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[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión estratégica del talento humano"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Líder del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerificación y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Internas SIG","De los procedimientos observados en la Auditoría se sugiere que sean revisados ya actualizados bajo el nuevo formato de la ultima versión establecida en el SIG por la OAP, dado de 7 de los 10 procedimientos evaluados, corresponden a versiones anteriores THP-14 - 2016, THP05 - 2016, THP-08 -2016, THP-09 - 2016, THP11- 2016, THP-17 - 2017. De igual forma tener en cuenta lo relacionado en cada uno de los procedimientos lo cual se puede evidenciar en la lista de chequeo elaborada y verificada en la Auditoría.","AP","Cambio de persona encargada de ser el enlace de calidad y desconocimiento de esta actividad","Actualizar los documentos a la nueva plantilla aprobada en el SIG para los procedimientos, formatos e instructivos (Nombramiento, vinculación y retiro del servicio, inducción y entrenamiento a nuevos empleados públicos, evaluación del desempeño y sistema de medición laboral, asignación de incentivos a mejores equipos de trabajo, asignación de prima técnica, elaboración y ejecución de los Planes de Bienestar social, PIC y salud Ocupacional, programación y disfrute de vacaciones, liquidación de nómina y prestaciones sociales del retito, expedición de certificado laboral y acuerdos de gestión)\n\nSolicitar la aprobación de los cambios a la OAP\n\nSocializar a los funcionarios y contratistas del GTH","2018-06-15","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad)","30/07/2018 27/09/2018 28/12/2018 26/03/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se enviaron correos electrónicos solicitando que el equipo de trabajo revise la documentación del proceso ( Procedimientos, Instructivos y Formatos)  y envié a la OAP la solicitud de actualización de la documentación del proceso conforme al Instructivo de Documentación del SIG.\n27/09/2018: Una vez aprobados los procedimientos, instructivos y formatos del Proceso de Gestión del Talento Humano, se realizó la socialización a todos los funcionarios por medio de correo masivo y reuniones internas de trabajo.\n28/12/2018: En la página Web del Ministerio, se evidencia la publicación  de la actualización de los procedimientos de los formatos GTH-P-14, GTH-P-08, GTH-P-09, GTH-P-12, GTH-P-17.\n26/03/2019: Se anexa como soporte el formato SIG-F-01 con radicado No. 2018IE0006015 el cual se solicita Crear, modificar y/o eliminar los documentos relacionados en el mismo y el formato SIG-F-02 de Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación en el certifican mediante radicado 2018IE0007581 que se cumple con los requisitos establecidos en el SIG-I-01 y se concede visto bueno para continuar con el tramite de aprobación y formalización  dentro del Sistema Integrado de Gestión. Adicionalmente se anexa correo de fecha 5/07/2018 en el cual se socializa a los funcionarios de Talento Humano la actualización de los formatos.\n14/06/2019: Se copia de formato SIG-F-01, donde se solicita a la Oficina Asesora de Planeación Modificar el Procedimiento GTH-P-11 Elaboración y Ejecución de los Planes de Capacitación y Bienestar Social. En aprobación por parte del GTH la actualización de los procedimientos GTH-P-14 -, GTH-P-05, GTH-P-08 , GTH-P-09 , GTH-P-11- , GTH-P-17 .\n30/09/2019: Se solicitó a los funcionarios del Grupo de Talento Humano actualizar los procedimientos, se encuentra en revisión y aprobación del Grupo los ajustes.\n\n10/12/2019:  Se anexan formatos actualizados en el Sig GTH-P-08 -, GTH-P-09, GTH-P-11 , GTH-P-14- , GTH-P-17, así como correo de socialización a los funcionarios del Grupo de Talento Humano de fecha 26/11/2019 informando la actualización de los procedimientos.\n\n09/03/2020 Actividad en proceso de actualización, en el siguiente reporte se espera presentar evidencia cumplida y cerrada acción de mejora.\n\n15/09/2020 Se solicitó actualización de formatos y procedimientos de GTH, algunos tienen concepto técnico del mes agosto y los demás son aprobados en el siguiente mes. Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para verificar que todos los procesos y procedimientos del Grupo se encuentren actualizados y socializados.","EN PROCESO","31/07/2018\n27/09/2018\n18/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n16/12/2020","Diana Corredor - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"31/07/2018: Se evidencia correo electrónico el 19 de abril de 2018  y el 08 de mayo solicitando la facilitadora de proceso al equipo de trabajo la actualización de la documentación ( procedimientos y los instructivos). Se verifica por correo electrónico del 13 de abril de 2018 en el asunto: Actualización proceso de Gestión de Talento Humano enviando al equipo de trabajo un cronograma para revisión de los procedimientos, instructivos.  Se verifica solicitud radicado 2018IE0006015 del 18 de mayo de 2018 de actualización de los procedimientos GTH-P-14 -, GTH-P-05, GTH-P-08 , GTH-P-09 , GTH-P-11- , GTH-P-17 y el concepto de aprobación por parte de la OAP es con el radicado 2018IE0007581 del 05 de julio de 2018. En correo electrónico enviado al equipo de trabajo por la Funcionaria Bibiana Rojas el 05 de julio de 2018 para que validen la documentación actualizada en la pagina web del proceso de gestión de talento humano. \n\n27/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 06 de agosto de 2018 en tema: Talento humano actualizo formato, se evidencia por correo masivo a todo el MVCT el 06 de agosto de 2018 la socialización y se evidencia el listado de asistencia del 03 de septiembre de 2018 en tema socialización proceso de gestión de talento humano.\n\n18/01/2019: Se evidencia mediante numero de radicado 2018IE006015 la solicitud de actualización de los procedimientos GTH-P-14 -, GTH-P-05, GTH-P-08 , GTH-P-09 , GTH-P-11 , GTH-P-12- , GTH-P-17. Asimismo, concepto de aprobación  por parte de la OAP es con el radicado 2018IE0007581 del 05 de julio de 2018. En correo electrónico enviado al equipo de trabajo el 05 de julio de 2018 informando que la documentación se encuentra actualizada en la pagina web del proceso de gestión de talento humano.\n31/07/2019: Se evidencia mediante número de radicado 2019IE0006899 la solicitud de actualización del procedimiento GTH-P-11 Elaboración y Ejecución de los Planes de Capacitación y Bienestar Social. No obstante, la evidencia aportada no va acompañada el concepto técnico de la OAP que es el que establece la oficialidad del documento y permite corroborar que corresponda al mismo publicado en la página web. Adicionalmente se establece que la actividad todavía se encuentra en proceso de cumplimiento dado que a la fecha se reportan 6 documentos en aprobación por parte del GTH. El desarrollo de esta actividad se encuentra rezagado dado que su fecha final de cumplimiento está para el 14/06/2019.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad. así: se observa concepto técnico del 2 de julio de 2019, con No. de radicado 2019IE0007486, de la modificación del procedimiento GTH-P-11 Elaboración y ejecución de los planes de capacitación y bienestar social, asimismo, correo electrónico de socialización del 5 de julio de 2019. También, correo electrónico del 26 de noviembre de 2019,  que evidencia socialización de la modificación aprobada por concepto técnico con radicado No.  2019IE0013203, de los procedimientos GTH-P-08, GTH-P-09, GTH-P-12, GTH-P-14, GTH-P-17. Teniendo en cuenta lo anterior, para el cierre de la actividad es necesaria la actualización de los procedimientos GTH-P-02, GTH-P-03 y GTH-P-15.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan los documentos GTH-P-02 Inducción y entrenamiento a nuevos empleados públicos  versión 12.0, actualizado el 5 de agosto 2020, GTH-P-03 Evaluación de desempeño y sistema de medición laboral  versión 9.0 actualizado el 7 de septiembre de 2020 y GTH-P-15-Acuerdos de gestión  versión 4.0 actualizado el 7 de septiembre de 2020. No obstante, es necesario que se aporten las solicitudes de documentación y los conceptos técnico de aprobación documental, con el fin de que se evidencie el trámite de actualización de los documentos. Adicionalmente, los soportes que evidencien la socialización de los mismos  a los funcionarios y contratistas del GTH. Por último, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","11/10/2018\r\n\n\r20/03/2019\n\r\n\r22/08/2019\n\r\n\r15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\r\n\r\nEGNA NUÑEZ\r\nLINA MORALES\r\n\r\nEGNA NÚÑEZ\r\n\r\nSANTIAGO SAAVEDRA\r\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO ALEXANDRA CORTES","11/10/2018: Se evidencia solicitud de fecha 18/05/2018, con radicado 2018IE0006015, mediante el cual se solicito actualizar entre otros los procedimientos GTH-P-14, GTH-P-08 , GTH-P-09,  GTH-P-11 , GTH-P-12 Y GTH-P-17 y la eliminación del procedimiento GTH-P-05, verificado el campo de justificación el mismo no es suficientemente clara para evidenciar los cambios en cada procedimiento.\nPor lo anterior se verifica la publicación de los procedimientos en la pagina web encontrando las siguientes inconsistencias, así:\nGTH-P-14: cambio de versión de 7.0 a 8.0 del 21/04/2018, fecha inferior a la fecha de solicitud y el control de cambios diferente al de la solicitud.\nGTH-P-08: cambio de versión de 6.0 a 7.0 del 05/07/2018,  control de cambios diferente al de la solicitud.\nGTH-P-09: cambio de versión de 6.0 a 7.0 del 05/07/2018,  control de cambios diferente al de la solicitud.\nGTH-P-12: cambio de versión de 7.0 a 8.0 del 05/07/2018,  control de cambios diferente al de la solicitud.\nGTH-P-17: cambio de versión de 1.0 a 2.0 del 05/07/2018,  control de cambios diferente al de la solicitud.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se detalle el control de cambios, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nSe evidencia correo electrónico del 06/08/2018 mediante el cual la funcionaria Bibiana informa al Grupo de trabajo de Talento Humano que fueron actualizados los documentos del SIG y da a conocer el link de publicación, así mismo, se evidencia la lista de asistencia de fecha 03/09/2018 en la cual se socializó los documentos al Grupo de trabajo de talento humano.\nDe otra parte se evidencia envió por correo masivo del pasado 06/08/2018 mediante el cual se informa a todo el MVCT que el proceso de Talento Humano actualizo sus documentos del SIG.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción. El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia el formato SIG-F-01 \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\" con radicado No. 2019IE0006899 emitido el 14 de junio de 2019 por el proceso de Gestión del Talento Humano, en el cual se relaciona la modificación a realizar al procedimiento GTH-P-11 \"ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS PLANES DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL\"; no obstante, la actividad no cuenta con las evidencias suficientes para declarar el estado cerrado de la misma, toda vez que, se requiere de la formalidad del Procedimiento a través del CONCEPTO TÉCNICO emitido por la Oficina Asesora de Planeación; y además, es preciso mencionar que el plazo para dar cumplimiento a la actividad venció en la fecha de emisión de la solicitud de modificación de la documentación en el Sistema Integrado de Gestión (14/06/2019) fecha en la cual de acuerdo con las evidencias suministradas a la OCI, no se cuenta con la aprobación del lineamiento por parte de la OAP, por lo tanto, se presume un posible incumplimiento de la actividad de acuerdo a las fechas programadas en el Plan de Mejoramiento.\nDe otra parte, la OCI mediante un ejercicio de revisión en la página web del MVCT encontró en el SIG del proceso la publicación del procedimiento GTH-P-11, el cual presenta fecha de aprobación del 02 de julio de 2019 relacionando en su contenido la actualización del logotipo, versión y contenido (actividades), sin embargo, se reitera que no se cuenta con las evidencias suficientes para verificar la trazabilidad del trámite de actualización.\nFinalmente, se recomienda al proceso revisar los documentos que se encuentran publicados en el Sistema Integrado de Gestión del proceso en la página web del MVCT y que guardan relación con la no conformidad, toda vez que, se presentan las siguientes situaciones a la fecha de la presente evaluación:\n• Los procedimientos GTH-P-08, GTH-P-09, GTH-P-12, GTH-P-14 y GTH-P-17 que fueron modificados en su última versión el 05 de julio de 2018, deben ser actualizados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaría General en el memorando 2019IE0008841 emitido el 02 de agosto de 2019, “(…) actualizar formatos en el sistema de gestión de calidad”, teniendo en cuenta que los documentos deben contener el logo actualizado de la Entidad y otros aspectos según aplique.\n• El procedimiento GTH-P-05, no se encuentra publicado en la página web del MVCT en el Sistema Integrado de Gestión del proceso, por lo tanto, es pertinente revisar su estado de vigencia.\nNota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019 y esta es la misma fecha en la que se realizó el monitoreo, el cual no permite evidenciar en su descripción el cumplimiento de la actividad programada en el Plan de Mejoramiento.\nPor lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicite y apruebe la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias: dos (2) correos electrónicos, el primer correo tiene como asunto “Actualización formatos y procedimientos en el SIG Grupo de Talento Humano” que fue remitido el 26/11/2019 donde informa que se encuentra aprobada y publicada formatos y procedimientos GTH-PGTH-P-08, GTH-P-09, GTH-P-12, GTH-P-14, GTH-P-17, y el segundo correo que tiene como asunto “Actualizado Procedimiento Elaboración y Ejecución de Planes de Capacitación y Bienestar Social” se informa que mediante concepto técnico con radicado 2019IE0007486, ya se encuentra aprobada y publicada la documentación relacionada “GTH-P-11 ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN  DE LOS PLANES DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL 12.0”. Sin embargo, no es posible determinar la actualización de los procedimientos GTH-P-02, GTH-P-03 y GTH-P-15. Por lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad hasta tanto no se actualice la totalidad de la documentación del proceso conforme a los lineamientos dados por el SIG.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias tres (3) formatos tipo PDF denominados “GTH-P-02 Inducción y entrenamiento a nuevos empleados públicos 12.0” versión 12 de fecha 05/08/2020, “GTH-P-03 Evaluación de desempeño y sistema de medición laboral 9.0” versión 09 del 07/09/2020 y “GTH-P-15-Acuerdos de gestión 4.0\" versión 4,0 de fecha 07/09/2020, los cuales se encuentran publicados en la página web de la Entidad y que fueron solicitados en la evaluación anterior, por lo tanto, se da cierre a la acción establecida por el proceso y con el fin de determinar la efectividad del mismo, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación y los soportes de la socialización efectuada sobre la documentación actualizada al interior del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
