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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":45,"n_cols":32,"rows_kept":45,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[19,6,20,6],[19,7,20,7],[19,8,20,8],[9,29,10,29],[29,0,29,1],[29,2,29,3],[17,0,17,1],[18,0,18,1],[17,2,17,3],[18,2,18,3],[17,5,17,8],[12,0,13,0],[12,1,13,1],[12,2,13,2],[12,3,13,3],[12,5,13,5],[14,0,15,0],[14,1,15,1],[14,2,15,2],[14,3,15,3],[14,5,15,5],[14,6,15,6],[14,7,15,7],[14,8,15,8],[12,4,13,4],[14,4,15,4],[19,5,20,5],[0,3,2,29],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[9,4,10,4],[9,2,10,2],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,3,10,3],[6,8,8,8],[0,0,2,2],[29,30,29,32],[30,30,30,32],[17,24,17,27],[18,24,18,27],[29,24,29,27],[18,30,18,32],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[9,30,10,30],[9,31,10,31],[17,30,17,32],[30,11,30,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[30,24,30,27],[6,10,6,13],[29,11,29,13],[17,11,17,13],[18,11,18,13],[12,20,13,20],[12,11,13,11],[12,12,13,12],[12,13,13,13],[12,14,13,14],[12,15,13,15],[12,27,13,27],[12,6,13,6],[12,7,13,7],[12,8,13,8],[12,9,13,9],[12,10,13,10],[12,16,13,16],[12,17,13,17],[12,18,13,18],[12,19,13,19],[6,14,6,24],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[7,10,8,10],[14,9,15,9],[14,10,15,10],[14,16,15,16],[14,17,15,17],[14,18,15,18],[14,19,15,19],[6,25,6,28],[12,28,13,28],[7,15,8,15],[7,12,8,12],[7,25,8,25],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[14,20,15,20],[14,11,15,11],[14,12,15,12],[14,13,15,13],[14,14,15,14],[14,15,15,15],[14,27,15,27],[14,28,15,28],[9,9,10,9],[12,30,13,30],[12,31,13,31],[12,22,13,22],[12,23,13,23],[12,24,13,24],[12,25,13,25],[12,26,13,26],[12,29,13,29],[14,29,15,29],[14,30,15,30],[14,31,15,31],[14,22,15,22],[14,23,15,23],[14,24,15,24],[14,25,15,25],[14,26,15,26]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 10.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 08/03/2021"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SMC-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Relaciones estratégicas"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Medición de indicadores","Identificación de un nuevo control previo para incluir en el mapa de riesgo para la oportunidad en la solicitud de Información de los Congresistas ","AP","Se revisará el mapa de riesgos y se incluirá como un nuevo control utilizando la herramienta de bizagi antes que el GAGUA lo envíe en físico a Agenda Legislativa, dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 5 de 1992 (5 días hábiles - respuesta  solicitudes de los Congresistas)","1. Revisión y actualización del mapa de riesgos ","2018-06-01","2019-06-30",null,"Ma. Yolima Lozano Quintero, Facilitador de Calidad ","25/07/2018\n20/12/2018\n28/02/2019\n14/06/2019\n30/11/2019","Yury Heltmhur Asesor Despacho  - Agenda Legislativa \n\nMa. Yolima Lozano Quintero, Facilitador de Calidad ","Es necesario reprogramar la fecha de finalización, teniendo en cuenta que la OAP ha programado la actualización de metodología integrada de gestión del riesgo para el segundo semestre de la vigencia, al igual que la revisión y actualización de los mapas de riesgos de los procesos que conforman el SIG.\n20/12/18 La OAP programó las mesas pero como se va a actualizar la política y metodología en el 2019.\n28/02/2019: se realiza mesa de trabajo con oap y se anexa lista de asistencia y correo de envío del mapa de riesgos a la   GAUA. Se realiza la solicitud de ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada de acuerdo con la actualización de la metodología\n14/06/2019: se remitió correo a la OAP el día 27 de marzo de 2019 solicitando lo siguiente:  Es necesario reprogramar la fecha (30/06/2019), teniendo en cuenta que la OAP ha programado la actualización de metodología integrada de gestión del riesgo para el segundo semestre de la vigencia, al igual que la revisión y actualización de los mapas de riesgos de los procesos que conforman el SIG. (Anexo correo) \nAnexo correo del 30 de abril de la socialización de la metodología y herramienta de administración del Riesgo.\nAnexo correo  y lista de asistencia enviado por la OAP relacionado con lanzamiento, metodología, política y herramienta de riesgos. \nanexo correo del 4/06/19 de convocatoria de la OAP para la actualización de la política de riesgos. \n30/11/19: Se realizó mesa de trabajo donde se revisaron y se actualizaron los riesgos del componente de Atención Legislativa. Evidencia: Acta de mesa de trabajo de actualización de los riesgos del proceso. Igualmente la solicitud y concepto técnico de la aprobación en el SIG.","CUMPLIDA","25/07/2018\n27/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada a realizarse en el segundo semestre según programación de OAP.\n27/03/2019: Se recibe solicitud de ampliación de la fecha de finalización, toda vez que se realizará el cambio del lineamiento de la OAP frente a la gestión de riesgos en la Entidad.\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa lista de asistencia y acta No. 21 de mesa de trabajo para la identificación del mapa de riesgos del componente de atención legislativa realizada el 16 de julio de 2019, en la cual se puntualiza la identificación y valoración del riesgo \"Inoportunidad en la respuesta a las solicitudes de información y cuestionarios de control político\", de igual manera, el concepto técnico de revisión y aprobación por parte del OAP, con radicado No. 2019IE0010834 del 18 de septiembre de 2019.\n\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cierre con efectividad de la acción, por lo cual, se recomienda que para el próximo periodo de monitoreo, el proceso cargue las evidencias solicitadas en la evaluación de la OCI.\n","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n29/10/2018\n\n27/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES","No aplica seguimiento  para esta actividad, toda vez que el periodo objeto de evaluación es con corte al 30/04/2018. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 28/02/2019 de tema \"Verificación actualización mapa de riesgos - Vigencia 2019 - Proceso atención al usuario y agenda legislativa\", llevada a cabo entre el componente de agenda legislativa y la OAP, donde se observa nota de verificación de los controles que están a cargo de este componente y la remisión de estos resultados al facilitador GAUA para su inclusión en la matriz del proceso. Sin embargo, se requiere continuar con la actualización del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodología de riesgos en el MVCT.