción del ítem 25 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 13\nSe unificaron los Ítem 26, 28, 29 y 37, se dejó el ítem 26 como base y se dividieron en tres actividades y estas quedan en el nuevo plan de mejoramiento ítem 14.\n\nSe eliminan los ítems 21, 24, 27, 34 y 35 ya que estos son no conformidades hacia el Sistema integrado de Gestión.","Elizabeth Cruz Gonzalez\nCoordinadora Grupo Atención al Usuario y Archivo"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-27",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de las mesas de trabajo del 07/03/2019 y del 27/03/2019.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-06-14",null,"Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 30 de mayo de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Isidro Bastidas - Profesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-28",null,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\nSe ocultaron los ítems 5, 8 y 15 toda vez que la evaluación de la OCI se determinó la efectividad de la actividad.","Dilsa Lucia Bermudez Betancourt\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30",null,"Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 31 de agosto de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-10",null,"Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 30 de noviembre de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31",null,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
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[null,null,null,null,null,"2020-05-26","9.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

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[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","De acuerdo al Informe de Auditoria Interna al proceso de Atención al Usuario realizada el 18/04/2018 y remitida por la Oficina de Control de Control Interno con numero de radicado interno 2018IE0006998, en donde se presentan tres no conformidades y una observación están enfocadas en la matriz de requisitos de calidad, enumeradas de la siguiente forma:\nNo conformidades:\n2. ISO 9001:2015 Numeral 8.5.1 Control de la producción y provisión del servicio homologable con GP-1000:2009 Numerales 7.5.1 y 7.5.2\n3. ISO 9001:2015 Numeral 8.6 Liberación de los productos y servicios homologable con GP-1000:2009 Numerales 7.4.3\n5. ISO 9001:2015 Numeral 8.7 Control de las salidas no conformes homologable con GP-1000:2009 Numerales 8.3\nObservación: \n3. Procedimiento AU-P-03 Atención a consultas telefónicas y personalizadas 5.0\nISO 9001:2015 Numeral 7.5 Información Documentada Homologable con GP-1000:2009 Numeral 4.2.4 y 4.2.3  "]
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[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
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[null,"No había claridad sobre la función y responsabilidad del proceso frente al tramite de pqrsdf"]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Actualizar el protocolo para la atención del ciudadano y los procedimientos del SIG relacionados. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Grupo de atención al usuario y archivo\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La pagina web no estaba actualizada con las hojas de vida de los indicadores que miden el proceso"]
[null,"El proceso no revisó que la totalidad de la documentación del proceso se encuentre publicada en la pág. web (SIG)"]
[null,"Falta de sensibilización al interior del proceso frente a la importancia de mantener actualizada la documentación del proceso en la pág. web (SIG)"]
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[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de sensibilización al interior del proceso frente a la importancia de mantener actualizada la documentación del proceso en la pág. web (SIG)"]

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[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 9.1.3 Análisis y evaluación homologable con GP-1000:2009 Numeral 8.4 Indicadores por proceso.\n\nEn el marco del documento SG-I-04 Metodología de Indicadores de Gestión 1.0: “De acuerdo con la hoja de vida del indicador los responsables designados del proceso deben realizar la medición del indicador, y el responsable del área el monitoreo correspondiente a los resultados” y la tabla de “Niveles de responsabilidad en la administración de los indicadores”. Así la cosas, se observó que el proceso no cuenta con indicadores publicados dentro de la estructura documental de la página web que permitan medir el proceso en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.\nSe llevó a cabo la revisión de los indicadores registrados en SINAPSIS que miden las actividades asociadas al proceso para el Plan de Acción, y se observó que estos miden la respuesta de PQRSD de toda la entidad lo cual sale del alcance del proceso y no refleja la gestión que ejecuta el proceso. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La pagina web no estaba actualizada con las hojas de vida de los indicadores que miden el proceso"]
[null,"El proceso no revisó que la totalidad de la documentación del proceso se encuentre publicada en la pág. web (SIG)"]
