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,[11,27,12,27],[11,25,12,25],[11,24,12,24],[13,22,14,22],[13,19,14,19],[13,21,14,21],[13,10,14,10],[13,11,14,11],[13,12,14,12],[13,13,14,13],[13,14,14,14],[13,15,14,15],[13,16,14,16],[13,17,14,17],[13,18,14,18],[17,21,18,21],[17,22,18,22],[17,5,18,5],[17,6,18,6],[17,7,18,7],[17,9,18,9],[17,10,18,10],[17,11,18,11],[17,12,18,12],[17,8,18,8],[23,23,24,23],[23,27,24,27],[15,30,18,30],[23,5,24,5],[23,6,24,6],[23,7,24,7],[23,9,24,9],[23,10,24,10],[23,11,24,11],[23,12,24,12],[23,13,24,13],[23,14,24,14],[23,15,24,15],[23,16,24,16],[23,17,24,17],[23,18,24,18],[23,19,24,19],[17,13,18,13],[17,14,18,14],[17,15,18,15],[17,16,18,16],[17,17,18,17],[17,18,18,18],[17,19,18,19],[33,29,36,29],[46,29,48,29],[54,8,55,8],[17,23,18,23],[17,24,18,24],[17,25,18,25],[17,26,18,26],[17,27,18,27],[15,28,18,28],[15,29,18,29],[19,28,20,28],[19,29,20,29],[26,29,27,29],[35,18,36,18],[35,19,36,19],[35,21,36,21],[35,22,36,22],[23,24,24,24],[23,25,24,25],[23,26,24,26],[23,21,24,21],[23,22,24,22],[31,21,32,21],[31,22,32,22],[56,8,58,8],[59,8,61,8],[25,13,26,13],[52,23,53,23],[39,12,40,12],[63,9,65,9],[66,9,67,9],[59,10,61,10],[39,22,40,22],[39,23,40,23],[39,13,40,13],[39,14,40,14],[39,15,40,15],[39,16,40,16],[41,12,42,12],[41,13,42,13],[41,14,42,14],[41,15,42,15],[52,14,53,14],[52,15,53,15],[52,16,53,16],[52,17,53,17],[44,23,45,23],[41,22,42,22],[25,24,26,24],[70,5,70,8],[46,30,48,30],[23,8,24,8],[31,8,32,8],[35,8,36,8],[39,8,40,8],[41,8,42,8],[44,8,45,8],[46,8,47,8],[52,8,53,8],[33,30,36,30],[31,26,32,26],[31,27,32,27],[30,28,32,28],[30,29,32,29],[30,30,32,30],[31,25,32,25],[31,24,32,24],[31,15,32,15],[31,16,32,16],[31,17,32,17],[31,18,32,18],[31,19,32,19]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Líder del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerificación y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Sistematizar los procedimientos de auditoría Interna y Auditoría de Gestión independiente","AM","La necesidad del mejoramientos de las aplicaciones utilizadas para la realización de los procedimientos en la diferentes áreas del MVCT.","1, Suministrar, parametrizar, implementar un sistema de información para sistematizar y gestionar de forma efectiva las actividades de planeación, monitoreo y evaluación","2016-04-01","2022-03-31","1. Contrato 1074-2020 2. Recibo a satisfacción por parte del superviso del contrato. ","06/06/2016\n14/08/2018\n21/09/2018\n20/12/2018\n04/03/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021\n20/12/2021","Jefe Oficina de TIC","  20/12/2021  Respecto a la actividad y los entregables demarcados en la acción de mejora, se adjunta el Contrato No. 1074 de 2020, cuyo objeto consiste en: “Suministrar, parametrizar, implementar y soportar un sistema de información para sistematizar y gestionar de forma efectiva las actividades de planeación, monitoreo, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión y del Sistema de Control Interno según lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que facilite la toma de decisiones desde la línea estratégica del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio dando así cumplimiento al entregable número 1.\n\n07/06/2021 No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que el contrato 1074-2020 se encuentra en ejecución, y al generar el cambio de actividad se establecerán los productos y las evidencias puntuales  para dar cumplimiento y cierre a la actividad.\n\n09/12/2020  a fecha de 26 de Noviembre se adjudica el Contrato1074-2020 con la empresa ITS SOLUCIONES ESTRATEGICAS S.A.S. con el cual se da cumplimiento a la actividad de mejora \"Sistematizar los procedimientos de auditoría Interna y Auditoría de Gestión independiente\", el contrato mencionado tiene un tiempo de ejecucion de 8 meses para la puesta en produccion de los modulos adquiridos. \nel proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento se esta abordando con otra plataforma diferente a la inicialmente propuesta (BIZAGI). Se maxima que para el siguiente monitoreo de este plan, las fechas ya se encuentren establecidas con un periodo estimado para determinar la EFICACIA de la actividad bajo el entregable que se formule.  Se adjunta el contrato 1074-2020 y el cronograma de actividades con el cual se evidencia el avance dentro de esta actividad de mejora.\n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA..\n\nComo es de conocimiento de la segunda y tercera línea de defensa, la contratación de un bien y servicio conlleva el cumplimiento de etapas que por ley están establecidas, SOLICITUD DEL AREA(S) DE LA NECESIDAD, LA DEFINICION FUNCIONAL DE LOS REQUERIMIENTO TECNICOS,  ESTUDIO DE MERCADO, ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS, PRESENTACION DE LA CONTRATACION A LAS AREA DE APROBACION RESPECTIVAS - SG - Subdirección Financiera y al comité de contratación.\nPor lo anterior, no se acepta la evaluación relacionado a calidad de la información, dado que hay un hilo en la presentación de la gestión en esta actividad cuando se esta cumpliendo con la ley en el proceso de contratación de un bien y se ha demostrado la gestión dentro del monitoreo.\n\nComo avances de la actividad  la Oficina TIC, presento el proyecto para el sistema de auditoria a la Secretaria General , la cual aprobó la contratación de la misma, la solicitud de CDP se radico y fue aprobado por la Secretaria General. . La aprobación degenerarion de CDP y presentación del proceso de contratación al comité de contratación se da el 24 de septiembre según cronograma de los mismos comités.  Como evidencia se presenta el correo de trazabilidad con la Secretaria General  y el área de financiera.\n05/06/2020 Dentro de los avances en la actividad, se presento vía correo electrónico la propuestas de los sistemas de información para la planeación, monitoreo y el seguimiento a los instrumentos de planeación estratégica y operativa del Ministerio, con el fin de evaluar y validar el funcionamiento de diversos software fabricados y la posible adquisición del software que mas se acomode a las necesidades y requerimientos por parte de la Entidad. Se adjunta copia del correo electrónico emitido a planeación. \n\n09/03/2020 El día 29/01/2020 Se realizo reunión con la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno con el fin de determinar el  alcance del nuevo software de auditoria, ya que inicialmente los requerimientos del software (Bizagi) esta desactualizadas.\n04/03/2019: Se redefine la actividad debido a que no esta respondiendo a la no conformidad.  El 5 de febrero de 2019 se realizó una reunión con el fin de revisar el estado actual de soporte de Bizagi al proceso de OCI y  de reactivación del uso de la herramienta. El 13 de febrero de 2019 se envió a la OCI el acta de la reunión del 5 de febrero de 2019 para su revisión y comentarios con los compromisos adquiridos. Por lo anterior se solicita ampliar la fecha de cumplimiento al 30 de septiembre de 2019.\n\n20/12/2018: El proceso de Control Interno se automatizó y se encuentra en un servidor de pruebas, la Jefe de Oficina de Control Interno no aprobó el proceso de automatización, sin embargo tampoco hizo llegar a la oficina los ajustes requeridos, por lo que no se pudo colocar en producción dicho proceso. En el momento en que la OCI envíe a la Oficina de TIC los ajustes que se requieren, se procederá  con la realización de las mejoras del proceso de automatización. Por lo anterior se solicita ampliar la fecha de cumplimiento al 30 de septiembre de 2019.\n\n21/09/2018: Para el presente monitoreo no se han  adelantado actividades.\nSe suscribió el contrato con EMTEL S.A. para prestar el servicio de mesa de ayuda técnica al sistema de información de gestión de procesos BPM Bizagi versión. Net del MVCT.\n\n14/08/2018: Se realizó una reunión el pasado 22 de mayo de 2017 con el fin de hacer claridad acerca de las actividades del proceso que requiere cambios. Adicionalmente se realizó auditoría en el mes de abril de 2018 por parte de la OCI, la cual concluyó: “Las evidencias aportadas no evidencian el desarrollo e implementación de las actividades requeridas, como la puesta en producción del nuevo proceso. Sin embargo, el proceso TIC aportó diagramas de flujo, pantallazos del proceso y correos electrónicos que evidencian el paso a pruebas sobre este proceso, no obstante, una vez verificadas estas evidencias, se puede establecer que no reflejan el paso a producción de la automatización del proceso de Control Interno.” Como la actividad finaliza en diciembre de 2018, el objetivo es realizar los cambios requeridos por la OCI. \n","CUMPLIDA","14/08/2018\n28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020 \n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP \nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(P10:T10,\"SI\")","v":5},{"$f":"IF(U10=5,100,IF(U10=4,80,IF(U10=3,60,IF(U10=2,40,IF(U10=1,20,IF(U10=0,0))))))","v":100},"14/08/2018: Se presentan dos correos electrónicos, que evidencian la gestión que se ha realizado con respecto a esta actividad de Sistematizar los procedimientos de auditoría Interna y Auditoría de Gestión independiente, a la fecha no se ha puesto en producción, porque se requieren algunos cambios al proceso que se automatizó, entre ellas: \"Realizar notificación automática desde Bizagi cuando la fecha de vencimiento para la  acción este por cumplirse 8 días antes\", \"Botón de carga masiva por medio de Excel para el ingreso de los hallazgos del informe clasificados por dependencia responsable, el cual debe tenerse en la actividad Enviar informe Contraloría\" las cuales se encuentran consignadas en el acta del 22 de mayo de 2017. 28/09/2018: Para este seguimiento no se presentan actividades de avance.  17/01/2019: No se presenta las evidencias para determinar la oportunidad y pertinencia de la acción, Esta acción tiene  fecha de vencimiento 31/12/2018 , se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución de esta actividad en la vigencia 2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción. * el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución de esta actividad en la vigencia 2019\n30/06/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso no son suficientes para determinar el comportamiento de la actividad, por lo tanto no se da cierre a la actividad. Se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora, en relación con el Numeral 6. Responsabilidades - Líder del proceso - Primera Línea de defensa que establece: \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\"\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/05/2019.\n21/12/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad , toda vez que se observan los siguientes documentos: \n- el contrato 1074 de 2020, suscrito entre el  MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO  e ITS SOLUCIONES ESTRATÉGICAS SAS para suministrar,  parametrizar,  implementar  y soportar  un  sistema  de  información  para  sistematizar y gestionar de forma  efectiva  las actividades deplaneación, monitoreo, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión y del Sistema de Control Interno,\n- Designación de supervisión del contrato al jefe de la OTIC.\n- Correo electrónico en el cual se define el cronograma de trabajo para ejecución del proyecto.\nSin embargo, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/05/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/05/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que el contrato 1074-2020 se encuentra en ejecucion, y al generar el cambio de actividad se estableceran los productos y las evidencias puntuales  para dar cumplimiento y cierre a la actividad\", se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/05/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendacioón del anterior seguimiento\n30/12/2021: Con las evidencias aportadas se soporta la contratación del sistema de información que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento. Queda pandiente la puesta enmarcha del sistema\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019 \n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE MORENO\nDALMIRO PACHECO\n\nDALMIRO PACHECO","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.  NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n16/10/2018: El proceso no aporta evidencia de avance de la actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. \n\n15/03/2019: El proceso no aporta evidencia de avance de la actividad, por lo que se requiere que el proceso de cumplimiento de los compromisos citados en el acta de trabajo sostenida con la OCI. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: No se evidenció por parte del proceso el monitoreo al ítem 1 del plan de mejoramiento, ni el aporte de las evidencias correspondientes para asegurar el cierre de la actividad. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". La OCI alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, específicamente en la actividad 6 y de la actividad \"1, Gestionar con la OCI la cancelación o reactivación de la  automatización de su proceso en Bizagi\" debido a que no se realizó el segundo monitoreo del primer semestre 2019 y debido a que el plazo de ejecución de la acción finalizó desde el 30/05/2018.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma. De igual manera, se reitera el incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 30/05/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un documento en formato PDF denominado \"Software de Planeacion.pdf\", el cual permite verificar las acciones adelantadas por el proceso y en pleno conocimiento del proceso de adquisición de un servicio de software en el cual ha participado la OCI, definiendo los requerimientos y necesidades, como tercera línea de defensa y en articulación con la Oficina Asesora de Planeación, se establece como una acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de documentación del desarrollo del proceso de adquisición con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Contrato 1074 de 2020 suscrito entre el  MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO  e ITS SOLUCIONES ESTRATÉGICAS SAS para suministrar,  parametrizar,  implementar  y soportar  un  sistema  de  información  para  sistematizar y gestionar de forma  efectiva  las actividades de planeación, monitoreo, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión y del Sistema de Control Interno,\n- Documento de Designación de supervisión del contrato al jefe de la OTIC.\n- Correo electrónico en el cual se define el cronograma de trabajo para ejecución del proyecto.\nConforme a la evaluación anterior, se valida el cumplimiento de la actividad propuesta toda vez que se cuenta con un proceso contractual en proceso definido para efectuar la sistematización del SIG y SCI en la entidad. De otra parte con el fin de determinar la efectividad, se solicita remitir los soportes de la implementación del contrato, en lo referente a los procedimientos de auditoría, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n20/09/2021: En  la evaluación anterior con fecha 26/02/2021 se valido el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, en lo referente a los procedimientos de auditoría, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.","CUMPLIDA","N/A","20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  tres (3)  documentos en formato PDF denomidados \"26 CONTRATO No. 1074 DE 2020_ITS SOLUCIONES SAS.\", \" ITS prorroga\" y \"PRORROGA 1074 de 2020\" ; sin embargo, estas evidencias no permiten verificar  la implementación del contrato.  Por lo cual, no se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso hasta tanto se aporten los soportes de la implementación del sistema de información.","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
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[2,"Oportunidad de Mejora","Definir, documentar e implementar las actividades requeridas para dar cumplimiento a los requisitos estipulados en el SIG en lo relacionado al sistema de seguridad de la información .\n\nSe evidencia que se cuenta con el reporte del COLCERT relacionado con los incidentes de seguridad del mes de febrero, en cual se encuentra vinculado al procedimiento de investigación forense a cargo de GESTAI, al indagar acerca de cómo los resultados de este procedimiento serán considerados dentro de la estrategia de SGSI para garantizar que se tomen las acciones adecuadas desde la estrategia de TI, y se retroalimenten los proyectos de TI, se observa que no se ha establecido un lineamiento al respecto lo cual podría afectar la seguridad de la información del MVCT.\n\nAl revisar el documento GPT-L-01 Lineamiento tratamiento datos personales 1.0, se evidencia que no se ha implementado un mecanismo para hacer seguimiento a GPT-L-01 Lineamiento tratamiento datos personales 1.0, publicado en 12-12-2017.","AM","El MVCT no cuenta con un lineamiento para la implementación del SGSI","1, Socializar a los procesos de la Entidad la adopción del SGSI","2017-09-01","2021-11-30","1. Resolución por medio de la cual se adopta el SGSI en la Entidad. \n2. Evidencias de la socialización ante los procesos de la Entidad la adopción del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI","08/08/2017\n14/08/2018\n21/09/2018\n04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021\n20/12/2021","Jefe Oficina de TIC","20/12/2021 El proceso ha trabajado en la adopción del Sistema de Seguridad de la Información SGSI permitiendo a la Entidad minimizar los riesgos a los cuales se expone la información, esto se ha formalizado ante la Entidad por medio de la resolución 0331 en la que se actualiza la política bajo el marco  de la estrategia del Gobierno Digital y el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información formulados por el Ministerio de Tecnología de Información y Comunicaciones, derogando la resolución 0973 de 2017 que se basaba en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea. Dando cumplimiento a los entregables de la oportunidad de mejora, se adjuntan como evidencias. 1. Resolución 0331 por medio de la cual se adopta el SGSI en la Entidad . 2. Carpeta de evidencias de las socializaciones efectuadas ante los procesos del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio.\n\n\n07/06/2021 No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que la secretaria general no ha dado una fecha de entrega del concepto sobre la resolución y partir de allí para generar el cambio de la actividad en el plan de mejoramiento. \n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la reformulación de esta actividad, la fecha de finalización y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento se esta abordando de forma distinta a la la formulada inicialmente, No obstante, para el presente monitoreo, se adjunta el informe  \"PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA información\" donde se evidencia el avance del cumplimiento a lo planeado para la vigencia 2020, \n22/09/2020 La Secretaria General del MVCT sigue analizando la resolución \"...Por la cual se actualiza la política del sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio ...\"\n05/06/2020 Dentro del avance de esta actividad, la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha venido trabajando con la Secretaria General del MVCT para emitir la resolución \"...Por la cual se actualiza la política del sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio ...\". Se adjunta el borrador de la Resolución la cual esta en tramite para su aprobación y publicación. \n09/03/2020 En el comité institucional el día 30 de enero de 2020 fue aprobado  el Plan de privacidad y Seguridad de la Información que cuenta con el mapa de ruta donde se plantean las fases de implementación del SGSI de acuerdo con la Norma ISO/IEC 27003: 2010 y el ciclo de operación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información. La evidencia se encuentra publicada en la pagina web de la entidad, correspondiente al siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Sobre%20el%20Ministerio/Tecnolog%C3%ADas%20de%20Informaci%C3%B3n/Plan%20de%20Seguridad%20y%20Privacidad%20de%20la%20Informaci%C3%B3n.pdf\n31/08/2019. Se realizo el diagnostico de cumplimiento de la Norma ISO 27001, identificando el plan de mitigación, las acciones que se requieren implementar en la Entidad de forma inmediata y recomendaciones generales al nivel de madurez de la seguridad de la Información en el MVCT. La documentación se encuentra en la carpeta de evidencias tanto el radicado como el documento de diagnostico.\n11/06/2019: Se realiza reunión con la OAP y la OCI el día 26 de abril de 2019 para definir la metodología a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración del mismo al SIG. (Se adjunta acta reunión).  Quedando de la reunión los siguientes compromisos: Citar a reunión mediante agenda para el próximo martes 7 de mayo de 2019 y realizar un diagnóstico del SGSI para definir mapa de ruta y el alcance, esta reunión fue aplazada y esta pendiente agendar nueva reunión. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de julio de 2019.  \n08/05/2019: Se realiza reunión con la OAP y la OCI el día 26 de abril de 2019 para definir la metodología a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración del mismo al SIG. (Se adjunta acta reunión).  Quedando de la reunión los siguientes compromisos: Citar a reunión mediante agenda para el próximo martes 7 de mayo de 2019 y realizar un diagnóstico del SGSI para definir mapa de ruta y el alcance.\n04/03/2019: una vez realizada la mesa de trabajo con OAP y OCI se definirá el cronograma de actividades para la implementación del SGSI. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de abril de 2019\n21/09/2018: el día 21 de septiembre de 2018 se realiza reunión con la OAP y la OCI  para adelantar la revisión documental del proceso de SGSI revisando los activos de información, la guía inventario de activos de información, revisando el formato de levantamiento de activos de información y el procedimiento para gestión de incidentes de seguridad de la información, así como verificando la metodología que se aplicará en el análisis de riesgo. (Como evidencia se encuentra la lista de asistencia y los documentos aquí mencionados)\n14/08/2018: Durante la auditoría al SGSI, se evidenció que algunas actividades ya no aplicaban para el primer semestre de 2018, debido a que no se pudieron llevar a cabo. Sin embargo éstas quedan pendientes una vez se replanteó el plan de trabajo.\nSe anexa el Plan de trabajo y el Cronograma aprobados por el jefe de la Oficina TIC Mauricio Fernández, para el desarrollo e implementación del SGSI. La metodología que se definió a seguir fue la recomendada por Gobierno Digital, la cual corresponde a la Norma ISO 27001/2013.\n \n\n","CUMPLIDA","14/08/2018\n28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020 \n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \n","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(P12:T12,\"SI\")","v":5},{"$f":"IF(U12=5,100,IF(U12=4,80,IF(U12=3,60,IF(U12=2,40,IF(U12=1,20,IF(U12=0,0))))))","v":100},"14/08/2018: Se ajustó el nuevo plan de trabajo de acuerdo a las actividades prioritarias del SGSI.  28/09/2018 Se realiza reunión entre TIC, OCI y OAP en la que se revisa los documentos procedimiento y formato para levantamiento de activos y procedimiento y formato para la gestión de incidentes. Esta reunión se llevó a cabo el 21 de septiembre de 2018. 17/01/2019: No se presenta las evidencias para determinar la oportunidad y pertinencia de la acción, Esta acción tiene  fecha de vencimiento 30/09/2017, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia y acta a reunión del 26 de abril, entre la OAP, la OCI y Oficina TIC, en la que se pretende \"Definir metodología y cronograma de trabajo a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración de este al SIG\", sin embargo, en el contenido del acta no se evidencia el cumplimiento del orden del día, y así mismo, de los compromisos adquiridos en esta reunión. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: * el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se observa documento  \"Diagnostico de Cumplimiento de la Norma ISO 27001\", donde se describen el plan de mitigación y las acciones que requieren intervención inmediata. Sin embargo, las evidencias no soportan el cumplimiento de la actividad puntualmente. \n30/06/2020: Se observa proyecto de la resolución \"Por la cual se actualiza la Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”; sin embargo, la evidencia no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad, en cuanto a la ejecución de la reunión con OAP y OCI. Se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora, en relación con el Numeral 6. Responsabilidades - Líder del proceso - Primera Línea de defensa que establece: \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\"\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n21/12/2020: se observa como evidencia el Documento borrador de informe de cumplimiento del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información para el 2020, no obstante, esta evidencia no soporta el cumplimiento de la actividad. Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n26/03/2021: El proceso no realizó el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que la Secretartia General no ha dado una fecha de entrega del concepto sobre la resolucion y partir de alli para generar el cambio de la actividad en el plan de mejoramiento.\", se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/03/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendacioón del anterior seguimiento\n30/12/2021: Con las evidencias aportadas se soporta la adopción y socialización del SGSI, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento\n30/03/2022:  Se evidencian 8 socializaciones en el mes de noviembre. Con las evidencias aportadas se soporta la adopción y socialización del SGSI, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","LINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE MORENO\nDALMIRO PACHECO\n\nDALMIRO PACHECO","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n16/08/2018: No se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que no se ha realizado la mesa de trabajo  para definir metodología a seguir para la adopción de la norma ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración del mismo al SIG, el proceso aporta como evidencia de avance el acta del 21/09/2018 en la cual se realizo la verificación de los documentos para el levantamiento de activos de información.\n\n15/03/2019: Teniendo en cuenta que se redefinieron las actividades, el proceso no aporta evidencias de avance. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: Se evidenció avance con la presentación del acta y lista de asistencia de la mesa de trabajo realizada el 26 de abril de 2019 con orden de día para definir metodología y cronograma de trabajo a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración de este al SIG realizada entre la oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones y la OCI. Aunque se evidenció avance en la actividad. No obstante, no es suficiente para el cierre de la misma. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre del ítem y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció desde el 30/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del documento \"Diagnóstico De Cumplimiento De La Norma ISO 27001\", en donde se observa el estado actual del sistema en la entidad y las acciones a intervenir; no obstante la evidencia no es suficiente para verificar la ejecución de la reunión establecida en la actividad documentada, por lo cual no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso aporte dichas evidencias. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se reitera la alerta de incumplimiento de la actividad toda vez que esta cuenta con fecha de finalización 30/03/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de un (1) documento en Word denominado \"Proyecto modificatoria resolución 0973\", en el cual se observa la gestión efectuada por el proceso para actualizar la Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, por lo cual, se establece como la acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n26/02/2021:  Realizada la evaluación se verificó la remisión del documento borrador, en formato Word, correspondiente al informe de cumplimiento del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información para el 2020, no obstante, conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, esta evidencia no soporta el cumplimiento de la actividad. Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/03/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: \" 8 socializaciones de la resolución 0331 de 28 de junio de 2021 en el mes de noviembre\", \" resolución 0331 de 28 de junio de 2021\"  , \"resolución 0783 del 03 de diciembre de 2021 “Por la cual se adopta la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales”\" y \" Política de Tratamiento de datos personales\", adicionalmente se adjunta la Política de Tratamiento de datos personales. Con las evidencias aportadas se soporta la adopción y socialización del SGSI, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditoría interna del SIG.","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
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[null,null,null,null,"No existe un mecanismo de seguimiento frente a la Política de tratamiento y protección de datos personales","2, Crear un mecanismo de seguimiento frente a la Política de tratamiento y protección de datos personales","2017-10-01","2021-11-30","1. Mecanismo de seguimiento frente a la Política de tratamiento y protección de datos personales","08/08/2017\n14/08/2018\n20/12/2018\n04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n09/03/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021\n20/12/2021","Jefe Oficina de TIC","20/12/2021 EL ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio mediante la resolución 0783 del 03 de diciembre de 2021, “Por la cual se adopta la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales”,  en su anexo numeral 15 se define el mecanismo de seguimiento : “15. Mecanismo de Seguimiento El Grupo de Atención al Usuario y Archivo realizará seguimiento a las consultas y reclamos que se hayan tramitado referentes a datos personales. A la fecha El Grupo de Atención al Usuario y Archivo, no ha generado el informe trimestral del PQRSDF, una vez GAUA emita el informe de seguimiento se presentara para dar cumplimiento al entregable No. 1 de la oportunidad de mejora. Se adjunta como evidencia la resolución 0783 del 03 de diciembre de 2021 y la política de tratamiento de datos. \n\n07/06/2021 No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que la Secretartia General no ha dado una fecha de entrega del concepto sobre la resolucion y partir de alli para generar el cambio de la actividad en el plan de mejoramiento.\n09/12/2020 el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento se esta abordando de forma distinta a la la formulada incialmente, No obstante, para el presente monitoreo, se adjunta el informe  \"PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION\" donde se evidencia el avance del cumplimiento a lo planeado para la vigencia 2020, \n22/09/2020 La Secretaria General del MVCT sigue analizando la resolución \"...Por la cual se actualiza la política del sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio ...\".\n05/06/2020 Dentro del avance de esta actividad, la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha venido trabajando con la Secretaria General del MVCT para emitir la resolución \"...Por la cual se actualiza la política del sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio ...\". Se adjunta el borrador de la Resolución la cual esta en tramite para su aprobación y publicación. \n09/03/2020 En el comité institucional el día 30 de enero de 2020 fue aprobado  el Plan de privacidad y Seguridad de la Información que cuenta con el mapa de ruta donde se plantean las fases de implementación del SGSI de acuerdo con la Norma ISO/IEC 27003: 2010 y el ciclo de operación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información. La evidencia se encuentra publicada en la pagina web de la entidad, correspondiente al siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Sobre%20el%20Ministerio/Tecnolog%C3%ADas%20de%20Informaci%C3%B3n/Plan%20de%20Seguridad%20y%20Privacidad%20de%20la%20Informaci%C3%B3n.pdf.\n\nEsta actividad depende de la actividad 1.\n\n08/05/2019: Esta actividad depende de la actividad 1.\n\n","CUMPLIDA","14/08/2018\n28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020 \n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \n","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(P14:T14,\"SI\")","v":5},{"$f":"IF(U14=5,100,IF(U14=4,80,IF(U14=3,60,IF(U14=2,40,IF(U14=1,20,IF(U14=0,0))))))","v":100},"14/08/2018: Se presenta cronograma proyecto para el SGSI y el plan de trabajo detallado.\n\n17/01/2019: No se presenta las evidencias para determinar la oportunidad y pertinencia de la acción. Esta acción tiene  fecha de vencimiento 31/10/2017, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia y acta a reunión del 26 de abril, entre la OAP, la OCI y Oficina TIC, en la que se pretende \"Definir metodología y cronograma de trabajo a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración de este al SIG\", sin embargo, en el contenido del acta no se evidencia el cumplimiento del orden del día , y así mismo, de los compromisos adquiridos en esta reunión.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se observa documento  \"Diagnostico de Cumplimiento de la Norma ISO 27001\", donde se describen el plan de mitigación y las acciones que requieren intervención inmediata. Sin embargo, las evidencias no soportan el cumplimiento de la actividad puntualmente. \n30/06/2020: Se observa proyecto de la resolución \"Por la cual se actualiza la Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se definen los objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”; sin embargo, la evidencia no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad, en cuanto a la definición del cronograma de trabajo para la adopción de la 27001. Se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora, en relación con el Numeral 6. Responsabilidades - Líder del proceso - Primera Línea de defensa que establece: \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\"\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/04/2019.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n21/12/2020: se observa como evidencia el Documento borrador de informe de cumplimiento del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información para el 2020, no obstante, esta evidencia no soporta el cumplimiento de la actividad. Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/04/2019\n26/03/2021: El proceso no realiza monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/04/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"No se ha solicitado el cambio de la actividad dado que la Secretartia General no ha dado una fecha de entrega del concepto sobre la resolucion y partir de alli para generar el cambio de la actividad en el plan de mejoramiento.\", se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/04/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendacioón del anterior seguimiento\n30/12/2021: Con las evidencias aportadas se soporta el mecanismo de seguimiento frente a la política de datos personales, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento\n30/03/2022:  Se evidencia la resolución 0783 del 03 de diciembre de 2021 “Por la cual se adopta la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales” y su correspondiente anexo, en el cual, en el numeral 15 se define el mecanismo de seguimiento, a cargo del Grupo de Atención al Usuario y Archivo. Adicionalmente se adjunta la Política de Tratamiento de datos personales. Con las evidencias aportadas se soporta la adopción y socialización del SGSI, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n20/09/2021","LINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n16/08/2018: Se evidencia el cronograma de trabajo para el II semestre de 2018 frente al cumplimiento de actividades del SGSI, sin embargo, este no da cumplimiento a la   adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración del mismo al SIG.\n\n15/03/2019: Teniendo en cuenta que se redefinieron las actividades, el proceso no aporta evidencias de avance. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: Se evidenció el acta y lista de asistencia de la mesa de trabajo del 26 de abril de 2019 con orden de día para definir metodología y cronograma de trabajo a seguir para la adopción de la norma NTC ISO 27001 y establecimiento del Sistema de seguridad de la información e integración de este al SIG realizada entre la oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones y la OCI. Aunque se evidenció avance en la actividad. No obstante, no es suficiente para el cierre de la actividad debido a que no se anexan el seguimiento a los compromisos establecidos en la mesa, ni el cronograma antes mencionado y su estado permanece abierta. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció desde el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del documento \"Diagnóstico De Cumplimiento De La Norma ISO 27001\", en donde se observa el estado actual del sistema en la entidad y las acciones a intervenir; no obstante la evidencia no es suficiente para verificar la definición del cronograma de trabajo establecida en la actividad documentada, por lo cual no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso aporte dichas evidencias. \nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se reitera la alerta de incumplimiento de la actividad toda vez que esta cuenta con fecha de finalización 30/04/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de un (1) documento en Word denominado \"Proyecto modificatoria resolución 0973\", en el cual se observa la gestión efectuada por el proceso para actualizar la Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, objetivos y el ámbito de aplicación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la Información y seguridad Digital en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, por lo cual, se establece como la acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes del cronograma de trabajo definido para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n26/02/2021:  Realizada la evaluación se verificó la remisión del documento borrador, en formato Word, correspondiente al informe de cumplimiento del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información para el 2020, no obstante, conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, esta evidencia no soporta el cumplimiento de la actividad. Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes del cronograma de trabajo definido para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","CUMPLIDA"]