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: La actividad depende de las mesas de trabajo para identificar los riesgos del proceso que están programadas en el mes de julio y agosto de 2019 por la actualización de la Política y Metodología Integrada para la Administración del Riesgo – SIG-G-01, versión 2.0 del 16/04/2019 de la entidad. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de l Acta N° 21 refernte a la mesa de trabajo realizada el día 16/07/2019 por parte del Proceso de Atención al Usuario y Atención Legislativa en la cual se observa que se trabajó la actualización del Mapa de Riesgos específicamente del componente de Atención Legislativa; así mismo, se remitió el concepto técnico de aprobación de la actualización con fecha 18/09/2019 y radicado 2019IE0010834, dando cumplimiento a la acción preventiva establecida por el proceso frente a la medición y seguimiento del proceso. De otra parte, a fin de verificar la efectividad del proceso y considerando la actuaización del mapa de procesos efectuada posterior a esta actualización, se solicita al proceso remitir los soportes de actualización del mapa de riesgos conforme a la nueva estructura, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de marzo de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de actualización del mapa de riesgo del proceso \"Relaciones Estratégicas\", los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Solicitar la publicación y realizar la socialización con el equipo","2018-08-01","2019-06-30",null,null,"2019-02-28","Ma. Yolima Lozano Quintero, Facilitador de Calidad ","Se encuentra pendiente debido a que depende de la nueva actualización.\n\n4/06/2020 Como evidencia de socialización con el equipo remito correo en la cual les envio el Mapa de Riesgos para que hagan las observaciones al mismo con base en la mesa de trabajo realizada. Igualmente remito correos en la que comparto con el Grupo legislativo el reporte de los riesgos explicando cada uno de los riesgos y las acciones adelantadas con sus respectivos soportes.\nSin embargo queda pendiente  la actualización del Mapa de Riesgos con base en el nuevo proceso Relaciones Estratégicas del cual hace parte el Grupo de Asuntos Internacionales y Cooperación.","CUMPLIDA","27/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n15/12/2020\n25/03/2021","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"Esta actividad depende de la actualización dada en la actividad 1.\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa concepto técnico de revisión y aprobación del mapa de riesgos del proceso, con radicado No. 2019IE0010834 del 18 de septiembre de 2019. Sin embargo, no se puede establecer el cierre de la actividad, puesto que no se realiza el monitoreo ni se aportan evidencias que soporten la socialización del mapa de riesgos con los integrantes del proceso. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n30/06/2020: se observan correo electrónico que evidencia la publicación del mapa de riesgos del proceso, por otra parte, se observa correos electrónico por parte de Maria Yolima Asesora del Despacho a los integrantes del proceso donde socializa resultados de la mesa de actualización de mapa de riesgos y el reporte del monitoreo en octubre del 2019. No obstante, se encuentra pendiente la actualización del mapa de riesgos de acuerdo con el nuevo proceso de \"Relaciones Estratégicas\", su objetivo y alcance. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora dePlaneación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: El proceso no aporta información o evidencias que permitan verificar el avance en el cumplimiento de la actividad.  No obstante, se corrobora que se encuentra en el ejercicio de actualización del mapa de riesgos de acuerdo con el nuevo proceso de \"Relaciones Estratégicas\", su objetivo y alcance. Se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa.\n15/12/2020: El proceso no aporta información o evidencias que permitan verificar el avance en el cumplimiento de la actividad, por lo tanto, es necesario que el proceso remita los soportes de socialización del mapa de riesgos actualizado.  \n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cierre con efectividad de la acción, por lo cual, se recomienda que para el próximo periodo de monitoreo, el proceso cargue las evidencias solicitadas en la evaluación de la OCI, Y  remita los soportes de socialización del mapa de riesgos actualizado.","VENCIDA","27/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES","27/03/2019: Esta actividad esta programada para iniciar posterior a la actividad 1.\n\n28/08/2019: El desarrollo de la actividad depende de la acción anterior.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que si bien se observa el concepto de aprobación del mapa de riesgos, la evidencia no es suficiente para determinar la solicitud de publicación y la correspondiente socialización al interior del proceso. Por lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad hasta tanto el proceso aporte los soportes de su avance o cumplimiento.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y el monitoreo realizado por el proceso, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de marzo de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de actualización y socialización del mapa de riesgo del proceso \"Relaciones Estratégicas\", los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de octubre de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de actualización y socialización del mapa de riesgo del proceso \"Relaciones Estratégicas\", los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA"]