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[2,"Auditorías Internas SIG","Se evidenció que no tenían conocimiento del informe. No han tomado acciones al respecto. Se sugiere tomar acciones para evidenciar la retroalimentación de los resultados de seguimiento y evaluación.","AP","No se realizó empalme con la persona que estaba encargada de calidad al momento de su retiro","Una vez sean emitidos informes relacionados con  las auditorías y riesgos del Proceso de Gestión del Talento Humano, socializarlo con todos los integrantes del Grupo  y tomar las acciones de mejora a que haya lugar","2018-06-15","2021-03-31",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad)","30/07/2018\n\n27/09/2018\n\n28/12/2018\n\n26/03/2019\n\n14/06/2019\n\n30/09/2019\n\n10/12/2019\n\n09/03/2020\n\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Vía correo electrónico fueron socializados por informes de:\nInforme mapa de riesgos I trimestre\nInforme de Historias Laborales\nInforme de Auditoria de Talento Humano.\n\n27/09/2018: Por correo electrónico se han socializado a los demás responsables del tema de mapa de riesgos del GTH los diferentes informes que nos ha remitido la OCI atendiendo  como oportunidad de mejora, el reporte del control 2 del riesgo 5 conforme las sugerencias dadas por la oficina en mención.\nEn cuanto al informe de auditoria externa, este fue  socializado al grupo interno de talento humano para establecer las acciones a desarrollar en mesa de trabajo.\n\n28/12/2018: Se solita una prorroga mediante correo electrónico, para realizar esta acción.\n\n26/03/2019: Por correo electrónico se han socializado a los demás responsables los temas referentes a las auditorías y plan de mejoramiento del proceso GTH, asimismo los diferentes informes que nos ha remitido la OCI atendiendo  como oportunidad de mejora. Se programa realizar una reunión con el fin de definir compromisos para emprender acciones de mejora frente a estos informes.\n\n14/06/2019: Se anexan copias de correos de fechas 28/03/2019 Plan de Acción 2019 - Grupo de Talento Humano para revisión y aprobación, 11/04/2019 Plan de Mejoramiento evaluado y actualizado y 11/04/2019 Socialización Plan de Acción Institucional 2019, en el se socializa a los funcionarios de Talento Humano sobre las novedades del Proceso de Gestión de Calidad.\n\n30/09/2019: Se ha socializado por correo electrónico a los funcionarios del Grupo de Talento Humano todo información de auditorias y todo lo relacionado con sistema de gestión.\n\n10/12/2019: Se socializa por correo electrónico a los funcionarios del Grupo, los resultados de las auditorias y seguimientos realizados. Se adjunta Socialización Auditoria de Comunicaciones de fecha 14/06/2019, Informe auditoria externa de fecha 29/07/2019, Informe Plan Acción Grupo Talento Humano Octubre 2019 de fecha 26/11/2019, igualmente se socializan los informes de los seguimientos a las diferentes matrices que reporta la dependencia con el propósito de felicitarlos o solicitar apoyo para el cumplimiento de las acciones.\n\n09/03/2020 En reuniones de Trabajo con el Grupo de Talento Humano, se socializan los resultados obtenidos de las auditorias y seguimientos y se invita al equipo de trabajo a colaborar con su gestión.\n\n15/09/2020:El Coordinador del Grupo recibe los informes y solicita retroalimentación y mesas de trabajo, para hacer frentes de trabajo y ajustes correspondientes.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de tres meses para revisar y socializar con los integrantes del grupo los informes y auditorias del Proceso de Gestión del Talento Humano y tomar acciones de mejora.","EN PROCESO","31/07/2018\n27/09/2018\n18/01/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n16/12/2021","Diana Corredor - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",{"$f":"COUNTIF(Q13:U13,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V13=5,100,IF(V13=4,80,IF(V13=3,60,IF(V13=2,40,IF(V13=1,20,IF(V13=0,0))))))","v":0},"31/07/2018: Se evidencia correo electrónico enviado por la Funcionaria Bibiana Rojas el 13 de junio de 2018 al equipo de trabajo de talento humano en el asunto: Informe de Seguimiento Riesgos. Se evidencia correo electrónico del 21 de mayo de 2018 por la Coordinadora del Grupo de talento humano socializando el informe de auditoria del SIG, y el 22 de mayo de 2018 se realiza socialización informe de auditoria-proceso GTH se evidencia listado de asistencia. Se valida el correo electrónico de 30 de mayo de 2018 en el asunto: Informe de Historias Laborales, el  07 de junio de 2018 en asunto: Control Historias Laborales para el respectivo seguimiento de dicho informe.\n27/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 29 de agosto de 2018 al grupo de talento humano con copia a la Coordinadora del Grupo de Talento Humano en asunto: mapa de riesgos GTH Agosto, se evidencia correo electrónico el 30 de agosto de 2018 en asunto: Informe de evaluación de los controles -Mapas de riesgos II Trimestre, se evidencia correo electrónico del 12 de septiembre de 2018 socializando las respuestas de observaciones del mapa de riesgos realizados por la Oficina de Control Interno. Se evidencia correo electrónico del 25 de septiembre de 2018 con el fin de socializar al interior del grupo de talento humano el informe de auditoria externa. \n18/01/2019: No se aportan evidencias que permitan establecer el estado y verificar la oportunidad y pertinencia de la acción. El proceso solicita ampliación de la fecha de finalización.\n31/07/2019:  Las evidencias presentadas no dan cuenta de la actividad, dado que no es posible constatar las acciones de mejora que se tomaron en el GTH en el marco de las auditorías y riesgos del proceso.\n31/01/2020: Se evidencia correos electrónicos de socialización de resultados de seguimientos realizados al proceso; sin embargo, no es posible constatar las acciones de mejora que se tomaron en el marco de las auditorías y seguimientos del proceso.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan correos electrónicos por parte del líder del proceso de socialización de los resultados de seguimiento realizado a los instrumentos de planeación \"Act 2. Informe de Seguimiento a Julio del Plan de Acción Institucional 2020\" y \"Act 2 GTH Avance Plan de Acción Institucional y Plan Estratégico Institucional\"; sin embargo, no se observa la socialización de los resultados en el marco del mapa de riesgos y el plan de mejoramiento del proceso. Adicionalmente, no es posible constatar la implementación de acciones de mejora que se tomaron en el marco de los seguimientos realizados al proceso. Por último, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","11/10/2018\r\n\r\n20/03/2019\r\n\r\n22/08/2019\r\n\r\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\r\n\r\nEGNA NÚÑEZ\r\nLINA MORALES\r\n\r\nEGNA NÚÑEZ\r\n\r\nSANTIAGO SAAVEDRA\r\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","11/10/2018: Se evidencia correos electrónicos de fechas 21/05/2018, 22/05/2018, 30/05/2018, 13/06/2018, 30/07/2018, 29/08/2018, 30/08/2018 en los cuales se dieron a conocer los informes a los integrantes del Grupo de trabajo talento humano. Así mismo, se evidencia lista de asistencia de fechas 22/05/2018, 05/06/2018, fechas en las cuales se realizaron mesas de trabajo para analizar los informes de seguimiento realizados a GTH. A la fecha del seguimiento no se evidencia la toma de acciones de mejora.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se tomen las acciones de mejora, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019:  El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción.  El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia correos electrónicos relacionados con la ejecución de las siguientes actividades:\n• Plan de Acción del Grupo de Talento Humano - 28 de marzo de 2019: socialización entre los integrantes del proceso para la revisión y aprobación de las modificaciones a realizar al documento para la vigencia 2019.\n• Plan de Mejoramiento del SIG - 11 de abril de 2019: socialización entre los integrantes del proceso del plan citado, el cual contiene el resultado de la evaluación emitida por la OCI durante el mes de marzo de 2019.\n• Plan de Acción del Grupo de Talento Humano - 11 de abril de 2019: socialización entre lo integrantes del proceso del documento final aprobado para la vigencia 2019.\nNo obstante, en el monitoreo y en las evidencias, no se observa la medida en la que se establecieron e implementaron al interior del proceso acciones de mejora orientadas a la subsanación de la no conformidad.\nNota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019 y esta es la misma fecha en la que se realizó el monitoreo, el cual no permite evidenciar en su descripción el cumplimiento de la actividad programada en el Plan de Mejoramiento.\nPor lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicite y apruebe la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la revisión de las siguientes evidencias:\n• Correo electrónico con tema: Actualizado Procedimiento Elaboración y Ejecución de Planes de Capacitación y Bienestar Social - 5/07/2019\n• Correo electrónico con tema: Informe auditoria externa - 29/07/2019\n• Correo electrónico con tema: Informe Plan Acción Grupo Talento Humano octubre 2019 - 28/11/2019\n• Correo electrónico con tema: Nueva Guía de incapacidades - 5/07/2019: Concepto técnico\n• Correo electrónico con tema: NUEVAS ORIENTACIONES IMAGEN INSTITUCIONAL - 5/07/2019\n• Correo electrónico con tema: Nuevo Mapa de Riesgos Grupo Talento Humano - 21/06/2019\n• Correo electrónico con tema: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2019 - 10/09/2019\n• Correo electrónico con tema:  Sociabilización resultados Plan de Acción mes de abril TH - 23/05/2019\n• Correo electrónico con tema: Socialización Auditoria de Comunicaciones. - 14/06/2019\n• Correo electrónico con tema: Socialización Informe austeridad del gasto enero 2019 - 6/05/2019\n• Correo electrónico con tema: SOCIALIZACIÓN LINEAMIENTOS DE LEY - 22/08/2019\nSi bien, a través de estas evidencias se observa la socialización realizada al interior del proceso, estas evidencias no permiten determinar las acciones específicas tomadas frente a los informes que fueron socializados en los correos electrónicos remitidos. Así las cosas, se hace necesario que el proceso aporte la relación de las acciones realizadas para cada uno de los informes identificados y sus respectivos soportes a fin de dar cierre de la actividad planteada, teniendo en cuenta que esta cuenta con fecha de finalización de 14/06/2019.\n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\nTres (3) correos electrónicos denominamos “Act 2 GTH Avance Plan de Acción Institucional y Plan Estratégico Institucional” con fecha 4/8/2020; “Act. 2 Mapa de proceso Gestión de Talento Humano actualizado” con fecha 10/8/2020 y “Act 2. Informe de Seguimiento a Julio del Plan de Acción Institucional 2020” con fecha 31/8/2020, en donde se pudo observa que se relacionada información relativa al avance en el Plan de Acción Institucional y Plan Estratégico Institucional de GTH con corte a junio de 2020; por otro lado, socialización de normograma, plan de comunicaciones, Instructivo: Aceptación Licencia Ordinaria, Instructivo: Certificación De Insuficiencia De Personal, Guía: Incapacidades Y Recobros, Instructivo: Diligenciamiento Del Formato Certificaciones Laborales, Formato Acta De Posesión Y Formato:  Evaluación Impacto De La Capacitación; así mismo informe de seguimiento a julio de 2020 del PAI GTH 2020, dando cumplimiento a la actividad establecida por el proceso.\n\nPor lo anterior, y con el fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, de conformidad con la segunda línea de defensa, se solicita que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de la socialización de los resultados en el marco del mapa de riesgos y el plan de mejoramiento del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