[]
[3,"Auditorías Internas SIG","Al revisar el PETIC en el domus file, se evidencia que no cuenta con el alcance institucional y de afectación sectorial, alcance establecido en el Decreto 3571 de 2011 Articulo 10. Se encuentra el PETIC institucional revisado con corte a octubre 2017 que contiene un análisis del sector, y de otra parte, se tiene un documento con la identificación del modelo conceptual de tecnologías para el Viceministerio de agua y saneamiento básico, y otro de análisis de brechas superficial del sector vivienda como resultado de la consultoría de CINTEL- MINTIC. Lo cual indica que el PETIC no cumple con Decreto mencionado anteriormente y no considera en su elaboración los requisitos legales pertinentes de las partes interesadas del sector.","AC","No se cuenta con un PETIC documentado de acuerdo a los lineamientos de MINTIC, asociado a la planeación estratégica del MVCT y presupuesto asignado a la oficina TIC.","1. Ajustar el plan de estratégico definido para el cuatrienio de acuerdo al ajuste presupuestal.","2018-05-25","2019-03-30",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n08/05/2019: Se ajusta el Plan Estratégico definido para el cuatrienio de acuerdo al ajuste presupuestal y se excluyen los siguientes productos o metas estratégicas: Modelo de Ciberseguridad, Modelo de Ciberdefensa y Modelo de Ciberresilencia y se ajustan las actividades de las cuatro metas estratégicas que quedaron en el PAI. Se adjunta el PEI\n\n11/06/2019: Se ajusta el Plan Estratégico definido para el cuatrienio de acuerdo al ajuste presupuestal y se excluyen los siguientes productos o metas estratégicas: Modelo de Ciberseguridad, Modelo de Ciberdefensa y Modelo de Ciberresilencia y se ajustan las actividades de las cuatro metas estratégicas que quedaron en el PAI. Se adjunta el PEI\n\n09/03/2020 Se ajusta el Plan Estratégico y se presenta en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. Se adjunta como evidencia el acta del comité.\n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020 \"... El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias del ajuste del plan estratégico definido para el cuatrienio...\"\" Se reitera que:  el Plan Estratégico  se presento en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. (Se adjunta como evidencia el acta del comité y la presentación). \n\n Como parte del seguimiento al PEI y PAI , A fecha de 14/04/2020   Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación).\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n07/06/2021 Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","14/08/2018\n28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020 \n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: No se realiza seguimiento puesto que la ejecución de actividades acaba de iniciar.\n31/07/2019: El proceso aporta el archivo del PEI-PAI con las actividades que son responsabilidad de la Oficina TIC, sin embargo, no se cuenta con algún documento que precise las modificaciones realizadas.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Nota: el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa Acta No. 1 Sesión virtual del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 30 de enero de 2020, en el cual se aprueba el PEI de la vigencia 2020. \n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso presentó avance de la actividad aportando el archivo \"Plan de Acción Institucional 2019 v.2.xls\". No obstante, no es suficiente para el cierre de la actividad debido a que no presentó el control de cambios, ni concepto técnico de aprobación de la OAP y su estado permanece abierta. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció desde el 30/03/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias del ajuste del plan estratégico definido para el cuatrienio. De igual manera, se reitera el incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 30/03/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  tres (3)  documentos, 2 en formato pdf y uno en formato PowerPoint denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\" y  \"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\", en donde se verifica la aprobación del Plan Estratégico Institucional para la vigencia 2020, con sus respectivas metas, así mismo, en la presentación 54 de la sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual indica que la distribución del presupuesto a la actividades de los Proyectos de inversión pueden tener modificaciones y actualizaciones, por lo cual se valida el cumplimiento de la actividad planificada por el proceso.\n\n20/09/2021:  A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de implementación.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se evidencia la remisión por parte de la OTIC la actualización del PETIC aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión del 2 de noviembre de 2021, pantallazo de la con la imagen de la divulgación del PETIC en la página web del MVCT, un video de la reunión de la socialización del PETIC dentro del proceso y un listado de asistencia de esta. Por lo cual se determina la efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Elaborar el PETIC Institucional y solicitar su presentación para aprobación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.","2018-08-30","2019-04-30",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n08/05/2019: La actividad de elaborar el PETIC  Institucional se tiene planeado iniciar  a partir del segundo semestre dado que  los insumos que arroje el documento de Arquitectura Empresarial serán entregados en ese periodo. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de septiembre de 2019\n\n11/06/2019: La actividad de elaborar el PETIC  Institucional se tiene planeado iniciar  a partir del segundo semestre dado que  los insumos que arroje el documento de Arquitectura Empresarial serán entregados en ese periodo. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de septiembre de 2019\n\n09/03/2020 Se ajusta el PETI  y se presenta en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. Se adjunta como evidencia el acta del comité.\n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020 \"... El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad...\"\" Se reitera que:  el PETI   se presento en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. (Se adjunta como evidencia el acta del comité y el documento referente al PETI). \n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n07/06/2021 Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA",null,"Amelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Esta actividad depende de la actividad 1.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Nota: el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa Acta No. 1 Sesión virtual del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 30 de enero de 2020, en el cual se presenta y aprueba el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. \n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","El inicio de esta actividad depende de la actividad 1.\n\n26/08/2019: El proceso no presentó avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. Por lo anterior, la OCI sugiere revisar la pertinencia de las evidencias aportadas para asegurar el cierre de la actividad y con el fin de mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció desde el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual contaba con fecha de finalización de 30/04/2020 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  tres (3)  documentos, 2 en formato pdf y uno en formato PowerPoint denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\" y  \"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\", los cuales permiten verificar la aprobación de distintos documentos de la Oficina TIC, en donde se encuentra el Plan Estratégico de TI (PETI), por lo cual se valida el cumplimiento de la actividad planificada por el proceso.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior se valido el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Actualizar los documentos del SIG relacionados con el PETIC institucional.","2018-12-15","2021-11-30","1. Documento PETI actualizado y aprobado por Comité Institucional. \n2. Divulgación del PETI a la Entidad. \n3 Socialización interna al proceso GTIC.","15/03/2019\n11/06/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n20/12/2021","Facilitador del Proceso","20/12/2021 Se actualiza el PETI incluyendo la definición de la situación objetivo y el modelo de gestión de TI ajustado por medio de mesa de trabajo efectuada el día 13 de octubre con acompañamiento del proceso Seguimiento y Mejora Continua y aprobado por comité institucional el día 2 de noviembre de 2021. Se adjunta como evidencia 1. Acta del comité institucional  No. 6 de 2021 , 2. divulgación interna (https://minviviendagovco.sharepoint.com/sites/SPO_NuestraNet/Dependencias/OficinaTICS/Paginas/PETI.aspx) , y divulgación externa del peti,  pagina web de la Entidad ( https://www.minvivienda.gov.co/ministerio/gestion-institucional/tecnologias-de-la-informacion) 3. Socialización interna al proceso GTIC efectuada el día 3 de diciembre, se adjunta el acta de asistencia y la grabación de la socialización.\n\n07/06/2021 Los documentos y sus actualizaciones han sido radicados para su aprobacion, sin embargo a la fecha no se tiene el concepto tecnico de la aprobacion y publicacion de la totalidad de los documentos del proceso,  por lo cual no es posible adjuntar la evidencia para este monitoreo.\n09/12/2020 El proceso se encuentra en actualizacion de todos los formatos , procedimientos, intructivos, guias, lineamientos, manualeas, etc. Para el mes de diciembre se radicara la actualizacion  del GPT-P-03 Actualización del PETI 2.0.pdf con el cual se dara cumplimiento a la actividad,, no obstante en el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitarcambio a  la fecha de finalizacion  dado que se encuentra vencida.\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA.\n\nDe acuerdo con la evaluación presenta por planeación a 30/06/2020: \"El monitoreo y las evidencias aportadas no corresponden a la actividad, toda vez que no se observan las modificaciones de la documentación en el SIG asociadas al PETI, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora, en relación con el Numeral 6. Responsabilidades - Líder del proceso - Primera Línea de defensa que establece: \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", se reitera que las  modificaciones se efectuaron   correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. y La caracterización del proceso esta relaciona con el PETI APROBADO.  \n\nPor lo tanto se reitera la solicitud  \"del cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma\".  y  NO se acepta la evaluación \n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020 \"... El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad\"\" Se reitera que:  el Plan Estratégico y el PETI  se presento en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. (Se adjunta como evidencia el acta del comité y presentación). \n\n Como parte del seguimiento al PEI , A fecha de 14/04/2020   Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación).\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n09/03/2020 Se ajusta el Plan Estratégico y se presenta en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. Se adjunta como evidencia el acta del comité y copia del PETIC publicado en la pagina web de la Entidad.\n\n\n11/06/2019: Esta actividad depende de la actividad 2. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de septiembre de 2019.\n\nSe redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Esta actividad depende de la actividad 2.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\nNota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Nota: el proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas no corresponden a la actividad, toda vez que no se observan las modificaciones de la documentación en el SIG asociadas al PETI, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora, en relación con el Numeral 6. Responsabilidades - Líder del proceso - Primera Línea de defensa que establece: \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\"\n30/09/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas no corresponden a la actividad, toda vez que no se observan las modificaciones de la documentación en el SIG asociadas al PETI, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. . De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020: de acuerdo con la información aportada por el proceso,  que establece: \"El proceso se encuentra en actualizacion de todos los formatos , procedimientos, intructivos, guias, lineamientos, manualeas, etc. Para el mes de diciembre se radicara la actualizacion  del GPT-P-03 Actualización del PETI 2.0.pdf \", no es posible determinar  el cierre de la actividad hasta que se realice el trámite de aprobación documental correspondiente. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"Los documentos y sus actualizaciones han sido radicados para su aprobacion, sin embargo a la fecha no se tiene el concepto tecnico de la aprobacion y publicacion de la totalidad de los documentos del proceso\", no es posible determinar el cierre de la actividad, por lo cual se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/06/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Con las evidencias aportadas se soporta la actualización y socialización del PETIC, que resuelve las causas de la Acción de mejoramiento\n30/03/2022:  Se evidencia actualización del PETIC aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión del 2 de noviembre de 2021. Con las evidencias aportadas se soporta el cumplimiento de la actividad.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO ","El inicio de esta actividad depende de la actividad 2.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/06/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  tres (3)  documentos, 2 en formato pdf y uno en formato PowerPoint denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\" y  \"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\", los cuales permiten verificar la aprobación de siete (7) documentos de la Oficina TIC, así:\n-Gobierno de TI\n-Plan Estratégico de TI (PETI)\n-Plan de Privacidad y Seguridad de la Información\n-Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad de la Información\n-Manual de Políticas de Seguridad de la Información\nDiagnostico arquitectura de TI\nDiagnostico componentes de Interoperabilidad\nSin embargo, únicamente el \"Manual de Políticas de Seguridad de la Información\" hace parte de la documentación del SIG. Así mismo, se observa la solicitud de fusión de tres (3) indicadores con el propósito de medir el \"Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI\", lo cual permite evidenciar la documentación relacionada con el PETIC institucional, por lo cual, se establece como una acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación del SIG de la documentación actualizada que se encuentra relacionada con el SIG con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad.\n\n26/02/2020: Realizada la evaluación de la OCI, conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y de acuerdo con la información aportada por el proceso donde indica que \"El proceso se encuentra en actualización de todos los formatos , procedimientos, instructivos, guías, lineamientos, manuales, etc. Para el mes de diciembre se radicara la actualización  del GPT-P-03 Actualización del PETI 2.0.pdf \", no es posible determinar  el cierre de la actividad hasta que se realice el trámite de aprobación documental correspondiente. Por lo cual, se recomienda al proceso priorizar esa actividad y socializar la documentación al interior del proceso, con el fin de dar cierre con efectividad del presente ítem\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","CUMPLIDA"]
[]
[4,"Auditorías Internas SIG","Se encontró que el alcance del proceso no se cumple por cuanto no ha hecho entrega de proyectos terminados como GESDOC y BIZAGI, a los usuarios y al proceso encargado de su administración y soporte. Al revisar los proyectos correspondientes a soporte y mantenimiento de plataforma tecnológica, se relacionan los siguientes por parte de los auditados: GESDOC, BIZAGI, SINAS, SINAPSIS, SIGEVAS, CAKTUS. A los proyectos de GESDOC, BIZAGI, SINAS, SINAPSIS Y SIGEVAS, se les están realizando actividades de soporte desde la Oficina de TI, lo que de acuerdo no es competencia del área de acuerdo con la resolución 797 de 2014 “Por la cual se actualiza y ajusta el contenido funcional de los empleos; las competencias comunes a los empleados públicos y las comportamentales; y los requisitos de estudio y experiencia del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”.\n\nAl auditar la caracterización del proceso con respecto a la operación del proceso, se encontró que ésta no incluye todas las entradas y salidas del proceso, en la actividad de actualización del PETIC (sectorial e institucional) no se evidencia la interacción con los procesos o parte interesadas, de otra parte, en la identificación de mejoras del proceso no se cuenta con la entrada de reporte de incidentes informáticos, interacciones necesarias para el cumplimiento del objetivo del proceso, incumpliendo la determinación de las entradas requeridas y las salidas del procesos y de la secuencia e interacción correspondiente, establecido en la NTC 9001:2015.","AC","Debilidad de la caracterización del proceso TIC, al no contar con las actividades reales de acuerdo a sus funciones","1. Asesoría y acompañamiento de la OAP y OCI al proceso TIC con el fin de orientar la actualización de la caracterización.","2018-07-15","2019-04-30",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n08/05/2019: La actividad de actualizar la caracterización del proceso TIC se realizará en conjunto con la OAP en el mes de agosto según cronograma de trabajo de dicha oficina. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019\n\n11/06/2019: La actividad de actualizar la caracterización del proceso TIC se realizará en conjunto con la OAP en el mes de agosto según cronograma de trabajo de dicha oficina. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019.\n\n30/11/2019  La unificación de las áreas de Gestai y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad. Se programo para el 5 de Diciembre mesa de trabajo para adelantar la caracterización del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\" con OCI, OAP y miembros de la Oficina TIC y GESTAI. Por este motivo es necesario actualizar el mapa de riesgos (ACTUALIZACION segundo semestre 2019) de acuerdo a la unificación y los riesgos de las dos áreas en uno solo. Una vez concluidas las actualización pertinentes (I TRIMESTRE 2020), se socializara el mapa de riesgos con los funcionarios y contratistas del Área.\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación. \n\n05/06/2020 Se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. \n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA.\n\nDentro del monitoreo se ha explicado el avance de la actividad paso a paso y se han entregado las evidencias correspondientes al monitoreo de la actividad. \n\nMediante concepto técnico de la OAP se aprobó la actualización y publicación de la caracterización del proceso. Se adjunta la evidencia correspondiente a la reunión efectuada el día 20 de abril y concepto técnico. \n\nSe reitera la solicitud de cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma\n\n","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n30/12/2021","Amelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: No se realiza seguimiento puesto que la ejecución de actividades acaba de iniciar.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico de solicitud por parte del proceso, para la realización de mesa de trabajo con la OAP y la OCI tendiente a la actualización de la caracterización.\n30/06/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa plantilla de caracterización diligenciada en reunión con OAP y OCI; sin embargo, se recomienda al proceso adjuntar la evidencia de la reunión y determinar la actividad como \"Cumplida\", para el cierre de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo tanto se recomienda,  dar cumplimiento a lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a \"En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\"\n30/09/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad , así:  se observa correo electrónico de citación a mesa de trabajo \"Actualización de caracterización - Proceso: Gestión de Tecnologías de la información y las comunicaciones\", solicitud de documentación con No. de radicado 2020IE0003473, concepto técnico de aprobación documental con No. de radicado 2020IE0005791 y la caracterización del proceso en versión final.\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08//2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". La OCI alerta el incumplimiento de la actividad, toda vez que su plazo de ejecución finalizó desde el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 14 de noviembre de 2019 dirigido a la OCI  en la cual se solicita reunión a fin de actualizar la caracterización de los procesos de gestión de proyectos de TI y gestión, soporte y apoyo informático, teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1829 de 2019,  por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso reciba la asesoría correspondiente sobre la actualización del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  cuatro (4)  documentos, 2 en formato pdf, uno (1) en formato Excel y uno (1) en formato jpg denominados \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1)\",\"DET-F-02 Concepto Técnico GTI\",\"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\" y \"REUNION_CARACTERIZACION\", los cuales permiten verificar la mesa de trabajo realizada el 20/04/2020 para la actualización de la caracterización del proceso, la versión final de la caracterización, así como la solicitud de actualización de documentos con radicado 2020IE0003473 y su correspondiente concepto técnico con radicado 2020IE0005791, dando cumplimiento a la actividad planificada por el proceso.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI se constato el cumplimiento de las actividades planteadas por el proceso y en pleno conocimiento de las mesas de trabajo efectuadas en articulación con la segunda y la tercera línea de defensa, se evidenció la actualización de la caracterización del proceso, considerando las recomendaciones de la OCI y su respectiva socialización.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditorías internas del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[null,null,null,null,null,"2. Actualizar la caracterización del proceso y socializar la misma al equipo de trabajo TIC.","2018-08-30","2019-05-30",null,"15/03/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Esta actividad depende de la actividad 1.\n\n11/06/2019: Esta actividad depende de la actividad 1. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019.\n\n30/11/2019   La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad. Se programo para el 5 de Diciembre mesa de trabajo para adelantar la caracterización del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\" con OCI, OAP y miembros de la Oficina TIC y GESTAI. Por este motivo es necesario actualizar el mapa de riesgos (ACTUALIZACIÓN segundo semestre 2019) de acuerdo a la unificación y los riesgos de las dos áreas en uno solo. Una vez concluidas las actualización pertinentes (I TRIMESTRE 2020), se socializara el mapa de riesgos con los funcionarios y contratistas del Área.\n\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación.\n\n05/06/2020 Se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. Se espera la publicación de la caracterización  por parte de la OAP en la pagina web de la Entidad para la socialización interna.\n\n22/09/2020 La publicación de la caracterización una vez aprobada se efectuó el día 21/08/2020 y la socialización de este documento al interior del proceso GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES  se realizo el día 09/09/2020, Se adjunta como evidencia los screenshopts de la reunión, la presentación de la socialización y el concepto técnico de la aprobación y publicación de la caracterización por parte de la OAP. \n\nSe solicita el cierre de la actividad dado su cumplimiento. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n30/06/2020\n30/09/2020\n30/12/2021","Amelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Esta actividad depende de la actividad 1.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico de solicitud por parte del proceso, para la realización de mesa de trabajo con la OAP y la OCI tendiente a la actualización de la caracterización.\n30/06/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad así: se observa la plantilla de caracterización diligenciada y solicitud para aprobación dela caracterización con No. 2020IE0003473 del 22 de abril de 2020. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo tanto se recomienda,  dar cumplimiento a lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a \"En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\"\n30/09/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad , así:  se observa correo electrónico de citación y presentación para socialización de la caracterización del proceso, solicitud de documentación con No. de radicado 2020IE0003473, concepto técnico de aprobación documental con No. de radicado 2020IE0005791 y la caracterización del proceso en versión final.\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","El inicio de esta actividad depende de la actividad 1.\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". La OCI alerta el incumplimientos de la actividad, toda vez que su plazo de ejecución finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 14 de noviembre de 2020 dirigido a la OCI  en la cual se solicita reunión a fin de actualizar la caracterización de los procesos de gestión de proyectos de TI y gestión, soporte y apoyo informático, teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1829 de 2019,  por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso reciba la asesoría correspondiente sobre la actualización del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  cuatro (4)  documentos, 2 en formato pdf, uno (1) en formato Excel y uno (1) en formato jpg denominados \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1)\",\"DET-F-02 Concepto Técnico GTI\",\"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\" y \"SOCIALIZACION_CARACTERIZACION\", los cuales permiten verificar la versión final de la caracterización,  la solicitud de actualización de documentos con radicado 2020IE0003473 y su correspondiente concepto técnico con radicado 2020IE0005791, así como la reunión de socialización con el equipo de trabajo del proceso realizada el 09/09/2020 lo cual permite determinar el cumplimiento de la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[5,"Auditorías Internas SIG","Al revisar el documento GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0, y la aplicación de la misma en los proyectos en curso no se evidencia que las actividades se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado para asegurar los resultados. Se evidencia el proyecto de la página web 2015, el cual de acuerdo con el contrato interadministrativo 705 de 2015, ya está finalizando sin embargo no ha pasado a producción, lo cual no cumple el ciclo de vida del proyecto y el PETIC. Incumpliendo que se apliquen los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control definido para el proceso.\n\n Se evidencia que las actividades de planeación del proceso, no se desarrollan de acuerdo con las metodologías establecidas para asegurar que se puedan alcanzar los resultados previstos. Al solicitar evidencias acerca de la aplicación de la metodología para gestión de proyectos de acuerdo a la METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS TIC CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI de 2016, y su seguimiento, se informa que esta metodología no se está aplicando. Al solicitar las evidencias que permitan hacer el seguimiento a la implementación de los proyectos de TI, no se encontró una manera estandarizada para dicho seguimiento, lo cual no facilita el seguimiento a los proyectos de TI y su información Se indaga acerca de la metodología utilizada para la gestión de proyectos y si es vigente la que está definida en el SIG- GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0. No se encuentra evidencia de la aplicación de esta metodología, debido a que el proveedor contratado para los proyectos de TI utiliza la metodología propia, lo cual incumple la aplicación los criterios y los métodos definidos por la entidad y la conservación de la información documentada para tener confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. ","AC","Desactualización de la metodología para proyecto TI","1. Solicitar a Planeación la actualización del documento \"GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0\" ","2018-05-29","2019-03-30",null,"20/12/2018\n04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Jefe Oficina de TIC","20/12/2018 La guía metodológica para la gestión de proyectos se encuentra en proceso de aprobación interna, a inicio del mes de enero de 2019 se remitirá la guía para aprobación de la Oficina de Planeación y su posterior publicación. por lo que se solicita la ampliación de esta actividad a 30 de marzo  de 2019\n\n04/03/2019 Mediante formato de modificación con radicado No. 2019IE0000445 del 9 de enero de 2019 se le solicito a la OAP  revisión de los cambios a la Guía metodológica para la gestión de proyectos. El 28 de febrero de 2019 por correo electrónico se envió nuevamente a la OAP la Guía metodológica para la gestión de proyectos ajustada para su revisión y aprobación con el formato  de solicitud de documentación para incluir los formatos en el SIG con radicado No. 2019IE0002448.\n\n08/05/2019: Se actualizó el documento \"GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos del MVCT el 19 de marzo de 2019. Se adjunta  la guía que se encuentra en el SIG\n \n11/06/2019: Se actualizó el documento \"GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos del MVCT el 19 de marzo de 2019. Se adjunta  la guía que se encuentra en el SIG\n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI donde  \"...solicita al proceso remitir el  listado de todos los proyectos de TI desarrollados por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre el 01/06/2019 y el 31/05/2020...\" ; En el PETI aprobado en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero (Se adjunta acta de aprobación y  documento del PETI  ) se encuentra el mapa de Ruta, donde,  se establecen los proyectos a desarrollar en el cuatrienio y la evidencia de la ejecución de cada uno de los proyectos se ve evidenciado en los reportes correspondientes al PAI y PEI. (Se adjunta como evidencia el documento del PETI donde se encuentra la información solicitada) .\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","28/09/2018\n17/01/2019\n15/03/2019\n31/07/2019\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018 El 28 de junio de 2018 se realiza la solicitud formal a la OAP de la eliminación del documento, sin embargo la OAP no aprobó la eliminación ya que indican que debe existir un documento que lo reemplace y el documento se encuentra en proceso de ajuste.\n17/01/2019 Se evidencia GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTION DE PROYECTOS DE TI PARA LA OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO de Septiembre de 2018, se requiere que se realice la solicitud ante la OAP de eliminación del Formato y creación de la Guía.  Esta acción tiene  fecha de vencimiento 31/07/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n15/03/2019: Se recibe la solicitud de ampliación de las fechas de finalización de la acción.\n31/07/2019: Se evidencia solicitud de modificación con numero de radicado 2019IE0000445, del documento GPT-I-03 GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI  y el documento que se encuentra publicado en versión 3.0 aprobado el 19/03/2019.\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia el borrador de la Guía metodológica para Gestión de proyectos de TI de fecha septiembre de 2018, si embargo el mismo carece de control de cambio lo que dificulta la revisión de las modificaciones realizadas frente al documento actual.\n15/03/2019: Se evidencia solicitud de fecha 31/12/2018 de radicado 2019IE0000445 donde se evidencia la modificación de la guía GPT-I-03. \"Guía metodológica para gestión de proyectos del MVCT con base en el Project manager institute - PMI\". . Se observa ampliación de la fecha de finalización de la acción. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aportó el documento GPT-I-03 GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI , el cual esta publicado en el link: Por lo anterior, la OCI determina el cierre de la actividad. La OCI sugiere revisar la pertinencia anexar las evidencias que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir el  listado de todos los proyectos de TI desarrollados por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre el 01/06/2019 y el 31/05/2020, a fin de seleccionar un muestra representativa y evaluar la efectividad del documento \"GPT-I-03 GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI\", los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  tres (3)  documentos, uno (1) en formato pdf, uno (1) en formato PowerPoint y uno (1) en formato Word denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\",\"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\" y \"Plan Estratégico de TI NP 29_01_2020\", los cuales permiten verificar la el listado de proyectos que hacen parte del PETI, sobre los cuales se aplicaría la metodología de proyectos TIC.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditoría interna del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[null,null,null,null,null,"2. Socializar al interior del proceso TIC el documento actualizado \" GI-M-03 Guía metodológica  para la gestión de proyectos TIC ","2018-05-29","2019-04-30",null,"08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Jefe Oficina de TIC","08/05/2019: En reunión del 23 de abril de 2019 del comité primario de la Oficina TIC se socializó el documento actualizado \" GI-M-03 Guía metodológica  para la gestión de proyectos TIC. Se adjunta acta No. 7\n\n11/06/2019: En reunión del 23 de abril de 2019 del comité primario de la Oficina TIC se socializó el documento actualizado \" GI-M-03 Guía metodológica  para la gestión de proyectos TIC. Se adjunta acta No. 7\n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI donde  \"...solicita al proceso remitir el  listado de todos los proyectos de TI desarrollados por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre el 01/06/2019 y el 31/05/2020...\" ; En el PETI aprobado en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero (Se adjunta acta de aprobación y  documento del PETI  ) se encuentra el mapa de Ruta, donde,  se establecen los proyectos a desarrollar en el cuatrienio y la evidencia de la ejecución de cada uno de los proyectos se ve evidenciado en los reportes correspondientes al PAI y PEI. (Se adjunta como evidencia el documento del PETI donde se encuentra la información solicitada) .\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n30/12/2021","Amelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Esta actividad depende de la actividad 1.\n31/07/2019: Se evidencia Acta No. 7  con fecha 26/04/2019 del comité primario de la Oficina TIC, específicamente en el punto 2 del orden del día, la socialización de la GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS y los 6 formatos anexos, asimismo, se aporta la lista de asistentes.\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aportó el documento GPT-I-03 GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI , el cual esta publicado en el link: Por lo anterior, la OCI determina el cierre de la actividad. La OCI sugiere revisar la pertinencia anexar las evidencias que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir el  listado de todos los proyectos de TI desarrollados por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre el 01/06/2019 y el 31/05/2020, a fin de seleccionar un muestra representativa y evaluar la efectividad del documento \"GPT-I-03 GUÍA METODOLÓGICA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI\", los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA"]
