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[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión de recursos físicos"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerificación y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Continuar con las acciones administrativas necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles que se encuentran en trámite.","AP","Debido al agotamiento de la vida útil de los bienes muebles adquiridos al interior de la entidad,  por su utilización, los procesos de baja de los mismos deben hacerse periódicamente.","1. Realizar el levantamiento físico de Inventario de los elementos susceptibles de baja a cargo de la Entidad.","2018-09-24","2019-04-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","29/01/2019\n\n15/03/2019\n\n14/05/2019\n\n30/11/2019\n\n31/05/2020\n\n30/11/2020\n\n31/12/2021","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(26/12/2017) De acuerdo a la verificación a los hallazgos y a las observaciones realizadas el 12/10/2017 por el Auditor Interno de Calidad, se realiza la redefinición de 3 nuevas actividades evidenciadas en este archivo para establecer la eficacia de la actividad.\n\n(31/01/2018) Se realiza revisión del plan y se amplia la fecha debido a la modificación de actividades realizada con el propósito de cumplir con el alcance de la no conformidad y/o recomendación.\n\n(06/04/2018) Se solicita la ampliación del plazo mediante memorando enviado a la OAP.\n\n(18/06/2018) Se amplia el plazo debido a que nos encontramos a la espera de que el proveedor del Sistema de Inventarios realice unas mejoras y modificaciones necesarias para llevar a cabo el trámite. Se solicitó a Soporte Técnico bajo Memorando No. 2018IE0006803 del 14 de junio de 2018.\n\n(23/07/2018) Se culmino con la actividad No. 1  \"Continuar con la actualización del inventario de los elementos susceptibles de baja a partir del levantamiento físico del inventario vigencia 2017\", se adjunta como evidencia el listado de bienes firmado.\n\n(24/09/2018) \n- Por directriz de la Secretaría General debe realizarse nuevamente el levantamiento físico de inventarios, por lo anterior se ve la necesidad de abrir una nueva actividad ya que la primera se encontraba cumplida al 31/08/2018. Esta nueva actividad da continuidad a la primera. Se evidencia mediante borrador.\n- Se envía correo electrónico el día 20 de septiembre solicitando la prorroga de la actividad \"Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citación a comité de bajas y proyección de la resolución de bajas.\" debido a las inconsistencias que se siguen presentando en el SEVEN.\n\n(03/12/2018)\n-Se envía comunicado a todo el Ministerio con la circular del levantamiento de inventarios a realizar hasta finalizar la vigencia. Se evidencia correo de envío.\n- Se envía correo electrónico el día 30 de noviembre solicitando la prorroga de la actividad \"Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citación a comité de bajas y proyección de la resolución de bajas.\"\n\n(27/12/2018) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número tres (3) y cuatro (4) cuya fecha de finalización actual es 31/12/2018; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles y a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución.\n\n(29/01/2019) (i)De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1); atentamente nos permitimos solicitar la eliminación de dicha actividad ya que se está realizando el levantamiento físico del inventario de la vigencia 2018. (ii) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número dos (2) y tres (3) cuya fecha de finalización actual es 31/01/2019; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles, a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución y a que en el mes de enero no se realizaron las contrataciones necesarias para adelantar el proceso.\n\n(15/03/2019) Mediante correo electrónico de conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); se solicita la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo. Se solicita ampliar las fechas de culminación de la actividades de la siguiente manera:\nActividad 1: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 2: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 3: hasta el día 30 de junio de 2019.\n\n(14/05/2019) A 30 de Abril se culminó el Inventarió Físico de las diferentes sedes del MVCT. Se adjuntan pruebas aleatorias de los formatos firmados por cuentadante. De ser necesario ampliar la evidencia por favor solicitarla al Grupo de Recursos Físicos debido a su gran cantidad.\n\n(30/11/2019) De acuerdo a la solicitud de la Oficina Asesora de Planeación se anexa el registro de activos de terceros de todos los Servidores Públicos de la Entidad y El Acta de Bajas junto con el anexo que establece los los activos a dar de baja. Lo anterior con el fin de dar eficacia a la actividad y poder realizar el cierre de la misma.\n\n(31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\n\n(30/11/2020) Durante el mes de noviembre se realizaron avances en el proceso de baja de activos en cabeza del Grupo de Recursos Físicos; Estos avances estuvieron enfocados en el apoyo técnico para la elaboración de estudios previos para proceso de intermediación, Se realizó por parte de Recursos Físicos estudio de mercado que permitiera complementar la información necesaria para la conformación del proceso. Para final del mes de noviembre quedo remitido ante la Oficina de Contratos para verificación y publicación el proceso contractual que permite la intermediación y posterior comercialización de los bienes dados de baja por medio de la Resolución 0431 del 28 de junio de 2019. Como evidencia se adjunta documentos finales radicados en la oficina de contratos para publicación de proceso.\n\n(31/12/2020) Se firma contrato No. 1124 de 2020 con SUPERBID COLOMBIA SAS con el siguiente objeto: \"Contratar un intermediario comercial que lleve a cabo el  proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no\nse requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.\" y se comienzan a adelantar todas las gestiones necesarias para la comercialización de los elementos.","CUMPLIDA","23/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n26/03/2021","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP\n\nJeison Ramirez - Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"24/09/2018:Se evidencian correos electrónicos del 19 de septiembre con la propuesta del  nuevo cronograma y circular para el levantamiento de inventarios por parte del contratista encargado del proceso al Coordinador del GRF.\n\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 28 de septiembre de 2018 en asunto: Cronograma levantamiento físicos evidencia circular con radicado 2018IE0013812 Asunto: Levantamiento físico de inventarios vigencia 2018, para todo el Ministerio,\n\n31/07/2019: El proceso aporta  6 formatos de \"relación de activos por tercero responsable\", donde se evidencia el inventario de elementos por funcionario. \n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se aporta el archivo \"RELACION DE ACTIVOS POR TERCERO RESPONSABLE\" de reporte del aplicativo SEVEN, de los activos a cargos de terceros, soportando el levantamiento de inventarios de los elementos suceptibles de bajas. Asimismo, se observa como resultado del este levantamiento, el Acta suscrita el 28 de junio de 2019, del Comité de Comercialización de bienes muebles e inmuebles, donde se enlistan los elementos destinados a darse de baja. \n\n26/03/2021: Esta actividad se encuentra cerrada con efectividad, sin embargo el procedo adjunta evidencia del contrato 1124 de 2020 suscrito entre el ministerio de vivienda, ciudad y territorio y superbid colombia sas con el siguiente objeto “Contratar  un  intermediario  comercial  que  lleve  a  cabo  el proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no se requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.” y se enlista los elemento destinados a darse de baja.\n\nPor otro lado se evidencia que el proceso cargo la evidencia pero no cumplio con el monitoreo en los tiempos establecidos.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","Juan Carlos Calderón \n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAVEDRA","26/10/2018: Se evidencia correos electrónicos, así:\n1. Circular cronograma inventarios \n2. Cronograma levantamiento físico final\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. \n\n13/03/2019: Se suministró a la OCI correo electrónico enviado por parte del proceso a la OAP el día 15 de marzo de 2019, solicitando la ampliación del plazo para el cumplimiento de la actividad, quedando a 30 de abril de 2019, argumentando lo siguiente: \"De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); atentamente nos permitimos solicitar la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo.\" \nSe requiere actualizar el monitoreo por actividad, y que el mismo se encuentre enmarcado en el cumplimiento de la misma, aportando las evidencias correspondientes.\n\n21/08/2019: Se evidenció avance de la actividad con las evidencias aportadas por el proceso (Registro de activos de tercero responsable de Maryan Paola Herrera Morales, Diana Marisol Herrera y Briam Brito Polo ). No obstante, los soportes no son suficientes para establecer el cierre de la misma y se sugiere, anexar para los próximos monitoreos el Registro de Activos de Terceros de los todos servidores públicos de la entidad en medio digital y el informe que establece los activos a dar de baja. Por lo anterior, se determina que el estado de la actividad permanece abierto. \nPor otra parte, se recomienda a la OAP revisar la pertinencia de incluir en el seguimiento al proceso que el proceso aporte la mayor parte de evidencias que faciliten el análisis de la misma e informe correspondientes. Para finalizar la OCI alerta el incumplimiento de la actividad “1. Realizar el levantamiento físico de Inventario de los elementos susceptibles de baja a cargo de la Entidad\" debido a que finalizó el período de ejecución de la misma desde el 30 de abril 2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del listado de activos por tercero de los servidores públicos del MVCT (Reporte SEVEN)  así como el levantamiento físico de los elementos susceptibles de baja, mediante el Acta suscrita el 28 de junio de 2019  del Comité de Comercialización de bienes muebles e inmuebles, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta como una oportunidad de mejora para el proceso. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al cumplimiento oportuno de las acciones propuestas, toda vez que esta actividad fue cumplida de forma posterior a su fecha de vencimiento, la cual era el 30/04/2019. \nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de disposición final  de los activos dados de baja conforme a la normatividad ambiental vigente, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.  \n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, donde informa que \"En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución\", en la presente evaluación no es posible determinar la efectividad hasta tanto se remitan los soportes mencionados, razón por la cual, esta oficina queda a la espera de la remisión de los soportes de disposición final a la última baja efectuada en la Entidad posterior al levantamiento de la presente acción.","CUMPLIDA","SI","26/02/2021: Realizada la evaluación de la OCI se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Seis (6) documentos en formato WORD correspondientes a los anexos de la oferta - Pliego de condiciones para CONTRATAR UN INTERMEDIARIO COMERCIAL QUE LLEVE A CABO EL PROCESO DE ENAJENACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES CONSIDERADOS OBSOLETOS, INSERVIBLES O SERVIBLES Y QUE NO SE REQUIEREN PARA EL NORMAL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO. \n- Documento PDF correspondiente al correo electrónico de fecha 21/10/2020 donde se remiten los estudios previos intermediación comercial - Ministerio\n- Oferta comercial entregada por SUBASTAS Y COMERCIO SAS\n- Resolución 0431 de 2019 por la cual se ordena la baja de bienes muebles inservibles del MVCT\nPor lo anterior, se valida el cumplimiento de las acciones administrativas y las acciones programadas para eliminar la causa raíz del presente ítem, dando cierre al mismo con efectividad.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
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[null,null,null,null,null,"2. Realizar el proyecto de Acta de comité de bajas y de la resolución de bajas.","2018-03-01","2019-04-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","29/01/2019\n\n14/05/2019\n\n30/11/2019\n\n31/05/2020\n\n30/11/2020\n\n31/12/2021","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(30/06/2017) Durante el año 2016, se inicio con la identificación de los bienes susceptible de baja y en la vigencia 2017, se culmino la identificación y valorización de los bienes, los cuales fueron reportados a la OCI, mediante memorando .No.2017IE0006837 del fecha 30 de junio de 2017; a la fecha del seguimiento el proceso se encuentra realizando solicitudes de conceptos técnicos para cada elemento identificado para baja.\n\n(26/12/2017) De acuerdo a la verificación a los hallazgos y a las observaciones realizadas el 12/10/2017 por el Auditor Interno de Calidad, se realiza la redefinición de 3 nuevas actividades evidenciadas en este archivo para establecer la eficacia de la actividad.\n\n(31/01/2018) Se realiza revisión del plan y se amplia la fecha debido a la modificación de actividades realizada con el propósito de cumplir con el alcance de la no conformidad y/o recomendación.\n\n(06/04/2018) Se solicita la ampliación del plazo mediante memorando enviado a la OAP.\n\n(18/06/2018) Se amplia el plazo debido a que nos encontramos a la espera de que el proveedor del Sistema de Inventarios realice unas mejoras y modificaciones necesarias para llevar a cabo el trámite. Se solicitó a Soporte Técnico bajo Memorando No. 2018IE0006803 del 14 de junio de 2018.\n\n(24/09/2018) \nSe envía correo electrónico el día 20 de septiembre solicitando la prorroga de la actividad \"Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citación a comité de bajas y proyección de la resolución de bajas.\" debido a las inconsistencias que se siguen presentando en el SEVEN.\n\n(03/12/2018)\n- Se envía correo electrónico el día 30 de noviembre solicitando la prorroga de la actividad \"Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citación a comité de bajas y proyección de la resolución de bajas.\"\n\n(27/12/2018) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número tres (3) y cuatro (4) cuya fecha de finalización actual es 31/12/2018; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles y a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución.\n\n(29/01/2019) (i)De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1); atentamente nos permitimos solicitar la eliminación de dicha actividad ya que se está realizando el levantamiento físico del inventario de la vigencia 2018. (ii) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número dos (2) y tres (3) cuya fecha de finalización actual es 31/01/2019; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles, a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución y a que en el mes de enero no se realizaron las contrataciones necesarias para adelantar el proceso.\n\n(15/03/2019) Mediante correo electrónico de conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); se solicita la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo. Se solicita ampliar las fechas de culminación de la actividades de la siguiente manera:\nActividad 1: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 2: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 3: hasta el día 30 de junio de 2019.\n\n(14/05/2019) Se realiza la definición de la actividad por redacción de la misma después de revisión con la Subdirección Administrativa y se envían las evidencias para su cumplimiento: Proyecto de Acta de comité y Proyecto de Resolución, así como el listado definitivo de bajas a realizar a la fecha.\n\n(30/11/2019) Atendiendo a las observaciones realizadas por la OCI se adjunta como evidencia de la acción el Acta de Baja junto con su informe de elementos y la resolución oficial firmada. Lo anterior con el fin de darle eficacia a la acción y su posterior cierre.\n\n(31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\n\n(30/11/2020) Durante el mes de noviembre se realizaron avances en el proceso de baja de activos en cabeza del Grupo de Recursos Físicos; Estos avances estuvieron enfocados en el apoyo técnico para la elaboración de estudios previos para proceso de intermediación, Se realizó por parte de Recursos Físicos estudio de mercado que permitiera complementar la información necesaria para la conformación del proceso. Para final del mes de noviembre quedo remitido ante la Oficina de Contratos para verificación y publicación el proceso contractual que permite la intermediación y posterior comercialización de los bienes dados de baja por medio de la Resolución 0431 del 28 de junio de 2019. Como evidencia se adjunta documentos finales radicados en la oficina de contratos para publicación de proceso.\n\n(31/12/2020) Se firma contrato No. 1124 de 2020 con SUPERBID COLOMBIA SAS con el siguiente objeto: \"Contratar un intermediario comercial que lleve a cabo el  proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no\nse requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.\" y se comienzan a adelantar todas las gestiones necesarias para la comercialización de los elementos.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n26/03/2021","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP\n\nJeison Ramirez - Contratista OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q12:U12,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V12=5,100,IF(V12=4,95,IF(V12=3,90,IF(V12=2,70,IF(V12=1,50,IF(V12=0,0))))))","v":0},"24/09/2018: No ha dado inicio la actividad ya que esta proyectado para terminar en noviembre de 2018.\n\n11/01/2019: Se evidencia dentro de correo electrónico del 30 de noviembre de 2018 asunto: Solicitud prorroga oportunidad de mejora-Continuar con las acciones administrativas necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles que se encuentran en tramite, documentos adjunto resolución baja y acta baja No 001 del 22 de noviembre de 2018.\n\n31/07/2019: Se aporta proyecto de acta de comité de bajas No. 001  y proyecto de resolución de baja, sin embargo no se evidencia el avance en la ejecución de la actividad en la vigencia 2019. Asimismo, se aporta correo del 27 de mayo, de solicitud de modificación de actividad. \nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa el Acta del 28 de junio de 2019, del Comité de Comercialización de bienes muebles e inmuebles, donde se enlistan los 473 elementos destinados a darse de baja. Asimismo, la Resolución No. 0431 del 28 del junio de 2019 \"Por la cual se ordena la baja de bienes muebles inservibles\" firmada por la Subdirectora de Servicios Administrativos.\n\n26/03/2021: Esta actividad se encuentra cerrada con efectividad, sin embargo el procedo adjunta evidencia del contrato 1124 de 2020 suscrito entre el ministerio de vivienda, ciudad y territorio y superbid colombia sas con el siguiente objeto “Contratar  un  intermediario  comercial  que  lleve  a  cabo  el proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no se requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.” y se enlista los elemento destinados a darse de baja.\n\nPor otro lado se evidencia que el proceso cargo la evidencia pero no cumplio con el monitoreo en los tiempos establecidos.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/10/2020","Juan Carlos Calderón \n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA LUCIA BERMUDEZ BETANCOURT\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","31/05/2018: A la fecha de la evaluación, no se efectuó por parte del proceso la baja de los bienes identificados a través de la relación de  los bienes.\n\n26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. \n\n13/03/2019: Se suministró a la OCI correo electrónico enviado por parte del proceso a la OAP el día 15 de marzo de 2019, solicitando la ampliación del plazo para el cumplimiento de la actividad, quedando a 30 de abril de 2019, argumentando lo siguiente: \"De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); atentamente nos permitimos solicitar la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo.\" \n\nSe requiere actualizar el monitoreo por actividad, y que el mismo se encuentre enmarcado en el cumplimiento de la misma, aportando las evidencias correspondientes.\n\n21/08/2019: Se evidenció avance de la actividad debido a que el proceso aportó el proyecto de resolución de bajas y la proyección del Acta Comité de Bajas No-001. No obstante, no es suficiente toda vez que no se anexó el informe del inventario de bienes que establece los activos a dar de baja, ni el acta firmada, ni la resolución oficial. Por lo anterior, se determina que el estado de la actividad permanece abierto. \n\nLa OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"2. Realizar el proyecto de Acta de comité de bajas y de la resolución de bajas\" debido a que finalizó el período de ejecución de la misma desde el 30 de abril 2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del Acta N° 01 del comité de bajas y  la Resolución N° 0431 de fecha 28 de junio del 2019 \"por la cual se ordena la baja de bienes muebles inservibles\"  suscrita por la subdirección de Servicios Administrativos, y  anexó el listado de los activos para dar de baja. (473 elementos),  dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta como una oportunidad de mejora para el proceso. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al cumplimiento oportuno de las acciones propuestas, toda vez que esta actividad fue cumplida de forma posterior a su fecha de vencimiento, la cual era el 30/04/2019. \n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de disposición final  de los activos dados de baja conforme a la normatividad ambiental vigente, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.  \n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, donde informa que \"En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución\", en la presente evaluación no es posible determinar la efectividad hasta tanto se remitan los soportes mencionados, razón por la cual, esta oficina queda a la espera de la remisión de los soportes de disposición final a la última baja efectuada en la Entidad posterior al levantamiento de la presente acción.","CUMPLIDA"]