[2,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 7.4 Comunicación Homologable con GP 1000:2009 Numeral 5.5.3\nEl proceso de ATENCION AL USUARIO Y ATENCION LEGISLATIVA consta dos componentes cuyo objeto es la atención al usuario, con población objetiva especifica en cada caso. Se observa en el proceso auditor en general que no se encuentran articulados, así mismo se evidencia en la Matriz de Comunicaciones SIG-F-07 vigente para el proceso, y en las entrevistas y en la información documentada revisada que presentan informes separados, por ende, lo que se comunica, quién lo comunica, cuándo, cómo; no se alinean para cumplir el objetivo como está determinado en la caracterización de este proceso. ","AP","Se requiere actualizar la forma de comunicación del proceso de Atención al Usuario por los cambios que se han presentado en periodicidad.","Actualizar y solicitar publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones","2018-04-02","2019-06-30",null,"Coordinadora del Grupo de Atención al Usuario y Archivo /\nAsesor Despacho del Ministerio.","25/07/2018\n1/10/2018\n14/05/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n13/03/2020","Jorge Arcecio Cañaveral Rojas\nGrupo de Atención al Usuario y Archivo / \nMaría Yolima Lozano\nAsesora Despacho Agenda Legislativa","Se gestiono la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso con el Grupo de comunicaciones estratégicas mediante correos emitidos desde el 21 al 29 de junio de 2018 entre los diferentes participantes en este proceso de revisión y actualización, esta matriz actualizada se envió a la OAP para la respectiva aprobación y publicación en la página web. \n\n01/10/2018: La OAP aprueba matriz de comunicaciones, la cual se encuentra publicada dentro de la documentación del proceso\n\n14/05/2019: Se llevo a cabo el seguimiento de la matriz de comunicaciones por parte del GCE el día 10/05/2019 y de allí nacieron recomendaciones, las cuales serán aplicadas a la actualización de la matriz.\n14/06/19:  Seguimiento Matriz de Comunicaciones: el día 6 de junio se llevó a cabo mesa de trabajo para la revisión de Matriz. (Anexo Correo y Lista de Asistencia) del  31 de MAYO \n30/09/19: Mediante Memorando con número de radicado 2019IE0011075,  se solicitó a la OAP  la modificación de la Matriz de Comunicaciones en cuanto al formato vigente.\nSe solicita ampliación de la fecha para el 31/12/2019 ya que aun el GCE no ha definido fechas para la actualización de la matriz de comunicaciones.\n10/12/2019: Anexo solicitud y concepto técnico de la actualización de la Matriz de Comunicaciones.\n\n13/03/2020: Se observa solicitud de documentación con radicado 2019IE0011075 del 24 de septiembre de 2019, concepto técnico de revisón por parte de la OAP con radicado 2019IE0011907 del 16 de octubre de 2019 y el documento \"Matriz de comunicaciones\" del proceso publicado en la página web (http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/Matriz%20de%20Comunicaciones%20-%20Atenci%C3%B3n%20al%20Usuario%20y%20Atenci%C3%B3n%20Legislativa.pdf) \n04/06/2020: Coordinamos reunión con el Grupo de Comunicaciones el pasado 8 de mayo y revisamos el Plan de Comunicaciones, luego el 18 de mayo socializamos el Plan de Comunicaciones con el Grupo de Asuntos Internacionales y Cooperación para incluir las actividades de ellos en el Plan, y ese mismo día se remite a Comunicaciones el Plan de conjunto y el formato SIG-F- 01 y se remite a la OAP el Plan de Comunicaciones y el  formato de solicitud de cambios para su respectiva actualización en el SIG - portal WEB. Anexo: Correo de aprobación de matriz de comunicaciones y correo electrónico de solicitud del Plan de Comunicaciones a la OAP.  \n\n\n\n\n","CUMPLIDA","25/07/2018\n1/10/2018\n07/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidenciaron correos electrónicos del 21 de junio de 20018 (agenda legislativa), 21 de junio por parte de comunicaciones solicitando ajustes,26 de junio (realizando ajustes), 27 de junio Comunicaciones solicita nuevos ajustes, 29 de junio se envía matriz ajustada, 29 de junio comunicaciones da visto bueno para remisión a OAP. \n\nSe evidencia SIG-F-01 Solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos radicada en la OAP con radicado N.2018IE0007103, la cual se encuentra en proceso de revisión y aprobación en el SIG por parte de OAP.\n\n1/10/2018: Se evidencia concepto técnico N.2018IE0009772 del 21 de agosto de 2018, por medio del cual se aprueba la actualización de la matriz de comunicaciones del proceso la cual se encuentra publicada en el link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/CIE-F-04%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20-%20Atención%20al%20usuario%20y%20atención%20legislativa.pdf.\n\n07/03/2019: Se recibe solicitud de ampliación de la fecha de finalización, toda vez que se realizará el cambio de la matriz de acuerdo con los lineamientos dados por el Grupo de comunicaciones estratégicas.\n31/07/2019: No se aporta evidencia que demuestre la actualización y solicitud de publicación a la OAP de la matriz de comunicaciones, no obstante, la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019, por lo cual no se puede determinar el cumplimiento de la actividad\n31/01/2020: Se evidencia el cumplimiento de la actividad, así: se observa solicitud de documentación con radicado No. 2019IE0011075 del 24 de septiembre de 2019, concepto técnico de revisón por parte de la OAP con radicado No. 2019IE001907 del 16 de octubre de 2019 y el documento \"Matriz de comunicaciones\" del proceso publicado en la página web. Nota: es importante tener en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, para fortalecer el monitoreo realizado por el proceso, y posteriormente determinar la eficacia de la acción.\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cierre con efectividad de la acción, por lo cual, se recomienda que para el próximo periodo de monitoreo, el proceso cargue las evidencias solicitadas en la evaluación de la OCI.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n29/10/2018\n\n07/03/2019\n\n28/08/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","RITA CONSUELO PEREZ\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nDILSA BERMÚDEZ\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n29/10/2018: Se evidencia mail 21 de Junio del 2018 de envío de CIE-F-04 Matriz de Comunicaciones para aprobación, mail del 26 de Junio del  Vo Bo de la Matriz para su publicación de la actualización, mail 29 de Junio para OAP  y soporte SIG-F-01 de solicitud de modificación y actualización con radicado código 2018IE0007103 para la versión 5.0. y publicación en la página del MVCT en el siguiente link:http://portal.minvivienda.local/Procesos Corporativos/CIE-F-04%20Matriz%20de%20Comunicaciones%20-%20Atención%20al%20usuario%20y%20atención%20legislativa.pdf \n\n07/03/2019: Se evidencia correo electrónico institucional de fecha 29/06/2018 donde se observa la trazabilidad de la gestión de actualización de la matriz, la cual cuenta con el visto bueno del Grupo de comunicaciones y se encuentra publicada, sin embargo el proceso no establece en su monitoreo los cambios realizados a la matriz en el mes de noviembre de 2018 de acuerdo a los lineamientos del Grupo de comunicaciones.