[6,"Auditorías Internas SIG","Se encontró que los tres procedimientos establecidos para el proceso no están relacionados con su objetivo ni con las funciones del decreto 3571 de 2011  relacionadas con el proceso.\nGI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0\nGI-M-01 Política editorial por medios electrónicos\nGI-M-02 Manual administración de contenidos 1.0\nIncumpliendo que estos procesos no son los que apoyan la operación del proceso.\n\nAl revisar el procedimiento GI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0, se encuentra que el proceso está realizando la administración del internet y su plataforma tecnológica, tiene el responsable y los procedimientos a su cargo. Al revisar la designación de la responsabilidad de la administración del sitio de internet y su plataforma tecnológica, se encontró que se hizo mediante resolución 0797 de 2014 del manual de funciones, lo cual no es consistente con el artículo 10 del Decreto 3571 de 2011 de funciones del MVCT, ni con la resolución de Grupos internos del MVCT No. 0035 de octubre de 2011 articulo 3. De tal forma que las responsabilidades y autoridades asignadas al proceso en el procedimiento mencionado no corresponden con las funciones vigentes.","AC","El grupo de Comunicaciones manifestó en su momento que no tenía el personal suficiente para atender el volumen de solicitudes de publicaciones de contenido en la web e intranet y por esta razón fueron trasladadas estas actividades a la oficina de TIC.","1, Realizar mesa de trabajo con el proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas para identificar, actualizar y designar los roles y responsabilidades frente a las políticas de administración del sitio web e intranet..","2018-08-01","2022-12-31","Evidencias de la mesa de trabajo con el proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas.","15/03/2019\n0805/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n08/05/2019: Para el monitoreo realizado a un no se cuenta con las evidencias del cumplimiento de la actividad.\n11/06/2019: Para el monitoreo realizado a un no se cuenta con las evidencias del cumplimiento de la actividad. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento para el 30 de julio de 2019\n09/03/2020 Dentro de las actividades de la oficina TIC en la vigencia 2020 esta la actualización de la pagina web de la Entidad, para ello la oficina realizo la contratación de dos profesionales  (Contrato 503 y 513) y se estableció un cronograma con las actividades de la actualización. Se adjuntan contratos y cronograma como evidencia. \n05/06/2020 Los procedimientos se actualizaran una vez  este implementada la nueva pagina de la entidad, dado que se darán nuevos lineamientos para la publicación de contenidos tanto en la pagina como en la intranet.  Dentro de los avances de  construcción de la  nueva  pagina WEB  se adjunta como evidencia la presentación de la nueva imagen de la pagina web  y el cronograma de actividades para la implementación de la misma.\n22/09/2020 Los procedimientos se actualizaran una vez  este implementada la nueva pagina de la entidad, dado que se darán nuevos lineamientos para la publicación de contenidos tanto en la pagina como en la intranet.  Dentro de los avances de  construcción de la  nueva  pagina WEB  se adjunta como evidencia la presentación de la nueva imagen de la pagina web  y el cronograma de actividades para la implementación de la misma.\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida.\n07/06/2021   El documento final no se encuentra listo a la fecha y con ello se determinara el cambio de la actividad y las evidencias que se deben presentar para este item por tal motivo no se ha realizado el cambio de la actividad. ","EN PROCESO","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"15/03/2019: No se cuenta con evidencias de avance para esta actividad.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n31/01/2020:  El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de esta actividad en la vigencia 2019.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso no corresponden a la actividad,  toda vez que no se observan evidencias con respecto a la ejecución de la mesa técnica, por lo tanto no se determinar el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/04/2019.\n21/12/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/04/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/04/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"El documento final no se encuentra listo a la fecha y con ello se determinara el cambio de la actividad y las evidencias que se deben presentar para este item por tal motivo no se ha realizado el cambio de la actividad\", no es posible determinar el cierre de la actividad, por lo cual se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/04/2019\n30/09/2021: Se mantiene la recomendación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento, sin embrago, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\"\n17/06/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento, la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado de la actividad cambia a \"VENCIDA\"","VENCIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias de avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"1. Coordinar mesa técnica con el Grupo de Comunicaciones, Talento Humano, OAP para el traslado de funciones y actualización de documentos del SIG relacionadas con las publicaciones de la pagina web e intranet.\", toda vez, que el plazo de ejecución de la misma finalizó desde el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias de su cumplimiento. De igual manera, se reitera la alerta de incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 30/04/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  dos (2)  documentos en formato PDF denominados \"Minvivienda Proyectos Web Cronograma\" y \"MinVivienda-WEB-V5\", el cual permite verificar el cronograma de actualización la página web, así como su diseño final, se establece como una acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de traslado de la documentación con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa aporte de los soportes de traslado de la documentación solicitados en la evaluación efectuada en el mes de octubre de 2020, con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI,conforme al siguiente efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\". \n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Sin embargo, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia  a \"En proceso\".","EN PROCESO","N/A","N/A","N/A"]
[]
[null,null,null,null,null,"2, Actualización de los documentos producto de la mesa de trabajo en conjunto con el proceso de Gestión de Comunicaciones Internas y Externas. ","2018-11-30","2022-12-31","Documentos actualizados ante el SIG: Concepto Técnico y evidencia de la Publicación de estos en la pagina web de la Entidad. ","15/03/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n11/06/2019: Esta actividad depende de la actividad 1. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019\n09/03/2020 Dentro de las actividades de la oficina TIC en la vigencia 2020 esta la actualización de la pagina web de la Entidad, para ello la oficina realizo la contratación de dos profesionales  (Contrato 503 y 513) y se estableció un cronograma con las actividades de la actualización. Se adjuntan contratos y cronograma como evidencia. \n05/06/2020 Los procedimientos se actualizaran una vez  este implementada la nueva pagina de la entidad, dado que se darán nuevos lineamientos para la publicación de contenidos tanto en la pagina como en la intranet.  Dentro de los avances de  construcción de la  nueva  pagina WEB  se adjunta como evidencia la presentación de la nueva imagen de la pagina web  y el cronograma de actividades para la implementación de la misma.\n22/09/2020 Los procedimientos se actualizaran una vez  este implementada la nueva pagina de la entidad, dado que se darán nuevos lineamientos para la publicación de contenidos tanto en la pagina como en la intranet.  Dentro de los avances de  construcción de la  nueva  pagina WEB  se adjunta como evidencia la presentación de la nueva imagen de la pagina web  y el cronograma de actividades para la implementación de la misma.\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida.\n07/06/2021 Los documentos y sus actualizaciones han sido radicados para su aprobacion, sin embargo a la fecha no se tiene el concepto tecnico de la aprobacion y publicacion de la totalidad de los documentos del proceso,  por lo cual no es posible adjuntar la evidencia para este monitoreo. ","EN PROCESO","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n30/12/2021\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"15/03/2019: No se cuenta con evidencias de avance para esta actividad. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad. \n31/01/2020:  El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de esta actividad en la vigencia 2019.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso no corresponden a la actividad, toda vez que no se observa evidencia con respecto a la actualización de los documentos, por lo tanto no se determinar el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n21/12/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/03/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"Los documentos y sus actualizaciones han sido radicados para su aprobacion, sin embargo a la fecha no se tiene el concepto tecnico de la aprobacion y publicacion de la totalidad de los documentos del proceso\", no es posible determinar el cierre de la actividad, por lo cual se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/03/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento, sin embrago, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\"\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora., la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado de la actividad cambia a \"VENCIDA\"\n","VENCIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias de avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"2. 2. Actualizar los documentos del SIG GI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0 GI-M-01 Política editorial por medios electrónicos GI-M-02 Manual administración de contenidos 1.0\", toda vez  oda vez, que no se aportan evidencias de monitoreo y el plazo de ejecución de la misma finalizó desde el 30/05/2019.\n\n15/03/2020:  El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias de su cumplimiento. De igual manera, se reitera la alerta de incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 30/05/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  dos (2)  documentos en formato PDF denominados \"Minvivienda Proyectos Web Cronograma\" y \"MinVivienda-WEB-V5\", el cual permite verificar el cronograma de actualización la página web así como su diseño final; se establece como una acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación de la documentación \"GI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0\", \"GI-M-01 Política editorial por medios electrónicos\" y \"GI-M-02 Manual administración de contenidos 1.0\", con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa aporte de los soportes de aprobación de la documentación solicitados en la evaluación efectuada en el mes de octubre de 2020, con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Sin embargo, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia  a \"En proceso\".","EN PROCESO"]
[7,"Auditorías Internas SIG","Al revisar el Mapa de Riesgos del proceso y solicitar el monitoreo mensual realizado por la oficina al mismo, se encontró que no hay evidencia del monitoreo de los riesgos durante el 2018, lo cual incumple con la Metodología integrada de administración del riesgo del Ministerio, y los mecanismos de monitoreo establecidos para el proceso.","AC","Desconocimiento de la metodología y política de riesgos por parte de los integrantes del proceso TIC","1. Socializar la metodología y política de riesgos por parte de la OAP al facilitador del proceso TIC.","2018-08-01","2018-12-31",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n08/05/2019: La OAP socializó  la metodología y política de riesgos a todos los facilitadores de los procesos del MVCT, durante los días 30 de abril, 2 y 3 de mayo. Se adjunta presentación y asistencia\n\n11/06/2019: La OAP socializó  la metodología y política de riesgos a todos los facilitadores de los procesos del MVCT, durante los días 30 de abril, 2 y 3 de mayo. Se adjunta presentación y asistencia.\n\n05/06/2020:  De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020\"...A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de la inducción y reinducción al personal que integra el proceso en la vigencia 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación...\" La socialización de la metodología y política de riesgos por parte de la OAP a líder de proceso  se realizó el 28 de mayo del 2020. (Se adjunta correo de la citación a la socialización por parte de la Jefe de Oficina de la OAP). La socialización interna a los facilitadores del proceso será efectuada en el mes de Junio del presente año para dar cumplimiento a esta Acción. \n\n22/09/2020 La socialización interna a los facilitadores del proceso se efectuó el 10 de junio , se adjunta como evidencia el link de la reunión https://web.microsoftstream.com/video/c404aa25-b402-4427-ac15-68549d5b6ee5\n","CUMPLIDA",null,"Amelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: No se cuenta con evidencias de avance para esta actividad.\n31/07/2019: Se aporta el listado de asistentes de los talleres de socialización de la metodología integrada de administración del riesgos realizados por la OAP, con su respectiva presentación, donde se evidencia la asistencia de los integrantes del proceso \"Gestión de proyectos de TI\" el día 02/05/2019.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA",null,"ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, por lo que el proceso deberá solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso anexo evidencias  necesarias en el monitoreo. Por lo anterior, la OCI determina el cierre de la actividad. La OCI sugiere revisar la pertinencia anexar para próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de la inducción y reinducción al personal que integra el proceso en la vigencia 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de un (1)  documento en formato PDF denominado \"Correo_ OAP LIDERES DEL PROCESO.\", a través del cual la OAP, como líder de la política de Administración de Riesgos invita al proceso a participar en una mesa de trabajo para revisar la propuesta de actualización de la \"Metodología de Administración de Riesgos y el formato de Mapa de Riesgos\". Por otra parte, se relaciona dentro del monitoreo con corte a agosto, un enlace a una grabación de la mesa efectuada.\n\nAsí mismo, esta oficina en pleno conocimiento de la actualización de los mapas de riesgos y de las actividades de socialización efectuadas por la segunda línea de defensa, así como de la evaluación a los controles definidos, valida la gestión efectuada por el proceso en el marco de la actualización del mapa de procesos de la entidad.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acciones correctivas derivadas del ejercicio de auditoría interna del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar el monitoreo de los controles del mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con los tiempos establecidos en la metodología.","2018-08-01","2018-12-31",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n08/05/2019: Se viene realizando el monitoreo de los controles del mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con los tiempos establecidos en la metodología, el 05 de abril de 2019 se  realizó el seguimiento y evaluación. Se adjunta correo con el monitoreo.\n11/06/2019: Se viene realizando el monitoreo de los controles del mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con los tiempos establecidos en la metodología, el 05 de abril  y 08 de mayo de 2019 se realizaron los seguimientos y evaluación. Se adjuntan correos con el monitoreo.\n09/03/2020: Se viene realizando el monitoreo de los controles del mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con los tiempos establecidos en la metodología.  Se adjuntan correos con el monitoreo de los meses de diciembre y enero.\n\n 05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI (\"...que no se observa monitoreo realizado por parte de la primera línea de defensa en el periodo de evaluación (30/11/2019), no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte las evidencias que permitan verificar el monitoreo realizado en los tiempos establecidos por la OAP durante la vigencia 2019...), se informa que el monitoreo se efectuó en los tiempos establecidos y se encuentra en las rutas especificas  para el adjunte de evidencias y reporte dadas por la OAP, por lo tanto  (se adjunta la evidencia del reporte del mes de noviembre y los correos de informe del reporte). Se solicita la corrección y el cierre de está acción . \n\n09/22/2020 NO HAY RETROALIMENTACION POR PARTE TERCERA LINEA DE DEFENSA RESPECTO AL MONITOREO ANTERIOR. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/12/2021","Amelia Navarro \nContratista","NO","SI","SI","SI","NO",3,60,"15/03/2019: No se cuenta con evidencias de avance para esta actividad.\n31/07/2019: El proceso aporta correos electrónicos que evidencia el reporte de monitoreo de los meses enero, febrero, marzo, abril de la vigencia 2019 enviados por el facilitador del proceso en los tiempos establecidos. Se recomienda al responsable del proceso seguir con esta buena práctica.\n31/01/2020: Teniendo en cuenta que la actividad permanece en estado \"Abierta\" y las recomendaciones de la OCI, se alerta al proceso la necesidad de realizar el monitoreo y aportar evidencias que permitan determinar el cumplimiento de la misma.\n30/06/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad así: se corrobora el envío de monitoreos al Mapa de Riesgos del proceso en el IV trimestre de la vigencia 2019.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, por lo que el proceso deberá solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la acción. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: La OCI evidenció el avance de la actividad. No obstante, no es posible el cierre de la actividad, toda vez  que se actualizó la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo de la entidad – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019  y se tienen mesas de trabajo programadas de la OAP, OCI y el proceso.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no aportó evidencias que dieran cuenta de la atención a la recomendación realizada por la OCI en la evaluación anterior, referente a la actualización de la metodología de riesgos realizada en la vigencia 2019 y que no se observa monitoreo realizado por parte de la primera línea de defensa en el periodo de evaluación (30/11/2019), no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte las evidencias que permitan verificar el monitoreo realizado en los tiempos establecidos por la OAP durante la vigencia 2019.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 31/12/2018 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación conforme al monitoreo adelantado por la primera línea y el seguimiento de la segunda línea, con corte a los meses de mayo y agosto de 2020,  se observa que dicho proceso envía un (1)  documento en formato PDF y otro en formato jpg denominados \"Correo_riesgos_noviembre\" y \"reporteriesgosnoviembre\", a través del cual se informa a la OAP que el proceso de Gestión de TI realizó el monitoreo del mapa de riesgos el 17/12/2020, correspondiente al mes de noviembre, por lo cual se determina el cumplimiento de la actividad planificada por el proceso.","CUMPLIDA"]
[8,"Auditorías Internas SIG","Al revisar la matriz de comunicaciones, documento particular del SIG de la entidad establecido para determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al proceso, se encontró que no incluye comunicaciones relevantes con algunas partes interesadas, tales como: MITICS, GESTAI, proveedores de proyectos y usuarios de los mismos, entre otras, las cuales son necesarias para el cumplimiento del objetivo del proceso.","AC","3. No se actualizó la matriz de comunicaciones, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el proceso de comunicaciones.","Actualizar la matriz de comunicaciones, una vez se cuente con la caracterización del proceso actualizada de acuerdo a la normatividad y buenas practicas de TI.","2018-08-01","2019-05-30",null,"21/09/2018\n\n20/12/2018\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","21/09/2018 La matriz de comunicaciones fue actualizada y publicada conforme a los lineamientos establecidos por la Entidad\n20/12/2018 La persona encargada del tema de calidad llegó el pasado 11 de diciembre de 2018, razón por la cual no se ha realizado seguimiento a la matriz de comunicaciones, por lo anterior se solicita ampliar la fecha de esta actividad para el 28 de febrero de 2019.\n11/06/2019: La actividad de actualizar la matriz de comunicaciones depende de la caracterización del proceso TIC, la cual se realizará en conjunto con la OAP en el mes de agosto según cronograma de trabajo de dicha oficina. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad y la actualización de la caracterización la cual permitirá formular las políticas y lineamientos en la Gestión del proceso (la matriz de comunicaciones depende de actualizar  caracterización del proceso).\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación. No obstante la actualización de la matriz de comunicaciones, se efectuara en marzo de 2020.\n\n05/06/2020  La actividad se realiza teniendo en cuenta  la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. Se espera la publicación por parte de la OAP en la pagina web de la Entidad.  (Se adjunta la caracterización y los documentos de radicación de la misma)\nLa matriz de comunicaciones se actualizo el día 27 de mayo en donde se efectúa el tramite  correspondiente a la  solicitud de modificación SIG-F01 del plan de comunicaciones y el CIE-F-04 respectivo, el cual fue aprobado por comunicaciones. (Se adjunta como evidencia el plan de comunicaciones y el tramite de radicación SIG-F01) Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 La matriz de comunicaciones se actualizo el día 27 de mayo en donde se efectúa el tramite  correspondiente a la  solicitud de modificación SIG-F01 del plan de comunicaciones y el CIE-F-04 respectivo, el cual fue aprobado por comunicaciones. (Se adjunta como evidencia el plan de comunicaciones y el tramite de radicación SIG-F01 y el concepto técnico emitido por la OAP) \nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018 Se actualizó y publicó la matriz de comunicaciones del proceso \n17/01/2019 Se evidencia contrato 735 de 2018 en pdf y en la pagina 3 las obligaciones del contratista se encuentran los temas del Sistema Integrado de Gestión. Esta acción tiene  fecha de vencimiento 31/12/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución de esta actividad.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico de solicitud por parte del proceso, para la realización de mesa de trabajo con la OAP y la OCI tendiente a la actualización de la caracterización.\n30/06/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad así: se observa solicitud de documentación con No. de radicado 2020IE0004051 del 26 de mayo de 2020 y el archivo en Excel del Plan de Comunicaciones aprobado por el Grupo de comunicaciones Internas y Externas. Se recomienda adjuntar para el próximo seguimiento, el concepto técnico de aprobación y la socialización del Plan de Comunicaciones del Proceso. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa solicitud de documentación con No. de radicado 2020IE0004051, concepto técnico de aprobación documental con No. de radicado  2020IE0004267 de 5 de junio de 2020 y el plan de comunicaciones del proceso en versión final.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n15/03/2019: Se observa matriz de comunicaciones en la página web de fecha 01/06/2018 versión 5.0, sin embargo, en el campo de control de cambios no se encuentra la trazabilidad de los cambios de la versión 5.0, sino de versión 4.0 de fecha 16/11/2018, por lo que no es congruente y se hace necesario que se actualice la matriz de comunicaciones del proceso y se incluyan las partes interesadas de acuerdo con la actualización de la caracterización del proceso. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias de avance de la actividad, razón por la cual su estado permanece abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \" Actualizar la matriz de comunicaciones, una vez se cuente con la caracterización del proceso actualizada de acuerdo CON la normatividad y buenas practicas de TI.\", toda vez, que no se aportaron evidencias de monitoreo y el plazo de ejecución de la misma finalizó desde el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 14 de noviembre de 2020 dirigido a la OCI  en la cual se solicita reunión a fin de actualizar la caracterización de los procesos de gestión de proyectos de TI y gestión, soporte y apoyo informático, teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1829 de 2019,  por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso reciba la asesoría correspondiente sobre la actualización del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  dos (2)  documento en formato PDF y uno (1) en formato Excel denominados \"modificación del plan de comunicaciones_ (003)\", \"SIG-F-02 Concepto Técnico - Gestión de TIC\" y  \"CIE-F-04 Plan de Com  TIC  26 mayo aprobado\",  los cuales permiten verificar la solicitud de actualización del Plan de Comunicaciones del proceso con radicado 2020IE0004951 , la versión final del Plan de Comunicaciones y el concepto técnico de aprobación con radicado 2020IE0004276. Por lo anterior, se determina el cumplimiento de la actividad planificada por el proceso.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó el cumplimiento de la activida planteada por el proceso y en pleno conocimiento de la actualización de las caracterizaciones y de las actividades de socialización efectuadas por la segunda línea de defensa, valida la gestión efectuada por el proceso en el marco de la actualización del mapa de procesos de la entidad.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de la actividad programada por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivadas del ejercicio de auditoría interna del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[9,"Auditorías Internas SIG","Al revisar el normograma del proceso, se observa que la última fecha de actualización de dicho documento fue 9 de Junio de 2017, y que no incluye el Decreto 1413 de agosto de 2017 relacionado con la prestación de los servicios digitales ciudadanos, el Decreto 1499 de 2017 que incluye los lineamientos de la Política de Gobierno Digital y Seguridad Digital, ni el Decreto 612 de abril de 2018 relacionado con la integración al Plan de Acción del Plan de Tratamiento de Riesgo, el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información y el PETIC; normatividad necesaria para el cumplimiento y operación del proceso, lo cual indica que está desactualizado. Incumpliendo el procedimiento de control de control de documentos SIG-P-01","AC","Desconocimiento de la metodología establecida por el SIG para la actualización del normograma.","Actualizar el normograma del proceso de acuerdo con la normatividad legal vigencia al proceso.","2018-07-15","2019-03-30",null,"21/09/2018\n20/12/2018\n04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Jefe Oficina de TIC","21/09/2018 El normo grama fue actualizado y publicado en la web el pasado 04 de septiembre, la dinámica que se utilizó fue asignar la responsabilidad de actualizar las normas a cada persona responsable de los temas manejados en la oficina TIC con el fin de cubrir todo el normograma, se imparte a cada responsable la responsabilidad de estar pendiente de las normas relacionadas y de actualizarlas cuando sea necesario.  La evidencia se encuentra en la página web y en el listado maestro de documentos que administra la OAP.  Se deja abierta porque aún no se construye el memorando como lineamiento.\n20/12/2018 La persona encargada del tema de calidad llegó el pasado 11 de diciembre de 2018, razón por la cual no se ha establecido el lineamiento de periodicidad de actualización, por lo anterior se solicita ampliar la fecha de esta actividad para el 28 de febrero de 2019.\n04/03/2019 A partir del 1 de marzo de 2019 se realiza contratación de la persona encargada del tema de calidad, bajo el contrato de prestación de servicios profesionales #402 de 2019. El cual será el responsable de actualizar el normograma del proceso de acuerdo a los lineamientos de periodicidad. Se solicita ampliar la fecha de esta actividad al 30 de junio de 2019.\n08/05/2019: El 27 de marzo de 2019 se envió correo a la OAP para actualizar el Normograma del proceso de acuerdo a la normatividad legal. El 03 de abril de 2019 fue actualizado en el SIG. Se adjunta correo y formato del SIG\n11/06/2019: El 27 de marzo de 2019 se envió correo a la OAP para actualizar el Normograma del proceso de acuerdo a la normatividad legal. El 03 de abril de 2019 fue actualizado en el SIG. Se adjunta correo y formato del SIG.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad y la actualización de la caracterización la cual permitirá formular las políticas y lineamientos en la Gestión del proceso (la matriz de comunicaciones depende de actualizar  caracterización del proceso).\n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI 15/03/2020: \"... se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del normograma conforme a la modificación del mapa de procesos de la Entidad, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación...\"; El normograma fue actualizado el día 06/04/2020  con número de radicado 2020IE0002302  en el proceso Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones y el cual se encuentra publicado en la pagina web del MVCT. (Se adjunta como evidencia en enlace de la publicación del normograma:  http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Normograma%20-%20Gesti%C3%B3n%20de%20Tecnolog%C3%ADas%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20y%20las%20Comunicaciones.pdf )\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 A la fecha no hay retroalimentación por la tercera línea de defensa por lo tanto se reitera :  De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI 15/03/2020: \"... se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del normograma conforme a la modificación del mapa de procesos de la Entidad, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación...\"; El normograma fue actualizado el día 06/04/2020  con número de radicado 2020IE0002302  en el proceso Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones y el cual se encuentra publicado en la pagina web del MVCT. (Se adjunta como evidencia en enlace de la publicación del normograma:  http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Normograma%20-%20Gesti%C3%B3n%20de%20Tecnolog%C3%ADas%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20y%20las%20Comunicaciones.pdf )\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018 Se actualizó y publicó el normograma el pasado 4 de septiembre de 2018.\n17/01/2019: Actualización del normograma versión 2.0, de fecha 04/09/2018 el cual se actualizo incluyendo 13 normas y eliminando 3 de ellas\n31/07/2019: El proceso aporta solicitud con número de radicado 2019IE0003785 del 27/03/2019, de modificación del normograma. Asimismo, se evidencia el normograma con las modificaciones relacionadas en el control de cambios, aprobado el 03/04/2019.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia la publicación de la actualización del normograma versión 2.0, de fecha 04/09/2018 el cual se actualizo incluyendo 13 normas y eliminando 3 de ellas, sin embargo no se evidencia orden cronológico de acuerdo a la metodología establecida. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n15/03/2019: Se evidencia normograma publicado en la página web en versión 4.0 de fecha 29/08/2018 ; sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aporta evidencias que permiten el cierre de la actividad. La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la actividad ejecutada y teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1829 de 2019 por medio de cual se modifica la estructura del MVCT y se ajustan las funciones de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del normograma conforme a la modificación del mapa de procesos de la Entidad, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","SI","\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1)  documento en formato PDF denominado Normograma - Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\",  el cual permite verificar el normograma del proceso con la última actualización realizada en 02/04/2020, conforme a lo observado en el cuadro de control de cambios, por lo cual, se determina la efectividad de la actividad programada por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditoría interna del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[10,"Auditorías Internas SIG","Revisando el archivo del proceso y cotejando contra las Tablas de Retención Documental – TRD- de la oficina, se encontró que no se cumplen los criterios de archivo definidos en la TRD y que no se tienen series y subseries asignadas al tema de proyectos y el manejo de los proveedores relacionados. Para el caso de información consultada en el domus file, se presentaron problemas con el acceso a la misma desde cualquier computador, dificultando la revisión de evidencias.\nLo observado anteriormente podría materializar el riesgo de pérdida de información, e incumple el manejo adecuado del archivo de gestión institucional.\n\nAl solicitar información durante la auditoria relacionada con proyectos de TI, los cuales son implementados mediante procesos contractuales, se encontró que se dificultaba su acceso y recuperación, no se aportaron todas las evidencias solicitadas, se aportaba una evidencia por pregunta en medió físico en formato de los contratistas para el caso de actas y correspondiente a vigencias anteriores, y para la vigencia actual (2018) en medio magnético consultando correos o solicitando el envió de la información a los responsables.\n\nAl solicitar las actas de los proyectos como la página Web, SINAPSIS, en correspondencia con la Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0 GI-M-03, se evidencio que no encontró sino un acta para el primer caso, y para el otro el informe que reporta el contratista al supervisor del contrato. Lo anterior no permite contar con las evidencias de la verificación u otras actividades necesarias para asegurarse que los procesos, productos o servicios suministrados\nexternamente cumplen con los requisitos contractuales establecidos, incumpliendo el tipo y alcance del control a los proveedores de proyectos de TI.","AC","No se cuenta con un funcionario encargado de la organización de las unidades documentales del proceso TIC.","1. Solicitar a Gestión documental Capacitación para apropiar los lineamientos de  gestión documental para la organización de las unidades documentales del proceso TIC","2018-08-30","2019-03-30",null,"21/09/2018\n20/12/2018\n08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","21/09/2018 Se realiza solicitud verbal al grupo de Talento Humano, con el fin de aprovisionar los cargos de secretaria y del tema de calidad sin embargo aún no dan respuesta al respecto, por lo anterior se toma la decisión de contratar una persona que haga las actividades de secretariado y calidad, dicho proceso aún se encuentra pendiente.\n\n20/12/2018 Se aprovisiona secretaria mediante memorando radicado No. 2018IE0013245 en el cual indica que a partir del 15 de noviembre de 2018 Mónica Viviana Pacheco desempeñará sus funciones como Secretaria de la Oficina de TIC. Adicionalmente la persona encargada del tema de calidad fue contratada  el pasado 11 de diciembre y aun no se han realizado las actualizaciones documentales del proceso por lo que se solicita la ampliación de la fecha de cumplimiento para el 30 de marzo de 2019\n\n08/05/2019: Se realizó capacitación en apropiar los lineamientos de  gestión documental para la organización de las unidades documentales del proceso TIC el 23 de abril de 2019. Se adjunta el acta y cronograma\n\n11/06/2019: Se realizó capacitación en apropiar los lineamientos de  gestión documental para la organización de las unidades documentales del proceso TIC el 23 de abril de 2019. Se adjunta el acta y cronograma.\n\n05/06/2020 De acuerdo con la evaluación por parte de la OCI a esta actividad a fecha 15/03/2020:\" A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir el Formato Único de Inventario Documental - FUID actualizado para la vigencia 2019 conforme a la TRD de las dependencias asociadas al proceso, correspondiente a la vigencia 2019, el cual será insumo para la siguiente evaluación\"... El formato Único de Inventario Documental FUID será diligenciado una vez sea publicada la caracterización del proceso que unifica GSTAI CON OFITIC dado lo anterior  se requiere generar este formato bajo EA:   Entrega de archivo por Fusión y/o Supresión de dependencias.\n\n07/06/2021 Segun resolucion 0249 de 27 de mayo de 2021 se adopta los nuevos lineamientos del programa de gestion documental el cual establece que GAUA con cada una de las areas realizaran los respectivos cambios a las TRD, no se adjunta la  evidencia segun lo solcitado por la OCI dado que los cambios aun no han sido implementados.\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018 Actividad no iniciada\n17/01/2019: Se evidencia Memorando con radicado 2018IE0013245 del 15 de noviembre de 2018 ASUNTO: Asignación Funcional para ocupar Secretario Ejecutivo Código 4210 Grado 21 a la Oficina de Tecnologías de la Información y las comunicaciones, esta evidencia no aporta para la pertinencia y coherencia de la acción.  Se debe solicitar capacitación a gestión Documental. Esta acción tiene  fecha de vencimiento 30/09/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \n31/07/2019: El proceso aporta acta y listado de asistencia que evidencia capacitación por parte de integrantes del GAUA a la secretaria de la Oficina TIC, Mónica Pacheco, en temas relacionadas con la organización documental en el archivo de gestión y el diligenciamiento del FUID. Asimismo, se observa el cronograma de actualización de TRD 2019, donde se establece el 09/08/2019 para la realización de mesa de trabajo para revisión y actualización de TRD de Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021: Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n15/03/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar avance de la actividad. Se observa ampliación de la fecha de finalización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aporta evidencias que permiten el cierre de la actividad (acta de la capacitación a la secretaria ejecutiva del proceso de 23 abril de 2019). La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir el Formato Único de Inventario Documental - FUID actualizado para la vigencia 2019 conforme a la TRD de las dependencias asociadas al proceso, correspondiente a la vigencia 2019, el cual será insumo para la siguiente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Organización de la unidades documentales del proceso mediante el FUID.","2. Organización de la unidades documentales del proceso mediante el FUID.","2022-09-30","Actualización y organización de las unidades documentales del proceso Gestión de Tecnologías de la información mediante el FUID.","21/09/2018\n20/12/2018\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021\n20/12/2021","Facilitador del Proceso","\n20/12/2021 Para dar cumplimiento a la actualización y organización de las unidades documentales del proceso GTIC,  se adjunta como evidencia las tabla de retención documental de la oficina de tecnologías de la información y comunicación y el grupo de apoyo tecnológico actualizadas a noviembre de 2021.