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[null,null,null,null,null,"3. Autorización de la baja de bienes mediante la Resolución.","2018-04-01","2019-06-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","29/01/2019\n\n14/05/2019\n\n28/06/2019\n\n30/11/2019\n\n31/05/2020\n\n30/11/2020\n\n31/12/2021","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(26/12/2017) De acuerdo a la verificación a los hallazgos y a las observaciones realizadas el 12/10/2017 por el Auditor Interno de Calidad, se realiza la redefinición de 3 nuevas actividades evidenciadas en este archivo para establecer la eficacia de la actividad.\n\n(31/01/2018) Se realiza revisión del plan y se amplia la fecha debido a la modificación de actividades realizada con el propósito de cumplir con el alcance de la no conformidad y/o recomendación.\n\n(06/04/2018) Se solicita la ampliación del plazo mediante memorando enviado a la OAP.\n\n(18/06/2018) Se amplia el plazo debido a que nos encontramos a la espera de que el proveedor del Sistema de Inventarios realice unas mejoras y modificaciones necesarias para llevar a cabo el trámite. Se solicitó a Soporte Técnico bajo Memorando No. 2018IE0006803 del 14 de junio de 2018.\n\n(27/12/2018) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número tres (3) y cuatro (4) cuya fecha de finalización actual es 31/12/2018; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles y a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución.\n\n(29/01/2019) (i)De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1); atentamente nos permitimos solicitar la eliminación de dicha actividad ya que se está realizando el levantamiento físico del inventario de la vigencia 2018. (ii) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número dos (2) y tres (3) cuya fecha de finalización actual es 31/01/2019; se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles, a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución y a que en el mes de enero no se realizaron las contrataciones necesarias para adelantar el proceso.\n\n(15/03/2019) Mediante correo electrónico de conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); se solicita la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo. Se solicita ampliar las fechas de culminación de la actividades de la siguiente manera:\nActividad 1: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 2: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 3: hasta el día 30 de junio de 2019.\n\n(14/05/2019) Se tiene plazo hasta el 30/06/2019, una vez se culmine con la actividad 2 se procederá con ésta.\n\n(28/06/2019) Se realiza la baja de los bienes por medio de la Resolución No. 431 del 28 de junio de 2019, se adjunta como evidencia. \n\n(30/11/2019) De conformidad con las observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, se evidencia El Acta de Bajas, la Resolución No. 431 de junio de 2019 y La publicación de la misma con el fin de dar eficacia a la acción y posterior cierre.\n\n(31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\n\n(30/11/2020) Durante el mes de noviembre se realizaron avances en el proceso de baja de activos en cabeza del Grupo de Recursos Físicos; Estos avances estuvieron enfocados en el apoyo técnico para la elaboración de estudios previos para proceso de intermediación, Se realizó por parte de Recursos Físicos estudio de mercado que permitiera complementar la información necesaria para la conformación del proceso. Para final del mes de noviembre quedo remitido ante la Oficina de Contratos para verificación y publicación el proceso contractual que permite la intermediación y posterior comercialización de los bienes dados de baja por medio de la Resolución 0431 del 28 de junio de 2019. Como evidencia se adjunta documentos finales radicados en la oficina de contratos para publicación de proceso.\n\n(31/12/2020) Se firma contrato No. 1124 de 2020 con SUPERBID COLOMBIA SAS con el siguiente objeto: \"Contratar un intermediario comercial que lleve a cabo el  proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no\nse requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.\" y se comienzan a adelantar todas las gestiones necesarias para la comercialización de los elementos.","CUMPLIDA","24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP\n\nJeison Ramirez - Contratista OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/09/2018: No ha dado inicio la actividad ya que esta proyectado para terminar en diciembre de 2018.\n\n11/01/2019: Se evidencia dentro de correo electrónico del 30 de noviembre de 2018 asunto: Solicitud prorroga oportunidad de mejora-Continuar con las acciones administrativas necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles que se encuentran en tramite, documentos adjunto resolución baja y acta baja No 001 del 22 de noviembre de 2018.\n\n31/07/2019: El proceso aporta correo electrónico de solicitud de ampliación de fecha de finalización de la actividad  a 30/06/2019. No se evidencia avance en la ejecución de la actividad en la vigencia 2019.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa el Acta del 28 de junio de 2019, del Comité de Comercialización de bienes muebles e inmuebles, donde se enlistan los 473 elementos destinados a darse de baja. Asimismo, la Resolución No. 0431 del 28 del junio de 2019 \"Por la cual se ordena la baja de bienes muebles inservibles\" firmada por la Subdirectora de Servicios Administrativos y el pantallazo que evidencia la publicación de la misma.\n\n26/03/2021: Esta actividad se encuentra cerrada con efectividad, sin embargo el procedo adjunta evidencia del contrato 1124 de 2020 suscrito entre el ministerio de vivienda, ciudad y territorio y superbid colombia sas con el siguiente objeto “Contratar  un  intermediario  comercial  que  lleve  a  cabo  el proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no se requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.” y se enlista los elemento destinados a darse de baja.\n\nPor otro lado se evidencia que el proceso cargo la evidencia pero no cumplio con el monitoreo en los tiempos establecidos.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","Juan Carlos Calderón \n\nJEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES \n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. \n\n13/03/2019: Se suministró a la OCI correo electrónico enviado por parte del proceso a la OAP el día 15 de marzo de 2019, solicitando la ampliación del plazo para el cumplimiento de la actividad, quedando a 30 de abril de 2019, argumentando lo siguiente: \"De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); atentamente nos permitimos solicitar la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo.\" \nSe requiere actualizar el monitoreo por actividad, y que el mismo se encuentre enmarcado en el cumplimiento de la misma, aportando las evidencias correspondientes.\n\n21/08/2019: Se evidenció avance de la actividad con los documentos aportados del Proyecto de Resolución de bajas y la proyección del Acta Comité de Bajas No-001. Sin embargo, no es posible establecer el cierre de la actividad. \nLa OCI recomienda, revisar la pertinencia de aportar una vez sea aprobada el acta, la resolución de bajas y su publicación para determinar el cierre de la actividad. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la autorización de  baja de bienes  realizada mediante  la Resolución N° 0431 de fecha 28 de junio del 2019 \"por la cual se ordena la baja de bienes muebles inservibles\"  suscrita por la subdirección de Servicios Administrativos, así como el soporte de la publicación en la página web  del MVCT,  dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta como una oportunidad de mejora para el proceso.\n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de disposición final  de los activos dados de baja conforme a la normatividad ambiental vigente, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.  \n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información reportada por el proceso, donde informa que \"En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución\", en la presente evaluación no es posible determinar la efectividad hasta tanto se remitan los soportes mencionados, razón por la cual, esta oficina queda a la espera de la remisión de los soportes de disposición final a la última baja efectuada en la Entidad posterior al levantamiento de la presente acción.","CUMPLIDA"]
[2,"Oportunidad de Mejora","Se recomienda revisar la documentación del proceso.","AP","Cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad y cumplimiento normativo vigente.","Caracterización, Normograma, Matriz de Comunicaciones y Matriz de riesgos actualizados.","2017-05-01","2019-06-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","29/01/2019\n\n14/05/2019\n\n28/06/2019\n\n28/07/2019\n\n30/11/2019\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","\n29/01/2019: Se realiza cumplimiento de las siguientes actividades, así: \n\nCaracterización: Se realizaron mesas de trabajo con la SSA (10/05/2018), se envío correo electrónico a la SSA para envío a la OAP. El 18/06/2018 se realizó la actualización a la misma de acuerdo a la Resolución 0035 de 2011 y el informe de auditoría interna. Con fecha 13/07/2018 fue aprobada y publicada la caracterización del proceso.\n\nMatriz de Comunicaciones: Se participó en la reunión el día 12 de junio de 2018 del Grupo de Comunicaciones Internas y Externas para actualización de la matriz y ésta se envió actualizada el día de 15 de junio luego de ser aprobada por comunicaciones a la OAP.  El 16/11/2018 nuevamente se realiza actualización de control de cambios de la matriz la cual se encuentra publicada.\n \nNormograma: esta actividad se encuentra pendiente de realizar en la vigencia 2019.\n\nMapa de riesgos:  mediante solicitud 2019IE0001647 del 8 de febrero de 2019 se realizo actualización de las acciones complementarias de los riesgos y algunas evidencias de controles.\n\n(14/05/2019) Se tiene plazo de terminación al 30/06/2019.\n\n(28/06/2019) Se solicita a la OAP la ampliación del plazo de la presente actividad hasta el día 30 de septiembre de 2019. Lo anterior debido a factores internos que no dependen de nuestro proceso, ya que para la Matriz de Comunicaciones se dictó la siguiente directriz \" “…tener presente que los ajustes a la matriz de comunicaciones de su proceso se deben actualizar entre los meses de julio y agosto….\", se adjunta correo en el cuál la Oficina de Comunicaciones nos da respuesta y para el caso del Mapa de Riesgos, la herramienta definitiva aún se encuentra en revisión por la Oficina Asesora de Planeación y aún no se ha publicado en el SIG.\n\n(28/07/2019) Se tiene plazo hasta el 30/09/2019.\n\n(30/11/2019) Atendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Normograma del proceso y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0007346 del 26/06/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0007423 de 28/06/2019.\nAdicional a lo anterior y con relación a la actualización de la Matriz de comunicaciones se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0010901 del 19/09/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0011207 de 26/09/2019.\nLo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\n\n(31/05/2020) En atención a las obsevaciones de la OCI en cuanto a la  actualización de la documentación del proceso definida en la actividad, conforme al nuevo mapa de procesos del MVCT, se informa que aunque para el Grupo de Recursos Físicos no hubo modificaciones sustanciales al realizar dicha modificación, se han realizados los trámites para la actualización de la docuemtación: (i)  Se llevo a cabo la mesa de trabajo con la OAP y la OCI el 08 de mayo de 2020 para la modificación de la Caracterización del proceso y se envío la versión definitiva de la misma, nos encontramos a la espera de la autorización para el envío para publicación de la misma, se adjunta evidencia (ii) Mediante concepto técnico con número de radicado 2020IE0003348, se aprobó la publicación del Normograma  del proceso Gestión de Recursos Físicos con los ajustes realizados, se adjunta evidencia. (iii) Se realizó la solicitud de la OAP de la actualización del Plan de Comunicaciones, nos encontramos a la espera de aprobación y publicación, se adjunta evidencia. (iv) Mediante concepto técnico con número de radicado 2020IE0003538, se aprobó la actualización y publicación del Mapa de Riesgos Integrado en el proceso Gestión de Recursos Físicos, se adjunta evidencia.","CUMPLIDA","23/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"23/07/2018: Se verifican los documentos de solicitud actualizando la documentación del proceso entre ellos esta 2018 IE 0003713 y el concepto de aprobación de la OAP es 2018 IE 0003916, Ajuste a los controles del mapa de riesgos a través de 2018 IE 0003165 y el concepto de aprobación es 2018 IE 0003915, Se actualizan los procedimientos y formatos a través de solicitud 2018 IE 0003743 y se aprobó con concepto de la OAP 2018IE0004307, Se solicito ajuste de un formato GRF-F-27 por medio de 2018 IE0007916 y el concepto de aprobación por la OAP es el 2018 IE 0007922 y se evidencia publicación en el proceso de gestión de recursos físicos de los formatos actualizados. \n\n24/09/2018: Se evidencia solicitud de actualización de matriz de comunicaciones mediante memorando 2018IE0009580 del 15 de agosto de 2018 y su concepto de aprobación del 23 de agosto de 2018 No. 2018IE0009892.\n\n11/01/2019: Se evidencia el cumplimiento así: \n-Caracterización: Se realizaron mesas de trabajo con la SSA (10/05/2018), se envío correo electrónico a la SSA para envío a la OAP. El 18/06/2018 se realizó la actualización a la misma de acuerdo a la Resolución 0035 de 2011 y el informe de auditoría interna. Con fecha 13/07/2018 fue aprobada y publicada la caracterización del proceso.\n-Matriz de Comunicaciones: Se participó en la reunión el día 12 de junio de 2018 del Grupo de Comunicaciones Internas y Externas para actualización de la matriz y ésta se envió actualizada el día de 15 de junio luego de ser aprobada por comunicaciones a la OAP.  El 16/11/2018 nuevamente se realiza actualización de control de cambios de la matriz la cual se encuentra publicada.\n-Normograma: esta actividad se encuentra pendiente de realizar en la vigencia 2019.\n-Mapa de riesgos:  mediante solicitud 2019IE0001647 del 8 de febrero de 2019 se realizo actualización de las acciones complementarias de los riesgos y algunas evidencias de controles.\n\n31/07/2019:  Se aportan las evidencias así: \n-Caracterización: memorando con número de radicado 2018IE0008580, donde se remite a la OAP la caracterización del proceso Gestión de Recursos Físicos.\n-Matriz de Comunicaciones: correos electrónicos que evidencia la revisión por parte del Grupo de comunicaciones a la matriz de proceso, asimismo se aporta correo electrónico del 20/10/2018 con lineamientos emitos por el grupo de comunicaciones, la matriz de comunicaciones del proceso y el seguimiento realizado el 10/04/2019.\n-Mapa de riesgos:  concepto técnico  2019IE0002203 del 21 de febrero de 2019 se aprobó actualización de las acciones complementarias de los riesgos y algunas evidencias de controles. Se encuentra en proceso la actualización del mapa de riesgos a la nueva metodología.\n-Normograma: no se aporta  soporte de cumplimiento de esta actividad.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: \n-Matriz de Comunicaciones y Caracterización: se observa solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0010901 del 19 de septiembre de 2019 y concepto técnico con radicado No. 2019IE0011207 del 26 de septiembre de 2019, de revisión y aprobación de publicación de los documentos.\n- Normograma: se observa solicitud de modificación con radicado No. 2019IE0007346 del 26 de junio de 2019 y concepto técnico con radicado No. 2019IE0007423 del 28 de junio de 2019, de revisión y aprobación de publicación de los documentos.\n-Mapa de riesgos:  concepto técnico  2019IE0002203 del 21 de febrero de 2019 se aprobó actualización de las acciones complementarias de los riesgos y algunas evidencias de controles. Se encuentra en proceso la actualización del mapa de riesgos a la nueva metodología.","CUMPLIDA","\n26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA LUCIA BERMUDEZ BETANOCURT\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018:  El proceso aporta de evidencias la actualización de diferentes documentos del SIG, sin embargo se hace necesario la redefinición de la actividad estableciendo específicamente los documentos objeto de actualización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. \n\n13/03/2019: Se evidencia actualizaciones a los siguientes documentos:\n• Caracterización: Se evidencia correo electrónico del 16 de mayo de 2018, en el cual se relaciona la solicitud de revisión y aprobación al documento y memorando con radicado N° 2018IE0008580 a la OAP solicitando la publicación del documento en la página web. Esta se observó publicada en el SIG registrando en el control de cambios que el día 13/07/2018 fue aprobada y publicada.\n• Matriz de Comunicaciones: Se evidencia correos electrónicos de revisión de la matriz de comunicaciones entre el proceso Recursos Físicos y el proceso de comunicaciones durante los meses de junio y agosto de 2018. El 16/11/2018 nuevamente se realiza actualización de control de cambios de la matriz la cual se encuentra publicada. La anterior, se encuentra disponible en la página web del MVCT y en su control de cambios registra la ultima actualización el día 16 de noviembre de 2018.\n • Mapa de riesgos:  mediante formato: \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\", radicado N° 2019IE0001647 del 8 de febrero de 2019 se solicitó a la OAP la modificación del mapa de riesgos, de acuerdo a los siguientes campos:\na. Se modifica - Acción complementaria, fecha y registro del riesgo 1\nb. Se modifica - Acción complementaria, fecha y registro del riesgo 2\nc. Se modifica - Acción complementaria, fecha y registro del riesgo 5\nd. Se modifica la evidencia del control 4 del riesgo 3\nMediante formato: \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\" con radicado N° 2019IE0001647 emitido el 21 de febrero de 2019 con la aprobación para formalizar el mapa de riesgos en el SIG. \nSe evidencia mediante correo electrónico del 25 de febrero de 2019, la socialización del mapa de riesgos vigencia 2019 al interior del proceso.