{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":15,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 5","Análisis causa 6","Análisis causa 7","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Análisis causa 15","Análisis causa 16","Análisis causa 17"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":14,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":114,"n_cols":32,"rows_kept":114,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[17,27,18,27],[17,28,18,28],[17,29,18,29],[17,30,18,30],[17,31,18,31],[17,18,18,18],[17,19,18,19],[17,20,18,20],[17,21,18,21],[17,22,18,22],[17,23,18,23],[17,24,18,24],[17,25,18,25],[17,26,18,26],[17,9,18,9],[17,10,18,10],[17,11,18,11],[17,12,18,12],[17,13,18,13],[17,14,18,14],[17,15,18,15],[17,16,18,16],[17,17,18,17],[17,0,18,0],[17,1,18,1],[17,2,18,2],[17,3,18,3],[17,4,18,4],[17,5,18,5],[17,6,18,6],[17,7,18,7],[17,8,18,8],[68,0,73,0],[68,1,73,1],[68,3,73,3],[68,2,73,2],[68,4,73,4],[59,30,67,30],[59,31,67,31],[59,0,67,0],[59,1,67,1],[59,3,67,3],[59,29,67,29],[54,0,58,0],[54,1,58,1],[54,3,58,3],[59,2,67,2],[59,4,67,4],[49,31,53,31],[54,2,58,2],[54,4,58,4],[54,29,58,29],[54,30,58,30],[54,31,58,31],[49,29,53,29],[49,30,53,30],[49,0,53,0],[49,1,53,1],[49,3,53,3],[49,2,53,2],[49,4,53,4],[45,0,48,0],[45,1,48,1],[45,3,48,3],[45,2,48,2],[45,4,48,4],[39,29,44,29],[39,30,44,30],[39,31,44,31],[39,0,44,0],[39,1,44,1],[39,3,44,3],[39,2,44,2],[39,4,44,4],[34,0,38,0],[34,1,38,1],[34,3,38,3],[34,2,38,2],[34,4,38,4],[26,29,33,29],[26,30,33,30],[26,31,33,31],[26,0,33,0],[26,1,33,1],[26,3,33,3],[26,2,33,2],[26,4,33,4],[23,0,25,0],[23,1,25,1],[23,3,25,3],[23,2,25,2],[23,4,25,4],[20,29,22,29],[20,30,22,30],[20,31,22,31],[20,0,22,0],[20,1,22,1],[20,3,22,3],[20,2,22,2],[20,4,22,4],[20,9,22,9],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,3,10,3],[12,29,14,29],[12,30,14,30],[12,31,14,31],[12,3,14,3],[12,1,14,1],[12,2,14,2],[12,4,14,4],[12,0,14,0],[9,2,10,2],[9,4,10,4],[9,31,10,31],[9,29,10,29],[9,30,10,30],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[7,11,8,11],[6,10,6,13],[87,0,87,1],[87,2,87,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[76,0,76,1],[77,0,77,1],[76,2,76,3],[77,2,77,3],[76,11,76,13],[77,11,77,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[76,5,76,8],[23,29,25,29],[23,30,25,30],[23,31,25,31],[34,29,38,29],[87,30,87,32],[88,30,88,32],[76,24,76,27],[77,24,77,27],[87,24,87,27],[88,11,88,13],[88,24,88,27],[87,11,87,13],[76,30,76,32],[77,30,77,32],[34,30,38,30],[34,31,38,31],[45,29,48,29],[45,30,48,30],[45,31,48,31],[68,29,73,29],[68,30,73,30],[68,31,73,31]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión documental"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Líder del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerificación y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalúa si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Ajustar el  proceso de gestión documental en lo referente al trámite de la correspondencia y el archivo del Ministerio, una vez se haya implementado el sistema de gestión documental.","AC","Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","1- Revisar y actualizar el procedimiento GD-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales del proceso de gestión documental","2016-03-01","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","30/01/2018\n\n28/02/2019\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","30/01/2018: El procedimiento Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales GDC-P-01 y caracterización del proceso Gestión Documental se encuentra  a la fecha aprobado y publicado con fecha del 28/12/2017\n\n28/02/2019: Se adjunta evidencia del radicado No. 2018IE0006308, donde se puede constatar la actualización del procedimiento  de Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes efectuados por la OAP y la OCI, se solicitara mesa de trabajo para analizar la efectividad de la acción y así dar por cerrada esta actividad.\n\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la reunión efectuada el día 9 de octubre del 2020 con la OAP y OCI, en el cual se analizo las actividades que se encontraba vencidas del plan de mejoramiento del proceso, se determinó que la actividad 3 del ítem 1 se debía eliminar dado que esta era una acción de mejora y no presentaba valor agregado al proceso, teniendo en cuenta esto se remite los soportes que demuestran la actualización de la herramienta (correos electrónicos y circular informativa) y presentación en PowerPoint en la cual se explica los cambios aplicados sobre esta.  ","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":5},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":100},"25/07/2018 Son oportunas las evidencias ya que se actualizo el procedimiento  GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. \n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. \n\n30/06/2020 El proceso no realiza monitoreo y tampoco suministra evidencias que permitan corroborar que se haya acogido las recomendaciones dadas por la OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020. Así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n22/09/2020 El proceso en su monitoreo solicita mesa para analizar esta actividad, sin embargo y teniendo en cuenta la evaluación realizada por OCI en marzo de esta vigencia, en el monitoreo de la actividad 3 se define: \"14/09/2020: De manera atenta se anexan los correos remitidos a la OTIC sobre los ajustes que de acuerdo al decreto 1166 del 19 de julio 2016 y la resolución No. 046 de 2017 “Por el cual se reglamenta el trámite de las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda”. se deben implementar en la herramienta de gestión documental GESDOC en el proceso de radicación y archivo, no obstante teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y OCI se solicitará mesa de trabajo con la segunda y tercera línea de defensa para analizar esta actividad y posibilitar su cierre o creación de una nueva acción dado su vencimiento\".\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia correo electrónico de fecha 14 de mayo de 2019 emitido por Coordinadora de GAUA y dirigido a OTIC en la que se solicita colaboración para presentación y radicación de peticiones verbales. Se evidencia correo electrónico de fecha 17 de mayo de 2020 emitido por OTIC y dirigido a GAUA en el que solicitan información complementaria para atender requerimiento de presentación y radicación de peticiones verbales. Se evidencia correo electrónico de fecha 20 de marzo de 20202 en el que el Coordinador del GAUA solicita colaboración a OTIC para presentación de peticiones verbales en GESDOC. Así las cosas estas evidencias no dan cumplimiento a la actividad planteada razón por la cual y en coracina con el monitoreo realizado por el proceso, es necesario que el proceso solicite mediante correo electrónico el agendamiento de mesa de trabajo con OAP y OCI para definir el tratamiento de esta acción.\n\n21/12/2020 Se evidencia correo electrónico masivo del 27/02/2020 en el que se informa actualización de gesdoc desde el  28/02/2020 hasta el 3/03/2020, se evidencia presentación en power point \"Actualización Gesdoc\", se evidencia correo electrónico del 26/02/2020 cuyo asunto es \"Actualización Sistema de Gestión Documental \"el cual es enviado a personal de GAUA, Se evidencia correo electrónico masivo del 10/02/2020 en que se incita a participar en la capacitación  y actualización GESDOC, se evidencia circular informativa del 27/02/2020 cuyo asunto es \"Parametrización de las TRDen la nueva actualización de nuestro sistema de gestión documental GESDOC, dicha circular fue divulgada mediante correo del 28/02/2020 tal como se evidencia en los archivos adjuntos","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\n","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo\n\n22/10/2018: Se realizo la actualización del procedimiento GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia procedimiento actualizado en la página web en versión 6.0 y se observa que el procedimiento se ajusta de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación y la normatividad aplicable, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la ejecución del procedimiento conforme al trámite de correspondencia y a la herramienta del sistema de gestión documental.  \n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación.","CUMPLIDA","SI","26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Correo electrónico masivo del 27/02/2020 en el que se informa actualización de gesdoc desde el  28/02/2020 hasta el 3/03/2020\n- Presentación en power point con asunto \"Actualización Gesdoc\"\n- Correo electrónico del 26/02/2020 cuyo asunto es \"Actualización Sistema de Gestión Documental \"el cual es enviado a personal de GAUA\n- Correo electrónico masivo del 10/02/2020 en que se incita a participar en la capacitación y actualización GESDOC\n- Circular informativa del 27/02/2020 cuyo asunto es \"Parametrización de las TRDe n la nueva actualización de nuestro sistema de gestión documental GESDOC, dicha circular fue divulgada mediante correo del 28/02/2020\nTeniendo en cuenta dichas evidencias y conforme a la mesa de trabajo sostenida con el proceso y con la Oficina Asesora de Planeación, se valida el ajuste del proceso en lo referente al trámite de correspondencia, desde el inicio de la actividad, demostrando la articulación con las herramientas tecnológicas y con la implementación de los lineamientos de gestión documental en la Entidad, por lo cual, se valida el cumplimiento de las actividades y su efectividad para eliminar la causa raíz del ítem dando cierre con efectividad al ítem.\n\nAsí mismo, se recomienda al proceso continuar con el proceso de actualización, articulación del sistema de gestión documental, con el sistema integrado de gestión y los requisitos normativos.\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno\n\nJulieth Tovar -  Contratista Oficina de control interno"]
[null,null,null,null,null,"2-Realizar verificación con entidades estatales con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio","2016-03-01","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","14/03/2018\n\n14/09/2020\n06/12/2020","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/03/2018:  Se hicieron visitas el 16 de Febrero  verificando casos de  éxito en Contraloría General de la Republica y Coldeportes donde opera satisfactoriamente la herramienta GESDOC  con el fin de evaluar y analizar la mejor opción para la entidad. \n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de esta acción por cuanto   las personas designadas para las visitas ya no se encuentran en el proceso, por lo fue la SSA, se encuentra  revisando las opciones de herramientas para fortalecer el proceso de gestión documental. \n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes efectuados por la OAP y la OCI, se solicitara mesa de trabajo para analizar la efectividad de la acción y así dar por cerrada esta actividad.\n\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la reunión efectuada el día 9 de octubre del 2020 con la OAP y OCI, en el cual se analizo las actividades que se encontraba vencidas del plan de mejoramiento del proceso, se determinó que la actividad 3 del ítem 1 se debía eliminar dado que esta era una acción de mejora y no presentaba valor agregado al proceso, teniendo en cuenta esto se remite los soportes que demuestran la actualización de la herramienta (correos electrónicos y circular informativa) y presentación en PowerPoint en la cual se explica los cambios aplicados sobre esta.  ","CUMPLIDA","25/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/06/2020\n22/09/2020\n21/12/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":5},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":100}," Se cuenta con los correos electrónicos de fecha 15/02/2018  donde se programa visita para evaluar casos de éxito en Coldeportes y Contraloría General de la Republica.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. \n\n30/06/2020 El proceso no realiza monitoreo y tampoco suministra evidencias que permitan corroborar que se haya acogido las recomendaciones dadas por la OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020. Así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n22/09/2020 El proceso en su monitoreo solicita mesa para analizar esta actividad, sin embargo y teniendo en cuenta la evaluación realizada por OCI en marzo de esta vigencia, en el monitoreo de la actividad 3 se define: \"14/09/2020: De manera atenta se anexan los correos remitidos a la OTIC sobre los ajustes que de acuerdo al decreto 1166 del 19 de julio 2016 y la resolución No. 046 de 2017 “Por el cual se reglamenta el trámite de las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda”. se deben implementar en la herramienta de gestión documental GESDOC en el proceso de radicación y archivo, no obstante teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y OCI se solicitará mesa de trabajo con la segunda y tercera línea de defensa para analizar esta actividad y posibilitar su cierre o creación de una nueva acción dado su vencimiento\".\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia correo electrónico de fecha 14 de mayo de 2019 emitido por Coordinadora de GAUA y dirigido a OTIC en la que se solicita colaboración para presentación y radicación de peticiones verbales. Se evidencia correo electrónico de fecha 17 de mayo de 2020 emitido por OTIC y dirigido a GAUA en el que solicitan información complementaria para atender requerimiento de presentación y radicación de peticiones verbales. Se evidencia correo electrónico de fecha 20 de marzo de 20202 en el que el Coordinador del GAUA solicita colaboración a OTIC para presentación de peticiones verbales en GESDOC. Así las cosas estas evidencias no dan cumplimiento a la actividad planteada razón por la cual y en coordinada con el monitoreo realizado por el proceso, es necesario que el proceso solicite mediante correo electrónico el agendamiento de mesa de trabajo con OAP y OCI para definir el tratamiento de esta acción.\n\n21/12/2020 Se evidencia correo electrónico masivo del 27/02/2020 en el que se informa actualización de gesdoc desde el  28/02/2020 hasta el 3/03/2020, se evidencia presentación en power point \"Actualización Gesdoc\", se evidencia correo electrónico del 26/02/2020 cuyo asunto es \"Actualización Sistema de Gestión Documental \"el cual es enviado a personal de GAUA, Se evidencia correo electrónico masivo del 10/02/2020 en que se incita a participar en la capacitación capacitación y actualización GESDOC, se evidencia cirular informativa del 27/02/2020 cuyo asunto es \"Parametrización de las TRDen la nueva actualización de nuestro sistema de gestión documental GESDOC, dicha circular fue divulgada mediante correo del 28/02/2020 tal como se evidencia en los archivos adjuntos","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Correo electrónico del 15/02/2018, en el cual se Agenda para el viernes 16 de febrero reunión en la CGR y COLDEPORTES, en desarrollo del citado Plan de Trabajo.(duplicado)\n\n22/10/2018: Realizar verificación con entidades estatales (CGR y COLDEPORTES) con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio, el pasado 16/02/2018.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 15/02/2018 remitido por el coordinador del Grupo GSTAI al equipo de trabajo del proceso de Gestión Documental, donde se observa la trazabilidad del agendamiento de las visitas realizadas a la Contraloría General de la República y a Coldeportes realizadas el día 16/02/2018. Sin embargo, se hace necesario que el proceso aporte el informe de resultados de dicha revisión que permita determinar la eficacia de esta acción frente al hallazgo identificado. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019:  De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento Word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramienta de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación.","CUMPLIDA"]
[2,"Oportunidad de Mejora","Continuar con el proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión documental.","AC","Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","1. “Actualizar e implementar la herramienta de gestión documental GESDOC en lo concerniente al Proceso de Gestión Documental”","2016-03-01","2020-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2020-12-06","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","06/12/2020: Este ítem no presenta seguimientos anteriores debido a que se modifico dadas las implicaciones que presentaba para su realización teniendo en cuenta que dependía del grupo OTIC y no del proceso mismo, por lo anterior se estableció su alcance a las funciones que tiene el Proceso de Gestión documental.  Partiendo de ello la herramienta de Gestión documental fue Actualizada y por parte del Proceso se realizo mesas de trabajo en lo respetivo a la parametrización de las Tablas de Retención documental en la Herramienta GESDOC. Como evidencia se anexa correos informativos de la actualización de la Herramienta GESDOC, Circular informativa de la parametrización de las Tablas de Retención documental en la Herramienta y actas de reuniones efectuadas con las dependencias sobre el tema en cuestión.  ","CUMPLIDA","2020-12-21","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"21/12/2020 Se eviencia actas de mesas realizadas con las dependencias en las cuales uno de los puntos a tratar es Parametrizacion de TRD en GESDOC, asi las cosas se eviencias mesas de trabajo con: Grupo de contratos (16/03/2020), Despacho del Ministro ( 19/05/2020), Viceministerio de APSB (26/05/2020), Viceministerio de vivienda (12/05/2020), Dirección de desarrollo sectorial (05/06/2020), DIVIS (15/07/2020), DSH (02/09/2020), DEUT (30/04/2020), Dirección de programas (20/04/2020), GAUA (8/06/2020), Grupo de desarrollo sostenible ( 23/04/2020), Grupo de presupuesto y cuentas ( 16/04/2020), Grupo de procesos judiciales ( 5/06/2020), Grupo de tesoreria (17/04/2020), Grupo de acciones constitucionales (05/06/2020), Grupo de conceptos jurídicos (19/06/2020), Grupo de control interno disciplinario ( 23/04/2020), Grupo de contabilidad (16/04/2020), Grupo de evaluación de proyecto (17/07/2020), Grupo de Gestión, recursos y presupuesto (18/08/2020), Grupo de monitoreo SGP APSB (02/06/2020), Grupo de politica sectorial (03/06/2020), Grupo de rexursos físicos (16/06/2020), Grupo seguimiento plan nacional de desarrollo (18/08/2020), Grupo seguimiento proyectos de inversión (21/04/2020), Grupo de talento humano (02/06/2020), Grupo de titulación y saneamiento predial (16/04/2020), Grupo de comunicaciones estratégicas ( 08/05/2020), Grupo de soporte (14/05/2020), OCI (11/06/2020), Oficina Asesora Juridica (19/06/2020), Oficina Asesora de Planeación (07/05/2020), Secretara Gneral (18/06/2020), SATOUI (24/06/2020), Subdirección de finanzas y presupuesto (18/06/2020), Subdirección de gestión empresarial (20/04/2020), Subdirección de políticas de espacio urbano y territorial (29/04/2020), SPAT (17/06/2020), Subdirección de proyectos (04/06/2020), Subdirección de servicios administrativos (21/05/2020), SSFV (17/04/2020), Subdirección de estructuración deprogramas ( 20/04/2020) y vivienda rural (16/04/2020). Adicionalmente se evidencia correo masivo del 27/02/2020 en el que se informa actualización de gesdoc, correo del 26/02/2020 al interior de GAUA en el que se informa actualización de gesdoc, correo masivo del 10/02/2020 de capacitación y actualización de gesdoc, circular informativa N. 2020IE0002206 cuyo asunto es oarametrización de TRD en la nueva actualización del sistema de información GESDOC , la cual fue divulgada mediante correo electronico del 28/02/2020","CUMPLIDA","2021-02-26","ALEXANDRA CORTES","26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- 43 Actas de mesas realizadas con las dependencias en las cuales uno de los puntos a tratar es Parametrización de TRD en GESDOC, así las cosas se evidencias mesas de trabajo con: Grupo de contratos (16/03/2020), Despacho del Ministro ( 19/05/2020), Viceministerio de APSB (26/05/2020), Viceministerio de vivienda (12/05/2020), Dirección de desarrollo sectorial (05/06/2020), DIVIS (15/07/2020), DSH (02/09/2020), DEUT (30/04/2020), Dirección de programas (20/04/2020), GAUA (8/06/2020), Grupo de desarrollo sostenible ( 23/04/2020), Grupo de presupuesto y cuentas ( 16/04/2020), Grupo de procesos judiciales ( 5/06/2020), Grupo de tesorería (17/04/2020), Grupo de acciones constitucionales (05/06/2020), Grupo de conceptos jurídicos (19/06/2020), Grupo de control interno disciplinario ( 23/04/2020), Grupo de contabilidad (16/04/2020), Grupo de evaluación de proyecto (17/07/2020), Grupo de Gestión, recursos y presupuesto (18/08/2020), Grupo de monitoreo SGP APSB (02/06/2020), Grupo de política sectorial (03/06/2020), Grupo de recursos físicos (16/06/2020), Grupo seguimiento plan nacional de desarrollo (18/08/2020), Grupo seguimiento proyectos de inversión (21/04/2020), Grupo de talento humano (02/06/2020), Grupo de titulación y saneamiento predial (16/04/2020), Grupo de comunicaciones estratégicas ( 08/05/2020), Grupo de soporte (14/05/2020), OCI (11/06/2020), Oficina Asesora Jurídica (19/06/2020), Oficina Asesora de Planeación (07/05/2020), Secretara General (18/06/2020), SATOUI (24/06/2020), Subdirección de finanzas y presupuesto (18/06/2020), Subdirección de gestión empresarial (20/04/2020), Subdirección de políticas de espacio urbano y territorial (29/04/2020), SPAT (17/06/2020), Subdirección de proyectos (04/06/2020), Subdirección de servicios administrativos (21/05/2020), SSFV (17/04/2020), Subdirección de estructuración de programas ( 20/04/2020) y vivienda rural (16/04/2020).\n- Correo electrónico masivo de fecha 27/02/2020 donde se informa actualización de GESDOC\n- Correo electrónico de fecha 26/02/2020 al interior de GAUA en el que se informa actualización de GESDOC\n- Correo electrónico masivo de fecha 10/02/2020 de capacitación y actualización de GESDOC\n- Circular informativa de radicado 2020IE0002206 cuyo asunto es parametrización de TRD en la nueva actualización del sistema de información GESDOC , la cual fue divulgada mediante correo electrónico del 28/02/2020\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se valida el cumplimiento de la actividad propuesta dando cierre a la misma con efectividad.","CUMPLIDA","SI","26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, verificadas las evidencias remitidas por el proceso y conforme a la mesa de trabajo sostenida con el proceso y con la Oficina Asesora de Planeación, se valida el ajuste del proceso en lo referente al proceso de implementación del sistema de gestión documental, desde el inicio de la actividad, demostrando la articulación con las herramientas tecnológicas y con la implementación de los lineamientos de gestión documental en la Entidad, por lo cual, se valida su efectividad para eliminar la causa raíz del ítem dando cierre al presente ítem.\n\nAsí mismo, se recomienda al proceso continuar con el proceso de actualización, articulación del sistema de gestión documental, con el sistema integrado de gestión y los requisitos normativos.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. Sin embargo, ","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno\n\nJulieth Tovar -  Contratista Oficina de control interno"]
[3,"Oportunidad de Mejora","Revisión y  actualización de la caracterización, normograma y los procedimientos Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","AP","Se requiere ajustar la caracterización y los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente y que reflejen la realidad del proceso de gestión documental en el Ministerio.","1. Realizar mesa de trabajo para la revisión de la caracterización del proceso de Gestión Documental. ","2018-04-16","2018-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","14/06/2018\n\n20/06/2018\n\n25/06/2018\n\n27/07/2018\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Caracterización: El 08 de mayo de 2018 participo en la capacitación de plantilla de caracterización realizada por la Oficina de Asesora de Planeación, El 22 de mayo se envía correo electrónico migrada al nuevo formato con el acompañamiento de la Subdirección de Servicios Administrativos .\n14/06/2018 Se realizo mesa de trabajo con OAP en la cual se reviso y ajusto la caracterización del proceso en lo referente al objetivo y ciclo PHVA.\n20/06/2018 se solicito mediante correo electrónico enviado a los funcionarios y servidores públicos del proceso de GAUA   la revisión de  la caracterización actualizada  para su participación activa en cuanto a observaciones o aportes a que hubiese lugar.\n25/06/2018 se remitió mediante correo electrónico a la OAP caracterización para su correspondiente tramite de publicación .\n27/07/2018 A la fecha la caracterización del proceso actualizada  se encuentra publicada en la web de la entidad. \n08/05/2019: Teniendo en cuenta que la acción a implementar  y las evidencias  presentadas,  la acción ya se encuentra cumplida,  por lo que se solicita el cierre de esta acción.\n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de la acción por cuanto la  acción a implementa ya se cumplió, de lo cual se adjuntaron las evidencias.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar la eficacia de la acción y así establecer su posible cierre, no obstante se debe especificar que la caracterización del proceso de gestión documental se actualizo reciente mente se anexan los soportes de esta actividad.\n\n05/12/2020: Partiendo del reporte realizado por la OCI, se da por cerrada esta actividad con eficacia.","CUMPLIDA","18/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/06/2020\n22/09/2020\n21/12/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 de la reunión realizada por la OAP de la nueva plantilla de caracterización, de acuerdo a la evidencias del 22 de mayo y el 14 de junio se realizaron las mesas de trabajo al interior del grupo y con la OAP para la respectiva actualización de la caracterización del proceso de gestión documental, Se verificaron las listas de asistencia . Se verifica correo electrónico del 25 de junio de 2018  enviado al OAP la caracterización del proceso de gestión documental.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. \n\n30/06/2020 El proceso no presenta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad,  razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera replantear fechas de cumplimiento de la actividad. \n\n22/09/2020 Se evidencia DET-F-01 Solicitud de actualización documental con radicado N. 2020IE0004813 en la que el proceso solicita actualización de la caracterización del proceso, se evidencia DET-F-02 Concepto técnico de aprobación documental con radicado 2020IE0006021 por medio del cual la OAP aprueba la actualización del mencionado documento; de igual manera, se evidencia correo electrónico del 21 de agosto de 2020 emitido por OAP en el que se notifica al proceso Gestión documental la publicación de dicho documento en la documentación del proceso, lo anterior dando respuesta a la observación realizada por OCI en la evaluación de marzo de 2020.\n\n21/12/2020 No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia registro de asistencia del 8 de Mayo de la nueva plantilla de caracterización de OAP y registro del 14 de Junio mesa de trabajo- caracterización y plan de mejoramiento documental con la participación de OAP y el personal del proceso del 08 de mayo de 2018, además la solicitud de publicación de la caracterización de Gestión Documental V8 a la V9 del 28 de Junio de los ajustes del PHVA. Se encuentra publicada en la página del Ministerio y acta # 1 de revisión de la documentación para su modificación o actualización. Se encuentra publicada en la página del Ministerio en el siguiente Link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental; sin embargo en el control de cambios no se especifica las modificaciones realizadas a la caracterización.\n\n12/03/2019: No se puede dar cierre a la actividad toda vez que no se pueden identificar los cambios realizados sobre la caracterización. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace reitera al proceso la necesidad de que este aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian documentos de versiones 8 y 9 de la caracterización del proceso de gestión documental, así como el archivo donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltándolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso.  \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la caracterización del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.\n","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- concepto de aprobación de fecha 02/07/2020 con radicado 2020IE0006021 correspondiente a la actualización de la caracterización del proceso en el marco del nuevo mapa de procesos.\n- Correo electrónico de fecha 21/08/2020 remitido por la OAP donde confirma la aprobación de la documentación actualizada.\n- Solicitud de actualización de radicado 2020IE0004813 remitida por el líder del proceso.\n- Solicitud de modificación de normograma con radicado 2019IE0013867 y concepto de aprobación de 13/12/2019 y radicado 2019IE0014463.\nTeniendo en cuenta la información anterior, se valida el y cumplimiento de las actividades propuestas por el proceso y se determina la efectividad para eliminar la causa raíz que originó la Acción Preventiva derivada del ejercicio de identificación de oportunidades de mejora.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno\n\nJulieth Tovar -  Contratista Oficina de control interno"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar mesa de trabajo de revisión normograma  al proceso de Gestión Documental.","2018-04-16","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se llevo a cabo la revisión y actualización del normograma  y mediante correo electrónico del 15/06/2018 el servidor publico designado para realizar la actualización remitió el documento actualizado.\n18/06/2018 se remitió mediante correo a la OAP Normograma actualizado  para su correspondiente tramite de publicación.\n\n18/12/2018:Se realiza actualización del normograma, en relación con normas aplicables a HL y entidades fusionadas, liquidadas o privatizadas. Se adjunta Cronograma\n\n28/02/2019: La OAP, esta en proceso de actualización de la metodología, por lo que se adjunta la actualización realizada, al normograma de gestión documental  y se esta a la espera de la nueva directriz por parte de la AOP para aplicarla  y actualizar nuevamente el normograma, se adjunta versión del normograma con la evidencia de la actualización.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en proceso para actualización con  base en la directriz enviada por la OAP\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019\n\n10/12/2019:  Para esta actividad se solicito al OAP la actualización de Normograma mediante radicado   No 2019IE0013867 el día 04/12/2019.Se adjunta formato de solicitud y correo\n\n13/03/2020: se reitera que esta actividad ya fue realizada y se carga tanto la solicitud como el concepto técnico emitido por OAP y correo electrónico Normograma.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar la eficacia de la acción y así establecer su posible cierre, se anexan las evidencias solicitadas.\n\n05/12/2020: Partiendo del reporte realizado por la OCI, se da por cerrada esta actividad con eficacia.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencia el 15/06/2018  envió de correo electrónico del abogado del grupo de atención al usuario y archivo con su respectiva ecualización de las normas aplicadas al proceso de gestión documental, se evidencia mediante solicitud  2018IE0006308 se envió a la OAP la solicitud de la actualización del normograma   y mediante comunicado 2018IE0006308  el 9 de Julio de 2018 se recibió concepto técnico favorable para la actualización de la documentación.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. no se puede evaluar cumplimiento porque la actividad se vence el 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. \n\n30/06/2020 El monitoreo presentado por el proceso no da respuesta a lo solicitado por OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020, de igual manera el proceso no soporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la acción ,  razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera se recomienda tener en cuenta las observaciones realizadas por la OAP y OCO en su rol de segunda y tercera línea de defensa al momento de realizar los respectivos monitoreos. \n\n22/09/2020 Se evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos con radicado N. 2019IE0013867 en la cual se solicita la actualización del normgrama del proceso, se evidencia SIG-F-02 Concepto técnico de revisión de solicitudes de documentación con radicado N. 2019IE0014463 por medio del cual la OAP aprueba la actualización de dicho normograma en el SIG, se evidencia. Lo anterior con el fin de dar respuesta a las observaciones de OCI realizdaas en la evaluación de marzo de 2020. \n\n21/12/2020 No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción","CUMPLIDA","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia normograma actualizado en versión 4.0 de fecha 21/11/2017 publicado en la página web, sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar avance en las acciones planificadas, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación realizada el día 04/12/2019 con radicado 2019IE0013867 y el correo remitido el mismo día a la OAP para su aprobación, con lo cual se evidencia la gestión realizada para su actualización, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso. \n\nDe otra parte, a fin de realizar la evaluación de la efectividad de la actividad se solicita al proceso remitir el normograma actualizado, el concepto de aprobación dado por la OAP y los soportes de su socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Realización  mesas de trabajo para  la revisión de procedimientos correspondiente al proceso de Gestión Documental Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","2018-04-16","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2019\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se realizaron mesas de trabajo al interior del proceso para la revisan y actualización de los procedimientos los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018 paralelamente se realizaron mesas de trabajo con la OAP los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018\n\n28/02/2019:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificación  de los procedimientos actualizados y el link donde se publicaron, lo mismo que la socialización a través del correo que se realizo. Por lo anterior se solicita el cierre de la acción.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n05/12/2020: Partiendo del reporte realizado por la OCI, se da por cerrada esta actividad con eficacia.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,100,"Se evidencia la oportunidad en la  realización mesas de trabajo los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018  para actualizar los procedimientos del proceso al interior del grupo y con la OAP.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. \n\n30/06/2020 El proceso no presenta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad,  razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera replantear fechas de cumplimiento de la actividad. \n\n22/09/2020 Según monitoreo registrado por el proceso, se hace necesario realizar una mesa de trabajo con OCI y OAP para definir el tramite de esta acción, así las cosas es necesario que el proceso realice esta solicitud por medio de correo electrónico\n\n21/12/2020 No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción\n","CUMPLIDA","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los procedimientos GDC-P-01. Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales, GDC-P-02. Organización de archivos de gestión, GDC-P-03. Transferencia de archivos, GDC-P-04. Consulta y préstamo de documentos, GDC-P-05. Notificación actos administrativos, GDC-P-06. Actualización TRD y GDC-P-07. Eliminación Documentos, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: Se evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la revisión y actualización de los procedimientos del proceso de gestión documental. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la documentación del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA"]