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[3,"Oportunidad de Mejora","Realizar actualización de la caracterización del proceso conforme a los lineamientos de la OAP y en la nueva plantilla aprobada dentro del SIG","AP","Falta incluir algunas actividades del proceso, ajustes a la nueva plantilla","Identificar las oportunidades de mejora a incluir en la caracterización\n\nActualizar la caracterización a la nueva plantilla aprobada en el SIG\n\nSolicitar la aprobación de los cambios a la OAP\n\nSocializar a los funcionarios y contratistas del GTH\n\n \n\n","2018-06-15","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad)","30/07/2018\n\n15/09/2018\n\n\n28/12/2018\n\n26/03/2019\n\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se actualizó la caracterización a la nueva plantilla del formato, se envió a la Oficina Asesora de Planeación para su actualización, y se valida la publicación en la pagina del proceso de gestión de talento humano.\n\n15/09/2018: La caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano fue aprobada por la OAP, se encuentra publicada y socializada a los integrantes de GTH.\n\n28/12/2018: Se publicó la modificación de la caracterización de versión 9.0 a 10.0 del 28/06/2018 en el link del proceso en la pagina web del MVCT, por tanto se solicita dar el cierre respectivo, y  conceder prorroga de 90 días al Grupo de Talento Humano que en la vigencia 2019 para que realice los cambios propuestos. \n\n26/03/2019: La caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano fue aprobada por la OAP, se encuentra publicada y socializada a los integrantes de GTH. Se adjuntan documentos donde se evidencia la aprobación de la modificación de la caracterización por parte de la OAP y la socialización a los integrantes de GTH.\n\n14/06/2019: El Grupo de Talento Humano se encuentra realizando actualización la caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano.\n\n30/09/2019: La caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano fue aprobada por la OAP, se encuentra publicada y socializada a los integrantes de GTH. \n\n10/12/2019: En trámite actualización de Caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano.\n\n15/09/2020 : Actualizada Caracterización de Talento Humano a 31 de agosto de 2020\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para verificar que todos los procesos y procedimientos del Grupo se encuentren actualizados y socializados.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/07/2018\n\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Diana Corredor -Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,{"$f":"IF(V16=5,100,IF(V16=4,95,IF(V16=3,60,IF(V16=2,70,IF(V16=1,50,IF(V16=0,0))))))","v":0},"31/07/2018: Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 en la participación de la capacitación realizada por la OAP para los lineamientos de la nueva plantilla de caracterización. En correo electrónico se evidencia envió de la caracterización migrada a la nueva plantilla el 23 de mayo de 2018. El 15 de junio de 2018 se reviso el grupo de talento humano en conjunto con la OAP la caracterización de acuerdo al ciclo PHVA, secuencia e integración entre procesos. Se verifica recibido del 09 de julio de 2018 por parte de la Funcionaria Bibiana Rojas del asunto: Legalización caracterización en el SIG. Se evidencia pantallazo de la publicación de la caracterización del proceso de gestión de talento humano el 10 de julio de 2018\n27/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 06 de agosto de 2018 en tema: Talento humano actualizo formato,   y se evidencia el 03 de septiembre de 2018 en tema socialización proceso de gestión de talento humano.\n18/01/2019: Se evidencia mediante radicado no. 2018IE0006015 del día 8 de mayo, la solicitud de modificación de la caracterización del proceso, el concepto de aprobación por parte de la OAP con radicado 2018IE0007581, la socialización mediante correo electrónico por parte la funcionaria Bibiana Rojas del día 6 de agosto de 2018 y asimismo lista de asistente del 3 de septiembre donde se socializan temas referentes al proceso de GTH.\n31/07/2019: No se aportan evidencias del avance de la actividad.\n31/01/2020: No se aportan evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan la caracterización del proceso Gestión Estratégica del Talento Humano, versión 11.0 actualizado el 31 de agosto de 2020. No obstante, es necesario que se aporten las solicitud de documentación y el concepto técnico de aprobación documental, con el fin de que se evidencie el trámite de actualización del documento. Adicionalmente, el soporte de la socialización del mismo a los funcionarios y contratistas del GTH.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","11/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","11/10/2018: Se evidencia correo electrónico del pasado 23/05/2018 mediante el cual se remite la caracterización ajustada a la OAP, lista de asistencia mesa de trabajo 15/06/2018 entre GTH y OAP, tema caracterización, lista de asistencia 19/07/2018 de mesa de trabajo del grupo de trabajo de TH, sin embargo el proceso no aporta de evidencia la solicitud de modificación con la respectiva justificación. De otra parte se observa la publicación de la modificación de la caracterización de versión 9.0 a 10.0 del 28/06/2018 en el link del proceso en la pagina web del MVCT, la cual en el control de cambios no especifica con claridad los cambios efectuados a la caracterización.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se especifique con claridad los cambios efectuados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción.  El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso, teniendo en cuenta lo reportado en el monitoreo realizado por el proceso en el mes de junio de 2019 contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\" \nNota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019 y esta es la misma fecha en la que se realizó el monitoreo, el cual no permite evidenciar en su descripción el cumplimiento de la actividad programada en el Plan de Mejoramiento.\nPor lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicite y apruebe la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: No se aportan evidencias que permitan determinar el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma hasta tanto el proceso aporte los soportes de actualización de la caracterización del proceso, especialmente considerando la modificación del mapa de procesos realizada en la vigencia 2019. De igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión del documento PDF de “Caracterización” denominado “Act. 3 GTH-C - Gestión Estratégica del Talento Humano 11.0” con fecha de versión 31/08/2020 el cual se encuentra acorde al publicado en la documentación del SIG, dando cumplimiento a la actividad establecida por el proceso. Por lo anterior, con el fin de determinar la efectividad de la acción, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el Concepto Técnico de aprobación y la evidencia de la socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
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[4,"Oportunidad de Mejora","Realizar actualización de la matriz de comunicaciones y el nomograma del proceso conforme a los lineamientos de la OAP y en la nueva plantilla aprobada dentro del SIG","AP","Hace falta incluir las publicaciones relacionadas con los sistemas de evaluación con los que cuenta la entidad y los Planes del PIC, Bienestar y Seguridad y Salud en el Trabajo y por cambio normativo","Identificar las oportunidades de mejora a incluir en la matriz de comunicaciones y normograma\n\nActualizar la matriz de comunicaciones y el normograma a la nueva plantilla aprobada en el SIG \n\nSolicitar la aprobación de los cambios a la OAP\n\nSocializar a los funcionarios y contratistas del GTH","2018-06-15","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - Todo el GTH)","30/07/2018\n\n15/09/2018\n\n28/12/2018\n\n26/03/2019\n\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se realizó actualización de la matriz de comunicaciones al nuevo formato, y se revisó internamente el normograma del proceso para enviar a OAP su respectiva actualización.\n\n15/09/2018: De acuerdo al seguimiento realizado en el mes de julio, la matriz de comunicaciones junto con el normograma, fue actualizado y socializado. Sin embargo y teniendo en cuenta lo dinámico del normograma, desde el mes de septiembre se están realizando las actualizaciones pertinentes, por lo que se solicitó a todos los funcionarios del GTH que indicaran la nueva normativa para incluir.\n\n28/12/2018: En correo electrónico del 01 de noviembre de 2018 el Abogado Carlos Augusto Osorio informa a la funcionaria Bibiana Rojas, que no presenta observaciones al normograma.\n\n26/03/2019: A la fecha se solicitó la revisión del normograma con el fin de actualizar teniendo en cuenta el cambio estipulado en el SIG-P-01 Control de Documentos y de acuerdo a la normatividad vigente. La Matriz de Comunicaciones fue publicada y socializada con el Grupo de Talento Humano, se aportan evidencias.\n\n14/06/2019: El Grupo de Talento Humano realizó levantamiento de información, se requiere finalizar el proceso de consolidación del documento, adicional de acuerdo con la auditoria de Matriz de Comunicaciones los ajustes al formato se realizaran en agosto de 2019.\n\n30/09/2019: Se convocará a mesa de trabajo con el Grupo de GTH, para revisar Normograma y Matriz de Comunicaciones.\n \n10/12/2019: Actividad tramitada en el mes de diciembre 2019, se solicitó Concepto Técnico de aprobación a  la OAP.\n\n09/03/2020 En el mes de marzo 2020, Se están realizando mesas de trabajo con el Grupo de Comunicaciones para Migrar la anterior Plantilla al nuevo Plan de Comunicaciones.\n\n15/09/2020 : Actualizado Plan de Comunicaciones y Normograma a 31 de agosto de 2020\n\n31/12/2020:  Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/07/2018\n\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,{"$f":"IF(V18=5,100,IF(V18=4,80,IF(V18=3,60,IF(V18=2,40,IF(V18=1,20,IF(V18=0,0))))))","v":0},"31/07/2018: Matriz de comunicaciones: Se evidencia el 15 de junio de 2018 envió de matriz de comunicaciones al Grupo de comunicaciones internas y externas, se recibe retroalimentación el 21 de junio de 2018 validando la matriz de comunicaciones. Se evidencia correo electrónico enviado la matriz de comunicaciones actualizada a la OAP el 21 de junio de 2018, y solicitud con radicado 2018IE0006015 de actualización de la matriz de comunicaciones.\nNormograma: Se verifica correo electrónico del 23 de mayo de 2018 enviado al equipo de trabajo asunto: Normograma, se verifica el envió de correo electrónico el 25 de mayo de 2018 al abogado del grupo para verificación y aprobación final del normograma y  solicitud con radicado 2018IE0006015 de actualización de normograma.\n27/09/2018: Matriz de comunicaciones y normograma: se evidencia correo electrónico del 06 de agosto de 2018 socializado al grupo interno de talento humano. Se genera la necesidad de realizar otra actualización al normograma, En correo electrónico del 17 de septiembre de 2018 se envía por la funcionaria Bibiana Rojas al Abogado Carlos Augusto Osorio para su revisión y validación\n18/01/2019: Se aporta solicitud de modificación, con radicado 2018IE0006015, de los documentos \"Matriz de comunicaciones\" y \"Normograma\" del proceso, concepto técnico de aprobación de parte de la OAP y la socialización al interior del grupo. Sin embargo el proceso se encuentra en revisión del Normograma para realizar actualización.\n31/07/2019: El proceso de GTH informa que las actividades en proceso finalizarían en el mes de agosto, sin embargo la fecha límite de cumplimiento establecida para esta actividad corresponde al 14/06/2019.\n31/01/2020: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa solicitud con radicado No. 2019IE0013848 del 03 de diciembre de 2019, para modificación del normograma del proceso. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observan el CIE-F-04 Plan de Comunicaciones - Gestión Estratégica del Talento Humano versión 5.0  y SIG-F-05 Normograma - Gestión Estratégica del Talento Humano versión 2.0, actualizados el 05 de agosto de 2020. No obstante, es necesario que se aporten las solicitud de documentación y el concepto técnico de aprobación documental, con el fin de que se evidencie el trámite de actualización del documento. Adicionalmente, el soporte de la socialización del mismo a los funcionarios y contratistas del GTH. Por último, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","11/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","12/10/2018: Normograma: Se evidencia solicitud de modificación con radicado 2018IE0006015 del normograma del pasado 18/05/2018 por parte del GTH, el pasado 23/05/2018 la funcionaria Bibiana Rojas envía correo electrónico a los compañeros del GTH, para que verifiquen si es necesario incluir o eliminar normas del mismo.  A la fecha del seguimiento se verifica publicación en la pagina web en el link del proceso y no se evidencia la publicación del normograma.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se realice la publicación del normograma en el link del proceso, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción.  