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: El proceso aportó un correo de aceptación de una agenda con el Grupo de Comunicaciones Estratégicas (10 de mayo de 2019 09:00 a.m.-11:00 a.m.), asunto \"Seguimiento matriz de Comunicaciones\", del 10/05/2019 de las 08:16 a.m. y el seguimiento realizado por el proceso Atencion al Usuario y Atencion legislativa  del 6 y 10 de mayo de 2018 de la vigencia 2018.  No obstante, la evidencia de avance no es suficiente debido a que no se anexó la solicitud a la OAP, ni la aprobación respectiva, ni la socialización a la dependencia. Por lo anterior, el estado de la misma permanece abierto. La OCI recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones de mejora para el cierre de la actividad y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de Concepto Técnico con radicación 2019IE0011075 y fecha de 24/09/2019 emitida por la Oficina Asesora de Planeación, en la cual se observa la solicitud y actualización de la Matriz de Comunicaciones, dando cumplimiento a la acción preventiva establecida por el proceso frente a la no conformidad derivada de la auditoría interna del SIG.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la acción ejecutada, se solicita al proceso remitir los soportes de actualización del plan de comunicaciones conforme a la modificación del mapa de procesos para cada uno de los componentes, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n","CUMPLIDA","N/A","15/10/2020: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de marzo de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de actualización, publicación y socialización del plan de comunicaciones conforme a la modificación del mapa de procesos, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.\n\n26/02/2021: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de octubre de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de actualización, publicación y socialización del plan de comunicaciones conforme a la modificación del mapa de procesos, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
[3,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 5.1 Liderazgo y compromiso Homologable con GP 1000:2009 Numeral 5. No se identifica el nivel de autoridad para toma de decisiones en el componente, ya que dicha estructura no lo define documentalmente y los auditados no lo identifican como parte del proceso, ya que en entrevista manifiestan estar directamente vinculados con el Despacho del Ministro más que con el Grupo de Atención al usuario y archivo.","AP","El componente (Agenda legislativa) no cumple requisitos normativos para constituirse como grupo interno de trabajo ","Realizar un balance de las acciones adelantadas en el Ministerio para definir el nivel de autoridad al proceso.","2018-08-01","2021-05-31",null," María Yolima Lozano - Facilitador de Calidad","25/07/2018\n1/10/2018\n27/03/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n10/12/2019\n23/03/2020\n04/06/2020\n22/09/2020","María Yolima Lozano Quintero - Facilitador de Calidad ","No se realiza seguimiento puesto que la ejecución de actividades inicia a partir del 1 de agosto de 2018\n01/10/2018 No se ha realizado actividad al respecto. \n20/12/18. En los talleres de  planeación  estratégica  liderado por la oap se expuso el tema y estamos a la espera de la decisión que tome la entidad al respecto.\n27/03/2019. se redefine la actividad debido a que la anterior no permitía desarrollar una acción que permitiera la subsanación del hallazgo. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada.\n14/06/2019 Se remite correo electrónico a la OAP el día 27 de marzo con la siguiente solicitud:  Es necesario ampliar la fecha (30/06/19)  teniendo en cuenta que se definió la actividad y es necesario coordinar una mesa de trabajo con OAP, OCI, GTH y SSA donde se revise la  estructura organizacional frente al mapa de procesos. (anexo correo enviado a la OAP)\n30/09/19.  Se participó en la mesa de trabajo de revisión de Mapa de Procesos, en la cual se ligenció  encuesta y se dejó plasmada  la necesidad de reubicar este proceso. (Anexo lista de asistencia y encuesta diligenciada durante el ejercicio). Asi mismo, el  15 de agosto  se hizo la solicitud mediante Memorando a Secretaría General de la necesidad de contar con dos personas de Planta para constituir el Grupo Legislativo y que el  proceso quede cargado del grupo.\n10/12/2019.  El  pasado 15 de agosto  se hizo la solicitud mediante Memorando a Secretaría General de la necesidad de contar con dos personas de Planta para constituir el Grupo Legislativo y que el  proceso quede cargado a este grupo. se ha participado en las mesas de trabajo de revisión del mapa de procesos planteadas por la OAP, en el cual el proceso esta reubicado como estratégico en \"Relaciones Estratégicas conjuntamente con el grupo de Cooperación Internacional. EVIDENCIA: Actas Mesas de trabajo realizadas. 23/03/20. En reunión realizada con el coordinador de Talento Humano solicitaron un informe especial en el que se consolide todo el quehacer del grupo legislativo para mirar de los perfiles de dos funcionarios del MVCT cuál se ajusta para que hagan parte de este grupo y poderlo crear formalmente. Se necesitan dos Cargos  )Técnico y Profesional Abogado). \n04/06/2020: Se recibió documento de la respuesta de Talento Humano frente a la solicitud que se hizo a Secretaria General de la creación formal del Grupo, en la respuesta solicitan un informe de las funciones que trabaja el grupo legislativo. Hoy se trabajó el primer documento con las funciones especificas del Grupo para enviar a la Oficina de Talento Humano para su revisión. (anexo respuesta de Talento Humano y borrador de documento y correo de aprobación del documento por parte del Asesor del Ministro. \nAgosto 31 de 2020: El proceso de creación del Grupo sigue en curso, se viene trabajando de la mano con Talento Humano y Secretaria General.   \n\n","VENCIDA","25/07/2018\n01/10/2018\n22/01/2019\n27/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020\n30/09/2020\n15/12/2020\n25/03/2021","Suly Cerón - Profesional especializado oficina Asesora de Planeación\nAmelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro - Profesional Especializado OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"No se realiza seguimiento puesto que la ejecución de actividades inicia a partir del 1 de agosto de 2018\n01/10/2018 No se evidencia ejecución de actividades al respecto\n22/01/2019 No se observa evidencias respecto al seguimiento reportado por el líder del proceso el 20/12/2018\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* Cuando las acciones cumplan el tiempo y aun no se encuentre cerradas deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y de ser el caso, generar una nueva acción.\n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n27/03/2019: Se recibe solicitud de ampliación de la fecha de finalización, toda vez que se realizará el cambio del lineamiento de la OAP frente a los normogramas.\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa memorando del 14 de agosto del 2019, referente a la creación formal del grupo Agenda Legislativa en el MVCT, asímismo, se evidencia la participación del proceso en las mesas de trabajo de actualización del mapa de procesos. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n30/06/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa proyecto de resolución para creación del Grupo de Asuntos Legislativos y Gestión Territorial y memorando por parte del Grupo de Talento Humano como respuesta a solicitud de Creación formal de Grupo Agenda Legislativa. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora dePlaneación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/09/2020: se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, así: se observa correo electrónico que evidencia que el Grupo de Talento Humano recibe \"memorando con informe de las funciones que serán asignadas al grupo Asuntos Legislativos y Gestión Territorial\". No obstante, se recomienda al proceso solicitar revisión de la acción, teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa.\n15/12/2020: El proceso no aporta información o evidencias que permitan verificar el avance en el cumplimiento de la actividad. Se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de acuerdo con lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora dePlaneación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cierre con efectividad de la acción, por lo cual, se recomienda que para el próximo periodo de monitoreo, el proceso cargue las evidencias solicitadas en la evaluación de la OCI. Nota: de acuerdo con lo estbalecido en el procedimiento SMC-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, es necesario que cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas,  sean revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.","VENCIDA","26/10/2018\n\n27/03/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020\n\n26/02/2021","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para finalizar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verifica la remisión del memorando con asunto “Creación formal del Grupo Agenda Lesgilativa” con fecha de recibido “15/08/2019” dirigido a Secretaria General; “Acta de reunión N° 1” del 2810/2019 en donde se realiza “Revisión mapa de Procesos (Propuesta)”  con procesos estratégicos y de evaluación. No obstante, la evidencia no es suficiente para verificar el nivel de autoridad y su identificación en el mapa de procesos, por lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020: Realizada la evaluación encontramos que el proceso remite un (1) documento tipo WORD denominado “CORREO ENVIADO A TALENTO HUMANO CON DOCUMENTO DE CREACIÓN DEL GRUPO Y MEMORANDO” en el cual se observa pantallazo de correo electrónico en el que se remite el informe de las funciones del grupo al Coordinador del Grupo de Talento Humano el día 9/06/2020. Sin embargo, no es posible evidenciar el nivel de autoridad para toma de decisiones de acuerdo a la evidencia presentada.\n\nPor otro lado, se observa que la fecha de cumplimiento de la actividad venció el día 30/06/2019, por lo que se recomienda tener en cuenta lo mencionado en el procedimiento “SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA” numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa: “En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento”, “Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción”. Por lo anterior, no es posible dar cierre a la actividad planificada toda vez que es necesario continuar con el cumplimiento de la misma.\n\n26/02/2021: Conforme al seguimiento efectuado por la segunda línea de defensa, teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de octubre de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, se recomienda al proceso remitir las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad propuesta, tales como soportes de la mesa de trabajo efectuada.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[]
[4,"Auditorías Internas SIG","ISO 9001:2015 Numeral 9.1 Seguimiento, medición, análisis y mejora Homologable con GP 1000:2009 Numeral 8. Se reporta en el aplicativo SINAPSIS el indicador Consolidación de conceptos a proyectos de ley en primer debate que afectan las políticas del Ministerio el cual se reporta de manera oportuna al SIG, sin embargo, se requiere revisar dentro del proceso los otros indicadores que no reporta el componente de atención legislativa y que aparece como responsable del reporte un servidor del despacho. ","AP","Porque al definir los indicadores del SIG y del Plan de acción no se revisó como estos afectan la documentación del proceso","Realizar mesa de trabajo con OAP donde se revise la responsabilidad de reporte de los indicadores creados en el Plan de Acción para las actividades del despacho que no hacen parte del Proceso de Atención al usuario y atención legislativa.","2018-08-01","2019-06-30",null,"Maria Yolima Lozano - Facilitador de Calidad","27/03/2019\n14/06/2019\n30/09/2019\n30/11/2019\n23/03/2020\n04/06/2020","Ma. Yolima Lozano Quintero, Facilitador de Calidad ","27/03/2019: Se redefine la actividad y se hace solicitud de ampliación de la fecha de finalización de la acción planificada.