[4,"Oportunidad de Mejora","Revisión de mapa de riesgos   verificando si los riesgos y controles que aplican para el proceso de gestión documental","AP","La eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo\n\nNo hay claridad en los controles definidos \n\nLa periodicidad definida en ciertos casos es inoperante\n\nLa definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso","1. Revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso"," 16/10/2018","2019-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/09/2018\n\n28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020\n14/09/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Al interior del proceso se identificó la necesidad de actualizar el mapa de riesgos , con los respectivos controles ya que en la actualidad  la eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo, No hay claridad en los controles definidos,  la periodicidad definida en ciertos casos es inoperante y la definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso, con el propósito de corregir las mencionadas falencias lo más pronto posible para lo cual se solicitó a través del correo institucional  a la OAP una capacitación en mapa de riesgos el  15/06/2018     y  Mesa de trabajo simultáneamente con la asesoría y acompañamiento de la OAP Y OCI el día 25/06/2018    las cuales se encuentran pendientes de programar debido a que las dependencias mencionadas no cuentan con disponibilidad de tiempo en el momento y se encuentran programando cronograma de mesas de trabajo sobre la metodología de administración de riesgo.\n13/09/2018 Mediante correo electrónico del 25/06/2018 la OCI manifiesta que una vez realicen mesa de trabajo con OAP se remitirá cronograma  de las mesas de trabajo para acompañar a los procesos en la asesoría frente a la metodología de Administración del riesgo.\n28/09/2018:  Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n18/12/2018:Se realiza mesa de trabajo con la funcionaria Diana Corredor de la Oficina Asesora de Planeación para revisar la metodología en relación con la identificación de los riesgos y la forma como diligenciar la matriz.\n28/02/2019: Se realizo la verificación y actualización el 19 de Febrero 2019.  Se realizo la actualización el 19 de Febrero 2019, el cual se encuentra publicado en http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental. \n\n08/05/2019: Se asiste a reunión y taller de socialización de la Administración de Riesgos convocado por la OAP, para la  implementaciones la nueva metodología para actualizar el mapa de riesgos. Se adjunta registro de \n\n14/06/2019:  Se adelantan las mesas de trabajo con la OPA y la OCI  para  actualizar el mapa de riesgos. Se adjuntan evidencias.\n\n02/10/2019: El 15 de agosto del 2019 se finaliza la actualización del Mapa de Riesgos del proceso. Se adjunta acta de reunión y lista de asistencia. Adicionalmente pantallazo del correo donde informan la publicación en la pagina WEB del ministerio.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se actualizo el mapa de riesgos y fue publicado en el mes de Septiembre 2019.Se adjunta como evidencia correo informativo de la publicación.\n\n12/03/2020: para esta actividad se espera el próximo seguimiento por OCI para determinar si la actividad queda culminada o se debe hacer alguna otra actividad.\n\n14/09/2020: Durante los meses de agosto y septiembre de esta vigencia, se realizaron mesa con OAP y OCI en las cuales se actualizó el mapa de riesgos del proceso, como evidencia de esto se adjunta el mapa de riesgos del proceso, según el mapa de procesos aprobado por CIGYD en Diciembre de 2019 , de igual manera se adjunta correo electrónico emitido por el Coordinador de GAUA solicitando la actualización de este mapa en el SIG.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se verifica correos remitidos a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia a taller de metodología integral de gestión del riesgo. No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 6/09/2019 en el que la OAP informa que el mapa de riesgos del proceso: Gestión documental se actualizó en el SIG bajo el concepto técnico N. 2019IE0010306 y ya se encuentra publicado dentro de la documentación, de igual manera se verifica publicación del mapa de riesgos en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental\n\n30/06/2020 El monitoreo presentado por el proceso no da respuesta a lo solicitado por OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020, de igual manera el proceso no soporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la acción ,  razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera se recomienda replantear la fecha de cumplimiento \n\n22/09/2020 Se evidencia mapa de riesgos de proceso \"Gestión documental\" y correo electrónico emitido por el Coordinador de GAUA el día 14 de septiembre de 2019 en el cual se adjunta la DET-F-01  Solicitud de actualización documental 2020IE0006814, por medio de la cual se solicita la actualización del mapa de riesgos del proceso en el SIG.\n\n21/12/2020 No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Se revisa los correos de solicitud de capacitación remitido  a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso, adicional se adjunta correo de solicitud de ampliación de plazo del cumplimiento de las actividades de los planes de acción pero este no permite abrir.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/02/2019 remitido por OAP al grupo donde se confirma la actualización, aprobación mediante radicado 2019IE0002367 y publicación de la documentación. Al verificar en la página web de la entidad, se constata la publicación del documento en versión 5.0 de la fecha citada anteriormente y se descarga el documento en la carpeta de evidencias. Sin embargo, se requiere continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología de riesgos en el MVCT.\n\n22/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 03/05/2019 con tema \"Taller Metodología Integrada de Gestión del Riesgo (Gestión Documental), como avance en el proceso de revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe , a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 06/09/2019 remitido por la OAP en el cual se confirma la actualización del mapa de riesgos del proceso aprobado con concepto técnico 2019IE0010306, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso como oportunidad de mejora.\n\nDe otra parte, teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización del mapa de riesgos correspondiente, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Solicitud de actualización con radicado 2020IE0006814 de fecha 14/09/2020\n- Una (1) matriz en Excel correspondiente al mapa de riesgos final\n- Un correo electrónico de fecha 14/09/2020 donde se remite la solicitud de actualización a la OAP.\nTeniendo en cuenta la información anterior, se valida el cumplimiento de la actividad propuesta por el proceso y, en pleno conocimiento del ejercicio efectuado para la actualización de los mapas de riesgos de la entidad durante la vigencia 2020, así como el proceso de articulación y toma en cuenta de las observaciones y recomendaciones dadas por la segunda y tercera línea de defensa, se determina la efectividad para eliminar la causa raíz que originó la Acción Preventiva derivada del ejercicio de identificación de oportunidades de mejora.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno\n\nJulieth Tovar -  Contratista Oficina de control interno"]
[5,"Auditorías Internas SIG","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo","AP","Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT.","Capacitar a los funcionarios y contratistas de las ventanillas de radicación en las  herramientas de gestión documental","2018-08-01","2019-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n03/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","En correo electrónico del 01/08/2018 se solicito a la oficina Tic capacitación en la herramienta de gestión documental para el GAUA.\n\n13/09/2018: Se envía correo electrónico para solicitar capacitación a la oficina de tics\nSe adjunta cronograma de capacitaciones, el cual fue cumplido, acorde a los registros adjuntos.\n\n28/02/2019: El cronograma fue replanteado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, por lo cual se adjunta con la modificación. Se solicita ampliación de fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se gestiona con la oficina TIC, los registros de asistencia a las capacitaciones realizadas de la herramienta de gestión documental, los cuales se adjuntan y corresponden a las dependencias de: Titulación, Servicios Administrativos, Espacio Urbano, Divis y Titulación.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó a cabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con el manejo y actualización de la herramienta Gesdoc y de la necesidad de realizar capacitaciones al personal de Atención al usuario; como evidencia se carga los correos emitidos y lista de asistencia.\n\n05/06/2020: Para la realización de esta actividad se realizó capacitación por parte de la Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entorno a la herramienta de Gestión Documental GESDOC el día 27 de febrero, como evidencia se anexa correo donde se cita al personal del grupo, presentaciones utilizadas para la capacitación y listado de asistencia. \n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n03/12/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OCI el 15/10/2020 se da por cerrada esta acción con eficacia.\n\n","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 01 de agosto de 2018 solicitando capacitación de la herramienta de gestión documental.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resultan de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. De otra parte se observa incumplimiento ante la acción; ya que tenia fecha de vencimiento 30/06/2019.\n\n30/06/2020: Se evidencias presentaciones en power point de: Actualización GESDOC, Clasificación GESDOC, Radicación IE GESDOC, recepción de documentos GESDOC, tramitador GESDOC, Usuario general GESDOC, correo electrónico convocando a capacitación para el 28/02/2020 y lista de asistencia con fecha 28/02/2020 cuyo tema es: Actualización GESDOC GAUA la cual fue presidida por: Yussef Emir Salgado\n\n22/09/2020: Se reitera seguimiento realizado el 30/06/2020, sin embargo, el proceso, según monitoreo del 14 de septiembre manifiesta que se hace necesario realizar una mesa de trabajo con OCI y OAP para definir el tramite de esta acción, así las cosas es necesario que el proceso realice esta solicitud por medio de correo electrónico, cabe resaltar que se recomienda a la OCI verificar si las evidencias suministradas por el proceso en el monitoreo con corte a mayo de esta vigencia permiten el cierre de esta acción.\n\n21/12/2020 No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción\n\n","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","\nSe evidencia correos enviado el 1 de Agosto 2018 para solicitar la capacitación de refuerzo en el uso de la herramienta de gestión Documental GESDOC/BIZAGI para el Grupo de Atención Al Usuario y Archivo. Pendiente de desarrollar.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma de capacitación en formato Excel para la capacitación en herramientas de gestión documental al grupo GAUA que se ejecutará en el mes de abril. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia memorando de fecha 02/08/2019 con radicado 2019IE0008826 remitido por la Secretaría General a la Oficina TIC, donde se solicita capacitación al GAUA en materia de manejo del GESDOC, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Dos (2) presentaciones PowerPoint denominada \"Actualización GESDOC\" y \"Clasificador GESDOC\"\n- correo electrónico de fecha 23/02/2020 donde se convoca a capacitación sobre el sistema \n- Lista de asistencia de fecha 28/02/2020 dictada por al GAUA con tema \"Actualización GESDOC GAUA\"\nPor lo anterior, se valida el cumplimiento de la actividad planificada por le proceso y su respectiva efectividad.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Dos (2) presentaciones PowerPoint denominada \"Actualización GESDOC\" y \"Clasificador GESDOC\"\n- correo electrónico de fecha 23/02/2020 donde se convoca a capacitación sobre el sistema \n- Lista de asistencia de fecha 28/02/2020 dictada por al GAUA con tema \"Actualización GESDOC GAUA\"\nTeniendo en cuenta la información anteriormente presentada, considerando las gestiones efectuadas por el proceso, se constató la ejecución de acciones de mejora y capacitación continua a los integrantes del proceso, por lo cual, se determina la efectividad de las actividades programadas por el proceso, para eliminar la causa raíz que originó la Acción Preventiva derivada del ejercicio de auditoría interna del SIG.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno\n\nJulieth Tovar -  Contratista Oficina de control interno"]
[6,"Auditorías Internas SIG","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014.","AC","Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior líder de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad","Evaluar la pertinencia de incluir en la programación presupuestal el mecanismo de medición necesario para controlar la temperatura y humedad en el archivo central.","2018-08-01","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n28/02/2019\n08/05/2019\n14/06/2019\n02/10/2019\n12/03/2020\n14/09/2020\n03/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/06/2022\n","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n28/02/2019. Se adelantaron gestiones para cotizar un sistema de medición para controlar las condiciones medioambientales del archivo a través de datalogers, para lo cual se adjuntan los soportes, los cuales están sujetos a la disponibilidad presupuestal de la entidad.\n\n08/05/2019: Se adelanto la solicitud de compra de los equipos de medición ante la Subdirección de Servicios Administrativos, quien se encuentra gestionando el respectivo proceso de compra.\n\n14/06/2019: La SSA adelanta las gestiones respectiva para la compra de  los equipos de medición de  temperatura y humedad para el archivo central.\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA para la adquisición de los equipos, como evidencia se anexa los requerimientos mínimos establecidos y cotizaciones generadas por empresas interesadas.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n03/12/2020: Por parte del Grupo de Atención al Usuario y Archivo se realizó la inclusión presupuestal para la adquisición de los elementos necesarios que permitan medir la temperatura y humedad relativa en el archivo central. Como evidencia se anexa memorando de solicitud CDP, formato GCT-F-20 ESTUDIOS PREVIOS MÍNIMA CUANTÍA y CDP 130120 aprobado, además de lo anterior se adjunta registro fotográfico de los elementos adquiridos. \n\n05/03/2021: El Ministerio de Vivienda, adquirido los instrumentos de medición para establecer medidas de seguimiento y control de las condiciones ambientales a fin de garantizar la adecuada conservación de los soportes documentales. Como evidencia se anexa registro presupuestal, aceptación de oferta 1017/2020 entre GESCOM S.A.S y MVCT, acta de inicio, informe de supervisión y factura electrónica. \n\n08/06/2021: El Ministerio de Vivienda, adquirido los instrumentos de medición para establecer medidas de seguimiento y control de las condiciones ambientales a fin de garantizar la adecuada conservación de los soportes documentales. Como evidencia se anexaron registro presupuestal, aceptación de oferta 1017/2020 entre GESCOM S.A.S y MVCT, acta de inicio, informe de supervisión y factura electrónica en el reporte realizado el dia 05/03/2021 y se esta a la espera de la evaluacion de la tercera linea. adicional se anexa para este reporte Informe mensual del mes de abril que permite evidenciar el uso y seguimiento de los mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad en el archivo central adquiridos por el MVCT.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la Oficina de Control Interno - OCI.\n\n07/06/2022: Para el cumplimiento de esta actividad y por solicitud de la Oficina de Control Interno se envían los informes mensuales de monitoreo y control de condiciones ambientales, que permiten evidenciar el uso y seguimiento de los mecanismos de medición adquiridos por el MVCT para el control de temperatura y humedad en el archivo central. Como evidencia se anexan informes mensuales de monitoreo y control de condiciones ambientales de las vigencias 2021 y 2022.\n\n\n","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021","Diana Corredor\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez / Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V18=5,100,IF(V18=4,95,IF(V18=3,90,IF(V18=2,70,IF(V18=1,50,IF(V18=0,0))))))","v":100},"Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. \n30/06/2020 El proceso no aporta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la acción razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera se recomienda replantear las actividades que permitan el cierre de la acción. \n22/09/2020: Según monitoreo realizado por el proceso, el cual manifiesta \"Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad\", Así las cosas es necesario que el proceso solicite formalmente esta mesa para definir el tramite que se dará a esta acción\n21/12/2020:Se evidencia CDP N 130120, SRF-F-01 Formato único de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal del 2/09/2020, el cual no presenta firmas pertinente y tampoco esta diligenciado la totalidad de sus campos, memorando N. 2020IE0006976 cuyo asunto es \"Solicitud proceso contractual\", GCT-F-20 Estudios previsto mínima cuantía de fecha 25/08/2020. La OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda al proceso acatar las observaciones que OCI da en su evaluación del 15/10/2020, redefinir fecha de cumplimiento\n\n25/03/2021:  Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa la Aceptación de oferta No. 1017 de 2020 con el objeto de \"Contratar el suministro de elementos de la gestión documental necesarios para las actividades archivísticas del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. \",  Registro Presupuestal No. 272920 del 15 de octubre de 2020 , Acta de inicio del contrato suscrita el 20 de octubre de 2020, informe de supervisión de contrato suscrito el 18 de noviembre de 2020, Formato de \"SOLICITUD DE PAGO DE CONTRATOS /CONVENIOS / ORDENES DE COMPRA PERSONA JURÍDICA\" diligenciado y la factura electrónica de venta.\n\n18/06/2021: Se observa la Aceptación de oferta No. 1017 de 2020 con el objeto de \"Contratar el suministro de elementos de la gestión documental necesarios para las actividades archivísticas del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio. \",  Registro Presupuestal No. 272920 del 15 de octubre de 2020 , Acta de inicio del contrato suscrita el 20 de octubre de 2020, informe de supervisión de contrato suscrito el 18 de noviembre de 2020, Formato de \"SOLICITUD DE PAGO DE CONTRATOS /CONVENIOS / ORDENES DE COMPRA PERSONA JURÍDICA\" diligenciado y la factura electrónica de venta. Adicionalmente, el \"INFORME MENSUAL CONDICIONES DE HUMEDAD RELATIVA, TEMPERATURA E ILUMINACIÓN \" correspodiente al mes de abril, lo que evidencia el seguimiento realizado al cumplimiento del contrato.\n\n24/09/2021: En el seguimiento de periodos anteriores, se determinó el cumplimiento de la actividad. A la fecha, está pendiente evaluación y cierre con efectividad por parte de la OCI. ","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PEREZ\n\nJULIETH TOVAR ","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia solicitud (pdf) de recursos para implementar dentro del proyecto \"Fortalecimiento de las capacidades estratégicas y de apoyo del MVCT a nivel nacional\", el requerimiento de un rubro para implementación la actividad \"Elaboración de estrategias y medidas de seguridad para la conservación de los documentos\" por un valor aproximado de $116'640.000 que permitan monitorear las condiciones ambientales en el ejercicio de la gestión documental de la Entidad. Sin embargo, no se evidencia los resultados de esta solicitud, por lo que el proceso deberá allegar el soporte que permita evidenciar la distribución de los recursos aprobados para dar cumplimiento a la acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia cuatro correos de solicitud de cotización de fechas 03/07/2019, 04/07/2019 y 05/07/2019, donde se observa la información correspondiente a las cotizaciones realizadas para la adquisición de los equipos de medición de temperatura y humedad (Datalogger), sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, y teniendo en cuenta el monitoreo del proceso donde indica que \"Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA para la adquisición de los equipos, como evidencia se anexa los requerimientos mínimos establecidos y cotizaciones generadas por empresas interesadas\", se establece como una acción en proceso y se recomienda evaluar la posibilidad de reformular la actividad hacia la acción de la adquisición del mecanismo, estableciendo el correspondiente entregable en la columna \"I. Entregable\", con el fin de eliminar la causa raíz que originó la acción correctiva. Así pues, se solicita al proceso, que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento se remitan los soportes de dicha gestión para validar el cumplimiento y efectividad de la acción planificada por el proceso.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación de OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Un (1) CDP N 130120, Un (1) formato SRF-F-01 Formato único de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal del 2/09/2020, el cual no presenta firmas pertinente y tampoco esta diligenciado la totalidad de sus campos, un (1) memorando N. 2020IE0006976 cuyo asunto es \"Solicitud proceso contractual\", GCT-F-20 Estudios previsto mínima cuantía de fecha 25/08/2020, los cuales permiten observar las gestiones efectuadas para adquirir el mecanismo de medición; sin embargo, conforme al seguimiento efectuado por la OAP, se recomienda evaluar la posibilidad de redefinir la actividad, entregable y la fecha de cumplimiento y remitir los soportes de la adquisición del mecanismo para dar cierre con efectividad a la presente actividad.\n\n20/09/2021:  Realizada la evaluación de OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias aportadas con corte al mes de mayo: - Un (1) Documento “ACEPTACION DE OFERTA MVCT-IP-018-2020” sin la firma de la Subdirectora de Servicios Administrativos;  Un (1) documento “2. Registro Presupuestal 272920”, el cual no presenta firmas; documento 1017-2020 “GESCOM Informe de supervisión 18-11-2020”;  un (1) documento  denominado \"ACTA INICIO\", un (1) documento “FRA-F48 Formato unificado de pago de contratos GESCOM”, un  documento “NIT8301450233 C1017 P1” de 15  folios donde se encuentra el resumen del proceso de contratación; y un (1) documento “PDF-830145023-GE174” que es la factura electrónica de venta; un (1) documento “Informe mensual abril” que contiene un informe del mes de abril donde se registran las  condiciones de humedad relativa temperatura e iluminación.    Estos soportes permiten  observar las gestiones efectuadas en la adquisición de los mecanismo de medición y dan soporte del cumplimiento de la actividad así como la toma de condiciones de humedad relativa temperatura e iluminación de con para realizar el cierre de la misma. A fin de verificar la efectividad, se solicita al proceso remitir la evidencias de la aplicación del mecanismo de medición, las cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la OCI, no se observa la presentación de la evidencia de la aplicación del mecanismo de medición que le permitan a la OCI verificar la efectividad de la acción, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Por lo tanto, a fin de verificar la efectividad de la actividad  ejecutada, se solicita al proceso remitir las evidencias correspondientes, las cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[]
[7,"Auditorías Internas SIG","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015.","AC","No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electrónico ","Solicitar a la Oficina TIC programar mesa de trabajo con los proveedores de las herramientas de gestión documental para evaluar las diferentes alternativas para dar tramite a los documentos represados.","2018-08-01","2019-08-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n14/09/2020\n06/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe realizo reunión entre GAUA, TICS Y Sergio Bermeo quien presta soporte a la herramienta  Bizagi el día 13 de Septiembre y entre los temas tratados se solicito a la oficina TIC capacitación para proceder a archivar los documentos en el expediente virtual y adicionalmente se solicito al proveedor evaluar la posibilidad de organizar masivamente los documentos represados . Acta pendiente por firma en TIC.\n\n28/02/2019: Esta actividad se  encuentre pendiente de ejecución debido a que la contracción con el tercero finalizo el 30 de septiembre de 2018.  Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción a 30/08/2019, así mismo se revisara la pertinencia con la Oficina TIC, para establecerlos criterios para realizar el archivo virtual con base en la TRD de los documentos  pendientes de archivar.\n\n08/05/2019: Se realiza reunión con el contratista responsable del usuario uvmogollon, para sensibilizar e impartir lineamentos para proceso de archivo virtual de los radicados que reposan en la bandeja de entrada de este usuario.\n\n14/06/2019: Se adjunta la evidencia del avance  realizado por la  responsable del usuario mogollón  en relación con el archivo de los radicados  virtuales  asignado en por la herramienta\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n06/12/2020: Partiendo de los reportes realizados por la OCI se anexa documento en Excel con los registros de casos pendientes ya organizados con sus respectivos radicados y la fecha de organización y correo electrónico en el cual se solicita a TIC un reporte de casos pendientes del usuario vmogollon, pero este ultimo no ha sido contestado.","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V20=5,100,IF(V20=4,95,IF(V20=3,90,IF(V20=2,70,IF(V20=1,50,IF(V20=0,0))))))","v":100},"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: Se evidencia acta del 13 de septiembre de 2018 con el ORDEN DEL DIA:\nProceso Organización GESDOC \nVerificación de tipificación GESDOC\nAcciones de Mejora GESDOC – BIZAGI\nIncidencias Herramienta GESDOC BIZAGI\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n\n24/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. \n\n30/06/2020: El proceso no presenta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, de igual manera no se evidencia que el proceso haya acatado la recomendación suministrada por OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora y de igual manera realizar el trámite correspondiente ante la OCI para realizar el trámite correspondiente de la acción\n\n22/09/2020: Según monitoreo realizado por el proceso, el cual manifiesta \"Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\", Así las cosas es necesario que el proceso solicite formalmente esta mesa para definir el tramite que se dará a esta acción\n\n21/12/2020: No se realiza seguimiento dado que la OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 declara efectividad para el cierre de esta acción.","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia acta de acciones de mejora de las herramientas de gestión documental, sin embargo se requiere que se remitan las evidencias que permiten determinar el cumplimiento de las mejoras propuestas en el acta. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la acción. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia lista de asistencia de fecha 21/05/2019 con tema \"Organización GESDOC\" precedida por el proceso TIC y un archivo en Excel denominado \"Organizar Bizagi\" donde se observan las acciones de organización y las fechas de atención de los documentos represados  conforme a la herramienta para el usuario uvmogollon, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de implementación de la solución a los documentos represados, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de continuidad en la aplicación de la organización y atención de estos, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA","SI","15/10/2020: Realizada la evaluación considerando las recomendaciones efectuadas en la anterior evaluación, se solicita al proceso remitir los pantallazos de depuración de la documentación efectuada en el usuario UVMOGOLLON a fin de determinar la efectividad de la presente evaluación.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de dos (2) archivos en formato EXCEL correspondientes a la gestión de la documentación por parte del usuario UVMOGOLLON y el correo electrónico de fecha 01/12/2020 con asunto: \"Solicitud estado usuario vmogollon\", en los cuales se evidencia la gestión de los documentos represados desde el inicio de la actividad, lo cual permite verificar la gestión efectuada y dar cierre al presente ítem con efectividad. Así mismo, se recomienda al proceso continuar con este proceso hasta completar la depuración de toda la documentación.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno"]
[8,"Auditorías Externas ","Instancia Asesora en materia Archivística.\nComité Institucional de Gestión y Desempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015","AC","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado la política de gestión documental y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","Solicitud de sesión CIGYD  presentar para aprobación el plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental durante la vigencia 2019","2019-05-07","2019-05-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.\n\n05/06/2020:  Para esta actividad se envió correo electrónico por parte del coordinador del GAUA Jorge Arcecio Canaveral Rojas, solicitando la sesión extraordinaria del CIGYD con el plan de implementación de la política de gestión documental entre otros documentas. Este documento fue aprobado mediante acta N°7 y como el encuentro fue virtual se anexa correo con los votos de aprobación emitido por los integrantes del comité.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n05/12/200: Tenido en cuenta los reportes realizados por OAP y OCI, se da por cumplida esta actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V21=5,100,IF(V21=4,95,IF(V21=3,90,IF(V21=2,70,IF(V21=1,50,IF(V21=0,0))))))","v":100},"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/05/2019.\n\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación del plan de trabajo de la política de gestión documental\n\n22/09/2020: Se reitera seguimiento realizado el 30/06/2020, sin embargo, el proceso, según monitoreo del 14 de septiembre manifiesta: \"Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad\", así las cosas es necesario que el proceso realice esta solicitud por medio de correo electrónico, cabe resaltar que se recomienda a la OCI verificar si las evidencias suministradas por el proceso en el monitoreo con corte a mayo de esta vigencia permiten el cierre de esta acción.\n\n21/12/2020 La OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 cierra esta acción. Pendiente cierre con efectividad por parte de la OCI\n\n25/03/2021: La OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 cierra esta acción. Pendiente cierre con efectividad por parte de la OCI\n","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 07 de 30/12/2019 del CIGYD en la cual se aprueba el plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental, - Matriz Excel que contiene el plan de trabajo, - Correo electrónico de fecha 23/12/2019 con solicitud de citación a comité sesión extraordinaria, dando cumplimiento a la actividad planificada por el proceso.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación se verifica la remisión de un  Acta No. 1  CIGD de Enero 31 de 2022  (Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño),  presentación PPT con el tema nombrado anteriormente y el soporte de la agenda de la reunión, donde se observa el punto No. 7 de la socialización del Seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico​, por lo cual se determina la efectividad de la acción para mitigar la causa identificada.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental","2019-09-02","2019-09-30",null,null,"13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n06/12/2020: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera presentar el respectivo seguimiento al plan de trabajo de la implementación de la política de Gestión Documental durante los primeros meses del 2021.\n\n05/03/2021: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera presentar el respectivo seguimiento al plan de trabajo de la implementación de la política de Gestión Documental durante la vigencia 2021.\n\n08/06/2021: El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: Teniendo en cuenta la observación realizada por la Oficina de Control Interno – OCI del 15/10/2020 que esta actividad se efectúa en el marco del Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA vigente, el seguimiento se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la sesión virtual por correo electrónico realizada el día 06/07/2021. Como evidencia se anexa acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.\n30/06/2020: El proceso no presenta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, de igual manera no se evidencia que el proceso haya acatado la recomendación suministrada por OCI en la evaluación realizada el 15/03/2020, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos del procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora, de igual manera se reitera el incumplimiento ante la ejecución de esta acción. \n22/09/2020: Según monitoreo del 14 de septiembre el proceso  manifiesta: \"Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\", así las cosas es necesario que el proceso realice esta solicitud por medio de correo electrónico.\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad segundo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n25/03/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n24/09/2021:  Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: Se observa acta No. 04 de 2021  y una presentación en power point que muestra el desarrollo de la reunión del comité institucional de gestión y desempeño.\n\n31/12/2021: Se observa el que el proceso cumple con la actividad y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.\n\n","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/09/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta que esta actividad se efectúa en el marco de la ejecución del PMA vigente, se recomienda al proceso remitir las actas que evidencian la presentación de los temas programados en el plan de trabajo de la implementación de la política efectuados, para determinar el cumplimiento y efectividad de la presente acción.\n\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización para dar cumplimiento con oportunidad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  30/09/2019, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verifica la remisión de los siguientes documentos: un  Acta No. 1  CIGD de Enero 31 de 2022  (Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño),  presentación PPT con el tema nombrado anteriormente y el soporte de la agenda de la reunión, dando cumplimiento a la acción propuesta por el proceso frente a la acción correctiva establecida.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental","2019-12-02","2019-12-20",null,null,"13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\n\n06/12/2020: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera presentar el respectivo seguimiento al plan de trabajo de la implementación de la política de Gestión Documental durante los primeros meses del 2021.\n\n05/03/2021: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera presentar el respectivo seguimiento al plan de trabajo de la implementación de la política de Gestión Documental durante la vigencia 2021.\n\n08/06/2021: El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\n\n07/11/2021: Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022.\n\n07/03/2022: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,{"$f":"IF(V23=5,100,IF(V23=4,95,IF(V23=3,90,IF(V23=2,70,IF(V23=1,50,IF(V23=0,0))))))","v":0},"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Según monitoreo del 14 de septiembre el proceso  manifiesta: \"Teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y la OCI, se solicitará reunión con la segunda y tercera línea, parta analizar las posibles causas que no ha permitido el cierre de la actividad.\", así las cosas es necesario que el proceso realice esta solicitud por medio de correo electrónico.\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad segundo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n25/03/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021..\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022...\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: Se observa el que el proceso cumple con la actividad fuera de los tiempos estipulados y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\n\n\n\nFABIO PEREZ","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta que esta actividad se efectúa en el marco de la ejecución del PMA vigente, se recomienda al proceso remitir las actas que evidencian la presentación de los temas programados en el plan de trabajo de la implementación de la política efectuados, para determinar el cumplimiento y efectividad de la presente acción.\n\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización para dar cumplimiento con oportunidad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  30/09/2019, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verifica la remisión de los siguientes documentos: un  Acta No. 1  CIGD de Enero 31 de 2022  (Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño),  presentación PPT con el tema nombrado anteriormente y el soporte de la agenda de la reunión, dando cumplimiento a la acción propuesta por el proceso frente a la acción correctiva establecida.","CUMPLIDA"]
[9,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos.\nPolítica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015","AC","Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.","1.Elaborar la política de gestión documental para el MVCT","2019-11-01","2020-08-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue realizado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; \n\n02/06/2020: El documento Política de Gestión Documental fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento  Política GD 1.1 \n\n14/09/2020: de manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, dado que esta, esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud de ampliación ante el comité institucional de gestión y desempeño la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a cumplida teniendo en cuenta que el documento fue elaborado y aprobado ante el comité antes de culminar el tiempo aprobado. Se anexa documento Política de Gestión Documental, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020. \n\n05/12/2020: Tenido en cuenta los reportes realizado por la OCI, en el cual se solicita evidencias para determinar la eficacia de la acción, se anexa presentación PowerPoint utilizada para socializar la Política de Gestión documental, el Link de grabación de la reunión efectuada con los funcionarios y/o contratistas de la entidad: https://web.microsoftstream.com/video/7a8c4ddc-d376-4e9c-80ce-c84fe79c26d3 y correo de citación al encuentro virtual. Lo anterior para dar cerra esta acción con eficacia.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V24=5,100,IF(V24=4,95,IF(V24=3,90,IF(V24=2,70,IF(V24=1,50,IF(V24=0,0))))))","v":100},"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019\n\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación de la política de gestión documental\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/11/2019 a 31/08/2020,  se evidencia documento de política de gestión documental el cual se estructura por apartados como: Aspectos generales, objetivo, objetivo especifico, vigencia, marco teórico, marco normativo, marco conceptual, política de gestión documental, lineamientos generales de la política de gestión documental, conjunto de estándares para la gestión de la información, metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación; procesos de gestión documental, programa de gestión de información y documentos, cooperación, articulación y coordinación; lo anterior dando cumplimiento al articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015. Adicionalmente se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad.\n\n21/12/2020:Se evidencia presentación en power point \"Politica de gestión documental y Plan Institucional de Archivos - PINAR\"y correo electrocnico del 14/09/2020,cuyo asunto es \"Socialización politica de gestión documental y Plan Institucional de archivos PINAR\"","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación de la política de gestión documental, - Documento Word denominado \"Política de gestión documental\" y documento Word denominado \"Solicitud modificación fechas PMA_AGN\", en los cuales se observa la gestión efectuada por el proceso referente a la elaboración de la política, dando cumplimiento a la actividad planificada.","CUMPLIDA","SI","26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de una presentación PPT con asunto \"Presentación Política y PINAR\" y correo electrónico de fecha 14/09/2020 de asunto \"Socialización Política de Gestión documental y Plan Institucional de Archivos-PINAR\", conforme a lo solicitado en la evaluación efectuada en el mes de octubre de 2020, lo cual permite validar la eliminación de la causa raíz dando cierre con efectividad al presente ítem.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de control interno"]