\n• Normograma: el proceso registra que la actividad se encuentra pendiente para dar cumplimiento durante la vigencia 2019.\n\n21/08/2019: El proceso presentó avance de la actividad aportando los documentos de: Caracterización del proceso,  acta 2 del 13 de mayo 2019 de la identificación del mapa de riesgos del proceso en la  mesa de trabajo y los formatos actualizados. No obstante, no anexó evidencias de la actualización del normograma del proceso que permita establecer el cierre de la actividad. Por lo anterior, el estado de la actividad permanece abierto. \nLa OCI recomienda, revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora que permitan el cierre de la misma en los próximos monitoreos y poder mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". \n\n15/03/2020:  El proceso aportó las evidencias de la actualización de la documentación del grupo de recursos físicos, referente a la caracterización,  matriz de comunicaciones y mapa de riesgos, según concepto técnico con radicado No. 2019IE0011207 del 26 de septiembre de 2019, de revisión y aprobación de publicación de los documentos, así mismo se remitió  el concepto técnico con radicado No. 2019IE0007423 del 28 de junio de 2019, correspondiente a la actualización del normograma; en cuanto al mapa de riesgos  se evidencia que  fue actualizado el 03 de septiembre del 2019, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el DAFP en la \"Guía para la Administración del Riesgo V4\", dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta como una oportunidad de mejora para el proceso. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al cumplimiento oportuno de las acciones propuestas, toda vez que esta actividad fue cumplida de forma posterior a su fecha de vencimiento, la cual era el 30/06/2019. \nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de actualización de la documentación del proceso definida en la actividad, conforme al nuevo mapa de procesos del MVCT, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de (4) cuatro carpetas denominadas “CARACTERIZACIÓN”,  “NORMOGRAMA”,  “MAPA DE RIESGOS ” y “PLAN DE COMUNICACIONES”, dentro de los cuales se encontraban  (11) once documentos,(8) ocho correos electrónicos, (2) dos conceptos técnicos y una matriz de caracterización en formato (EXCEL) , a través de los cuales se observa la actualización de los documentos relacionados en la acción de mejora en la vigencia 2020, así como los ejercicios de articulación con la segunda y tercera línea de defensa.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción de mejora propuesta por el proceso","Santiago Saavedra - Contratista OCI\n\nAlexandra Cortes - \nContratista OCI"]
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[3,"Auditorías Internas SIG","El procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos 8.0, Se observó que no contiene dentro de la descripción del procedimiento todas las actividades que en la práctica se realizan para su ejecución, por lo tanto, el procedimiento no refleja los controles necesarios para asegurar el objetivo y el alcance del procedimiento, teniendo en cuenta que el procedimiento documentado no se describe dentro del ciclo PHVA: se puede observar en otras:\na) La falta de planeación del procedimiento para establecer la periodicidad del procedimiento.\nb) Las actividades se ejecutan sin realizar planeación de por tanto no se pueden verificar el cumplimiento de las actividades previstas mediante controles efectivos y entrega oportuna de los productos.\nc) No se describe la actividad que permita analizar la recurrencia, cantidades, entre otros aspectos, de las   solicitudes de elementos por parte de diferentes dependencias. \nd) En entrevista al funcionario a cargo del suministro de elementos a los diferentes grupos de trabajo, se obtuvo que no se lleva un control formal (documentado) los criterios para aprobar o negar el suministro, sin embargo, en sus archivos personales lleva un control de la frecuencia en para la solicitud, a través de la cual toma decisiones.\ne) No se describe la actividad que se realiza para solicitar el pedido al proveedor, dejando desprovisto el procedimiento del control de la oportunidad para la atención del pedido. \nTeniendo en cuenta que el procedimiento debe servir como guía para solicitar las especificaciones y cantidades de los suministros necesarios, se observa en la actividad 2,  consolidación de las solicitudes de elemento;, en la actividad 3 la aprobación del coordinador del grupo de recursos físicos, sin embargo, menciona que se efectúa un “ proceso para la adquisición o suministros de los elementos” lo cual no es claro toda vez que en la actividad 4, referencia la copia del contrato pero se infiere que se valida la disponibilidad dentro del contrato de suministro de los elementos. Entre las dos últimas actividades referenciadas no es claro el criterio empleado por el coordinador para determinar las cantidades y especificaciones a requerir al contratista proveedor de dichos elementos.\nf) La actividad que hace referencia a la entrega de los elementos devolutivos hacia las dependencias no se encuentra documentada como una actividad, ella se describe parcialmente como parte de las Observaciones de la actividad 7 del procedimiento. \ng) En la actividad 9 la evidencia descrita “documento de entrega de elementos de consuno firmado “ se observó que no corresponde a la evidencia que en la práctica se utiliza, es decir, el formato GRF-F-04 “Solicitud de Elementos”, formato que además no refleja el control necesario para el recibo de elementos de consumo por parte de las dependencias ya que no hay un campo específico que permita al solicitante dar visto bueno de aceptación de los elementos que le son entregados frente a lo solicitado.|","AC","Falta de incorporación al procedimiento  de todas las actividades que se ejecutan, y los formatos a utilizar en el desarrollo del proceso.","1. Actualización y socialización del Procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos 8.0. y modificación y/o inclusión de formatos como puntos de control, relacionados con dicho procedimiento.\n","2018-08-01","2019-01-31",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","2020-05-31","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) Se realizó la citación a la primera mesa de trabajo para la actualización del procedimiento y sus formatos asociados para el 03 de agosto de 2018.\n\n(24/09/2018)  Se realizó la citación a la mesa de trabajo para la actualización del procedimiento y sus formatos asociados para el 26 de septiembre de 2018. Se modifica responsable del proceso dentro del GRF.\n\n(03/12/2018) Actividad con fecha de vencimiento el 31/12/2018.\n\n(27/12/2018) De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora, se solicitó la prórroga para el cumplimiento hasta el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que actualmente nos encontramos en la actualización de todos nuestros procedimientos y debido a tiempos de trámites no se alcanzaría a subir al Sistema Integrado de Gestión antes del 31 de diciembre de 2018.\n\n(29/01/2019) (i) Se solicita la eliminación de las actividades 2 y 3 por asesoría de Control Interno.\n(ii) Se redefine la actividad 1 incluyendo la modificación y/o creación de formatos, como puntos de control, asociados al procedimiento.\n(iii) Se envía a la OAP la solicitud de las modificaciones e inclusiones de el procedimiento y los formatos.\n\n(05/02/2019) Se envía correo electrónico \"Socialización Modificación Formatos y Procedimientos\" a las personas que conforman el GRF socializando el procedimiento. Se anexa correo como evidencia.\n\n(14/05/2019) Se adjunta evidencia de la socialización del procedimiento a los integrantes del GRF, también por medio de correo electrónico para consulta de la OCI.\n\n(30/11/2019) Atendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Procedimiento GRF-P-04 y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0001231 del 29/01/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0001361 de 31/01/2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la acción.\n\n(31/05/2020) En atención a las obsevaciones de la OCI en cuanto a la  socialización e implementación del procedimiento se adjunta correo en donde se realizó la socialización del nuevo procedimiento y sus formatos relacionados y evidencia de la utilización de los formatos relacionado en el procedimiento.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 31 de julio de 2018 para realizar citación a la mesa de trabajo de la revisión del procedimiento GRF-P-04\n\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 24 de septiembre de 2018 citando a la mesa de trabajo de la revisión del procedimiento GRF-P-04\n\nNo se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n\n31/07/2019: El proceso aporta correo electrónico del 05 de febrero de 2019, en el cual se socializa la modificación del procedimiento GRF-P-04 y la creación de los formatos GRF-F-42 y GRF-F43 al interior del proceso. Sin embargo, no se evidencia el trámite de actualización de los documentos. Asimismo, se recomienda ajustar el monitoreo de forma que se permita evidenciar la trazabilidad en el cumplimiento de la actividad. \n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad así: se observa solicitud de modificación del procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos y la creación de los formatos GRF-F-42 y GRF-F-43, con radicado No. 2019IE0001231 del 29 de enero de 2019 y concepto técnico con radicado No. 2019IE0001361 del 31 de enero de 2019, de revisión y aprobación de publicación de los documentos.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: se evidencia formato \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\" con radicado N° 2019IE0001231 del día 29 de enero de 2019 se solicitaron cambios al procedimiento GRF-P-04 \"Solicitud, recibo y suministro de elementos\", relacionando las siguientes modificaciones:\n• Modificación cambio de nombre del procedimiento:\n• Se incluye política de operación tendiente a establecer periodicidad del proceso\n• Modificación evidencia de la actividad 2\n• Modifica descripción, evidencia y observaciones de la actividad 3\n• Inclusión de actividad 4\n• Modifica evidencia de la actividad 5 - • Modifica evidencia de la actividad 9 - • Modifica evidencia de la actividad 10\nCreación de los formatos \"Salida de elementos\" y \"Control y Seguimiento Papelería\". Se evidencia el formato \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\", radicado N° 2019IE0001361 emitido el 31 de enero de 2019 por la OAP aprobando y formalizando  los documentos precitados en el SIG. Adicionalmente, se evidencia correo electrónico del 05 de febrero de 2019, en el cual se socializa la modificación del procedimiento GRF-P-04 y la creación de los formatos GRF-F-42 y GRF-F43 al interior del proceso. Los anteriores lineamientos procedimentales se encuentran publicados en la página web del MVCT.  Se hace necesario que la OAP realice el respectivo seguimiento de acuerdo a las evidencias suministradas por el proceso.\nSe recomienda ajustar el monitoreo de la actividad por parte del proceso Recursos Físicos, toda vez que, no se relaciona en su contenido cuando y como se socializo el procedimiento; no obstante, se evidencia que se dio lugar a dicho trámite.\n\n21/08/2019: El proceso aporta evidencias del avance: Correo electrónico del 05 de febrero de 2019 de socialización del procedimiento GRF-P-04 Solicitud recibo a proveedores y suministro de elementos 11.0 y concepto técnico  de la aprobación de la actualización del GCT-F-12 Recibido A Satisfacción Firmado por el Coordinador del Grupo De Recursos Físicos 31/05/2019. No obstante, los soportes no que permitan identificar la trazabilidad de la actualización del procedimiento \"Solicitud recibo a proveedores y suministro de elementos\" (solicitud de actualización a la OAP y concepto técnico de aprobación del mismo), ni en el monitoreo de la ACTIVIDAD. Por lo anterior, no es posible determinar el cierre de la actividad. La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \" 1. Actualización y socialización del Procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos 8.0 y modificación y/o inclusión de formatos como puntos de control, relacionados con dicho procedimiento”, toda vez que finalizó el 31 de enero de 2019 y recomienda revisar la pertinencia de establecer las acciones aseguran el cierre de la misma y poder mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación del procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos y la creación de los formatos GRF-F-42 y GRF-F-43, con radicado No. 2019IE0001231 del 29 de enero de 2019 y concepto técnico con radicado No. 2019IE0001361 del 31 de enero de 2019, de revisión y aprobación de publicación de los documentos, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta como una oportunidad de mejora para el proceso.\n\n De otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de socialización e implementación del procedimiento, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de (2) dos carpetas denominadas “SOCIALIZACIÓN” e “IMPLEMENTACIÓN”, las cuales contienen (2) dos y (3) tres documentos respectivamente. En la carpeta de “SOCIALIZACIÓN” se encuentra un correo electrónico dirigido a los profesionales del Grupo de Recursos Físicos en donde se informa la actualización de (3) tres de documentos el día 5 de febrero de 2020, así mismo se observa un pantallazo en formato (WORD) del precitado correo.\nPor otro lado, en la carpeta de “IMPLEMENTACIÓN “se observa un documento en (PDF) el cual compila (5) cinco solicitudes de suministros con sus respectivas respuestas correspondientes al mes de enero de 2020, en donde se verifica el uso de los formatos relacionados en el procedimiento “GRF-P-04 Solicitud recibo a proveedores y suministro de elementos 11.0”.  \n\nPor lo anterior, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción Correctiva derivada de la Auditoría Interna del SIG.","Santiago Saavedra - Contratista OCI\n\nAlexandra Cortes - \nContratista OCI"]
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[4,"Auditorías Internas SIG","El procedimiento RF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda 5.0 \nEl procedimiento no cumple con las políticas de operación, Se llevó a cabo la verificación del cumplimiento de las políticas de operación confrontadas con la información registrada a la fecha en el formato RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0 y se observa que las siguientes políticas no se cumplen: \n\nSe validó aleatoriamente 2 solicitudes de comisión  que fueron efectuadas durante el primer trimestre de 2018, en las cuales se verificaron la aplicación de los formatos RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0 , RF-F-19 Solicitud de reserva para tiquetes aéreos 2.0, GRF-F-21 Orden de Comisión y Pago de Viáticos Nacionales-Funcionarios 9.0, RF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0, RF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios 2.0 y RF-F-26 Certificado de permanencia 2.0 para verificar comisión autorizada con recursos de caja menor y para funcionario autorizado por cadena presupuestal y sus respectivos soportes. \n\nEn dicha verificación se observó que:\n\nPara el formato: RF-F-25 Cuadro de Seguimiento de Comisiones de la Vigencia que esta reportada en el SIG es diferente a la que se está usando en la ejecución del proceso ya que tiene columnas adicionales.\nAdicionalmente, se revisaron los tiempos dentro de los cuales debe presentarse la solicitud de comisión y se obtuvo que ninguna de las comisiones objeto de análisis satisfizo la política que indica las solicitudes deben tramitarse con (5) días hábiles de antelación al inicio de la comisión. no se ejecuta conforme con lo establecido en la política: -“Los funcionarios, personal del esquema de seguridad y contratistas del MVCT y FONVIVIENDA deben legalizar la comisión dentro de los tres días hábiles siguientes a la realización de la misma.”- \n\nDentro de la información contenida en el documento RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0, se evidenció que se han autorizado comisiones estando pendiente la legalización de comisiones anteriores para el mismo funcionario objeto de análisis, lo cual es un incumplimiento expreso de la política que define que “Cada vez que se solicite una orden de comisión y pago de viáticos nacionales o autorización de desplazamiento, el Grupo Recursos Físicos verificará que el comisionado no tenga dos o más legalizaciones pendientes, de ser así, no se efectuará ningún trámite con respecto a la nueva solicitud de comisión, hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se deriven por la omisión.\n\nPara los formatos RF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0, RF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios 2.0 y RF-F-24 Cumplido desplazamiento y permanencia - Contratistas 2.0 y RF-F-26 Certificado de permanencia 2.0 se observa que según los registrado en el documento RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0, ","AC","Autorizaciones  dadas directamente desde Secretaría General y Jefes de Dependencia que no permiten el cumplimiento de los tiempos establecidos, en razón a las necesidades del servicio.","1. Comunicar por medio de circular al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio los tiempos establecidos para las actividades del procedimiento y la importancia de su estricto cumplimiento.","2018-08-01","2019-05-31",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","2020-05-31","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(31/10/2018) El día 30 de octubre de 2018 se envió a la OAP la solicitud de Prorroga de esta actividad debido a que el procedimiento y los formatos dependen específicamente de la resolución de viáticos y comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión para modificación, por lo tanto los tiempos para las actividades del procedimiento pueden variar hasta que se expida la nueva resolución.\n\n(03/12/2018) Actividad con fecha de vencimiento el 31/12/2018.\n\n(27/12/2018) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de las actividades para el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(29/01/2019) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de las actividades para el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(19/03/2019) Mediante correo electrónico y teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de las actividades 1 (uno) y 2 (dos) cuyas fechas de finalización quedarían para el 31/05/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(14/05/2019) Se tiene plazo hasta el 31 de mayo de éste mes y se revisará en la reunión con la OCI el 17 de mayo de 2019.\n\n(06/06/2019) Se realiza comunicación por medio de circular a todos los funcionarios o contratistas del MVCT tanto de la nueva resolución 0314-2019 de viáticos y gastos de viaje, así como de los tiempos establecidos para las actividades del procedimiento y su estricto cumplimiento. Se adjuntan como evidencias \"Circular Oportunidad para la solicitud y legalización de Comisiones o autorizaciones de Desplazamiento y permanencia\" y circular de socialización de la resolución.\n\n(31/05/2020) Teniendo en cuenta las recomendaciones emitidas por la OCI se adjunta formato GRF-F-25 CUADRO DE SEGUIMIENTO DE COMISIONES DE LA VIGENCIA para la vigencia 2020.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n11/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n31/07/2019: Se evidencia envío mediante correos electrónicos del 30/05/2019 de circular acerca OPORTUNIDAD PARA LA SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE COMISIONES O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO Y PERMANENCIA, Resolución 0327 de 2019 y Resolución 0314 de 2019.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA MORALES\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/03/2019, teniendo en cuenta que el proceso solicita a la OAP ampliación del termino para dar cumplimiento a la actividad. El proceso realiza la siguiente justificación \"se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\"\nSe requiere fortalecer el monitoreo, toda vez que el mismo debe estar enmarcado en el cumplimiento de la actividad propuesta.\n\n21/08/2019: El proceso aportó la totalidad de evidencias de la actividad (correo electrónico, del 30/05/2019 con asunto Circular Oportunidad para la solicitud y legalización de comisiones o autorizaciones de desplazamiento y permanencia, Resolución 0327 de 2019 y Resolución 0314 de 2019), las cuales permiten establecer el cierre de la misma. La OCI recomienda, revisar la pertinencia de anexar los soportes respectivos para evaluar la eficacia de la misma en los próximos monitoreos del proceso y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta la recomendación realizada en la anterior evaluación, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se solicita al proceso remitir en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes del seguimiento realizado a las comisiones posterior a la comunicación de la circular remitida, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) documento formato Excel denominado “GRF-F-25”, el cual corresponde al cuadro de seguimiento de comisiones de la vigencia, a través del cual se relacionan las comisiones de servicio y autorizaciones de viáticos a funcionarios, contratistas y profesionales relacionados con Fonvivienda.\n\nAsí mismo, conforme al ítem 2, se verificó la remisión de (4) cuatro carpetas denominadas “CARACTERIZACIÓN”,  “NORMOGRAMA”,  “MAPA DE RIESGOS ” y “PLAN DE COMUNICACIONES”, dentro de los cuales se encontraban  (11) once documentos,(8) ocho correos electrónicos, (2) dos conceptos técnicos y una matriz de caracterización en formato (EXCEL) , a través de los cuales se observa la actualización de los documentos del proceso en el marco de nuevo mapa de procesos en la vigencia 2020, así como los ejercicios de articulación con la segunda y tercera línea de defensa.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó las acciones correctivas derivadas de la Auditoría Interna del SIG.","Santiago Saavedra - Contratista OCI\n\nAlexandra Cortes - \nContratista OCI"]