\n\n\n07/06/2021 Segun resolucion 0249 de 27 de mayo de 2021 se adopta los nuevos lineamientos del programa de gestion documental el cual establece que GAUA con cada una de las areas realizaran los respectivos cambios a las TRD.\n09/12/2020  El proceso se reunion con GAUA el dia 4 de Noviembre del presente año, en la cual se establecio el procedimeinto que se efectuaara para la creacion del archivo del nuevo proceso, y la propuesta de las TRD en espera de aprobacion por parte del archivo general de la nacion.    En el periodo de , el proceso solicitara y radicara la reformulacion de  la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida.\n22/09/2020 El formato Único de Inventario Documental FUID esta en tramite dado que la caracterización del proceso se aprobó y publico el 21 de Agosto de 2020. \n\n05/06/2020 De acuerdo con la evaluación por parte de la OCI a esta actividad a fecha 15/03/2020:\" A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir el Formato Único de Inventario Documental - FUID actualizado para la vigencia 2019 conforme a la TRD de las dependencias asociadas al proceso, correspondiente a la vigencia 2019, el cual será insumo para la siguiente evaluación\"... El formato Único de Inventario Documental FUID será diligenciado una vez sea publicada la caracterización del proceso que unifica GSTAI CON OFITIC dado lo anterior  se requiere generar este formato bajo EA:   Entrega de archivo por Fusión y/o Supresión de dependencias. \n\nViviana Pacheco desempeñará sus funciones como Secretaria de la Oficina de TIC. Adicionalmente la persona encargada del tema de calidad fue contratada  el pasado 11 de diciembre y aun no se han realizado las actualizaciones documentales del proceso por lo que se solicita la ampliación de la fecha de cumplimiento para el 30 de marzo de 2019\n\n","VENCIDA","28/09/2018\n17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n27/06/2022","Lina María Osorio\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro - Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"28/09/2018 Actividad no iniciada. 17/01/2019 Se evidencia Memorando con radicado 2018IE0013245 del 15 de noviembre de 2018 ASUNTO: Asignación Funcional para ocupar Secretario Ejecutivo Código 4210 Grado 21 a la Oficina de Tecnologías de la Información y las comunicaciones, esta evidencia no aporta para la pertinencia y coherencia de la acción.  Se debe solicitar capacitación a gestión Documental. Esta acción tiene  fecha de vencimiento 30/09/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.  31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad . Nota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: * Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad en la vigencia 2019.\nNota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas:  * Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, no se cuentan con evidencias para determinar el cumplimiento de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad , toda vez que se observa soporte de reunión \"Reunión Oficina de TIC - Socialización TRD\" realizada el 4 de noviembre de 2020, en la cual, de acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso,  \"se socializó la propuesta de las TRD en espera de aprobacion por parte del archivo general de la nacion\". Sin embargo, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n23/06/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso que establece: \"Segun resolucion 0249 de 27 de mayo de 2021 se adopta los nuevos lineamientos del programa de gestion documental el cual establece que GAUA con cada una de las areas realizaran los respectivos cambios a las TRD\", no es posible determinar el cierre de la actividad, por lo cual se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el  30/06/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la recomendación del anterior seguimiento\n30/12/2021: El proceso no aporta el formato FUID, por lo que no se puede dar cierre a la actividad.\n30/03/2022:  Aunque el proceso aporta las tablas de retención documental de la oficina TIC y su grupo interno de trabajo, no aporta el formato FUID, por lo que no se puede dar cierre a la actividad.\n17/06/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. La actividad continua \"Vencida\"","VENCIDA","16/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n10/15/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n15/03/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar avance de la actividad. Se observa ampliación de la fecha de finalización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no se aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual su estado permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". La OCI alerta el incumplimiento del Procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0 específicamente en la actividad 6 \"Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias), toda vez que no se realizaron los monitoreos del primer semestre del 2019 para la actividad \"2. Organización de la unidades documentales del proceso mediante el FUID\" y además, lo que puede afectar el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación de gestión documental.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no aportó evidencias que dieran cuenta de la atención a las recomendaciones realizadas por la OCI en las evaluaciones anteriores y que no se observa monitoreo realizado por parte de la primera línea de defensa en el periodo de evaluación (30/11/2019), no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte las evidencias que permitan verificar la organización de las unidades documentales del proceso. \nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/06/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, se establece como una acción en proceso y se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de avance en la construcción del FUID con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, se recomienda el proceso que, en el marco del procedimiento SIG-P-05, solicite la ampliación de las fechas de finalización.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión del acta de reunión con asunto \"Reunión Oficina de TIC - Socialización TRD\", de fecha 04/11/2020, en la cual, de acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso,  \"se socializó la propuesta de las TRD en espera de aprobación por parte del archivo general de la nación\". Por lo cual, se solicita al proceso remitir los soportes del FUID con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, se recomienda el proceso que, en el marco del procedimiento SIG-P-05, solicite la ampliación de las fechas de finalización.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso remito dos archivos en formato EXCEL donde se observan aporta las tablas de retención documental de la oficina TIC y del grupo de apoyo tecnológico, sin embargo, no remite el formato FUID. Por lo cual no se determina el cumplimiento de esta acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/12/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","VENCIDA"]
[]
[11,"Oportunidad de Mejora","Se evidencia que el análisis y evaluación de los datos del proceso no es consistente con la información que los soporta. Al revisar el plan de acción, se encuentra que el reporte de avance no es consistente con los datos: Al corroborar las evidencias y el porcentaje de avance reportado por el proceso, se encuentra la iniciativa 3 de Gestión de conocimiento, en la cual el producto esperado es un documento de diagnóstico, al que se dio un porcentaje de avance en febrero de 30% considerando que se había elaborado el plan de trabajo (en borrador para presentar a un comité, sin fechas ni responsables) y actas de dos reuniones, evidencias que no representan el 30% de los productos esperados: el documento de autodiagnóstico y las actividades del plan de trabajo. Al corroborar las evidencias y el porcentaje de avance reportado de 100% para la Iniciativa 7: Planear y gestionar los servicios de TI, se encuentra que esta tiene tres actividades cuyos entregables respectivamente son: 1. Gestionar los servicios de TI de acuerdo a solicitudes realizadas - Formato de indicador SG-S-06 2. Garantizar la continuidad de los procesos de negocio y servicios de TI de acuerdo a solicitudes realizadas – Reporte en formato Excel 3. Garantizar los sistemas de información de acuerdo a los requerimientos de necesidades internas para ser actualizados de acuerdo a solicitudes realizadas - Reporte en formato Excel Al revisar la información reportada se encuentra que la meta definida por el área para la actividad 1 no es consistente con el indicador del proceso TR02. Al revisar los entregables de la actividad 2 se encuentra que en el informe cualitativo reportan que “ Durante el mes de febrero se operaron correctamente las plataformas tecnológicas del Ministerio con los servicios tecnológicos ofrecidos con un total de 407 casos”, dato que no es consistente frente al análisis reportado del indicador de Eficiencia que reporta “ el número de total de casos cerrados en el periodo de 1.151, de los cuales 942 casos fueron solucionados satisfactoriamente por el grupo y quedaron pendientes 194 casos abiertos vencidos en el periodo”, no es claro si de estos casos pendientes alguno afecta la continuidad del negocio. Al revisar los entregables de la actividad 3 se encuentra que en el informe cualitativo reportan que “el seguimiento a los sistemas de información que son administrados por el grupo requirieron de diferentes actividades para ser solucionados, dada las fallas y administración de los sistemas que se requirieron, con un total de 41 casos”, en el reporte cualitativo no se encuentra análisis frente al cumplimiento de dichos requerimientos considerando los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos. Lo anterior indica que no se han analizado ni evaluado los datos para identificar la necesidad de mejoras frente a los Acuerdos de Nivel de Servicio.","AC","Mala definición del plan de acción del proceso TIC para la vigencia 2018.","1. Socializar al interior del equipo de trabajo del proceso TIC, metodología de elaboración de planes de acción.","2018-08-30","2019-03-30",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n08/05/2019: el 23 de abril de 2019 se socializó al interior del equipo de trabajo del proceso TIC, la metodología de elaboración de planes de acción en el comité primario de la OTIC. Se adjunta acta de la reunión\n11/06/2019: el 23 de abril de 2019 se socializó al interior del equipo de trabajo del proceso TIC, la metodología de elaboración de planes de acción en el comité primario de la OTIC. Se adjunta acta de la reunión.\n31/08/2019 Reunión realizada con la Oficina Asesora de Planeación (OAP), en la cual se revisaron los planes (PAI-PEI y MIPG) y se determino, cambiar algunas Actividades del plan de acción y fechas de cumplimiento para su aprobación en el Comité Institucional de Gestión, programado para el mes de septiembre del presente año.\n30/11/2019 Se han continuado con las mesas de trabajo entre la OAP y OFITIC para actualizar las actividades de los planes PAI, PEI y MIPG, para homologar los indicadores con las actividades de los planes mencionados y generar cierre vigencia 2019 y planeación de actividades vigencia 2020 ((Unificando planes entre GESTAI Y OFITIC). \n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI 15/03/2020 \"...A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de participación de las jornadas de capacitación referentes a la metodología de elaboración de plan de acción para la vigencia 2020...\" ; la oficina de planeación efectuó la capacitación a los facilitadores de los procesos del MVCT el día 09/03/2020 (Se adjunta la invitación y la presentación de la capacitación)Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 A la fecha no hay retroalimentación por parte de la tercera línea de defensa del monitoreo anterior, por lo tanto, De acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI 15/03/2020 \"...A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de participación de las jornadas de capacitación referentes a la metodología de elaboración de plan de acción para la vigencia 2020...\" ; la oficina de planeación efectuó la capacitación a los facilitadores de los procesos del MVCT el día 09/03/2020 (Se adjunta la invitación y la presentación de la capacitación)Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n07/06/2021 Se adjunta circular 2021IE0001093 del 3 de febrero de 2021 en el cual se establece el PEI y PAI 2021 definido por el proceso de GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES,  ademas de esto se adjunta el documento PEI Y PAI  al cual se le hace seguimiento y monitoreo ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n 30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: Se evidencia Acta No. 7  con fecha 26/04/2019 del comité primario de la Oficina TIC, específicamente en el punto1 del orden del día, la socialización por parte de la jefe de la Oficina del PAI, la metodología de elaboración de planes de acción, el procedimiento para la formulación y seguimiento del PAI, asimismo, se aporta la lista de asistentes.\n31/01/2020: Se evidencian listas de asistencia a reuniones realizadas con los  integrantes del proceso y la OAP, en las fechas 31 de julio de 2019 y 28 de noviembre de 2019, relacionadas al tema \"PAI - PEI\". De igual manera, se observa un documento \"Observaciones PEI y PAI Oficina TIC\", donde se describen las observaciones por parte de la OAP, en el marco de la propuesta de PEI y PAI 2020 realizada por la OTIC.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aporta las evidencias necesarias para el cierre de la actividad \" Acta No. 7  con fecha 26/04/2019 del comité primario de la Oficina TIC, específicamente en el punto1 del orden del día, la socialización por parte de la jefe de la Oficina del PAI, la metodología de elaboración de planes de acción, el procedimiento para la formulación y seguimiento del PAI, asimismo, se aporta la lista de asistentes\". La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de participación de las jornadas de capacitación referentes a la metodología de elaboración de plan de acción para la vigencia 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020:Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1)  documento en formato PDF y uno (1) en formato PowerPoint denominados \"capacitacion_intructivos_planeacion\" y  \"Presentación lineamientos de monitoreo y seguimiento 2020\", a través de los cuales se evidencia la convocatoria realizada por la OAP a la capacitación de \"Lineamientos de Monitoreo y Seguimiento Oficina Asesora de Planeación\" realizada el 09/03/2020, sin embargo, esta capacitación fue posterior a la aprobación del PAI de la vigencia 2020, por lo cual no se puede determinar su incidencia sobre la planeación de 2020.  \n\nPor lo anterior, y conforme a lo establecido en el numeral 6 del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora - SIG-P-05, el cual señala que \"Dentro del campo “Resultados de la Evaluación”, se definirá la verificación realizada por parte de la tercera línea de defensa y las evidencias requeridas por parte de la primera línea de defensa, para valorar la efectividad de la actividad en un periodo posterior a tres (3) meses\", se solicita al proceso remitir el PAI 2021 definido por la OTIC de acuerdo a los lineamientos que la OAP defina para tal fin. \n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI y conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, se observa que el proceso no aporta las evidencias solicitadas en la evaluación anterior, por lo cual, se solicita remitir los soportes del PAI 2021 definido por la OTIC de acuerdo a los lineamientos que la OAP defina para tal fin, como insumo para la siguiente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observa la remisión de las siguientes evidencias: (1) un archivo formato PDF “Circular Fechas Monitoreo y Seguimiento Planeación Institucional Vigencia 2021”, (1) un archivo formato PDF “ PEI_PAI_ABRIL”,  (1) un archivo formato EXCEL “SMC-F-18 Herramienta de Monitoreo y Seguimiento a la Planeación Institucional 2021 Abril (PEI-PAI)”y un correo “Solicitud comentarios Informe PAI a marzo 2021”. En las cuales se observan las fechas de monitoreo y seguimiento de la planeación Institucional, también informan  que ya está actualizado y diligenciado el monitoreo de PEI - PAI de la Oficina TIC en la respectiva herramienta, correspondiente al mes abril del 2021, nos envían la herramienta de monitoreo y seguimiento donde muestran los avances de cada indicador por dependencia responsable,  por lo cual se determina efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso. ","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno\n\nDALMIRO PACHECO \nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Elaborar el plan Estratégico del cuatrienio y el plan de acción para la vigencia 2019 de acuerdo a la planeación estratégica del MVCT.","2018-09-30","2019-03-30",null,"15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n08/05/2019: Se ajusta el Plan Estratégico del cuatrienio y el plan de acción para la vigencia 2019 de la OTIC de acuerdo a la planeación estratégica del MVCT. Se adjunta el PEI y PAI\n\n11/06/2019: Se ajusta el Plan Estratégico del cuatrienio y el plan de acción para la vigencia 2019 de la OTIC de acuerdo a la planeación estratégica del MVCT. Se adjunta el PEI y PAI\n\n31/08/2019 Reunión realizada en con la Oficina Asesora de Planeación (OAP), en la cual se revisaron los planes (PAI-PEI y MIPG) y se determino, cambiar algunas Actividades del plan de acción y fechas de cumplimiento para su aprobación en el Comité Institucional de Gestión, programado para el mes de septiembre del presente año.\n\n30/11/2019 Se han continuado con las mesas de trabajo entre la OAP y OFITIC para actualizar las actividades de los planes PAI, PEI y MIPG, para homologar los indicadores con las actividades de los planes mencionados y generar cierre vigencia 2019 y planeación de actividades vigencia 2020 (Unificando planes entre GESTAI Y OFITIC).\n\n05/06/2020 El Plan Estratégico  se presento en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero el cual fue aprobado para publicación. (Se adjunta como evidencia el acta del comité). \n\n Como parte del seguimiento al PEI , A fecha de 14/04/2020   Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación). Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n07/06/2021: Se adjunta circular 2021IE0001093 del 3 de febrero de 2021 en el cual se establece el PEI y PAI 2021 definido por el proceso de GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES,  ademas de esto se adjunta el documento PEI Y PAI  al cual se le hace seguimiento y monitoreo ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n 30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: El proceso aporta el archivo del PEI-PAI con las actividades que son responsabilidad de la Oficina TIC, sin embargo, no se cuenta con algún documento que precise las modificaciones realizadas.\n31/01/2020: Se evidencian listas de asistencia a reuniones realizadas con los  integrantes del proceso y la OAP, en las fechas 31 de julio de 2019 y 28 de noviembre de 2019, relacionadas al tema \"PAI - PEI\". De igual manera, se observa un documento \"Observaciones PEI y PAI Oficina TIC\", donde se describen las observaciones por parte de la OAP, en el marco de la propuesta de PEI y PAI 2020 realizada por la OTIC. No obstante, no se establece el cumplimiento de esta actividad, debido a que las evidencias aportadas responden a la formulación de la planeación estratégica 2020, la cual no ha surtido el debido proceso de aprobación en Comité.\n30/06/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa Acta No. 1 Sesión virtual del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 30 de enero de 2020, en el cual se presenta y aprueba el PEI, PAI y el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. \n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso anexó evidencias de avance de la actividad. No obstante, no se aportó soportes de la trazabilidad de la misma, por lo cual el estado permanece abierto. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"2. Elaborar el plan Estratégico del cuatrienio y el plan de acción para la vigencia 2019 de acuerdo con la planeación estratégica del MVCT\", toda vez  que el plazo de ejecución finalizó desde el 30/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dos listados de asistencia los cuales corresponden las reuniones realizadas los días 31 de octubre y 28 de noviembre 2019 en conjunto con la OAP, a fin de adelantar la planeación de la vigencia 2020 de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así mismo se remite un documento de retroalimentación por parte de la OAP respecto a la versión preliminar del PAI y PEI  de la OTIC. No obstante, estas evidencias no corresponden con la actividad planificada en la cual se hace referencia a \"Elaborar el plan Estratégico del cuatrienio y el plan de acción para la vigencia 2019 de acuerdo a la planeación estratégica del MVCT\". Por lo anterior, no es posible dar cierre a la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias que den cuenta de su cumplimiento.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/03/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  dos (2)  documentos en formato PDF y uno (1) en formato PowerPoint denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\" y  \"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\", a través de los cuales se evidencia la aprobación el PEI y del PAI 2020 del MVCT, así como la solicitud de fusión de tres indicadores de la OTIC que hacen parte del PEI realizada por medio del memorando 2020IE0003332, lo cual permite determinar el cumplimiento de la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Seguimiento al cumplimiento de los productos establecidos en el plan de acción del proceso TIC.","2019-02-01","2019-06-30",null,"15/03/2019\n31/08/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n31/08/2019 Se espera la aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión de mes de septiembre en la cual se determinará el cambio de algunas actividades del Plan de Acción y fechas para comenzar los seguimientos y/o monitoreo a los productos establecidos en el nuevo plan. \n\n30/11/2019 Se han continuado con las mesas de trabajo entre la OAP y OFITIC para actualizar las actividades de los planes PAI, PEI y MIPG, para homologar los indicadores con las actividades de los planes mencionados y generar cierre vigencia 2019 y planeación de actividades vigencia 2020 (Unificando planes entre GESTAI Y OFITIC).\n\n05/06/2020 Como parte del seguimiento al PEI y PAI , A fecha de 14/04/2020   Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación).\n\nEn el PETI aprobado en el Comité Institucional el pasado 30 de Enero (Se adjunta acta de aprobación y  documento del PETI  ) se encuentra el mapa de Ruta, donde,  se establecen los proyectos a desarrollar en el cuatrienio y la evidencia de la ejecución de cada uno de los proyectos se ve evidenciado en los reportes correspondientes al PAI y PEI. (Se adjunta como evidencia el documento del PETI donde se encuentran los proyectos) .\n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA..\n\n El seguimiento al PAI se ha efectuado dentro de las fechas establecidas y la efectividad de esta actividad se ve reflejada en los informes que genera la OAP para toda la Entidad. Se adjuntan los informes emitidos por la OAP.\n\nSe solicita cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento es una actividad reiterativa, dado que es un seguimiento al plan de accion y no se enmarca dentro de un periodo establecido. \n\n07/06/2021 Se adjunta el seguimiento del PAI Y PAI  enero a mayo 2021 evidenciado en los correos de envio del monitoreo en las fechas establecidas por la oficina de planeacion. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n30/12/2021\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad . Nota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: *Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se evidencian listas de asistencia a reuniones realizadas con los  integrantes del proceso y la OAP, en las fechas 31 de julio de 2019, 21 de agosto de 2019 y 28 de noviembre de 2019, relacionadas al tema \"PAI - PEI\". De igual manera, se observa un documento \"Observaciones PEI y PAI Oficina TIC\", donde se describen las observaciones por parte de la OAP, en el marco de la propuesta de PEI y PAI 2020 realizada por la OTIC. No obstante, para establecer el cierre de la actividad, se recomienda aportar evidencias que soporten puntualmente el cumplimiento de la misma.\n30/06/2020: El monitoreo y las evidencias aportadas no corresponden a la actividad, toda vez que no se observan soporte relacionados con el seguimiento realizado a las actividades del PAI a cargo del proceso.  Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Para el periodo las evidencias aportadas no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad, toda vez que no se observan soporte relacionados con el seguimiento realizado a las actividades del PAI a cargo del proceso. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n23/06/2021: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observan correo electrónico que evidencian el reporte realizado para mes de abril en el herramienta establecida para e  monitoreo y seguimiento a la planeación institucional, adicionalmente, un correo electrónico que enlista las principales observaciones del \"Informe PAI a marzo 2021\", en el cual se observa que la OTIC cumplió con las actividades programadas para el primer trimestre de la vigencia 2021.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dos listados de asistencia los cuales corresponden las reuniones realizadas los días 31 de octubre y 28 de noviembre 2019 en conjunto con la OAP, a fin de adelantar la planeación de la vigencia 2020 de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así mismo se remite un documento de retroalimentación por parte de la OAP respecto a la versión preliminar del PAI y PEI  de la OTIC. No obstante, estas evidencias no corresponden con la actividad planificada en la cual se hace referencia a \"Seguimiento al cumplimiento de los productos establecidos en el plan de acción del proceso TIC\". Por lo anterior, no es posible dar cierre a la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias que den cuenta de su cumplimiento.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/06/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias, con corte a agosto 31 de 2020, en la plataforma ONE DRIVE así:  \n- Dos (2)  documentos en formato PDF, uno (1) en formato Word y uno (1) en formato PowerPoint denominados \"Acta No. 1 Comité Institucional virtual Enero 30 2020 (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\", \"Plan Estratégico de TI NP 29_01_2020\" y  \"Presentación Comité Institucional enero 30 de 2020\", a través de los cuales se evidencia la aprobación el PEI y del PAI 2020 del MVCT, así como la solicitud de fusión de tres indicadores de la OTIC que hacen parte del PEI realizada por medio del memorando 2020IE0003332,  y el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información.\n\nDe otra parte, atendiendo la solicitud del proceso en su monitoreo, donde indica que \" EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA. El seguimiento al PAI se ha efectuado dentro de las fechas establecidas y la efectividad de esta actividad se ve reflejada en los informes que genera la OAP para toda la Entidad. Se adjuntan los informes emitidos por la OAP. Se solicita cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma\", nos permitimos hacer las siguientes aclaraciones:\n\n- La evaluación de la efectividad de las acciones se efectúa en el marco del procedimiento SIG-P-05., el cual ha sido socializado en diversas ocasiones, donde se ha dado explicación sobre los criterios utilizados por la OCI, como tercera línea de defensa y los cuales se realizan de forma posterior al cumplimiento de las actividades de forma semestral, conforme al Plan Anual de Auditoría, para lo que es importante resaltar que este es un ejercicio independiente y objetivo, que entrega sus resultados conforme a los cortes del monitoreo efectuado por la primera línea de defensa y el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, lo que no impide al proceso fortalecer su cultura de autocontrol, ejecutando acciones de mejora continua para el logro de los objetivos institucionales.\n- De otra parte, en las evaluaciones se describen puntualmente las evidencias remitidas por el proceso, las cuales, como se observa para el presente seguimiento, en algunos casos, no corresponden a la información que fue presentada en el monitoreo, por lo que se recomienda al proceso que evalúe las acciones que efectúa para verificar que las evidencias que carga en las plataformas correspondan a la información reportada para que, tanto el seguimiento de la OAP como la evaluación de la OCI, refleje los resultados y expectativas del proceso.\n- Finalmente, esta oficina en pleno conocimiento del ejercicio que efectúa la OAP referente al seguimiento del PAI y del PEI, solicita al proceso remitir las evidencias remitidas en el monitoreo efectuado y recomienda que para futuros ejercicios de definición de acciones en el plan de mejoramiento, fortalezca la estructuración de las actividades planificadas y determine los entregables en la columna \"I. Entregables\", los productos a presentar para determinar el cumplimiento y efectividad del presente ítem.","CUMPLIDA"]
[]
[12,"Auditorías Internas SIG","Al revisar los indicadores del proceso, se encuentra que los existentes no miden el objetivo del proceso actual determinada en la caracterización del mismo, el cual es: Formular e implementar el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las  comunicaciones en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante proyectos de Tecnología de información que faciliten a los usuarios sistemas de información adecuados para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Entidad.\nRevisando el objetivo y los indicadores actuales no se encuentra seguimiento y medición de:  el grado de implementación del PEI  el avance de los proyectos de TI\n retroalimentación de la adecuación de los sistemas de información.\nLos indicadores reportados corresponden a la estrategia en línea, la cual se hace con base en la información que reporta el FURAG, donde el reporte actual corresponde a 2016, lo que indica que este mecanismo de seguimiento y medición del proceso no es adecuado como fuente para la identificación de acciones de mejora oportunas.\n\nAl revisar los mecanismos definidos para seguimiento del proceso el análisis, la evaluación, y las evidencias correspondientes, se encontró que el proceso ha definido los siguientes mecanismos:\n Seguimiento a la implementación de los proyectos de TIC y gobierno en línea\n Seguimiento a los proyectos en fase de producción\n Seguimiento al Plan de Acción de Gobierno en Línea (GEL) del MVCT\n Seguimiento del Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las\nComunicaciones  Seguimiento al Plan de Acción Operativo\nSe encuentra que no hay información consolidada que permita conocer el estado de: la implementación de proyectos, la relacionada con la estratégica de GEL (es la del FURAG), la del estado de los proyectos en fase de producción, la del seguimiento a PETIC y el portafolio de proyectos del PETIC.\nAl indagar al líder del proceso al respecto de los mecanismos de seguimiento y las acciones o tomadas como resultado del mismos , manifiesta que la Oficina de Tics realiza reuniones mensuales de seguimiento a las actividades a cargo de la oficina y que para el seguimiento de la estrategia GEL se han realizado unas reuniones adicionales en el despacho del Ministro y que en caso de requerirse toma de acciones relacionadas con el resultado del seguimiento, se ajustan las actividades en desarrollo o se hace requerimiento al proveedor de ser necesario para cumplir con lo establecido, se solicitan las evidencias o las actas que evidencien las actividades de seguimiento, los resultados y compromisos y no se encuentran estas actas o evidencias.\nNo se tiene evidencia de resultados del seguimiento a la información del proceso, ni de la eficacia de las acciones tomadas, ni del desempeño de los proveedores externos encargados de los proyectos de TI.\nComo evidencia se reporta que:\n No se cuenta con las actas de seguimiento al proyecto de SGSI, como evidencia del seguimiento a su avance y metodología;\n No se cuenta con las actas de las reuniones que se han realizado, unas en el despacho del Ministro y otras en la oficina TI.","AC","Mala definición del proceso en la caracterización de este.","Definir y socializar los indicadores de gestión del proceso, de acuerdo a la actualización de la caracterización.","2018-07-15","2019-05-30",null,"15/03/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n11/06/2019: La actividad de definir y socializar los indicadores de gestión del proceso depende a la actualización de la caracterización del proceso TIC, la cual se realizará en conjunto con la OAP en el mes de agosto según cronograma de trabajo de dicha oficina. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento al 30 de agosto de 2019.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad. Se programo para el 5 de Diciembre mesa de trabajo para adelantar la caracterización del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\" con OCI, OAP y miembros de la Oficina TIC y GESTAI. Por este motivo es necesario actualizar el mapa de riesgos (ACTUALIZACIÓN segundo semestre 2019) de acuerdo a la unificación y los riesgos de las dos áreas en uno solo. Una vez concluidas las actualización pertinentes (I TRIMESTRE 2020), se socializara el mapa de riesgos con los funcionarios y contratistas del Área.\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación.\n\n05/06/2020  De acuerdo a la actividad se divide en tres partes 1 Definir los indicadores de gestión. 2. Caracterización del Proceso, 3, Socialización de los indicadores de gestión. \n1. Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación). Lo cual demuestra la relación entre el objetivo de la caracterización del proceso con los indicadores de gestión. \n2. Se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. \n3. La oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha efectuado reuniones para el seguimiento de los indicadores de gestión del proceso, en donde se socializa los avances actuales de cada indicador y los cronogramas de ejecución de los mismos, (Se adjuntan screen shots de las reuniones).\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA.. \n Se reitera: De acuerdo a la actividad se divide en tres partes 1 Definir los indicadores de gestión. 2. Caracterización del Proceso, 3, Socialización de los indicadores de gestión. \n1. Se modifican los indicadores correspondientes al numeral 3,4 y 5 del PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL; el cambio de los indicadores incide en la agrupación de los tres indicadores en uno solo, dirigido al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI y nombrado como: “Avance en la implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información- PETI”. (Se adjuntan como evidencia la solicitud de la modificación y su aprobación). Lo cual demuestra la relación entre el objetivo de la caracterización del proceso con los indicadores de gestión. \n2. Se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. y  su concepto técnico de aprobación \n3. La oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha efectuado reuniones para el seguimiento de los indicadores de gestión del proceso, en donde se socializa los avances actuales de cada indicador y los cronogramas de ejecución de los mismos, (Se adjuntaron los  screen shots de las reuniones en el monitoreo anterior de reuniones efectuadas, las que no fueron  canceladas como se puede visibilizar en las capturas, por lo tanto no se acepta la evaluación donde señalan que no se evidencia la ejecución de las mismas, se adjuntan otras capturas relacionadas a reuniones de seguimiento )\n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020","Amelia Navarro \nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad . Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico de solicitud por parte del proceso, para la realización de mesa de trabajo con la OAP y la OCI tendiente a la actualización de la caracterización.\n30/06/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa la plantilla de caracterización diligenciada, memorando de solicitud de modificación de indicadores en el PEI y citación a reuniones con asunto de indicadores; sin embargo, no se verifica la aprobación de la modificación solicitada y la ejecución de las reuniones citadas, por lo tanto, no se determina el cierre de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa la caracterización del proceso aprobada en el SIG, donde se relaciona como indicadores del proceso los incluidos en el PEI y soporte de la reuniones realizadas con respecto al reporte de indicadores de gestión, lo que evidencia que los integrantes del proceso conocen los indicadores del mismo.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual su estado permanece abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"Definir y socializar los indicadores de gestión del proceso, de acuerdo con la actualización de la caracterización\", toda vez, que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 14 de noviembre de 2020 dirigido a la OCI  en la cual se solicita reunión a fin de actualizar la caracterización de los procesos de gestión de proyectos de TI y gestión, soporte y apoyo informático, teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1829 de 2019,  por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso reciba la asesoría correspondiente sobre la actualización del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  seis (6)  documentos en formato JPG, cinco (5) en formato PDF y 1 en formato Excel denominados \"reporte_PAI_PEI_12dejunio\",\"reporte_PAI_PEI_12dejunio_2\", \"reunión\", \"reunión_\", \"revision_formato_indicadores_1\", \"revision_formato_indicadores_2 _3deabrilJPG\", \"DET-F-02 Concepto Técnico GTI (1)\", \"REUNION-INDICADORES\", \"REUNION-INDICADORES2\", \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1)\", \"solicitud indicadores OTIC 14042020 (1)\" y \"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\", a través de los cuales se evidencia la caracterización del proceso, la solicitud de actualización y su correspondiente concepto técnico, así mismo se observa la solicitud de modificación de tres indicadores del PEI y reuniones realizadas los días 03/04/2020, 06/04/2020, 11/04/2020, 22/05/2020 y 12/06/2020, lo cual permite determinar el cumplimiento de la acción de mejora sin oportunidad teniendo en cuenta que esta vencía el 30/05/2019.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación de la OCI se constató el cumplimiento de la actividad planificada, así mismo, se observó la definición de los indicadores para el proceso, en el marco del nuevo mapa de proceso, en atención a la actualización de la caracterización, por lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditoría interna del SIG.","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno"]