[null,null,null,null,null,"2.Presentar ante CIGYD la política de gestión documental para aprobación","2019-12-01","2020-08-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue presentado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; \n\n02/06/2020: El documento política G.D. 1.1 fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento  Política G.D. 1.1  \n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, dado que esta, esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a cumplida teniendo en cuenta que el documento fue elaborado y aprobado ante el comité antes de culminar el tiempo aprobado . Se anexa documento Política de Gestión Documental, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020. \n\n05/12/2020: Tenido en cuenta los reportes realizado por la OCI, en el cual se solicita evidencias para determinar la eficacia de la acción, se anexa presentación PowerPoint utilizada para socializar la Política de Gestión documental, el Link de grabación de la reunión efectuada con los funcionarios y/o contratistas de la entidad: https://web.microsoftstream.com/video/7a8c4ddc-d376-4e9c-80ce-c84fe79c26d3 y correo de citación al encuentro virtual. Lo anterior para dar cerra esta acción con eficacia.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación dleplan de trabajo de la política de gestión documental\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  15/12/2019 a 31/08/2020,  se evidencia documento de política de gestión documental el cual se estructura por apartados como: Aspectos generales, objetivo, objetivo especifico, vigencia, marco teórico, marco normativo, marco conceptual, política de gestión documental, lineamientos generales de la política de gestión documental, conjunto de estándares para la gestión de la información, metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación; procesos de gestión documental, programa de gestión de información y documentos, cooperación, articulación y coordinación; lo anterior dando cumplimiento al articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015. Adicionalmente se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad.\n\n21/12/2020:Se evidencia presentación en power point \"Politica de gestión documental y Plan Institucional de Archivos - PINAR\"y correo electrocnico del 14/09/2020,cuyo asunto es \"Socialización politica de gestión documental y Plan Institucional de archivos PINAR\"","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019. \n\n15/10/2020: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación de la política de gestión documental, - Documento Word denominado \"Política de gestión documental\" y documento Word denominado \"Solicitud modificación fechas PMA_AGN\", en los cuales se observa la gestión efectuada por el proceso referente a la presentación a aprobación ante el comité de la política, dando cumplimiento a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3.Socializar  la política de gestión documental a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-12-16","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede realizar la actividad. Como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/09/2020, dado que esta, esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a en proceso teniendo en cuenta que el documento fue elaborado, aprobado ante el comité y su socialización se realizó mediante infografía y se programó reunión con las personas encargadas de administrar los archivos de gestión de cada dependencia para el 16 de septiembre de 2020. Se anexa documento Política de Gestión Documental, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020, Infografía y correo . \n\n05/12/2020: Tenido en cuenta los reportes realizado por la OCI, en el cual se solicita evidencias para determinar la eficacia de la acción, se anexa presentación PowerPoint utilizada para socializar la Política de Gestión documental, el Link de grabación de la reunión efectuada con los funcionarios y/o contratistas de la entidad: https://web.microsoftstream.com/video/7a8c4ddc-d376-4e9c-80ce-c84fe79c26d3 y correo de citación al encuentro virtual. Lo anterior para dar cerra esta acción con eficacia.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n21/12/2020","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V26=5,100,IF(V26=4,95,IF(V26=3,90,IF(V26=2,70,IF(V26=1,50,IF(V26=0,0))))))","v":100},"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta a 30/09/2020,  se evidencia documento de política de gestión documental el cual se estructura por apartados como: Aspectos generales, objetivo, objetivo especifico, vigencia, marco teórico, marco normativo, marco conceptual, política de gestión documental, lineamientos generales de la política de gestión documental, conjunto de estándares para la gestión de la información, metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación; procesos de gestión documental, programa de gestión de información y documentos, cooperación, articulación y coordinación; lo anterior dando cumplimiento al articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015. Adicionalmente se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad.\nDe otra parte, se evidencia correo masivo de 20/08/2020 con invitación a socialización del PINAR y de la Política de gestión documental (se adjuntan estos documentos al correo) y se evidencia correo masivo del 17 de agosto en el que se invita a la socialización de PINAR y Política de Gestión documental y se dan recomendaciones para esta actividad de socialización\n\n21/12/2020:Se evidencia presentación en power point \"Politica de gestión documental y Plan Institucional de Archivos - PINAR\"y correo electrocnico del 14/09/2020,cuyo asunto es \"Socialización politica de gestión documental y Plan Institucional de archivos PINAR\"","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación de la política de gestión documental, - Documento Word denominado \"Política de gestión documental\" y documento Word denominado \"Solicitud modificación fechas PMA_AGN\" y dos (2) correos electrónicos de fecha 20/08/2020 y 17/08/2020 en los cuales se observa la gestión efectuada por el proceso referente a la socialización de la política, dando cumplimiento a la actividad planificada.\n\nPor lo anterior, con el fin de determinar la efectividad de las actividades propuestas por el proceso, se solicita que, en el próximo ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el soporte de ejecución de la capacitación planificada, el cual será insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA"]
[10,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 del acuerdo 04 de 2013, toda vez  que no se encuentran actualizadas.","AC","Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.","1.Realizar mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT para actualizar las TRD","2019-06-01","2020-08-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018:Se encuentra en proceso de elaboración el proyecto del cronograma para la actualización de las TRD de las 45 dependencias del MVCT, para ser presentado a la Subdirección de Servicios Administrativos para su aprobación. Se adjunta cronograma\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, se adjunta cronograma y prospecto de comunicación para socialización  de cronograma a las dependencias. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción al 30/06/2019\n\n08/05/2019: Se adjunta el cronograma, actualizado para la actualización de TRD  que será presentado al Comité, para aprobación y proceder con el respectivo desarrollo. \n\n14/06/2019:  Se  solicita ampliación del cierre de la acción toda vez que apenas hasta el mes de Junio se inicia la fase de actualización con base ene el cronograma replanteado.\n\n02/10/2019: Esta actividad se inicio en el mes de Junio a la fecha contamos con 23 TRD actualizadas. Se adjuntan Actas de reunión y listas de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad no se realizaron mesas de trabajo para la actualización de TRD pero se han venido realizando seguimientos en las dependencias con el fin de validar la aplicación de las tablas. Se adjuntan  actas de las visitas realizadas.\n\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, teniendo en cuenta el seguimiento generado por OAP, se planteó el apoyo de un profesional especializado en el tema de Archivo específicamente en actualización de TRD (Tablas de Retención Documental) y se está en el proceso de contratación de dicha persona, por ello inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).\n\n03/06/2020: Para el 2019 se efectuaron 28 mesas de trabajo en relación a la actualización de las TRD del MVCT (GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO, GRUPO DE RECURSOS FISICOS, SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE TALENTO HUMANO, SECRETARIA GENERAL, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE MONITOREO DEL SGP DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE POLITICA SECTORIAL, DIRECCION DE DESARROLLO SECTORIAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, SUBDIRECCION DE PROMOCIÓN Y APOYO TÉCNICO, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, DIRECCION DEL SISTEMA HABITACIONAL/ DIRECCION DEL SISTEMA HABITACIONAL, OFICINA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, GRUPO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN/GRUPO DE SEGUIMIENTO AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO, GRUPO DE GESTION DE RECURSOS Y PRESUPUESTO, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO, OFICINA ASESORA JURIDICA/GRUPO DE ACCIONES CONSTITUCIONALES, GRUPO DE PROCESOS JUDICIALES, OFICINA ASESORA JURIDICA/GRUPO DE CONCEPTOS, OFICINA ASESORA JURIDICA, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, GRUPO DE POLITICA SECTORIAL), para el 2020 se planteó cronograma que diera continuidad a la actividad iniciada el año anterior con la ejecución de 12 encuentros virtuales dada la contingencia generada por el Covid-19, llegando a un porcentaje de avance del 88,89%  (40), teniendo en cuenta lo anterior faltarían 5 mesas, las cuales se tiene programado terminarlas durante el mes de Junio del 2020, cabe mencionar que adicional a las mesas anteriores se está realizando una segunda visita para analizar las propuestas generadas en los encuentros anteriores. \nComo evidencia se anexa 28 actas de las reuniones del año 2019 con el listado de asistencia y 12 actas de las reuniones virtuales efectuadas durante el 2020 con el respectivo correo electrónico enviado a la dependencia con el link de la grabación, (estas ultimas no cuenta con listado de asistencia dada su naturaleza virtual).\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a cumplida, partiendo de la realización de las 5 mesas faltantes (SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS Y PRESUPUESTO, SUBDIRECCION DE PROYECTOS/GRUPO EVALUACION DE PROYECTOS, SUBDIRECCION DE PROYECTOS/ SUBDIRECCION DE PROYECTOS, SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y OPERACIONES URBANAS INTEGRALES y DIRECCIÓN DE INVERSIONES EN VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL) con las cuales se llegaría al cumplimiento de 45 reuniones efectuadas (100%) con la finalidad de identificar las necesidades para la actualización de las Tablas de Retención Documental. No obstante, teniendo en cuenta los seguimientos realizados por la OAP y OCI es necesario analizar el cumplimiento de la actividad. Se anexa las actas de las reuniones nombradas anteriormente con su link de grabación y correos electrónico de envió. \n \n05/12/200: Tenido en cuenta los reportes realizados por OAP y OCI, se da por cumplida esta actividad.","CUMPLIDA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.\n24/01/2020: Se evidencia actas y listas de asistencia de visitas realizadas a 14 dependencias así: GTH (8/11/2019-Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP-SIG(8/11/2019 - visita de seguimiento a TRD), GTSP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación a TRD), SPAT (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), SSFV (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GCT (21/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GAUA (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GSTAI (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GRF (8/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),SATOUI (4/10/2019 Socialización de TRD y Organización de archivos), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019 - Visita de seguimiento),Sundire4cción de apoyo técnico (03/10/2019 - Socialización Organización archivo de gestión), Tesorería (02/10/2019 - Revisión archivo de gestión para transferencia).\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que los documentos adjuntos como soportes de ejecución de la actividad, no dan respuesta a la actividad, razón por la cual, la evidencia aportada por el proceso no permite corroborar el avance de ejecución de la actividad ya que estos documentos reflejan seguimientos y socializaciones a TRD y no hacen referencia a la \"actualización de TRD\" razón por la cual la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar el periodo de ejecución de la actividad, sensibilizar al interior del proceso, el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se alerta incumplimiento de la actividad cuya fecha de vencimiento era 31/10/2019\n30/06/2020: El proceso en el monitoreo  y tampoco en las evidencias  soporta el cronograma definido según emergencia COVID  para la ejecución de las mesas de trabajo para revisar las TRD con las dependencias, así las cosas las actas suministradas como evidencia no permiten determinar el nivel de cumplimiento de la actividad, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera replantear fechas de cumplimiento de la actividad., de igual manera es importante reforzar el adecuado diligenciamiento de los formatos puesto que actas como: despacho del ministro, dirección de programas y contratos no contemplan las fechas de cumplimiento de los compromisos definidos en el citado documento. Se declara incumplimiento frente al desarrollo de esta actividad\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/10/2019 a 31/08/2020,  En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia:\n- Acta N. 40  del 15 de julio de 2020 Mesa realizada a DIVIS (temas tratados:  Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema GEDOC, Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Socialización del Formato de Solicitud y/o préstamo Documental y; Identificación de Archivos de derechos Humanos).Correo electrónico del 16 de julio de 2020 emitido por el Coordinador de GAUA en donde se envió acta de mesa y link de grabación de dicha actividad.\n- Acta N. 41 del 17 de julio de 2020 mesa realizada al Grupo de evaluación de proyectos y Subdirección de proyectos (temas tratados:  Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema GEDOC, Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Socialización del Formato de Solicitud y/o préstamo Documental y; Identificación de Archivos de derechos Humanos); presentación en power point \"ARCHIVOS REFERIDOS A LAS GRAVES Y MANIFIESTAS VIOLACIONES A LOS DERECHOS HUMANOS, E INFRACCIONES AL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO​\" del 9 de abril y presentación en power point de TRD.\n- Acta N. 35 del 24 de junio de 2020 mesa realizada a la Subdirección de Asistencia T|écnica y Operaciones Urbanas Integrales  (temas tratados: Parametrización de la TRD en el Sistema de Gestión Documental – GESDOC, Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas). Correo electrónico del 6 de julio de 2020 emitido por el Coordinador de GAUA en donde se envió acta de mesa y link de grabación de dicha actividad.\n- Acta N. 37 del 18 de junio de 2020 mesa realizada a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto (Temas tratados: Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema GEDOC, Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Formato de consulta y/o préstamo de documentos, Identificación de Archivos de derechos Humanos), Correo electrónico del 26 de junio de 2020 emitido por el Contratista de GAUA en donde se envió acta de mesa y link de grabación de dicha actividad.\n- Acta N. 28 del 4 de junio de 2020, mesa realizada a la Subdirección de proyectos, Subdirección de Gestión Empresarial, Grupo de evaluación de proyectos, Dirección de Programas (Temas tratados: Parametrización de la TRD en el Sistema de Gestión Documental – GESDOC, Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Explicación del diligenciamiento del Formato de Solicitud de Consulta y/o Préstamo documentos y/o Expedientes, Identificación de Archivos de derechos Humanos. Correo electrónico del 26 de junio de 2020 emitido por el Coordinador de GAUA en donde se envió acta de mesa y link de grabación de dicha actividad.\n21/12/2020 Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. De otra parte, se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad.\n\n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad.\n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad.","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\n","12/03/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) de actualización de TRD en el que se incluyen todas las dependencias del MVCT, el cual contiene la programación de las mesas de trabajo a ejecutar en los meses de abril, mayo y junio y el borrador de memorando para su socialización. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) donde se observan las fechas de programación de actualización de las TRD para 50 dependencias, las cuales tienen inicio el 08/07/2019 y terminan el 20/12/2019, conforme con el monitoreo realizado por el proceso; lo cual no es acorde con la fecha de finalización de la actividad que es el 30/06/2019, por lo que la OCI recomienda evaluar los tiempos de ejecución de la actividad programados. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas y sus respectivas listas de asistencia referentes a las visitas realizadas por el proceso a las dependencias del MVCT, las cuales fueron: GTH (8/11/2019), OAP-SIG(8/11/2019), GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019), SPAT (28/11/2019), SSFV (28/11/2019),GCT (21/10/2019), GAUA (16/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019),SATOUI (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019), SATP (03/10/2019), Tesorería (02/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/10/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, considerando el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y en consecuencia con el seguimiento trimestral efectuado sobre el PMA, se evidenció la ejecución de las mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT, a través de actas de reunión en las cuales se describía el ejercicio de socialización referente a la actualización de las TRD, por lo cual, se valida el cumplimiento de la presente actividad.","CUMPLIDA","si","30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI se verifico la remision de la socializacion de la CCD y la TRD en los meses de mayo y agosto del 2022, dando cumplimiento a la accción propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en el item 10  acción 8. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Identificar la necesidades de actualización de la TRD y los CCD","2019-06-01","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas para el 2020 y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/09/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Partiendo de la culminación de las mesas de trabajo con las Dependencias, se elaboró matriz de identificación, en la cual se expresa las series nuevas identificadas, además se anexa la memoria descriptiva el cual expresa las razones por las cuales se deben actualizar las TRD y CCD. Como evidencias se anexa matriz, documento memoria descriptiva y correo electrónico enviado al coordinador del GAUA con dicho documento para su revisión.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V28=5,100,IF(V28=4,95,IF(V28=3,90,IF(V28=2,70,IF(V28=1,50,IF(V28=0,0))))))","v":100},"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/10/2019 a 30/09/2020,  En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 Se evidencia Matriz \"IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES NUEVAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL MVCT\"en la cual se define para las dependencias información como: Unidad administrativa, oficina productora, nueva serie, nueva subserie y tipos documentales. Se evidencia memoria descriptiva en word cuya estructura manifiesta: objetivo, alcance, definiciones, antecedentes, justificación (identifica la necesidad de actualización de TRD y CCD), metodología aplicada para elaboración de TRD (primera fase. Compilación de informació institucional, segunda fase: análisi e interpretación de la información institucional, tercera fase: valoración documental, cuarta fase: elaboración de la TRD; instruciciones para la interpretación de la TRD, equipo interdisciplinario para la actualización, seguiiento y actualización de las TRD). Adicionalmente se evidencia correo del 4/12/2020 por medio del cual GAUA presenta a OAP y OCI las TRD  y CCD\n\n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad.\n\n21/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n","ALEXANDRA CORTES\n\n","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/10/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad en proceso y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la identificación de las necesidades de actualización de las TRD Y las CCD, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de una (1) Matriz denominada \"IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES NUEVAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL MVCT\"en la cual se define para las dependencias información como: Unidad administrativa, oficina productora, nueva serie, nueva subserie y tipos documentales. Se evidencia memoria descriptiva en Word cuya estructura manifiesta: objetivo, alcance, definiciones, antecedentes, justificación (identifica la necesidad de actualización de TRD y CCD), metodología aplicada para elaboración de TRD (primera fase. Compilación de información institucional, segunda fase: análisis e interpretación de la información institucional, tercera fase: valoración documental, cuarta fase: elaboración de la TRD; instrucciones para la interpretación de la TRD, equipo interdisciplinario para la actualización, seguimiento y actualización de las TRD). Adicionalmente se evidencia correo del 4/12/2020 por medio del cual GAUA presenta a OAP y OCI las TRD  y CCD, dando cumplimiento a la actividad programada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Elaborar la propuesta de actualización de CCD","2019-07-08","2020-12-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de CCD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores y de la actualización de las TRD. \n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta que esta actividad esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación se presentó solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por tal motivo se solicita cambiar su estado de vencida a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Se elaboro la propuesta de los cuadros de clasificación Documental del ministerio según las necesidades identificadas, como evidencia se anexa cuadros de clasificación documental, correo de envío al Coordinador del GAUA para su posterior envío formal al CIGYD ","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 6 de diciembre de 2019, lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta al 31/12/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 Se evidencia archivo en exel con CCD el cual consta de información para las dependencias del MVCT con información como: Fondo, codigo, subfondo, codigo, unidad administrativa, código, oficina productora, codigo, serie, codigo, subserie y codigo. Se evidencia correo electronico del 4/12/2020 por medio del cual GAUA remite TRD, memoria descriptiva y CCD a OAP y OCI para presentación en CIGYD.\n\n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n","ALEXANDRA CORTES\n\n","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) documento EXCEL que contiene la propuesta de CCD el cual consta de información para las dependencias del MVCT con información como: Fondo, código, subfondo, código, unidad administrativa, código, oficina productora, código, serie, código, subserie y código. Así mismo, se observó correo electrónico del 4/12/2020 por medio del cual GAUA remite TRD, memoria descriptiva y CCD a OAP y OCI para presentación en CIGYD, dando cumplimiento a la actividad propuesta.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4,Elaborar la propuesta de actualización de TRD","2019-07-08","2020-12-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de TRD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores. \n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta que esta actividad esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación se presentó solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por tal motivo se solicita cambiar su estado de vencida a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Se elaboro la propuesta de las Tablas de Retención Documental del ministerio según las necesidades identificadas, como evidencia se anexa cuadros de clasificación documental, correo de envío al Coordinador del GAUA para su posterior envío formal al CIGYD\n\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 6 de diciembre de 2019, lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta al 31/12/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n\n21/12/2020 Se evidencia correo electronico del 4/12/2020 por medio del cual GAUA remite a OAP y OCI las TRD, CCD Y memoria descriptiva para presentación en CIGYD. Se evidencia archivo exel con  TRD de las dependencias del MVCT. \n\n25/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n","ALEXANDRA CORTES\n\n","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) correo electrónico de fecha 04/12/2020 por medio del cual GAUA remite a OAP y OCI las TRD, CCD Y memoria descriptiva para presentación en CIGYD. Se evidencia archivo Axel con  TRD de las dependencias del MVCT, dando cumplimiento a la actividad programada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"5. Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD con la trazabilidad  y control del instrumento","2019-12-09","2021-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, para poder Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD se debe realizar las mezas de trabajo anteriormente planteadas y haber elaborado los diferentes borradores, esta actividad es directamente dependiente de dichas actividades por ende no se puede adelantar la ejecución.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/03/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores por tal motivo se solicita cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Las TRD y CCD fueron enviados formalmente por el coordinador del GAUA a la Oficina Asesora de Planeación para su posterior presentación al CIGYD del mes de diciembre, como evidencia se anexa correo electrónico enviado por el coordinador del GAUA a la OAP \n\n05/03/2021: Las TRD y los CCD fueron aprobadas en sesión extraordinaria del Comité Institucional de Gestión y Desempeño el 14/12/2020. Anexo evidencia ACTA No.8 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.\n\n08/06/2021: Las TRD y CCD fueron presentados en el comité del 14 de diciembre del 2020 y fueron aprobadas mediante acta No.8 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como evidencia se anexó acta No.8 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño - CIGYD del 14/12/2020 en el reporte realizado el día 05/03/2021 se está a la espera de la evaluación de la tercera línea.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 20 de diciembre de 2019, lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/12/2020 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 Se evidencia correo del 4/12/2020 por medio del cual GAUA remite a OAP, y OCI las TRD, CCD y memoria descriptiva para presentar para aprobación en CIGYD , sin embargo es necesario que el proceso en el proximo monitoreo suministre el acta del CIGYD por medio del cual esta instancia aprobó dichos documentos\n\n25/03/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad por parte del proceso, así: se observa Acta No. 8 del CIGD del 14 de diciembre de 2020 , en la cual se desarrolla el punto No. 5 \"Aprobación Tablas de Retención Documental (TRD) Anexo No.2\".\n\n21/06/2021: En el seguimiento del periodo anterior, se determinó el cumplimiento de la actividad. A la fecha, está pendiente evaluación y cierre con efectividad por parte de la OCI. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n","ALEXANDRA CORTES\n\n\n\nFABIO PEREZ\n\n","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) correo de fecha 04/12/2020 por medio del cual GAUA remite a OAP, y OCI las TRD, CCD y memoria descriptiva para presentar para aprobación en CIGYD , sin embargo, conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, se hace necesario remitir el acta del CIGYD por medio del cual esta instancia aprobó dichos documentos, para dar cierre con efectividad a la presente actividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó el cumplimiento de la actividad por parte del proceso, mediante evidencia enviada: Documento uno (1) “5 - Acta No. 8 Comité Institucional No presencial Dic 14 de 2020 (2)”  que es la acta No. 8 del CIGD del 14 de diciembre de 2020 y en el  punto No. 5 del orden del día, desarrolla la Aprobación Tablas de Retención Documental (TRD), dando cumplimiento a la actividad programada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"6. Presentar para convalidación las TRD y CCD al comité evaluador de documentos del AGN","2019-12-22","2021-04-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización de la convalidación de dichos instrumentos archivísticos.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/04/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores  por tal motivo se solicita cambiar su estado de vencida a sin iniciar . Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la acción anterior.\n\n05/03/2021: Las TRD, los CCD y la memoria descriptiva fueron presentadas al Grupo de Evaluación documental del Archivo General de la Nación el 29/12/2020. Anexo evidencia oficio remisorio 2020EE0118358 y el acuse de recibido por parte del Archivo General de la Nación 12011396.\n\n08/06/2021:El Archivo General de la Nación - AGN dio acuse de recibido de las TRD, CCD y la memoria descriptiva del MVCT, mediante el radicado 1-2020-11396 del 18 de enero del 2021 por el grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias,  se realizó la reunión de apertura para la revisión de la actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, y se emitió concepto técnico de revisión, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD  por Archivo General de la Nación - AGN el día 26/04/2021 bajo el radicado 2-2021-3933. Como evidencia se anexa radicado 1-2020-11396 del 18 de enero del 2021 acuse de recibido Tablas de Retención Documental, acta de reunión, oficio entrega de concepto técnico radicado 2-2021-3933, concepto técnico evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental - TRD y el informe estado actualización y evaluación TRD MVCT 2021.\n\n07/09/2021: Los ajustes que se debían realizar según el primer concepto técnico de las Tablas de Retención documental - TRD emanado por el comité técnico evaluador del Archivo General de la Nación – AGN, fueron subsanados y presentados  en la mesa técnica convocada por la evaluadora técnica Deysy Celis Fraija del Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias del Archivo General de la Nación – AGN, en la cual quedaron revisadas y aprobadas  todas las observaciones realizadas a la Tabla de Retención Documental – TRD del Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio – MVCT y se dio el aval para ser sustentadas ante el Grupo de Evaluadores del Archivo General de la Nación – AGN, bajo el acta No.4 del 23/07/2021.\nComo evidencia se anexa radicado No. 2021EE0080977 del 19/07/2021 con asunto ajustes solicitados en mesa de trabajo por el Archivo General de la Nación – AGN del 23/06/2021 a la actualización TRD, acuse de recibido 1-2021-7035 del 19/07/2021 por parte del AGN con asunto Acuso recibo ajustes Tablas de Retención Documental -TRD y acta de reunión No. 4 con el asunto Revisión de ajustes Tablas de Retención Documental – TRD del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para  30 de abril de 2020 , lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/12/2020 al 30/04/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad por parte del proceso, así: se observa oficio con No. de radicado 2020EE0118358, de remisión de Las TRD al Grupo de Evaluación documental del Archivo General de la Nación el 29/12/2020 y respuesta de acuse de recibido por parte del Archivo General de la Nación del 18 de enero de 2021  de los documentos de Memoria descriptiva, Normatividad, Organigrama, Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Sistema de Gestión de la calidad, Glosario y Acta comité .\n\n21/06/2021: Consecuente con el seguimiento anterior, se reitera el cumplimiento de la actividad, toda vez que , el proceso aporta las siguientes evidencias: respuesta de acuse de recibido por parte del Archivo General de la Nación del 18 de enero de 2021  de los documentos de Memoria descriptiva, Normatividad, Organigrama, Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Sistema de Gestión de la calidad, Glosario y Acta comité, Acta de reunión de apertura para la revisión de la actualización de las TRD del 01 de marzo de 2021,  Oficio de remisión y concepto técnico del 26 de abril de 2021 de revisión, evaluación y convalidación Tablasde RetenciónDocumental -TRD por parte del AGN y presentación del estado de actualización y evaluación del las TRD del MVCT.\n\n24/09/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad por parte del proceso, así: se observa oficio con No. de radicado 2021EE0080977, de remisión de ajustes de las TRD solicitados en la mesa de trabajo con el AGN el día 23/06/2021, Acta No.4 de reunión con el AGN y acuso de recibido de las TRD con radicado No. 2-2021-7247.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\n\n\nFABIO PÉREZ","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n25/03/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad por parte del proceso, así: se observa oficio con No. de radicado 2020EE0118358, de remisión de Las TRD al Grupo de Evaluación documental del Archivo General de la Nación el 29/12/2020 y respuesta de acuse de recibido por parte del Archivo General de la Nación del 18 de enero de 2021  de los documentos de Memoria descriptiva, Normatividad, Organigrama, Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Sistema de Gestión de la calidad, Glosario y Acta comité .\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó el cumplimiento de la actividad por parte del proceso; con el aporte de las siguientes evidencias: Un (1) documento“6 - 2-2021-337 Respuesta 1-2020-11396 MINVIVIENDA”  emitido por el AGN, fecha 18 de enero de 2021, Radicado No. 2-2021-337, asunto: Acuse de recibido Tablas de Retención Documental;  un (1) documento “6 - ACTA No. 1 REUNION APERTURA TRD MINVIVENDA 20210103 firmas AGN y JACR EASM” del 01 de marzo de 2021, Tema: Reunión de apertura para la revisión de la actualización de las Tablas de Retención Documental -TRD- del Ministerio de Vivienda, Ciudad v Territorio; dos (2) oficios del 26 de abril de 2021, “6 - OFICIO 2-2021-3933  REMISION CONCEPTO TRD MINVIVIENDA ABRIL 26 2021 (2)” y 6 - CONCEPTO TECNICO TRD MINVIVIENDA ABRI L 23  2021 _y” que dan en concepto  técnico de revisión, evaluación y convalidación Tablas de Retención Documental -TRD-.  del Ministerio, dando cumplimiento a la actividad propuesta.  ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"7. Presentar la solicitud de actualización del Registro Único de Series Documentales ante el AGN","2020-05-02","2021-05-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización del  Registro Único de Series Documentales.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/05/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la acción anterior.\n\n05/03/2021: La inscripción de las series y subseries documentales del MVCT al Registro Único de Series Documentales (RUSD), es una actividad posterior a la evaluación técnica, aprobación y convalidación emitida por el AGN.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se espera sustentar las Tablas de Retención Documental – TRD EL DÁ 08/09/2021 para posteriormente realizar la solicitud de actualización en el Registro único de Series Documentales -RUSD ante el Archivo General de la Nación – AGN.\n\n07/11/2021: Para el cumplimento de eta actividad se solicitó al Archivo General de la Nación – AGN después de sustentadas las Tablas de Retención Documental – TRD el día 25 de noviembre del 2021 la actualización de del registro Único de Series Documentales – RUSD y quedando plasmado en el oficio con radicado No. 2-2021-13950 con asunto Resumen sustentación Tablas de Retención Documental – TRD Comité Evaluador de Documentos, los compromisos para la actualización.\nComo evidencia se anexa oficio con radicado No. 2-2021-13950 con asunto Resumen sustentación Tablas de Retención Documental – TRD Comité Evaluador de Documentos.\n\n07/03/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se presenta el certificado de inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD bajo el número TRD-462 remitido por el Archivo General de la Nación – AGN. Como evidencia se anexa CERTIFICADO RUSD TRD  ENE 2022 con fecha 07 de enero del 2022 con el cual se da cumplimiento a la actividad.\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para  31 de agosto de 2020 , lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/12/2020 al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, la actividad se encuentra sin iniciar toda vez que \"es una actividad posterior a la evaluación técnica, aprobación y convalidación emitida por el AGN.\".\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021,  por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Para el cumplimiento de esta actividad se espera sustentar las Tablas de Retención Documental – TRD EL DÁ 08/09/2021 para posteriormente realizar la solicitud de actualización en el Registro único de Series Documentales -RUSD ante el Archivo General de la Nación – AGN.\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso el 25 de noviembre se sustentanta ante el AGN la actualización de las TRD y se adjunta como evidencia \"oficio con radicado No. 2-2021-13950 con asunto Resumen sustentación Tablas de Retención Documental – TRD Comité Evaluador de Documentos.