[null,null,null,null,"Falta de incorporación al procedimiento  de todas las actividades que se ejecutan, y los formatos a utilizar en el desarrollo del proceso.","2. Actualización y socialización del Procedimiento GRF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda 5.0 y los formatos asociados al mismo, en el SIG.\n","2018-08-01","2019-05-31",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","30/11/2019\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) a la fecha se ha solicitado a la OAP la modificación y publicación de los siguientes formatos en el SIG:\nGRF-F-19 Solicitud de reserva para tiquetes aéreos 2.0\nRF-F-20 Recibido - solicitud de reserva 2.0 (ELIMINAR)\nGRF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0\nGRF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios\nGRF-F-24 Cumplido desplazamiento y permanencia - Contratistas\nGRF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia\nGRF-F-26 Certificado de permanencia 2.0\nGRF-F-27 Solicitud cambio o cancelación de comisión\n\nEl día de hoy se envío para revisión, aprobación y posterior envío a la Secretaría General para su aprobación la última modificación al procedimiento GRF-P-15.\n\n(24/09/2018) Se esta realizando la revisión de la resolución de viáticos y gastos de viaje debido al cambio de administración, una vez esta se encuentre aprobada se volverá a revisar y modificar el procedimiento. Se evidencia correo electrónico.\n\n(03/12/2018) Se esta realizando la revisión de la resolución de viáticos y gastos de viaje debido al cambio de administración, una vez esta se encuentre aprobada se volverá a revisar y modificar el procedimiento. Se evidencia correo electrónico.\n\n(27/12/2018) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de las actividades para el 31/01/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(29/01/2019) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de las actividades para el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(19/03/2019) Mediante correo electrónico y teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de las actividades 1 (uno) y 2 (dos) cuyas fechas de finalización quedarían para el 31/05/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n\n(14/05/2019) Se tiene plazo hasta el 31 de mayo de éste mes y se revisará en la reunión con la OCI el 17 de mayo de 2019.\n\n(06/06/2019) Se realiza la modificación del procedimiento de acuerdo al proceso que se lleva a cabo actualmente en la entidad. Se adjuntan como evidencias la solicitud de la modificación del procedimiento, así como el concepto técnico de aprobación y el correo electrónico de socialización al Grupo de Recursos Físicos.\n\n(30/11/2019) Atendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Procedimiento GRF-P-15 y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0006184 del 30/05/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0006219 de 31/05/2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la acción.\n\n(31/05/2020) Atendiendo las recomendaciones de la OCI, se envía como evidencia la solicitud de modificación del Formato GRF-F-25 CUADRO DE SEGUIMIENTO DE COMISIONES DE LA VIGENCIA de acuerdo a las necesidades del proceso, nos encontramos a espera de respuesta por parte de la OAP, se envía como evidencia correo de solicitud y correo dónde se aclara que el asunto del correo aunque dice \"Solicitud actualización MApa de Comunicaciónes\" la solicitud corresponde a la modificación del formato.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Se evidencia   correo electrónico del 31 de julio de 2018 a la Subdirección de Servicios Administrativos asunto: Revisión y aprobación del procedimiento.\nSe evidencia correo electrónico del 21 de junio de 2018 solicitando a la OAP la actualización de los formatos GRF-F-19 Solicitud de reserva para tiquetes aéreos 2.0\nRF-F-20 Recibido - solicitud de reserva 2.0 (ELIMINAR)\nGRF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0\nGRF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios\nGRF-F-24 Cumplido desplazamiento y permanencia - Contratistas\nGRF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia\nGRF-F-26 Certificado de permanencia 2.0\nGRF-F-27 Solicitud cambio o cancelación de comisión \n\n24/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 20 de septiembre de 2018 con el fin de revisar la resolución de viáticos. \n\n11/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n\n31/07/2019: Se evidencia solicitud con numero de radicado 2019IE0006184 de modificación del procedimiento GRF-P-15 \"Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda \", concepto técnico con numero de radicado 2019IE0006219, de aprobación por parte de la OAP y correo electrónico del 04/06/2019 que soporta la socialización de los cambios realizados a los integrantes del proceso.\nDe igual manera, solicitudes con número de radicado 2018IE0008759, 2018IE0007109 y 2018IE0007916 de modificación de los formatos GRF-F-19, GRF-F-22, GRF-F-23, GRF-F-24, GRF-F-25, GRF-F-26 y GRF-F-27, los formatos publicados con fecha del 23/08/2018, 04/07/2018 y 12/07/2018, los conceptos técnicos de aprobación no se lograron visualizar.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa solicitud con numero de radicado 2019IE0006184 de modificación del procedimiento GRF-P-15 \"Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda \", concepto técnico con numero de radicado 2019IE0006219, de aprobación por parte de la OAP","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\n\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/03/2019, teniendo en cuenta que el proceso solicita a la OAP ampliación del termino para dar cumplimiento a la actividad. El proceso realiza la siguiente justificación \"se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\"\nSe requiere fortalecer el monitoreo, toda vez que el mismo debe estar enmarcado en el cumplimiento de la actividad propuesta.\n\n21/08/2019: El proceso aportó evidencias que permiten identificar avance de la actividad con el concepto técnico de actualización del GRF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda 6.0 y el correo de socialización del 04/06/2019 del procedimiento a los servidores de la dependencia. No obstante, los conceptos técnicos de actualización de los formatos no es posible verificarlos y no se detalló en el monitoreo su trazabilidad. Por lo anterior, no es posible establecer el cierre de la actividad y se determina que le estado de la acción se mantiene abierta.\nPor otra parte, la OCI se sugiere revisar la pertinencia de incluir en los próximos monitoreos al proceso que se verifique que los soportes adjuntos se puedan abrir y detallar la trazabilidad de la actividad para facilitar el cierre de la misma.\nLa Oficina de Control Interno alerta del incumplimiento de la actividad “2. Actualización y socialización del Procedimiento RF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda 5.0 y los formatos asociados al mismo, en el SIG”, debido a que el período de ejecución finalizó desde 31/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud con numero de radicado 2019IE0006184 en la cual se observa la modificación del procedimiento GRF-P-15 \"Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda \" y el concepto técnico con numero de radicado 2019IE0006219, de aprobación por parte de la OAP, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso para dar cumplimiento a la no conformidad establecida en la auditoría interna.\n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de actualización de la documentación y su respectiva socialización definida en la actividad, conforme al nuevo mapa de procesos del MVCT, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA"]
[5,"Auditorias independientes de la OCI","De acuerdo al informe de seguimiento a los bienes muebles y vehículos de uso del MVCT y atendiendo a las recomendaciones remitidas en este mismo por la OCI, se relacionan las actividades para dar ajuste y cumplimiento a dichas observaciones.","AP","Nueva normatividad contable NICSP a partir de 01 de enero de 2018.","1. Actualizar la resolución 703 de 2013 Manual para el manejo administrativo de los bienes del MVCT de acuerdo con las normas NICSP.","2018-08-01","2018-12-15",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","29/01/2019\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) a la fecha se han realizado dos mesas de trabajo en conjunto con la SFYP para la actualización de la resolución.\n\n(06/09/2018) Ya se han realizado 3 mesas de trabajo en conjunto con la SFYP para la actualización de la resolución.\n\n(24/09/2018) Se culmino con revisión entre el GRF y la SFyP, se envía correo electrónico a la SSA para su revisión y trámite.\n\n(03/12/2018) El 30 de noviembre se solicita la prorroga a las actividades 1 y 2 ya que aún el Manual para el manejo de bienes se encuentra en revisión por la SSA, una vez éste se tenga revisado se procederá a revisar el procedimiento.\n\n(29/01/2019) (i) El 18 de diciembre de 2018 se expide la resolución 1022 “Por la cual se deroga la resolución 703 del 2013 y se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio”. (ir) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción preventiva, se solicitó la eliminación de la actividad 2, teniendo en cuenta que se repite, ya que se puede observar en el Ítem 5, Actividad 2 “Modificación, actualización y socialización del procedimiento GRF-P-05 Actualización de inventarios 5.0 en el SIG y modificación o inclusión de formatos, tendiente a incorporar controles en el manejo de los bienes.”\n\n(31/05/2020) Teniendo en cuanta las observaciones emititas por la OCI, se entregan evidencias de la aplicación del procedimiento en cuanto a la recepción e ingreso de nuevos bienes al MVCT para la vigencia 2020.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019","Diana Corredor\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Se evidencia listado de asistencia del 24 de julio de 2018 tema: Mesa de trabajo Resolución manejo de bienes entra el Grupo de Recursos Físicos y la Subdirección de Finanzas y presupuesto.\nSe evidencia listado de asistencia del 26 de julio de 2018 tema: Mesa de trabajo 2-Resolución Manejo de Bienes entre el Grupo de Recursos Físicos y la Subdirección de Finanzas y presupuesto. Se verifica correo electrónico del 26 de julio de 2018 enviado por la Subdirección de Finanzas y presupuesto al Grupo de Recurso Físico enviando documento de avance de dicha actividad.\n\n24/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 21 de septiembre de 2018 enviando la resolución en versión final para revisión y tramite a la SSA.\n\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 24 y 25 de septiembre de 2018 en asunto: Resolución manejo de bienes 2018 final. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar en su totalidad  la oportunidad y pertinencia de dicha acción","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ \n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: Se evidencia listado de asistencia del 24 de julio de 2018 de Mesa de trabajo Resolución manejo de bienes entra el Grupo de Recursos Físicos y la Subdirección de Finanzas y presupuesto, listado de asistencia del 26 de julio de 2018 de Mesa de trabajo 2-Resolución Manejo de Bienes entre el Grupo de Recursos Físicos y la Subdirección de Finanzas y presupuesto, así mismo, se observa correo electrónico del 26 de julio de 2018 enviado por la Subdirección de Finanzas y presupuesto al Grupo de Recurso Físico enviando documento de avance de dicha actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Se evidencia Resolución 1022 expedida el 18 de diciembre de 2018 “Por la cual se deroga la resolución 703 del 2013 y se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio”. \nSe hace necesario que la OAP realice el seguimiento para establecer su cumplimiento.\n\n21/08/2019: Se evidencia cumplimiento de la actividad desde el mes de marzo de 2019, se encuentra pendiente el establecimiento de la eficacia de la acción, una vez se culmine la totalidad de las demás actividades.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta las evaluaciones anteriores, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la aplicación de la resolución actualizada, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","15/10/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Cinco (5) documentos en formato (PDF) donde se observan adquisiciones, orden de compra y recibo a satisfacción a nombre de “FALABELLA DE COLOMBIA S.A” y de (9) nueve correos electrónicos con asunto “RE_ Seguimiento Acuerdos Nivel de Servicio”, donde se observa el seguimiento realizado sobre el cumplimiento a dichos acuerdos.\n- Un (1) documento en formato (WORD) denominado “Información Comparendos Min vivienda NIT 900463725” donde se observan los pantallazos con la información de la no existencia de comparendos para el MVCT.\n- Tres (3) correos electrónicos y (4) documentos en formato Word, denominados, así: \"Encuesta Conductores.doc\", \"Encuesta Personal MVCT.doc\", \"PESV.docx\" y \"PUNTOS PENDIENTES PESV M\", donde se puede observar el documento de Plan estratégico de Seguridad Vial, remitido al Grupo de Talento Humano. \nAsí pues, teniendo en cuenta la reunión sostenida el día 28/09/2020, en la cual se revisó la ejecución de esta actividad de forma articulada con el proceso de Gestión Estratégica del Talento Humano, se solicita al proceso efectuar las modificaciones necesarias sobre esta actividad, a fin de establecer la versión final del documento y determinar la efectividad del presente ítem, toda vez que hasta tanto la acción \"8. Continuar con la actualización del Plan Estratégico de Seguridad Vial\" no se como cumplida, no es posible determinar la efectividad de todo el conjunto de acciones.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, se observó la remisión de correo electrónico en el cual se describen los compromisos del Grupo de Talento Humano y del Grupo de Recursos Físicos, con respecto a la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Asimismo, dos soportes de citación de las reuniones de revisión del plan de mejoramiento del proceso, y en especial para la definición de esta actividad. Por lo anterior, quedamos atentos a la remisión del documento que se encuentra programado para la vigencia 2021 con el fin de dar cierre con efectividad al presente ítem.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Acta de reunión  en formato PDF con asunto Plan de Seguridad Vial y Pantallazo de correo electrónico con agenda del 10/02/2021,\n- Borrador de la resolución “Por la cual se actualiza y se adopta el Plan Estratégico de Seguridad Vial y se modifica los miembros del Comité de Seguridad Vial para el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio” para firma por parte del señor Ministro.\n- un (1) archivo en pdf denominado \"RESOLUCIÓN 0174-2021\" del 30 de abril del 2021, \"Por la cual se modifica la Resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016\", la cual se  encuentra firmada por el señor Ministro, y se refiere a la conformación del comité de seguridad vial del MVCT.\n-  tres (3) archivos en Word denominados así: \"Encuesta conductores\", \"Encuestas Personal MVCT\" y \"Link Encuesta\", en los cuales se observa los cuestionarios estructurados con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa, así mismo, se evidencia un link de acceso a una encuesta en la plataforma \"Forms\".\n - tres (3) soportes de realización de reuniones en las siguientes fechas: 08/03/2021 \"Asesoría seguridad vial y riesgo público\" , 25/03/2021 \"Diseño encuesta Seguridad vial\" y 24/05/2021 \"Revisión Plan Estratégico de Seguridad Vial\".\nNo obstante, no es posible dar cierre y determinar la efectividad de esta actividad hasta tanto no se defina la versión final de Plan, debidamente aprobado y socializado en la Entidad. Por lo anterior, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, se recomienda al proceso solicitar ampliar la fecha de cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 \"Acciones preventivas, correctivas y de mejora\", y definir el entregable por parte del proceso.\n\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n-  un (1) archivo en formato PDF denominado “Acta N°02 Plan Estratégico de Seguridad Vial MVCT” con agenda del 21 de diciembre de 2021, donde se observa la capacitación a comité sobre el Plan Estratégico de Seguridad Vial y los avances del Plan Estratégico de Seguridad Vial del MVCT.\n- un (1) archivo en PDF denominado \"Presentación PESV 2do Comité\", donde se observa una presentación relacionada con los Planes Estratégicos de Seguridad Vial, sin embargo la misma evidencia una fecha de mayo de 2018 y la misma fue socializada el 21 de diciembre de 2021.\nNo obstante, no es posible dar cierre y determinar la efectividad de esta actividad hasta tanto no se defina la versión final de Plan, debidamente aprobado y socializado en la Entidad. Por lo anterior, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, se recomienda al proceso solicitar ampliar la fecha de cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 \"Acciones preventivas, correctivas y de mejora\", y definir el entregable por parte del proceso.\n","Santiago Saavedra - Contratista OCI\n\nAlexandra Cortes - \nContratista OCI\n\n\nMerly Torregrosa M\nContratista OCI\n\n\n\nAngela Rodriguez\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,"Desprendimiento y perdida de placas de identificación de los bienes.","2. Realizar el plaqueteo de todos los elementos del MVCT.","2018-08-01","2019-06-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","30/11/2019\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(24/09/2018) Se esta ejecutando de acuerdo al cronograma de levantamiento físico de inventarios.\n\n(03/12/2018) Se esta ejecutando de acuerdo al cronograma de levantamiento físico de inventarios.\n\n(14/05/2019) El plaqueteo de todos los elementos del Ministerio se realizó durante el levantamiento físico de inventarios que culminó el 30 de abril de 2019. Los números de placa de cada elemento se evidencian el los formatos firmados por cuentadante, adjunto se encuentra una muestra de estos formatos. Sí se requieren más formatos o una muestra fotográfica de las placas deberá ser solicitada al Grupo de Recursos Físicos.