El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia correos electrónicos que permiten verificar que se realizó al interior del proceso el levantamiento de información para la actualización de los lineamientos transversales tales como Normograma, siendo estos:\n• Correo electrónico del 27 de marzo de 2019, solicitando la verificación de la normatividad vigente y/o la nueva por incluir. (Programa de Bienestar).\n• Correo electrónico del 28 de marzo de 2019, el cual contiene la información que debe ser actualizada en el normograma. (Programa de Bienestar).\n• Correo electrónico del 29 de marzo de 2019, el cual contiene la información que debe ser actualizada en el normograma. (Plan Estratégico de Talento Humano).\n• Correo electrónico del 01 de abril de 2019, el cual contiene la información que debe ser actualizada en el normograma. (Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo).\n• Correo electrónico del 14 de junio de 2019, el cual contiene la socialización del informe de seguimiento realizado por el proceso Gestión de Comunicaciones Internas y Externas correspondiente a la gestión de la vigencia 2018 respecto a la Matriz de Comunicaciones del Grupo de Talento Humano.\nNo obstante, es preciso mencionar que las evidencias se encuentran asociadas a un avance en la gestión de diferentes acciones orientadas a la obtención de material insumo que puede ser utilizado para el desarrollo de la primer actividad contenida en el presente ítem, en el cual se determina \"Identificar las oportunidades de mejora a incluir en la matriz de comunicaciones y normograma\", de manera que se debe continuar surtiendo las etapas de identificación de las oportunidades de mejora, actualización, aprobación de la OAP y publicación en el SIG, y socialización del documento final al interior del proceso, con el fin de dar cumplimiento cabal a la actualización del normograma y la matriz de comunicaciones del proceso.\nNota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019.\nPor lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha de finalización de la actividad por parte de la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo con lo descrito en el monitoreo, el cual señala que se ejecutará la actividad durante el mes de agosto de 2019, lo anterior, en consecuencia al cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de la solicitud de modificación con radicado 2019IE0013848 del 03/12/2019, donde se requiere la actualización de normograma de gestión de talento humano; no obstante, la evidencia no es suficiente para verificar la actualización de la matriz de comunicación, razón por la cual no es posible dar cierre de la acción planificada. De otra parte, esta actividad cuenta con fecha de finalización de 14/06/2019, por lo tanto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de  dos (2) formatos tipo PDF denominados “CIE-F-04 Plan de Comunicaciones - Gestión Estratégica del Talento Humano” y “SIG-F-05 Normograma - Gestión Estratégica del Talento Humano 2.0” con fecha de control de cambios 05/08/2020 y 05/08/2020, dando cumplimiento a la actividad establecida por el proceso. Por lo anterior, con el fin de determinar la efectividad de la acción, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el Concepto Técnico de aprobación y los soportes de la socialización de los documentos mencionados al interior del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[]
[5,"Auditorias independientes de la OCI","Revisar las historias laborales y archivarlas de manera cronológica conforme a la circular 004 de 2013","AC","Al ser situaciones administrativas tan antiguas no se habían revisado de nuevo las historias laborales","Organización de todas las historias laborales de los funcionarios y ex funcionarios del MVCT de manera cronológica y con los documentos establecidos por la CIRCULAR No.004 DE 2003","2018-06-15","2021-11-30",null,"Técnico Administrativo del GTH responsable del archivo de las historias laborales","30/07/2018\n\n15/09/2018\n\n28/12/2018\n\n27/03/2019\n\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se realizó un plan de trabajo para revisar y actualizar las historias laborales y se evidencia reportes de seguimiento por parte de los responsables del archivo al enlace de calidad.\n\n15/09/2018: Con corte a 5 de septiembre  se han actualizado 189 carpetas en  22 cajas conforme la circular 004 de 2014. Las carpetas faltantes están en proceso de verificación y actualización. \n\n28/12/2018: La revisión no ha finalizado debido a que al proceso de actualización de las hojas de vida se les agregó su digitalización para que puedan ser consultados en línea los expedientes; Por lo anterior, se solicita ampliación de plazo para culminar el proceso.\n\n27/03/2019: Se encuentra en proceso actualización de hojas de vida de los servidores del Ministerio de acuerdo a lo establecido en la Circular No. 004 de 2003 referente a la Organización de las Historias Laborales del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.\n\n14/06/2019: Se encuentra en proceso actualización de hojas de vida de los servidores del Ministerio de acuerdo a lo establecido en la Circular No. 004 de 2003 referente a la Organización de las Historias Laborales del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.\n\n30/09/2019:  Se continua el proceso actualización de hojas de vida de los servidores del Ministerio de acuerdo a lo establecido en la Circular No. 004 de 2003 referente a la Organización de las Historias Laborales del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Se invita a  constatar la información en el archivo físico de historias laborales de GTH.\n\n10/12/2019: Se anexa Acta No. 97 donde se presenta informe de estado de avance de actualización Hojas de Vida.\n\n09/03/2020 en el formato GDC-F-09  FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, se registra diariamente las actualizaciones que se generan a las historias laborales de los funcionarios del Ministerio, conforme a lo que establece el Archivo General de la Nación.\n\n15/09/2020: Por la crisis sanitaria no ha sido posible ingresar constantemente a la sede de la calle 18 actualizar las historias laborales, no obstante, se inicio estrategia para continuar actualizando los expedientes, se anexa formato GDC-F-09  FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, personal activo y retirado. \n\n31/12/2020: Se solicita plazo para cumplir con la actividad de organización de las historias laborales, teniendo en cuenta que por la emergencia sanitaria se ha dificultado actualizar las historias laborales, teniendo en cuenta que es una actividad que se realiza de manera presencial.","EN PROCESO","31/07/2018\n\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/07/2018: En correo electrónico enviado el 07 de junio de 2018 asunto: Plan de trabajo Control Historias Laborales, se evidencia correo electrónico del 12 de junio de 2018 de la relación de historias laborales, en seguimiento del 21 de junio de 2018 se evidencia la respuesta por parte de los responsables de archivo del grupo de talento humano.\n27/09/2018: En correo electrónico del 27 de septiembre de 2018 se evidencia el envió de inventarios documentales.\n18/01/2019: No se aportan evidencias que permitan establecer el estado y verificar la oportunidad y pertinencia de la acción.\n31/07/2019: Actividad en proceso. No se aportan evidencias del avance de la actividad.\n31/01/2020: Se presenta acta del ejercicio de seguimiento al archivo de gestión del Grupo de Talento Humano, donde se puntualiza la organización de 55 carpetas. No obstante, la evidencia no es suficiente para determinar el avance en el cumplimiento de la actividad. Se alerta al proceso que la fecha de vencimiento de la actividad es 31 de diciembre de 2019.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020:Se observan los Formato Único de Inventario Documental de Activos e Inactivos, en el cual en la columna W se establece si la historia laboral se  encuentra digitalizada; sin embargo, no es posible determinar el grado de avance en el cumplimiento de la actividad. Por último, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","11/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","12/10/2018: Se evidencia correo electrónico del pasado 27/09/2018 en el cual el técnico administrativo informa el estado de la organización de las historias laborales, mediante el formato GD-F-09 inventario documental en su versión 4.0 del 31/10/2016 en el cual se relacionan las cajas y carpetas en 362 filas de las cuales 190 se encuentran actualizadas. \nSe requiere al proceso para próximos reportes actualizar el formato GDC-F-09  inventario documental el cual se encuentra en versión 5.0 del 09/07/2018.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se culmine con el cronograma establecido para la organización de las historias laborales, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción.  El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 31 de diciembre de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso, teniendo en cuenta lo reportado en el monitoreo realizado por el proceso en el mes de junio de 2019 contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\" \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del ACTA No 97 de fecha “8/11/2019” y correo electrónico donde se evidencia el seguimiento al archivo de gestión del Grupo de Talento Humano, donde se puntualiza la organización de 55 carpetas, no obstante, las evidencias suministradas no permiten determinar el cumplimiento de la actividad.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se culmine con el cronograma establecido para la organización de las historias laborales, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior y que la actividad cuenta con fecha de finalización 31/12/2019, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05), en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: dos (2) archivos tipo (Excel) denominados “FUID 6.0 ACTIVOS. (Actualizado)” y “FUID 6.0 INACTIVOS.” en los cuales se puede evidenciar los registros de las historias laborales digitalizadas, sin embargo, estas evidencias no permiten determinar el grado cumplimiento de acuerdo a lo establecido en la presente actividad. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se culmine con el cronograma establecido para la organización de las historias laborales, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\nPor otro lado, se observa que la fecha de cumplimiento de la actividad venció el día 31/12/2019, por lo que se recomienda tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”, “Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción”\n\n","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[]
[6,"Auditorias independientes de la OCI","Sensibilizar a los funcionarios del Grupo de Talento Humano responsables de comunicar las diferentes situaciones administrativas, la obligación legal de realizarlo cada vez se presenten este tipo de situaciones.","AP","Por desconocimiento de la norma del personal retirado de la Entidad","Sensibilizar a los funcionarios  responsables de  comunicar en el GTH la obligatoriedad legal de realizarlas","2018-06-15","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano -a Abogado","30/07/2018\n15/09/2018\n\n28/12/2018\n27/03/2019\n\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018 y 15/09/2018: Esta actividad esta programada para el mes de octubre de 2018.\n\n\n28/12/2018 y 27/03/2019: Se encuentra en aprobación la presentación de Notificación de Actos Administrativos para el equipo de Gestión Talento Humano, una vez aprobado por los jurídicos del grupo se realizará la respectiva socialización. Se solicita mediante correo electrónico ampliación de plazo para culminar esta actividad.\n\n14/06/2019: El Grupo de Talento Humano tiene programadas charlas en julio de 2019, cumplimiento de tiempos, tipos de documentos, clasificación y Notificación de Actos Administrativos.\n\n10/12/2019: Actividad cumplida en el mes de diciembre de 2019.\n\n15/09/2020 Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/07/2018\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018 y 27/09/2018: Esta actividad esta programada para el mes de octubre de 2018.\n\n18/01/2019: No se aportan evidencias para establecer el estado de la acción y verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción\n\n31/07/2019: Actividad en proceso. No se aportan evidencias del avance de la actividad.  La descripción de la actividad no permite establecer con claridad  en qué consiste y cuál es su alcance.\n\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa lista de asistencia y la presentación sobre Notificación de actos administrativos realizada el 10 de diciembre de 2019.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.","CUMPLIDA","11/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","LINA MORALES\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES","12/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción.  El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar por parte de la OCI el nivel de cumplimiento de la gestión realizada por el proceso, teniendo en cuenta la fecha de finalización de la actividad programada (14 de junio de 2019) contraviniendo así, lo dispuesto en el \"PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", actividad No. 6, columna \"OBSERVACIONES: (...) Será responsabilidad del líder del proceso dar cumplimiento a las actividades definidas en el plan de mejoramiento del SIG, garantizando los criterios de forma, fondo y aplicación, de tal manera que permita soportar evidencias consistentes del cumplimiento de los mismos.