\" donde se plasma los compromisos para la actualización. Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso se registra el RUSD ante la AGN bajo el  numero TRD-462, dando asi cumplimiento con la actividad fuera de los tiempos establecidos.\n","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI con corte a mayo de 2021, se verificó que esta actividad se encuentra sin iniciar ya que depende de la actividad anterior y su tiempo de vencimiento ya caducó por lo cual pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) documento en PDF denominado \"CERTIFICADO RUSD TRD  ENERO 2022\"  mediante el cual  el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado aprueba las tablas de retención documental del MVCT dando cumplimiento a la acción propuesta por el proceso frente a la acción correctiva establecida.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"8. Divulgar el CCD y TRD a funcionarios y contratistas del MVCT","2020-09-01","2021-06-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/06/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la acción anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la acción anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/03/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se elaboró el acto administrativo de adopción y se está a la espera de las firmas por parte de la Secretaria General. Para proceder a realizar la socialización de las Tablas de Retención Documental - TRD con funcionarios y contratitas.\n\n07/06/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se realizó la socialización de la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD con los funcionarios y contratistas del MVCT por la plataforma Teams. Como evidencia se anexa presentación en power point, enlace de la grabación de socialización y lista de asistencia de la socialización.\n\n07/09/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se realizó la divulgación de los Cuadros de Clasificación Documental – CCD al interior de Ministerio por medio de infografía. Como evidencia se anexa enlace de la infografía. ","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n12/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","SI","NO",3,90,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 30 de septiembre de 2020 , lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/12/2020 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, la actividad se encuentra sin iniciar toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la acción anterior\".\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, la actividad se encuentra sin iniciar toda vez que \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\"\n\n24/09/2021 De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, la actividad se encuentra sin iniciar toda vez que \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\"Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa   recomienda replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, la actividad se encuentra sin iniciar toda vez que \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\"Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa   recomienda replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, \"se elaboró el acto administrativo de adopción y se está a la espera de las firmas por parte de la Secretaria General. Para proceder a realizar la socialización de las Tablas de Retención Documental - TRD con funcionarios y contratitas.\"Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa   recomienda replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, se identifica la divulgación de las TRD a funcionarios y contratistas del MVCT, por lo que sigue pendiente divulgar los CCD. La OAP en su rol como segunda línea de defensa   recomienda finalizar la actividad faltante, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: De acuerdo con el monitoreo presentado por el proceso a traves de yammer se realiza la respectiva socialización del CCD y se adjunta como evidencia el enlace de la publicación.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI con corte a mayo de 2021, se verificó que el proceso no remitió evidencias ,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad depende de la culminación de las anteriores. La actividad continúa sin iniciar. \n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó que el proceso no remitió evidencias que permitan establecer el cumplimento de la acción propuesta,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, \"para el cumplimiento de esta actividad se elaboró el acto administrativo de adopción y se está a la espera de las firmas por parte de la Secretaria General\", por lo cual, se determina que la actividad se encuentra \"vencida\", toda vez que su fecha de vencimiento es 30/06/2021. Finalmente, se solicita al proceso remitir los soportes de la socialización de las CCD y TRD actualizadas.\n\n26/10/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó que el proceso el dia  17 de junio de 2022 en su monitoreo  establecio lo siguiente:  \"se identifica la divulgación de las TRD a funcionarios y contratistas del MVCT\". Asi mismo, el dia 12 de septiembre del 2022 se realizó la respectiva socialización del CCD y como evidencia se encuentra adjunto el enlace de la publicación. Documentos que fueron evidenciados por la OCI. En evidencia de lo anterior, para el mes de mayo cargaron 3 documentos: 1 documento en formato word denominado \"Enlace Socialización actualización Tablas de Retención Documental - TRD\", 1 documento en PDF denominado \"Lista de asistencia Socialización actualización - TRD\" y un documento en PPT denominado \"Presentación socialización actualización Tablas de Retención Documental - TRD\". \nPara el mes de agosto, se evidencia un documento en WORD denominado \"Enlace divulgación Cuadros de Clasificación Documental - CCD \". Dando cumplimiento a la acción propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en el Item 10 acción 8. ","CUMPLIDA"]
[11,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018.","AC","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado el documento PINAR y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","1. Elaborar el PINAR para el MVCT ","2019-03-01","2020-08-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo del contexto, la identificación de Aspectos críticos,  la matriz de ejes articuladores, la priorización  de Aspectos críticos y la política, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN;  en la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PINAR a la fecha se adjunta el documento que incluye lo siguiente Introducción, Contexto estratégico del Ministerio, Objetivo General del Plan Institucional de Archivos, objetivos Específicos, Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos y en la actualidad se encuentra en elaboración el mapa de ruta. Se adjunta evidencia\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de hoja de ruta de PINAR y PINAR, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El documento PINAR_MVCT Versión 1.1 fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7, dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y PINAR_MVCT Versión 1.1\n\n14/09/2020: de manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este último se realizó solicitud de ampliación de los tiempos de cumplimiento de las actividades ante el comité institucional de gestión y desempeño la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a cumplida teniendo en cuenta que el documento fue elaborado y aprobado ante el comité antes de culminar el tiempo autorizado. Se anexa documento PINAR con su mapa de ruta, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020. \n\n05/12/2020: teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y OCI, se da por cumplida esta actividad.","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V35=5,100,IF(V35=4,95,IF(V35=3,90,IF(V35=2,70,IF(V35=1,50,IF(V35=0,0))))))","v":100},"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación del PINAR \n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/07/2019 al 31/08/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental , el PINAR y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\" y el documento PINAR el cual en su estructura contiene: Objetivo general, objetivos específicos, alcance, Análisis del contexto estratégico del MVCT, identificación de aspectos críticos, evaluación de aspectos críticos, contexto estratégico, estructura organizacional, plataforma estratégica(Misión, visión, política de calidad), visión estratégica del PINAR, Mapa de ruta, Herramienta de seguimiento, Aprobación PINAR.\nDe otra parte se evidencia las hojas de ruta del PINAR para los proyectos: Formulación, aprobación e implementación de la Política de Gestión Documental\n- Actualización e implementación de TRD\n- Actualización e implementación del PGD, procesos y procedimientos\n- Articulación del Plan Institucional de Archivos con el Plan Estratégico Institucional,  Plan de Acción Institucional y el plan Institucional de Capacitación del Ministerio.\n- Organización y centralización del Archivo de Gestión\n-  Adecuación de Áreas Asignadas para el Almacenamiento y Conservación de Archivos \n\n21/12/2020 La OCI en su rol de evaluación cierra esta actividad. Pendiente cierre con efectividad.\n\n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/20210 pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/20210 pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del PINAR y se evidencia documento borrador de avance del PINAR. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencia documento (borrador) de PINAR, donde se observa: el contexto estratégico, identificación de aspectos críticos, matriz de ejes articuladores, objetivos y la visión estratégica, así como una propuesta del mapa de ruta.  Sin embargo, debido a que esta no es la versión final del documento, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación del PINAR, - Documento Excel denominado \"hoja de ruta\", - Documento Word - PINAR y - Documento de solicitud de modificación de fechas del PMA, dando cumplimiento a la elaboración del PINAR conforme a la actividad planificada.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de los documentos que soportan la socialización de la implementación del PINAR, así mismo, este hallazgo se declaró como superado por parte del AGN, por lo cual, se determina la efectividad de las acciones ejecutadas para mitigar la causa identificada.\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Presentar ante CIGYD el documento PINAR para aprobación","2019-09-01","2020-08-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR, hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El documento PINAR_MVCT Versión 1.1fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento PINAR_MVCT Versión 1.1\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, dado que esta, esta articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este último se realizó solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a cumplida teniendo en cuenta que el documento fue elaborado y aprobado ante el comité antes de culminar el tiempo autorizado. Se anexa documento PINAR con su mapa de ruta, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020.\n\n05/12/2020: teniendo en cuenta los reportes realizados por la OAP y OCI, se da por cumplida esta actividad.","CUMPLIDA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",{"$f":"COUNTIF(Q36:U36,\"SI\")","v":5},100,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación del PINAR \n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/09/2019 al 31/08/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental , el PINAR y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\" y el documento PINAR el cual en su estructura contiene: Objetivo general, objetivos específicos, alcance, Análisis del contexto estratégico del MVCT, identificación de aspectos críticos, evaluación de aspectos críticos, contexto estratégico, estructura organizacional, plataforma estratégica(Misión, visión, política de calidad), visión estratégica del PINAR, Mapa de ruta, Herramienta de seguimiento, Aprobación PINAR.\nDe otra parte se evidencia las hojas de ruta del PINAR para los proyectos: Formulación, aprobación e implementación de la Política de Gestión Documental\n- Actualización e implementación de TRD\n- Actualización e implementación del PGD, procesos y procedimientos\n- Articulación del Plan Institucional de Archivos con el Plan Estratégico Institucional,  Plan de Acción Institucional y el plan Institucional de Capacitación del Ministerio.\n- Organización y centralización del Archivo de Gestión\n-  Adecuación de Áreas Asignadas para el Almacenamiento y Conservación de Archivos\n21/12/2020 La OCI en su rol de evaluación cierra esta actividad. Pendiente cierre con efectividad.\n\n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/20210 pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/09/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación del PINAR, - Documento Excel denominado \"hoja de ruta\", - Documento Word - PINAR y - Documento de solicitud de modificación de fechas del PMA, dando cumplimiento a la presentación a aprobación del PINAR conforme a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Divulgar el PINAR a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-10-01","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n05/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/09/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este último se realizó solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para ampliar las fechas de terminación la cual fue aprobada,  lo anterior con la finalidad de cambiar su estado de vencida a en proceso teniendo en cuenta que el documento fue elaborado, aprobado ante el comité y su socialización se realizó mediante infografía y se programó reunión con las personas encargadas de administrar los archivos de gestión de cada dependencia para el 16 de septiembre de 2020. Se anexa documento PINAR con su mapa de ruta, Solicitud de ampliación de fechas, acta de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 6 de agosto del 2020, Infografía y correo de programación reunión para socialización. \n\n05/12/2020: Tenido en cuenta los reportes realizado por la OCI, en el cual se solicita evidencias para determinar la eficacia de la acción, se anexa presentación PowerPoint utilizada para socializar el PINAR, el Link de grabación de la reunión efectuada con los funcionarios y/o contratistas de la entidad: https://web.microsoftstream.com/video/7a8c4ddc-d376-4e9c-80ce-c84fe79c26d3 y correo de citación al encuentro virtual. Lo anterior para dar cerra esta acción con eficacia.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/10/2019.\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/10/2019 al 30/09/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental , el PINAR y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\" y el documento PINAR el cual en su estructura contiene: Objetivo general, objetivos específicos, alcance, Análisis del contexto estratégico del MVCT, identificación de aspectos críticos, evaluación de aspectos críticos, contexto estratégico, estructura organizacional, plataforma estratégica(Misión, visión, política de calidad), visión estratégica del PINAR, Mapa de ruta, Herramienta de seguimiento, Aprobación PINAR. De otra parte se evidencia las hojas de ruta del PINAR para los proyectos: Formulación, aprobación e implementación de la Política de Gestión Documental\n- Actualización e implementación de TRD\n- Actualización e implementación del PGD, procesos y procedimientos\n- Articulación del Plan Institucional de Archivos con el Plan Estratégico Institucional,  Plan de Acción Institucional y el plan Institucional de Capacitación del Ministerio.\n- Organización y centralización del Archivo de Gestión\n-  Adecuación de Áreas Asignadas para el Almacenamiento y Conservación de Archivos \nAdicionalmente se evidencia correo electrónico masivo de fecha 20 de agosto 2020 convocatoria a socialización de PINAR - Hoja de ruta y Política de Gestión Documental y correo electrónico emitido por el proceso \"Gestión Documental\" en el que se reitera la convocatoria a socialización de PINAR-Hojas de rutas y Política de Gestión documental y se emiten recomendaciones para esta actividad\n21/12/2020 Se evidencia presentación en power point \"Política de Gestión documental y Plan Institucional de Archivos - PINAR\", se evidencia correo electrónico del 14/09/2020 cuyo asunto es \"Socialización política de gestión documental y Plan Institucional de Archivo - PINAR\" y link: https://web.microsoftstream.com/video/7a8c4ddc-d376-4e9c-80ce-c84fe79c26d3; donde se evidencia la grabación de dicha capacitación al interior del MVCT.\n\n25/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2021, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/20210 pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/10/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación del PINAR, - Documento Excel denominado \"hoja de ruta\", - Documento Word - PINAR y - Documento de solicitud de modificación de fechas del PMA y dos (2) correos electrónicos de fecha 20/08/2020 y 17/08/2020 en los cuales se observa la gestión efectuada por el proceso referente a la socialización del PINAR, dando cumplimiento a la actividad planificada.\n\nPor lo anterior, con el fin de determinar la efectividad de las actividades propuestas por el proceso, se solicita que, en el próximo ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita el soporte de ejecución de la capacitación planificada, el cual será insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR","2020-03-01","2021-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/03/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores por tal motivo se solicita cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/03/2021: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera realizar el seguimiento a la implementación del PINAR en la vigencia 2021. \n\n08/06/2021: El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la sesión virtual por correo electrónico realizada el día 06/07/2021. Como evidencia se anexa acta No. 04 de 2021 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/03/2020 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo, la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al del seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera realizar el seguimiento a la implementación del PINAR en la vigencia 2021.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que su fecha de finalización es 31/03/2021.\n\n24/09/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa acta No. 04 de 2021  y una presentación en power point donde se evidencia el seguimiento a la implementación del PINAR en la diapositiva No. 57 .\n\n31/12/2021: Se observa el que el proceso cumple con la actividad y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/03/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de formatos PDF denominados \"4 - Acta No. 4 CIGyD 6 de julio de 2021\" y \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022\" , dos  presentaciones en PPT denominadas \"4 - Comité Institucional de Gestión y Desempeño Julio 6 de 2021\" y \"CIGD Enero 31 de 2022\" correspondientes a las Sesiones del CIGG del 4 de julio de 2021 y Primera Sesión de la vigencia 2022 respectivamente, en las que se observa la presentación de los seguimientos realizados al PMA, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"5.Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR","2020-09-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/06/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las actividades anteriores . Se anexa solicitud de ampliación de fechas y acta de aprobación del CIGYD\n\n05/03/2021: dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera realizar el seguimiento a la implementación del PINAR en la vigencia 2021. \n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\n\n07/11/2021: Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022.\n\n07/03/2022: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/09/2020 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n\n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo, la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al del seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"dadas las dificultades presentadas durante el año 2020 generadas por el COVID -19, se espera realizar el seguimiento a la implementación del PINAR en la vigencia 2021.\"\n\n21/06/2021: Teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\nd\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \" Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022...\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: Se observa el que el proceso cumple con la actividad fuera de los tiempos estipulados y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad depende de la culminación de las anteriores. La actividad continúa sin iniciar.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de formatos PDF denominados \"4 - Acta No. 4 CIGyD 6 de julio de 2021\" y \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022\" , dos  presentaciones en PPT denominadas \"4 - Comité Institucional de Gestión y Desempeño Julio 6 de 2021\" y \"CIGD Enero 31 de 2022\" correspondientes a las Sesiones del CIGG del 4 de julio de 2021 y Primera Sesión de la vigencia 2022 respectivamente, en las que se observa la presentación de los seguimientos realizados al PMA, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[12,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Programa de Gestión Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestión de Documentos - capitulo VI - Sistema de Gestión Documental y capitulo VII gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015","AC","El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos.","1. Elaborar el PGD para el MVCT ","2019-03-01","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo de la introducción, alcance, objetivos general y específicos y público al cual esta dirigido, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN. En  la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PGD a la fecha se adjunta el documento que se encuentra en proceso de elaboración.\n\n14/06/2019:  Se adjunta  el avance del PGD con corte a l 31 de Mayo.\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de documento PGD, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El Programa de GD fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento Programa GD MVCT Versión 1.1\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/09/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, lo anterior dado a que el Programa de Gestión documental debió ser alineado ante el Sistema de Gestión Documental y actualizado de acuerdo a las necesidades del MVCT  por tal motivo se pide cambiar el estado de la actividad a en procesos. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD y documento en construcción del Programa de Gestión Documental -PGD\n\n06/12/2020: El Programa de Gestión Documental Fue actualizado y enviado formalmente a la Oficina Asesora de Planeación, para ser presentado al Comité Institucional, como evidencia se anexa documento PGD, Plan de Implementación y programas específicos y correo enviado por el coordinador del grupo GAUA a la Oficina Asesora de Planeación.\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/06/2020\n22/09/2020\n21/12/2020\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: Se evidencia un documento denominado \"PROGRAMA DE GESTION DOCUMNENTAL - PGD\", sin embargo no hay evidencia de que sea el documento definitivo o que se encuentre debidamente aprobado y publicado.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.\n30/06/2020:La evidencia aportada por el proceso permite corroborar el avance en la ejecución de la actividad, se observa documento \"Programa de gestión documental diciembre 2019\"\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/09/2020 al 30/09/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\nAdicionalmente se evidencia documento \"Programa de Gestión Documental\", el cual en su estructura presenta: Objetivo general, objetivo especifico, requerimientos para el programa de gestión documental (Administrativos, económicos, tecnológicos, archivísticos, gestión del cambio, política de gestión documental, metas del PGD, beneficios del PGD, responsable del PGD, lineamiento para los procesos de gestión documental, lineamiento sobre medidas de seguridad frente a la recepción de documentos físicos, lineamento para la seguridad de la información, lineamiento para aprovechamiento de recursos recuperables, lineamiento para impresión, lineamiento para anulación de documentos en el software de gestión documental, lineamientos para la creación, modificación y /o eliminación de documentos, lineamientos para el cumplimiento de la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información publica nacional, PGD (Planeación, producción, gestión y tramite, organización, disposición de documentos, preservación, perdida de expedientes, valoración de documentos), Programa (Programa de normalización de formas y formularios electrónicos, programa de gestión de documentos electrónicos, programa de reprografi, impresión y digitalización; programa de documentos especiales, PIC, Programa de auditoria y control; entre otros.\n21/12/2020: Se evidencia archivo Excel \"Plan de implementación PGD y Programas especificos\"en el cual se evidencia cronograma para implementación del PGD y cronograma de implementación de programas específicos como: \"Programa de normalización de formatos\", \"Programa de documentos vitales\", \"Programa de gestión de documentos electrónicos\", \"Programa de reprografía\", \"Programa institucional de capacitaciones\", \"Programa de auditoria y control\". Se evidencia PGD cuya estructura es: alcance, publico al que va dirigido, requerimientos para el desarrollo del PGD, lineamiento para los procesos de gestión documental, fases de implementación del PGD, programas específicos (Programa de normalización de formas y formularios electrónicos, Programa de documentos vitales y/o esenciales, Programa de gestión de documentos electrónicos, Programa de archivos descentralizados, Programa de reprografía, Plan institucional de capacitaciones, Programa de auditoría y control, Programa de documentos especiales, Armonización con planes y sistemas de gestión de la entidad. Adicionalmente se evidencia correo electrónico del 4/12/2020 por medio del cual el Coordinador de GAUA emite a OAP y OCI  la versión final del PGD para ser presentado en CIGYD.\n\n25/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/20210 pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","ACESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del Programa de Gestión Documental - PGD y se evidencia documento borrador de avance del PGD. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia del cumplimiento de la actividad, documento preliminar referente al “Programa de Gestión Documental - PGD”, el cual se encuentra en construcción y deberá ajustarse a los lineamientos dados por el AGN, para ser presentado posteriormente ante el CIGYD para su aprobación, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de las siguientes evidencias: - Acta 05 de fecha 06/08/2020 donde se observa la aprobación del PINAR, - Documento Excel denominado \"hoja de ruta\", - Documento Word - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y - Documento de solicitud de modificación de fechas del PMA, dando cumplimiento a la elaboración del PGD conforme a la actividad planificada.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación, se verificó la remisión de los documentos que soportan la socialización de la implementación del PGD, así mismo, este hallazgo se declaró como superado por parte del AGN, por lo cual, se determina la efectividad de las acciones ejecutadas para mitigar la causa identificada.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Presentar ante CIGYD el documento PGD para aprobación","2019-10-01","2020-10-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del  PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El Programa de GD fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento Programa GD MVCT Versión 1.1\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/10/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por lo anterior se pide cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD.\n\n06/12/2020: El Programa de Gestión Documental fue enviado mediante correo electrónico por el Coordinador del grupo GAUA a la Oficina Asesora de Planeación con la finalidad de ser presentado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Se espera que para el comité extraordinario de diciembre sea socializado. Como evidencia se anexa correo electrónico de envío formal a OAP\n\n05/03/2021: Teniendo en cuenta que no se ha elaborado el acto administrativo de adopción. Se anexa evidencia ACTA No.8 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 14/12/2020.\n\n08/06/2021: El Programa de Gestión Documental fue presentado en el comité de Gestión y desempeño del 14 de diciembre del 2020 y aprobado mediante acta número 8 del Comite Institucional de Gestión y Desempeño - CIGYD como evidencia se anexó acta No.8 en el reporte realizado el dia 05/03/2021 se esta a la espera de la evaluacion de la tercera linea.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.","CUMPLIDA","11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020\n30/06/2020\n22/09/2020\n21/12/2020\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019\n\n30/06/2020: Se evidencia acta N 7  de Comité Institucional de Gestión y desempeño celebrado el 30 de diciembre de 2019. dicha acta en su numeral 4 - Aprobación de documentos de gestión documental, sustenta la aprobación del Programa de gestión documental \n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  31/10/2019 al 31/10/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n\n21/12/2020 Se evidencia correo electrónico del 4/12/2020 por medio del cual el Coordinador de GAUA remite a OAP y OCI  la versión final del PGD para ser presentado en CIGYD. Se recomienda al proceso que en el próximo monitoreo de plan de mejoramiento se suministre el acta del CIGYD por medio del cual fue aprobado el PGD\n\n25/03/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa Acta No. 8 del CIGD del 14 de diciembre de 2020 , en la cual se aprueba el punto No. 5 \"Programa de Gestión Documental (PGD) Anexo No.1 \".\n\n21/06/2021: En el seguimiento del periodo anterior, se determinó el cumplimiento de la actividad. A la fecha, está pendiente evaluación y cierre con efectividad por parte de la OCI. ","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/10/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de un (1) correo electrónico de fecha 04/12/2020 por medio del cual el Coordinador de GAUA remite a OAP y OCI  la versión final del PGD para ser presentado en CIGYD; no obstante, se solicita al proceso remitir el acta del CIGYD por medio del cual fue aprobado el PGD con el fin de dar cierre con efectividad a la presente actividad. \n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de un (1) documento PDF denominado \"Acta No. 8 Comité Institucional No presencial Dic 14 de 2020\" correspondiente al Acta No. 8 del CIGYD del 14 de diciembre de 2020, en la cual se observa la aprobación del Punto 4. \"Programa de Gestión Documental (PGD) Anexo No.1\", dando cumplimiento a la aprobación del PGD conforme a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Elaborar el acto administrativo de adopción","2019-11-01","2020-12-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/12/2020, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por lo anterior se pide cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD.\n\n06/12/2020: La realización de esta actividad depende de la culminación de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: Teniendo en cuenta que no se ha elaborado el acto administrativo de adopción. Se anexa evidencia ACTA No.8 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 14/12/2020.\n\n08/06/2021: El acto administrativo de adopción por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental – PGD del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda fue generado el día 27/05/2021 bajo la Resolución No. 0249 del día 27/05/2021. Como evidencia se anexa Resolución 0249 del 27/05/2021.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n30/06/2020\n22/09/2020\n21/12/2020\n25/03/2021\n\n21/06/2021","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/11/2019 al 31/12/2020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el de seguimiento\n\n25/03/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que actividad se venció el 31/12/2020.\n\n21/06/2021: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa la Resolución 0249 del 27/05/2021, por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental – PGD del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\n\n\nFABIO PÉREZ","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso  remitió la evidencia \"3 - Resolución 0249 del 27-05-2021\" acto administrativo de  adopción del Programa de Gestión Documental – PGD, dando cumplimiento a la elaboración del PGD conforme a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Socializar el PGD a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-11-01","2021-03-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PGD y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 31/03/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por lo anterior se pide cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD.\n\n06/12/2020: La realización de esta actividad depende de la culminación de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: Se programará una reunión en el primer semestre de la vigencia 2021 para socializar el Programa de Gestión Documental a funcionarios y contratistas.\n\n08/06/2021: Se realizo la socialización del Programa de Gestión Documental con las diferentes dependencias del MVCT por la plataforma Teams el día 07/04/2021, como evidencia se anexa presentación en power point, enlace y lista de asistencia de la socialización.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del  30/11/2019 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Se programará una reunión en el primer semestre de la vigencia 2021 para socializar el Programa de Gestión Documental a funcionarios y contratistas.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: Se evidencia el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa la presentación de \"Socialización del Programa de Gestión Documental - PGD-\", lista de asistentes de la reunión realizada el 8 de abril de 2021 y la grabación de la misma.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n20/09/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso  remitió las siguientes evidencias:  \" Enlace Socialización Programa de Gestión Documental - PGD\"; \" Lista de asistencia Socialización Programa de Gestión Documental - PGD\"  y \" Presentación Programa de Gestión Documental - PGD - SOCIALIZACION. estos soportes dan cumplimiento a la actividad  Socializar el PGD a funcionarios y contratistas del MVCT.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"5. Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD","2020-06-01","2021-05-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/05/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por lo anterior se pide cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD.\n\n06/12/2020: La realización de esta actividad depende de la culminación de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: Esta planeado para el primer semestre de la vigencia 2021 presentar el seguimiento del Programa de Gestión Documental ante el CIGYD.\n\n08/06/2021: El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la sesión virtual por correo electrónico realizada el día 06/07/2021. Como evidencia se anexa acta No. 04 de 2021 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).\n\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 30/06/2020 L 31 /05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que  \"Esta planeado para el primer semestre de la vigencia 2021 presentar el seguimiento del Programa de Gestión Documental ante el CIGYD.\"\n\n21/06/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que su fecha de finalización es 31/05/2021.\n\n24/09/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa acta No. 04 de 2021  y una presentación en power point donde se evidencia el seguimiento a la implementación del PGD en la diapositiva No. 58 .\n\n31/12/2021: Se observa que el proceso cumple con la actividad y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:   Realizada la evaluación se verificó la remisión de formatos PDF denominados \"4 - Acta No. 4 CIGyD 6 de julio de 2021\" y \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022\" , dos  presentaciones en PPT denominadas \"4 - Comité Institucional de Gestión y Desempeño Julio 6 de 2021\" y \"CIGD Enero 31 de 2022\" correspondientes a las Sesiones del CIGG del 4 de julio de 2021 y Primera Sesión de la vigencia 2022 respectivamente, en las que se observa la presentación de los seguimientos realizados al PMA, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"6. Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD","2020-11-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.\n\n14/09/2020: De manera atenta se solicita cambiar la fecha de terminación de esta actividad a 30/06/2021, dado que ésta, está articulada con el Plan de Mejoramiento suscripto con el Archivo General de la nación y para este ultimo se realizo solicitud ante el comité institucional de gestión y desempeño para la ampliación de tiempos en las actividades la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto del 2020, no obstante, se debe aclara que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la actividad anterior por lo anterior se pide cambiar su estado a sin iniciar. Se anexa solicitud de ampliación de fechas, acta de aprobación del CIGYD.\n\n06/12/2020: La realización de esta actividad depende de la culminación de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: Esta planeado para el primer semestre de la vigencia 2021 presentar el seguimiento del Programa de Gestión Documental ante el CIGYD.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\n\n07/11/2021: Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022.\n\n07/03/2022: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 30/11/20202 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que  \"Esta planeado para el primer semestre de la vigencia 2021 presentar el seguimiento del Programa de Gestión Documental ante el CIGYD.\"\n\n21/06/2021: Teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \" Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022...