\n\n(30/11/2019) De acuerdo a las recomendaciones de la OCI se envía como evidencia el informe de inventario de la Entidad que permite evidenciar la identificación de placas de todos los activos del MVCT. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\n\n(31/05/2020) Teniendo en cuenta las observaciones remitidas por la OCI se adjunta Reporte del Sistema SEVEN de Relación de Activos por Tercero Responsable. Como se indica ésta información es extraída de nuestro Sistema de Información por lo tanto es veridica y confiable, y contiene la totalidad de los elementos del inventario y a quién se encuentran asignados.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n\n24/09/2018:Se evidencia circular y cronograma de levantamiento físico de inventarios del 06/04/2018 para la vigencia 2018.\n\n11/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n\n31/07/2019: Se evidencia circular con radicado 2018IE0004403 del 6/04/2018 del Levantamiento físico de inventarios de la vigencia 2018 y el cronograma. Además, se aportan 6 formatos de relación de activos por tercero responsable donde se relaciona el numero de placa.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se aporta el archivo \"RELACION DE ACTIVOS POR TERCERO RESPONSABLE\" de reporte del aplicativo SEVEN, de los activos a cargos de terceros, donde se relacionan el No. de placa por cada activo en el inventario.\n\n30/06/2020:  Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se aporta el archivo \"RELACION DE ACTIVOS POR TERCERO RESPONSABLE\" de reporte del aplicativo SEVEN, de los activos a cargos de terceros, donde se relacionan el No. de placa por cada activo en el inventario.\n\n30/06/2020:  Se evidencia el cumplimiento  sin oportunidad de la actividad, así: se aporta el archivo \"RELACION DE ACTIVOS POR TERCERO RESPONSABLE\" de reporte del aplicativo SEVEN, de los activos a cargos de terceros, donde se relacionan el No. de placa por cada activo en el inventario.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018:Se evidencia la circular 2018IE0004403 del 6/04/2018 dirigida a funcionarios y contratistas, con asunto levantamiento físico de inventarios vigencia 2018.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso mediante correo electrónico del 29 de enero de 2019 enviado a la OAP que tiene como asunto: Solicitud Modificación y Prorroga Plan de Mejoramiento Interno - Grupo de Recursos Físicos, solicita: \"Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción preventiva, atentamente nos permitimos solicitar la eliminación de la actividad 2, teniendo en cuenta que se repite, ya que se puede observar en el Ítem 5, Actividad 2 “Modificación, actualización y socialización del procedimiento GRF-P-05 Actualización de inventarios 5.0 en el SIG y modificación o inclusión de formatos, tendiente a incorporar controles en el manejo de los bienes.”\nSe hace necesario que el proceso complemente el reporte del monitoreo con las actividades desarrolladas en el marco del cronograma.\n\n21/08/2019: Se evidenció avance de la actividad con las evidencias aportadas por el proceso. No obstante, no es suficiente y se mantiene el estado de abierta. Por otra parte de recomienda a la OAP revisar la pertinencia de concluir en el seguimiento los aspectos que permitan la completitud de la actividad programada por el proceso. \nLa OCI recomienda anexar para el próximo monitoreos el informe del inventario de la entidad que permita evidenciar la identificación de placas de los activos o evidencias digitales de todos de bienes identificados.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión del reporte de la \"RELACION DE ACTIVOS POR TERCERO RESPONSABLE\"  del aplicativo SEVEN, no obstante no se evidencia  si en el reporte están incluidos  todos los elementos del MVCT,  que permitan evidenciar la identificación de todas las placas de los activos. Así mismo, no es posible verificar la remisión del informe citado por el proceso en su monitoreo. Por lo anterior. no se da cierre de la actividad por cuanto se hace necesario la entrega de dichas evidencias.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de (1) un documento en archivo (EXCEL) denominado “Reporte por Tercero responsable” en el aplicativo SEVEN, así mismo se evidencia la relación del No. de placa por cada activo en el inventario. Por lo anterior, se determina el cierre de la presente actividad.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,"Movilización de equipos sin el aviso al GRF.","3. Realizar Acuerdos de Nivel de Servicio con el Grupo de Gestión, Soporte y Apoyo Informático, el Grupo de Talento Humano y el Grupo de Contratos, en dónde se acuerde la obligatoriedad de informar al Grupo de Recursos Físicos, de cualquier traslado que realice de Equipos, Funcionarios y/o Contratistas, con el fin de mantener actualizado el inventario de la Entidad.","2018-08-01","2019-06-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","2020-05-31","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(06/09/2018) Se realizó la proyección de los memorando 2018IE0008771 del 31 de julio de 2018, el 2018IE0009225 del 09 de agoto de 2018 al grupo de GSTAI dando cumplimiento a la actividad y el 2018IE0010533 del 05 de septiembre de 2018.\n\n(14/05/2019) Se modifica la actividad ya que la actualmente planteada depende directamente de GSTAI y no del Grupo de Recursos Físicos, se reabre la actividad y se solicita el cumplimiento del plazo para el 30 de junio de 2019.\n\n(09/08/2019) Se realizan los acuerdos de nivel de servicio con GTH, GCT y GSTAI, se adjuntan como evidencia.\n\n(30/11/2019) De acuerdo con las recomendaciones de la Oficina de Control Interno se envían los Acuerdos de Nivel de Servicio realizados con el Grupo de Contratos, El Grupo de GSTAI y el de Talento Humano. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\n\n(31/05/2020) Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por la OCI se evidencian los correos electrónicos enviados con la información soliictada en los Acuerdoasde Nivel de Servicio.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n\n24/09/2018: Se evidencian memorandos 2018IE0008771 del 31 de julio de 2018, el 2018IE0009225 del 09 de agoto de 2018 al grupo de GSTAI dando cumplimiento a la actividad y el 2018IE0010533 del 05 de septiembre de 2018 solicitando a GESTAI que cada vez que se realicen traslados se le informe al GRF.\n\n31/07/2019: Se aporta correo electrónico de solicitud de ampliación de fecha. la evidencia no permite determinar el avance en la ejecución de la actividad.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así:se aportan los documentos \"Acuerdos de nivel de servicios\" suscritos el 9 de agosto de 2019, por el coordinador del grupo de recursos físicos con las coordinaciones de los grupos de talento humano, soporte técnico y apoyo informático y contratos.","CUMPLIDA","13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","13/03/2019: Se evidencian memorando 2018IE0008771 del 31/07/2018 y memorando 2018IE0009225 del 09/08/2018 remitidos al grupo de GSTAI dando cumplimiento a la actividad y el 2018IE0010533 del 05/09/2018 solicitando a GESTAI que cada vez que se realicen traslados se le informe al GRF; sin embargo el proceso no aporta las evidencias que soportan el cumplimiento de la actividad por parte de GSTAI. \n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias relacionadas que permitan establecer el estado de la actividad, toda vez que no se anexa el avance del acuerdo de nivel de servicio, ni de mesas de trabajo relacionadas, entre otros. La OCI recomienda, revisar la pertinencia de anexar los soportes necesarios para el cierre de dicha actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de los documentos denominados \"Acuerdos de nivel de servicios\" suscritos el 9 de agosto de 2019, por el coordinador del grupo de recursos físicos con las coordinaciones de los grupos de talento humano, soporte técnico y apoyo informático y contratos, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta por el proceso generada a partir de la auditoría independiente de la OCI. Sin embargo, se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol referente al cumplimiento oportuno de las acciones propuestas, toda vez que esta actividad fue cumplida de forma posterior a su fecha de vencimiento, la cual era el 30/06/2019. \n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes del seguimiento realizado sobre el cumplimiento a dichos acuerdos, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,"Se cometen infracciones al código de tránsito.","4. Realizar seguimiento para descargar  de las plataformas de transito y movilidad el comparendo de la camioneta OCK 828, a partir del  pago.\n\n5. Realizar seguimiento al tramite de legalización del comparendo de la camioneta OCK 830.","01/08/2018\n\n\n\n01/08/2018","31/12/2018\n\n\n\n31/12/2018",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","3/12/2018\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(24/09/2018) El MVCT ya no tiene estos comparendos a su cargo, se evidencia en la pág. del SIMIT.\n\n(03/12/2018) El MVCT ya no tiene estos comparendos a su cargo, se evidencia en la pág. del SIMIT.\n\n(31/05/2020) Teniendo en cuenta las recomendaciones de la OCI se evidencia en archivo en word los pantallazos con la información de la no existencia de comparendos para el MVCT.\n\n","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018","Diana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n\n24/09/2018: Se evidencian pantallazos del 24/09/2018 en donde no aparecen comparendos asignados al MVCT.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: Se evidencia pantallazo de consulta de comparendos del 24/09/2018, sin embargo es una actividad de seguimiento permanente que vence en diciembre de 2018. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Se evidencia que los vehículos a cargo del MVCT no presentan comparendos mediante consulta en la plataforma de transito y movilidad, de acuerdo a los pantallazos remitidos por el proceso.\n\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias relacionadas que permitan establecer la eficacia de la actividad, razón por la cual no es posible evaluarla la eficacia de la misma. La OCI recomienda, revisar la pertinencia de anexar los soportes del caso para determinar la eficacia de la misma y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\".\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta las evaluaciones anteriores, a fin de determinar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes del seguimiento realizado a las plataformas de transito y movilidad que acrediten que en la actualidad no se cuenta con comparendos en la flota vehicular de la Entidad, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,"El proceso de contratación de lavado de vehículos se adelantó pero se declaro desierto.","6. Realizar seguimiento a la adjudicación del contrato para el lavado del parque automotor, de acuerdo al  proceso de contratación que se adelanta.","2018-08-01","2018-09-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n14/05/2019\n\n30/11/2019","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(24/09/2018) Se firmó el contrato de lavado del parque automotor. Se evidencia acta de inicio con fecha de 31/07/2018.\n\n(14/05/2019) Se anexa como evidencia el contrato de lavado para la vigencia 2019.\n\n(30/11/2019) De acuerdo con las recomendaciones de la OCI se adjuntan como evidencia los soportes de pago de la ejecución del Contrato No. 529 de 2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n24/09/2018\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n\n24/09/2018: Se evidencia el acta de inicio firmada con fecha de 31/07/2018.\n\n31/07/2019: Se aporta documento Aceptación de oferta No. 529 de 2019 con fecha del 11 de abril de 2019, cuyo objeto es contratar el servicio de lavado general, lavado de motor, juagado, despince de llanta con parche para las camionetas, camperos y motocicletas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que hayan sido asignados por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas requeridas, que constituyen el contrato\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observan los documentos soportes para el pago de los meses junio-noviembre de 2019, del contrato No. 529 de 2019, que tiene por objeto contratar el servicio de lavado general, lavado de motor, juagado, despince de llanta con parche para las camionetas, camperos y motocicletas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que hayan sido asignados por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas requeridas.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES","26/10/2018: Se evidencia aceptación de oferta No. 498 de fecha 31/07/2018, cuyo objetivo es contratar el servicio de lavado general, lavado de motor, juagado, despince de llanta con parche para las camionetas, camperos y motocicletas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que hayan sido asignados por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas requeridas.\n\n13/03/2019: Se hace necesario que el proceso complemente el monitoreo, toda vez que en incierto que la contratación realizada inicialmente este vigente para la vigencia 2019.\n\n21/08/2019: El proceso aporta evidencia de la oferta “Se aporta documento Aceptación de oferta No. 529 de 2019 con fecha del 11 de abril de 2019, cuyo objeto es contratar el servicio de lavado general, lavado de motor, juagado, despince de llanta con parche para las camionetas, camperos y motocicletas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que hayan sido asignados por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas requeridas, que constituyen el contrato”. No obstante, no es suficiente y se sugiere que anexe en los próximos monitores soportes como: órdenes de servicios realizadas, informes de supervisión, entre otros, razón por la cual el estado de acción permanece abierto. Por otra parte, se sugiere a la OAP revisar la pertinencia de incluir en los próximos seguimientos al proceso que para dar por cumplida la actividad  se aporte  los soportes que permitan evidenciar la ejecución de dicha oferta.  La Oficina de Control Interno alerta el incumplimiento de la actividad \"7. Actualizar la Matriz de aspectos ambientales que incluya aspectos relacionados con el parque automotor\" debido a que finalizó el período de ejecución de la misma desde el 30 de septiembre  2018. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de los documentos soportes en los cuales se observan los informes de ejecución y trámite para el pago correspondientes a los meses junio-noviembre de 2019, del contrato No. 529 de 2019, el cual  tiene por objeto \"Contratar el servicio de lavado general, lavado de motor, juagado, despince de llanta con parche para las camionetas, camperos y motocicletas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que hayan sido asignados por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas requeridas\",  dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta por el proceso generada a partir de la auditoría independiente de la OCI y su correspondiente efectividad.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,"La matriz de aspectos ambientales no considera aspectos relacionados con parque automotor.","7. Actualizar la Matriz de aspectos ambientales que incluya aspectos relacionados con el parque automotor.","2018-08-01","2019-04-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","2020-05-31","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(03/12/2018) La actividad finaliza el 31/12/2018\n\n(29/01/2019) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de la actividad cuya fecha de finalización quedaría para el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que no se contó con la contratación necesaria para la revisión de la matriz.\n\n(19/03/2019) Mediante correo electrónico y teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de la actividad cuya fecha de finalización quedaría para el 30/04/2019. Lo anterior se solicita en razón a que actualmente se está realizando el levantamiento físico de inventarios de la entidad por todo el personal que conforma el GRF, no contando con el personal y tiempo necesarios para la culminación de la actividad en la fecha inicialmente prevista.\n\n(14/05/2019) Se actualiza la Matriz de Aspectos Ambientales incluyendo aspectos relacionados con el parque automotor perteneciente y a cargo del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Los aspectos incluidos se encuentran en las filas No. 17,18 y 19 y son: Emisiones atmosféricas, Derrames y Generación de residuos peligrosos.\n\n(31/05/2020) Debido a la contingencia presentada, no sehan realizado actividades de mitigación en cuanto a vehiculos a la fecha.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n\n11/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n\n31/07/2019: Se aporta el archivo \"MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y EVALUACION DE IMPACTOS AMBIENTALES\" y el documento firmado por la Subdirectora de SA del 29 de abril de 2019\n\n31/01/2020: no se observa monitoreo por parte del proceso; sin embargo, se aporta el archivo \"MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y EVALUACION DE IMPACTOS AMBIENTALES\" y el documento firmado por la Subdirectora de SA del 29 de abril de 2019. Es importante tener en cuenta las recomendaciones de la OCI, en lo relacionado con la formalización del formato en el SIG.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n\n13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: El proceso no aporta evidencia, que soporten el avance de la actividad.\n\n21/08/2019: Se evidenció el avance de la actividad con el aporte del documento “MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y EVALUACION DE IMPACTOS AMBIENTALES\" con firma de la Subdirectora de SA del 29 de abril de 2019. No obstante, no se evidenció, la actualización del documento en el SIG,  ni la respectiva socialización, razón por la cual no es posible establecer el cierre de la actividad. Por lo anterior, se determina que el estado es abierto. Por otra parte, se sugiere a la OAP revisar la pertinencia de incluir en los próximos seguimientos al proceso que para dar por cumplida la actividad  es necesario la actualización en el SIG de la matriz antes mencionada y su respectiva socialización a los involucrados.  La OCI alerta el incumplimiento de la actividad \"7. Actualizar la Matriz de aspectos ambientales que incluya aspectos relacionados con el parque automotor\" debido a que finalizó el período de ejecución de la misma el 30 de abril 2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del documento \"MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y EVALUACION DE IMPACTOS AMBIENTALES\", en formato PDF y EXCEL, generada el  29 de abril de 2019, en la cual se observa la inclusión de tres aspectos ambientales relacionados con el parque automotor de la Entidad, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta por el proceso generada a partir de la auditoría independiente de la OCI .\n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de implementación de las acciones derivadas de la identificación de dichos aspectos ambientales, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,"El Plan Estratégico de Seguridad Vial esta siendo ajustado de acuerdo a las observaciones presentadas por el Ministerio de Transporte.","8. Actualizar el Plan Estratégico de Seguridad Vial del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.","2018-08-01","2022-05-30",null,"Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","27/12/2018\n\n28/06/2019\n\n30/11/2019\n\n31/05/2020\n\n31/08/2020\n\n30/11/2020\n\n28/02/2021\n\n25/05/2021\n\n28/02/2022","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(31/07/2018) La actividad tiene fecha de inicio de 01/08/2018 por lo cuál las acciones iniciarán su desarrollo al presente monitoreo.\n\n(24/09/2018) Se tuvo reunión el día 18/09/2018 con Talento humano para definir aspectos importantes acerca del documento.