[13,"Auditorías Internas SIG","Al revisar las acciones tomadas correspondientes a la estrategia de GEL en consideración con el incumplimiento de los plazos establecidos en el ARTÍCULO 2.2.9.1.3.2. del Decreto Único Reglamentario 1078 de 2015, TÍTULO 9 - POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, SECCIÓN 3 - MEDICIÓN, MONITOREO Y PLAZOS, no se encuentra evidencia de las acciones tomadas que permitan cumplir con los requisitos normativos de Min Tics vigentes.","AC","No existencia de un plan de transición de gobierno en línea a Gobierno Digital.","1. Elaborar diagnostico real de gobierno en línea y su transición a la matriz de gobierno digital.","2018-07-30","2019-04-30",null,"15/03/2019\n05/08/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n08/05/2019: Para el monitoreo realizado a un no se cuenta con las evidencias del cumplimiento de la actividad.\n\n11/06/2019: Se elaboró el diagnostico de gobierno en línea y su transición a la matriz de gobierno digital. Se adjunta documento.\n\n05/06/2020 De acuerdo a la actividad de \"Elaborar diagnostico real de gobierno en línea y su transición a la matriz de gobierno digital\" se efectuó el  autodiagnóstico  de Gobierno Digital. Además,  se elaboro un plan de acción donde se evidencia el seguimiento a la implementación de las  actividades y estrategias para el Cumplimiento de la política. (Se adjunta como evidencia el documento donde se asocia el autodiagnóstico y el plan de acción). \n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. \n\n07/06/2021  Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021","Amelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: El proceso aporta documento \"DIAGNOSTICO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLITICA GOBIERNO DIGITAL (ANTES ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA) DCTO 2573 DE 2014, DIRECTIVA PRESIDENCIAL NO. 4 DE 03/2012) DECRETO 1499 DE 2017 (INTEGRADO EN EL DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA 1083 DE 2015, TÍTULO 22, PARTE 2 DEL LIBRO 2) y LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA 1712 DE 2014\" del 30 de abril de 2019, pero se observa como un documento borrador, puesto que no se encuentra apropiado como insumo para la implementación de la política.\n31/01/2020: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa el autodiagnóstico de la política de Gobierno Digital diligenciado.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021: Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento,\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso presento avances de la actividad con el documento “Diagnóstico a la implementación de la política gobierno digital (antes estrategia gobierno en línea) DCTO 2573 de 2014, Directiva Presidencial no. 4 de 03/2012) Decreto 1499 de 2017 (integrado en el decreto único reglamentario del sector función pública 1083 de 2015, título 22, parte 2 del libro 2) y ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014”, es cual preliminar, no presentó tabla de contenido, ni firmas de elaboración, revisión y aprobación, ni control de cambios, razones por las cuales dicha actividad permanece abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"1. Elaborar diagnostico real de gobierno en línea y su transición a la matriz de gobierno digital\", toda vez, que el plazo de ejecución de la misma finalizó el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/04/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1)  documentos en formato Excel  denominados \"Resultado Autodiagnóstico Gobierno Digital y Plan de Acción OTIC 310719\", a través de los cuales se evidencia el autodiagnóstico de la política de gobierno digital, así como el plan transición con las actividades necesarias para dar cumplimiento a la política, lo cual permite determinar el cumplimiento de la acción de mejora sin oportunidad teniendo en cuenta que esta vencía el 30/04/2019.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior se valido el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Campaña de divulgación sobre los avances a los lineamientos e iniciativas por parte del proceso frente a la Política de Gobierno Digital.","2018-10-31","2022-12-31","Evidencia de la divulgación","15/03/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n31/12/2021","Facilitador del Proceso","31/12/2021 De acuerdo a la acción a implementar la cual consiste en divulgar  los avances a los lineamientos e iniciativas por parte del proceso frente a la Política de Gobierno Digital vigencia 2021, se adjunta como evidencia la divulgacion efectuada por medio de correo electronico masivo a la Entidad el desarrollo de los avances dentro del marco de la Politica de Gobierno Digital. Las evidencias estan alojadas en la carpeta 4. Evidencias a corte 31 de diciembre 2021/item 13 / Accion 2\n\n09/12/2020 el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida .\n\nSe redefinen las actividades.","EN PROCESO","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro - Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad . Nota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: * Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad en la vigencia 2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: el proceso no aportó evidencias que permitan determinar el avance o cumplimiento de la actividad.  Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n23/06/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Por lo cual, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el 30/06/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  Si bien el proceso aporta correos masivos con la socialización de los componentes de la política de Gobierno Digital y su componente de arquitectura, no se puede dar cumplimiento a la actividad porque no se están divulgando los avances que se han generado con ocasión de esta política. Se recomienda solicitar ampliación de fecha para dar cumplimiento a la actividad, además se pueden socializar los logros en la política de la vigencia 2021.\n17/06/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. La actividad continua \"Vencida\"\n","VENCIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual su estado permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/06/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n15/10/2020: Realizada la evaluación conforme al monitoreo adelantado por la primera línea y al seguimiento de la segunda línea, con corte a los meses de mayo y agosto de 2020,  se observa que dicho proceso no envía evidencias que permitan verificar el cumplimiento de esta actividad, así mismo, el proceso indica en su monitoreo que \"Se redefinen las actividades\", por lo cual se solicita a dicho proceso que, para el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, fortalezca el monitoreo realizado y remita los soportes de las campañas mensuales establecidas en la actividad, así mismo, solicitar la ampliación de la fecha de finalización, en el marco del procedimiento SIG-P-05.\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa aporte de los soportes de las campañas mensuales establecidas en la actividad solicitados en la evaluación efectuada en el mes de octubre de 2020, con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, si bien el proceso aporta dos (2) documentos en formato PDF que contienen correos masivos con la socialización de los componentes de la política de Gobierno Digital y su componente de arquitectura, no se puede dar cumplimiento a la actividad porque no se están divulgando los avances que se han generado con ocasión de esta política. Se recomienda solicitar ampliación de fecha para dar cumplimiento a la actividad, además se pueden socializar los logros en la política de la vigencia 2021.que la misma venció el 31/12/2021 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","VENCIDA"]
[]
[null,null,null,null,null,"3. Elaborar el plan de trabajo para la implementación de la política de gobierno digital","2019-05-01","2019-06-30",null,"15/03/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades.\n\n05/06/2020 De acuerdo a la actividad de \"Elaborar el plan de trabajo para la implementación de la política de gobierno digital\"  se elaboro un plan de acción donde se evidencia el seguimiento a la implementación de las  actividades y estrategias para el Cumplimiento de la política. (Se adjunta como evidencia el documento donde se asocia el autodiagnóstico y el plan de acción con el porcentaje de avance). \n\nSe solicita el cierre de esta actividad el cumplimiento de la misma. \n\n22/09/2020 Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\nNota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad en la vigencia 2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: se evidencia el cumplimiento  sin oportunidad de la actividad, así: se observa el plan de acción para la implementación de la política de Gobierno Digital con responsables y fechas de cumplimientos establecidas.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual el estado de la misma permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 30/06/2019 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1)  documentos en formato Excel  denominados \"Resultado Autodiagnóstico Gobierno Digital y Plan de Acción OTIC 310719\", a través de los cuales se evidencia el autodiagnóstico de la política de gobierno digital, así como el plan transición con las actividades necesarias para dar cumplimiento a la política, lo cual permite determinar el cumplimiento de la acción de mejora sin oportunidad teniendo en cuenta que esta vencía el 30/06/2019.\nAsí mismo, y conforme a lo establecido en el numeral 6 del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora - SIG-P-05, el cual señala que \"Dentro del campo “Resultados de la Evaluación”, se definirá la verificación realizada por parte de la tercera línea de defensa y las evidencias requeridas por parte de la primera línea de defensa, para valorar la efectividad de la actividad en un periodo posterior a tres (3) meses\", se solicita al proceso que, para el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes que den cuenta de la ejecución del plan de trabajo de implementación de la política de gobierno digital.\n\n26/02/2021: Para la presente evaluación, no se observa aporte de los soportes que den cuenta de la ejecución del plan de trabajo de implementación de la política de gobierno digital, solicitados en la evaluación efectuada en el mes de octubre de 2020, con el fin de determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Así mismo, conforme al procedimiento SIG-P-05, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la presente actividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/10/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.","CUMPLIDA"]
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[14,"Auditorías Internas SIG","Al solicitar el plan de mejoramiento del proceso se encuentra en la web el archivo en Excel, cual esta actualizado hasta octubre de 2017 y no tiene los seguimientos correspondientes según los planes de acción planteados, ni el seguimiento de cierre de vigencia actualizado, incumpliendo el procedimiento de SIG-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora.","AC","1. No hay una buena práctica al interior del proceso para realizar el monitoreo al plan de mejoramiento.","1.socializar el procedimiento SIG-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora.","2018-07-15","2018-12-31",null,"15/03/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Facilitador del Proceso","Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n05/06/20 De acuerdo a la actividad \"socializar el procedimiento SIG-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora\", se señala que dentro del mapa de procesos de la Entidad, el procedimiento SIG-P-05 es un documento relacionado al SIG- Seguimiento y mejora continua, por lo tanto la responsabilidad de la socialización de este procedimiento no hace parte de las funciones de la Oficina TIC. A la fecha del presente reporte, no se ha recibido socialización, capacitación formal al líder del proceso  y facilitadores del mismo. \n\nSe solicita el cierre de esta actividad dado que la Oficina TIC no otorga los lineamientos para este procedimiento. \n\n22/09/2020 Se solicito la socialización del procedimiento a la OAP dado que el procedimiento SIG-P-05 es un documento relacionado al SIG- Seguimiento y mejora continua, por lo tanto la responsabilidad de la socialización de este procedimiento no hace parte de las funciones de la Oficina. La socialización se efectuó el día 17/06/2020 y la evidencia se encuentra en el link de la grabación de esta reunión  : https://web.microsoftstream.com/video/cb0634c6-0fec-4f12-b9b8-ca5292f3a7ec \n\n Se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones. 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas:  Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción. * el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: El proceso no aportó evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad en la vigencia 2019.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: de acuerdo con lo expuesto en el monitoreo por parte del proceso, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora,  Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa grabación de reunión realizada el 17 de junio de 2020, que soporta la socialización del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora versión 9.0, a todos los integrantes de la OTIC.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/10/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias que permitan establecer el avance de la actividad, por lo cual permanece el estado abierta. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"1.socializar el procedimiento SIG-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora\", toda vez, que el plazo de ejecución de la misma finalizó desde el 31/12/2018.\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, así mismo no se observa monitoreo por parte del proceso en el corte de evaluación que es el 30 de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada la cual cuenta con fecha de finalización 31/12/2018 y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un enlace de una capacitación realizada por la OAP a la OTIC socializando el procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, lo cual permite determinar el cumplimiento de la acción de mejora sin oportunidad teniendo en cuenta que esta vencía el 31/12/2018.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/10/2020 se valido el cumplimiento de la actividad propuesta. Se reitera al proceso remitir los soportes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, él proceso remite el Screenshots del cargue de la documentación en la carpeta compartida dispuesta por OAP, acciones mensuales de monitoreo al Plan de Mejoramiento y solicitud de cambios al plan de mejoramiento, así como, las modificaciones realizadas. Por lo cual se determina la efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Monitoreo de las acciones a implementar frente al plan de mejoramiento del SIG del proceso GTIC – Periodo 2021","2019-03-15","2021-12-31","1. Evidencias del monitoreo (Screenshots del alojamiento de la documentación de evidencias). 2.   correos de envió del seguimiento a planeación 3. formato plan de mejoramiento diligenciado con el seguimiento efectuado al último reporte del año mes de diciembre. ","15/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n31/12/2021","Facilitador del Proceso","31/12/2021 Se establecieron los cambios al plan de mejoramiento según las indicaciones con planeación para lograr dar cierre a las oportunidades de mejora pendientes por dar cumplimiento. 1. Se adjunta los screenshots de las evidencias organizadas a corte de fecha de vencimiento de la actividad. 2. Correos de solicitud de cambios y evidencias de las reuniones de seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento. 3. Copia del formato del plan de mejoramiento con los cambios y reporte respectivo a fecha de 31 de diciembre de 2021. \n\n05/06/2020 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. (Se adjuntan los correos del reporte del mes de Mayo de 2020\n05/06/2020 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. (Se adjuntan los correos del reporte del mes de Marzo de 2020) y de acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020: \" El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, a pesar del monitoreo realizado en el mes de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada\"... El proceso presento el MONITOREO Y EVIDENCIA DEL REPORTE  del mes de Noviembre 2019  cumpliendo  con el enunciado de la actividad \"Realizar monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC (mensual)\" \n09/03/2020 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. Se adjuntan los correos del reporte del mes de Diciembre de 2019.\n30/11/2019 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. Se adjuntan los correos del reporte del mes de Septiembre de 2019.\n11/06/2019: Se viene realizando el monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC, de acuerdo con los tiempos establecidos, el 07 de marzo y 09 de mayo de 2019 se realizaron el seguimiento y evaluación. Se adjuntan correos con el monitoreo.\nSe redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n08/05/2019: Se viene realizando el monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC, de acuerdo con los tiempos establecidos, el 07 de marzo de 2019 se  realizó el seguimiento y evaluación. Se adjunta correo con el monitoreo. 22/09/2020 05/06/2020 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. (Se adjuntan los correos del reporte del mes de Mayo de 2020\n05/06/2020 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. (Se adjuntan los correos del reporte del mes de Marzo de 2020) y de acuerdo al resultado de evaluación por parte de la OCI a fecha 15/03/2020: \" El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, a pesar del monitoreo realizado en el mes de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada\"... El proceso presento el MONITOREO Y EVIDENCIA DEL REPORTE  del mes de Noviembre 2019  cumpliendo  con el enunciado de la actividad \"Realizar monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC (mensual)\" \n\n30/11/2019 El monitoreo se ha realizado periódicamente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. Se adjuntan los correos del reporte del mes de Septiembre de 2019.\n11/06/2019: Se viene realizando el monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC, de acuerdo con los tiempos establecidos, el 07 de marzo y 09 de mayo de 2019 se realizaron el seguimiento y evaluación. Se adjuntan correos con el monitoreo.\nSe redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n08/05/2019: Se viene realizando el monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso TIC, de acuerdo con los tiempos establecidos, el 07 de marzo de 2019 se  realizó el seguimiento y evaluación. Se adjunta correo con el monitoreo.\n","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones. 31/07/2019: El proceso aporta correos electrónicos que evidencia el reporte en los meses marzo y abril de la vigencia 2019 enviados por la jefe de la Oficina y el facilitador del proceso en los tiempos establecidos. Se recomienda al responsable del proceso seguir con esta buena práctica. 31/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución de esta actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: * Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción. * el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: se observa correo electrónico del 9 de marzo de 2020 informando la realización del monitoreo al plan de mejoramiento con corte a febrero; sin embargo, no se da cierre a la actividad teniendo en cuenta que no se ha evidenciado el monitoreo permanente a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia correos electrónicos por parte del proceso, donde se comunica la realización de monitoreos al plan de mejoramiento del proceso en las fechas 09/03/2020 y 05/06/2020, monitoreos que también se observan en los campos correspondientes para tal fin. Sim embargo, no es posible determinar el cierre de la acción, debido a que se estableció como una actividad \"permanente\", por lo que se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020:  se observa el monitoreo realizado por el proceso, que establece: \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento es una actividad reiterativa, dado que es un seguimiento al plan de accion y no se enmarca dentro de un periodo establecido.\"; sin embargo, para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra en estado \"Vencida\" aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n23/06/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Por lo cual, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" desde el 30/06/2019.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  Se evidencia acciones mensuales de monitoreo al Plan de Mejoramiento y solicitud de cambios al plan de mejoramiento, así como su ajuste. Por lo anterior se puede dar cierre a la actividad. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso presentó avance de la actividad parcial debido a que algunas actividades del plan de mejoramiento no tienen el monitoreo (ítem 1, Ítem 8 actividades 1y 2 y Ítem 11 actividades 1 y 2\"), razón por la cual el estado de la misma permanece abierta. La Oficina de Control Interno - OCI sugiere revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que se aseguren el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: El proceso no aportó las evidencias de avance o cumplimiento de la actividad, a pesar del monitoreo realizado en el mes de noviembre de 2019, razón por la cual, se solicita al proceso aportar los soportes de la implementación de la acción a fin de dar cierre de la acción planificada.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1)  documentos en formato Excel  denominados \"PLAN_MEJORAMIENTO_REPORTE_MAYO_2020\" y \"PLAN_MEJORAMIENTO-09-03-2020\", a través de los cuales se evidencia el monitoreo del plan de mejoramiento realizados el 09/03/2020 y el 05/06/2020, por lo cual se evidencia el cumplimiento de la actividad planificada por el proceso. De otra parte, teniendo en cuenta el seguimiento efectuado por la segunda línea, se recomienda que para futuros ejercicios de definición de acciones en el plan de mejoramiento, fortalezca la estructuración de las actividades planificadas y determine los entregables en la columna \"I. Entregables\", los productos a presentar para determinar el cumplimiento y efectividad de la acción establecida. \n\nPor lo anterior, en consideración de la observación establecida por la segunda línea de defensa, se pone a consideración del líder del proceso la reformulación de la actividad, teniendo en cuenta que al establecer términos como \"permanente\" en las actividades planteadas, no es posible determinar el tiempo de ejecución de las actividades por parte del proceso y su efectividad, razón por la cual, está será determinada en tanto el proceso tome las acciones correctivas solicitadas por la segunda línea de defensa.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la información aportada por el proceso, donde indica que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulación de esta actividad, la fecha de finalización y el entregable,  dado que se encuentra vencida y el cumplimiento es una actividad reiterativa, dado que es un seguimiento al plan de acción y no se enmarca dentro de un periodo establecido\", quedamos a la espera de los soportes de dicha acción, toda vez que a la fecha de corte de la presente evaluación, no se aportaron otras evidencias.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".","CUMPLIDA"]
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[15,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Los riesgos y controles asociados al proceso, no están completamente identificados y los controles no mitigan y/o no están asociados al riesgo.","AC","No se cuenta con una caracterización de proceso definida de acuerdo a la normatividad y buenas practicas de TI","1. Actualizar el mapa de riesgos del proceso TIC, acorde a la actualización de la caracterización.","2018-10-01","2019-06-30",null,"15/03/2019\n13/08/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso","\n\n13/08/2019 Mesa de trabajo con la OAP Y OCI en la que se culmino la Actualización Mapa de Riesgos. Proceso: Gestión de Proyectos de TI. \n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad. Se programo para el 5 de Diciembre mesa de trabajo para adelantar la caracterización del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\" con OCI, OAP y miembros de la Oficina TIC y GESTAI. Por este motivo es necesario actualizar el mapa de riesgos (ACTUALIZACIÓN segundo semestre 2019) de acuerdo a la unificación y los riesgos de las dos áreas en uno solo.\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación. La actualización del mapa de riesgos (Unificado) esta pendiente debido a lo anterior.\n\n05/06/2020 Dentro del avance de la actividad  se efectuó  la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. (Se adjunta La caracterización y la radicación). La actualización del mapa de riesgos esta pendiente a la organización de las mesas de trabajo por parte de la OAP, las cuales están previstas para el segundo semestre del 2020. \n\n22/09/2020 Las mesas de trabajo se realizaron con la OAP y la OCI para definir la actualización del mapa de riesgos, estas se llevaron a cabo los días : 3, 7 ,21 y 30 de Julio , Se adjuntan los screenshots de las reuniones como evidencia. El día 22 de septiembre del presente año se radica la solicitud de la actualización del mapa de riesgos, se adjunta memorando y mapa de riesgos. \n\n09/12/2020 Para dar cumplimiento a lo indicado dentro de la evaluacion \"...se solicita al proceso que, en el próximo ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto técnico de aprobación correspondiente al  mapa de riesgos del proceso, a fin de verificar el cumplimiento total y su efectividad...\", se adjunta como evidencia el  CONCEPTO TÉCNICO DE\nAPROBACIÓN DOCUMENTAL del mapa de riesgo del proceso. \n\n07/06/2021 Se adjunta acta de reunion sobre la socializacion de la actualizacion del mapa de riesgos del proceso, por lo anterior se solicita el cierre de la actividad. ","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\nNota: Es importante tener en cuenta lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa acta de \"CONTINUIDAD DE LA MESA DE TRABAJO REALIZADA EL 07 DE JUNIO DE 2019 MEDIANTE ACTA No. 10, PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN\" y lista de asistencia que soporta la mesa de trabajo. No obstante, no se aportan evidencias que soporten la formalización del mapa de riesgos del proceso. Adicionalmente se presenta el Decreto 1829 de 2019 que establece la unificación de la OTIC y GSTAI, por lo que se requiere revisar el mapa de riesgos de los dos procesos.\n30/06/2020: se observa la plantilla diligenciada y solicitud de modificación de la caracterización del proceso, no obstante, no se determina el cierre de la acción teniendo en cuenta que las mesas de trabajo de actualización de mapa de riesgos de los procesos, se realizarán en el segundo semestre de la vigencia 2020. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa soporte de las reuniones citadas para la actualización del mapa de riesgos del proceso con base en la caracterización ya aprobada. Asimismo, la solicitud de documentación remitida a OAP el 22 de septiembre de 2020. Se recomienda al proceso solicitar ampliación de la fecha de finalización y dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/06/2019.\n21/12/2020: se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa concepto técnico de aprobación documental con No. de radicado 2020IE0007542, respuesta a la solicitud con No. de radicado 2020IE0007074, de actualización del documento Mapa de Riesgos Integrado del proceso“Gestión de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones”.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 26/02/2021. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso aportar las evidencias solicitadas.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 26/02/2021. Está pendiente cierre con efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Se evidencia la matriz de riesgos actualizada para la vigencia de 2019 de fecha 21/02/2019 en versión 5.0 en la página web, Sin embargo, se requiere continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología de riesgos en el MVCT.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n26/08/2019: El proceso no aportó soportes del proceso que permitan establecer el avance de la actividad y la actividad permanece en estado abierta. No obstante, se tienen programadas mesas de trabajo para identificar los riesgos del mapa del proceso por parte de la OAP y OCI de acuerdo con la actualización de la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de copia del Decreto 1829 de 2019, listado de asistencia de la reunión del de 13 de agosto cuyo propósito fue adelantar la actualización del mapa de riesgos del proceso, teniendo en cuenta la expedición del Decreto precitado, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso realice la correspondiente actualización de la caracterización conforme a la modificación del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y que la actividad cuenta con fecha de finalización de 30/06/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  cinco (5) documentos en formato JPG, dos (2) documentos en formato Excel, uno (1) en formato PDF y uno e formato Word (1) denominados \"REUNION_MAPA_DE_RIESGOS\", \"REUNION_MAPA_DE_RIESGOS2\", \"REUNION_MAPA_DE_RIESGOS3\", \"REUNION_MAPA_DE_RIESGOS4\", \"REUNION_MAPA_DE_RIESGOS5\", \"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\", \"SIG-F-11-12-17 Mapa de Riesgos Integrado - Gestión de proyectos de Tecnologías de la Información (7) (1)\", \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1)\" y \"Memorando IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS (1)\", lo cual permite evidenciar el avance en el cumplimiento de esta acción de mejora, por lo cual, se solicita al proceso que, en el próximo ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto técnico de aprobación correspondiente al  mapa de riesgos del proceso, a fin de verificar el cumplimiento total y su efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa concepto técnico de aprobación documental con No. de radicado 2020IE0007542, respuesta a la solicitud con No. de radicado 2020IE0007074, de actualización del documento Mapa de Riesgos Integrado del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones”, dando por cumplida la actividad propuesta. De otra parte, se solicita al proceso remitir los soportes de socialización del mapa de riesgos al interior del proceso para determinar la efectividad, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observa la remisión de las siguientes evidencias: (1) un archivo formato PDF donde remiten un acta de reunión por teams con sus asistentes con fecha 16/12/2020, informando la socialización de la actualización del mapa de riesgos en la presente vigencia dada la actualización derivada a la unificación del proceso con GESTAI por lo cual se determina efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n","CUMPLIDA","SI","20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observa la remisión de las siguientes evidencias: (1) un archivo formato PDF donde remiten un acta de reunión por teams con sus asistentes con fecha 16/12/2020, informando la socialización de la actualización del mapa de riesgos en la presente vigencia dada la actualización derivada a la unificación del proceso con GESTAI por lo cual se determina efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
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[null,null,null,null,null,"2. Socializar el mapa de riesgos al interior del equipo de trabajo del proceso TIC.","2018-11-01","2019-07-30",null,"15/03/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020\n07/06/2021","Facilitador del Proceso"," Se redefinen las actividades y se solicita la ampliación de la fecha de finalización de las acciones.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad. Se programo para el 5 de Diciembre mesa de trabajo para adelantar la caracterización del proceso \"Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones\" con OCI, OAP y miembros de la Oficina TIC y GESTAI. Por este motivo es necesario actualizar el mapa de riesgos (ACTUALIZACIÓN segundo semestre 2019) de acuerdo a la unificación y los riesgos de las dos áreas en uno solo. Una vez concluidas las actualización pertinentes (I TRIMESTRE 2020), se socializara el mapa de riesgos con los funcionarios y contratistas del Área. \n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación. La actualización del mapa de riesgos (Unificado) esta pendiente debido a lo anterior.\n05/06/2020 Dentro del avance de la actividad  se efectuó  la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. (Se adjunta La caracterización y la radicación). La actualización del mapa de riesgos esta pendiente a la organización de las mesas de trabajo por parte de la OAP, las cuales están previstas para el segundo semestre del 2020 y su posterior socialización al interior del proceso.\n\n22/09/2020 Una vez sea publicada la actualización al mapa de riesgos se efectuara la socialización de este formato al proceso GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES.\n\n09/12/2020 La socializacion se efectuara en el mes de diciembre de la presente vigencia. \n07/06/2021 Se adjunta acta de reunion sobre la socializacion de la actualizacion del mapa de riesgos del proceso, por lo anterior se solicita el cierre de la actividad. \n","CUMPLIDA","15/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021","Amelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"15/03/2019: Se redefine las acciones y se actualiza la fecha de finalización.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\n31/01/2020: No se aportan evidencias que soporten la socialización del mapa de riesgos del proceso. Adicionalmente se presenta el Decreto 1829 de 2019 que establece la unificación de la OTIC y GSTAI, por lo que se requiere revisar el mapa de riesgos de los dos procesos.\n30/06/2020: se observa la plantilla diligenciada y solicitud de modificación de la caracterización del proceso, no obstante, no se determina el cierre de la acción teniendo en cuenta que las mesas de trabajo de actualización de mapa de riesgos de los procesos, se realizarán en el segundo semestre de la vigencia 2020. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa soporte de las reuniones citadas para la actualización del mapa de riesgos del proceso con base en la caracterización ya aprobada. Asimismo, la solicitud de documentación remitida a OAP el 22 de septiembre de 2020. Se recomienda al proceso solicitar ampliación de la fecha de finalización y dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/07/2019.\n21/12/2020: el monitoreo realizado por parte del proceso establece que \"La socializacion se efectuara en el mes de diciembre de la presente vigencia.\", por lo tanto no se aportan evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad. Se reitera la recomendación al proceso de solicitar ampliación de la fecha de finalización y dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/07/2019.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/07/2019.\n23/06/2021: se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa acta de reunión del 16/12/2020 en la cual \"se presenta al proceso el mapa de riesgos actualizado en la presente vigencia dada la actualización derivada a la unificación del proceso con GESTAI.\"\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES","El inicio de esta actividad depende de la actividad 1.\n\n26/08/2019: El proceso no aporto soportes que permitan establecer el avance de la actividad y permanece en el estado abierta. No obstante, se tienen programadas mesas de trabajo para identificar los riesgos del mapa del proceso por parte de la OAP y OCI dando cumplimiento a la actualización de la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019. \n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de copia del Decreto 1829 de 2019, listado de asistencia de la reunión del de 13 de agosto cuyo propósito fue adelantar la actualización del mapa de riesgos del proceso, teniendo en cuenta la expedición del Decreto precitado, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto el proceso realice la correspondiente actualización de la caracterización conforme a la modificación del mapa de procesos que adelantó la OAP finalizando la vigencia 2019.\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y que la actividad cuenta con fecha de finalización de 30/06/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1) documentos en formato Excel y uno (1) en formato PDF denominados \"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\" y \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1)\", lo cual permite evidencias la gestión efectuada por el proceso para actualizar el mapa de riesgos, en el marco del nuevo mapa de procesos, por lo cual, se solicita al proceso que,  en el próximo ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el soporte de socialización del mapa de riesgos al interior del proceso, a fin de verificar el cumplimiento total y su efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación y teniendo en cuenta el monitoreo realizado por parte del proceso donde indica que \"La socialización se efectuara en el mes de diciembre de la presente vigencia\", por lo tanto no se aportan evidencias para el presente corte de la evaluación, por lo cual quedamos atentos a la remisión de los soportes correspondientes.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observa la remisión de las siguientes evidencias: (1) un archivo formato PDF donde remiten un acta de reunión por teams con sus asistentes con fecha 16/12/2020, informando la socialización de la actualización del mapa de riesgos en la presente vigencia dada la actualización derivada a la unificación del proceso con GESTAI por lo cual se determina efectividad teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.\n","CUMPLIDA"]