\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: Se observa el que el proceso cumple con la actividad fuera de los tiempos estipulados y adjunta la siguiente evidencia: Acta No. 01 de 2022 con la cual se da cumplimiento a la actividad, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad depende de la culminación de las anteriores. La actividad continúa sin iniciar.\n\n20/04/2022:   Realizada la evaluación se verificó la remisión de formatos PDF denominados \"4 - Acta No. 4 CIGyD 6 de julio de 2021\" y \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022\" , dos  presentaciones en PPT denominadas \"4 - Comité Institucional de Gestión y Desempeño Julio 6 de 2021\" y \"CIGD Enero 31 de 2022\" correspondientes a las Sesiones del CIGG del 4 de julio de 2021 y Primera Sesión de la vigencia 2022 respectivamente, en las que se observa la presentación de los seguimientos realizados al PMA, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[13,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Formato Único de Inventario Documental - \nFidel MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventario desde los archivos de gestión","AC","Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID","1. Socialización del FUID y su correcto diligenciamiento, a las dependencias del MVCT","2019-07-02","2020-08-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n8/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n06/12/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Para el cumplimiento de la actividad se dará inicio  una vez se realice la contratación del personal idóneo para la vigencia 2019.\n\n08/05/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Grupo de Contratos, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Subdirección de Estructuración de Programas, Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, Dirección de Espacio Urbano y Subdirección de Finanzas y Presupuesto - Grupo de Contabilidad.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n14/06/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Subdirección de Servicios Administrativos, Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Tesorería, Grupo de Presupuesto y Cuentas, Oficina Control Interno, Revocatorias.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n02/10/2019: Durante el periodo de junio a 30 de septiembre se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias:  Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Monitoreo del SGP de Agua Potable y Saneamiento Básico, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Comunicaciones Estratégicas, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo, Grupo de Seguimiento a Proyectos de Inversión, Subdirección de Políticas de Desarrollo Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Dirección del Sistema Habitacional, Dirección de Desarrollo Sectorial, Grupo de Política Sectorial, Grupo de Desarrollo Sostenible, Dirección de Programas, Subdirección de Gestión Empresarial, Subdirección de Proyectos, Grupo de Evaluación de Proyectos, Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social, Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n\n03/06/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, de lo corrido del año 2020 se han efectuado 23 encuentros virtuales. (GRUPO DE CONTRATOS, GRUPO DE CONTABILIDAD, GRUPO DE PRESUPUESTO Y CUENTAS, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, GRUPO DE TESORERÍA, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, SUBDIRECCIÓN DE GESTION EMPRESARIAL, SUBDIRECCIÓN DE ESTRUCTURACIÓN DE PROGRAMAS, DIRECCION DE PROGRAMAS, GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE VIVIENDA RURAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA/DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA, DESPACHO DEL MINISTRO/DESPACHO DEL MINISTRO, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE SOPORTE TECNICO Y APOYO INFORMATICO), es necesario aclarar que dadas las medidas adoptadas por el Gobierno nacional en torno al Covid-19 no ha sido posible verificar el correcto diligenciamiento del FUID, ni la adecuada organización de los archivos, por ello se está capacitando a las dependencias en la importancia del manejo del FUID y su correcto diligenciamiento. como evidencia se carga las actas de los encuentros virtuales, correo electrónico enviado a las dependencias y el link de la grabación pertinente.\n\n14/09/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, logrando la ejecución de 21 encuentros virtuales, se aclara que el grupo de Seguimiento y Control no se encuentra constituido y no está conformado al interior del MVCT, con lo anterior se llegaría a 44 mesas de trabajo llegando a un 100% de ejecución, para dar alcance a lo anterior se anexa como evidencia 21 actas de reuniones, correo electrónico con el link de la grabación, presentación utilizada para la explicación y cronograma establecido. Partiendo de lo anterior se solicita de la manera mas cordial dar cierre a la actividad. Se debe precisar que para esta acción se solicito ampliación del tiempo de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto, la fecha aprobada fue 31/08/2020, lo anterior con la finalidad de cambiar el estado de la acción de vencida a cumplida para dar alcance se anexa acta y solicitud de ampliación.\n\n06/12/2020: partiendo del reporte realizado por la OAP y OCI, se da por cumplida esta actividad.","CUMPLIDA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2019\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"Se evidencian formatos diligenciados de seguimiento a las  dependencias: Titulación y saneamiento, control interno disciplinario, GAUA, OAP para  realizar transferencias documentales, en relación con  identificación de series a transferir y diligenciamiento de FUID.\n31/07/2019: Se evidencia 6 actas que soportan la visita a SSA, OAJ, Revocatorias, Tesorería, Presupuesto y Cuentas y OCI.\n24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n30/06/2020: El proceso en el monitoreo  y tampoco en las evidencias  soporta el cronograma definido según emergencia COVID  para la ejecución de las mesas de trabajo para socializar el FUID y su diligenciamiento a las dependencias del Ministerio,  así las cosas las actas suministradas como evidencia no permiten determinar el nivel de cumplimiento de la actividad, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera replantear fechas de cumplimiento de la actividad., de igual manera es importante reforzar el adecuado diligenciamiento de los formatos puesto que actas que soportan la mesa realizada con TIC el 11/03/2020 la lista de asistencia no tiene la totalidad de la información requerida en el formato; al igual que la mesa realizada con el despacho del ministro realizada el 19/05/2020 en la cual no se define la fecha de cumplimiento de lo compromisos establecidos en esta mesa; esto entre algunos casos de las evidencias suministradas por el proceso. .Se declara incumplimiento frente al desarrollo de esta actividad\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/07/2019 al 31/08/2020 . En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\".\nAdicionalmente se evidencia 21 carpetas de mesas realizadas a dependencias como: Dirección Desarrollo Sectorial, Dirección de Inversión de Vivienda de Interés Social, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de atención al usuario y archivo, Grupo de procesos judiciales, Grupo de acciones constitucionales, Grupo de conceptos, Grupo de evaluación de proyectos, Oficina Asesora de Planeación, Grupo de monitoreo SGP, Grupo de política sectorial, Grupo de recursos físicos, Grupo seguimiento PND, Grupo de talento humano, oficina de control interno, Oficina Asesora Jurídica, Secretaria General, Subdirección de asistencia técnica y operaciones urbanas integrales, Subdirección de finanzas y presupuesto y Subdirección de promoción y apoyo técnico, Subdirección de proyectos, se observa acta de la mesa desarrollada con cada dependencia en la que se trataron temas como: Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema de Gestión Documental GESDOC, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Explicación del diligenciamiento del Formato de Solicitud de Consulta y/o Préstamo documentos y/o Expedientes, Identificación de Archivos de derechos Humanos. Adicionalmente, para cada una de ellas se evidencia corre electrónico emitido por el proceso de gestión documental en el que se adjunta acta y grabación de la actividad realizada; a excepción de la mesa realizada al Grupo de evaluación de proyectos.\nDe otra parte se evidencia cronograma FUID y presentación TRD-FUID\n21/12/2020 La OCI en su rol de evaluación el 15/10/2020 cierra esta acción. Pendiente cierre con efectividad por parte de la OCI\n\n25/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Se evidencian cuatro (4) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Titulación y saneamiento predial (06/12/2018), Control Interno Disciplinario (21/11/2018), Archivo Central - GAUA (23/10/2018), Oficina Asesora de Planeación (23/10/2018), con sus respectivos listados de asistencia. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian seis (6) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Subdirección de servicios administrativos (03/05/2019), Oficina Asesora Jurídica (07/05/2019), Revocatorias (14/05/2019), Tesorería (15/05/2019), Presupuesto y Cuentas (15/05/2019) y Oficina de Control Interno /17/05/2019) con sus respectivos listados de asistencia, sin embargo, solo se ha realizado el diligenciamiento para 14 dependencias de las 45 totales de la Entidad. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (04/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, considerando el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y en consecuencia con el seguimiento trimestral efectuado sobre el PMA, se evidenció la ejecución de las mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT, a través de actas de reunión en las cuales se describía el ejercicio de socialización referente al uso y diligenciamiento del FUID, por lo cual, se valida el cumplimiento de la presente actividad.","CUMPLIDA","SI","20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de un formato PDF denominado \"3 - INFORME SEGUIMIENTO ARCHIVO DE GESTION 2021\" junto a sus respectivas actas de reunión correspondientes a las mesas de trabajo realizadas por dependencia, en las que se observa el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia. Así mismo, se observa : un  Acta No. 1  CIGD de Enero 31 de 2022  (Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño),  presentación PPT con el tema nombrado anteriormente. Por lo anterior, se declara la efectividad de las acciones ejecutadas para mitigar la causa identificada, toda vez que se cuenta con las verificación de los expedientes que conforman el archivo central, los archivos de gestión y fondo documentales del MVCT.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar mesas de trabajo para asesorar a las dependencias del MVCT en el levantamiento del FUID.","2019-08-01","2021-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n\n03/06/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, de lo corrido del año 2020 se han efectuado 24 encuentros virtuales. (GRUPO DE CONTRATOS, GRUPO DE CONTABILIDAD, GRUPO DE PRESUPUESTO Y CUENTAS, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, GRUPO DE TESORERÍA, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, SUBDIRECCIÓN DE GESTION EMPRESARIAL, SUBDIRECCIÓN DE ESTRUCTURACIÓN DE PROGRAMAS, DIRECCION DE PROGRAMAS, GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE VIVIENDA RURAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA/DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA, DESPACHO DEL MINISTRO/DESPACHO DEL MINISTRO, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE SOPORTE TECNICO Y APOYO INFORMATICO), es necesario aclarar que dadas las medidas adoptadas por el Gobierno nacional en torno al Covid-19 no ha sido posible verificar el correcto diligenciamiento del FUID, ni la adecuada organización de los archivos, por ello se está capacitando a las dependencias en la importancia del manejo del FUID y su correcto diligenciamiento. como evidencia se carga las actas de los encuentros virtuales, correo electrónico enviado a las dependencias y el link de la grabación pertinente.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/05/2021 lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19 dado que su ejecución debe ser presencial. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la nueva fecha establecida para la realización de esta actividad, se está planificando su ejecutar durante los primeros meses del 2021, lo anterior dada las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se a limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\n\n05/03/2021: En el mes de diciembre de la vigencia 2020 se capacitó a los funcionarios de todas las dependencias del MVCT por medio del Archivo General de la Nación en cuanto a elaboración de inventarios y transferencias primarias, valoración documental y organización de archivos. Anexo evidencia contrato 1026/2020 suscrito entre el Archivo General de la Nación y el MVCT y listas de asistencia.\n\n08/06/2021: En la vigencia 2020 se realizaron mesas de trabajo y uno de los puntos que se socializaron fue la explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID. Como evidencia se anexan actas de reunión.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.\n\n\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n30/06/2020: El proceso en el monitoreo  y tampoco en las evidencias  soporta el cronograma definido según emergencia COVID  para la ejecución de las mesas de trabajo para socializar el FUID y su diligenciamiento a las dependencias del Ministerio,  así las cosas las actas suministradas como evidencia no permiten determinar el nivel de cumplimiento de la actividad, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora de igual manera replantear fechas de cumplimiento de la actividad., de igual manera es importante reforzar el adecuado diligenciamiento de los formatos puesto que actas que soportan la mesa realizada con TIC el 11/03/2020 la lista de asistencia no tiene la totalidad de la información requerida en el formato; al igual que la mesa realizada con el despacho del ministro realizada el 19/05/2020 en la cual no se define la fecha de cumplimiento de lo compromisos establecidos en esta mesa; esto entre algunos casos de las evidencias suministradas por el proceso. .Se declara incumplimiento frente al desarrollo de esta actividad\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 6/12/2019 al 31/05/2021.En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 No se presenta avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa contrato interadministrativo No. 1026 de 2020 suscrito con el AGN para \"Contratar    la  asistencia  técnica  para  caracterizar  el  estado  actual  de  la gestión  electrónica  de  documentos,  la  capacitación  archivística  y  la  digitalización  de  imágenes del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.\" y listados de asistencia a cursos de \"Organización de Archivos\", \"Elaboración de Inventarios y Transferencias Primarias\" y \"Valoración Documental\", realizados entre el 03 y 27 de noviembre del 2020.  Se recomienda al proceso aportar evidencias de las mesas de trabajo realizadas con las dependencias del MVCT con el fin de asesorarlas en el levantamiento del FUID.\n\n21/06/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observan 40 actas de reunión realizadas entre los meses de abril y junio del 2020, en la cual se contemplan asesorías a diferentes dependencias del Ministerio, en el marco del diligenciamiento del FUID. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, considerando el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y en consecuencia con el seguimiento trimestral efectuado sobre el PMA, se evidenció la ejecución de las mesas de trabajo con las dependencias del MVCT, a través de actas de reunión en las cuales se describía el ejercicio de asesoramiento referente al levantamiento del FUID, por lo cual, se valida el AVANCE de la presente actividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado ( 40 actas de reunión realizadas entre los meses de abril y junio del 2020) ,  dando cumplimiento a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Verificación y validación de elaboración del FUID.","2019-08-01","2021-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/05/2021 lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19 dado que su ejecución debe ser presencial. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Esta actividad se desarrollará de manera simultánea con la acción anterior.\n\n05/03/2021: Se realizó la verificación y validación de la elaboración del FUID en el Grupo de Atención al Usuario y Archivo, debido a que las otras dependencias no esta laborando de manera presencial por temas de COVID-19. Anexo evidencia FUID de la serie 7421-23 Derechos de Petición. \n\n08/06/2021: Para la verificación y validación del diligenciamiento del FUID se realizaron dos visitas en el mes de abril con el Grupo de Atención al Usuario y Archivo y el Grupo de Tesorería y en el mes de mayo se realizó una visita con el Grupo de Contratos. Como evidencia se anexan Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Tesorería y Grupo de Contratos.\n\n07/09/2021: Para la verificación y validación del diligenciamiento del FUID se realizaron seis (6) visitas en el mes de junio con el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales. Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, en el mes de julio se realizaron tres (3) visitas con la Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales y la Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y en el mes de agosto se realizó una (1) visita con el Grupo de Recursos Físicos. \nComo evidencia se anexa Informe actualizado y Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 6/12/2019 al 31/05/2021.En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 No se presenta avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021:  se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa el Formato de Inventario Documental diligenciado con la relación de derechos de petición radicados en la vigencia 2020. Sin embargo, el formato utilizado se encuentra en una versión desactualizada. Adicionalmente, no se han completado la verificación y validación FUID de todas las dependencias del MVCT.\n\n21/06/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa acta de reunión realizada el día 29 de abril de 2021 con el Grupo de Atención al Usuario y Archivo y el Grupo de Tesorería, y  acta de reunión de la visita realizada al Grupo de Contratos el 24 de mayo de 2021, que contemplan la verificación y validación del diligenciamiento del FUID\n\n24/09/2021:  Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa (11) actas de reuniones sostenidas con : Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad “en proceso” y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la actividad planificada, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado 3 actas de reuniones: Grupo de atención al usuario y archivo,  grupo de contratos y grupo de tesorería). Dando cumplimiento a la actividad planificada.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Presentar ante el CIGYD, el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia","2020-03-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/06/2021 lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19 dado que su ejecución debe ser presencial. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: el desarrollo de esta actividad depende de la culminación de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: Se presentara ante el CIGYD el seguimiento al diligenciamiento del FUID en el primer semestre de la vigencia 2021.\n\n08/06/2021:El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la sesión virtual por correo electrónico realizada el día 06/07/2021. Como evidencia se anexa acta No. 04 de 2021 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad, adicional se anexan las actas de visita de la Dirección del Sistema Habitacional, Dirección de Vivienda Rural, Subdirección de Acompañamiento y Evaluación, Subdirección de Política y Apoyo Técnico, Grupo de Seguimiento y Evaluación y la Oficina Asesora Jurídica. \n\n07/03/2022: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el monitoreo sustentando, así las cosas no se puede ampliar el plazo de dicha actividad hasta que el proceso no suministre las respectivas evidencias, adicionalmente el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomiendo fortalecer el interior del grupo los lineamientos definidos en el citado documento, de igual manera es importante suministrar los documentos que se refieren en el monitoreo y solicitar el replanteamiento de la fecha de finalización., la OAP alerta incumplimiento de la actividad según los lineamientos definidos en el procedimiento mencionado.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/03/2020  al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 No se presenta avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso, no se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que \"Se presentara ante el CIGYD el seguimiento al diligenciamiento del FUID en el primer semestre de la vigencia 2021.\"\n\n21/06/2021: Teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n24/09/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa acta No. 04 de 2021  y una presentación en power point donde se evidencia el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia en la diapositiva No 59.\n\n31/12/2021: Se observa el que el proceso cumple con la actividad y adjunta las evidencias, se esta a la espera de la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad depende de la culminación de las anteriores. La actividad continúa sin iniciar.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de un formato PDF denominado \"3 - INFORME SEGUIMIENTO ARCHIVO DE GESTION 2021\" junto a sus respectivas actas de reunión correspondientes a las mesas de trabajo realizadas por dependencia, en las que se observa el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia. Así mismo, se observa : un  Acta No. 1  CIGD de Enero 31 de 2022  (Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño),  presentación PPT con el tema nombrado anteriormente,  por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[14,"Auditorías Externas ","Organización Documental. Conformación de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Crédito Territorial.","AC","El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subsidies y se hace necesaria elaboración.","1. Identificar el listado de series, subsidies y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.","2019-06-01","2020-12-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: para esta actividad el profesional de archivo se encuentra realizando la identificación del listado de series, subsidies y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada la contingencia decretada por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, teniendo en cuenta que es necesario asistir al Archivo central del MVCT para realizar la respectiva identificación de la documentación que presenta inconsistencias en su Valoración secundaria.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicito ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita el cambio de la fecha a 31/12/2020. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: según las consultas que se realizan en el archivo central, se estableció una matriz la cual registra los periodos que presentan eliminación y que aún son consultados, todavía se está revisando que otros documentos presentan la misma condición para luego realizar su respectiva valoración. Como evidencia se carga matriz de identificación.\n05/03/2021: Se seguirá en la actividad en el primer semestre de la vigencia 2021, de revisión de documentos que presentan eliminación y que aún son consultados para la revaloración documental, ya que por la cantidad de cajas se tomara más tiempo en desarrollar esta actividad. Posterior se actualizará la matriz de identificación.\n\n08/06/2021: Según las consultas que se realizan en el archivo central sede Fragua, se estableció una matriz la cual registra los periodos, series, subseries y/o asuntos que presentan eliminación y que aún son consultados por la entidad, \nEn las verificaciones realizadas por GAUA se han identificado otros documentos que presentan la misma condición los cuales están relacionados en la matriz, esta actividad se seguirá realizando en el primer semestre de la vigencia 2021 para poder seguir identificando los documentos que presentan la misma condición, posterior a esto se realizara la respectiva valoración. Como evidencia se carga matriz de identificación.\n\n07/09/2021: GAUA continuó con la verificación de los documentos que son eliminación y que aún son consultados por la entidad y no se identificaron nuevas series, subseries o asuntos que deban ser incluidos en la matriz.\n\n07/11/2021: 07/11/2021: GAUA continuó con la verificación de los documentos que son eliminación y que aún son consultados por la entidad y no se identificaron nuevas series, subseries o asuntos que deban ser incluidos en la matriz. Se espera realizar la elaboración de la propuesta de la ficha de valoración en la vigencia 2022 para darle cierre a esta actividad.\n\n07/03/2022: En base a la revisión realizada en los documentos de eliminación y las solicitudes de información realizadas al MVCT, el Grupo de Atención al Usuario y Archivo determinó que las series OBLIGACIONES HIPOTECARIAS Y ESCRITURAS PUBLICAS son de importancia para responder solicitudes de información, por tal motivo los anteriores no se pueden eliminar. Como evidencia se anexa matriz con las series, subseries o asuntos a las cuales se les debe generar ficha de valoración para ser presentada ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","NO","NO",3,90,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo presentado por el proceso es necesario replantear las fechas de cumplimiento. La oAP alerta incumplimiento de esta actividad\n\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/05/2020  al 31/12/2'020. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n\n21/12/2020 Se evidencia archivo Excel \" Identificación documentos para eliminación aun consultados\" con información referente a: periodo, regional y Temao asunto consultado\n\n25/03/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que actividad se venció el 31/12/2020.\n\n21/06/2021: Se presenta avance en el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa Matriz de \"IDENTIFICACIÓN DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN AUN CONSULTADOS\", sin embargo, el monitoreo del proceso establece que \"esta actividad se seguirá realizando en el primer semestre de la vigencia 2021 para poder seguir identificando los documentos que presentan la misma condición\". Así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomiendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que actividad se venció el 31/12/2020.\n\n24/09/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: El proceso presenta como evidencia la identificación de series, subseries y/o asuntos a eliminar de las TVD, por lo tanto cumple con la accion fuera de los tiempos establecidos por el proceso en el planteamiento del plan de mejoramiento.\n","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n","ALEXANDRA CORTES\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verificó la remisión de un (1) archivo en formato Excel denominado \"Identificación documentos para eliminación aun consultados\" con información referente a: periodo, regional y Tema asunto consultado, respecto a las series o subseries en eliminación, no obstante, esta actividad se encuentra proceso toda vez que aún está en proceso de identificación de las mismas.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso remitió las mismas evidencias del periodo anterior. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de un  formato EXCEL denominado \"Matriz_identificacion_Eliminacion\", en el que se observa la identificación de series, subseries y/o asuntos a eliminar de las TVD, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA","Julieth Tovar - Contratista OCI","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Elaborar la propuesta de ficha de valoración de las series, subsidies y/o asuntos identificadas","2020-06-01","2021-12-20",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicito ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita el cambio de la fecha a 30/03/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la acción anterior por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/11/2021: GAUA continuó con la verificación de los documentos que son eliminación y que aún son consultados por la entidad y no se identificaron nuevas series, subseries o asuntos que deban ser incluidos en la matriz. Se espera realizar la elaboración de la propuesta de la ficha de valoración en la vigencia 2022 para darle cierre a esta actividad debido a que no se identifican más seres, subseries o asuntos en la revisión realizada.\n\n07/03/2022: Terminada la revisión por el Grupo de Atención al Usuario y Archivo, se procederá a elaborar las fichas de valoración de las series OBLIGACIONES HIPOTECARIAS Y ESCRITURAS PUBLICAS descritos en la matriz, se espera poder presentar el avance de las fichas de valoración en la tercera sesión del comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD. \n\n07/06/2022: El Grupo de Atención al Usuario y Archivo, está recopilando información para la elaboración de las fichas de valoración de las series OBLIGACIONES HIPOTECARIAS Y ESCRITURAS PUBLICAS.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.  \nPara este reporte el Grupo de Atención al Usuario y Archivo, presenta avance de la propuesta de ficha de valoración de la serie OBLIGACIONES HIPOTECARIAS. Cabe aclarar que no es la versión final. Como evidencia se anexa Acta No.4 de 2022 con sus respectivos anexos y avance de la propuesta de ficha de valoración de la serie OBLIGACIONES HIPOTECARIAS.\n","EN PROCESO","24/01/2020\n\n17/06/2022\n\n17/06/2022\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n12/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 30 de septiembre de 2020 , lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020  al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\".\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan verificar avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021:  De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021,  por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n31/12/2021: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda avanzar en la finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso adjunta evidencia que permite corroborar avance en el cumplimiento de la acción, sin embargo la fecha establecida para su cumplimiento se encuentra vencida, por lo tanto se recomienda al proceso redefinir la actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n","EN PROCESO","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/03/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05  acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n26/10/2022: Realizada la evauación, se verificó la remisión de tres documentos. Un documento en formato PDF denominado \"Acta No. 4 CIGD\" del 16 de junio de 2022, un documento en WORD denominado \"Ficha de Valoración Documental 2.0\" del 11 de julio de 2022 y una presentacion en PPT denominada \"PPT - CIGD Junio 16 de 2022\". Sin embargo, conforme al seguimiento efectuado por la segunda linea de defensa \"el proceso adjunta evidencia que permite corroborar avance en el cumplimiento de la acción, sin embargo la fecha establecida para su cumplimiento se encuentra vencida 31/03/2022 \". Se recomienda al proceso actualizar la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta N4 con fecha 16 de junio de 2022. Por lo tanto, no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación.","EN PROCESO"]
[null,null,null,null,null,"3. Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de ficha de valoración","2020-12-01","2023-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicito ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita el cambio de la fecha a 30/04/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la acción anterior por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad GAUA espera elaborar la propuesta de ficha de Valoración en la vigencia 2022 para ser presentada ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD.\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.","SIN INICIAR","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n12/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El monitoreo no es claro frente a la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, se recomienda revisar este termino según los monitoreos y seguimientos realizados en esta acción, de otra parte l proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020  al 31/04/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\".\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan verificar avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/04/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n31/12/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \" Para el cumplimiento de esta actividad GAUA espera elaborar la propuesta de ficha de Valoración en la vigencia 2022 para ser presentada ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD..\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","SIN INICIAR","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/04/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05  acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n26/10/2022: Conforme al seguimiento efectuado por segunda linea de defensa, no es posible efectuar la evaluación toda vez que el proceso no aportó evidencias, por lo cual se recomienda fortalecer la cultura del auto control referente al cargue y monitoreo oportuno del plan de mejoramiento SIG. Así mismo, se recomienda al proceso actualizar la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta N4 con fecha 16 de junio de 2022. ","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"4.Socializar las fichas de valoración a los funcionarios y contratistas del Archivo Central","2021-03-01","2023-05-15",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicito ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita el cambio de la fecha a 31/05/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la acción anterior por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.","SIN INICIAR","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n12/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El monitoreo no es claro frente a la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, se recomienda revisar este termino según los monitoreos y seguimientos realizados en esta acción, de otra parte l proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/03/2021  al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan verificar avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/05/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n31/12/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: :  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","SIN INICIAR","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05  acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/05/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n26/10/2022:   Conforme al seguimiento efectuado por segunda linea de defensa, no es posible efectuar la evaluación toda vez que el proceso no aportó evidencias, por lo cual se recomienda fortalecer la cultura del auto control referente al cargue y monitoreo oportuno del plan de mejoramiento SIG. Así mismo, se recomienda al proceso actualizar la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta N4 con fecha 16 de junio de 2022. ","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"5.Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación de las fichas de valoración.","2021-03-01","2023-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicito ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita el cambio de la fecha a 30/06/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de la acción anterior por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.\n\n","SIN INICIAR","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021: \n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n12/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El monitoreo no es claro frente a la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, se recomienda revisar este termino según los monitoreos y seguimientos realizados en esta acción, de otra parte l proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/03/2021  al 31/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\"\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan verificar avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/06/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n31/12/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","SIN INICIAR","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo,  que esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\" continua en estado sin iniciar.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n26/10/2022:  Conforme al seguimiento efectuado por segunda linea de defensa, no es posible efectuar la evaluación toda vez que el proceso no aportó evidencias, por lo cual se recomienda fortalecer la cultura del auto control referente al cargue y monitoreo oportuno del plan de mejoramiento SIG. Así mismo, se recomienda al proceso actualizar la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta N4 con fecha 16 de junio de 2022. ","SIN INICIAR"]