\n\n(03/12/2018) La actividad finaliza el 31/12/2018\n\n(27/12/2018) Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de la actividad cuya fecha de finalización quedaría para el 30/06/2019. Lo anterior se solicita en razón a que esta actividad involucra la interrelación con el Ministerio de Transporte y otras áreas del Ministerio de Vivienda. Actualmente nos encontramos realizando la revisión del documento con Talento humano para luego ser validado por el Ministerio de Transporte, al no conocer los tiempos que esta aprobación puede llevar, es necesario prorrogar dicha actividad.\n\n(14/05/2019) Se tiene plazo hasta el 30 de junio de 2019.\n\n(28/06/2019) Se continúa con la actualización y ejecución del Plan Estratégico de Seguridad Vial, se adjuntan como evidencia: Parámetros de evaluación referente a la resolución 1231 , es decir el paso para la estructura del documento de seguridad vial, Adelantos del programa de seguridad vial  (estos adelantos se realizaron en diciembre de 2018, continuamos en  julio de 2019 con la estructura del programa), Los pfd con los listados de asistencia a la capacitación de los conductores en marzo, Excel en los cuales se evidencia los informes referentes a las inspecciones de vehículos, listado para exámenes médicos periódicos y su solicitud y Revisión de Vehículos 2019.\n\n(30/11/2019) De acuerdo con las observaciones de la OCI se estructura la evidencia de la actividad. Se continúa con la actualización y ejecución del Plan Estratégico de Seguridad Vial, se adjuntan como evidencia: Parámetros de evaluación referente a la resolución 1231 , es decir el paso para la estructura del documento de seguridad vial, Adelantos del programa de seguridad vial  (estos adelantos se realizaron en diciembre de 2018, continuamos en  julio de 2019 con la estructura del programa), Los pfd con los listados de asistencia a la capacitación de los conductores en marzo, Excel en los cuales se evidencia los informes referentes a las inspecciones de vehículos, listado para exámenes médicos periódicos y su solicitud y Revisión de Vehículos 2019.\n\n(09/03/2020) Se realiza un avance al  documento del PESV y se envía a Talento Humano, queda pendiente que Talento Humano aplique encuestas y realice el comité de seguridad vial para nombrar representantes, adicional a lo anterior se solicitó capacitación a la Secretaria de Movilidad de Bogotá para nuestros conductores. como evidencia se adjunta comunicado a Talento Humano y memorando de solicitud de capacitación.  \n\n(31/05/2020) Se acatarán las recomendaciones de la OCI y se programará mesa de trabajo para realizar la modificacion de la actividad.\n\n(31/08/2020) Se solicita reunión con la Oficina Asesora de Planeación para revisar la necesidad de modificación o traslado de la actividad. Se evidencian correo de solicitud y respuesta a la solicitud de reunión. De igual manera se adjunta correo evidencia de entrega de información a Talento Humano  con los avances del documento del PESV correspondientes a nuestra área de la vigencia 2020.\n\n(30/11/2020) (i)Se realiza reunión el día 07 de septiembre con la OAP para determinar las acciones a seguir para la definición y continuidad de avance de la actividad y se programa reunión con el GTH y la OCI. \n(ii) Se realiza reunión el día 28 de septiembre con la OAP, la OCI y el GTH para determinar la viabilidad de modificación de responsble de la actividad , en esta reunión se define que la actividad es compartida y que se realizará una reunión para determinar el cronograma y accionses a deguir entre las dos áreas: GTH y GRF. \n(iii) Se realiza reunión con el GTH el 04 de noviembre de 2020 donde se definen las siguientes actividades a realizar: \nEl área de Talento Humano se encargará de modificar la resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016, hay artículos que ya están desactualizados. \nEl área de Talento Humano se encargará de citar la fecha de la próxima reunión que será para los primeros días del mes de diciembre de 2020, ya con la resolución lista para dar inicio a las actividades. \nEl área de Recursos Físicos en este caso Nestor Montoya como persona encargada del PESV debo llevar el cronograma de actividades pendientes para crear el documento con fecha 2021 - 2023 que estará dentro de la proyección listo para el mes de mayo o junio de 2021.\nSe adjuntan como evidencia pantallazos de las reuniones sostenidas.\n\n(28/02/2020) Se realiza reunión de seguimiento entre las áreas responsables el 10 de febrero para ver avances y definir nuevos compromisos, a la fecha nos encontramos en el proceso de la modificación de la resolución 1060, se adjunta como evidecnia la reunión, su acta y la resolución.\n\n(25/05/2021) El día 8 de marzo de 2021 se sostiene una asesoría de seguridad vial y riesgo publico brindado de la ARL Positiva, el cual se realiza para tener ciertos direccionamientos y correcciones en la modificación a la Resolución 1060 \"Plan Estratégico de Seguridad Vial\" (Se adjunta evidencia de la reunión). \nEl día 23 de marzo se realiza reunión con el Ing. Nelson Posada del área de TIC para socializar, verificar y compartir la encuesta vía intranet a los funcionarios y contratistas del Ministerio de Vivienda. (Se adjuntan pantallazos y encuestas en Microsoft Word). \nPara le 31 de marzo se crea la encuesta en la intranet con el siguiente link: https://forms.office.com/r/jB5aMGzzdr. Esta encuesta está dirigida para el personal del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa.\nSobre el mes de abril se estuvo trabajando en la aprobación de la modificación de la Resolución 1060 por parte de la Subdirección Administrativa y Secretaria General para firmas del Señor Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio. Para el día 30 de abril se modifica la Resolución quedando de la siguiente manera \"Resolución 0174 del 30 de abril de 2021, por la cual se modifica la Resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016\" (Se adjunta la evidencia). \nFinalmente, el 24 de mayo de 2021 se realiza reunión nuevamente con Nelson Tibabuso \"Asesor ARL Positiva\" para dar visto bueno al documento del PESV e iniciar con la convocatoria para realizar el comité del Plan de Seguridad que se estará dando sobre la primera semana del mes de junio. (Adjunto evidencia).\n\n(28/02/2022) Se realizó el segundo comité PESV con los miembros principales del mismo para realizar en analisis y revisión de avances y asignar las tareas necesarias para la culminación del documento. Se generó una capacitación por parte del asesor de la ARL. Para el 15 de marzo se programó asesoría con ARL y para principios del mes de abril se programará el tercer comité para verificar nuevos avances.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n23/09/2020\n\n15/12/2020\n\n26/03/2021\n\n22/06/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez - Contratista OAP\n\nJeison Ramirez - Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar en Agosto de 2018\n11/01/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción. Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n31/07/2019: No se cuenta con las evidencias para establecer el estado de la acción.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de esta actividad, así: se observa  borrador del PESV, con adelantos del programa de seguridad vial, soportado con listados de asistencia a la capacitación de los conductores en marzo,  informes referentes a las inspecciones de vehículos realizadas en los meses de marzo, abril y mayo, listado para los exámenes médicos periódicos.\n30/06/2020: el proceso no aporta información que permita determinar el estado de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora dePlaneación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n23/09/2020: se evidencia  avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan documentos asociados al PESV, tales como: - Dos formatos de encuesta dirigida a los conductores o personal del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa.\n- Borrador del PESV vigencia 2020.\n- Documento que relaciona \"PUNTOS PENDIENTES PESV MVCT \".\nAdicionalmente, acorde con el monitoreo realizado por el proceso, se aportan correos electrónicos donde se evidencia el envío del documento PESV al Grupo de Talento humano y la solicitud de revisión de esta actividad en el plan de mejoramiento.\n15/12/2020: teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso se evidencia  avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan correo electrónico en el cual se describen los compromisos del Grupo de Talento Humano y del Grupo de Recursos Físicos, con respecto a la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Asimismo, dos soportes de citación de las reuniones de revisión del plan de mejoramiento del proceso, y en especial para la definición de esta actividad.\nSe recomienda al proceso solicitar las modificaciones necesarias sobre esta actividad, con el fin de establecer la versión final del documento, conforme a lo establecido en las reuniones con el GTH en cuanto al entregable y fecha de finalización.\n26/03/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad , asi: se observa acta  junto con la evidencia de realización de la reunión, en esta se adquieren compromisos para la firma e implementación del Plan estrategico de seguridad vial en el MVCT, por otro lado se evidencia el borrador de la resolución para firma por parte del señor Ministro.\nSe recomienda al proceso solicitar ampliar la fecha de cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 \"Acciones preventivas, correctivas y de mejora\" y tambien definir el entregable por parte del proceso.\n22/06/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, asi: se observa resolución 0174 del 30 de abril del 2021 firmada por el señor Ministro,  dos formatos de encuesta con  un link dirigido a los conductores y personal del MVCT, con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa. Por ultimo el proceso aporta tres soportes de realización de reuniones en las siguientes fechas: 08/03/2021 , 25/03/2021 y 24/05/2021. \nSe recomienda al proceso solicitar ampliar la fecha de cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 \"Acciones preventivas, correctivas y de mejora\" y tambien definir el entregable por parte del proceso.\n22/09/2021: Se observa que el proceso no diligencia el monitoreo, ni cargan evidencias, tampoco se atiende la recomendación realizada por la OAP en el anterior seguimiento para que definan el entregable en esta actividad. Se solicita al proceso reformular la actividad con el fin de definir un entregable claro y que concuerde con la gestión que se esta desarrollando para el documento PESV actualizado.\n31/12/2021: Se observa que el proceso acata las recomendaciones realizadas desde la OAP modificando la acción a implementar y la ampliando la fecha de cumplimiento hasta el 30/04/2022.\n\n09/03/2022: Se observa avance por parte del proceso en la realización de la actividad, anexan como evidencia la siguiente documentación: \"Acta N°02 Plan Estrategico de Seguridad Vial MVCT\" y \"Presentacion PESV 2do Comite\".","EN PROCESO","26/10/2018\n\n13/03/2019\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\nSANTIAGO SAAVEDRA\n\nMERLY TORREGROSA\n\nANGELA RODRIGUEZ","26/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n13/03/2019: El proceso aporta como evidencia correo electrónico del 29 de enero de 2019, en el cual solicitó la prórroga para el cumplimiento de la actividad cuya fecha de finalización quedaría para el 30/06/2019. Adicionalmente justifica en dicha solicitud: \"(...) que esta actividad involucra la interrelación con el Ministerio de Transporte y otras áreas del Ministerio de Vivienda. Actualmente nos encontramos realizando la revisión del documento con Talento humano para luego ser validado por el Ministerio de Transporte, al no conocer los tiempos que esta aprobación puede llevar, es necesario prorrogar dicha actividad\". El proceso no aporta evidencia, que soporten el avance de la actividad.\n21/08/2019: El proceso no aportó las evidencias de avance de la actividad de \"Actualización del Plan Estratégico de Seguridad Vial\", razón por la cual no es posible establecer el estado de la actividad. Se recomienda, revisar la pertinencia de establecer las acciones necesarias para el cierre de la actividad. Lo anterior, con el fin de mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión  de las siguientes evidencias: Documento  borrador del PESV (Word) con adelantos del programa de seguridad vial, dos (2) listados de asistencia a la capacitación de los conductores realizados en el mes de marzo, tres (3)  informes referentes a las inspecciones de vehículos realizadas en los meses de marzo, abril y mayo de 2019 y correo electrónico remitido el día 27/06/2019 en el cual se observa el listado de conductores con la programación de los exámenes médicos ocupacionales a realizar, no obstante, no es posible dar cierra de esta actividad hasta tanto no se defina la versión final de Plan, debidamente aprobado y socializado en la Entidad. Por lo anterior, se recomienda al proceso revisar la definición de la actividad conforme al procedimiento SIG-P-05 - Acciones preventivas, correctivas y de mejora, a fin de asegurar la implementación total de la misma, evitando utilizar términos que impliquen mantener esta actividad en un tiempo indefinido.\n20/09/2021: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Acta de reunión  en formato PDF con asunto Plan de Seguridad Vial y Pantallazo de correo electrónico con agenda del 10/02/2021,\n- Borrador de la resolución “Por la cual se actualiza y se adopta el Plan Estratégico de Seguridad Vial y se modifica los miembros del Comité de Seguridad Vial para el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio” para firma por parte del señor Ministro.\n- un (1) archivo en pdf denominado \"RESOLUCIÓN 0174-2021\" del 30 de abril del 2021, \"Por la cual se modifica la Resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016\", la cual se  encuentra firmada por el señor Ministro, y se refiere a la conformación del comité de seguridad vial del MVCT.\n-  tres (3) archivos en Word denominados así: \"Encuesta conductores\", \"Encuestas Personal MVCT\" y \"Link Encuesta\", en los cuales se observa los cuestionarios estructurados con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa, así mismo, se evidencia un link de acceso a una encuesta en la plataforma \"Forms\".\n - tres (3) soportes de realización de reuniones en las siguientes fechas: 08/03/2021 \"Asesoría seguridad vial y riesgo público\" , 25/03/2021 \"Diseño encuesta Seguridad vial\" y 24/05/2021 \"Revisión Plan Estratégico de Seguridad Vial\".\nNo obstante, no es posible dar cierre y determinar la efectividad de esta actividad hasta tanto no se defina la versión final de Plan, debidamente aprobado y socializado en la Entidad. \n\n20/04/2022: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n-  un (1) archivo en formato PDF denominado “Acta N°02 Plan Estratégico de Seguridad Vial MVCT” con agenda del 21 de diciembre de 2021, donde se observa la capacitación a comité sobre el Plan Estratégico de Seguridad Vial y los avances del Plan Estratégico de Seguridad Vial del MVCT.\n- un (1) archivo en PDF denominado \"Presentación PESV 2do Comité\", donde se observa una presentación relacionada con los Planes Estratégicos de Seguridad Vial, sin embargo, corresponde a la misma evidencia una fecha de mayo de 2018 y la cual fue socializada el 21 de diciembre de 2021.\nPor lo anterior, no es posible dar cierre y determinar la efectividad de esta actividad hasta tanto no se defina la versión final de Plan, debidamente aprobado y socializado en la Entidad, en ese sentido se establece la actividad \"en proceso\", teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento es el 30/04/2022","EN PROCESO"]
[6,"Auditorías Externas ","Asegurar en el Plan de Mantenimiento de la Infraestructura, detalle de los controles del seguimiento al mantenimiento preventivo por puestos de trabajo.","AM","No se tiene un Plan de Mantenimiento que incluya la revisión de todos los sistemas e infraestructura necesarias para el correcto funcionamiento del MVCT.","1. Elaboración del Plan de Mantenimiento a partir de los diagnósticos que se realicen de los bienes e infraestructura del MVCT.","2019-02-01","2019-07-30",null,"Jorge Arcecio Cañaveral","28/07/2019\n\n09/08/2019\n\n31/05/2020","Coordinador del Grupo de Recursos Físicos - ","(14/05/2019) Se realiza el Plan de Mantenimiento del MVCT. Se adjuntan como evidencia Documento CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES PARA MANTENIMIENTO POR SEDE y PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO.\nDentro del Plan de Mantenimiento a Abril de 2019 se han realizado las siguientes actividades y se adjuntan sus evidencias.\nMANTENIMIENTO FÍSICO \nLevantamiento de información \nDefinición de cantidades e ítem  a contratar \nMANTENIMIENTO ASCENSORES\nProceso contratación (Directa) \nLegalización de contrato \nEjecución de contrato\nMANTENIMIENTO AIRES ACONDICIONADOS \nEstudio de Mercado (incluido dentro del estudio previo)\nElaboración de estudio previos \n\n(28/07/2019) Se incluyen evidencias para el avance del Plan de Mantenimiento.\n\n(09/08/2019) Se incluyen evidencias para el avance del Plan de Mantenimiento.\n\n(31/05/2020) Atendiendo a las observaciones de la OCI se adjuntan las evidencias de la implementación del Plan de Mantenimiento para la vigencia 2019.","CUMPLIDA","1901-12-12","Amelia Navarro - Contratista  OAP",null,null,null,null,null,0,0,7,"CUMPLIDA","13/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMUDEZ\n\nSTELLA CAÑON\nALEXANDRA CORTES","El proceso no presenta evidencias que soporten el inicio de la actividad.\n\n21/08/2019: El proceso presenta avance de la actividad con el archivo \"programa de mantenimiento. No obstante, no es suficiente para determinar el cierre de la actividad, toda vez que no se registra la ejecución de actividades programadas de los meses de enero a mayo 2019, ni se presentan los campos de elaboración, revisión y aprobación del programa, así como la socialización del mismo a los procesos y servidores involucrados. La OCI recomienda, continuar con el cumplimiento de la actividad.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: Documento (PDF) \"Consolidado de actividades para mantenimiento por sede\", debidamente aprobado, Documento (Excel) Cronograma de mantenimiento de la vigencia 2019, 3 carpetas discriminadas por mantenimiento físico, de aires y de ascensores que contienen las cotizaciones, dando cumplimiento a la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la no conformidad generada en la auditoría externa.\n\nDe otra parte,  a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de implementación del Plan de mantenimiento, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de (8) ocho carpetas correspondientes a los meses de junio a diciembre de 2019 donde se observan los soportes de implementación del Plan de mantenimiento correspondiente a la vigencia 2019.\n\nPor lo cual, se determina la efectividad de la actividad programada por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción de mejora derivada de la Auditoría Externa.","Santiago Saavedra - Contratista OCI\n\nAlexandra Cortes - \nContratista OCI"]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"COORDINADOR DEL GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-18","1.0","Migración al nuevo formato y análisis de causa del informe generado de la auditoría interna del SIG.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-31","2.0","Monitoreo del líder del proceso y seguimiento de la OAP a las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","3.0","Monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del líder del proceso y se realizó respectivo seguimiento por la Oficina Asesora de Planeación.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-26","4.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","JEIMY GONZÁLEZ\nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-10-31","5.0","Monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del líder del proceso.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-03","6.0","Monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del líder del proceso.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-11","7.