\n14/06/19:  Se el día 28 de marzo se remitió a la OAP solicitando mesa de trabajo para revisar  el reporte de indicadores y a que proceso fueron cargadas las nuevas actividades identificadas en el PEI que hacen parte del Despacho. (anexo correo)\n30/09/2019: En el mes de julio se hizo mesa de trabajo con la OAP y el Grupo del Despacho encargado de Reportar en el PAI y PEI las actividades e indicadores del Despacho. (anexo lista de asistencia)\n30/11/19: Durante la mesa de trabajo con la OAP se identificó que los otros indicadores  que no reporta el componente de atención legislativa y que aparece como responsable del reporte un servidor del despacho, están cargados al Proceso Direccionamiento Estratégico a cargo de la OAP.  \n23/03/20 esta actividad se llevó  a cabo y en la Hoja de Vida del indicador se verifica que los otros indicadores están cargados al proceso de Direccionamiento Estratégico.  Se anexa hoja de vida de los indicadores. \n04/06/2020. Como soporte de la evidencia se aporta la hoja de vida del indicador en la que se verifica que los indicadores 1 y 5  que no reporta este proceso estan a cargo del proceso Planeación estratégica y gestión de recursos financieros. Evidencia Correo electrónico enviado por la OAP y hoja de vida de los indicadores.","CUMPLIDA","27/03/2019\n31/07/2019\n31/01/2020\n30/06/2020","Amelia Navarro\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nAmelia Navarro\nContratista OAP","NO","NO","NO","NO","NO",0,0,"27/03/2019: Se recibe solicitud de ampliación de fecha de finalización de la acción planificada.\n31/07/2019: No es posible realizar seguimiento puesto que la actividad esta programada con fecha final del 30 de junio de 2019.\n31/01/2020: Se evidencia avance en el cumplimiento de esta actividad, así: se observa correo electrónico del 28 de marzo del 2019, con solicitud de reunión para la revisión de los indicadores a la OAP y lista de asistencia a reunión del día 18 de julio del 2019, de revisión de del PAI - PEI e indicadores; sin embargo, la evidencias aportadas no permiten determinar el contenido y conclusiones de la reunión para soportar el cierre de esta actividad.Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante\n30/06/2020:  Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, por lo que se recomienda tener en cuenta lo establecido en el Numeral 6. Responsabilidades - Líder de proceso - Primera Línea de Defensa, con respecto a: \n*En caso de presentarse algún retraso, que genere una modificación a las actividades establecidas, la misma deberá estar debidamente justificada ante la Oficina Asesora dePlaneación con copia a la Oficina de Control Interno, antes de la fecha de finalización de la actividad, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento.\n* Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción.\n30/06/2020: se evidencia el cumplimiento sin oportunidad, así: se observan el correo electrónico enviado por Maria Petit de la Oficina Asesora de Planeación y las hojas de vida de los cinco indicadores del Despacho del Ministro donde se especifica la responsabilidad de la medición y análisis de los mismos.\n\n25/03/2021: El proceso no aporta evidencias que permitan determinar el cierre con efectividad de la acción, por lo cual, se recomienda que para el próximo periodo de monitoreo, el proceso cargue las evidencias solicitadas en la evaluación de la OCI.","CUMPLIDA","26/10/2018\n\n27/03/2019\n\n15/03/2020\n\n15/10/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES \n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nJOSE MORENO\nALEXANDRA CORTES\n\nJOSE JUAN MORENO\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n27/03/2019: Considerando que esta acción debió ser redefinida, el proceso no cuenta con evidencias de avance, \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n28/08/2019: Esta actividad esta programada para finalizar en el mes de junio de 2019. No obstante, se recomienda al proceso revisar la pertinencia de establecer acciones que faciliten el cierre de la misma para cumplir con lo programado y mantener la articulación con la \"Dimensión 7: Control Interno La evaluación continua o autoevaluación lleva a cabo el monitoreo a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño\". Por lo anterior, el estado de la actividad se mantiene abierto.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del correo electronico con fecha 28/03/2019 solicitando revisar la responsabilidad de reporte de  indicadores creados en el Plan de Acción para las actividades del despacho que no hacen parte del Proceso de Atención al usuario y atención legislativa y el diligenciamiento del formato \"Lista de asistentes reuniones internas\"  de julio 19 de 2019. No obstante, la evidencia no es suficiente para verificar la responsabilidad de reporte de los indicadores, por lo anterior, no es posible dar cierre de la actividad planificada hasta tanto el proceso aporte el cumplimiento de las mismas.\n\nTeniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se alerta el incumplimiento de la actividad planificada y se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) , en su numeral 6. RESPONSABILIDADES:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG.\"\n\n15/10/2020:  Realizada la evaluación, se verifica la remisión de correo electrónico de fecha 04/06/2020 enviado por Maria Petit de la Oficina Asesora de Planeación y las hojas de vida de los cinco indicadores del Despacho del Ministro donde se especifica la responsabilidad de la medición y análisis de los mismos, dando cumplimiento a la actividad propuesta y su respectivo cierre.\n\nDe otra parte, a fin de verificar su efectividad y en el marco de la actualización del mapa de procesos de la Entidad, donde el proceso de Relaciones Estratégicas se definió como proceso estratégico, se solicita remitir las evidencias relacionadas con la actualización de los indicadores del proceso y su respectiva socialización, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","26/02/2021: Teniendo en cuenta la evaluación realizada en el mes de octubre de 2020 y considerando que no se observan evidencias para esta acción, a fin de verificar la efectividad de la actividad ejecutada, se reitera al proceso la solicitud de remitir los soportes de la actualización de los indicadores del proceso y su respectiva socialización, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","Alexandra Cortes - Contratista Oficina de Control Interno"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"MARIA YOLIMA LOZANO\nJULIO CESAR LOPEZ\nASESOR DESPACHO DEL MINISTRO",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