[15,"Auditorías Externas ","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado, el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos","AC","El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.E58:G62","1. Socializar los lineamientos definidos de la organización y control de prestamos con todas las dependencias del MVCT","2019-07-08","2020-08-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n07/09/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: En esta actividad se ha venido revisando la aplicación de los formatos de prestamos en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntan como evidencias los formatos de prestamos de Archivo central, OAP y grupo de Titulación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar y verificar los lineamientos definidos para el control de préstamos con todas las dependencias del MVCT, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de 3 hasta el momento (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Recursos Físicos,  Soporte Técnico)\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional en torno al Covid-19, inicialmente se planteó la realización de esta actividad de manera presencial pero se replanteo su ejecución teniendo en cuenta que no se podía asistir a las instalaciones del MVCT, por ello estos encuentros se están desarrollando de manera virtual, como evidencia se anexa 3 actas de reuniones virtuales con correo electrónico y link de grabación, se debe especificar que esta actividad aún se está ejecutando.  \n\n14/09/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, logrando la ejecución de 21 encuentros virtuales, se aclara que el grupo de Seguimiento y Control no se encuentra constituido y no está conformado al interior del MVCT,  para dar alcance a lo anterior se anexa como evidencia 21 actas de reuniones, correo electrónico con el link de la grabación. Se debe precisar que para esta acción se solicito ampliación del tiempo de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño la cual fue aprobada mediante acta #5 del 6 de agosto, la fecha aprobada fue 31/08/2020, lo anterior con la finalidad de cambiar el estado de la acción de vencida a cumplida para dar alcance se anexa acta y solicitud de ampliación.\n\n06/12/2020: Teniendo el reporte realizado por la OAP y OCI se da por ejecutada esta acción. ","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V55=5,100,IF(V55=4,95,IF(V55=3,90,IF(V55=2,70,IF(V55=1,50,IF(V55=0,0))))))","v":100},"24/01/2020 La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar avance en la ejecución de la actividad, ya que la implementación del GDC-F-10 Consulta y/o préstamo de documentos no demuestra que los lineamientos definidos por el Ministerio para la consulta y préstamo de documentos hayan sido socializados tal como se define en la actividad.\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior los procesos, los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n30/06/2020: El proceso en las evidencias no  soporta el cronograma definido según emergencia COVID  para la ejecución de esta actividad, así las cosas las actas suministradas como evidencia no permiten determinar el nivel de cumplimiento de la actividad, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora , se evidencias actas de mesas de trabajo virtuales realizadas con despacho de ministro (19/05/2020), Viceministerio de agua (28/05/2020) y Dirección de espacio urbano y territorial (30/04/2020)  encontrando que para la mesa realizada con el despacho del ministro no se diligencias las fechas de cumplimiento de los compromisos establecidos en la misma, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda reforzar el adecuado diligenciamiento de los formatos. Se declara incumplimiento frente al desarrollo de esta actividad de igual manera es necesario replantear fechas de cumplimiento de la misma. \n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 6/12/2019 al 31/08/2020 . En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión,  documental, PINAR y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\".\nAdicionalmente se evidencia 21 carpetas de mesas realizadas a dependencias como: Dirección de Desarrollo Sectorial, , Dirección de Inversión de Vivienda de Interés Social, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de atención al usuario y archivo, Grupo de procesos judiciales, Grupo de acciones constitucionales, Grupo de conceptos, Grupo de evaluación de proyectos, Oficina Asesora de Planeación, Grupo de monitoreo SGP, Grupo de política sectorial, Grupo de recursos físicos, Grupo seguimiento PND, Grupo de talento humano, oficina de control interno, Oficina Asesora Jurídica, Secretaria General, Subdirección de asistencia técnica y operaciones urbanas integrales, Subdirección de finanzas y presupuesto y Subdirección de promoción y apoyo técnico, Subdirección de proyectos, se observa acta de la mesa desarrollada con cada dependencia en la que se trataron temas como: Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema de Gestión Documental GESDOC, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Explicación del diligenciamiento del Formato de Solicitud de Consulta y/o Préstamo documentos y/o Expedientes, Identificación de Archivos de derechos Humanos. Adicionalmente, para cada una de ellas se evidencia corre electrónico emitido por el proceso de gestión documental en el que se adjunta acta y grabación de la actividad realizada; a excepción de la mesa realizada al Grupo de evaluación de proyectos.\n21/12/2020: La OCI en ru rol de evaluación el 15/10/2020 cierra esta acción. Pendiente cierre con efectividad por parte de la OCI.\n\n25/03/2021:  Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. \n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 15/10/2020, pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n","ALEXANDRA CORTES\n\n","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 16 registros \"Formatos GDC-F-10 con el registro de los prestamos de archivo GTSP\" y un (1) registro del formato \"Solicitud de consultas y prestamos de documentos a noviembre OAP\". No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, considerando el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y en consecuencia con el seguimiento trimestral efectuado sobre el PMA, se evidenció la ejecución de las mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT, a través de actas de reunión en las cuales se describía el ejercicio de socialización referente a los lineamientos definidos de la organización y control de prestamos, por lo cual, se valida el cumplimiento de la presente actividad.\n\n","CUMPLIDA","SI","20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dieciséis (16) formatos PDF denominados \"Acta de reunión\" de las siguientes dependencias: Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Seguimiento y Evaluación, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Sub ATOUI, dirección de vivienda rural, sub de acompañamiento y evaluación y sub de política y apoyo técnico, correspondientes a el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT. Por lo anterior, se declara la efectividad de las acciones ejecutadas para mitigar la causa identificada.\n\n\n30/08/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI, se verifico que el proceso no tiene actividades pendientes. ","JULIETH TOVAR - CONTRATISTA OCI"]
[null,null,null,null,null,"2. Identificar el metraje lineal por dependencia que presenta algún grado de desorganización o que no se encuentra debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.","2019-07-08","2021-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019:  Para esta actividad hemos venido identificando el metraje en cada dependencia a la cual realizamos visitas de seguimiento. Se adjuntas actas y listas de asistencia\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada la contingencia decretada por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, teniendo en cuenta que es necesario asistir al Archivo central del MVCT para realizar la respectiva identificación de la documentación que presenta algún grado de desorganización o que no se encuentra debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/05/2021, lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19 dado que su ejecución debe ser presencial. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la nueva fecha establecida para la realización de esta actividad, se está planificando su ejecutar durante los primeros meses del 2021, lo anterior dada las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se a limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\n\n05/03/2021: Se replanteará la fecha de esta actividad para el primer semestre de la vigencia 2021 debido al cambio de sede que se realizó en el mes de febrero del 2021.\n\n08/06/2021:Para la identificación del metraje lineal que presenta grado de desorganización en las dependencias del MVCT. se realizaron dos visitas en el mes de abril con el Grupo de Atención al Usuario y Archivo y el Grupo de Tesorería y en el mes de mayo se realizó una visita con el Grupo de Contratos. Como evidencia se anexan Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Tesorería y Grupo de Contratos e informe\n\n07/09/2021: Para la identificación del metraje lineal que presenta grado de desorganización en las dependencias del MVCT, se realizaron seis (6) visitas en el mes de junio con el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales. Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, en el mes de julio se realizaron tres (3) visitas con la Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales y la Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y en el mes de agosto se realizó una (1) visita con el Grupo de Recursos Físicos. \nComo evidencia se anexa Informe actualizado y Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.\n\n07/11/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea del reporte de del mes de agosto.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"24/01/2020: La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar la total identificación de metraje lineal por dependencia, ya que en las siguientes dependencia el acta cuya fecha se relaciona a continuación no refleja la respectiva identificación de metraje lineal: Secretaria General (16/07/2019),OAP (8/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo de evaluación de proyectos (23/08/2019), Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (5/08/2019),Monitoreo del SGP de APSB (02/08/2019). Teniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda reforzar el monitoreo realizado por el líder del proceso, ya que en este no se refleja si las evidencias aportadas corresponden a la totalidad de las visitas realizadas en el periodo o si esa es una muestra de las mismas, adicionalmente es necesario interiorizar en el ´proceso los lineamientos establecidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n30/06/2020 Teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso es necesario redefinir fechas de cumplimiento, sin embargo se alerta el incumplimiento de la actividad y la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior los procesos, los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora \n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 6/12/2019 al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". Sin embargo es necesario fortalecer el monitoreo ya que este no nos da una información concreta del estado actual en la ejecución de la actividad, en monitoreos anteriores se habla de visitas a dependencias, con este último monitoreo se da a entender que no se a realizado ninguna actividad relacionada con este tema\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresposponde con el de seguimiento.\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, debido al cambio de sede que se realizó en el mes de febrero del 2021.\n\n21/06/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa acta de reunión realizada el día 29 de abril de 2021 con el Grupo de Atención al Usuario y Archivo y el Grupo de Tesorería, y  acta de reunión de la visita realizada al Grupo de Contratos el 24 de mayo de 2021, que contemplan la identificación del metraje lineal que presenta algún grado de desorganización en las dependencias; sin embargo, no es posible establecer que el numero de visitas corresponde al total de las dependencias del MVCT, por lo cual y teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad es a 31/05/2021, ésta se encuentra vencida. Así las cosas, la OAP en su rol de segunda línea de defensa  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa (11) actas de reuniones sostenidas con : Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.\n\n31/12/2021: El proceso adjunta las evidencias que dan cumplimiento a la actividad y se esta a la espera de la evaluación por la OCI","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las actas de visita realizada a las dependencias, sin embargo, al revisar dichas actas se observa que no se mide el metraje lineal para las siguientes dependencias: SG (16/07/2019), OAP (8/11/2019), DP (23/08/2019), GEP (23/08/2019), SPAT (05/08/2019), DEUT (5/08/2019), MSGP de APSB (02/08/2019).   No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso  remitieron las siguientes evidencias: \"2 - Acta de reunión - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\" de fecha 29 de abril de 2021;  \"2 - Acta de reunión - Grupo de Tesorería\" del 29 de abril de 2021;  \"2 - Acta de reunión - Grupo de Contratos\" del 24 de mayo de 2021; y un \"2 - Informe seguimiento archivos de gestión\"  del 24 del 31 de mayo de 2021.  Estas evidencias no dan claridad para establecer el numero de visitas correspondientes a cada una de las  dependencias del MVCT. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05  acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dieciséis (16) formatos PDF denominados \"Acta de reunión\" de las siguientes dependencias: Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Seguimiento y Evaluación, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Sub ATOUI, dirección de vivienda rural, sub de acompañamiento y evaluación y sub de política y apoyo técnico. Correspondientes a las mesas de trabajo realizadas por dependencia, en las que se observa la identificación del metraje lineal por dependencia que presente algún grado de desorganización o que no se encuentre debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Realizar mesas de trabajo para hacer el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT.","2019-07-08","2021-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020\n\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019:  En esta actividad hemos venido realizando seguimiento en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntas actas y listas de asistencia\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, no obstante cabe aclarar que cuando se presentan hallazgos al establecer los compromisos en el acta se estipula acompañamiento para la organización de los documentos por el grupo de GAUA  como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n05/06/2020: Esta actividad se ha visto afectada, dadas las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, dado que para realizar esta acción es necesario asistir a las instalaciones del MVCT con la finalidad de determinar y acompañar a las dependencias en la organización de sus archivos. Teniendo en cuenta lo anterior se determinó capacitar a las dependencias en la utilización del FUID y en su adecuado manejo. Como evidencia se carga las actas de 23 encuentros virtuales con su respectivo correo y link de grabación que se encuentra en el cuerpo del Email.\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/05/2021, lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19 dado que su ejecución debe ser presencial. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la nueva fecha establecida para la realización de esta actividad, se está planificando su ejecutar durante los primeros meses del 2021, lo anterior dada las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se a limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\n05/03/2021: 05/03/2021: Se replanteará la fecha de esta actividad para el primer semestre de la vigencia 2021 debido al cambio de sede que se realizó en el mes de febrero del 2021.\n08/06/2021: Para el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT. se realizaron dos visitas de trabajo en el mes de abril con el Grupo de Atencón al Usuario y Archivo y el Grupo de Tesorería y en el mes de mayo se realizo una visita con el Grupo de Contratos. Como evidencia se anexan Actas de reunion de las mesas de trabajo del Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Tesorería y Grupo de Contratos.\n07/09/2021: Para el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT, se realizaron seis (6) visitas en el mes de junio con el Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales. Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, en el mes de julio se realizaron tres (3) visitas con la Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales y la Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y en el mes de agosto se realizó una (1) visita con el Grupo de Recursos Físicos. \nComo evidencia se anexa Informe actualizado y Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, se anexa Informe actualizado y Actas de reunión de las mesas de trabajo del Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos, adicional se anexan las actas de visita de la Dirección del Sistema Habitacional, Dirección de Vivienda Rural, Subdirección de Acompañamiento y Evaluación, Subdirección de Política y Apoyo Técnico, Grupo de Seguimiento y Evaluación y la Oficina Asesora Jurídica. \n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA) y se está a la espera de la evaluación de la segunda línea defensa (OAP) y de la tercera línea de defensa (OCI) sobre el reporte realizado el 07 de noviembre del 2021.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"27/01/2020 La evidencia aportada por el proceso permite corroborar avance en la ejecución de la actividad ya que se observa reuniones y mesas de trabajo en el que se ha dado  acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT, cuya dependencia y fecha asistida se relaciona a continuación:  Secretaria General (16/07/2019),OAP (25/07/2019), GTH (8/11/2019), OAP (SIG) (8/11/2019),GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019),SPAT ( 28/11/2019), SSFV (28/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo evaluación de proyectos (23/08/2019),Subdirección de gestión empresarial (23/08/2019),Subdirección de proyectos (23/08/2019),Grupo de comunicaciones estratégicas (8/07/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (12/07/2019),SATOUI (12/07/2019), Subdirección de políticas de desarrollo urbano u sectorial (12/07/2019),Grupo de recursos y presupuesto(25/07/2019),Grupo de seguimiento al plan nacional de desarrollo (25/07/2019),Grupo de seguimiento a proyectos de inversión (258/07/2019),DIVIS (14/09/2019),Subdirección de finanzas y presupuesto (04/09/2019),Dirección de desarrollo sectorial (21/08/2019),Dirección sistema habitacional (21/08/2019),Grupo desarrollo sostenible (21/08/2019),Grupo de política sectorial (21/08/2019),Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (05/08/2019),Grupo de monitorio del SGP de APSB (02/08/2019),Grupo de recursos y gestión de presupuesto (02/08/2019),OAJ (27/09/2019),OTIC (08/08/2019),SATOUI (05/08/2019),Subdirección de desarrollo urbano y territorial (05/08/2019),SSFV (05/08/2019),Grupo de acciones constitucionales (27/09/2019),Grupo de conceptos (27/09/2019),Grupo de procesos judiciales (27/09/2019),Grupo de talento humano (26/09/2019),Grupo de control interno disciplinario (26/09/2019),Subdirección y estructuración de programas (26/09/2019),Subdirección de promoción y apoyo técnico (26/09/2019),Grupo de contratos (21/10/2019),GAUA(16/10/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (16/10/2019),Grupo de recursos físicos (8/10/2019),SATOUI (04/10/2019),Secretaria General (18/10/2019),Subdirección de apoyo técnico (03/10/2019),Tesorería (02/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se evidencia si la evidencia corresponde a la totalidad de visitas realizadas o si es una muestra de las mismas, de igual manera en el monitoreo es necesario definir las dependencias que ya han cumplido totalmente con este acompañamiento y las que están pendientes del mismo.\n30/06/2020: Se replantea fecha de finalización a 31/12/2020 ya que inicialmente estaba para el 6 de diciembre de 2019; sin embargo el proceso en las evidencias  no soporta el cronograma definido según emergencia COVID  para la ejecución de las mesas de trabajo requeridas por esta actividad,  así las cosas las actas suministradas como evidencia no permiten determinar el nivel de cumplimiento de la actividad, razón por la cual la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, es importante reforzar el adecuado diligenciamiento de los formatos puesto que actas que soportan la mesa realizada con TIC el 11/03/2020 la lista de asistencia no tiene la totalidad de la información requerida en el formato; al igual que la mesa realizada con el despacho del ministro realizada el 19/05/2020 en la cual no se define la fecha de cumplimiento de lo compromisos establecidos en esta mesa; esto entre algunos casos de las evidencias suministradas por el proceso.\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2019 al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". Sin embargo es necesario fortalecer el monitoreo ya que este no nos da una información concreta del estado actual en la ejecución de la actividad, en monitoreos anteriores se habla de visitas a dependencias, con este último monitoreo se da a entender que no se a realizado ninguna actividad relacionada con este tema\n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresposponde con el de seguimiento.\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, debido al cambio de sede que se realizó en el mes de febrero del 2021.\n\n21/06/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así:  se observa un documento de \"INFORME SEGUIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN\"; sin embargo, no es posible establecer que el numero de visitas corresponde al total de las dependencias del MVCT, por lo cual y teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad es a 31/05/2021, ésta se encuentra vencida. Así las cosas, la OAP en su rol de segunda línea de defensa  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: Se evidencia avance en el cumplimiento sin oportunidad de la actividad, así: se observa (11) actas de reuniones sostenidas con : Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos.\n\n31/12/2021: El proceso adjunta las evidencias que dan cumplimiento a la actividad y se esta a la espera de la evaluación por la OCI","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 49 actas de visita realizada a las dependencias y sus correspondientes listas de asistencia, no obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad toda vez que no se define la organización final y completa de las dependencias y sus archivos de gestión.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05  acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dieciséis (16) formatos PDF denominados \"Acta de reunión\" de las siguientes dependencias: Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Seguimiento y Evaluación, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Sub ATOUI, dirección de vivienda rural, sub de acompañamiento y evaluación y sub de política y apoyo técnico, correspondientes a el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.","2020-03-01","2021-03-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/03/2021, lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2021: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la sesión virtual por correo electrónico realizada el día 06/07/2021. Como evidencia se anexa acta No. 04 de 2021 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/11/2021: Según la evaluación realizada por la tercera línea no se remitieron las evidencias respectivas para el periodo evaluado pero las evidencias fueron cargadas el día 07/09/2021 según lo reportado en la herramienta. Como evidencia se anexan nuevamente las evidencias reportadas el día 07/09/2021, acta No. 04 de 2021 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 30/03/2020, lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 30/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresposponde con el de seguimiento.\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n24/09/2021: Se evidencia el cumplimiento de la actividad sin oportunidad, así: se observa acta No. 04 de 2021  y una presentación en power point donde se evidencia el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.\n\n31/12/2021: El proceso adjunta las evidencias que dan cumplimiento a la actividad y se esta a la espera de la evaluación por la OCI","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior. Teniendo en cuenta la fecha de corte de esta evaluación y la fecha de terminación de la misma 30/03/2021; esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de  formatos  PDF denominados \"2-3 INFORME SEGUIMIENTO ARCHIVO DE GESTION 2021\" , \"4 - Acta No. 4 CIGyD 6 de julio de 2021 final_ (1)\" y una  presentación en PPT denominada \"4 - Comité Institucional de Gestión y Desempeño Julio 6 de 2021 FINAL (1)\" ,  correspondientes a el seguimiento del avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT. Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"5. Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.","2020-06-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP y OCI, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/06/2021, lo anterior dada la emergencia sanitaria decretada en torno al COVID-19. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n05/03/2021: Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\n\n08/06/2021:El seguimiento de esta actividad se presentará ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión que esta programada para el día 06/07/2021.\n\n07/09/2021: Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\n\n07/11/2021: Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022.\n\n07/03/2022: El seguimiento de esta actividad se presentó ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos con la cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de la actividad para el 31/12/2020 la cual estaba definida para 30/06/2020, lo anterior teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso en marzo de 2020, sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresposponde con el de seguimiento.\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/06/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \" Esta actividad se presentará en el último comité de la vigencia 2021.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el reporte realizado por el proceso, que establece \"Se presentará ante el CIGYD en la vigencia 2022...\" Así las cosas, la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022: El proceso presenta evidencias de socialización ante el CIGYD sobre el avance en la organización de archivos de la dependencias del MVCT.Dando asi cumplimiento a la actividad y se esta a la espera a la evaluación por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior. Sigue en estado sin iniciar.\n\n20/04/2022: 20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de  formatos  PDF denominados \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022_\" y una  presentación en PPT denominada \"PPT - CIGD Enero 31 de 2022\" ,  correspondientes a el seguimiento del avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT. Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[16,"Auditorías Externas ","Sistema Integrado de Conservación  - SIC. El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implantado el sistema integrado de conservación","AC","Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado.","1.Elaborar diagnóstico Integral de archivo del MVCT.","2019-05-01","2019-07-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n14/09/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para lo cual se solicitara ampliación del pazo para la elaboración del diagnóstico.\n\nPara el  periodo de la referencia se encuentra en proceso el  levantamiento de información que permita establecer el diagnostico para actualizar el documento con base en la normatividad vigente y  alineado a los planes y proyectos de la entidad. \n\n08/05/2019:  Se adjunta el documento preliminar  de diagnostico que se encuentra en construcción.\n\n14/06/2019:  Se adjunta el   diagnostico  y levantamiento de información.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se expresa que el diagnostico integral de archivos fue utilizado para la elaboración de la política de gestión documental, el Plan Institucional de Archivos -PINAR, Sistema Integrado de Conservación en su Plan de conservación documental y se está utilizando en la actualización del Programa de Gestión Documental -PGD. Se adjunta diagnóstico integral de archivos, PINAR, Política de Gestión Documental, Plan de conservación documental y el avance en el Programa de Gestión documental, lo anterior para dar cierre a la acción.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"31/07/2019: el proceso aporta un documento denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" por lo cual se recomienda al proceso revisar el cumpliendo de la actividad, porque aparece \"ABIERTA\"\n27/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. Sin embargo, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se refleja los resultados de la evaluación realizada por OCI el 22/08/2019, se debe tener en cuenta que el monitoreo debe reflejar el detalle del estado actual de la actividad.\n30/06/2020 El proceso no soporta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad teniendo en cuenta la evaluación realizada por OCI en marzo de 2020, lo anterior incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer los lineamientos definidos en el citado documento y es necesario dar tramite a las acciones necesarias para el cierre de eficaz de la actividad\n22/09/2020 Se evidencia documento \"Diagnóstico integral de archivo: Conservación y preservación documental a largo plazo\" (mayo de 2019), la estructura de este documento se compone por: objetivo, metodología, antecedentes, volumetría documental (archivos de gestión, archivo central, fondos documentales acumulados), conservación documental (Donde se analizan entre algunas aspectos: Humedad, contaminación, temperatura, iluminación), adicionalmente se observa documento PINAR el cual en su numeral 1.1.1. Identificación de aspectos Críticos, identifica el diagnostico de gestión documental como una fuente de identificación de aspectos critico. Se evidencia documento Plan conservación- borrador el cual en su numeral 1. Formulación de los programas de conservación documental manifiesta que cada uno de estos programas están basados  tanto en el levantamiento de la información del Diagnóstico Integral de Archivos, vigencia 2019, como de las actividades desarrolladas por el Grupo de Atención al Usuario y Archivo. Se evidencia documento \"Política de Gestión documental\" ,el cual en su numeral 3.2 Programa de gestión de información y documentos, el cual manifiesta Para su elaboración se tuvo en cuenta el diagnóstico integral de archivo realizado en el año 2019 en el Ministerio donde se contempló la necesidad de optimizar el manejo de los archivos. Se evidencia documento \"Programa de Gestión documental\" el cual establece en su introducción que para su elaboración se tuvo en cuenta las necesidades y problemáticas que se identificaron en el Diagnóstico integral de archivos, de igual manera se observa este tema en el numeral 6.1 Fase de elaboración, de este documento y en el numeral 7.1.7Cronograma de actividades\n21/12/2020 El proceso no suministra monitoreo y tampoco evidencias que permitan soportar la solicitud realizada por OCI en la evaluación realizada el 15/10/2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer estos lineamientos al interior del proceso.\n25/03/2021:  El proceso no suministra monitoreo y tampoco evidencias que soporten la solicitud realizada por OCI en la evaluación realizada el 15/10/2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora e impide el cierre con efectividad de la acción, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer estos lineamientos al interior del proceso.\n\n21/06/2021: La actividad fue cerrada por la OCI en la evaluación del 15/10/2021; sin embargo, el proceso no suministra evidencias que respondan a la solicitud realizada por OCI en la dicha evaluación. lo cual incumple lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora e impide el cierre con efectividad de la acción, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer estos lineamientos al interior del proceso.","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: El proceso no reportó evidencias que permitan verificar el avance en la acción planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia archivo en Word denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" donde se observa la descripción de las condiciones físicas actuales de las zonas de archivo para cada una de las sedes, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría externa del SIG. \n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones tomadas a partir del diagnóstico realizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2.Elaborar el plan de conservación documental y los programas correspondientes","2019-08-01","2020-12-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2021","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que para elaborar el sistema de conservación documental se debe hacer un análisis profundo del diagnostico de los archivos insumo primordial para realizarlo, en este momento se lleva un borrador inicial en el cual se está estipulando los programas necesarios, pero se encuentra en construcción, como evidencia se anexa borrador y el diagnóstico del estado de los archivos del MVCT\n\n03/06/2020: Para el logro de esta actividad se inició el planteamiento del Plan de Conservación Documental presentando un avance del 73,57 %,para dar alcance a lo anterior se carga documento en Word denominado “Plan_conservacion_Borrador_2020”, en el cual se encuentra el avance que a la fecha que se tiene en los programas que lo compone.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto, es de aclarar que el documento de conservación documental fue terminado y se está a la espera de culminar el plan de preservación digital a largo plazo para luego ser integrados y elaborar el Sistema Integrado de Conservación y así ser presentados ante el Comité Institucional de Archivos, por lo anterior de manera atenta se solicita dar cierre a la actividad.  Se anexa acta de comité, solicitud de ampliación de fechas PMA y documento Plan de conservación documental.\n\n06/12/2020: Partiendo de los reportes realizados por la OAP y OCI, se anexa correo electrónico donde se remite la propuesta del Plan de preservación Documental para su conocimiento. Como evidencia se anexa correo electrónico y documento Plan de preservación Documental. \n\n08/06/2021: De manera atenta se informa el cambio de fecha de terminación de esta actividad a 31/08/2020, teniendo en cuenta la solicitud de ampliación en los tiempos de ejecución, la cual fue presentada ante el comité institucional de gestión y desempeño siendo aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto del 2020, es de aclarar que el documento de conservación documental fue terminado y se está a la espera de culminar el plan de preservación digital a largo plazo para luego ser integrados y elaborar el Sistema Integrado de Conservación y así ser presentados ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Como evidencia se anexa acta No. 5 del comité Institucional de Gestión y Desempeño y documento Plan de Conservación Documental.\n\n07/09/2021: Se está a la espera de la evaluación efectuada por la tercera línea.\n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se presenta el documento Plan_conservacion_2020 en su versión final. Como evidencia se anexa documento Plan_conservacion_2020.\n\n07/03/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI). Cabe resaltar que el Plan de Conservación es un componente del Sistema Integrado de Gestión – SIC. Como evidencia se anexa nuevamente el Plan_conservacion_2020 el cual ya está conformado en el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC y con el cual se da cumplimiento a la actividad.\n\n","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"27/01/2020: El proceso no aporta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de vencimiento estaba definida para el 31/10/2019\n30/06/2020: Se amplia plazo de cumplimiento de esta actividad para el 31/12/2020 ya que inicialmente estaba definida para el 31/10/2019, se evidencia documento preliminar del SIC en el cual se contemplan los siguientes programas con su respectivo objetivo, alcance, actividades, metodología, y evidencias: Programa de capacitación y sensibilización, Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas, Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación, PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES , Programa De Prevención Emergencias Y Atención De Desastres Para Documentos De Archivo  \n22/09/2020  Se evidencia documento \"Plan de conservación 2020\", el cual en su estructura se define: Formulación de los programas de conservación documental (Directrices y 3 sedes de Mn- Calle 18, sede botica y sede palma), Programa de  capacitación y sensibilización, Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, Programa de saneamiento ambiental ( limpieza, desinfección, desratización y desinsectación), Programa de almacenamiento y Re almacenamiento, Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales, Programa de prevención de emergencias y atención de desastres para documentos de archivos, Formulación de lo programas de conservación documental Sede Fragua . Programa de capacitación y sensibilización sede fragua, Proma de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección y desinsectación, Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales , Programa de almacenamiento y re almacenamiento, Programa de atención de emergencias y prevención de desastres documentales. De otra parte en este documento se define: Cronograma de implementación y presupuesto.\nTeniendo en cuenta lo anterior el proceso no presenta evidencia de aprobación de dicho documento por parte de alguna instancia de la entidad, para lo cual es necesario que este sea aprobado y legalizado al interior del Ministerio; razón por la cual la OAP define que esta actividad se define en proceso.\nAdicionalmente el proceso suministra evidencia acta N5 de CIGYD del 6 de agosto de 2020 en el que se aprueba la modificación a la fecha de cumplimiento de la actividad  de elaboración del Sistema Integrado de Conservación la cual se define para el 31/03/2021.\n 21/12/2020 Se evidencia correo electrónico del 3 de noviembre del 2020 por medio del cual el contratista de GAUA remite a Coordinador de GAUA la propuesta del plan de preservación documental del SIC para la respectiva revisión por parte de esta instancia. Se evidencia documento en Word \"Plan de conservación documental\", el cual en su estructura refleja: formulación de los programas de conservación documental, formulación de los programas de conservación documental sedes administrativas calle 18N. 7-59, sede botica y sede palma, Programa de capacitación y sensibilización, Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, programa de saneamiento ambiental (limpieza, desinfección, desratización, y desinsectación), Programa de almacenamiento y re-almacenamiento, Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales, Programa de prevención de emergencias y atención de desastres para documentos de archivo, Formulación de los programas de conservación documental sede la fragua (Programa de capacitación y sensibilización sede la fragua, Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, programa de saneamiento ambiental, programa de monitoreo y control de condiciones ambientales, programa de almacenamiento y Re almacenamiento, programa de atención de emergencias y prevención de desastres documentales. \n25/03/2021: se determina el cumplimiento de esta actividad en el seguimiento del 21/12/2020. Está pendiente que el proceso remita los soportes para el cierre con efectividad por parte de la OCI.