[16,"Auditorías Externas ","No se evidencia en el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" la información relacionada con la última publicación de los trámites solicitada por el grupo de atención al usuario y archivo del proceso, incumpliendo el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2015 que establece la necesidad de asegurar la disponibilidad de la información documentada cuando se necesite.","AC","Porque las áreas no se encuentran comprometidas con el proceso definido para el diligenciamiento del formato","1. Actualizar el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\"","2018-10-01","2019-01-30",null,"20/12/2018\n04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n05/06/2020","Jefe Oficina de TIC","20/12/2018 Se realiza la actualización del formato, se encuentra pendiente enviar a la OAP.\n04/03/2019 Se actualizó el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019 con el formato  de solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0000263. para su revisión.\n\n08/05/2019: Se actualizó el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019 con el formato  de solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0000263. El 9 de enero de 2019 queda actualizado el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" en el SIG de acuerdo a correo enviado por la OAP.\n\n11/06/2019: Se actualizó el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019 con el formato  de solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0000263. El 9 de enero de 2019 queda actualizado el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" en el SIG de acuerdo a correo enviado por la OAP.\n\n31/08/2019 Una vez se actualizó el formato GPT-F-02 se evidencia a la fecha por medio de correo electrónico (Copias adjuntas a la carpeta de evidencias) el uso y aplicación del instrumento del tramite para el control de la publicación de contenidos. \n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación dado por la OCI a fecha 15/03/2020: \"A fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los registros de aplicación del formato \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" generados en la vigencia 2019 y primer trimestre de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación\". Se adjunta el cuadro de atención de contenidos y responsables Vigencia 2019 y  primer trimestre \n\nPor lo tanto se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","17/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"17/01/2019: Se evidencia en Excel Formato CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES Versión: 2.0 y fecha 28/08/2018, No se evidencia la solicitud a la  OAP. Esta acción tiene  fecha de vencimiento 30/11/2018, se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas, y de mejora en el ítem 5. Política de Operaciones:  Así mismo, el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/07/2019: El proceso aporta solicitud con número de radicado 2019IE0000263 del 03/01/2019, de modificación del formato GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES\". Asimismo, se evidencia el formato en versión 3.0 aprobado el 09/01/2019.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA",null,null,"No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2019: Se evidencia formato (Excel) del cuadro de actualización de contenidos y responsables. Sin embargo, no se pueden identificar los cambios respecto al formato anterior. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso remita las evidencias, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aporta las evidencias necesarias \"Radicado 2019IE0000263 del 03/01/2019, de modificación del formato GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES\". Asimismo, se evidencia el formato en versión 3.0 aprobado el 09/01/2019\" que permiten el cierre de la actividad . La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los registros de aplicación del formato \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" generados en la vigencia 2019 y primer trimestre de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1) documentos en formato PDF,  uno (1) en formato Excel y uno (1) en formato EML denominados \"GPT-F-02 Cuadro actualización de Contenidos y responsables  3 0 - DP\", \"GPT-F-02 Cuadro actualización de Contenidos y responsables 2020 OAP\", y \"Permisos de Publicación Página Web\", lo cual evidencia las solicitudes realizadas por la OAP y la Dirección de programas para la actualización de los colaboradores que tienen  permisos para la publicación de contenidos en la página web y la intranet del MVCT. \n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción correctiva derivada del ejercicio de auditorías externas.","JAIRO TAPIAS\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Solicitar la actualización en el SIG del formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\"","2018-12-01","2019-01-31",null,"04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n05/06/2020","Jefe Oficina de TIC","04/03/2019 Se actualizó el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019 con el formato  de solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0000263. El 9 de enero de 2019 queda actualizado el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" en el SIG de acuerdo a correo enviado por la OAP.\n\n08/05/2019: El 9 de enero de 2019 queda actualizado el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" en el SIG de acuerdo a correo enviado por la OAP.\n\n11/06/2019: El 9 de enero de 2019 queda actualizado el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" en el SIG de acuerdo a correo enviado por la OAP.\n\n31/08/2019 Una vez se actualizó el formato GPT-F-02 se evidencia a la fecha por medio de correo electrónico (Copias adjuntas a la carpeta de evidencias) el uso y aplicación del instrumento del tramite para el control de la publicación de contenidos. \n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación dado por la OCI a fecha 15/03/2020: \"A fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los registros de aplicación del formato \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" generados en la vigencia 2019 y primer trimestre de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación\". Se adjunta el cuadro de atención de contenidos y responsables Vigencia 2019 y primer trimestre 2020 \n\nPor lo tanto se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma.","CUMPLIDA","17/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"17/01/2019: Con radicado No. 2019IE0000263 se solicito la actualización del formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019.\n31/07/2019: El proceso aporta solicitud con número de radicado 2019IE0000263 del 03/01/2019, de modificación del formato GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES\". Asimismo, se evidencia el formato en versión 3.0 aprobado el 09/01/2019 y correo informativo por parte de la OAP sobre publicación del formato en el proceso.\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","18/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2019: Se evidencia solicitud de modificación de fecha 03/01/2019 y radicado 2019IE0000263  donde se solicita a la OAP el cambio del formato GPT-F-02 a la versión 2.0. y se evidencia correo electrónico de fecha 09/01/2019 donde se realiza la publicación del formato en la página web, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento del hallazgo de la Auditoría interna del SIG.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso remita las evidencias, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n\n26/08/2019: El proceso aporta las evidencias \"Radicado No. 2019IE0000263 se solicito la actualización del formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" y se envió a la OAP el 03 de enero de 2019\" necesarias que permiten el cierre de la actividad. La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los registros de aplicación del formato \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" generados en la vigencia 2019 y primer trimestre de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA",null,"N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"3. Solicitar mediante memorando generando lineamientos a cada área el diligenciamiento del formato para contar con el registro actualizado","2019-01-31","2019-03-30",null,"04/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n31/08/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Jefe Oficina de TIC","Esta actividad depende de la actividad 2.\n\n08/05/2019: mediante memorando del 28 de marzo de 2019 con radicado 2019IE0003851, se dan lineamientos a cada área para el diligenciamiento del formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" . Se adjunta memorando\n\n11/06/2019: mediante memorando del 28 de marzo de 2019 con radicado 2019IE0003851, se dan lineamientos a cada área para el diligenciamiento del formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" . Se adjunta memorando\n\n31/08/2019 Una vez se actualizó el formato GPT-F-02 se evidencia a la fecha por medio de correo electrónico (Copias adjuntas a la carpeta de evidencias) el uso y aplicación del instrumento del tramite para el control de la publicación de contenidos. \n\n05/06/2020 De acuerdo al resultado de evaluación dado por la OCI a fecha 15/03/2020: \"A fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los registros de aplicación del formato \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" generados en la vigencia 2019 y primer trimestre de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación\". Se adjunta el cuadro de atención de contenidos y responsables Vigencia 2019 y  primer trimestre 2020.\n\nPor lo tanto se solicita el cierre de esta actividad dado el cumplimiento de la misma. ","CUMPLIDA","17/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro\nContratista","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"17/01/2019: El cumplimiento de esta actividad depende de la actualización del formato  \"Cuadro atención de contenidos y responsables\"\n31/07/2019: El proceso aporta memorando con número de radicado 2019IE0003851 del 28/03/2019, donde se solicita el diligenciamiento del formato  GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES 3.0\" , asimismo, se observa planilla de mensajería para oficina donde se evidencia el recibo del memorando en las áreas.\n31/01/2020: Se aportan correos electrónicos que evidencian la utilización por parte de las dependencias del MVCT, del formato GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES\" .\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","18/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2019: No se presentan evidencias sobre el avance de esta actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso aporta las evidencias \"radicado 2019IE0003851 del 28/03/2019, donde se solicita el diligenciamiento del formato  GPT-F-02 \"CUADRO ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS Y RESPONSABLES 3.0\" , asimismo, se observa planilla de mensajería para oficina donde se evidencia el recibo del memorando en las áreas\" necesarias que permiten el cierre de la actividad. La OCI recomienda revisar la pertinencia de anexar para los próximos monitoreos los soportes que permitan establecer la eficacia de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los registros del GPT-F-02 con la información  establecida por las diferentes dependencias, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA",null,"N/A","N/A"]
[17,"Auditorías Externas ","Asegurar, en la documentación del proceso, que la determinación de roles y responsabilidades estén soportados en el personal de planta, debido a que los contratos de prestación de servicios no contemplan funciones permanentes que garanticen la continuidad de la gestión de la Entidad, sino actividades de apoyo a la gestión. Numeral 5.3","AP","Se puede presentar porque en la actualidad, no existe una persona de planta como backup de los temas de publicaciones en la web, en caso de que la persona de planta encargada se vaya de vacaciones.","1. Realizar mesa de trabajo con el proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas para identificar, actualizar y designar los roles y responsabilidades frente a las políticas de administración  en el  sitio web e intranet de la Entidad.","2018-10-01","2022-12-31","Evidencias de la mesa de trabajo con el proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas.","28/09/2018\n20/12/2018\n04/03/2019\n30/11/2019\n05/06/2020\n09/12/2020\n","Jefe Oficina de TIC","28/09/2018 Esta actividad aun no inicia\n20/12/2018 Se encuentra pendiente terminar de consolidar el equipo de la oficina de TIC, además se encuentra pendiente la unificación de las áreas de  GSTAI y la Oficina de TIC, por lo que esta actividad no se le ha dado cumplimiento, se solicita ampliar fecha de cumplimiento hasta el 30 de marzo de 2019.\n\n04/03/2019 Se encuentra pendiente la unificación de las áreas de  GSTAI y la Oficina de TIC, desde el 12 de septiembre de 2018 se envió correo a la Secretaria General con los borradores del decreto unificación áreas de TI y borrador de la memoria justificativa para su revisión, por lo que esta actividad no se le ha dado cumplimiento, se solicita ampliar fecha de cumplimiento hasta el 30 de diciembre de 2019.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad y la actualización de la caracterización la cual permitirá formular las políticas y lineamientos en la Gestión del proceso (Roles y responsabilidades).\n\n05/06/2020 Dentro del avance de la actividad, se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. Se espera la publicación de la caracterización  por parte de la OAP en la pagina web de la Entidad para la socialización interna e impartir los lineamientos al personal de planta de la oficina para que cada uno cuento con un backup de personal.\n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA.\n\nLa actualización de los procedimientos esta en tramite dado que la caracterización fue publicada el 21 de Agosto del presente año .\n\n09/12/2020, el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida","EN PROCESO","28/09/2018\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Lina María Osorio\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro - Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"28/09/2018: Actividad no iniciada\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se observa el documento Decreto 1829 de 2019 y lista de asistencia y presentación de reunión de socialización del mapa de procesos ajustado. No obstante, estas evidencias no permiten determinar el avance en el cumplimiento de esta actividad .\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: el monitoreo y las evidencias aportadas no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/11/2018\n21/12/2020: el monitoreo realizado por parte del proceso establece que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida\", por lo tanto no se aportan evidencias que soporten o permitan determinar el cumplimiento de la actividad.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 30/11/2018.\n23/06/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Así las cosas, el proceso debe dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  30/03/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento, sin embrago, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\"\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora., la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado de la actividad cambia a \"VENCIDA\"\n","VENCIDA","18/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA LUCIA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\n\nDALMIRO PACHECO","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2019: No se presentan evidencias sobre el avance de esta actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias, ni el monitoreo con corte a 31 de mayo 2019, razón por la cual la actividad permanece en estado abierta. La OCI alerta el incumplimiento del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0 específicamente en la actividad 6 \"Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias) y de la actividad respectivamente, toda vez  que no se realizó el segundo monitoreo del primer semestre 2019 y el plazo de ejecución de la acción finalizó desde el 30/11/2018.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de copia del Decreto 1829 de 2019, así como el listado de asistencia y la presentación de la reunión de socialización del Mapa de Procesos actualizado, sin embargo, la evidencia no es suficiente ni consistente para determinar el cumplimiento de la acción \"Impartir lineamientos entre las personas de planta de la oficina TIC para que cada uno cuente con un backup cuando sea necesario\", ´por lo anterior, no es posible dar cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias que den cuenta del cumplimiento de la misma. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y que la actividad cuenta con fecha de finalización de 30/11/2018, se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Externa.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1) documento en PDF y  uno (1) en formato Excel  denominados \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1) \" y \"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\", a través de os cuales se evidencia la actualización de la caracterización del proceso, así como la solicitud de modificación en el SIG; no obstante, estas evidencias no permiten verificar los \"lineamientos entre las personas de planta de la oficina TIC para que cada uno cuente con un backup cuando sea necesario\", por lo cual, se solicita al proceso que conforme a la actualización del formato de plan de mejoramiento, determine en la columna \"I. Entregables\", los productos a presentar para esta actividad, con el fin de definir el cumplimiento y efectividad de la acción establecida. \n\n26/02/2021: Realizada la evaluación y teniendo en cuenta el monitoreo realizado por parte del proceso donde indica que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulación de esta actividad, la fecha de finalización y el entregable,  dado que se encuentra vencida\", por lo tanto no se aportan evidencias conforme al presente corte de evaluación, quedamos atentos a la remisión de los soportes correspondientes.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/11/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Sin embargo, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\".","EN PROCESO","N/A","N/A","N/A"]
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[null,null,null,null,null,"2. Actualización de los documentos producto de la mesa de trabajo en conjunto con el proceso de Gestión de Comunicaciones Internas y Externas. ","2018-11-30","2022-12-31","Documentos actualizados ante el SIG: Concepto Técnico y evidencia de la Publicación de los mismos en la pagina web de la Entidad. ","28/09/2018\n20/12/2018\n04/03/2019\n30/11/2019\n09/03/2020\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Jefe Oficina de TIC","28/09/2018 Esta actividad aun no inicia\n\n20/12/2018  Se realiza contratación de la persona encargada del tema de calidad y de otros temas relacionados con el proceso del área bajo el contrato de prestación de servicios profesionales # 735 de 2018, el contrato salió apenas el 11 de diciembre del presente año, por lo que el contratista se encuentra recopilando y analizando la estructura documental del proceso y sus componentes con el fin de proponer y mejorar el proceso y los procedimientos necesarios. Se solicita ampliar la fecha de esta actividad a 30 de junio de 2019.\n\n04/03/2019 Se encuentra pendiente la unificación de las áreas de  GSTAI y la Oficina de TIC, desde el 12 de septiembre de 2018 se envió correo a la Secretaria General con los borradores del decreto unificación áreas de TI y borrador de la memoria justificativa para su revisión, por lo que esta actividad no se le ha dado cumplimiento, se solicita ampliar fecha de cumplimiento hasta el 30 de diciembre de 2019.\n\n30/11/2019 La unificación de las áreas de GESTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas. A 30 de Noviembre esta pendiente la resolución de la actualización del mapa de procesos de la Entidad y la actualización de la caracterización la cual permitirá formular las políticas y lineamientos en la Gestión del proceso (Roles y responsabilidades).\n\n09/03/2020 Se realizo dos mesas de trabajo para actualizar la caracterización de la unificación del  proceso, (05 de diciembre y 18 de diciembre de 2019) con miembros de la oficina de planeación, control interno y Oficina de gestión de tecnologías de la información  y las comunicaciones. (Se adjunta borrador, listas de asistencia y correo de retroalimentación de las reuniones por parte de control interno). La publicación esta a la espera de  la actualización,   elaboración y socialización  del instructivo de documentación (plantilla), que  será modificada por parte de la oficina de planeación. La formulación de las políticas y lineamientos en la Gestión del proceso (Roles y responsabilidades) se efectuará una vez sea publicada la caracterización. \n\n05/06/2020 Se adjunta la caracterización del proceso Gestión de TIC en el que se incluye la unificación de los procesos oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el grupo de Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (documento formato  GTI-C) resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020 y la respectiva solicitud con el sticker de radicado. Se espera la publicación de la caracterización  por parte de la OAP en la pagina web de la Entidad para la socialización interna e impartir las responsabilidades en el personal de planta de la Oficina TIC.\n\n22/09/2020 EL PROCESO NO ESTA DE ACUERDO CON LA  EVALUACIÓN DE  UN MONITOREO REALIZADO EN JUNIO CON CRITERIOS PRESENTADOS Y SOCIALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE, LA EVALUACIÓN CON ESTOS CRITERIOS DEBE SER APLICADOS A MONITOREOS POSTERIORES A LA SOCIALIZACIÓN, ADICIONALMENTE NO HAY RETROALIMENTACIÓN DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA  A LA FECHA.\n\nLa actualización de los procedimientos esta en tramite dado que la caracterización fue publicada el 21 de Agosto del presente año .\n\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida\n","EN PROCESO","28/09/2018\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021","Lina María Osorio\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro - Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"28/09/2018: Actividad no iniciada 31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el avance en la ejecución  de esta actividad .\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas:  * Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción. * el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n31/01/2020: Se observa el documento Decreto 1829 de 2019. No obstante, esta evidencia no permite determinar el avance en el cumplimiento de esta actividad .\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante. \n30/06/2020: el monitoreo y las evidencias aportadas no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 31/12/2018.\n21/12/2020: el monitoreo realizado por parte del proceso establece que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulacion de esta actividad, la fecha de finalizacion y el entregable,  dado que se encuentra vencida\", por lo tanto no se aportan evidencias que soporten o permitan determinar el cumplimiento de la actividad.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 31/12/2018.\n23/06/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Así las cosas, el proceso debe dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  30/03/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento, sin embrago, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\"\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora., la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado de la actividad cambia a \"VENCIDA\"\n","VENCIDA","18/10/2018\n\n15/03/2019\n\n26/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n","LINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n15/03/2019: No se presentan evidencias sobre el avance de esta actividad. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n26/08/2019: El proceso no aportó evidencias, ni el monitoreo con corte a 31 de mayo 2019, razón por la cual la actividad permanece en el estado abierta. La OCI alerta el incumplimientos del procedimiento \"SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 7.0, actividad 6 \"Realiza monitoreo permanente y reporte en los meses de marzo (con corte a 28/29 febrero), junio (con corte a 31 de mayo, adjuntando evidencias) y de la actividad respectivamente, toda vez no se realizó el segundo monitoreo del primer semestre 2019  y el plazo de ejecución de la acción finalizó desde el 31/12/2018.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de copia del Decreto 1829 de 2019, así como el listado de asistencia y la presentación de la reunión de socialización del Mapa de Procesos actualizado, sin embargo, la evidencia no es suficiente ni consistente para determinar el cumplimiento de la acción \"Revisar siempre que en la documentación del proceso de la oficina TIC no se encuentren relacionados en los roles y responsabilidades, personal de contrato de prestación de servicios\", ´por lo anterior, no es posible dar cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias que den cuenta del cumplimiento de la misma. \n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y que la actividad cuenta con fecha de finalización de 30/12/2018, se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Externa.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:  un (1) documento en PDF y  uno (1) en formato Excel  denominados \"solicitud creacion_caracterizacion_SIG-F-01 firmado (1) \" y \"GTI-C - Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (versión 2) (2)\", a través de os cuales se evidencia la actualización de la caracterización del proceso, así como la solicitud de modificación en el SIG; no obstante, estas evidencias no permiten verificar los \"lineamientos entre las personas de planta de la oficina TIC para que cada uno cuente con un backup cuando sea necesario\", por lo cual, se solicita al proceso que conforme a la actualización del formato de plan de mejoramiento, determine en la columna \"I. Entregables\", los productos a presentar para esta actividad, con el fin de definir el cumplimiento y efectividad de la acción establecida. \n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI y teniendo en cuenta el monitoreo realizado por parte del proceso establece que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la reformulación de esta actividad, la fecha de finalización y el entregable,  dado que se encuentra vencida\", por lo tanto no se aportan evidencias conforme al corte de la presente evaluación, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las correspondientes evidencias.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/12/2019, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento \" SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora\".\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, conforme al seguimiento efectuado a la segunda línea de defensa, se verificó que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, que permitan determinar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, Por lo tanto, se reitera la recomendación al proceso de remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Sin embargo, la fecha de cumplimiento aún no se ha vencido, por lo cual el estado de la actividad cambia es \"En proceso\".","EN PROCESO"]
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[19,"Auditorías Externas ","Fortalecer el plan de mantenimiento del Centro de Datos\n\n","AC","Falta de documentos claros que identifiquen el plan de trabajo para los mantenimientos del Centro de datos","1. Realizar las mesas de trabajo para definir o ajustar el plan de mantenimiento del Centro de Datos.","2017-08-17","2019-04-30",null,"21/12/2017\n08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","21/12/2017: Se reviso la documentación\n\n08/05/2019: Se realizaron 2 mesas de trabajo para definir el Plan de  Mantenimiento DataCenter, Seguimiento al Plan de trabajo Mantenimiento DataCenter y programación de otros puntos del plan de trabajo. Se adjuntan actas de reunión.\n\n11/06/2019: Se realizaron 2 mesas de trabajo para definir el Plan de  Mantenimiento DataCenter, Seguimiento al Plan de trabajo Mantenimiento DataCenter y programación de otros puntos del plan de trabajo. Se adjuntan actas de reunión.\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos. \n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos. \n\n","CUMPLIDA","28/06/2018\n31/07/2019\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\nFredy Diaz\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"04/12/2017: Se evidencia los correos para revisa ley levantar la información.\n31/07/2019: De acuerdo a la evidencia suministrada, se realizaron 2 mesas de trabajo que permiten observar avance en el ajuste del plan de mantenimiento del Centro de Datos, la evidencia cumple en los términos de oportunidad y pertinencia\nActa de 09042019, participantes  GSTAI y la coordinadora, se definió Plan de Trabajo:\n1. Levantamiento de información de Hardware por racks\t\t2. Validación de números de serie y placas de inventario\t\t3. Análisis de infraestructura en cuanto a su tiempo de vida útil\t\t\t\t\t3.1 Consultar Seven\t\t\t\t3.2 Contactar proveedor para validación de datos3.3 Registro de inventario final\t\t\t\t\t3.4 Definición de obsolescencia tecnológica\t\t4. Evaluación de recursos requeridos \t\t\t\t\t5. Depuración de máquinas físicas para dar de baja y optimizar espacio del Datacenter\t\t6. Definición de nueva arquitectura para continuidad del servicio\t7. Elaboración de Estudios Previos\nEl acta 2 del 22042019 participantes  GSTAI y la coordinadora, la convocatoria contemplo seguimiento al Plan de Trabajo definido, respecto a levantamiento de información de hardware por racks, validación de números de serie y placas de inventario y análisis de infraestructura en cuanto a su tiempo de vida útil\nSe programa fecha para los siguientes puntos del plan de trabajo: \n- Depuración de máquinas físicas para dar de baja y optimizar espacio del Datacenter\n- Definición de nueva arquitectura para continuidad del servicio- Elaboración de Estudios Previos para nueva arquitectura\n30/09/2020:  se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que no se determina la efectividad de la acción.\n21/12/2020: teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso y las recomendaciones emitidas en la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno, se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación de la actividad conforme al procedimiento SIG-P-05, en lo relacionado con a las modificaciones del plane de mejoramiento del proceso.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","BRIAM BRITO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","31/05/2018: Se evidencia mesa solicitud de mesa de trabajo asunto Seguimiento tareas y proyectos grupo de infraestructura, 2. Procedimientos del equipo de infraestructura - c. Definir el plan de mantenimiento del data center de acuerdo a la observación dada por la auditoria. (evidencias de los ajustes realizados en el data center sobre cables regados y peinado de los cables en el rack)\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/08/2019: El proceso aportó los soportes de las mesas de trabajo (actas y las listas de asistencia) con orden del día “Plan de mantenimiento del data center, seguimiento del mismo y Programación los otros puntos de dicho plan” del 09 de abril de 2019 y 22 de abril de 2019, respectivamente. Por lo anterior, se determina que la actividad se encuentra en estado cerrada.\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la acción ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de acciones de planeación ejecutada para realizar el mantenimiento del Centro de Datos correspondiente a la vigencia 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observo que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conformo lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observo que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conformo lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","CUMPLIDA","N/A","No se establece eficacia de la acción toda vez que no se encuentra documentado el plan de Mantenimiento de la Arquitectura de Servicios Tecnológicos, en cumplimiento de la mejora documentada\n\n12/03/2019: Se evidencia que el proceso redefine las actividades 1, 2 y 3 en su contenido, Así mismo, ajusta las fechas de finalización de las actividades programando su cumplimiento entre los meses de abril y septiembre de 2019. No obstante, se recomienda crear un ítem adicional, toda vez que se pueda definir para las cuatro actividades durante la vigencia 2019 un nuevo monitoreo (proceso), seguimiento (Planeación) y evaluación (OCI) determinando a su vez el respectivo estado de las actividades, ejemplo: abierto, cerrado, sin iniciar, en proceso, entre otros.  El proceso no aportó evidencias.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso dio ejecución a las actividades redefinidas, se cambia el estado del estado de efectividad, toda vez que basado en la evaluación realizada sobre las evidencias remitidas por el proceso a corte 30/11/2019, se evaluará la efectividad del ítem tras realizar el cierre de las actividades y el aporte de las evidencias requeridas.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","Alexandra Cortes\nContratista Oficina de Control interno\n\nDALMIRO PACHECO \nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Implementar el Plan de Mantenimiento del Centro de Datos en el Grupo. ","2017-08-17","2019-09-30",null,null,null,"21/12/2017: Se realizaron mesas de trabajo en octubre, noviembre y diciembre se ajustaron los documentos de los contratos de Aire acondicionado,  actualización y peinado de los rack en el MVCT y el documento Word de centro de datos se puede determinar un plan de mantenimiento diseñado para el 2017.\n\n30/09/2019: Se implemento el Plan de Mantenimiento del Centro de Datos en el cual se cumplieron las siguientes actividades: \n\nFASE 1 (9 de Abril / 30 de Abril)\n1. Levantamiento de información de Hardware por racks. Ver archivo MS Excel\t\t\t\n2. Validación de números de serie y placas de inventario. Se anexa correo\n3. Análisis de infraestructura en cuanto a su tiempo de vida útil\t\t\t\t\n\t     3.1 Consultar Seven. Se anexa correos\t\n\t     3.2 Contactar proveedor para validación de datos vía telefónica\n\t     3.3 Registro de inventario final\t\t\t\t\n\t     3.4 Definición de obsolescencia tecnológica. Se anexa correo del área contable.\n4. Depuración de máquinas físicas para dar de baja y optimizar espacio del Datacenter. \nSe desmontan equipos y se realiza memorando ante recursos físicos para baja de elementos\t\nSe anexa memorando\nEntregable: Matriz en Excel con la información recolectada\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos. \n\n09/12/2020   el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"","CUMPLIDA","28/06/2018\n31/07/2019\n24/01/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","NO","NO",3,60,"28/06/2018: Se evidencia las mesas de trabajo en las fechas del   (01 de octubre hasta el 23 de octubre) Correo electrónico del 03/10/2017 , correo electrónico del 23/10/2017 para revisar las actividades  y validar compromisos.\n31/07/2019:  No se suministra evidencia que aporte al cumplimiento de la acción, se recomienda suministrarla para el próxima seguimiento, la fecha de vencimiento de la acción es el (30092019).\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 30 de septiembre de 2019, Excel inventario racks datacenter, memorando del 10 de junio de 2019 con radicado 2019IE0006641, Correo electrónico del 18 de septiembre de 2019, dando cumplimiento a la implementación del plan de mantenimiento\n30/09/2020:  se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que no se determina la efectividad de la acción.\n21/12/2020: el monitoreo realizado por el proceso  establece que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"\", por lo tanto no se presentan evidencias que permitan determinar el grado de avance o cumplimiento de la actividad.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","BRIAM BRITO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","31/05/2018: Se evidencia mesa solicitud de mesa de trabajo asunto Seguimiento tareas y proyectos grupo de infraestructura, 2. Procedimientos del equipo de infraestructura - c. Definir el plan de mantenimiento del data center de acuerdo a la observación dada por la auditoria. (evidencias de los ajustes realizados en el data center sobre cables regados y peinado de los cables en el rack)\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/08/2019: No se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión, Soporte y Apoyo Informático contraviniendo lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos\". Por lo anterior, el estado de la actividad es abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: \n- Documento Word - Plan de trabajo Mantenimiento Datacenter\n- Dos (2) actas de reunión donde se observa el seguimiento realizado a las actividades de mantenimiento programadas para la vigencia.\n- Tres (3) correos electrónicos institucionales en los cuales se da reporte de las actividades de consulta en el sistema SEVEN, solicitud de información y remisión de memorando de baja.\n- Un memorando dirigido por el proceso donde se informa la relación de los bienes susceptibles de dar de baja en la vigencia 2019.\nEn los cuales se puede constatar el cumplimiento de las actividades programadas dentro del Plan de Mantenimiento de Datacenter, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en la Auditoría Externa.\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones implementadas durante el primer semestre de 2020 referentes al mantenimiento del Datacenter conforme a la planeación realizada, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Socializar el Plan de Mantenimiento definido en el SIG del Ministerio.","2017-08-17","2019-09-30",null,null,null,"21/12/2017: De acuerdo con los contratos realizados desde el Grupo de Soporte se logro tener mantenimientos en los diferentes rack donde se tienen instalados los equipos y en el datacenter. Ver informe Cierre Técnico y Finalización de Proyectos de Implementación y ver informe de Word Centro de Datos.\n\nC:\\Users\\nposada\\Desktop\\GSTAI\\2017\\Equipo de Calidad\\Plan de Mejoramiento\\Evidencias\n\n30/09/2019: En reunión de seguimiento del Grupo, se socializo el Plan de Mantenimiento del Centro de Datos . \n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos. ","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/06/2018: Se evidencia en documento Word Centro de Datos, de acuerdo al contrato realizado  para el logro de los mantenimientos en los diferentes rack donde se tienen instalados los equipos y en el datacenter. \n31/07/2019: No se adjunta evidencia que demuestre la socialización de la documentación, se recomienda tener presenta la fecha limite (30092019) para verificar el cumplimiento en oportunidad y pertinencia de la acción.\n24/01/2020: Se evidencia acta No 9 del 30 de septiembre de 2019, en el punto No 2 Plan de mantenimiento del centro de datos, se recomienda que se incluya en el SIG\n30/09/2020:  se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que no se determina la efectividad de la acción.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 29/08/2019. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento  SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 29/08/2019. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021","BRIAM BRITO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES","31/05/2018: Se evidencia informe Cierre Técnico y Finalización de Proyectos de Implementación en documento Word Centro de Datos, de acuerdo al contrato realizado desde el Grupo de Soporte para el logro de los mantenimientos en los diferentes rack donde se tienen instalados los equipos y en el datacenter. Se evidencia matriz de Excel para la vigencia 2018 para la realización de los manteamientos al datacenter. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/08/2019: El proceso aportó avance de la actividad adjunto actas y las listas de asistencia con orden del día “Plan de mantenimiento del data center, seguimiento del mismo y Programación los otros puntos de dicho plan” del 09 de abril de 2019 y 22 de abril de 2019 respectivamente. Por lo anterior, se determina que el estado de la actividad es cerrado.\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir la socialización del plan de mantenimiento establecido para la vigencia 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","CUMPLIDA"]