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-29","8.0","Ítem 1: - De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1); se solicitó la eliminación de dicha actividad ya que se está realizando el levantamiento físico del inventario de la vigencia 2018. - De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número dos (2) y tres (3) se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que en el transcurso de la vigencia 2018 se presentaron numerosas inconsistencias en el aplicativo SEVEN ocasionando retrasos significativos en el trámite administrativo de la baja de bienes muebles, a que a la fecha la Coordinación de Recursos Físicos y la Subdirección de Servicios Administrativos se encuentran realizando la revisión minuciosa necesaria a los documentos que se presentarán al comité de bajas: Acta y Resolución y a que en el mes de enero no se realizaron las contrataciones necesarias para adelantar el proceso.\nÍtem 2: Se abre nuevamente la acción debido a que a pesar que la SAE en los correos electrónicos da aceptación del vehículo no ha enviado la resolución del mismo. Se evidencia correo electrónico de la SAE. Se solicita ampliación del plazo hasta el 31/03/2019.\nÍtem 3: (i) Se redefine la actividad eliminando los documentos que no necesitan actualización o que se encuentran inmersos en otras actividades. (ir) Se solicita prorroga del plazo de la actividad al 30/06/2019 ya que no se han actualizado el normograma y la Matriz de Riesgos, documentos que surten el tramite de actualización en el primer semestre de la vigencia por nuevos formatos y lineamientos.\nÍtem 5: - De acuerdo a la asesoría brindada por la Oficina de control Interno el 19 de noviembre de 2018, se solicito vía correo a la OAP  la eliminación de la actividad 2 ya que no es eficaz para el cumplimiento de la acción correctiva. - Se envía solicitud a la Oficina Asesora de Planeación con la prorroga de la actividad 3 actualmente 2 hasta el 15/03/2019 y la redefinición de la misma.\nÍtem 6: -Se redefine la actividad 1 incluyendo la modificación y/o creación de formatos, como puntos de control, asociados al procedimiento. - Se eliminan las actividades 2 y 3  por asesoría de control Interno.\nÍtem 7: Se solicita la prórroga para el cumplimiento de las actividades 1 y 2 para el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\nÍtem 8: Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, se solicitó la eliminación de la actividad 3. Lo anterior en razón a que el proceso no tiene aplicabilidad de dicho procedimiento y a asesoría dada por la Oficina de Control Interno.\nÍtem 10: - De conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que actualmente nos encontramos en la actualización de todos nuestros procedimientos, que algunos de estos dependen de resoluciones que no han sido aprobadas y a que en el mes de enero no se contó con la contratación necesaria para la revisión de los encargados de los procedimientos. - Se solicita la redefinición de la actividad incluyendo la socialización y los nombres de los procedimientos.\nÍtem 11: Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción preventiva, se solicitó la eliminación de la actividad 2, teniendo en cuenta que se repite, ya que se puede observar en el Ítem 5, Actividad 2 “Modificación, actualización y socialización del procedimiento GRF-P-05 Actualización de inventarios 5.0 en el SIG y modificación o inclusión de formatos, tendiente a incorporar controles en el manejo de los bienes.”\nÍtem 11: Teniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, se solicitó la prórroga para el cumplimiento de la actividad 7 cuya fecha de finalización quedaría para el 31/03/2019. Lo anterior se solicita en razón a que no se contó con la contratación necesaria para la revisión de la matriz.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-13","9.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018, se remite retroalimentación del día 13 de marzo de 2019.","EGNA NUÑEZ \nLINA MORALES"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-19","10.0","Ítem 1 – Actividad 1, 2 y 3\nDe conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número uno (1), dos (2) y tres (3); atentamente nos permitimos solicitar la reactivación de la actividad 1 y la ampliación de los tiempos de ejecución de las actividades 2 y 3, lo anterior debido a que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento físico de la vigencia 2019 y estas actividades dependen del mismo. \nSe solicita ampliar las fechas de culminación de la actividades de la siguiente manera:\nActividad 1: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 2: hasta el día 30 de abril de 2019.\nActividad 3: hasta el día 30 de junio de 2019.\n \nÍtem 5 – Actividad 2\nDe conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora y refiriéndonos específicamente a la actividad número dos (2), atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de dicha actividad hasta el día 30 de abril de 2019. Lo anterior se solicita teniendo en cuenta que actualmente nos encontramos realizando el levantamiento de inventario físico de la entidad y dependiendo de éste se realizarán ajustes en el procedimiento.\n\nÍtem 7 - Actividad 1 y 2\nTeniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción correctiva, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de las actividades 1 (uno) y 2 (dos) cuyas fechas de finalización quedarían para el 31/05/2019. Lo anterior se solicita en razón a que el procedimiento y los formatos que establecerán los tiempos para las actividades de este proceso, dependen directamente de la modificación de la Resolución de Viáticos y Comisiones (Resolución 0327 del 10 de mayo de 2018) que se encuentra en revisión por la Subdirección de Servicios Administrativos.\n \nÍtem 10 – Actividad 1\nDe conformidad con las actividades para el cumplimiento de la oportunidad de mejora, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de dichas actividades hasta el 31/05/2019. Lo anterior se solicita en razón a que actualmente nos encontramos en la actualización de todos nuestros procedimientos, que algunos de estos dependen de resoluciones que no han sido aprobadas y a que actualmente se está realizando el levantamiento físico de inventarios de la entidad por todo el personal que conforma el GRF, no contando con el personal y tiempo necesarios para la revisión por parte de los encargados de los procedimientos.\n \nÍtem 11 - Actividad 7\nTeniendo en cuenta las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de la acción, atentamente nos permitimos solicitar la prórroga para el cumplimiento de la actividad cuya fecha de finalización quedaría para el 30/04/2019. Lo anterior se solicita en razón a que actualmente se está realizando el levantamiento físico de inventarios de la entidad por todo el personal que conforma el GRF, no contando con el personal y tiempo necesarios para la culminación de la actividad en la fecha inicialmente prevista.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-05-14","11.0","Se realiza seguimiento a todas las actividades del Plan de Mejoramiento Interno por parte del Líder del Proceso y de dan por cerradas la Actividad 1 del Ítem 1 , Ítem 2, Ítem 6, Ítem 9, las Actividades 2, 3, 6 y 13 del Ítem 11 y la Actividad 13.\n\nSe modifican las siguientes actividades\nÍtem 1 – Actividad 2:\nSe realiza la definición de la actividad por redacción de la misma, después de revisión con la Subdirección Administrativa y se envían las evidencias para su cumplimiento: Proyecto de Acta de comité y Proyecto de Resolución.\nÍtem 10: Actividad 1:\nSe modifica la actividad eliminando la actualización del procedimiento RF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda ya que se encuentra en el Ítem 7 del presente Plan de Mejoramiento, presentando duplicidad.\nÍtem 11 – Actividad 3:\nSe modifica la actividad ya que la actualmente planteada depende directamente de GSTAI y no del Grupo de Recursos Físicos, se reabre la actividad y se solicita el cumplimiento del plazo para el 30 de junio de 2019. La actividad queda de la siguiente manera: 3. Realizar Acuerdos de Nivel de Servicio con el Grupo de Gestión, Soporte y Apoyo Informático, el Grupo de Talento Humano y el Grupo de Contratos, en dónde se acuerde la obligatoriedad de informar al Grupo de Recursos Físicos, de cualquier traslado que realice de Equipos, Funcionarios y/o Contratistas, con el fin de mantener actualizado el inventario de la Entidad.\nÍtem 12:\nSe modifica la actividad ya que la actualmente planteada depende directamente de GSTAI y no del Grupo de Recursos Físicos. La actividad queda de la siguiente manera: 1. Eliminar el Formato GRF-F-33 ya que no tiene aplicabilidad dentro del proceso y actualizar el Procedimiento GRF-P-02 Seguimiento y solicitud de pago de servicios públicos.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-06","12.0","Se realiza el seguimiento a todas las actividades del Plan de Mejoramiento:\nÍtem 5 - Actividad 2: Se realiza la modificación del procedimiento incluyendo los controles que faciliten a la Entidad la administración (entrega, control y devolución) de los recursos públicos suministrados para la gestión a desarrollar y la garantía de su devolución al momento de culminar el contrato con el MVCT, GRF-F-32 Comprobante Traslado de elementos o Comprobante de Traslado generado directamente por el SEVEN. Se actualiza el procedimiento de acuerdo al proceso que se lleva a cabo actualmente en la entidad. Se adjuntan como evidencias la solicitud de la modificación del procedimiento, así como el concepto técnico de aprobación y algunos formatos diligenciados así como el correo electrónico de socialización al Grupo de Recursos Físicos.\n\nÍtem 7 - Actividad 1: Se realiza comunicación por medio de circular a todos los funcionarios o contratistas del MVCT tanto de la nueva resolución 0314-2019 de viáticos y gastos de viaje, así como de los tiempos establecidos para las actividades del procedimiento y su estricto cumplimiento. Se adjuntan como evidencias \"Circular Oportunidad para la solicitud y legalización de Comisiones o autorizaciones de Desplazamiento y permanencia\" y circular de socialización de la resolución.\n\nÍtem 10 - Actividad 1: Se realiza la modificación de los procedimientos y formatos de acuerdo al proceso que se lleva a cabo actualmente en la entidad. Se adjuntan como evidencias la solicitud de la modificación, así como el concepto técnico de aprobación y el correo electrónico de socialización al Grupo de Recursos Físicos.\nProcedimiento Seguimiento y solicitud de pago de servicios públicos Modificación GRF-P-02 11.0\nFormato Seguimiento servicios públicos Modificación GRF-F-40 1.0\nProcedimiento Trámite para el pago de impuestos de bienes Modificación GRF-P-09 8.0\nFormato Control pago de impuestos Modificación GRF-F-41 1.0\nProcedimiento Seguros Modificación GRF-P-10 6.0\nProcedimiento Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles Modificación GRF-P-11 7.0\nProcedimiento Solicitud de servicios Modificación GRF-P-12 7.0\nFormato Entrega y Recibo de Equipos Audiovisuales Traslado GRF-F-11 4.0\nFormato Autorización salida de elementos Modificación GRF-F-12 4.0\nFormato Acta de Entrega de Carné Creación GRF-F-45 -\nFormato Autorización Expresa de Recolección y Tratamiento de Datos Personales Creación GRF-F-46 -\nProcedimiento Administración de cajas menores Modificación GRF-P-14 4.0\nFormato Planilla para pago de transporte Modificación GRF-F-03 3.0","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","13.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Amelia Navarro\nContratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-21","14.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Dilsa Lucia Bermúdez Betancourt – Contratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-28","15.0","Ítem 3: Se solicita a la OAP la ampliación del plazo de la presente actividad hasta el día 30 de septiembre de 2019. Lo anterior debido a factores internos que no dependen de nuestro proceso, ya que para la Matriz de Comunicaciones se dictó la siguiente directriz \" “…tener presente que los ajustes a la matriz de comunicaciones de su proceso se deben actualizar entre los meses de julio y agosto….\", se adjunta correo en el cuál la Oficina de Comunicaciones nos da respuesta y para el caso del Mapa de Riesgos, la herramienta definitiva aún se encuentra en revisión por la Oficina Asesora de Planeación y aún no se ha publicado en el SIG.\n\nÍtem 1 Actividad 3:  Se realiza la baja de los bienes por medio de la Resolución No. 431 del 28 de junio de 2019, se adjunta como evidencia. \n\nÍtem 11 Actividad 8: Se continúa con la actualización y ejecución del Plan Estratégico de Seguridad Vial, se adjuntan como evidencia: Parámetros de evaluación referente a la resolución 1231 , es decir el paso para la estructura del documento de seguridad vial, Adelantos del programa de seguridad vial  (estos adelantos se realizaron en diciembre de 2018, continuamos en  julio de 2019 con la estructura del programa), Los pfd con los listados de asistencia a la capacitación de los conductores en marzo, Excel en los cuales se evidencia los informes referentes a las inspecciones de vehículos, listado para exámenes médicos periódicos y su solicitud y Revisión de Vehículos 2019.\n","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-28","16.0","Ítem 13: Se incluyen evidencias para el avance del Plan de Mantenimiento.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-09","17.0","Ítem 11 Actividad 3: Se realizan los acuerdos de nivel de servicio con GTH, GCT y GSTAI, se adjuntan como evidencia.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2019-11-30","18.0","Ítem 1\nActividad 1: De acuerdo a la solicitud de la Oficina Asesora de Planeación se anexa el registro de activos de terceros de todos los Servidores Públicos de la Entidad y El Acta de Bajas junto con el anexo que establece los los activos a dar de baja. Lo anterior con el fin de dar eficacia a la actividad y poder realizar el cierre de la misma.\nActividad 2: Atendiendo a las observaciones realizadas por la OCI se adjunta como evidencia de la acción el Acta de Baja junto con su informa de elementos y la resolución oficial firmada. Lo anterior con el fin de darle eficacia a la acción y su posterior cierre.\nActividad 3: De conformidad con las observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, se evidencia El Acta de Bajas, la Resolución No. 431 de junio de 2019 y La publicación de la misma con el fin de dar eficacia a la acción y posterior cierre.\nÍtem 3\nAtendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Normograma del proceso y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0007346 del 26/06/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0007423 de 28/06/2019.\nAdicional a lo anterior y con relación a la actualización de la Matriz de comunicaciones se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0010901 del 19/09/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0011207 de 26/09/2019.\nLo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\nÍtem 5\nActividad 1: Atendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Procedimiento GRF-P-04 y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0001231 del 29/01/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0001361 de 31/01/2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la acción.\nÍtem 6\nActividad 2: Atendiendo a las recomendaciones de la OCI se adjunta evidencia de la actualización del Procedimiento GRF-P-15 y se adjunta Solicitud realizada a la OAP con No. Radicado 2019IE0006184 del 30/05/2019 y  Concepto Técnico de aprobación de la OAP con No. de Radicado 2019IE0006219 de 31/05/2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la acción.\nÍtem 9\nActividad 2: De acuerdo a las recomendaciones de la OCI se envía como evidencia el informe de inventario de la Entidad que permite evidencia r la identificación de placas de todos los activos del MVCT. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\nActividad 3: De acuerdo con las recomendaciones de la Oficina de Control Interno se envían los Acuerdos de Nivel de Servicio realizados con el Grupo de Contratos, El Grupo de GSTAI y el de Talento Humano. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\nActividad 6: De acuerdo con las recomendaciones de la OCI se adjuntan como evidencia los soportes de pago de la ejecución del Contrato No. 529 de 2019. Lo anterior con el fin de dar eficacia y posterior cierre a la actividad.\nActividad 8: De acuerdo con las observaciones de la OCI se estructura la evidencia de la actividad. Se continúa con la actualización y ejecución del Plan Estratégico de Seguridad Vial, se adjuntan como evidencia: Parámetros de evaluación referente a la resolución 1231 , es decir el paso para la estructura del documento de seguridad vial, Adelantos del programa de seguridad vial  (estos adelantos se realizaron en diciembre de 2018, continuamos en  julio de 2019 con la estructura del programa), Los pfd con los listados de asistencia a la capacitación de los conductores en marzo, Excel en los cuales se evidencia los informes referentes a las inspecciones de vehículos, listado para exámenes médicos periódicos y su solicitud y Revisión de Vehículos 2019.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31","19.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso.","Amelia Navarro\nContratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-09","20.0","Se realiza seguimiento por parte del proceso y se actualiza el Item 9 Actividad  8 debido a los avances realizados.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","21.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Stella Cañon\nAlexnadra Cortes\nContratistas OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","22.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-31","23.0","Se realiza seguimiento a cada uno de los Items relacionados de la siguiente manera: \nItem 1\nAcción 1 - (31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\nAcción 2 - (31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\nAcción 3 - (31/05/2020) En atención a la solicitud de la OCI, se informa que a la fecha no se tienen los documentos solicitados debido a que no se ha realizado el proceso de baja física de los elementos autorizados para tal fin en el acta y resolución.\nItem 2 - (31/05/2020) En atención a las observaciones de la OCI en cuanto a la  actualización de la documentación del proceso definida en la actividad, conforme al nuevo mapa de procesos del MVCT, se informa que aunque para el Grupo de Recursos Físicos no hubo modificaciones sustanciales al realizar dicha modificación, se han realizados los trámites para la actualización de la documentación: (i)  Se llevo a cabo la mesa de trabajo con la OAP y la OCI el 08 de mayo de 2020 para la modificación de la Caracterización del proceso y se envío la versión definitiva de la misma, nos encontramos a la espera de la autorización para el envío para publicación de la misma, se adjunta evidencia (ii) Mediante concepto técnico con número de radicado 2020IE0003348, se aprobó la publicación del Normograma  del proceso Gestión de Recursos Físicos con los ajustes realizados, se adjunta evidencia. (iii) Se realizó la solicitud de la OAP de la actualización del Plan de Comunicaciones, nos encontramos a la espera de aprobación y publicación, se adjunta evidencia. (iv) Mediante concepto técnico con número de radicado 2020IE0003538, se aprobó la actualización y publicación del Mapa de Riesgos Integrado en el proceso Gestión de Recursos Físicos, se adjunta evidencia.\nItem 3 - (31/05/2020) En atención a las observaciones de la OCI en cuanto a la socialización e implementación del procedimiento se adjunta correo en donde se realizó la socialización del nuevo procedimiento y sus formatos relacionados y evidencia de la utilización de los formatos relacionado en el procedimiento.\nItem 4\nAcción 1 - (31/05/2020) Teniendo en cuenta las recomendaciones emitidas por la OCI se adjunta formato GRF-F-25 CUADRO DE SEGUIMIENTO DE COMISIONES DE LA VIGENCIA para la vigencia 2020.\nAcción 2 - (31/05/2020) Atendiendo las recomendaciones de la OCI, se envía como evidencia la solicitud de modificación del Formato GRF-F-25 CUADRO DE SEGUIMIENTO DE COMISIONES DE LA VIGENCIA de acuerdo a las necesidades del proceso, nos encontramos a espera de respuesta por parte de la OAP, se envía como evidencia correo de solicitud y correo dónde se aclara que el asunto del correo aunque dice \"Solicitud actualización Mapa de Comunicaciones\" la solicitud corresponde a la modificación del formato.