\n21/06/2021: se determina el cumplimiento de esta actividad en el seguimiento del 21/12/2020. Está pendiente que el proceso remita los soportes para el cierre con efectividad por parte de la OCI.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad “en proceso” y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten el avance o cumplimiento de la actividad, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso  remitieron las siguientes evidencias: Un (1) documento \" Acta No. 5 Sesión Ordinaria No Presencial Comité Institucional Gestión y Desempeño Agosto 6 2020\"; un (1) documento \" Plan_conservacion_2020\". Este ultimo documento es un borrador por lo cual se solicita soporte de el plan de conservación final para establecer el cumplimiento.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión de dos (2) formatos PDF denominados “Plan_conservacion_2020” y “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION  - SIC 1.0” correspondientes a la elaboración del plan de conservación documental y los programas correspondientes. Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3.Elaborar el plan de preservación digital a largo plazo y los programas correspondientes","2019-11-01","2021-03-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder realizar el sistema de preservación digital es primordial realizar antes el sistema de conservación documental y posteriormente integrarlos de manera armónica y funcional.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto, es de aclarar que  se solicitó asistencia técnica al Archivo General de la Nación con la finalidad de realizar su planteamiento de la forma adecuada teniendo en cuenta las necesidades del MVCT. Se anexa acta de comité, solicitud de ampliación de fechas PMA y correo electrónico solicitando asistencia técnica al AGN.\n\n05/03/2021: Después de las asistencias técnicas dadas por el AGN se programara mesa de trabajo con el grupo de tecnología para realizar el componente de preservación a largo plazo.\n\n08/06/2021: Se está ajustando según las observaciones presentadas por la Oficina de Control Interno se presentado de la vigencia 2021.\n\n07/09/2021: El documento se presentará en el mes de noviembre de la vigencia 2021.\n\n07/11/2021: Se realizaron los ajustes solicitados por la Oficina de Control Interno – OCI al documento “Plan_Preservacion_Digital_Borrador” \nComo evidencia se anexa documento con el nombre “Plan_Preservacion_Digital version1.0” para su respectiva revisión.\n\n07/03/2022: Para el cumplimento de esta actividad GAUA presenta la versión final del plan de Preservación Digital a largo Plazo Cabe resaltar que este plan es un componente del Sistema Integrado de Gestión – SIC. Como evidencia se anexa documento denominado Plan_Preservacion_Digital el cual ya está conformado en el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC y con el cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","24/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021: \n\n09/03/2022","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  31/12/2019 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020 Se evidencia acta N5 de CIGYD del 6 de agosto de 2020 en el que se aprueba la modificación a la fecha de cumplimiento de la actividad  de elaboración del Sistema Integrado de Conservación la cual se define para el 31/03/2021.\nDe otra parte se evidencia correo electrónico de fecha 8 de julio de 2020 emitido por GAUA y dirigió al AGN, en el cual se solicita asistencia en el tema de preservación digital a largo plazo y el tema de conservación documental , dicho correo fue respondido por AGN mediante correo electrónico de fecha julio9 de 2020, en el cual manifiestan la recepción de la solicitud y definen el numero de radicado de la misma\n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad de encuentra sin inciar, toda vez que \"Después de las asistencias técnicas dadas por el AGN se programará mesa de trabajo con el grupo de tecnología para realizar el componente de preservación a largo plazo.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece Se está ajustando según las observaciones presentadas por la Oficina de Control Interno se presentado de la vigencia 2021..\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con oportunidad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \" El documento se presentará en el mes de noviembre de la vigencia 2021.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n31/12/2021: El proceso adjunta el plan de preservación documento en borrador como evidencia, por lo tanto se constata la gestión que ha realizado el proceso, sin embargo se esta a la espera de la versión final\n09/03/2022: Se observa el cumplimiento de actividad por parte del proceso fuera de los tiempos de la siguiente manera: adjuntan como evidencia el plan de conservación a largo plazo, presentación ante el CIGYD y documento del sistema integrado de conservación (SIC)","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/03/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:Realizada la evaluación se verificó la remisión de un (1) formato PDF denominado “Plan_Preservación_Digital version1.0” correspondientes a la elaboración del plan de preservación digital a largo plazo y los programas correspondientes, por lo cual esta evidencia soporta el cumplimiento de la actividad. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"4.Elaborar el documento del Sistema Integrado de Conservación","2020-03-01","2021-03-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2/10/2019\n13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","02/10/2019: Se adjunta avance de documento Diagnostico Integral de Archivos.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 31/03/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores por lo anterior se espera terminar el plan de preservación digital para luego integrar el plan de conservación documental y el plan  de preservación digital en el Sistema Integrado de Conservación -SIC\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores por lo anterior se espera terminar el plan de preservación digital para luego integrar el plan de conservación documental y el plan de preservación digital en el Sistema Integrado de Conservación -SIC\n\n08/06/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores por lo anterior se espera terminar el plan de preservación digital para luego integrar el plan de conservación documental y el plan de preservación digital en el Sistema Integrado de Conservación -SIC.\n\n07/09/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores por lo anterior se espera terminar el plan de preservación digital en el mes de noviembre para luego integrar el plan de conservación documental y el plan de preservación digital en el Sistema Integrado de Conservación -SIC.\n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se elaboró el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC con sus planes correspondientes y se espera presentarlo en el primer comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD de la vigencia 2022. Como evidencia se anexa documento en PDF Sistema Integrado de Conservación - SIC.\n\n07/03/2022: Para el cumplimento de esta actividad el día 05 de diciembre del 2021 se elaboró el Manual Sistema Integrado de Conservación – SIC con sus dos componentes (Plan de Conservación y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo). Como evidencia se anexa Sistema Integrado de Conservación – SIC con el cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021:","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n27/01/2020: El proceso no aporta evidencia que permita corroborar avance en la ejecución de la acción. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/03/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021:  De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \" La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores por lo anterior se espera terminar el plan de preservación digital en el mes de noviembre para luego integrar el plan de conservación documental y el plan de preservación digital en el Sistema Integrado de Conservación -SIC.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: Se observa que el proceso cumple con la elaboración del documento \" Sistema Integrado de Conservación\" sin embargo se esta a la espera que sea presentado en el primer comite CIGYD de la siguiente vigencia 2022.","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 01/06/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/03/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:  Realizada la evaluación se verificó la remisión dos  (2) formatos PDF denominados  “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION  - SIC 1.0” y \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022_\"  y una  presentación en PPT denominada \"PPT - CIGD Enero 31 de 2022\"  Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la vigencia 2022 en donde se da la aprobación del sistema integrado de conservación establecido por el GAUA. Por lo cual, estas evidencias soportan el cumplimiento de la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"5.Presentar para aprobación ante el CIGYD, el Sistema Integrado de Conservación SIC y sus planes correspondientes (Conservación documental y preservación digital a largo plazo)","2020-06-01","2021-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 31/03/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se elaboró el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC con sus planes correspondientes y se espera presentarlo en el primer comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD de la vigencia 2022. Como evidencia se anexa documento en PDF Sistema Integrado de Conservación - SIC.\n\n07/03/2022: Para el cumplimiento de esta actividad fue presentado y aprobado el Sistema Integrado de Conservación - SIC con sus dos componentes (Plan de Conservación y Plan de Preservación Digital) ante el Comité Institucional de Gestión y desempeño - CIGYD en la primera sesión no presencial realizada el día 31 de enero de 2022. Como evidencia se anexa documento denominado acta No. 01 de 2022 con sus respectivos anexos  con la cual se da cumplimiento a la actividad.","CUMPLIDA","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/2021\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021:\n\n09/03/2022","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez Contratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de septiembre de 2019.\n27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/06/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: Se observa que el proceso cumple con la elaboración del documento \" Sistema Integrado de Conservación\" sin embargo se esta a la espera que sea presentado en el primer comite CIGYD de la siguiente vigencia 2022.\n\n09/03/2022:  Se observa cumplimiento de la actividad por parte del proceso fuera de los tiempos de la siguiente manera: Se observa presentación y acta de CIGYD, plan de conservación documental, plan de preservación digital a largo plazo y documento denominado \"Sistema integrado de conservación (SIC)\"","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 30/09/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias correspondientes para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/03/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión un  (1) formato PDF denominado \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022_\"  y una  presentación en PPT denominada \"PPT - CIGD Enero 31 de 2022\"  Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la vigencia 2022 en donde se da la aprobación del sistema integrado de conservación  SIC y sus planes correspondientes (Conservación documental y preservación digital a largo plazo). Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"6.Elaboración de acto administrativo de aprobación.","2020-07-01","2021-04-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 30/04/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Se elaborará el acto administrativo de adopción una vez sea presentado y aprobado el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD.\n\n07/03/2022: El acto administrativo de adopción por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda fue generado el día 04 de marzo del 2022 bajo la Resolución No. 0141. Como evidencia se anexa Resolución 0141 04 de marzo del 2022.","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021:\n\n09/03/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/09/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 30/04/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/04/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Se elaborará el acto administrativo de adopción una vez sea presentado y aprobado el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGYD..\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  Se observa cumplimiento de la actividad por parte del proceso fuera de los tiempos de la siguiente manera: En los adjuntos se encuentra resolución 0141 del 2022 con la correspondiente firma del Sr. Ministro.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n2021/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  30/04/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022:   Realizada la evaluación se verificó la remisión un  (1) formato PDF denominado \"Acta No. 1 CIGD Enero 31 de 2022_\"  y una  presentación en PPT denominada \"PPT - CIGD Enero 31 de 2022\"  Primera Sesión No Presencial Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la vigencia 2022 en donde se da la aprobación del sistema integrado de conservación establecido por el GAUA. Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"7.Socializar el SIC a los funcionarios y contratistas del MVCT","2020-10-01","2021-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 31/05/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/03/2022: Se procederá a socializar Sistema Integrado de Conservación – SIC con funcionarios y contratistas en el mes de marzo teniendo en cuenta que la resolución de adopción se generó el da 04 de marzo del 2022.\n\n07/06/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se realizó la socialización del Sistema Integrado de Conservación - SIC con las los funcionarios y contratistas del MVCT por la plataforma Teams. como evidencia se anexa presentación en power point, enlace de la grabación de socialización y lista de asistencia de la socialización.\n\n07/09/2022: Esta Actividad está cumplida por la primera línea de defensa (GAUA), y según la evaluación realizada por la segunda línea de defensa (OAP) también está cumplida, se está a la espera de la evaluación por parte de la tercera línea de defensa (OCI).","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista ","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V66=5,100,IF(V66=4,95,IF(V66=3,90,IF(V66=2,70,IF(V66=1,50,IF(V66=0,0))))))","v":100},"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  31/10/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/05/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n\n17/06/2022: Se observa cumplimiento de la actividad por parte del proceso fuera de los tiempos de la siguiente manera: Se realiza lasocialización del Sistema Integrado de Conservación - SIC con las los funcionarios y contratistas del MVCT el 01/04/2022","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado. Por lo anterior no se puede determinar el cumplimiento y se recomienda remitir la información correspondiente que permita evidenciar el cumplimiento de la actividad para la próxima evaluación. De igual manera, se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  31/05/2021, según lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/05/2022, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n26/10/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de tres (3) documentos, un (1) PDF denominado \"Lista de asistencia Socialización Sistema Integrado de Conversación - SIC\", un (1) WORD denominado \"Enlace Socialización Sistema Integrado de Conservación – SIC\" y una (1) presentación PPT denominada  \"Presentación socialización Sistema Integrado de Conservación – SIC\". Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"8.Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.","2020-06-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 30/06/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Para el cumplimiento de esta actividad el día 10 de mayo de la vigencia se entregó el informe solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN y se espera su respuesta.\n\n07/09/2022: Para el cumplimiento de esta actividad el día 10 de mayo del 2022 la Oficina de Control Interno - OCI remitió copia del memorando 2022EE0045203 con el informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN, y este fue respondido el 09 de junio del 2022 con el comunicado 2-2022-5846 indicando que una vez revisado el informe de avances en la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC en el Ministerio, el Grupo de Inspección y Vigilancia – GIV da por superado el hallazgo. Como evidencia se anexa memorando 2022EE0045203, informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC presentado al AGN y comunicado 2-2022-5846 respuesta AGN.","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021:\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista ","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/06/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/06/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso no suministra evidencia que permita dar cumplimiento con la actividad relacionada, el monitoreo cualitativo y las evidencias aportadas por el proceso no permite dar cierre a la actividad, debido a que el proceso desarrollo una actividad diferente a la asociada. Se recomienda al proceso ajustar la actividad segun lo establecido en la SMC-P-05 Acciones preventivas , correctiva y de mejora.   ","VENCIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior. Sigue en estado sin iniciar.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n20/10/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI se observa en el ítem 16 acción 8 que la actividad venció el 3/06/2021, conforme al último monitoreo realizado  el 07/09/2022 donde se da como cumplida esta actividad, el día 10 de mayo del 2022 la Oficina de Control Interno - OCI remitió copia del memorando 2022EE0045203 con el informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN, y este fue respondido el 09 de junio del 2022 con el comunicado 2-2022-5846 indicando que una vez revisado el informe de avances en la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC en el Ministerio, el Grupo de Inspección y Vigilancia – GIV da por superado el hallazgo. Como evidencia se anexa memorando 2022EE0045203, informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC presentado al AGN y comunicado 2-2022-5846 respuesta AGN. Por otra parte, el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa el 12/09/2022, en el que indica, que  no suministra evidencia que permita dar cumplimiento con la actividad relacionada, el monitoreo cualitativo y las evidencias aportadas por el proceso no permite dar cierre a la actividad, debido a que el proceso desarrollo una actividad diferente a la asociada, es importante precisar  que la segunda línea de defensa en su función de aseguramiento no generó oportunamente  las alertas sobre este incumplimiento, y especialmente  en la necesidad de realizar los monitoreos cada dos meses,  por lo cual se recomienda al proceso articular con la segunda línea de defensa la importancia de reprogramar dicha actividad y  aportar la presentación de evidencias que permita verificar el avance o cumplimiento de esta. En razón a lo anterior, desde la tercera línea de defensa se verificó la remisión de tres (3) formatos PDF denominados \"IMPLEMENTACIÓN SIC MINVIVIENDA”, \"2-2022-5846 Ministerio de Vivienda, Ciudad, Ciudad y Territorio\" y \"OFICIO RESPUESTA ACTA VISITA AGN., por lo tanto, se reitera al proceso remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Se declara incumplida ","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"9.Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.","2020-09-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta los reportes realizados tanto por la OAP y la OCI se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha a 30/06/2021, es de aclarar que esta actividad es directamente dependiente de la culminación de las acciones anteriores por tal motivo no se ha podido iniciar. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas PMA.\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Para el cumplimiento de esta actividad el día 10 de mayo de la vigencia se entregó el informe solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN y se espera su respuesta.\n\n07/09/2022: Para el cumplimiento de esta actividad el día 10 de mayo del 2022 la Oficina de Control Interno - OCI remitió copia del memorando 2022EE0045203 con el informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN, y este fue respondido el 09 de junio del 2022 con el comunicado 2-2022-5846 indicando que una vez revisado el informe de avances en la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC en el Ministerio, el Grupo de Inspección y Vigilancia – GIV da por superado el hallazgo. Como evidencia se anexa memorando 2022EE0045203, informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC presentado al AGN y comunicado 2-2022-5846 respuesta AGN.","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021:\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista ","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/09/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no aporta evidencias y tampoco monitoreo que permita corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo, el periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/06/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior..\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n12/09/2022: El proceso no suministra evidencia que permita dar cumplimiento con la actividad relacionada, el monitoreo cualitativo y las evidencias aportadas por el proceso no permite dar cierre a la actividad, debido a que el proceso desarrollo una actividad diferente a la asociada. Se recomienda al proceso ajustar la actividad segun lo establecido en la SMC-P-05 Acciones preventivas , correctiva y de mejora.  ","VENCIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior. Sigue en estado sin iniciar.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n20/10/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI se observa en el ítem 16 acción 9 que la actividad venció el 30/06/2021, conforme al último monitoreo realizado el 07/09/2022, donde se observa el cumplimiento de esta actividad,  el día 10 de mayo del 2022 la Oficina de Control Interno OCI remitió copia del memorando 2022EE0045203 con el informe implementación Sistema Integrado de Conservación – SIC solicitado por el Archivo General de la Nación – AGN, y este fue respondido el 09 de junio del 2022 con el comunicado 2-2022-5846 indicando que una vez revisado el informe de avances en la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC en el Ministerio, el Grupo de Inspección y Vigilancia – GIV da por superado el hallazgo. Como evidencia se anexa memorando 2022EE0045203, informe implementación Sistema Integrado de Conservación SIC presentado al AGN y comunicado 2-2022-5846 respuesta AGN; por otra parte, el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa el 12/09/2022 en el que indica, que no suministra evidencia que permita dar cumplimiento con la actividad relacionada, el monitoreo cualitativo y las evidencias aportadas por el proceso y no permite dar cierre a la actividad, debido a que el proceso desarrollo una actividad diferente a la asociada. Se recomienda al proceso ajustar la actividad según lo establecido en la SMC-P-05 Acciones preventivas, correctiva y de mejora, es importante precisar  que la segunda línea de defensa en su función de aseguramiento no generó oportunamente  las alertas sobre este incumplimiento, y especialmente  en la necesidad de realizar los monitoreos cada dos meses,  por lo cual se recomienda al proceso articular con la segunda línea de defensa la importancia de reprogramar dicha actividad y  aportar la presentación de evidencias que permita verificar el avance o cumplimiento de esta, en razón a lo anterior, desde la tercera línea de defensa se verificó la remisión de tres (3) formatos PDF denominados \"IMPLEMENTACIÓN SIC MINVIVIENDA\" , \"2-2022-5846  Ministerio de Vivienda, Ciudad, Ciudad  y Territorio\" y \"OFICIO RESPUESTA ACTA VISITA AGN\",. Por lo tanto, se reitera al proceso remitir los soportes de adopción y su socialización para determinar el cumplimiento de la actividad y su correspondiente efectividad. Se declara incumplida","VENCIDA"]
[17,"Auditorías Externas ","Disposición Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificación de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental.","AC","Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.\n","1. Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos en las TRD de las dependencias del MVCT","2019-06-01","2020-12-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que se estableció un cronograma para todo el 2020 con la finalidad de Verificación la utilización de algunos instrumentos archivísticos y la identificación de las series que de acuerdo a la documentación generada tengan relación con los derechos humanos y el derecho internacional humanitario. Como evidencia de la ejecución se anexa cronograma y la realización inicial de 3 visitas (GAUA, Grupo de Soporte Técnico y Recursos Físicos) con los respectivos formatos que sustentan su realización.\n\n03/06/2020: Para la ejecución de esta actividad se han venido desarrollo mesas de trabajo virtuales desde el inicio de la emergencia sanitaria provocada por el Covid-19 en el mes de marzo, en estos encuentros se expone el tema de derechos humanos (Ley, concepto, criterios de identificación, proceso, etc.) y de acuerdo a las series y subsidies presentes en la TRD, con la dependencia se determina en cuales se podría presentar este tipo de documentación. Como evidencia se carga las actas de (23) reuniones, correo electrónico con el link de la grabación, presentación utilizada para la explicación y documento en Excel en el cual se está llevando la identificación de las series por dependencia.\n\n14/09/2020: Para la ejecución de esta actividad se han venido desarrollo mesas de trabajo virtuales desde el inicio de la emergencia sanitaria provocada por el Covid-19 en el mes de marzo, en estos encuentros se expone el tema de derechos humanos (Ley, concepto, criterios de identificación, proceso, etc.) y de acuerdo a las series y subsidies presentes en la TRD, con la dependencia se determina en cuales se podría presentar este tipo de documentación. Como evidencia se carga las actas de (21) reuniones, correo electrónico con el link de la grabación, presentación utilizada para la explicación y documento en Excel en el cual se está llevando la identificación de las series por dependencia y cronograma establecido. Teniendo en cuenta lo anterior se llegaría a un acumulado de 44 reuniones para un 100% de ejecución, se aclara que el grupo de Seguimiento y Control no se encuentra constituido y no esta conformado al interior del MVCT partiendo de lo anterior se solicita el cierre de la actividad.","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,{"$f":"IF(V69=5,100,IF(V69=4,95,IF(V69=3,90,IF(V69=2,70,IF(V69=1,50,IF(V69=0,0))))))","v":100},"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Se amplia fecha de cumplimiento de esta actividad para el 31/12/2020 ya que inicialmente estaba para el 31/05/2020. Se evidencia matriz Excel \"Identificación archivos DDHH\" la cual contempla campos como: Consecutivo, dependencia, fecha realizada, link/físico, series relacionadas con derechos humanos; en este archivo se puede evidenciar que se han realizado 22 visitas a las dependencias, se evidencias 23 carpetas con e nombre de dependencias visitadas en la cual cada una cuenta con su respectiva acta de reunión; sin embargo el proceso no adjunta el cronograma de programación lo cual impide medir el nivel de cumplimiento de esta actividad, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en el SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se evidencia 21 carpetas de mesas realizadas a dependencias como: Dirección de Desarrollo Sectorial, , Dirección de Inversión de Vivienda de Interés Social, Dirección del Sistema Habitacional, Grupo de atención al usuario y archivo, Grupo de procesos judiciales, Grupo de acciones constitucionales, Grupo de conceptos, Grupo de evaluación de proyectos, Oficina Asesora de Planeación, Grupo de monitoreo SGP, Grupo de política sectorial, Grupo de recursos físicos, Grupo seguimiento PND, Grupo de talento humano, oficina de control interno, Oficina Asesora Jurídica, Secretaria General, Subdirección de asistencia técnica y operaciones urbanas integrales, Subdirección de finanzas y presupuesto y Subdirección de promoción y apoyo técnico, Subdirección de proyectos, se observa acta de la mesa desarrollada con cada dependencia en la que se trataron temas como: Validación de la correcta aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD e identificación de series y subsidies documentales para la actualización de las mismas, Parametrización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema de Gestión Documental GESDOC, Explicación diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID, Explicación del diligenciamiento del Formato de Solicitud de Consulta y/o Préstamo documentos y/o Expedientes, Identificación de Archivos de derechos Humanos. Adicionalmente, para cada una de ellas se evidencia corre electrónico emitido por el proceso de gestión documental en el que se adjunta acta y grabación de la actividad realizada; a excepción de la mesa realizada al Grupo de evaluación de proyectos.\n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo a esta actividad, lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, Sin embargo la OCI en la evaluación realizada el 15/10/2020 cierra esta actividad. Pendiente cierre con efectividad por parte de la OCI.\n25/03/2021: El proceso no suministra monitoreo o evidencias que soporten la solicitud realizada por OCI en la evaluación realizada el 15/10/2020 lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora e impide el cierre con efectividad de la acción, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer estos lineamientos al interior del proceso.\n\n21/06/2021: La actividad fue cerrada por la OCI en la evaluación del 15/10/2021; sin embargo, el proceso no suministra evidencias que respondan a la solicitud realizada por OCI en la dicha evaluación. lo cual incumple lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora e impide el cierre con efectividad de la acción, así las cosas la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer estos lineamientos al interior del proceso.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación por parte de la OCI, considerando el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa y en consecuencia con el seguimiento trimestral efectuado sobre el PMA, se evidenció la ejecución de las mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT, a través de actas de reunión en las cuales se describía el ejercicio de socialización referente a la identificación de series relacionadas con DDHH, por lo cual, se valida el cumplimiento de la presente actividad.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Elaborar el inventario documental de los archivos de derechos humanos","2020-05-31","2021-03-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/03/2021. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Teniendo en cuenta la nueva fecha establecida para la realización de esta actividad, se está planificando su ejecutar durante los primeros meses del 2021, lo anterior dada las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se ha limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\n\n05/03/2021: Se planificará para el primer semestre de la vigencia 2021 llevar a cabo esta actividad debido la contratación inicio en febrero y esta actividad es de manera presencial.\n\n08/06/2021:  Esta actividad se ha visto afectada, dadas las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se ha limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\nSin embargo, se tiene un plan de trabajo con el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, el cual inició el 15/03/2021 con el fin de realizar el acompañamiento técnico a través del fortalecimiento, registro y acopio de los documentos referentes a violación de derechos humanos del MINVIVIENDA, Se participó en las jornadas de fortalecimiento los días 24, 25 y 26 de marzo 28, 29 y 30 de abril y 28 de mayo según lo propuesto en el plan de trabajo. Como evidencia se anexa Acta de concertación plan de trabajo, propuesta plan de trabajo, acta aclaraciones y seguimiento plan de trabajo y certificados de formación virtual en archivos vinculaos a derechos humanos memoria histórica y conflicto armado de los meses marzo, abril y mayo.\n\n07/09/2021:  Esta actividad se ha visto afectada, dadas las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se ha limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial.\nSin embargo, se tiene un plan de trabajo con el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, el cual inició el 15/03/2021 con el fin de realizar el acompañamiento técnico a través del fortalecimiento, registro y acopio de los documentos referentes a violación de derechos humanos del MINVIVIENDA, Se participó en las jornadas de fortalecimiento los días 23 y 25 de junio 12, 13, 14, 15 y 16 de julio según lo propuesto en el plan de trabajo y se realizan visitas a las dependencias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio en donde se indaga si estas manejan documentación referente a violación de derechos humanos con el fin de socializar la manera en la que se debe diligenciar el Formato único de Inventario Documental FUID para posteriormente ser registrados por el encargado del archivo de gestión de cada dependencia esta información queda plasmada en el acta de visita. Como evidencia se anexa certificados de formación virtual en archivos vinculaos a derechos humanos memoria histórica y conflicto armado de los meses junio y julio y actas de reunión dependencias. \n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se identificó documentación referente  a derechos humanos en la Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda y se registró en el Formato Único de Inventario Documental - FUID con la identificación en el campo de observaciones de la documentación referente a derechos Humanos según ley 1448 de 2011. Como evidencia se anexa Formato Única de Inventario Documental - FUID\n\n07/03/2022: Para el cumplimiento de esta actividad se identificó documentación referente a derechos humanos en la Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda y en la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico y se registró en el Formato Único de Inventario Documental - FUID con la identificación en el campo de observaciones de la documentación referente a derechos Humanos según ley 1448 de 2011. Como evidencia se anexa Formato Única de Inventario Documental – FUID de la subdirección de subsidio Familiar de Vivienda y de la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico con los cuales se da cumplimiento a la actividad.\n\n","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n11/03/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/08/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 31/03/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no presenta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el del seguimiento\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"Se planificará para el primer semestre de la vigencia 2021 llevar a cabo esta actividad debido la contratación inicio en febrero y esta actividad es de manera presencial\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/03/2021, por lo cual se recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n21/06/2021: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa el Acta de la reunión realizada el 21/12/2020 para la concertación plan de trabajo con el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, la propuesta plan de trabajo firmado por representantes del MVCT y CNMH, Acta de la reunión realizada el 15/03/2021 para aclaraciones y seguimiento plan de trabajo con el CNMH y certificados entregados a colaboradores del MVCT, referentes a formación virtual en Archivos y Derechos Humanos, memoria histórica y conflicto armado cursado en los meses marzo, abril y mayo; sin embargo, el monitoreo del proceso establece que \"Esta actividad se ha visto afectada, dadas las dificultadas presentadas por el COVID-19, por el cual se ha limitado el acceso a las instalaciones físicas y es de resaltar que esta acción se debe realizar de manera presencial\". Así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa reitera la recomiendación de replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, toda vez que actividad se venció el 31/03/2020.\n\n24/09/2021: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa (10) actas de reuniones sostenidas con : Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Oficina de Control Interno, Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales y la Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Espacio Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas Integrales, Subdirección de Política de Desarrollo Urbano y Territorial y Grupo de Recursos Físicos, por otra parte se presentan (8) certificaciones de formación academica en la gestión archivivstica.\n\n31/12/2021: Se presenta avance en el cumplimiento de la actividad, así: Formato Unico de Inventario Documental de la Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda, se esta a la espera de que el proceso finalice la actividad para proceder con la evaluación.