[20,"Oportunidad de Mejora","Revisar y actualizar la MATRIZ DE COMUNICACIONES","AM","No establece el 100% de las comunicaciones internas del proceso","1. Diagnostico de las actividades de la matriz de comunicaciones","2018-02-01","2018-02-28",null,"8/03/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","Se reviso las actividades de la matriz de comunicaciones\n\n08/03/2019: Se requiere ampliar el plazo para esta actividad, debido a que no se tiene claridad  en cuanto al resultado de la evolución por parte de la OCI en cuanto a \"no se evidencia Asesoría técnica en la adquisición y mejoramiento de servicios informáticos teniendo en cuenta la propuesta de mejora definida.\" en la matriz de comunicaciones.  Se redefine la fecha de cumplimiento para el \n\n30/09/2019: Se revisó la Matriz de Comunicaciones y se observaron que se debe modificar la fila \"Que Comunica\" en la Estrategia No 4. Fortalecer los Sistemas de Información del Ministerio, con la finalidad de ofrecer información de manera ágil, oportuna y confiable. \n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \n","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/06/2018: Se presento las actividades que se ajustaban realmente a lo que comunica el proceso.\n14/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n24/01/2020: Se evidencia Excel matriz de comunicaciones con ajuste en la estrategia 4\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","BRIAM BRITO POLO\n\nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDilsa Lucia Bermudez Betancourt Contratista OCI\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Se evidencia solicitud de  aprobación a la OAP para oficializar la publicación  en el SIG, fecha de 28/03/2018, SIG-G 07, radicado 2018IE0004156, así mismo se evidencia la publicación en la web de fecha 02/04/2018 aprobada la matriz de comunicaciones del proceso.\nhttp://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-F-07%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20Gesti%C3%B3n,%20soporte%20y%20apoyo%20inform%C3%A1tico.pdf, sin embargo el control de cambios establece cambio de formato y no se evidencia Asesoría técnica en\nla adquisición y mejoramiento de servicios informáticos teniendo en cuenta la propuesta de mejora definida.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: el proceso no aporta evidencias que permitan evaluar el cumplimiento de las actividades, adicionalmente se recomienda revisar la fecha de finalización de las mismas y fortalecer el monitoreo, toda vez que el mismo no es acorde con el estado \"CERRADA\" en el cual el proceso estableció quedaron las actividades.\n\n29/08/2019: No se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión, Soporte y Apoyo Informático contraviniendo lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos\". Por lo anterior, el estado de la actividad es abierto.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció desde el 28/02/2018; 30/03/2018 y 30/04/2018 respectivamente.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de archivo en Excel correspondiente a la versión 6 de la matriz de la matriz de comunicaciones del proceso, el cual presenta un cambio en la estrategia 4 respecto al archivo en pdf correspondiente a la matriz de comunicaciones en su versión 5, dando cumplimiento a la acción de mejora establecida frente a la oportunidad de mejora identificada.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes del plan de comunicaciones establecido para el proceso, conforme a la modificación del mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","CUMPLIDA","N/A","20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar los ajustes a las actividades de la matriz de comunicaciones","2018-02-01","2018-03-30",null,null,null,"08/03/2019: Se hicieron los ajustes de la matriz de comunicaciones y esta pendiente por aprobación de la SSA.\n\n30/09/2019: Se realizaron los siguientes ajustes: Se elimina en la Estrategia No. 4. Toda la fila correspondiente a: “Diseños y desarrollos Inhouse de  Sistemas de Información y/o aplicaciones”, debido a que no es función del Proceso realizar diseños ni desarrollos de sistemas de información y/o aplicaciones. Corresponde al proceso de Gestión de Proyectos de Tecnologías de la Información definir la estrategia pata atender este tipo de requerimientos.\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"\n","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/03/2018: se evidencia solicitud de cambios 2018IE0004156 de la matriz de comunicaciones con los ajustes en las actividades, donde se eliminaron dos actividades y se incluyo una. Y fue aprobado por la SSA.\n31/07/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n24/01/2020:  Se evidencia Excel matriz de comunicaciones con ajuste en la estrategia 4\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA",null,null,null,"CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Solicitar aprobación a la OAP para oficializar la publicación  en el SIG","2018-03-30","2018-04-30",null,null,null,"08/03/2019: Se  envió a  la OAP la matriz de comunicaciones el día 28/03/2018 y esta publicada en la intranet.\n\n30/09/2019: Se envío a la OAP, la solicitud de modificación y se ajusto al nuevo formato la Matriz de Comunicaciones del proceso. \n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n09/12/2020 En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"\n","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/06/2018: Se envió a la OAP por correo electrónico y físico la solicitud de cambios, la cual fue revisada con concepto técnico y publicada con fecha del 02/04/2018.\n31/07/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n24/01/2020: Se evidencia solicitud de modificación con el radicado 2019IE0011312 del 30 de septiembre de 2019. actualizando la matriz de comunicaciones, y el concepto de aprobación del 10 de octubre de 2019 con el radicado No 2019IE0011714.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA",null,null,null,"CUMPLIDA"]
[21,"Oportunidad de Mejora","Revisar y ajustar el Normograma de acuerdo a los cambios normativos aplicables al proceso.","AM","Se observa que el Normograma no ha sido revisado desde la fecha 05/06/2017","1. Ajustar el Normograma de acuerdo a los cambios normativos, de acuerdo a la metodología emitida por Administración del SIG. ","23/03/2018\n\n08/03/2018","2018-05-30",null,"04/04/2018\n08/03/2019\n08/05/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","Se reviso y se valido la normas vigentes de acuerdo a la metodología emitida por Administración del SIG. Quedo actualizado y se envió a la OAP el día miércoles 04/04/2018.\n\nYa se publico en la intranet en el mapa de procesos de la Coordinación.\n\n08/03/2019: Se requiere ampliar el plazo de formato de normograma del proceso de gestión soporte y apoyo informático, debido a que la plantilla de formato del Normograma del  SIG  tiene fecha del 29/08/2018 con el campo de control de cambios, se redefine la fecha de cumplimiento para el 30/05/2019 \n\n08/05/2019: Se envía Formato SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos el 13 de marzo de 2019 con radicado 2019IE0003280 en cual se modifica el Normograma del proceso y queda actualizado en el SIG el 22 de marzo de 2019.\n\n11/06/2019: Se envía Formato SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos el 13 de marzo de 2019 con radicado 2019IE0003280 en cual se modifica el Normograma del proceso y queda actualizado en el SIG el 22 de marzo de 2019.\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n09/12/2020 el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/06/2018: se evidencia publicación en la pagina web de la actualización del Normograma fecha 30 de abril de 2018, en el siguiente link http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-soporte-y-apoyo-informatico\n14/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: Se aporta evidencia del cumplimiento de los cambios efectuados en el normograma fecha de actualización 22 de marzo de 2019 http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-F-05%20Normograma%20Institucional%20-%20Gesti%C3%B3n,%20Soporte%20y%20Apoyo%20Inform%C3%A1tico.pdf, se recomienda mantener actualizado el mismo.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n2908/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","BRIAM BRITO\n\nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","Se evidencia publicación en la pagina web de la actualización del Normograma fecha 30 de abril de 2018, en el siguiente link http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-soporte-y-apoyo-informatico, sin embargo no se puede determinar los cambios realizados toda vez que el proceso no aporta el control de cambios del mismo. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten los cambios realizado al normograma en el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: el proceso no aporta evidencia para determinar la eficacia de la acción. Se recomienda ampliar fecha de finalización de la acción.\n\n29/08/2019: El proceso aportó las siguientes evidencias de monitoreo: Normograma actualizado remitido a la OAP mediante correo electrónico del 13/03/2019 05:39 p.m., normograma del proceso en pdf, con control de cambios del 22 de marzo de 2019 y solicitud de actualización del normograma a la Oficina Asesora de Planeación del 13/03/2019 05:32 p.m. y se verifico la publicación en link: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/SIG-F-05%20Normograma%20Institucional%20-%20Gesti%C3%B3n,%20Soporte%20y%20Apoyo%20Inform%C3%A1tico.pdf Por lo anterior, el estado de actividad es cerrado.\n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la misma, se solicita al proceso remitir los soportes de la actualización del normograma  y su respectiva socialización, conforme a la modificación realizada sobre el mapa de procesos en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","CUMPLIDA","N/A","20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[22,"Auditorías Internas SIG","Al verificar el documento GT-I-07 Instructivo para la realización de backups en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, se encontró que los Backups a los servidores se realizan en medio magnético y se almacenan en el mismo edificio en donde se encuentra ubicado el servidor, lo cual no garantiza la custodia y preservación de la información para su recuperación en caso de ser necesario. Lo anterior incumple el “Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión.\nDocumental para todas las Entidades del Estado” y las buenas prácticas para el manejo de información documentada de la “GTC-ISO/IEC 27002:2015 Tecnología de la Información. Técnicas de seguridad. Código de prácticas para los controles de seguridad de la información”\nNota: La No conformidad evidenciada en los numerales 7.5.3.2 corresponden a requisitos que se encuentran a cargo del Proceso de Gestión Documental, las cuales serán reportadas en dicho proceso, en el informe definitivo, sin perjuicio de que la acción que se derive de esta No Conformidad, sea tratada de manera articulada entre el proceso de gestión documental y el líder del proceso auditado, a fin de subsanar la causa que genera el incumplimiento.","AC","Inexistencia de políticas internas orientadas a salvaguardar la información para la Entidad","1. Llevar a cabo el proceso precontractual para la contratación del ente que administrará las copias de la información del MVCT","2018-06-20","2019-05-30",null,"21/08/2018\n05/09/2018\n27/09/2018\n26/12/2018\n08/03/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","Se envió correo electrónico con fecha 20/06/2018 y 03/07/2018 al proceso de gestión documental solicitando el traslado de las cintas a una sede diferente al que se encuentra el grupo de soporte técnico y apoyo informático.\n\n21/08/2018:  Se solicito a través de correo, el inventario de cintas para ser entregado al Grupo de Recursos Físicos.\n\n05/09/2018: Se envía correo electrónico de la Relación de Inventario de Cintas para Custodia\n\n27/09/2018: De nuevo se remite correo del día jueves 27/09/2018 reiterando la solicitud del traslado de las cintas por parte de Gestión Documental.\n\n26/12/2018: Se realizo contrato con la empresa ATS Gestión Documental - Contrato 508/2018 para administrar las copias de la información del MVCT\n\n11/06/2019: Se están adelantando los Estudios previos definitivos con el apoyo de ATS Gestión Documental. Adicionalmente nos encontramos a la espera de más cotizaciones por parte de otros proveedores para realizar el Estudio de Mercado. Se solicita ampliar fecha de cumplimiento de esta actividad para el 30 de julio de 2019\n\n30/09/2019: Se concluyeron los Estudios Previos para realizar la contratación en el mes de Agosto de 2019. Sin embargo, se presenta cambio de Jefe de Oficina de TIC, lo que significó incluir este proceso de contratación en el Contrato Interadministrativo que se realizará en el mes de Octubre/Noviembre de 2019. \n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos. \n\n09/12/2020  el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \n","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018: Se presentan correos en los que se solicita el traslado de cintas a Gestión Documental; Las fechas de los correos corresponden a 20/06/2018, 03/07/2018, 21/08/2018, 05/09/2018, 27/09/2018.\n14/01/2019: Se evidencia el contrato No. 508 de 2018 suscrito el 31 de Agosto entre el MVCT y ATS Gestión Documental S.A.S \n31/07/2019: Se evidencia cumplimiento de esta actividad, dado que se adjunta propuesta comercial ATS Gestión Documental del 23 de mayo de 2019, se adjunta Pliegos para Llevar a cabo el proceso precontractual para la contratación del ente que administrará las copias de la información del MVCT.\n24/01/2020: Se evidencia estudio previo con el OBJETIVO (S) ESPECÍFICO DEL BPIN:\tImplementar una arquitectura de TI efectiva para la gestión de la información del sector\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","BRIAM BRITO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","30/10/2018: Se evidencia correos electrónicos con fecha 20/06/2018 y 03/07/2018 al proceso de gestión documental solicitando el traslado de las cintas a una sede diferente al que se encuentra el grupo de soporte técnico y apoyo informático, el 21/08/2018 Se solicito a través de correo, el inventario de cintas para ser entregado al Grupo de Recursos Físicos, el 05/09/2018 Se envía correo electrónico de la Relación de Inventario de Cintas para Custodia y el 27/09/2018 se remite correo reiterando la solicitud del traslado de las cintas por parte de Gestión Documental. A la fecha no se ha dado cumplimiento a la actividad programada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n12/03/2019: Se evidencia el contrato No. 508 de 2018 suscrito el 31 de Agosto entre el MVCT y ATS Gestión Documental S.A.S con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2018.\n\n29/08/2019: Se evidenció avance del proceso con el aporte de los soportes siguientes soportes: Archivos de los Borradores de los estudios previos (EPCustodiaMedios 04062019.doc  y Borrador EPCustodiaMedios 30052019), PROPUESTA COMERCIAL- MM y correo de la propuesta del 24/05/2019 02:59 p.m.  No obstante, no son suficientes para el cierre de la misma, toda vez que no se anexan los evidencias oficiales del \"Proceso precontractual para la contratación del ente que administrará las copias de la información del MVCT\". El proceso no adjunta la solicitud de ampliación del plazo de la acción de acuerdo con el procedimiento. Por lo anterior, la acción se determina en el estado abierto. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de archivo en Word donde se observan los estudios previos cuyo objeto a contratar es \"Servicio de almacenamiento, custodia y transporte de medios magnéticos y/o ópticos del Ministerio de Vivienda, Ciudad Y territorio en un sitio alterno externo.\", dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso frente a la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG. De otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de la ejecución del contrato interadministrativo donde se soporte el cumplimiento de los requerimientos realizados dentro de los estudios previos definitivos, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Contratación de la empresa que resulte seleccionada del proceso licitatorio","2018-10-30","2022-09-30","Contrato proveedor de servivios",null,"Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","28/09/2018: A la fecha no se ha iniciado esta actividad\n26/12/2018: Se realizo contrato con la empresa ATS Gestión Documental - Contrato 508/2018 para administrar las copias de la información del MVCT.\n30/09/2019: El proceso contractual será incluido en el Contrato  Interadministrativo que se realizará en el mes de Octubre/Noviembre de 2019 por parte de la Oficina de TIC\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n09/12/2020 En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"","CUMPLIDA","28/09/2018\n14/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/09/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP \nDaniela Del Hierro - Contratista","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"28/09/2018: A la fecha no se ha iniciado esta actividad\n14/01/2019: Se evidencia el contrato No. 508 de 2018 suscrito el 31 de Agosto entre el MVCT y ATS Gestión Documental S.A.S \n31/07/2019: No se suministra el contrato que evidencie el cumplimiento de la actividad, dado que la fecha de cumplimiento es el 30 de junio de 2019, se recomienda adjuntar los respectivos soportes para el próximo seguimiento con el fin de verificar el cumplimiento en termino de oportunidad y pertinencia de la acción. Adicional a ello en el monitoreo la información registrada obedece a la vigencia anterior, por lo cual no tiene validez para este seguimiento.\n24/01/2020:Se evidencia contrato interadministrativo No 834 suscrito entre el Ministerio de Vivienda y la empresa de telecomunicaciones ETB\n30/09/2020:  se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\" aunque la fecha de finalización es 30/06/2019.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022:  Si bien la actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020, el proceso debe aportar las evidencias solicitadas en la evaluación realizada el 20 de septiembre de 2021, para que la OCI pueda dar el cierre definitivo. Por lo anterior, pasa su estado a vencida.\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora., la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado continua vencido.\n","VENCIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/04/2022","BRIAM BRITO\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES","30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el contrato No. 508 de 2018 suscrito el 31 de Agosto entre el MVCT y ATS Gestión Documental S.A.S con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2018.\n\n29/08/2019:  No se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión, Soporte y Apoyo Informático contraviniendo lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos\". Por lo anterior, el estado de la actividad es abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de copia del contrato interadministrativo marco suscrito entre el MVCT y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá - ETB, en la cual se observa como objeto \"Prestación de una solución integral de servicios de tecnología de información y comunicaciones, que incluya, entre otros, la provisión, operación, mantenimiento y soporte de soluciones tecnológicas que requiera el MVCT para su funcionamiento, de conformidad con las condiciones técnicas y económicas que se establezcan en los contratos interadministrativos derivados que se suscriban en desarrollo del presente contrato interadministrativo marco, las cuales harán parte integral del mismo.\", dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso frente a la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de la ejecución del contrato interadministrativo donde se soporte el cumplimiento de los requerimientos realizados dentro de los estudios previos referentes a las copias de la información del MVCT, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes para validar el cumplimiento de la actividad propuesta. Así mismo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes para validar el cumplimiento de la actividad propuesta. Así mismo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3,  Informes mensuales de cumplimiento contractual  en lo relacionado con los Backups de Información . ","2019-02-04","2022-09-30","Informe por parte parte del proveedor a la supervisión del contrato relacionado con los Backups de Información. ",null,"Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","28/09/2018: A la fecha no se ha iniciado esta actividad\n26/12/2018: La supervisión al contrato con la empresa ATS Gestión Documental - Contrato 508/2018 esta en el área de Atención al Usuario, el 09/10/2018 se le entregaron 407 cintas para custodia, informe que se encuentran en el secop\n08/03/2019:  La supervisión al contrato con la empresa ATS Gestión Documental - Contrato 508/2018 se realizó por el área de Atención al Usuario. Como evidencia se adjunta el formato Recibo a satisfacción del informe final del contrato 508 de 2018 del día 12 diciembre de 2018, Factura 7016 con las actividades realizadas y el informe de avance. \n30/09/2019: Una vez se contrate a través del contrato interadministrativo de TI , se hará el seguimiento a la gestión del proveedor con el fin de verificar el cumplimiento. \n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n09/12/2020 En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"","EN PROCESO","28/09/2018\n14/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n21/12/2020\n26/03/2021\n23/06/2021\n30/09/2021\n30/12/2021\n17/06/2022","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"28/09/2018: A la fecha no se ha iniciado esta actividad\n14/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n31/07/2019: No se aporta evidencias que soporten seguimiento a la gestión del proveedor, se recomienda entregar avances para el próximo seguimiento  con el fin de verificar el cumplimiento en termino de oportunidad y pertinencia de la acción. Adicional a ello en el monitoreo la información registrada obedece a la vigencia anterior, por lo cual no tiene validez para este seguimiento.\n24/01/2020:No se aporta evidencias que soporten seguimiento a la gestión del proveedor, se recomienda entregar avances para el próximo seguimiento  con el fin de verificar el cumplimiento en termino de oportunidad y pertinencia de la acción, es importante como ya esta el contrato firmado, registrar las evidencias para dar cumplida la actividad.\n30/06/2020: el monitoreo y las evidencias aportadas no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad, roda vez que no se observan soportes del seguimiento realizado al proveedor. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:  Para el periodo el proceso no aporta evidencias que permitan verificar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. De igual manera, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\", aunque su fecha de finalización es 31/12/2019.\n21/12/2020: el monitoreo realizado por el proceso  establece que \"En el periodo de Diciembre 2020 a Enero 2021, el proceso solicitara y radicara la eliminacion siguiendo la solitud propues por la OCI \" Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\"\", por lo tanto no se presentan evidencias que permitan determinar el grado de avance o cumplimiento de la actividad.\n26/03/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. No obstante, se reitera la recomendación al proceso de dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida\".\n23/06/2021: El proceso no realiza el ejercicio de monitoreo, lo cual impide determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Así las cosas, el proceso debe dar cumplimiento al procedimiento SMC-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, con respecto al Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", toda vez que la actividad se encuentra \"Vencida.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/12/2021: Se cambió la fecha de cumplimiento, por lo cual la actividad cambia de estado a \"En proceso\"\n30/03/2022:  El proceso no aporta evidencias de cumplimiento. Por lo anterior, pasa su estado a vencida.\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora., la fecha de cumplimiento ya esta vencida y el estado continua vencido.","VENCIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n26/02/2021\n\n20/04/2022","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES","30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n12/03/2019: se evidencia informe de avance por parte del proveedor del 6 al 31 de diciembre de 2018 y el proceso de seguimiento al contrato suscrito con la empresa ATS Gestión Documental - Contrato 508/2018 lo realizó el área de Atención al Usuario. Como evidencia se adjunta el formato Recibo a satisfacción del informe final del contrato 508 de 2018 del día 12 diciembre de 2018 (pago 4 de 4), Factura 7016. No obstante, no se puede declarar la eficacia teniendo en cuenta que para la vigencia 2019, no se tiene conocimiento del estado de contratación; por lo anterior, se recomienda para la siguiente evaluación actualizar monitoreo que permita identificar dicha actividad. Se observa que el proceso realizó ampliación en la fecha de cumplimiento de las actividades, situación que no es congruente con el estado \"CERRADO\" de las actividades.\n\n29/08/2019: No se aportaron evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso de Gestión, Soporte y Apoyo Informático contraviniendo lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos\". Por lo anterior, el estado de la actividad es abierto.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias del seguimiento realizado sobre la ejecución del contrato marco establecido. De igual manera,  teniendo en cuenta que la actividad cuenta con fecha de finalización 31/12/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes para validar el cumplimiento de la actividad propuesta. Así mismo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes para validar el cumplimiento de la actividad propuesta. Así mismo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","VENCIDA"]
[23,"Auditorías Internas SIG","Al realizar la visita al centro de cómputo del MVCT se identificó la necesidad de fortalecer aspectos relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo para ambiente de trabajo que incluya: salida de evacuación, cuarto de recursos físicos y demás áreas, para lo cual se requiere la articulación con el Grupo de Talento Humano.","AP","Falta de espacio físico para el almacenamiento de objetos que no pertenecen al centro de computo","1. Coordinar entre Recursos Físicos y GSTAI la organización del centro de computo","2018-06-20","2019-04-30","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","26/12/2018\n08/03/2019\n08/05/2019\n111/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020\n09/12/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","20/06/2018: se solicito a través de correo electrónico, a Recursos Físicos una visita coordinar la organización del centro de cómputo. Y adicionalmente solicitar asesoramiento al Grupo de Talento Humano, sobre la adecuada señalización de espacios a través del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.\n\n08/03/2019: se solicito a través de correo electrónico, a Recursos Físicos una visita coordinar la organización del centro de cómputo. Y adicionalmente solicitar asesoramiento al Grupo de Talento Humano, sobre la adecuada señalización de espacios a través del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo. Como evidencia se adjuntan correo del 20 de junio de 2018\n\n08/05/2019: Se realizó reunión con la Coordinadora de Recursos Físicos con el fin de definir el plan de trabajo para la organización del centro de computo el 29 de abril de 2019. Se adjunta acta de la reunión\n\n11/06/2019: Se realizó reunión con la Coordinadora de Recursos Físicos con el fin de definir el plan de trabajo para la organización del centro de computo el 29 de abril de 2019. Se adjunta acta de la reunión\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018: Se presentan correos en los que se solicita visita para la organización y señalización del centro de computo de GSTAI de Talento Humano Y Recursos Físicos el día 19/07/2018.\n14/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: Se evidencia cumplimiento de la acción. \nSe adjunta acta y lista de asistencia de fecha 4 de abril de 2019 donde se corrobora la reunión de coordinación entre GSTAI, GTH, Recursos físicos y Oficina Tics, el acta soporta la organización del centro de computo y solicitan que talento humano suministre la siguiente información:\n1- especificaciones señalización y demarcación cuarto eléctrico.\n2- Informe de inspección de señalización y demarcación cuarto eléctrico\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","30/10/2018: La evidencia aportada no permite confirmar el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: se  evidencia la solicito realizada  a través de correo electrónico, a Recursos Físicos para coordinar una visita para la organización del centro de cómputo. \n\n29/08/2019: El proceso aportó las evidencias de: Lista de asistencias con asunto \"Señalización de Datacenter\", 29 de abril 2019; Especificaciones del cuarto técnico de la ARL de octubre 2018 y acta correspondiente, que permiten establecer el estado de la acción cerrado. Se recomienda, al proceso revisar la pertinencia de aportar en los próximos monitoreos las evidencias de ejecución de los compromisos establecidos o avances correspondientes.\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera la solicitud al proceso de remitir los soportes de las acciones realizadas frente a los compromisos establecidos en la mesa de trabajo, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","CUMPLIDA","N/A","20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Solicitar asesoramiento al Grupo de Talento Humano, sobre la adecuada señalización de espacios a través del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo","2018-06-19","2019-04-30","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático",null,"Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","18/07/2018:  Talento humano a través de correo electrónico envía al Dr. Orlando Eli ,memorando 2018IE000F851, en el cual se hace entrega de matrices e informes de inspecciones para  realizar los arreglos y ajustes a que haya lugar en las diferentes sedes, solicita de manera prioritaria  los ajustes  al centro de datos y computo piso quinto sede calle 18,de acuerdo a la Inspección realizada por la ARL, y a la observación por parte de la auditoría a dicho grupo.\n\n08/03/2018: a través de correo electrónico envía al Dr. Orlando Eli ,memorando 2018IE000F851, en el cual se hace entrega de matrices e informes de inspecciones para  realizar los arreglos y ajustes a que haya lugar en las diferentes sedes, solicita de manera prioritaria  los ajustes  al centro de datos y computo piso quinto sede calle 18,de acuerdo a la Inspección realizada por la ARL, y a la observación por parte de la auditoría a dicho grupo. como evidencia se adjunta correo del 19 de julio de 2018.\n\n08/05/2019: Se realizó reunión con las profesionales del Grupo de Talento Humano con el fin de recibir asesoría para la adecuada señalización de los espacios del centro de computo el 29 de abril de 2019. Se adjunta acta de la reunión e informes de inspección y especificaciones.\n\n11/06/2019: Se realizó reunión con las profesionales del Grupo de Talento Humano con el fin de recibir asesoría para la adecuada señalización de los espacios del centro de computo el 29 de abril de 2019. Se adjunta acta de la reunión e informes de inspección y especificaciones.\n\n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n14/01/2019\n\n31/07/2019\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nAmelia Navarro\n\nFredy Diaz\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/09/2018: Se verifica que se envió correo del 19/07/2018 por parte de Talento Humano.\n De acuerdo a la información  relacionada en el memorando número 2018IE000F851, en el cual se hace entrega de matrices e informes de inspecciones para  realizar los arreglos y ajustes a que haya lugar en las diferentes sedes, agradezco su amable colaboración de manera prioritaria con los ajustes  al centro de datos y computo piso quinto sede calle 18,de acuerdo a la Inspección realizada por la ARL, y a la observación por parte de la auditoría a dicho grupo.\n14/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: Se aporta evidencia del cumplimiento de la acción asesoría prestada por el GTH y se adjunta documento con:\n- Especificaciones de señalización y demarcación cuarto eléctrico (octubre de 2018)\n- Informe de inspección de señalización y demarcación de cuarto eléctrico del Centro de computo (febrero de 2019).\nEstos documentos dan cuenta de la adecuada señalización de espacios a través del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","30/10/2018\n\n12/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","La evidencia aportada no permite confirmar el cumplimiento de la actividad. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: se evidencia correo del 20 de junio de 2018 solicitando  asesoramiento al Grupo de Talento Humano, sobre la adecuada señalización de espacios a través del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo. \n\n29/08/2019:El proceso aportó las evidencias de: Lista de asistencias con asunto \"Señalización de Datacenter\", 29 de abril 2019;Especificaciones del cuarto técnico de la ARL y acta correspondiente, los cuales permiten establecer el estado de la acción cerrado. Se recomienda, al proceso revisar la pertinencia de aportar en los próximos seguimientos las evidencias de los compromisos establecidos.\n\n15/03/2020: A fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera la solicitud al proceso de remitir los soportes de las acciones realizadas frente a los compromisos establecidos en la mesa de trabajo, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, en lo referente a los procedimientos de auditoría, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta\n\n","CUMPLIDA"]