[null,"Falta de sensibilización al interior del proceso frente a la importancia de mantener actualizada la documentación del proceso en la pág. web (SIG)"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de sensibilización al interior del proceso frente a la importancia de mantener actualizada la documentación del proceso en la pág. web (SIG)"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":5,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 7.4 Comunicación homologable con GP-1000:2009 Numerales 5.5.3.\n\nSe validó la comunicación de los documentos que aparecen en el documento SIG-F-07 Matriz de Comunicaciones -  Atención al Usuario y atención legislativa y su cumplimiento en oportunidad:\na) Informe sobre trámite y atención de solicitudes, reclamos quejas y sugerencias: Se evidenció el informe trimestral: Quejas, reclamos y sugerencias pero no el informe Bimensual: Gestión del GAUA en general, que no ha sido publicado.\nb) Informe de percepción de los usuarios (Cuatrimestralmente). Se encuentra publicado en link  http://portal.minvivienda.local/Grupo%20TIC/Informe%20Resultado%20Consolidado%20de%20Encuestas%20Virtuales%20de%20Percepci%C3%B3n%20del%20Ciudadano%20a%20corte%2031%20de%20Diciembre%202017.pdf \nc) Campaña de concientización y desarrollo de habilidades sobre escucha receptiva (Anual): ésta actividad no pudo evidenciarse, el proceso menciona otras capacitaciones con el apoyo del proceso Gestión del Talento Humano pero no con la temática contenida a la cual se hace referencia en la matriz de comunicaciones. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Despacho - Agenda legislativa\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Porque actualmente existe una identificación por grupo y no como proceso"]
[null,"Porque no se ha identificado la similitud en desarrollo de funciones de los participantes del proceso "]
[null,"Porque falta sensibilización frente al enfoque por proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Porque falta sensibilización frente al enfoque por proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":6,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 6.1.2 Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Homologable con GP-1000:2009 Numerales 5.4.2 y 8.5.3. \n\nNo se ha socializado para la fecha de auditoría el mapa de riesgos de la vigencia 2018 a los integrantes del equipo de trabajo del proceso ni el informe de evaluación de la eficacia de las acciones emitido el 28/02/2018 publicado por la OCI. No se ha realizado el monitoreo de los controles para los meses de enero, febrero y marzo, aunque puede verse el diligenciamiento de las matrices de apoyo en las cuales se hace seguimiento.\n\n ISO 9001:2015 Numeral 10,0 Mejora. homologable con GP-1000:2009 Numerales 8.5\n\nEl proceso no ha realizado el seguimiento al cumplimiento de acciones por parte del responsable del proceso; así mismo, no se ha realizado el respectivo reporte a la Oficina Asesora de Planeación, incumpliendo lo establecido en el procedimiento Acciones Preventivas,  Correctivas y de Mejora 5.0, Política 4 “El líder del proceso según las fechas de cumplimiento (fecha inicial y fecha final) debe realizar seguimiento a que las actividades establecidas para prevenir, corregir o mejorar el hallazgo se hayan desarrollado dentro del plazo establecido, esto obedece al significado de oportunidad” y actividad 8 de la descripción “mejoramiento actualizado con seguimiento por parte del líder del proceso, a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) para la publicación y a la Oficina de Control Interno para el seguimiento.”. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Grupo de atención al usuario y archivo\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de conocimiento frente a los temas que deben ser socializados al interior del proceso"]
[null,"Falta de apropiación de la matriz de comunicaciones del proceso"]
[null,"Falta de conocimiento frente al uso y manejo de la matriz de comunicaciones al interior del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Falta de conocimiento frente al uso y manejo de la matriz de comunicaciones al interior del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":7,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,12,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Documentar las definiciones relacionadas con PQRSDF con el\npropósito de facilitar su clasificación, seguimiento, tabulación y\nanálisis. Numeral 4.4.2 "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-10-01"]
[null,"PARTICIPANTES","Grupo de Atención al usuario y archivo\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"PORQUE 1: Porque es necesario documentar las definiciones relacionadas con PQRSDF?"]
[null,"Porque las establecidas en la pàg web no son claras para el tipo de usuarias"]
[null,"PORQUE 2: Porque las establecidas en la pàg web no son claras para el tipo de usuarios?"]
[null,"Porque las publicadas manejan tecnisismo que no toda la ciudadania maneja"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Porque las publicadas manejan tecnisismo que no toda la ciudadania maneja"]