\n\n11/03/2022: Se observa cumplimiento de la actividad por parte del proceso fuera de los tiempos de la siguiente manera: Como evidencia se encuentra el inventario de documentación relacionada con los Derechos Humanos.","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso  remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado: Acta de la reunión realizada el 21/12/2020 para la concertación plan de trabajo con el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, la propuesta plan de trabajo firmado por representantes del MVCT y CNMH, Acta de la reunión realizada el 15/03/2021 para aclaraciones y seguimiento plan de trabajo con el CNMH y 10 certificados entregados a colaboradores del MVCT, referentes a formación virtual en Archivos y Derechos Humanos, memoria histórica y conflicto armado cursados en los meses marzo, abril y mayo  de 2021, sin embargo, conforme con el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, los soportes no son permiten establecer el cumplimiento de la actividad.  Se recomienda realizar la solicitud de ampliación de fecha de la actividad ya que presenta fecha de finalización  30/03/2021, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora en el numeral 6. Esta actividad pasa al estado vencida.\n\n20/04/2022: Realizada la evaluación se verificó la remisión de dos  (2) formatos EXCEL denominados  \"formato único de inventario documental - FUID Derechos Humanos SPAT\"  y \"formato único de inventario documental - FUID Derechos Humanos SSFV\" que corresponden a el inventario documental de los archivos de derechos humanos. Por lo cual, estas evidencias soportan la acción establecida. ","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Elaborar el programa de  protección, valoración y acceso a los archivos de derechos humano.","2020-09-01","2022-12-28",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","13/03/2020\n14/09/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/03/2022\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.\n\n14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/04/2021. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n05/03/2021: Se esta trabajando para cumplir con la elaboración del programa en la fecha establecida.\n\n08/06/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: Para el cumplimiento de esta actividad se espera terminar el plan de trabajo que se tiene con el Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH con sus jornadas de fortalecimiento Y como producto final de este plan se materializara el programade protección valoración y acceso a los archivos de derechos humanos para la vigencia 2022.\n\n07/03/2022:Luego de cumplir con el plan de trabajo establecido con el Centro Nacional de Memoria Histórica en la vigencia 2021, el Grupo de Atención al Usuario y Archivo está recopilando información para la elaboración del programa de protección, valoración y acceso a los archivos de derechos humanos para su elaboración en esta vigencia. \n\n07/06/2022: El Grupo de Atención al Usuario y Archivo está recopilando información para la elaboración del programa de protección, valoración y acceso a los archivos de derechos humanos para su elaboración en esta vigencia.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.  \nPara este reporte el Grupo de Atención al Usuario y Archivo, presenta avance del procedimiento Archivos de Derechos Humanos. Cabe aclarar que no es la versión final. Como evidencia se anexa Acta No.4 de 2022 con sus respectivos anexos y avance del procedimiento Archivos de Derechos Humanos.\n","EN PROCESO","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n27/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: Teniendo en cuenta el monitoreo del proceso se amplia fecha de cumplimiento para el 31/12/2020 ya que la inicial estaba definida para el  30/11/2020 sin embargo el proceso no presenta monitoreo con corte a 31 de mayo de 2020 incumpliendo lo definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 30/11/2020 al 30/04/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo y tamico evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el del seguimiento.\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance.\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/04/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"esperapera terminar el plan de trabajo que se tiene con el Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH con sus jornadas de fortalecimiento Y como producto final de este plan se materializara el programade protección valoración y acceso a los archivos de derechos humanos para la vigencia 2022.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n27/09/2022 :  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","VENCIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado, y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior, la fecha de  finalización  es 30/04/2021  por lo cual pasa a  estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n\n\n20/10/2022:  Realizada la evaluación por parte de la OCI se observa en el ítem 17 acción 3 que la actividad venció el 30/04/2021, conforme al último monitoreo realizado el 07/09/2022, se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad. Para este reporte el Grupo de Atención al Usuario y Archivo, presenta avance del procedimiento Archivos de Derechos Humanos, cabe aclarar que no es la versión final como evidencia se anexa Acta No.4 de 2022 con sus respectivos anexos y avance del procedimiento Archivos de Derechos Humanos; por otra parte, el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa el 27/09/2022,  en el que indica , que  no suministran evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización, en razón a lo anterior, desde la tercera línea de defensa se verificó que el acta mencionada anteriormente se encuentra aprobada la prórroga para la ejecución de esta actividad, por lo que se recomienda a la segunda línea de defensa en su función de aseguramiento verifique las evidencias cargadas por el proceso, toda vez, que no es no es posible determinar el cumplimiento a la actividad conforme con lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se declara incumplida","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"4.Presentar para aprobación del CIGYD el programa específico para el tratamiento de archivos de derechos humanos.","2020-12-01","2023-04-20",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 31/05/2021. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.","SIN INICIAR","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n09/03/2022\n\n17/06/2022\n\n27/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","SI","NO","NO","NO",2,70,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 31/12/2020 al 31/05/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo y tamico evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el del seguimiento.\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está vencida teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 31/05/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n09/03/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022:  El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad, así las cosas la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda replantear fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n27/09/2022: El proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","VENCIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior, la fecha de  finalización  es 31/05/2021  por lo cual pasa a  estado vencida.\n\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/05/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejo\n\n20/10/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI se observa en el ítem 17 acción 4 que la actividad venció el 31/05/2021, conforme al último monitoreo el 07/09/2022, se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad, por otra parte, de acuerdo al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa el 27/09/2022, en el que indica que  no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso deberá realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora; en razón a lo anterior, desde la tercera línea de defensa se verificó que el acta mencionada anteriormente se encuentra aprobada la prórroga para la ejecución de esta actividad, por tal razón se recomienda a la segunda línea de defensa en su función de aseguramiento verifique las evidencias cargadas por el proceso, ya que no es posible determinar el cumplimiento a la actividad hasta que el  proceso no actualice  la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta No. 4   con fecha 16 de junio de 2022, conforme con lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se declara incumplida","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"5.Socializar a los funcionarios de las áreas responsables de custodiar archivos de derechos humanos, el protocolo AGN","2021-01-01","2021-06-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021",null,"14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/06/2021. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: Se socializo el protocolo de AGN a todas las dependencias que conforman el ministerio de vivienda ciudad y territorio (43 dependencias), como evidencia se anexa acta, correo de envío y presentación utilizada.\n\n05/03/2021: Se socializó con los funcionarios de las áreas responsables en cuanto al tema de identificar, custodiar, archivos de derechos humanos. Anexo evidencia actas de socialización.","CUMPLIDA","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP","SI","SI","SI","SI","SI",5,100,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 28/02/2021 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 Se evidencia actas de mesas realizadas con las dependencias en las cuales uno de los puntos a tratar es \"Identificación de Archivos de derechos Humanos\" así las cosas se evidencias mesas de trabajo con: Grupo de contratos (16/03/2020), Despacho del Ministro ( 19/05/2020), Viceministerio de APSB (26/05/2020), Viceministerio de vivienda (12/05/2020), Dirección de desarrollo sectorial (05/06/2020), DIVIS (15/07/2020), DSH (02/09/2020), DEUT (30/04/2020), Dirección de programas (20/04/2020), GAUA (8/06/2020), Grupo de desarrollo sostenible ( 23/04/2020), Grupo de presupuesto y cuentas ( 16/04/2020), Grupo de procesos judiciales ( 5/06/2020), Grupo de tesorería (17/04/2020), Grupo de acciones constitucionales (05/06/2020), Grupo de conceptos jurídicos (19/06/2020), Grupo de control interno disciplinario ( 23/04/2020), Grupo de contabilidad (16/04/2020), Grupo de evaluación de proyecto (17/07/2020), Grupo de Gestión, recursos y presupuesto (18/08/2020), Grupo de monitoreo SGP APSB (02/06/2020), Grupo de política sectorial (03/06/2020), Grupo de recursos físicos (16/06/2020), Grupo seguimiento plan nacional de desarrollo (18/08/2020), Grupo seguimiento proyectos de inversión (21/04/2020), Grupo de talento humano (02/06/2020), Grupo de titulación y saneamiento predial (16/04/2020), Grupo de comunicaciones estratégicas ( 08/05/2020), Grupo de soporte (14/05/2020), OCI (11/06/2020), Oficina Asesora Jurídica (19/06/2020), Oficina Asesora de Planeación (07/05/2020), Secretara General (18/06/2020), SATOUI (24/06/2020), Subdirección de finanzas y presupuesto (18/06/2020), Subdirección de gestión empresarial (20/04/2020), Subdirección de políticas de espacio urbano y territorial (29/04/2020), SPAT (17/06/2020), Subdirección de proyectos (04/06/2020), Subdirección de servicios administrativos (21/05/2020), SSFV (17/04/2020), Subdirección de estructuración de programas ( 20/04/2020) y vivienda rural (16/04/2020). \n25/03/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. El proceso aporta como evidencia tres actas de mesa de trabajo en las cuales se realizó la Identificación de Archivos de derechos Humanos, con la Oficina Asesora de Planeación, el 7 de mayo de 2020, la Oficina de Control Interno el 11 de junio de 2020 y la Subdirección de Servicios Administrativos el 21 de mayo de 2020.\n\n21/06/2021: Esta actividad fue cerrada por OCI mediante evaluación del 26/02/2021, pendiente cierre con efectividad. ","CUMPLIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 43 actas de mesas realizadas con las dependencias en las cuales uno de los puntos a tratar es \"Identificación de Archivos de derechos Humanos\" así las cosas se evidencias mesas de trabajo con: Grupo de contratos (16/03/2020), Despacho del Ministro ( 19/05/2020), Viceministerio de APSB (26/05/2020), Viceministerio de vivienda (12/05/2020), Dirección de desarrollo sectorial (05/06/2020), DIVIS (15/07/2020), DSH (02/09/2020), DEUT (30/04/2020), Dirección de programas (20/04/2020), GAUA (8/06/2020), Grupo de desarrollo sostenible ( 23/04/2020), Grupo de presupuesto y cuentas ( 16/04/2020), Grupo de procesos judiciales ( 5/06/2020), Grupo de tesorería (17/04/2020), Grupo de acciones constitucionales (05/06/2020), Grupo de conceptos jurídicos (19/06/2020), Grupo de control interno disciplinario ( 23/04/2020), Grupo de contabilidad (16/04/2020), Grupo de evaluación de proyecto (17/07/2020), Grupo de Gestión, recursos y presupuesto (18/08/2020), Grupo de monitoreo SGP APSB (02/06/2020), Grupo de política sectorial (03/06/2020), Grupo de recursos físicos (16/06/2020), Grupo seguimiento plan nacional de desarrollo (18/08/2020), Grupo seguimiento proyectos de inversión (21/04/2020), Grupo de talento humano (02/06/2020), Grupo de titulación y saneamiento predial (16/04/2020), Grupo de comunicaciones estratégicas ( 08/05/2020), Grupo de soporte (14/05/2020), OCI (11/06/2020), Oficina Asesora Jurídica (19/06/2020), Oficina Asesora de Planeación (07/05/2020), Secretara General (18/06/2020), SATOUI (24/06/2020), Subdirección de finanzas y presupuesto (18/06/2020), Subdirección de gestión empresarial (20/04/2020), Subdirección de políticas de espacio urbano y territorial (29/04/2020), SPAT (17/06/2020), Subdirección de proyectos (04/06/2020), Subdirección de servicios administrativos (21/05/2020), SSFV (17/04/2020), Subdirección de estructuración de programas ( 20/04/2020) y vivienda rural (16/04/2020), lo cual permite validar el cumplimiento con efectividad de la presente actividad.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"6.Presentar ante el CIGYD el seguimiento a la implementación del programa para derechos humanos.","2021-06-01","2023-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/09/2020\n06/12/2020\n05/03/2021\n08/06/2021\n07/09/2021\n07/11/2021\n07/03/2022\n07/06/2022\n07/09/2022","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","14/09/2020: Teniendo en cuenta el reporte realizado por la OAP, se solicitó ampliación en los tiempos de ejecución de esta actividad ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue aprobada mediante acta # 5 del 6 de agosto por tal motivo se solicita de manera atenta el cambio de la fecha de terminación a 30/06/2021. Se anexa acta de comité y solicitud de ampliación de fechas del PMA\n\n06/12/2020: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n05/03/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n08/06/2021: la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/09/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/11/2021: La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\n\n07/03/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/06/2022: Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\n\n07/09/2022: Se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad.\n\n","SIN INICIAR","27/01/2020\n\n30/06/2020\n\n22/09/2020\n\n21/12/2020\n\n25/03/202\n\n21/06/2021\n\n24/09/2021\n\n31/12/2021\n\n17/06/2022\n\n26/09/2022","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP\n\nAmelia Navarro\nProfesional Especializado OAP\n\nJeison Ramirez\nContratista OAP\n\nDaniela Del Hierro Contratista \n\nJeison Ramirez\nContratista OAP","SI","NO","NO","NO","NO",1,50,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n30/06/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento\n22/09/2020: Se realiza ajuste de fecha de cumplimiento de la actividad según lo sustentado por el proceso en el monitoreo modificando esta del 28/02/2021 al 30/06/2021. En relación a la ejecución de esta actividad se evidencia  acta N. 5 de CIGYD realizado el 6 de agosto de 2019 (Punto 5 aprobación de documentos y solicitudes de gestión documental) en donde se aprueba la política de gestión documental, PINAR  y las fechas de cumplimiento de esta actividad y adicionalmente se evidencia documento \"Solicitud modificación fechas PMA-AGN\". \n21/12/2020 El proceso no presenta monitoreo y tamico evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad, sin embargo el periodo de ejecución de la actividad no corresponde con el del seguimiento.\n25/03/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso esta actividad no presenta avance, toda vez que \"la ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\"\n\n21/06/2021: De acuerdo con el monitoreo realizado por el proceso que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores\"; sin embargo, la OAP en su rol como segunda línea de defensa, alerta que la actividad está próxima a vencer teniendo en cuenta que la fecha de finalización es 30/06/2021, por lo cual  recomienda tener en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, en lo referente a replantear fecha de finalización de esta actividad.\n\n24/09/2021: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n31/12/2021: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"La ejecución de esta actividad depende de la realización de las acciones anteriores.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n11/03/2022: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\n17/06/2022: No se puede determinar el cumplimiento con efectividad de la actividad, teniendo en cuenta el monitoreo realizado por el proceso, que establece \"Esta actividad depende de la culminación de la acción anterior.\", la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar la pertinencia de replantear la fecha de finalización de esta actividad, teniendo en cuenta lo definido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.   \n\n27/09/2022: Realizada la evalucion por parte de la OCI se evidencia que el proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso debera realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","VENCIDA","15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021\n\n20/09/2021\n\n20/04/2022\n\n26/10/2022","ALEXANDRA CORTES\n\nFABIO PÉREZ\n\nJULIETH TOVAR\n\nJULIETH TOVAR","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la información presentada por el proceso, se evidencia la solicitud y ampliación de las fechas efectuadas sobre el PMA, que se articula con el presente ítem, por lo cual, se establece como una actividad \"sin iniciar\" y se solicita al proceso que en el siguiente ejercicio de monitoreo del plan de mejoramiento, remita las evidencias que soporten la ejecución o avance de la misma, para establecer su cumplimiento y efectividad.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la fecha de programación de la actividad, esta se encuentra sin iniciar al periodo de corte de la presente evaluación.\n\n20/09/2021: Realizada la evaluación de la OCI, se verificó que  el proceso no remitió las evidencias respectivas para el periodo evaluado,  y conforme con lo indicado en el monitoreo, esta actividad dependen de la culminación de la actividad anterior. Sigue en estado sin iniciar.\n20/04/2022: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, no se observa la presentación de evidencias que permitan verificar el avance o cumplimiento de la presente actividad, por lo cual, no es posible dar cierre a la misma. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2021, y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización conforme a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas correctivas y de mejora.\n20/10/2022: Realizada la evaluación por parte de la OCI se observa en el ítem 17 acción 6 que la actividad venció el 30/06/2021, conforme al monitoreo realizado el 07/09/2022, se informa que mediante acta No. 4 de 2022 sesión ordinaria no presencial comité Institucional de Gestión y Desempeño fue aprobado el cambio de fecha para esta actividad, por otra parte, el seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa el 27/09/2022 en el que indica que el proceso no suministra evidencias que permitan corroborar avance en la ejecución de la actividad,  para realizar el ajuste a la fecha de finalización de la actividad el proceso deberá realizar la solicitud de actualización del plan de mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SMC-P-05, Acciones preventivas, correctivas y de mejora; en razón a lo anterior, desde la tercera línea de defensa se verificó que el acta mencionada anteriormente se encuentra aprobada la prórroga para la ejecución de esta actividad, por lo que se recomienda a la segunda línea de defensa en su función de aseguramiento verificar las evidencias cargadas por el proceso, toda vez, que no es posible determinar el cumplimiento a la actividad hasta que el  proceso no actualice  la fecha que fue aprobada en el CIGD mediante acta No. 4   con fecha 16 de junio de 2022, conforme con lo establecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se declara incumplida\n\n\n","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"JORGE ARCECIO CAÑAVERAL ROJAS - COORDINADOR GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-18","1.0","Se realizó la migración al nuevo formato, se inicia el análisis de causa de las no conformidades de la Auditoria Interna del SIG. Se realiza el seguimiento de la OAP","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-25","2.0","Se continua con el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria del SIG, se realiza monitoreo por el líder del proceso y se termina el seguimiento de la OAP","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","3.0","Se realizó el seguimiento de las actividades y se evaluó la necesidad de prorroga para algunas actividades ya que algunas no se dan cumplimiento a la fecha.","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-23","4.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-12-18","5.0","Se elimina la actividad 3 \"Desconocimiento de los Funcionarios del MVCT en la Herramienta de Gestión Documental, por la rotación de personal\", teniendo en cuenta que la misma se encuentra repetida en el ítem 4.\n\nEn el ítem 4 se redefine la actividad de acuerdo a las observaciones de la OCI y se ocultan las actividades cumplidas\n\nSe realiza la redefinición del ítem 5 de acuerdo a la naturaleza del proceso y en cumplimiento del procedimiento.","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-11","6.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","7.0","Se realiza monitoreo con corte a 28 de febrero de 2019 por parte del proceso","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","8.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 12/03/2019.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","9.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Isidro Bastidas - Profesional Especializado"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-22","10.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-12-20","11.0","Se suprimió el ítem 3 necesidad de actualización de las TRD ya que se cuenta con hallazgo PMA: Instrumentos archivisticos:Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. La entidad presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 de acuerdo 04 de 2013, toda vez que no se encuentran actualizadas.\nSe suprimió el ítem 5 actualización de instrumentos archivísticos ya que debe estar ajustada a las realidades del ministerio y para dar cumplimiento al modelo integrado de planeación y gestión versión 2.ya que se cuenta con los hallazgos PMA:instrumentos archivisticos,Plan Institucional Archivo PINAR. El ministerio presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8..2.5.8 del decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 del 2018.Instrumentos archivísticos. Programa de Gestión documental. Se invita que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el capitulo 5 gestión documentos-capitulo 6 sistema de gestión documental y capitulo 7 gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 del 2015.\nSe suprimió el ítem 4. Realizar visitas de seguimiento a las 45 dependencias del MVCT, para validar el cumplimiento de la aplicación de las TRD.Ya que se cuenta con el hallazgo PMA: Instrumentos Archivisticos.Formato Único de Inventario Documental FUID el MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000, articulo 7 del acuerdo 042 del 2002, acuerdo 038 del 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventarios de los archivos de gestión.\nSe suprimió el ítem 15: No se evidencio que en las TRD se garantice la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de la organización, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Lo anterior incumple el numeral 7.5.3 de la norma 9001:2015 que establece que la información documentada requeridas por el sistema de gestión de calidad se debe controlar. Lo anterior debido a que se cuenta con el hallazgo PMA: Sistema Integrado de conservación SIG. El ministerio, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014, toda vez que observo que no ha implementado el SIC.\nSe crearon los siguientes ítems :\nÍtem 12: Instancia asesora en materia archivística CIGYD. El ministerio presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del decreto 1080 de 2015\nÍtem 13: Instrumentos archivisticos.política de gestión documental: El ministerio no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del decreto 1080 de 2015.\nÍtem 18: Organización documental. Conformación de los archivos públicos. Tablas de Valoración-TVD. La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e instituto de crédito territorial.\nÍtem 19: Organización de los archivos de gestión. De conformidad con lo observado, el ministerio, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: ordenación, hoja de control y control de prestamos.\nÍtem 21: Disposición final de documentos. La entidad  debe garantizar la identificación de series documentales  relacionadas con los derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental.","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nJefferson Daniel Romero\nCarolina Peña Escobar"]
[null,null,null,null,null,"24/01/2020\n27/01/2020","12.0","Se realiza seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento con base en el monitoreo y sus evidencias reportadas por el líder del proceso con corte a 30 de noviembre de 2019. Es necesario ocultar las filas correspondientes a las actividades 4, 5, 7 y 10 ya que estas fueron declaradas eficaces en el proceso de evaluación realizado por OCI según fechas que se relacionan a continuación. actividad 4 (12/03/2019), actividad 5 (22/08/2019), actividad 7 (12/03/2019) y actividad 10 (22/08/2019).","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-13","13.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 28 de febrero de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","14.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","15.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-05","16.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 30 de mayo de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-30","17.0","Se realiza seguimiento a las acciones definidas en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 31 de mayo de 2020 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-14","18.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 31 de agosto de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-22","19.0","Se realiza seguimiento a las acciones definidas en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 31 de agosto de 2020 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-10-15",19,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-10-26","20.0","1.\tSe Elimina la actividad 3 del ítem 1. “Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental referentes al trámite de correspondencia y archivo”. \nLo anterior teniendo en cuenta que esta es una acción de mejora la cual se viene desarrollando desde el 2016 y en la actualidad no representaría un valor agregado a la ejecución del proceso. Es de resaltar que el gestor documental GESDOC se ha actualizado constantemente teniendo en cuenta las necesidades que presenta el MVCT, como referencia se puede establecer los cambios que fueron efectuados el 3 de marzo de 2020 donde se cargaron las Tablas de Retención documental y la separación de BISAGY y GESDOC quedando este último como el Gestor documental.\n\n\n2.\tSe Unifican las cuatro actividades que componen el Ítem 2:\n•\tRevisar el sistema de gestión documental.\n•\tActualización de la Herramienta de Gestión Documental.\n•\tSe realizan pruebas de la herramienta para su correcto funcionamiento.\n•\tCumplimiento al cronograma de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC\n En una sola actividad y ampliar su plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre del 2020:\n•\t“Actualizar e implementar la herramienta de gestión documental GESDOC en lo concerniente al Proceso de Gestión Documental”\n\nLo anterior dado que algunas de estas acciones no dependían del proceso de Gestión Documental lo cual dificultaba su cierre en los tiempos estipulados, además es de resaltar que la Herramienta de Gestión documental fue actualizada he implementada al interior del MVCT, por tal motivo se busca que la realización de la actividad quede al interior del proceso y no dependa de grupos externos. ","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-06","21.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 30 de noviembre de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral R.\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-21","22.0","Se realiza seguimiento a las acciones definidas en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 30 de noviembre de 2020 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. De igual manera se observa que la OCI en su rol de evaluación cierra con efectividad las actividades 3, 4, 5 y 7","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-02-26",23,"Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-03-25",24,"Se realiza seguimiento a las acciones definidas en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 28 de febrero de 2021 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Amelia Navarro - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-06-08",25,"Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 31 de mayo de 2021, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador GAUA\nDiego Rojas Escamilla - Contratitas GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2021-06-20",26,"Se realiza seguimiento a las acciones pendientes en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 31 de mayo de 2021 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Amelia Navarro - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-20",27,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/05/2021, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación.","Fabio Andrés Pérez Zambrano Contratista  Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-09-24",28,"Se realiza seguimiento a las acciones pendientes en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 31 de agosto de 2021 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Jeison Ramirez - Contratista Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2021-12-31",29,"Se realiza seguimiento a las acciones pendientes en el plan de mejoramiento del proceso, según el monitoreo y evidencias aportadas por el proceso con corte a 30 de noviembre de 2021 teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Jeison Ramirez - Contratista Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2022-03-07",30,"Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 28 de febrero de 2022, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador GAUA\nDiego Rojas Escamilla - Contratitas GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2022-04-20",31,"Se realizó la evaluación de la efectividad de las acciones correspondientes con corte a 28 de febrero de 2022 teniendo en cuenta el monitoreo y seguimiento realizado. ","Julieth Esthefin Tovar Hurtado Contratista  Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2022-06-07",32,"Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 31 de mayo de 2022, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador GAUA\nDiego Rojas Escamilla - Contratitas GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2022-09-07",33,"Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 31 de agosto de 2022, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador GAUA\nDiego Rojas Escamilla - Contratitas GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2022-10-26",34,"Se realizó la evaluación de la efectividad de las acciones correspondientes con corte a 31 de agosto de 2022 teniendo en cuenta el monitoreo y seguimiento realizado. ","Julieth Esthefin Tovar Hurtado Contratista  Oficina de Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2022-11-28",35,"Se realizó ajustes en la fecha de finalizacion de las siguientes actividades:  14.2 ; 14.3 ; 14.4 ; 14.5; 17.3 ; 17.4; 17.6.","Jeison Ramirez - Contratista Oficina Asesora de Planeación"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":2,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[12,1,26,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Consuelo Muñoz, Otilia Mateus, Adriana Leon, Amparo Garzon, Karen Dayanna Parra, Diana Rincon "]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de programacion en la capacitacion\nDebido a la insufieciencia de personal y la necesidad del servicio no habia un tiempo determinado para realilzar capacitacion \nNo se solicito capacitacion de parte del personal nuevo\nEquipo de computo obsoleto y scaner con capacidad insuficiente para el volumen de documentacion recibida  lo que ocasiona demoras en la radicacion \nSe presenta falta de celeridad en la en el uso de la herramienta debido a que cuando se presentan fallas el soporte tecnico de parte del proceso de sistemas especificamente en la respuesta a arandas y sistema operacional no es oportuno "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[]
[null,"Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT\n"]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":3,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","         Diana Carolina Rojas,John Ricardo Cantillo,Diego Ever Varon,Javier Alberto Beltran ,Diana Rincon"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La unica auditoria que se ha realizado al grupo de fragua y a sus instalaciones fue la que se hizo este año, donde se identifico internamente por primera vez estas necesidades \nDesconocimiento en el manejo del sistema, donde se halla identificado esta necesidad\nSe desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[]
[null,"Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":4,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","Jeferson Romero, Diana Rincon, Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"no existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico \nNo se habia generado la alerta del tramite a realizar con respuestas represadas de vigencias anteriores\nNo se tiene claridad de la normatividad aplicable al proceso de gestión documenta"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico "]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":5,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instancia Asesora en materia Archivística.\nComité Institucional de Gestión y Desempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha presentado al CIGYD, el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra elaborando la política de gestión documental.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora la política de gestión documental?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el articulo 2.8.5.4.4. en el numeral uno establece “Contar con una política de gestión documental aprobada por el sujeto obligado.”"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado la política de gestión documental y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":6,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos.\nPolítica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no cuenta con la política de gestión documental?\nPor desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":7,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 del acuerdo 04 de 2013, toda vez  que no se encuentran actualizadas."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":8,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento PINAR al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el PINAR?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental y hasta la vigencia 2019 se incluyo como actividad en el PAI y PEI."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado el documento PINAR y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":9,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Programa de Gestión Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestión de Documentos - capitulo VI - Sistema de Gestión Documental y capitulo VII gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por la alta rotación de profesionales de Gestión Documental no ha finalizado la actualización del PGD.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento.\nEl GAUA llevo a cabo el proceso de contratación de un profesional de archivo con el fin de actualizar el PGD."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos."]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":10,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Formato Único de Inventario Documental - \nFUID MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventario desde los archivos de gestión"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se evidencio que el FUID no contaba con el Campo de seguridad de documentos.\nLos servidores públicos del MVCT no tenían claridad sobre el correcto diligenciamiento del FUID\nEl FUID no contaba con instructivo para su correcto diligenciamiento.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":11,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organización Documental. Conformación de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Crédito Territorial."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración."]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":12,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado, el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 16","index":13,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Sistema Integrado de Conservación  - SIC. El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implantado el sistema integrado de conservación"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento SIC al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el SIC?\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se evidencio que el documento aprodado no se encuentra actualizado de acuerdo al artículo 46 de la ley 594 del 2000."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado."]

{"sheet":"Análisis causa 17","index":14,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",17]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Disposición Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificación de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]