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[null,null,null,null,null,"2018-07-25","1.0","Se actualizo la información en el formato Plan de mejoramiento SIG-F-14 versión 7.0 del 29 de junio de 2018, se realizo seguimiento por parte de la OAP a la ejecución de las actividades establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, se incluyeron acciones resultantes de informes a seguimientos realizados por OCI para verificar eficacia de controles de los riesgos en vigencia 2017 y 2018 con su respectivo análisis de causas para los ítems 37 y 29, se revisó el informe de auditoría interna del proceso y se establecieron los planes de mejoramiento respectivo con sus respectivos análisis de causa para los casos que se requirió, se reviso en el informe de auditoria independiente: Informe de peticiones, Quejas , Reclamos, Sugerencias, Denuncias y PQRSD - Primer periodo de 2018 de Marzo a Junio , para lo cual se observa que en el mismo dentro del campo de acciones de mejoramiento:  en donde se menciona... \"Sin embargo respecto al plan de mejoramiento del proceso, se encuentra descrita la no conformidad N. 2 \" No se han documentado los responsables específicos en los diferentes niveles y etapas de revisión de las respuestas dadas a las solicitudes radicadas en la entidad en el procedimiento AU-P-01 Trámite y atención de quejas, reclamos y sugerencias\" relacionado con la actividad establecida para el reporte de la información correspondiente al informe de seguimiento a la atención al ciudadano PQRSD, el cual presenta como seguimiento en la matriz del plan de mejoramiento del SIG \" Se esta realizando ajustes en el procedimiento  Trámite y atención de quejas, reclamos y sugerencias para definir los responsables específicos en los diferentes niveles y etapas de revisión de las respuestas, e incluirlos en la documentación del proceso, con fecha de cumplimiento del 30/01/2018, y se evidencia que el estado de la acción  es abierta, de acuerdo al ultimo monitoreo efectuado por OCI.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, el hallazgo como no conformidad ya se esta tramito en el actual Plan de mejoramiento,.\n\nDicho informe  de peticiones, Quejas , Reclamos, Sugerencias, Denuncias y PQRSD - Primer periodo de 2018 de Marzo a Junio , no refleja identificación de observaciones, razón por la cual no se incluyen acciones en el plan de mejoramiento del proceso relacionadas con este tema.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
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[null,null,null,null,null,"2018-10-01","2.0","Se realizo seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha, se incluyo actividad 38 según lo definido en el informe de auditoria externa emitido por TUV Rehiland, se actualiza actividad 37 conforme observación según el  Informe de evaluación de la eficacia de los controles - Mapas de riesgos II Trimestre de 2018 .","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad\n\nSuly Cerón Salas - Profesional especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-26","3.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-12-20","4.0","Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-22","5.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","6.0","Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 28 de febrero de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-07","7.0","Se redefinió el Ítem 1 en la acción 2 en donde quedo como acción solicitar a la oficina TIC la actualización de la herramienta.\nSe agruparon los Ítem 2, 5, 6, 12, 13 y 15 se tomó como base la no conformidad numero 1 realizada el 18/04/2018 con numero de radicado de traslado interno 2018IE0006998, el cual correspondía al ítem 15 en el anterior plan de mejoramiento.\nSe redefinió la actividad 3, separándose en 2 actividades con el fin de dar cumplimiento a la descripción de no conformidad o acción de mejora del proceso.\nSe redefinieron las actividades de los ítems 4, 16, 17, 19 y 22 las cuales hacen referencia a la Matriz Requisitos de calidad la cual ya no existe para el Grupo de Atención al Usuario y Archivo - GAUA.\nSe elimino el ítem 14 y este quedo agrupado en el 18, el nuevo ítem en el plan de mejoramiento es el 10 con la no conformidad numero 4 realizada el 18/04/2018 con numero de radicado de traslado interno 2018IE0006998.\nSe modifico la acción del ítem 20 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 11\nSe modifico la acción del ítem 23 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 12\nSe modifico la acción del ítem 25 y en el nuevo plan de mejoramiento quedo ubicado en el ítem 13\nSe unificaron los Ítem 26, 28, 29 y 37, se dejó el ítem 26 como base y se dividieron en tres actividades y estas quedan en el nuevo plan de mejoramiento ítem 14.\n\nSe eliminan los ítems 21, 24, 27, 34 y 35 ya que estos son no conformidades hacia el Sistema integrado de Gestión.","Elizabeth Cruz Gonzalez\nCoordinadora Grupo Atención al Usuario y Archivo"]
[null,null,null,null,null,"2019-03-27","8.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de las mesas de trabajo del 07/03/2019 y del 27/03/2019.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-06-14","9.0","Se hizo seguimiento a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 30 de mayo de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","10.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Isidro Bastidas - Profesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-28","11.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.\n\nSe ocultaron los ítems 5, 8 y 15 toda vez que la evaluación de la OCI se determinó la efectividad de la actividad.","Dilsa Lucia Bermudez Betancourt\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2019-09-30","12.0","Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 31 de agosto de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2019-12-10","13.0","Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 30 de noviembre de 2019.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2020-01-31","14.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","15.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","ALEXANDRA CORTES\nJOSE MORENO"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-31","16.0","Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 28 de febrero de 2020.","Maria Yolima Lozano  y Jeferson Romero - Facilitadores de Calidad"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26",".17.0","Se migraron las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-30","18.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-22","19.0","Se hizo monitoreo a las actividades del Plan de Mejoramiento por parte del Líder del Proceso con corte a 31 de febrero de 2020.","Maria Yolima Lozano - Facilitador de proceso"]