\" \nNota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019 y esta es la misma fecha en la que se realizó el monitoreo, el cual no permite evidenciar en su descripción el cumplimiento de la actividad programada en el Plan de Mejoramiento.\nPor lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha de finalización de la actividad por parte de la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con lo descrito en el monitoreo, el cual señala que se ejecutará la actividad durante el mes de julio de 2019, lo anterior, en consecuencia al cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\nFinalmente, se hace necesario la redefinición de la actividad descrita en las columnas I y J, con el fin de identificar en su descripción cuál será el mecanismo utilizado para el proceso de \"Sensibilización\" y definir con claridad cuál es la acción que es responsabilidad de los funcionarios, lo anterior, a razón de que no se observa claridad en el diseño de la actividad: \"Sensibilizar a los funcionarios  responsables de  comunicar en el GTH la obligatoriedad legal de realizarlas\" (subrayado fuera de texto).\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de una lista de asistencia con fecha “10/12/2019” con tema “Notificación actos administrativos”, presentación PPT con el tema nombrado anteriormente y el soporte de la agenda de la reunión, dando cumplimiento a la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en la auditoría independiente de la OCI.\nDe otra parte,  a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de inducción y reinducción realizados al interior del proceso referentes a la notificación de actos administrativos y de su evaluación para determinar la apropiación del conocimiento, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.\n","CUMPLIDA","N/A","15/10/2020: Conforme a la evaluación efectuada, se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, se remitan los soportes de socialización realizados al interior del proceso referentes a la notificación de actos administrativos, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","Alexandra Cortes\nJose Juan Moreno\nContratistas Oficina de Control Interno"]
[7,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos","Revisar y actualizar el mapa de riesgos del proceso de Gestión del Talento Humano, de acuerdo a las acciones de control establecidas para el control 2 del riesgo No. 5 ya que no se realizó el envió de información para corte de novedades a los empleados mensualmente  ","AP","Los funcionarios responsables de este tema no estuvieron en la mesa de trabajo cuando se realizó la elaboración de la Matriz de Riesgos","Generar una mesa de trabajo con la OCI y OAP para verificar los controles establecidos dentro del mapa de riesgos.\n\nActualizar Mapa de Riesgos conforme los lineamientos de la OCI y la OAP\n\nSocializar la matriz de Riesgos actualizada","2018-06-15","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/07/2018\n\n15/09/2018\n\n27/03/2019\n\n14/06/2019\n\n30/09/2019\n\n10/12/2019\n09/03/2020\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se envió correo electrónico para realizar mesa de trabajo conjunta OAP, OCI y el Grupo de talento humano.\n\n15/09/2018: El día 18 de septiembre se realizó reunión con los funcionarios participantes del Mapa de Riesgos y la Jefe de la OCI para aclarar dudas y retroalimentar lo procedente frente al reporte de evidencias y controles de cada uno de los riesgos del Proceso de Gestión del Talento Humano, por lo tanto para el ultimo trimestre del 2018 se ajustara el mapa de riesgos.\n\n27/03/2019: se evidencia mediante los informes que el control 2 del riesgo 5 está operando correctamente desde el informe emitido para el III trimestre del 2018. \nSin embargo, se realizó mesa de trabajo con OAP el 8 de febrero de 2019 para la revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso.\n\n04/06/2019: Se evidencia mediante los informes de Mapa de Riesgos que el control 2 del riesgo 5 está operando correctamente.\n\n30/09/2019: Se trabajó en equipo la actualización de la Matriz de Mapa de Riesgos.\n\n10/12/2019: Actualizada Matriz de Riesgos, mensualmente los funcionarios reportan sus evidencias\n\n15/09/2020; En la actualidad se realizan mesas de trabajo para actualizar Matriz de Riesgos  2020 - 2021\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/07/2018\n\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/07/2018: Se evidencia correo electrónico del 25 de julio de 2018 solicitan mesa de trabajo para actualizar mapa de riesgo.\n27/09/2018: Se evidencia listado de asistencia del 18 de septiembre de 2018 reunión realizada del proceso de gestión de talento humano con OCI.\n18/01/2019: Se evidencia lista de asistente a reunión entre GTH y OCI del día 18 de septiembre de 2018. Así, en los informes emitidos desde el III trimestre de 2018, por OCI que el control 2 del riesgo 5 está operando correctamente. \n31/07/2019: Las evidencias presentadas no dan cuenta de la actividad. Se sugiere revisar las fechas de cumplimiento para las actividades contenidas en este ítem del plan de mejoramiento, dado que el MVCT se encuentra en proceso de actualización de todos sus mapas de riesgos.\n31/01/2020: Se aportan correos electrónicos que evidencian el reporte de los controles del mapa de riesgos por parte de los integrantes del GTH. No obstante, la evidencia aportada no soportan la trazabilidad de la actualización y socialización del mapa de riesgos del proceso, para el cierre de la actividad. Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la acción, así: se observan las citaciones para  la actualización del mapa de riesgos del proceso, para los días 19 y 31 de agosto de 2020. Por lo tanto, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n 16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","12/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","LINA MORALES\n\n\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","12/10/2018: A la fecha del seguimiento no se evidencia la realización de mesa de trabajo con la OCI y OAP para verificar los controles establecidos dentro del mapa de riesgos de acuerdo a la actividad programada; La lista de asistencia aportada del pasado 18/09/2018 obedece a una mesa de trabajo realizada entre el GTH y la OCI con el fin de aclarar observaciones de los informes de riesgos generados por la OCI.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción. El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 14 de junio de 2019.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia el mapa de riesgos que contiene el monitoreo acerca de la operatividad de los controles hasta el mes de mayo de 2019, no obstante, la actividad formulada en el plan de mejoramiento se encuentra orientada a dar cumplimiento mediante la ejecución de actividades de actualización del mapa de riesgos del proceso con base en los lineamientos emitidos por la Función Pública para la actualización y socialización de la Política y la Metodología de la Administración del Riesgo del MVCT ejercicio liderado por la Oficina Asesora de Planeación en acompañamiento de la Oficina de Control Interno, el cual a la fecha de la presente evaluación se encuentra en proceso de culminación de las mesas de trabajo que se requieren para la identificación de riesgos, causas, consecuencias, controles, acciones complementarias y posterior publicación en el Sistema Integrado de Gestión, por lo anterior, se sugiere al proceso para las próximos monitoreos (septiembre con corte a 31 de agosto y diciembre con corte a 30 de noviembre de 2019) realizar un reporte consecuente con las actividades ejecutadas en el transcurso del segundo semestre de la vigencia 2019 entre la OAP, la OCI y Talento Humano, y a su vez remitir según sea el caso, las evidencias que soportan el desarrollo de las mismas. Nota: Desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 14/06/2019 y durante este periodo se realizó el monitoreo, el cual no permite evidenciar en su descripción el cumplimiento de la actividad programada en el Plan de Mejoramiento.  Por lo anterior, se recomienda al proceso tener presente que se debe remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicite y apruebe la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión de seis (6) correos electrónicos de mapas de riesgos, en los cuales se observa el reporte de evidencias por parte de los integrantes de Talento Humano, no obstante, estas no son suficientes para verificar el cumplimiento de la acción planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la implementación de la actividad planificada, conforme a la actualización del mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción. Por lo anterior, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: dos (2) archivos tipo PDF denominados “Actualización Mapa de Riesgos 1” con fecha 19/08/2020 y “Actualización Mapa de Riesgos 2” con fecha 31/08/2020, en los que se puede evidenciar agendas de mesas de trabajo para la actualización del mapa de riesgos del proceso de Gestión Estratégica de Talento Humano liderada por la OAP y desarrollada en conjunto con la OCI, permitiendo validar el cumplimiento de la actividad \"Generar un mesa de trabajo con la OCI y OAP para verificar los controles establecidos dentro del mapa de riesgos\". Por lo anterior, con el fin de validar el cumplimiento de las actividades \"Actualizar Mapa de Riesgos conforme los lineamientos de la OCI y la OAP\" y \"Socializar la matriz de Riesgos actualizada\", en pleno conocimiento del ejercicio de actualización de esta herramienta, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación y los soportes de su socialización, a fin de determinar su cumplimiento y efectividad.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
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[8,"Oportunidad de Mejora","Entregar información de manera oportuna y libre de errores que afecten la información financiera publicada por el MVCT, relacionada con el ajuste en cuentas por cobrar – Licencias e incapacidades EPS. ","AP","No tener el conocimiento de la norma del recobro de incapacidades","1.Realizar mesas de trabajo para obtener claridad de la realización cobro de incapacidades y recobros\n\n2. Realización de la Guía de Incapacidades y recobros\n\n3.Socializacion de la Guía para las personas involucradas de las incapacidades y los recobros ","2018-08-01","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/07/2018\n\n15/09/2018\n\n28/12/2018\n\n27/03/2019\n\n14/06/2019\n\n30/09/2019\n\n10/12/2019\n15/09/2020\n31/12/2020","Bibiana Rojas-Profesional Especializado\n\nAna María Meléndez-Profesional Especializado","30/07/2018: Se envió correo electrónico por parte del grupo de talento humano al área financiera indicado los compromisos adquiridos en el comité de sostenibilidad contable.\n\n15/09/2020: Actualizada Guía de Incapacidades a 31 de agosto de 2020\n\n15/09/2018: Durante los meses de agosto y septiembre no se realizó gestión de actividades, esta programado para el ultimo trimestre de 2018.\n\n28/12/2018: Durante los meses de octubre, noviembre y diciembre, el funcionario responsable del grupo de Talento Humano realizó mes a mes el recobro de las incapacidades y  se socializó con el Grupo Financiera, así mismo recolectó información para la realización de la Guía de Incapacidades y Recobros. Se solita una prorroga de 60 días, para realizar  la guía. Se anexan correos electrónicos a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto  para conciliar incapacidades.  \n\n27/03/2019: Se encuentra en revisión la Guía de Recobro de Incapacidades por parte del equipo de Gestión Talento Humano, una vez aprobado se realizará la respectiva socialización.\n\n14/06/2019: Se anexa copia de formato SIG-F-01, donde se solicita a la Oficina Asesora de Planeación Crear Guía de Incapacidades y Recobros.\n\n30/09/2019: Se Creó Guía de Incapacidades y Recobros, la cual se socializó con el Grupo de Talento Humano y la Subdirección Financiera.\n\n10/12/2019: Se creo y socializó entre el grupo de nómina y los servidores de la Subdirección Financiera, la Guía de Incapacidades y Recobros, Se anexan correos de ambas dependencias en el que acordaban puntos de vista, mensualmente concilian sus bases de datos entre las dependencias mencionadas.\n\n15/09/2020: Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo. \n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/07/2018\n\n27/09/2018\n\n18/01/2019\n\n31/07/2019\n\n31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Contratista\n\nMaría Angela Petit - Profesional Especializado\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/07/2018: Se evidencia correo electrónico del 25 de julio de 2018 por parte del grupo de talento humano al área financiera indicado los compromisos adquiridos en el comité de sostenibilidad contable. Se evidencia listado de asistencia y acta del 18 de julio de 2018 tema incapacidades y recobros. \n27/09/2018: Para este periodo no se genero ningún avance frente a esta acción\n18/01/2019: Se evidencia borrador de la guía de  incapacidades y recobro.\n31/07/2019: Se evidencia el formato SIG-F-01, donde se solicita a la Oficina Asesora de Planeación crear la Guía de Incapacidades y Recobros. No obstante lo anterior, para dar por cumplida la actividad se requiere surtir el proceso de socialización de la guía a las personas involucradas en los procesos de incapacidades y recobros.\n31/01/2020: Se aportan correos electrónicos que soportan las mesas realizadas con la SFP para realizar la Guía de incapacidades y recobro y el documento formalizado en el SIG con código GTH-G-01. No obstante, la evidencia aportada no permiten determinar la trazabilidad de la actualización y socialización del documento, para el cierre de la actividad. Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa GTH-G-01 Incapacidades y recobros versión 2.0, actualizados el 05 de agosto de 2020. No obstante, es necesario que se aporten las solicitud de documentación y el concepto técnico de aprobación documental, con el fin de que se evidencie el trámite de actualización del documento. Adicionalmente, el soporte de la socialización del mismo a los funcionarios y contratistas del GTH. Por último, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","12/10/2018\n\n20/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020:","LINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nSANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","12/10/2018: Se evidencia acta No. 01 del 18 de julio de 2018 mediante la cual se dejo la memoria de la mesa de trabajo para aclarar el proceso de recobros del MVCT, teniendo como referencia el proceso que realiza Min Hacienda, así mismo se evidencia correo electrónico del pasado 25//07/2018 mediante el cual se dan a conocer las fechas de actividades donde se involucra el grupo de talento humano.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda corroborar las evidencias para determinar la eficacia de la acción.\n\n20/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo anterior, se hace necesario que al interior del proceso se tomen las acciones correspondientes con el fin de actualizar los documentos del SIG para el cierre de la eficacia de la acción. El proceso envío correo electrónico en el cual se evidencia la solicitud de ampliación de la fecha a 31 de julio de 2019.\n\n22/08/2019:  El proceso aporta como evidencia el formato SIG-F-01 \"SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS\" con radicado No. 2019IE0006891 emitido el 14 de junio de 2019 por el proceso de Gestión del Talento Humano, en el cual se relaciona la creación de la \"GUÍA DE INCAPACIDADES Y RECOBROS\" y el borrador del documento remitido a la OAP, no obstante, la actividad no cuenta con las evidencias suficientes para declarar el estado cerrado de la misma, toda vez que, se requiere de la formalidad de la guía a través del CONCEPTO TÉCNICO emitido por la Oficina Asesora de Planeación y el monitoreo con las respectivas evidencias que muestren la manera en la cual se realice la socialización del documento final.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de siete (7) correos electrónicos en los cuales se observa la realización de mesas que se realizaron con la Subdirección de Finanzas y Presupuesto con el objetivo de realizar la “Guía de incapacidades y recobro”; así mismo, se remitió el documento GTH-G-01 que corresponde a la guía programada en el punto 2 de la actividad; no obstante, las evidencias remitidas no permiten evidenciar la solicitud de actualización y la socialización del documento con las partes interesadas conforme a lo establecido en el presente plan. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto se aporten las evidencias de su cumplimiento.\n\nDe igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: una (1) guía tipo PDF denominado en la evidencia como “GTH-G-01 Incapacidades y recobros 2.0” en el cual se observa que se establecen actividades para realizar recobros ante las empresas prestadoras de salud de las incapacidades otorgadas a los funcionarios del MVCT, que se encuentra en versión 2 y de fecha 05/08/2020, sobre el cual se constató su publicación en la página web, conforme a los lineamientos del SIG, dando cumplimiento de la actividad \"2. Realización de la Guía de Incapacidades y recobros\".  Por lo anterior, con el fin de validar el cumplimiento de la actividad \"3.Socializacion de la Guía para las personas involucradas de las incapacidades y los recobros \", se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación y los soportes de su socialización, a fin de determinar su cumplimiento y efectividad.\n\n\n","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
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[9,"Auditorias independientes de la OCI","En el desarrollo de la auditoria, al verificar el Procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 8.0., y lo establecido en el Numeral 6- Ítem 4, el cual especifica que: “Esta actividad se hace en todos los casos o solo cuando es novedad y no retiro – (es para todas las novedades de nómina)“, se evidenció, de acuerdo a la muestra seleccionada, con base en la información y los soportes allegados para el análisis correspondiente, que no se está diligenciado el Formato GTH-F-18 V.4.0, en los espacios descritos para cada tipo de novedad, toda vez que solo diligencian los espacios que corresponden al mes y el concepto; de igual forma, no es claro quien autoriza en el documento, los espacios de “ingresó al sistema” y/o “revisó”, así mismo, y en los demás Ítems se dejan espacios en blanco o se rellenan con líneas. Adicionalmente, se está empleando el formato para varios funcionarios, teniendo en cuenta un solo concepto, debiéndose diligenciar por cada tipo de novedades de manera individual.","AC","El formato sólo permite reportes individuales, sin embargo para temas masivos el formato no es funcional para el grupo de nómina.","Actualizar y socializar el procedimiento GTH-P-12   Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro.","2019-04-05","2021-03-31",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/09/2019\n10/12/2019\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Procedimiento ajustado, el cual se encuentra en trámite de solicitud de aprobación de Concepto Técnico.\n\n10/12/2019: Se actualizó el procedimiento GTH-P-12, se anexa correo de socialización al Grupo de Talento Humano.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de tres meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","2020-01-31","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se observa correo electrónico del 26 de noviembre de 2019,  que evidencia socialización de la modificación aprobada por concepto técnico del 15 de noviembre de 2019, con radicado No.  2019IE0013203, del procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 9.0.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.","CUMPLIDA","3/15/2020\n\n15/10/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico con fecha 26 de noviembre de 2019, donde se evidencia concepto técnico del 15 de noviembre de 2019, con radicado No. 2019IE0013203, mediante el cual se solicita y actualiza el procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 9.0., dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría independiente de la OCI.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de la aplicación del procedimiento, específicamente del diligenciamiento del Formato GTH-F-18, sobre el cual se levanto la no conformidad, los cuales serán el insumo de la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación se verifica que el proceso o remite las evidencias. De acuerdo a lo anterior y a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso remitir los soportes de inducción y reinducción realizados al interior del proceso referentes a la notificación de actos administrativos y de su evaluación para determinar la apropiación del conocimiento, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Actualizar y socializar el formato GTH-F-18  Novedades de nómina","2019-04-05","2021-03-31",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/09/2019\n10/12/2019\n15/09/2020\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Formato actualizado, publicado y socializado y en funcionamiento.\n\n10/12/2019: Formato actualizado, publicado y socializado.\n\n15/09/2020 El Grupo de nómina aplica mensualmente el formato GTH-F-18  Novedades de nómina. Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de tres meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/01/2020: las evidencias aportadas por el proceso, no permiten determinar el cumplimiento de la actividad, puesto que al revisar los correos electrónicos de socialización, no se relaciona el formato GTH-F-18 Novedades de personal versión 5.0, tampoco se observa la solicitud o concepto técnico de aprobación de la actualización realizada el 14 de agosto de 2019.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","3/15/2020\n\n15/10/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permita determinar la efectividad de la acción, dado que en los correos eléctricos no se relaciona el formato “GTH-F-18 Novedades de personal versión 5.0”, y tampoco se evidencia el concepto técnico o solicitud de aprobación de la actualización realizada el 14 de agosto de 2019. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto no se soporte su cumplimiento.\n\nDe igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, de ser necesario, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación, se verifica que el proceso no remite las evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, razón por la cual, se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación y los soportes de su socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\nPor lo anterior, se recomienda tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”, “Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción”\n","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorias independientes de la OCI","En la verificación realizada al Procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 8.0., y lo establecido en el Numeral 6- Ítem 1, el cual establece el diligenciamiento formato GTH-F-21 de las novedades de Horas extras, Para el funcionario 5711847, se evidencia que para el mes de agosto, en el conteo total de Horas Extras Nocturnas Ordinarias liquidadas reportadas fue de 67 y al realizar la verificación, correspondía a 70, generando una diferencia con la pre nómina y la Resolución 594 del 15 agosto por este concepto, para lo cual se recomienda realizar el ajuste correspondiente a las tres horas adicionales que se dejaron de liquidar al usuario 5711847, de acuerdo al formato GTH-F-21 de las novedades de Horas extras.","AC","Las dependencias que reportan las horas extras, no aplican el procedimiento estipulado para el diligenciamiento del formato","Socializar con los responsables del reporte de horas extras, el adecuado diligenciamiento del formato GTH-F-21 Planilla de liquidación de horas extras.\n","2019-04-05","2021-03-31",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/09/2019\n10/12/2019\n15/09/2020\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Formato actualizado de Horas Extras, publicado y socializado.\n\n15/09/2020: el formato de horas extras opera mensualmente sin novedad.\n\n10/12/2019: En la actualidad se encuentra en funcionamiento el citado formato.\n\n15/09/2020 Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de tres meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/01/2020: las evidencias aportadas por el proceso, no permiten determinar el cumplimiento de la actividad, puesto que no se observan soportes de la reunión de socialización, como listado de asistencia, presentación o acta.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","3/15/2020\n\n15/10/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dos (2) correos electrónicos  en los cuales se observa la actualización de formatos y de programación de reunión para el diligenciamiento de formato de las horas extras con conductores, adicionalmente, se remitieron formato GTH-F-21 de horas extras diligenciados; no obstante, las evidencias no son suficientes para verificar la socialización conforme a lo establecido en el presente plan. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto no se soporte su cumplimiento.\n\nDe igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, de ser necesario, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación, se verifica que el proceso no remite las evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, por lo anterior, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de socialización de formato \"GTH-F-21 Planilla de liquidación de horas extras\", con el fin de determinar el cumplimiento y efectividad de la presente actividad.\n\nPor lo anterior, se recomienda solicitar la ampliación de fecha de cumplimiento y tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[11,"Auditorias independientes de la OCI","Al verificar el Procedimiento GTH-P-08 Asignación de prima técnica, versión 7.0., y según lo establecido en el Numeral 6- Ítem 16, el cual especifica que: “Informa al área de nómina para el ingreso de novedad y se archiva en la historia laboral del funcionario“, se evidenció, de acuerdo a la muestra seleccionada, con base en la información y los soportes allegados para el análisis correspondiente, que en la Resolución No 0696 de septiembre 21 de 2018 “Por la cual se asigna una prima técnica a título de estudio de formación avanzada y de experiencia altamente calificada”, que para el funcionario 80850448, se omitió el paso de informar oportunamente al área de nómina para el ingreso de la novedad, toda vez, que en el formato GTH-F-07 “Control de Resoluciones”, no se registró en el Diligenciamiento para reparto la “firma de recibido” del “responsable del trámite”, de conformidad a lo descrito en el Numeral 6- Ítem 13 del mismo procedimiento, que se refiere a “recibe copia de resolución e informa al coordinador de grupo de talento humano” con fecha del 21 de Septiembre. Al respecto, desde esta fecha, no se evidencia registro de la comunicación para informar de la novedad, hasta el día 23 de Octubre con él envío de un correo de anexo de la resolución al área de nómina; situación que no permitió la liquidación de la prima técnica salarial en la nómina general del mes de octubre, generando un reproceso, toda vez que se debió procesar una nómina adicional con fecha del día 24 de Octubre reintegro de la Prima de dirección que no aplicaba para esta novedad.","AC","En este caso no se ejecutó correctamente el procedimiento ","Socializar a las partes involucradas (responsables de las actividades), la adecuada ejecución del procedimiento  GTH-P-08- Asignación prima técnica.