[24,"Auditorías Internas SIG","\nSe evidencia que no se tiene actualizado el Árbol de Servicios de acuerdo con las necesidades de la entidad. Al verificar el INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN – ARANDA GT-I-05, se observó que se encuentra desactualizado, dado que incluye el árbol de servicios vigente del año 2015. Así mismo, el instructivo GT-I-05 menciona el servicio de internet “UNE” y al igual que el formato del instructivo. Dicha actualización se encuentra incluida en el plan de mejoramiento del proceso.\n\n\nLos datos del árbol de servicios de soporte y tecnología vigentes son los siguientes: \n\nServicios de infraestructura:\n• Servidores\n• Firewall\n• Directorio activo de usuarios\n• Creación de máquina virtual \n• Domusfile\n• hardware\nSistemas de Información \n• Respaldo Base de datos\n• Restauración Backups\nRedes y comunicaciones\n• Red LAN\n• Configuración para la seguridad de máquinas virtuales\n• IP\n","AM","No  se había ajustado el instructivo para la herramienta Aranda","1. Esta observación cuenta con tratamiento en este plan de mejora identificada con el # 12,  se debía presentar a la OAP los ajustes realizados al Instructivo para la administración de la herramienta de gestión - Aranda","2018-04-15","2019-05-30",null,"2/05/2018\n10/07/2018\n08/03/2019\n11/06/2019\n05/06/2020\n22/09/2020","Coordinador Grupo de Soporte y Apoyo Informático","Se ajusto  Instructivo GT-I- 05 para la administración de la herramienta de gestión - Aranda donde se menciona que las solicitudes se clasifican en incidentes y requerimientos de servicios descritos en subcategorías con el tiempo máximo establecido para dar respuesta a cada uno de estos. Esto con el fin de que los servidores de la entidad se informen de una manera mas fácil.\n\n24/05/2018: fue ajustada y enviada a la OAP para publicar en el mapa de procesos de GSTAI.\n\n10/07/2018: El documento se publico en el mapa de procesos.\n\n08/03/2019: Se requiere ampliar el plazo para esta actividad para verificar detalladamente los cambios que se realizaron al documento GT-I-05. \n\n11/06/2019: Una vez revisado el instructivo, se requiere ajustar nuevamente, debido a actualización del software Aranda y del proveedor de Internet que presta el servicio de conectividad al Ministerio. Por lo anterior se solicita ampliar la fecha de la actividad al 30 de julio de 2019.\n\n30/09/2019: Se realiza ajuste sobre el Instructivo para la administración de la herramienta de gestión Aranda. Se ajusto el instructivo y se envío el formato de modificación a la OAP.\n \n05/06/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos y al cumplimiento de la mismas por parte de la OAP y OCI.\n\n22/09/2020 La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020.  Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos.","CUMPLIDA","28/06/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n26/03/2021\n\n23/06/2021\n30/09/2021","Lina María Osorio Baena\n\nFredy Diaz\n\nDiana Corredor\n\nAmelia Navarro \nProfesional Especializado OAP\nIsidro Bastidas - Profesional Especializado OAP ","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"28/06/2018: En solicitud enviada a la OAP del día 25 de mayo de 2018, se solicita  actualización, del Instructivo GT-I- 05 para la administración de la herramienta de gestión - Aranda. Documento actualizado y publicado en el mapa de procesos.\n14/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n31/07/2019: No se evidencia cumplimiento de la acción, dado que la fecha de culminación es 31 de julio de 2019,  es importante adjuntar los soportes requeridos para verificar el cumplimiento en términos de oportunidad y pertinencia.\n24/01/2020: Se evidencia solicitud del 30 de septiembre de 2019 mediante radicado 2019IE0011312 dela modificación del instructivo para la administración de la herramienta de gestión Aranda GSI-I-05 y el 10 de octubre de 2019 mediante radicado 2019IE0011714 se genera el concepto de aprobación.\n26/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, por lo cual se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n23/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por la OCI mediante evaluación de 15/03/2020. Está pendiente cierre con efectividad, sin embargo, teniendo en cuenta lo establecido en el último monitoreo realizado por el proceso, se recomienda al proceso que efectue la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SMC-P-05.\n30/09/2021: Se mantiene la observación del anterior seguimiento\n30/03/2022: La actividad fue evaluada como “Cumplida” por parte de la tercera línea de defensa (OCI), por lo cual no se requiere seguimiento.","CUMPLIDA","30/10/2018\n\n29/08/2019:\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nJAIRO TAPIAS\nALEXANDRA CORTES\n\nDALMIRO PACHECO","30/10/2018: Se evidencia la solicitud de ajuste al Instructivo para la Administración de la herramienta de gestión Aranda. GT-I-05 V.4 de fecha 09/07/2016, con el radicado número 2018IE0007651 del 6 de Julio y aprobación radicado 2018IE0007687 del 9 de Julio, el documento se encuentra publicado, sin embargo el control de cambios no especifica detalladamente los cambios que se realizaron al documento en su actualización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados al documento, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción\n\n12/03/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n\n29/08/2019: El proceso presentó avance de la actividad adjuntando un correo del Coordinador del Grupo de Gestión, Soporte, Apoyo informático en el cual se solicitan ajustes \" al Instructivo para la administración de la herramienta de gestión - Aranda\", de 11/06/2019 11:15 a.m. No obstante, no es suficiente para el cierre de la acción, toda vez que no se anexan las observaciones, comentarios y sugerencias solicitadas, ni la solicitud de concepto técnico a la OAP y la respectiva aprobación. El proceso no adjunta la solicitud de ampliación del plazo de la acción de acuerdo con el procedimiento. Por lo anterior, la acción se determina en el estado abierto. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de archivo en Word  denominado \"Instructivo para la administración de la herramienta de gestión Aranda \" versión 5.0, así mismo, se evidencia concepto técnico en donde se aprueba la modificación de dicho documento por parte de la OAP el 10/10/2019, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en la Auditoría Interna del SIG. De otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de la última versión del instructivo para la administración de la herramienta de gestión Aranda , última acta de socialización de este instructivo y la ultima versión del árbol de servicios del MVCT, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, el cual indica que \"La unificación de las áreas de GSTAI y Oficina TIC se formaliza según el  decreto No. 1829 de 2019 en el cual se establece la unificación de las áreas mencionadas.  Dada esta unificación se realizo  la caracterización del proceso \"Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones\" resultado de la revisión conjunta realizada con la OCI y la OAP el día  20 de abril 2020. Las actividades relacionadas con Gobierno Digital bajo la gestión de GESTAI quedan a cargo de la OFICINA TIC y ya están contempladas en las actividades del presente plan de mejoramiento relacionadas con Gobierno Digital, Además la presente actividad ya se  le dio cumplimiento por parte de la  OAP y la OCI.    Por lo tanto se solicita eliminar esta actividad del plan de mejoramiento del proceso de GTIC dada la inexistencia actual de GSTAI en el mapa de procesos\", se solicita al proceso que, efectúe la solicitud de eliminación conforme al procedimiento SIG-P-05, remitiendo copia a la OCI, a fin de establecer los resultados para el siguiente ejercicio de evaluación.\n\n26/02/2021: Revisado el monitoreo se aclara que esta oficina en su evaluación anterior citó el comentario efectuado por la OTIC y no recomendó efectuar la eliminación, la recomendación esta alineada hacia dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo cual quedamos atentos a la remisión de las evidencias del cierre de la acción propuesta, para lo cual quedamos atentos si se requiere una mesa de trabajo.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no remitió las evidencias correspondientes, dado que la evaluación anterior con fecha 15/03/2020 se validó el cumplimiento de la actividad propuesta. Sin embargo, se reitera al proceso remitir los soportes de la implementación del contrato, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación y así poder determinar la efectividad de la acción propuesta","CUMPLIDA","N/A","20/09/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI, Se observó que el proceso no remite evidencias por lo cual no se puede verificar efectividad de esta acción, adicionalmente teniendo en cuenta el ultimo monitoreo realizado por el proceso se recomienda que las solicitudes de modificación a este plan de mejoramiento se realicen conforme a lo establecido en el procedimiento smc-p-05. Acciones preventivas, correctivas y de mejora","DALMIRO PACHECO\nContratista Oficina OCI"]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"CARLOS GABRIEL GUTIERREZ\nJEFE OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-31","1.0","Actualización al nuevo formato de plan de mejoramiento  7.0\nSe realizó el análisis de causas para las no conformidades y/o oportunidades de mejora detectadas a partir de las  auditorías internas al SIG 2018\nSe realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2018-08-15","2.0","Actualización al nuevo formato de plan de mejoramiento  7.0\nSe realizó el análisis de causas para las no conformidades y/o oportunidades de mejora detectadas a partir de las  auditorías internas al SIG 2018\nSe realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","3.0","Se realiza monitoreo por parte de la OAP. Se incluyo la oportunidad de mejora que se dejo en el informe de Auditoria Externa.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-01","4.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso\nSe realizó el seguimiento por parte de la OAP","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"17/10/2018\n30/10/2018","5.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-24","6.0","Se ajusta la primera actividad del ítem 1 modificándola de la siguiente manera","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-14","7.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-07","8.0","Se realiza la actualización del Plan de Mejoramiento del proceso Gestión de Proyectos de Tecnología de la Información, específicamente en:\n\nÍtem 2:   Actividad 1: Se suscribió el contrato con EMTEL S.A. para prestar el servicio de mesa de ayuda técnica al sistema de información de gestión de procesos BPM Bizagi versión. Net del MVCT.\n\nÍtem 3:   Actividad 1: SINAS: Como parte del seguimiento en la definición de los Términos de Referencia en la parte técnica para la contratación e implementación del SINAS y posteriormente acompañamiento en la ejecución del mismo, se obtuvo a finales del año 2015, un documento con el consolidado de respuestas a todas las inquietudes técnicas presentadas por los proveedores que hicieron parte del Estudio de Mercado realizado por Fonade.\nActividad 2: SGSI: Se realizó el análisis GAP de la Seguridad de la Información para la identificación de brechas. Se elaboró Política de Seguridad de la Información, Manual de Políticas generales y específicas, Resolución de adopción del SGSI, formatos para levantamiento de inventarios de activos de información, estos documentos están pendientes de aprobación por parte de la Secretaria del Ministerio. Adicionalmente se elaboró la Política de protección de datos personales la cual está en revisión en la oficina de TIC, el Plan de trabajo detallado para la implementación del SGSI, análisis GAP de la Pagina Web y la intranet y modelamiento de algunos procedimientos de seguridad de la información.\n\nÍtem 20:  Actividad 1: Coordinar Reunión con la OAP para definir los porcentajes de los entregables parciales.                           \nActividad 2: Solicitar a la OAP formalmente la actualización de los porcentajes de los entregables parciales de acuerdo con la reunión para comenzar a reportar de acuerdo con lo acordado\n","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-08","9.0","Se realizó monitoreo por parte del líder del proceso.","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-12","10.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se remite retroalimentación de las mesas de trabajo realizada el 12 y 15 de marzo","Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2019-05-08","11.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-11","12.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","13.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP teniendo en cuenta las evidencias aportadas en el domusfile por el proceso.\nSe actualiza formato de plan de mejoramiento a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-26","14.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-29","15.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\nSe ocultan los ítems 2, 3, 5, 6, 8, 10 al 14, 16 al 18, 20 al 22, 25 al 28,  toda vez que, las actividades presentaban estado cerrado por la OCI desde la evaluación realizada en el mes de marzo de 2019 y fueron evaluadas con eficacia.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-31","16.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30","17.0","Se realizó monitoreo de las acciones del plan de mejoramiento del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2019-11-30","18.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-21","19.0","Se realizó monitoreo de las acciones del plan de mejoramiento del proceso, y se adicionaron evidencias al 31 de diciembre de 2019","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31","20.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP teniendo en cuenta las evidencias aportadas en el domusfile por el proceso.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-10","21.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","22.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo con lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","23.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-30","24.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-22","25.0","Se realizó el monitoreo por parte del líder del proceso","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-30","26.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP teniendo en cuenta el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso.","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-10-15",27,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/08/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-21","28.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP, teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso con corte a 30 de noviembre de 2020","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-02-26",29,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 30/11/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-03-26",30,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP, teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso con corte a 28 de febrero de 2021","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-06-23",31,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP, a las actividades vigentes en el plan de mejoramiento, teniendo en cuenta las evidencias aportadas por el proceso con corte a 31 de mayo de 2021","Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-20",32,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/05/2021, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Dalmiro Pacheco - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"22/11//2021",33,"Se ajustan las causas, acciones de mejora, fechas y entregables de las siguientes No conformidades u Oportunidades de mejora:\nOportunidad de mejora No. 1, 2, 3, 6, 10, 13, 14, 17, 18, 22, 23 y 25, conforme se solicitó por el proceso mediante correo electrónico enviado el 26 de octubre de 2021.","Líder de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-20",34,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 28/02/2022, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Dalmiro Pacheco - Contratista Oficina de Control Interno"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[12,1,26,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar el PETIC en el domus file, se evidencia que no cuenta con el alcance institucional y de afectación sectorial, alcance establecido en el Decreto 3571 de 2011 Articulo 10. Se encuentra el PETIC institucional revisado con corte a octubre 2017 que contiene un análisis del sector, y de otra parte, se tiene un documento con la identificación del modelo conceptual de tecnologías para el Viceministerio de agua y saneamiento básico, y otro de análisis de brechas superficial del sector vivienda como resultado de la consultoría de CINTEL- MINTIC. Lo cual indica que el PETIC no cumple con Decreto mencionado anteriormente y no considera en su elaboración los requisitos legales pertinentes de las partes interesadas del sector."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Malinterpretación de la norma\nNo se había actualizado de acuerdo con la normatividad vigente a Tecnología\nNo existía una dinámica de actualización del documento de PETIC que asegurara las actualizaciones requeridas\nNo se realizó la gestión de socialización y divulgación que permitiera identificar la falta de actualización normativa"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No existía una dinámica de actualización del documento de PETIC que asegurara las actualizaciones requeridas"]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":3,"n_rows":36,"n_cols":3,"rows_kept":36,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se encontró que el alcance del proceso no se cumple por cuanto no ha hecho entrega de proyectos terminados como GESDOC y BIZAGI, a los usuarios y al proceso encargado de su administración y soporte. Al revisar los proyectos correspondientes a soporte y mantenimiento de plataforma tecnológica, se relacionan los siguientes por parte de los auditados: GESDOC, BIZAGI, SINAS, SINAPSIS, SIGEVAS, CAKTUS. A los proyectos de GESDOC, BIZAGI, SINAS, SINAPSIS Y SIGEVAS, se les están realizando actividades de soporte desde la Oficina de TI, lo que de acuerdo no es competencia del área de acuerdo con la resolución 797 de 2014 “Por la cual se actualiza y ajusta el contenido funcional de los empleos; las competencias comunes a los empleados públicos y las comportamentales; y los requisitos de estudio y experiencia del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Para el caso de GESDOC y Bizagi:\n\n1. Porque en su momento la Oficina Tic asumió actividades de soporte que le corresponden a GSTAI \n2. Se recibió en la Oficina TIC, porque la aplicación requería de soporte dada su salida a producción.\n3. Porque el grupo de GSTAI, no recibió la operación del Sistema.\n4. Porque fue una decisión de la coordinación del momento.\n\n\npara el caso de SINAPSIS:\n\n1. Porque se pensó en su momento que existía una relación de funciones con la OTIC.\n2. Porque se trataba de un sistema de información en desarrollo.\n3. Porque la OAP trasladó el contrato a la OTIC.\n\n \n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Para el caso de GESDOC y Bizagi:"]
[null,"4. Porque fue una decisión de la coordinación del momento."]
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[null,"Para el caso de SINAPSIS:"]
[null,"3. Porque la OAP trasladó el contrato a la OTIC."]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":4,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar el documento GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0, y la aplicación de la misma en los proyectos en curso no se evidencia que las actividades se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado para asegurar los resultados. Se evidencia el proyecto de la página web 2015, el cual de acuerdo con el contrato interadministrativo 705 de 2015, ya está finalizando sin embargo no ha pasado a producción, lo cual no cumple el ciclo de vida del proyecto y el PETIC. Incumpliendo que se apliquen los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control definido para el proceso.\n\nSe evidencia que las actividades de planeación del proceso, no se desarrollan de acuerdo con las metodologías establecidas para asegurar que se puedan alcanzar los resultados previstos. Al solicitar evidencias acerca de la aplicación de la metodología para gestión de proyectos de acuerdo a la METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS TIC CON BASE EN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE –PMI de 2016, y su seguimiento, se informa que esta metodología no se está aplicando. Al solicitar las evidencias que permitan hacer el seguimiento a la implementación de los proyectos de TI, no se encontró una manera estandarizada para dicho seguimiento, lo cual no facilita el seguimiento a los proyectos de TI y su información Se indaga acerca de la metodología utilizada para la gestión de proyectos y si es vigente la que está definida en el SIG- GI-M-03 Metodología para la gestión de proyectos TIC 1.0. No se encuentra evidencia de la aplicación de esta metodología, debido a que el proveedor contratado para los proyectos de TI utiliza la metodología propia, lo cual incumple la aplicación los criterios y los métodos definidos por la entidad y la conservación de la información documentada para tener confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. En su momento se definió una metodología para la gestión de proyectos que no se ajustaba a lo requerido por el Ministerio.\n2. La metodología no se utilizó para la administración de proyectos de TI\n3. El proveedor una vez contratado el proyecto de TI, sugiere una metodología para ser utilizada en el desarrollo e implementación del proyecto.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"El proveedor una vez contratado el proyecto de TI, sugiere una metodología para ser utilizada en el desarrollo e implementación del proyecto."]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":5,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se encontró que los tres procedimientos establecidos para el proceso no están relacionados con su objetivo ni con las funciones del decreto 3571 de 2011  relacionadas con el proceso.\nGI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0\nGI-M-01 Política editorial por medios electrónicos\nGI-M-02 Manual administración de contenidos 1.0\nIncumpliendo que estos procesos no son los que apoyan la operación del proceso.\n\nAl revisar el procedimiento GI-P-02 Administración Sitio web e Intranet 3.0, se encuentra que el proceso está realizando la administración del internet y su plataforma tecnológica, tiene el responsable y los procedimientos a su cargo. Al revisar la designación de la responsabilidad de la administración del sitio de internet y su plataforma tecnológica, se encontró que se hizo mediante resolución 0797 de 2014 del manual de funciones, lo cual no es consistente con el artículo 10 del Decreto 3571 de 2011 de funciones del MVCT, ni con la resolución de Grupos internos del MVCT No. 0035 de octubre de 2011 articulo 3. De tal forma que las responsabilidades y autoridades asignadas al proceso en el procedimiento mencionado no corresponden con las funciones vigentes."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Asignación de responsabilidades diferentes a las que debe desarrollar la Oficina TIC\n2. En el momento de establecer los procedimientos, no se tuvo en cuenta las funciones establecidas para la OTIC, en el decreto 3571 de 2011\n3. El grupo de Comunicaciones manifestó en su momento que no tenía el personal suficiente para atender el volúmen de solicitudes de publicaciones de contenido en la web e intranet y por esta razón fueron trasladadas estas actividades a la oficina de TIC.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,3],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar el Mapa de Riesgos del proceso y solicitar el monitoreo mensual realizado por la oficina al mismo, se encontró que no hay evidencia del monitoreo de los riesgos durante el 2018, lo cual incumple con la Metodología integrada de administración del riesgo del Ministerio, y los mecanismos de monitoreo establecidos para el proceso."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n1. Porque no se realizó monitoreo de riesgos en las fechas establecidas por el proceso de administración del SIG, \n2. Porque la persona encargada del tema fue trasladada a otra dependencia.\n3. Porque no se asignó el reemplazo de la persona trasladada de forma oportuna."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"3. Porque no se asignó el reemplazo de la persona trasladada de forma oportuna."]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":7,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,3],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar los recursos de personal definidos para la operación del proceso, se evidencia que no se cuenta con el personal necesario identificado para dicha operación, como pudo identificarse al revisar la resolución 0133 de 2018 la cual modifica en algunas dependencias la planta global de empleos del MVCT, encontrándose que no se ha asignado el cargo de Secretario Ejecutivo grado 21."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\nDebido a la necesidad de recurso humano se trasladó la secretaria a otra área.\nNo se ha cubierto el cargo de secretaria en la oficina TIC\nNo se ha gestionado la solicitud formal del aprovisionamiento del cargo."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No se ha gestionado la solicitud formal del aprovisionamiento del cargo."]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":8,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,3],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar la matriz de comunicaciones, documento particular del SIG de la entidad establecido para determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al proceso, se encontró que no incluye comunicaciones relevantes con algunas partes interesadas, tales como: MITICS, GESTAI, proveedores de proyectos y usuarios de los mismos, entre otras, las cuales son necesarias para el cumplimiento del objetivo del proceso."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n\n1. No se atendieron los lineamientos definidos en las capacitaciones por parte de Comunicaciones.\n2. Los lineamientos impartidos en su momento por parte del facilitador de calidad,  no fueron claros.\n3. No se actualizó la matriz de comunicaciones, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el proceso de comunicaciones."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"3. No se actualizó la matriz de comunicaciones, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el proceso de comunicaciones."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":9,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,10],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar el normograma del proceso, se observa que la última fecha de actualización de dicho documento fue 9 de Junio de 2017, y que no incluye el Decreto 1413 de agosto de 2017 relacionado con la prestación de los servicios digitales ciudadanos, el Decreto 1499 de 2017 que incluye los lineamientos de la Política de Gobierno Digital y Seguridad Digital, ni el Decreto 612 de abril de 2018 relacionado con la integración al Plan de Acción del Plan de Tratamiento de Riesgo, el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información y el PETIC; normatividad necesaria para el cumplimiento y operación del proceso, lo cual indica que está desactualizado. Incumpliendo el procedimiento de control de control de documentos SIG-P-01"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n\n1. No existe un lineamiento que establezca la periodicidad de actualización del normograma del proceso.\n2. No existe la asignación de la persona responsable del tema de calidad en el proceso, para actualizar el normograma.\n3. No existe implementación de buenas prácticas a la hora de identificar las nuevas normas que le aplican al proceso, con el fin de actualizar el normograma."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"1. No existe un lineamiento que establezca la periodicidad de actualización del normograma del proceso."]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":10,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Revisando el archivo del proceso y cotejando contra las Tablas de Retención Documental – TRD- de la oficina, se encontró que no se cumplen los criterios de archivo definidos en la TRD y que no se tienen series y subseries asignadas al tema de proyectos y el manejo de los proveedores relacionados. Para el caso de información consultada en el domus file, se presentaron problemas con el acceso a la misma desde cualquier computador, dificultando la revisión de evidencias.\nLo observado anteriormente podría materializar el riesgo de pérdida de información, e incumple el manejo adecuado del archivo de gestión institucional."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\nDesconocimiento de la tabla de retención documental\nDesconocimiento de los lineamientos para la gestión de una TRD\nLas funciones están asignadas al cargo de Secretaria que actualmente la oficina TIC no dispone.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":11,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,10],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Oportunidad de Mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia que el análisis y evaluación de los datos del proceso no es consistente con la información que los soporta. Al revisar el plan de acción, se encuentra que el reporte de avance no es consistente con los datos: Al corroborar las evidencias y el porcentaje de avance reportado por el proceso, se encuentra la iniciativa 3 de Gestión de conocimiento, en la cual el producto esperado es un documento de diagnóstico, al que se dio un porcentaje de avance en febrero de 30% considerando que se había elaborado el plan de trabajo (en borrador para presentar a un comité, sin fechas ni responsables) y actas de dos reuniones, evidencias que no representan el 30% de los productos esperados: el documento de autodiagnóstico y las actividades del plan de trabajo. Al corroborar las evidencias y el porcentaje de avance reportado de 100% para la Iniciativa 7: Planear y gestionar los servicios de TI, se encuentra que esta tiene tres actividades cuyos entregables respectivamente son: 1. Gestionar los servicios de TI de acuerdo a solicitudes realizadas - Formato de indicador SG-S-06 2. Garantizar la continuidad de los procesos de negocio y servicios de TI de acuerdo a solicitudes realizadas – Reporte en formato Excel 3. Garantizar los sistemas de información de acuerdo a los requerimientos de necesidades internas para ser actualizados de acuerdo a solicitudes realizadas - Reporte en formato Excel Al revisar la información reportada se encuentra que la meta definida por el área para la actividad 1 no es consistente con el indicador del proceso TR02. Al revisar los entregables de la actividad 2 se encuentra que en el informe cualitativo reportan que “ Durante el mes de febrero se operaron correctamente las plataformas tecnológicas del Ministerio con los servicios tecnológicos ofrecidos con un total de 407 casos”, dato que no es consistente frente al análisis reportado del indicador de Eficiencia que reporta “ el número de total de casos cerrados en el periodo de 1.151, de los cuales 942 casos fueron solucionados satisfactoriamente por el grupo y quedaron pendientes 194 casos abiertos vencidos en el periodo”, no es claro si de estos casos pendientes alguno afecta la continuidad del negocio. Al revisar los entregables de la actividad 3 se encuentra que en el informe cualitativo reportan que “el seguimiento a los sistemas de información que son administrados por el grupo requirieron de diferentes actividades para ser solucionados, dada las fallas y administración de los sistemas que se requirieron, con un total de 41 casos”, en el reporte cualitativo no se encuentra análisis frente al cumplimiento de dichos requerimientos considerando los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos. Lo anterior indica que no se han analizado ni evaluado los datos para identificar la necesidad de mejoras frente a los Acuerdos de Nivel de Servicio."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\nNo se acordó con la OAP los porcentajes de avance y las correspondencias de acuerdo a los entregables\nEl porcentaje de avance ejecutado no representa para la OAP y OCI el cumplimiento que se registró en los entregables parciales mensuales\nfalta de planificación en la definición de los entregables parciales\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No se acordó con la OAP los porcentajes de avance y las correspondencias de acuerdo a los entregables"]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":12,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,10],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar los indicadores del proceso, se encuentra que los existentes no miden el objetivo del proceso actual determinada en la caracterización del mismo, el cual es: Formular e implementar el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las  omunicaciones en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante proyectos de Tecnología de información que faciliten a los usuarios sistemas de información adecuados para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Entidad.\nRevisando el objetivo y los indicadores actuales no se encuentra seguimiento y medición de:  el grado de implementación del PEI  el avance de los proyectos de TI\n retroalimentación de la adecuación de los sistemas de información.\nLos indicadores reportados corresponden a la estrategia en línea, la cual se hace con base en la información que reporta el FURAG, donde el reporte actual corresponde a 2016, lo que indica que este mecanismo de seguimiento y medición del proceso no es adecuado como fuente para la identificación de acciones de mejora oportunas."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n1. No existe seguimiento periódico sobre la gestión de los indicadores\n2. Los indicadores existentes no miden la gestión del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"2. Los indicadores existentes no miden la gestión del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":13,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,10],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al revisar las acciones tomadas correspondientes a la estrategia de GEL en consideración con el incumplimiento de los plazos establecidos en el ARTÍCULO 2.2.9.1.3.2. del Decreto Único Reglamentario 1078 de 2015, TÍTULO 9 - POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, SECCIÓN 3 - MEDICIÓN, MONITOREO Y PLAZOS, no se encuentra evidencia de las acciones tomadas que permitan cumplir con los requisitos normativos de Min Tics vigentes."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n1. No se le hacía seguimiento al plan de GEL\n2. No se tenía claridad de la ubicación de las matrices que se generaron como parte de la gestión del Plan de GEL\n3. Uno de los responsables de la evidencia no se encontraba al momento de la auditoría"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"1. No hay una buena práctica al interior del proceso para realizar el monitoreo al plan de mejoramiento."]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":14,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[31,1,31,10],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al solicitar el plan de mejoramiento del proceso se encuentra en la web el archivo en Excel, cual esta actualizado hasta octubre de 2017 y no tiene los seguimientos correspondientes según los planes de acción planteados, ni el seguimiento de cierre de vigencia actualizado, incumpliendo el procedimiento de SIG-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Ideas:\n\n\n1. No hay una buena práctica al interior del proceso para realizar el monitoreo al plan de mejoramiento.\n2. No existe la asignación de la persona responsable del tema de calidad en el proceso, para actualizar dicho documento.\n"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"1. No hay una buena práctica al interior del proceso para realizar el monitoreo al plan de mejoramiento."]

{"sheet":"Análisis causa 16","index":15,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Los riesgos y controles asociados al proceso, no están completamente identifcados y los controles no mitigan y/o no están asociados al riesgo."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-11"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez - Rosamaría Nivia"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Malinterpretación de la norma\n1. Ajuste del objetiivo del proceso.\n2. No es clara la metodología de administración del riesgo de la Entidad\n3. No se cuenta con una persona al interior de la Oficina TIC con la competencia y en la que se centralice la responsabilidad"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"3. No se cuenta con una persona al interior de la Oficina TIC con la competencia y en la que se centralice la responsabilidad"]

{"sheet":"Análisis causa 17","index":16,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",17]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se evidencia en el formato GPT-F-02 \"Cuadro atención de contenidos y responsables\" la información relacionada con la última publicación de los trámites solicitada por el grupo de atención al usuario y archivo del proceso, incumpliendo el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2015 que establece la necesidad de asegurar la disponibilidad de la información documentada cuando se necesite."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-09-24"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por qués.\n1. Porque no conocen la importancia de tener el control sobre las publicaciones de la página web\n2. Porque se solicitó a las áreas el diligenciamiento del formato y las áreas no respondieron a la solicitud\n3. Porque las áreas no se encuentran comprometidas con el proceso definido para el diligenciamiento del formato"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"\n3. Porque las áreas no se encuentran comprometidas con el proceso definido para el diligenciamiento del formato"]

{"sheet":"Análisis causa 18","index":17,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,24,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",18]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Asegurar, en la documentación del proceso, que la determinación de roles y responsabilidades estén soportados en el personal de planta, debido a que los contratos de prestación de servicios no contemplan funciones permanentes que garanticen la continuidad de la gestión de la Entidad, sino actividades de apoyo a la gestión. Numeral 5.3"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-09-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Luz Gómez"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por qués\n1. Se puede presentar porque en la oficina hay personal con contratos de prestación de servicios\n2. Se puede presentar porque dentro de las obligaciones de apoyo de estos contratistas, existen actividades relacionadas con la operacionalidad de la entidad.\n3. Se puede presentar porque en la actualidad, no existe una persona de planta como backup de los temas de publicaciones en la web, en caso de que la persona de planta encargada se vaya de vacaciones."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"3. Se puede presentar porque en la actualidad, no existe una persona de planta como backup de los temas de publicaciones en la web, en caso de que la persona de planta encargada se vaya de vacaciones."]