\nItem 5 \nAcción 1 - (31/05/2020) Teniendo en cuanta las observaciones emitidas por la OCI, se entregan evidencias de la aplicación del procedimiento en cuanto a la recepción e ingreso de nuevos bienes al MVCT para la vigencia 2020.\nAcción 2 -31/05/2020) Teniendo en cuenta las observaciones remitidas por la OCI se adjunta Reporte del Sistema SEVEN de Relación de Activos por Tercero Responsable. Como se indica ésta información es extraída de nuestro Sistema de Información por lo tanto es veridica y confiable, y contiene la totalidad de los elementos del inventario y a quién se encuentran asignados.\nAcción 3 - (31/05/2020) Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por la OCI se evidencian los correos electrónicos enviados con la información solicitada en los Acuerdos de Nivel de Servicio.\nAcción 4 - (31/05/2020) Teniendo en cuenta las recomendaciones de la OCI se evidencia en archivo en word los pantallazos con la información de la no existencia de comparendos para el MVCT.\nAcción 7 - (31/05/2020) Debido a la contingencia presentada, no se han realizado actividades de mitigación en cuanto a vehículos a la fecha.\nAcción 8 - (31/05/2020) Se acatarán las recomendaciones de la OCI y se programará mesa de trabajo para realizar la modificación de la actividad.\nItem 6 - (31/05/2020) Atendiendo a las observaciones de la OCI se adjuntan las evidencias de la implementación del Plan de Mantenimiento para la vigencia 2019.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-30","24.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro\nContratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-10-15","25.0","Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/08/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-11-30","26.0","Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso y se evidenciaron avances en:\nItem 5, Act 8: (30/11/2020) (i)Se realiza reunión el día 07 de septiembre con la OAP para determinar las acciones a seguir para la definición y continuidad de avance de la actividad y se programa reunión con el GTH y la OCI. \n(ii) Se realiza reunión el día 28 de septiembre con la OAP, la OCI y el GTH para determinar la viabilidad de modificación de responsble de la actividad , en esta reunión se define que la actividad es compartida y que se realizará una reunión para determinar el cronograma y accionses a deguir entre las dos áreas: GTH y GRF. \n(iii) Se realiza reunión con el GTH el 04 de noviembre de 2020 donde se definen las siguientes actividades a realizar: \nEl área de Talento Humano se encargará de modificar la resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016, hay artículos que ya están desactualizados. \nEl área de Talento Humano se encargará de citar la fecha de la próxima reunión que será para los primeros días del mes de diciembre de 2020, ya con la resolución lista para dar inicio a las actividades. \nEl área de Recursos Físicos en este caso Nestor Montoya como persona encargada del PESV debo llevar el cronograma de actividades pendientes para crear el documento con fecha 2021 - 2023 que estará dentro de la proyección listo para el mes de mayo o junio de 2021. \nItem 1, Act. 1,2 y 3: Durante el mes de noviembre se realizaron avances en el proceso de baja de activos en cabeza del Grupo de Recursos Físicos; Estos avances estuvieron enfocados en el apoyo técnico para la elaboración de estudios previos para proceso de intermediación, Se realizó por parte de Recursos Físicos estudio de mercado que permitiera complementar la información necesaria para la conformación del proceso. Para final del mes de noviembre quedo remitido ante la Oficina de Contratos para verificación y publicación el proceso contractual que permite la intermediación y posterior comercialización de los bienes dados de baja por medio de la Resolución 0431 del 28 de junio de 2019. Como evidencia se adjunta documentos finales radicados en la oficina de contratos para publicación de proceso.\n","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-15","27.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro\nProfesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-02-26",28,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 30/11/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-02-28",29,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso y se evidenciaron avances en:\nItem 1, Actividades 1,2 y 3: Se firma contrato No. 1124 de 2020 con SUPERBID COLOMBIA SAS con el siguiente objeto: \"Contratar un intermediario comercial que lleve a cabo el  proceso de enajenación de los bienes muebles considerados obsoletos, inservibles o servibles y que no\nse requieren para el normal desarrollo de las funciones del ministerio de vivienda, ciudad y territorio.\" y se comienzan a adelantar todas las gestiones necesarias para la comercialización de los elementos.\nItem 5, Act 8: (28/02/2020) Se realiza reunión de seguimiento entre las áreas responsables el 10 de febrero para ver avances y definir nuevos compromisos, a la fecha nos encontramos en el proceso de la modificación de la resolución 1060, se adjunta como evidecnia la reunión, su acta y la resolución.","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2021-03-26",30,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Jeison Ramirez\nContratista -  OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-05-25",31,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso y se evidenciaron avances en:\nItem 5, Act 8: El día 8 de marzo de 2021 se sostiene una asesoría de seguridad vial y riesgo publico brindado de la ARL Positiva, el cual se realiza para tener ciertos direccionamientos y correcciones en la modificación a la Resolución 1060 \"Plan Estratégico de Seguridad Vial\" (Se adjunta evidencia de la reunión). \nEl día 23 de marzo se realiza reunión con el Ing. Nelson Posada del área de TIC para socializar, verificar y compartir la encuesta vía intranet a los funcionarios y contratistas del Ministerio de Vivienda. (Se adjuntan pantallazos y encuestas en Microsoft Word). \nPara le 31 de marzo se crea la encuesta en la intranet con el siguiente link: https://forms.office.com/r/jB5aMGzzdr. Esta encuesta está dirigida para el personal del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, con el fin de determinar la percepción que tienen los servidores públicos frente a las condiciones de seguridad vial y los riesgos a los que se enfrentan diariamente en los desplazamientos al sitio de trabajo y viceversa.\nSobre el mes de abril se estuvo trabajando en la aprobación de la modificación de la Resolución 1060 por parte de la Subdirección Administrativa y Secretaria General para firmas del Señor Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio. Para el día 30 de abril se modifica la Resolución quedando de la siguiente manera \"Resolución 0174 del 30 de abril de 2021, por la cual se modifica la Resolución 1060 del 29 de diciembre de 2016\" (Se adjunta la evidencia). \nFinalmente, el 24 de mayo de 2021 se realiza reunión nuevamente con Nelson Tibabuso \"Asesor ARL Positiva\" para dar visto bueno al documento del PESV e iniciar con la convocatoria para realizar el comité del Plan de Seguridad que se estará dando sobre la primera semana del mes de junio. (Adjunto evidencia). ","Tatiana Romero"]
[null,null,null,null,null,"2021-06-22",32,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento y se sugieren recomendaciones, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Jeison Ramirez\nContratista -  OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-20",31,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/05/2021, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Merly Torregrosa - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-22",33,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento y se sugieren recomendaciones, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Jeison Ramirez\nContratista -  OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-12-31",34,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento y se sugieren recomendaciones, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Jeison Ramirez\nContratista -  OAP"]
[null,null,null,null,null,"2022-02-28",35,"Se realizó el segundo comité PESV con los miembros principales del mismo para realizar en analisis y revisión de avances y asignar las tareas necesarias para la culminación del documento. Se generó una capacitación por parte del asesor de la ARL. Para el 15 de marzo se programó asesoría con ARL y para principios del mes de abril se programará el tercer comité para verificar nuevos avances.","Tatiana Romero - Contratista - GRF"]
[null,null,null,null,null,"2022-03-09",36,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a la accion sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Jeison Ramirez\nContratista -  OAP"]
[null,null,null,null,null,"2022-04-20",37,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al  28/02/2022, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Angela Rodriguez\nContratista Oficina de Control Interno"]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":1,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,1,29,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El procedimiento GRF-P-04 Solicitud, recibo a proveedores y suministro de elementos 8.0, Se observó que no contiene dentro de la descripción del procedimiento todas las actividades que en la práctica se realizan para su ejecución, por lo tanto, el procedimiento no refleja los controles necesarios para asegurar el objetivo y el alcance del procedimiento, teniendo en cuenta que el procedimiento documentado no se describe dentro del ciclo PHVA: se puede observar en otras:\na) La falta de planeación del procedimiento para establecer la periodicidad del procedimiento.\nb) Las actividades se ejecutan sin realizar planeación de por tanto no se pueden verificar el cumplimiento de las actividades previstas mediante controles efectivos y entrega oportuna de los productos.\nc) No se describe la actividad que permita analizar la recurrencia, cantidades, entre otros aspectos, de las   solicitudes de elementos por parte de diferentes dependencias. \nd) En entrevista al funcionario a cargo del suministro de elementos a los diferentes grupos de trabajo, se obtuvo que no se lleva un control formal (documentado) los criterios para aprobar o negar el suministro, sin embargo, en sus archivos personales lleva un control de la frecuencia en para la solicitud, a través de la cual toma decisiones.\ne) No se describe la actividad que se realiza para solicitar el pedido al proveedor, dejando desprovisto el procedimiento del control de la oportunidad para la atención del pedido. \nTeniendo en cuenta que el procedimiento debe servir como guía para solicitar las especificaciones y cantidades de los suministros necesarios, se observa en la actividad 2,  consolidación de las solicitudes de elemento;, en la actividad 3 la aprobación del coordinador del grupo de recursos físicos, sin embargo, menciona que se efectúa un “ proceso para la adquisición o suministros de los elementos” lo cual no es claro toda vez que en la actividad 4, referencia la copia del contrato pero se infiere que se valida la disponibilidad dentro del contrato de suministro de los elementos. Entre las dos últimas actividades referenciadas no es claro el criterio empleado por el coordinador para determinar las cantidades y especificaciones a requerir al contratista proveedor de dichos elementos.\nf) La actividad que hace referencia a la entrega de los elementos devolutivos hacia las dependencias no se encuentra documentada como una actividad, ella se describe parcialmente como parte de las Observaciones de la actividad 7 del procedimiento. \ng) En la actividad 9 la evidencia descrita “documento de entrega de elementos de consuno firmado “ se observó que no corresponde a la evidencia que en la práctica se utiliza, es decir, el formato GRF-F-04 “Solicitud de Elementos”, formato que además no refleja el control necesario para el recibo de elementos de consumo por parte de las dependencias ya que no hay un campo específico que permita al solicitante dar visto bueno de aceptación de los elementos que le son entregados frente a lo solicitado."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-23"]
[null,"PARTICIPANTES","Orlando León, Diana Corredor, Martha Hurtado, Tatiana Romero, Martín Ramirez, Max Visbal, Oscar Araujo, Natalia cortés y Olga Uribe."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"No hubo una transición y transferencia adecuada de la información y el procedimiento se efectuaba de manera automática. "]
[null,"Faltó analisis en la descripción del procedimiento y su ejecutoria."]
[null,"Se desarrollaron controles propios sin reflejarlos en la descripción del procedimiento."]
[null,"El procedimiento y formato no están actualizados de acuerdo a las actividades cotidianas del grupo."]
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[null,"Falta de incorporación al procedimiento  de todas las actividades que se ejecutan,y los formatos a utilizar en el desarrollo del proceso."]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":3,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[30,1,30,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El procedimiento RF-P-15 Manejo de viáticos y gastos de viaje del MVCT y Fonvivienda 5.0 \nEl procedimiento no cumple con las políticas de operación, Se llevó a cabo la verificación del cumplimiento de las políticas de operación confrontadas con la información registrada a la fecha en el formato RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0 y se observa que las siguientes políticas no se cumplen: \n\nSe validó aleatoriamente 2 solicitudes de comisión  que fueron efectuadas durante el primer trimestre de 2018, en las cuales se verificaron la aplicación de los formatos RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0 , RF-F-19 Solicitud de reserva para tiquetes aéreos 2.0, GRF-F-21 Orden de Comisión y Pago de Viáticos Nacionales-Funcionarios 9.0, RF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0, RF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios 2.0 y RF-F-26 Certificado de permanencia 2.0 para verificar comisión autorizada con recursos de caja menor y para funcionario autorizado por cadena presupuestal y sus respectivos soportes. \n\nEn dicha verificación se observó que:\n\nPara el formato: RF-F-25 Cuadro de Seguimiento de Comisiones de la Vigencia que esta reportada en el SIG es diferente a la que se está usando en la ejecución del proceso ya que tiene columnas adicionales.\nAdicionalmente, se revisaron los tiempos dentro de los cuales debe presentarse la solicitud de comisión y se obtuvo que ninguna de las comisiones objeto de análisis satisfizo la política que indica las solicitudes deben tramitarse con (5) días hábiles de antelación al inicio de la comisión. no se ejecuta conforme con lo establecido en la política: -“Los funcionarios, personal del esquema de seguridad y contratistas del MVCT y FONVIVIENDA deben legalizar la comisión dentro de los tres días hábiles siguientes a la realización de la misma.”- \n\nDentro de la información contenida en el documento RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0, se evidenció que se han autorizado comisiones estando pendiente la legalización de comisiones anteriores para el mismo funcionario objeto de análisis, lo cual es un incumplimiento expreso de la política que define que “Cada vez que se solicite una orden de comisión y pago de viáticos nacionales o autorización de desplazamiento, el Grupo Recursos Físicos verificará que el comisionado no tenga dos o más legalizaciones pendientes, de ser así, no se efectuará ningún trámite con respecto a la nueva solicitud de comisión, hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se deriven por la omisión.\n\nPara los formatos RF-F-22 Informe de comisión de autorización de desplazamiento y permanencia 2.0, RF-F-23 Cumplido de comisión - funcionarios 2.0 y RF-F-24 Cumplido desplazamiento y permanencia - Contratistas 2.0 y RF-F-26 Certificado de permanencia 2.0 se observa que según los registrado en el documento RF-F-25 Cuadro Seguimiento de comisiones de la vigencia 2.0, "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-23"]
[null,"PARTICIPANTES","Orlando León, Diana Corredor, Martha Hurtado, Tatiana Romero, Martín Ramirez, Max Visbal, Oscar Araujo, Natalia cortés y Olga Uribe."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Directrices dadas directamente desde Jefes de Dependencia y Secretaría General que no permiten el cumplimiento de los tiempos establecidos."]
[null,"No hubo una transición y transferencia adecuada de la información y el procedimiento se efectuaba de manera automática. "]
[null,"Faltó analisis en la descripción del procedimiento y su ejecutoria."]
[null,"Se desarrollaron controles propios sin reflejarlos en la descripción del procedimiento."]
[null,"El procedimiento y formato no están actualizados de acuerdo a las actividades cotidianas del grupo."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Autorizaciones  dadas directamente desde Secretaría General y Jefes de Dependencia que no permiten el cumplimiento de los tiempos establecidos, en razon a las necesidades del servicio."]
[null,"Falta de incorporación al procedimiento  de todas las actividades que se ejecutan,y los formatos a utilizar en el desarrollo del proceso."]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":4,"n_rows":36,"n_cols":3,"rows_kept":36,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[30,1,30,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","De acuerdo al informe de seguimiento a los bienes muebles y vehículos de uso del MVCT y atendiendo a las recomendaciones remitidas en este mismo por la OCI, se relacionan las actividades para dar ajuste y cumplimiento a dichas observaciones."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2018-07-23"]
[null,"PARTICIPANTES","Orlando León, Diana Corredor, Martha Hurtado, Tatiana Romero, Martín Ramirez, Max Visbal, Oscar Araujo, Natalia cortés y Olga Uribe."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Nueva normatividad contable NICSP a partir de 01 de enero de 2018."]
[null,"Uso inadecuado de los bienes del MVCT, ocacionando que algunas placas se caigan del bien."]
[null,"Movilización de equipos sin el aviso oportuno al GRF."]
[null,"Se cometen infracciones al código de tránsito."]
[null,"El proceso de contratación de lavado de vehículos se adelantó pero se declaro desieto."]
[null,"La matriz de aspectos ambientales no considera aspectos relacionados con parque automotor."]
[null,"El Plan Estrategico de Seguridad Vial esta siendo ajustado de acuerdo a las observaciones presentadas por el Ministerio de Transporte"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Nueva normatividad contable NICSP a partir de 01 de enero de 2018."]
[null,"Uso inadecuado de los bienes del MVCT, ocacionando que algunas placas se caigan del bien."]
[null,"Movilización de equipos sin el aviso oportuno al GRF."]
[null,"Se cometen infracciones al código de tránsito."]
[null,"El proceso de contratación de lavado de vehículos se adelantó pero se declaro desieto."]
[null,"La matriz de aspectos ambientales no considera aspectos relacionados con parque automotor."]
[null,"El Plan Estrategico de Seguridad Vial esta siendo ajustado de acuerdo a las observaciones presentadas por el Ministerio de Transporte"]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":5,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[30,1,30,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Asegurar en el Plan de Mantenimiento de la Infraestructura, detalle de los controles del seguimiento al mantenimiento preventivo por puestos de trabajo."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AM"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2019-01-17"]
[null,"PARTICIPANTES","Diana Corredor, Tatiana Romero."]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El formato actual para mantenimientos preventivos no es eficaz."]
[null,"No se tiene un Plan de Mantenimiento que incluya todos los items necesarios."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"No se tiene un Plan de Mantenimiento que incluya la revisión de todos los sistemas e infraestructura necesarias para el correcto funcionamiento del MVCT."]