\n","2019-04-05","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - funcionarios de nómina)","30/09/2019\n10/12/2019\n15/09/2020\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Procedimiento ajustado, el cual se encuentra en trámite de solicitud de aprobación de Concepto Técnico.\n\n10/12/2019: Se actualizó el procedimiento GTH-P-12, se anexa correo de socialización al Grupo de Talento Humano.\n\n15/09/2020 Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/01/2020: las evidencias aportadas por el proceso, no permiten determinar el cumplimiento de la actividad, puesto que no se observan soportes de la reunión de socialización, como listado de asistencia, presentación o acta.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","3/15/2020\n\n15/10/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un correo electrónico donde se informa la actualización de formatos y procedimientos en el SIG , adicionalmente remitió documento Excel correspondiente al formato GTH-P-08, no obstante, las evidencias no son suficientes para verificar la socialización conforme a lo establecido en el presente plan. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto no se soporte su cumplimiento.\n\nDe igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, de ser necesario, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación, se verifica que el proceso no remite las evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, por lo anterior, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita los soportes de socialización del procedimiento \"GTH-P-08. Asignación prima técnica\", con el fin de determinar el cumplimiento y efectividad de la presente actividad.\n\nPor lo anterior, se recomienda solicitar la ampliación de fecha de cumplimiento y tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[12,"Auditorías Externas ","Revisar el estudio de puestos de trabajo llevado a cabo para la determinación de riesgos de incidentes y enfermedades laborales, con el enfoque de afectación de la operación de los procesos y afectación de la conformidad de los productos y servicios.","AM","N/A","Actualizar y socializar los formatos: \n- GTH-F-45 FORMATO SST-HOJA DE VIDA E INSPECCIÓN DE EXTINTORES Y GABINETES DE EMERGENCIA.\n- GTH-F-46 FORMATO SST-IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS.\n- GTH-F-50 FORMATO SST-INSPECCIÓN DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.\n- GTH-F-51 FORMATO SST-INSPECCIÓN ERGONÓMICA DE PUESTOS DE TRABAJO CON VIDEOTERMINAL.","2019-04-05","2021-02-28",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad - Grupo de SST)","30/09/2019\n10/12/2019\n15/09/2020\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Procedimiento ajustado, el cual se encuentra en trámite de solicitud de aprobación de Concepto Técnico.\n\n10/12/2019: Se actualizaron formatos GTH-F-45, GTH-F-46, GTH-F-50 y GTH-F-51 se anexa correo de socialización al Grupo de Talento Humano.\n\n15/09/2020 Se requiere solicitar ampliación de la fecha de finalización de la actividad para dar cierre efectivo.\n\n31/12/2020: Se solicita ampliación de cierre de dos meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","31/01/2020\n\n30/06/2020\n\n30/09/2020\n\n16/12/2020","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"31/01/2020:  las evidencias aportadas por el proceso, no permiten determinar el cumplimiento de la actividad, puesto que al revisar el correo electrónico del 17  de septiembre de 2019,  no se visualiza la actualización de los formatos GTH-F-45 FORMATO SST-HOJA DE VIDA E INSPECCIÓN DE EXTINTORES Y GABINETES DE EMERGENCIA, GTH-F-46 FORMATO SST-IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS, GTH-F-50 FORMATO SST-INSPECCIÓN DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL y GTH-F-51 FORMATO SST-INSPECCIÓN ERGONÓMICA DE PUESTOS DE TRABAJO CON VIDEOTERMINAL, tampoco  se observa la solicitud o concepto técnico de aprobación de la modificación.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n30/06/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n16/12/2020: el proceso no aporta información y evidencias que permitan establecer el estado de la actividad, por lo tanto no se determina el cumplimiento de la misma. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","3/15/2020\n\n15/10/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO   ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un correo electrónico de fecha 17/09/2019 en el cual se informa a los integrantes del proceso la actualización de la documentación y se remiten cuatro documentos Excel,  no obstante, las evidencias no son suficientes para verificar la socialización conforme a lo establecido en el presente plan. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad hasta tanto no se soporte su cumplimiento.\n\nDe igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, de ser necesario, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación, se verifica que el proceso no remite las evidencias que soporten el avance en el cumplimiento de la actividad conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, por lo anterior, se solicita al proceso que, en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el concepto de aprobación y los soportes de socialización de los documentos actualizado, con el fin de determinar el cumplimiento y efectividad de la presente actividad.\n\nPor lo anterior, se recomienda solicitar la ampliación de fecha de cumplimiento y tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[13,"Auditorías Externas ","Asegurar la metodología establecida para garantizar la determinación de los conocimientos necesarios para la operación de los procesos, provenientes de fuentes internas y externas. Numeral 7.1.6","AM","N/A","Realizar formato de informe de actividades para los funcionarios que se retiren parcial o definitivamente de la entidad.","2019-04-05","2021-06-30",null,"Profesional Especializado Grupo de Talento Humano (Facilitador interno de calidad )","30/09/2019\n10/12/2019\n31/12/2020","Ana María Meléndez-Profesional Especializado","30/09/2019: Formato realizado el cual se encuentra en trámite de solicitud de aprobación de Concepto Técnico.\n\n10/12/2019: Formato actualizado, socializado y en funcionamiento.\n\n31/12/2020: La actividad se realiza cada vez que se retira un funcionario de la entidad, se solicita ampliación de cierre de seis meses para presentar las evidencias correspondientes.","EN PROCESO","2020-01-31","Amelia Navarro - Contratista",null,null,null,null,null,0,0,"31/01/2020: Se observa correo electrónico del 26 de noviembre de 2019,  que evidencia socialización de la creación aprobada por concepto técnico del 15 de noviembre de 2019, con radicado No.  2019IE0013203, del formato GTH-F-81 Informe de empalme o entrega del cargo, versión 1.0.  Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.","CUMPLIDA","3/15/2020","SANTIAGO SAAVEDRA\nALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un correo electrónico de fecha 26 de noviembre de 2019, en el cual se observa la socialización de la creación aprobada por concepto técnico del 15 de noviembre de 2019, con radicado No. 2019IE0013203, del formato GTH-F-81, adicionalmente se remitió el formato de Informe de empalme o entrega del cargo, versión 1.0., dando cumplimiento de la acción de mejora propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en la auditoría externa.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción ejecutada, se solicita al proceso remitir las evidencias de la aplicación del formato precitado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n","CUMPLIDA","N/A","15/10/2020: Conforme a la evaluación efectuada, se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, se remitan los soportes de aplicación del formato, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","Alexandra Cortes\nJose Juan Moreno\nContratistas Oficina de Control Interno"]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"WILBER JIMENEZ HERNANDEZ\nCOORDINADOR GRUPO DE TALENTO HUMANO",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-31","1.0","Se migro la información a la nueva plantilla, se realizo el seguimiento  de la OAP, y se realizo el análisis de causa de informe de auditoria interna del SIG, informe de eficacia de los controles del mapa de riesgos.","Bibiana Rojas "]
[null,null,null,null,null,"2018-09-27","2.0","Se realiza el monitoreo del líder del proceso y el seguimiento de la OAP de las acciones establecidas","Bibiana Rojas "]
[null,null,null,null,null,"2018-10-12","3.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","Lina Alejandra Morales - Profesional de la OCI"]
[null,null,null,null,null,"2018-12-28","4.0","Se  realizó seguimiento  al cumplimiento de las acciones del Plan de Mejoramiento y se solicita prorroga para su cumplimiento.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-18","5.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso. ","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-27","6.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento y se determina: \n* Que se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 3 para concluir la labor de aprobación y socialización de Notificación. de Actos Administrativos al GTH. \n* Se encuentra en tramite actualización del Normograma, por tanto se amplia la fecha de cierre de la Acción No. 5\n* Se requiere ampliar fecha de cierre de la Acción No. 6 para concluir la actualización de las hojas de vida.\nQue se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 7 para concluir la labor de aprobación y socialización de Notificación. de Actos Administrativos al GTH. \n* Se requiere ampliar fecha de cierre de la Acción No. 9 Guía de Recobro de Incapacidades para concluir la labor de aprobación y socialización.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-20","7.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018, se remite retroalimentación del día 20 de marzo de 2019.","EGNA NUÑEZ \nLINA MORALES"]
[null,null,null,null,null,"2019-04-05","8.0","Se incluyen 3  ítems de Auditoría de nómina (Auditorías independientes de la OCI) , con su respectivo análisis de causa y 2 ítems de Oportunidad de mejora de Auditoría Externa. ","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2019-06-14","9.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento y se determina: \n* Que se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 1 , para finalizar la actualización de los procedimientos. \n* Que se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 2 , para finalizar la actualización de los procedimientos. \n* Que se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 3 , para finalizar la actualización de los procedimientos. \n* Que se requiere ampliar la fecha de cierre de la Acción No. 4 , para finalizar la actualización del documento. \n* Se requiere ampliar fecha de cierre de la Acción No. 6 para concluir la labor socialización de Notificación. de Actos Administrativos al GTH. \n* Se requiere ampliar fecha de cierre de la Acción No. 9 Guía de Recobro de Incapacidades para concluir la labor de aprobación y socialización.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","10.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo a las evidencias su mitradas en el domusfile por le proceso y se actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","María Angela Petit - Profesional Especializado"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-22","11.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Egna Núñez \nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30","12.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones que presenta avance a 31 de agosto de 2019","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-10","13.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones que presentan avance, se aportan las respectivas evidencias y se dan por cerradas las actividades 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31","14.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo a las evidencias su mitradas en el domusfile por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-09","15.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones que presentan avance, se aportan las respectivas evidencias en las acciones 4 y 5.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","16.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","17.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-30","18.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo a las evidencias su mitradas por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-15","19.0","Se realiza seguimiento por parte de GTH a las acciones que presentan avance, se aportan las respectivas evidencias en las acciones 1, 2, 3, 4, 5, 7 y 8.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-30","20.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias su mitradas por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"15/10/2020","21.0","Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/08/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación","Alexandra Cortes \nJose Juan Moreno\nOficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-16","22.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre con corte a 30 de noviembre de 2020 en el plan de mejoramiento, de acuerdo con la información y evidencias su mitradas por el proceso.","Amelia Navarro -  Profesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-31","23.0","Se solicita ampliar las fechas de cierre del Plan de Mejoramiento del Grupo de Talento Humano, con el propósito de generar y entregar las evidencias correspondientes para dar por cumplidas las acciones.","Ana María Meléndez-Profesional Especializado GTH"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","De los procedimientos observados en la Auditoría se sugiere que sean revisados ya actualizados bajo el nuevo formato de la ultima versión establecida en el SIG por la OAP, dado de 7 de los 10 procedimientos evaluados, corresponden a versiones anteriores THP-14 - 2016, THP05 - 2016, THP-08 -2016, THP-09 - 2016, THP11- 2016, THP-17 - 2017. De igual forma tener en cuenta lo relacionado en cada uno de los procedimientos lo cual se puede evidenciar en la lista de chequeo elaborada y verificada en la Auditoría."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL GTH"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Cambio de persona encargada de ser el enlace de calidad y desconocimiento de esta actividad"]