[null,null,null,null,null,"2020-09-30","20.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro - Contratista OAP"]
[null,null,null,null,null,"15/10/2020","21.0","Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 31/08/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación","Jose Juan Moreno - Contratista Oficina Control Interno\n\nAlexandra Cortes - Contratista Oficina Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2020-12-15","22.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-02-26",23,"Se efectuó la evaluación a la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del proceso, con corte al 30/11/2020, conforme a la información remitida por el proceso y el seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Planeación","Alexandra Cortes - Contratista Oficina Control Interno"]
[null,null,null,null,null,"2021-03-25",24,"Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones sin cierre a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas por el proceso.","Amelia Navarro - Profesional Especializado OAP"]
[null,null,null,null,null,"2021-04-19",25,"Se redefinió el ítem 3 del Plan de Mejoramiento “Realizar mesa de trabajo con OAP, OCI, GTH y SSA donde se revise la estructura organizacional frente al mapa de procesos para identificar el nivel de autoridad para toma de decisiones en el componente de Agenda Legislativa,  debido a que las acciones adelantadas no han permitido dar cierre efectivo al hallazgo establecido. \nAdicionalmente, se actualiza la versión del formato de plan de mejoramiento","Maria Yolima Lozano - Asesor del Despacho"]

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["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 7.4 Comunicación Homologable con GP 1000:2009 Numeral 5.5.3\nEl proceso de ATENCION AL USUARIO Y ATENCION LEGISLATIVA consta dos componentes cuyo objeto es la atención al usuario, con población objetiva especifica en cada caso. Se observa en el proceso auditor en general que no se encuentran articulados, así mismo se evidencia en la Matriz de Comunicaciones SIG-F-07 vigente para el proceso, y en las entrevistas y en la información documentada revisada que presentan informes separados, por ende, lo que se comunica, quién lo comunica, cuándo, cómo; no se alinean para cumplir el objetivo como está determinado en la caracterización de este proceso. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
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[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Despacho - Agenda legislativa\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"Porque actualmente existe una identificación por grupo y no como proceso"]
[null,"Porque no se ha identificado la similitud en desarrollo de funciones de los participantes del proceso "]
[null,"Porque falta sensibilización frente al enfoque por proceso"]
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[null,"Porque falta sensibilización frente al enfoque por proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":3,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 5.1 Liderazgo y compromiso Homologable con GP 1000:2009 Numeral 5. No se identifica el nivel de autoridad para toma de decisiones en el componente, ya que dicha estructura no lo define documentalmente y los auditados no lo identifican como parte del proceso, ya que en entrevista manifiestan estar directamente vinculados con el Despacho del Ministro más que con el Grupo de Atención al usuario y archivo."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Despacho - Agenda legislativa\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"La Alta Dirección no ha designado un responsable para la toma decisiones del componente (Agenda Legislativa)"]
[null,"El componente (Agenda legislativa) no esta creado dentro de la estructura interna del Ministerio"]
[null,"El componente (Agenda legislativa) no cumple requisitos normativos para constituirse como grupo interno de trabajo según lo establecido en el articulo 8 del decreto 2489 de 2006, de conformidad el articulo 115 de la Ley 489 de 1998"]
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[null,"El componente (Agenda legislativa) no cumple requisitos normativos para constituirse como grupo interno de trabajo según lo establecido en el articulo 8 del decreto 2489 de 2006, de conformidad el articulo 115 de la Ley 489 de 1998"]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","ISO 9001:2015 Numeral 9.1 Seguimiento, medición, análisis y mejora Homologable con GP 1000:2009 Numeral 8. Se reporta en el aplicativo SINAPSIS el indicador Consolidación de conceptos a proyectos de ley en primer debate que afectan las políticas del Ministerio el cual se reporta de manera oportuna al SIG, sin embargo, se requiere revisar dentro del proceso los otros indicadores que no reporta el componente de atención legislativa y que aparece como responsable del reporte un servidor del despacho. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","25 de julio de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Despacho - Agenda legislativa\nOficina Asesora de Planeación"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Los indicadores reportados no se reflejan en la documentación del proceso"]
[null,"Porque el proceso no ha documentado actividades que soporten la totalidad de indicadores definidos en el marco del plan de acción "]
[null,"Porque al definir los indicadores del SIG y del Plan de acción no se revisó como estos afectan la documentación del proceso"]
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[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Porque al definir los indicadores del SIG y del Plan de acción no se revisó como estos afectan la documentación del proceso"]