[null,"Por falta de comunicación al interior del Grupo "]
[null,"Desconocimiento de la instrucción de la OAP fernte al ajuste de plantillas"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Cambio de persona encargada de ser el enlace de calidad y desconocimiento de esta actividad"]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidenció que no tenían conocimiento del informe. No han tomado acciones al respecto. Se sugiere tomar acciones para evidenciar la retroalimentación de los resultados de seguimiento y evaluación."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL GTH"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Cambio de persona encargada de ser el enlace de calidad y desconocimiento de esta actividad"]
[null,"No se realizó empalme con la persona que estaba encargada de calidad al momento de su retiro"]
[null,"Desconocimiento de los informes generados por la OCI"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"No se realizó empalme con la persona que estaba encargada de calidad al momento de su retiro"]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":4,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","Oportunidad de Mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Realizar actualización de la caracterización del proceso conforme a los lineamientos de la OAP y en la nueva plantilla aprobada dentro del SIG"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","BIBIANA ROJAS MORENO"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Como oportunidad de mejora el proceso decidió actualizar"]
[null,"Unificar las actividades propias del proceso en el ciclo PHVA"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[]
[null,"Falta incluir algunas actividades del proceso, ajustes a la nueva plantilla"]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":5,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,13,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Oportunidad de Mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Realizar actualización de la matriz de comunicaciones y el nomograma del proceso conforme a los lineamientos de la OAP y en la nueva plantilla aprobada dentro del SIG"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL GTH"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Hace falta incluir en la Matriz de comunicaciones las publicaciones relacionadas con los sistemas de evaluación con los que cuenta la entidad y los Planes del PIC, Bienestar y Seguridad y Salud en el Trabajo; "]
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[null,"Por cambio normativo debe ser actualizado el normograma"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Hace falta incluir las publicaciones relacionadas con los sistemas de evaluación con los que cuenta la entidad y los Planes del PIC, Bienestar y Seguridad y Salud en el Trabajo; "]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Revisar las historias laborales y archivarlas de manera cronológica conforme a la circular 004 de 2013"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","FELIPE RODRIGUEZ - YERALDIN ROBLES"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El funcionario que realizaba esta actividad en el año 2012 no es el mismo que está actualmente en la Entidad"]
[null,"Al ser situaciones administrativas tan antiguas no se habían revisado de nuevo las historias laborales"]
[null,"Por desconocimiento de la norma del personal retirado de la Entidad"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Al ser situaciones administrativas tan antiguas no se habían revisado de nuevo las historias laborales"]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":7,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Sensibilizar a los funcionarios del Grupo de Talento Humano responsables de comunicar las diferentes situaciones administrativas, la obligación legal de realizarlo cada vez se presenten este tipo de situaciones."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","CARLOS AGUSTO OSORIO - FELIPE RODRIGUEZ , YUDI QUIJANO, YERALDIN ROBLES"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El funcionario que realizaba esta actividad en el año 2012 no es el mismo que está actualmente en la Entidad"]
[null,"Al ser situaciones administrativas tan antiguas no se habían revisado de nuevo las historias laborales"]
[null,"Por desconocimiento de la norma del personal retirado de la Entidad"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Por desconocimiento de la norma del personal retirado de la Entidad"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":8,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Revisar y actualizar el mapa de riesgos del proceso de Gestión del Talento Humano, de acuerdo a las acciones de control establecidas para el control 2 del riesgo No. 5 ya que no se realizó el envió de información para corte de novedades a los empleados mensualmente  "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","DORA PALACIOS, EDGAR RAMIREZ, BIBIANA ROJAS"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Los funcionarios responsables de este tema no estuvieron en la mesa de trabajo cuando se realizó la elaboración de la Matriz de Riesgos"]
[null,"Desconocimiento de la metodología de riesgos"]
[null,"Una vez conocido el documento por los responsables del tema, no se realizó un análisis más profundo sobre el documento"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Los funcionarios responsables de este tema no estuvieron en la mesa de trabajo cuando se realizó la elaboración de la Matriz de Riesgos"]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":9,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Oportunidad de Mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Entregar información de manera oportuna y libre de errores que afecten la información financiera publicada por el MVCT, relacionada con el ajuste en cuentas por cobrar – Licencias e incapacidades EPS. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2018-07-31"]
[null,"PARTICIPANTES","DORA PALACIOS, EDGAR RAMIREZ, BIBIANA ROJAS"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"No era suficiente el personal con el que se realizaba el proceso de nomina"]
[null,"No tenian los conceptos de la afectación de las incapacidades dentro de la nomina"]
[null,"No habia una comunicación entre la Subdirección de Finanzas y Presupuesto y Grupo de Talento humano"]
[null,"No tener el conocimiento de la norma del recobro de incapacidades"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No tener el conocimiento de la norma del recobro de incapacidades"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":10,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[29,1,39,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En el desarrollo de la auditoria, al verificar el Procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 8.0., y lo establecido en el Numeral 6- Ítem 4, el cual especifica que: “Esta actividad se hace en todos los casos o solo cuando es novedad y no retiro – (es para todas las novedades de nómina)“, se evidenció, de acuerdo a la muestra seleccionada, con base en la información y los soportes allegados para el análisis correspondiente, que no se está diligenciado el Formato GTH-F-18 V.4.0, en los espacios descritos para cada tipo de novedad, toda vez que solo diligencian los espacios que corresponden al mes y el concepto; de igual forma, no es claro quien autoriza en el documento, los espacios de “ingresó al sistema” y/o “revisó”, así mismo, y en los demás Ítems se dejan espacios en blanco o se rellenan con líneas. Adicionalmente, se está empleando el formato para varios funcionarios, teniendo en cuenta un solo concepto, debiéndose diligenciar por cada tipo de novedades de manera individual."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-04-05"]
[null,"PARTICIPANTES","GRUPO DE TALENTO HUMANO - ANA MARIA MELENDEZ, LUZ MERY PINEDA, \nOAP - AMELIA NAVARRO, DIANA CORREDOR"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El formato no es funcional para la actividad"]
[null,"La cantidad de registro que se deben hacer es muy grande"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas:\n\nEl formato sólo permite reportes individuales, sin embargo para temas masivos el formato no es funcional para el grupo de nómina."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":11,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[29,1,39,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En la verificación realizada al Procedimiento GTH-P-12 Liquidación de nómina y prestaciones sociales por retiro, versión 8.0., y lo establecido en el Numeral 6- Ítem 1, el cual establece el diligenciamiento formato GTH-F-21 de las novedades de Horas extras, Para el funcionario 5711847, se evidencia que para el mes de agosto, en el conteo total de Horas Extras Nocturnas Ordinarias liquidadas reportadas fue de 67 y al realizar la verificación, correspondía a 70, generando una diferencia con la pre nómina y la Resolución 594 del 15 agosto por este concepto, para lo cual se recomienda realizar el ajuste correspondiente a las tres horas adicionales que se dejaron de liquidar al usuario 5711847, de acuerdo al formato GTH-F-21 de las novedades de Horas extras."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-04-05"]
[null,"PARTICIPANTES","GRUPO DE TALENTO HUMANO - ANA MARIA, LUZ MERY, \nOAP -  DIANA CORREDOR, AMELIA NAVARRO"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Las personas que registran horas extras no tienen en cuenta el procedimiento "]
[null,"Desconocimiento del procedimiento"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas:\n\nLas dependencias que reportan las horas extras, no aplican el procedimiento estipulado para el diligenciamiento del formato."]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":12,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,1,39,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorias independientes de la OCI"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al verificar el Procedimiento GTH-P-08 Asignación de prima técnica, versión 7.0., y según lo establecido en el Numeral 6- Ítem 16, el cual especifica que: “Informa al área de nómina para el ingreso de novedad y se archiva en la historia laboral del funcionario“, se evidenció, de acuerdo a la muestra seleccionada, con base en la información y los soportes allegados para el análisis correspondiente, que en la Resolución No 0696 de septiembre 21 de 2018 “Por la cual se asigna una prima técnica a título de estudio de formación avanzada y de experiencia altamente calificada”, que para el funcionario 80850448, se omitió el paso de informar oportunamente al área de nómina para el ingreso de la novedad, toda vez, que en el formato GTH-F-07 “Control de Resoluciones”, no se registró en el Diligenciamiento para reparto la “firma de recibido” del “responsable del trámite”, de conformidad a lo descrito en el Numeral 6- Ítem 13 del mismo procedimiento, que se refiere a “recibe copia de resolución e informa al coordinador de grupo de talento humano” con fecha del 21 de Septiembre. Al respecto, desde esta fecha, no se evidencia registro de la comunicación para informar de la novedad, hasta el día 23 de Octubre con él envío de un correo de anexo de la resolución al área de nómina; situación que no permitió la liquidación de la prima técnica salarial en la nómina general del mes de octubre, generando un reproceso, toda vez que se debió procesar una nómina adicional con fecha del día 24 de Octubre reintegro de la Prima de dirección que no aplicaba para esta novedad."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-04-05"]
[null,"PARTICIPANTES","GRUPO DE TALENTO HUMANO - ANA MARIA, LUZ MERY, \nOAP -  DIANA CORREDOR, AMELIA NAVARRO"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Las partes involucradas no tienen en cuenta el procedimiento "]
[null,"Desconocimiento del procedimiento"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas:\n\nEn este caso no se ejecutó correctamente el procedimiento. "]